セミナーや音楽フェス、スポーツイベントなど、有料イベントの運営では予約管理と参加費の回収が大きな課題です。事前決済に対応した予約システムを活用すれば、無断キャンセルによる損失を防ぎながら、当日の受付オペレーションも効率化できます。この記事では、イベント向け予約システムの選び方と事前決済の活用方法を解説します。
📝この記事のポイント
- 予約システムを使うと入場受付・予約管理・事前決済をまとめて効率化できる
- 事前決済は無断キャンセル（ノーショー）防止と当日オペレーション効率化に有効
- 選び方のポイントは手数料・キャンセル防止機能・SNS連携・多言語対応の4点
- 設定手順が簡単で、初期費用なしで始められるサービスもある
- Square 予約は無料プランから利用でき、事前決済やキャンセル料、自動リマインダーの設定もできる
目次
- 予約システムとは
- イベントで予約システムを導入するメリット
・入場受付の手間を減らせる
・効率よく予約対応ができる
・24時間受け付けできる
・予約確認メールを配信できる
・事前決済を利用できる
・POSレジも利用できる - イベントで予約システムを導入するデメリット
・ネット予約が苦手なお客さまもいる場合がある
・機能によっては費用がかかる - イベント向け予約システムの選び方
・事前決済の手数料はいくらか
・SNSの予約機能と連携できるか
・キャンセル防止機能はあるか
・パソコンからも予約できるか
・アンケート機能はあるか
・多言語に対応しているか - イベントに予約システムを導入するならSquare
- まとめ
予約システムとは
予約システムとは、予約の受付や管理を行うためのシステムです。インターネットが普及したことで、現在ではネットからの予約を受け付ける予約システムが主流になっています。ネット予約では、お客さまがアプリやブラウザを経由して、氏名や連絡先などの情報を入力し、予約を行います。
イベントによっては、会場の収容人数に合わせて参加者数を管理するために、予約制を採用しているケースもあります。予約システムを使えば、参加者情報や予約状況をまとめて確認できるため、受付業務や当日の案内を効率化しやすくなります。
イベントで予約システムを導入するメリット
イベントで予約システムを導入すると、予約受付や参加者管理だけでなく、当日の受付、リマインド、参加費の回収といったさまざまな業務を効率できます。ここでは、主催者にとって役立つ主なメリットを見ていきましょう。
入場受付の手間を減らせる
お客さまが予約時に入力した氏名や電話番号、メールアドレスなどの情報は、予約システムから一括で管理できます。電話予約など、お客さまの名簿を紙で管理している場合は、受付時に名簿を見ながら一人ひとりの情報を照会する必要がありますが、予約システムの中には、イベントの予約確定画面やQRコードを発行するシステムもあります。受付でお客さまのスマートフォンの画面などを確認するだけで案内でき、入場受付時の混雑の解消に役立ちます。
効率よく予約対応ができる
電話やメールでイベント予約を受け付ける場合、予約対応にあたるスタッフが必要になります。参加者の人数が多いイベントや、イベントを頻繁に開催している場合、予約対応の作業に時間を取られてイベント準備のための時間が削られてしまうことも考えられます。
予約システムを導入すれば、24時間365日オンラインで自動的に予約受付ができるので、スタッフの作業負担を軽減でき、定員管理や参加者リストの作成などの業務も効率化できます。
24時間受け付けできる
電話予約では、お客さまは受付時間内に電話をかける必要がありますが、予約システムなら24時間予約を受け付けられるため、お客さまの利便性が高まります。
たとえば、平日の日中に働いている参加者が多いセミナーや、夜間に情報を確認する層が多い音楽イベントなどでは、時間帯を問わず申し込めることが参加機会の拡大につながる可能性があります。主催者にとっても、予約受付にかける時間や人員の削減につながります。
予約確認メールを配信できる
予約システムによっては、予約成立時の確認メールだけでなく、イベント日が近づいて来たときにリマインドメッセージを送ることができるものもあります。リマインド送信のタイミングも、前日・1週間前・数日前などから選んで複数回送ることができるサービスもあります。
事前決済を利用できる
事前決済とは、参加者がオンライン予約と同時に参加費を支払う仕組みです。予約システムの中には、この機能に対応しているものもあります。有料イベントでは、予約と同時に参加費の支払いを完了してもらうことで、無断キャンセルによる損失を抑えやすくなります。当日の集金業務も不要なため、受付オペレーションの簡略化にもつながります。
POSレジも利用できる
予約システムの中には、会計情報や売上データを管理できるPOSレジと連携できるサービスもあります。イベント会場で関連グッズや飲食物などを販売する場合、POSレジを使えば、どの商品がどれだけ売れたかを確認できるため、売れ筋商品を分析して次回開催時のラインアップの参考にできます。
さらに、在庫管理機能を備えたPOSレジなら、会場内の在庫状況もスムーズに把握できるため、仕入れ計画にも役立てられます。
イベントで予約システムを導入するデメリット
予約システムは便利な一方で、イベントの内容や参加者層によっては注意したい点もあります。導入前に、以下のようなデメリットも確認しておきましょう。
ネット予約が苦手なお客さまもいる
イベントの内容にもよりますが、年配のお客さまが集まるようなセミナーなどの場合、ネットでの予約が苦手な人もいるかもしれません。また、お客さまの中には、ネット上で個人情報を入力することに抵抗感を持つ人もいるかもしれません。イベントの内容によって、電話やメールでの問い合わせ窓口を残したり、オンラインでの予約方法を案内するページを用意したりするなど、柔軟に対応する必要があるでしょう。
機能によっては費用がかかる
予約システムによっては無料または低価格で利用できるものもありますが、無料の場合は機能が限定的なことがあります。たとえば、無制限の予約件数やスタッフ管理機能、キャンセル料の徴収、事前決済、アンケート機能などは、有料プランのみで提供されていることがありますので注意しましょう。導入前に、初期費用や月額費用、決済手数料を確認し、自分のイベントに必要な機能を洗い出しておきましょう。
イベント向け予約システムの選び方
イベント向けの予約システムを選ぶ際に、比較したい機能や費用を確認しておきましょう。
事前決済の手数料はいくらか
有料イベントの予約に便利な事前決済機能ですが、予約システムによって決済手数料は異なります。手数料率の差は小さく見えても、売上規模が大きくなるほど負担額の差も大きくなるため、注意が必要です。また、入金サイクルも予約システムによって異なるので、イベント開催前後に運転資金が必要な場合は、売上金がいつ入金されるかも確認しておきましょう。
SNSの予約システムと連携できるか
イベントの告知にSNSを活用する場合は、SNS経由の予約導線を整えられるかも確認しましょう。InstagramとFacebookには、それぞれ予約機能があります。これらのSNS経由で受け付けた予約を、予約システムで一元管理できると予約管理がさらに簡略化できて便利です。
キャンセル防止機能はあるか
予約システムの中には、キャンセル防止に役立つ機能を備えているものがあります。主な機能には、以下のようなものがあります。
- リマインドメール：イベント開催日の直前にメールやメッセージを送り、参加忘れを防ぐ
- 事前決済：予約成立時に参加費を徴収し、無断キャンセルによる損失を抑える
- キャンセル料の徴収：キャンセルポリシーに基づいて、キャンセル料を徴収する
有料イベントでは、事前にキャンセルポリシーを明確に提示したうえで、事前決済やリマインダーを組み合わせると、無断キャンセル対策につながります。
パソコンからも予約できるか
一部の予約システムは、アプリにしか対応していないものもあります。お客さまがパソコンのブラウザでイベント情報を見つけても、予約にアプリのダウンロードが必要になると、申し込みのハードルが上がるかもしれません。
予約はスマートフォンだけでなく、パソコンのブラウザからも行えるようにしておくと、幅広い参加者に対応しやすくなります。特にセミナーや講座など、パソコンで情報収集する参加者が多いイベントでは、ブラウザ対応の有無を確認しておきましょう。
アンケート機能はあるか
予約システムの中には、アンケート機能や予約時の質問項目を設定できるものもあります。イベント終了後に参加者の満足度や改善要望を集められれば、次回開催時の企画や運営改善に役立ちます。予約時に簡単な質問を設定できるサービスでなら、申し込みと同時に参加者の年齢層や居住エリア興味のあるテーマなどを把握し、次回イベントのターゲット設定や集客施策に役立てられます。
多言語に対応しているか
訪日外国人観光客の増加にともない、イベント運営でもインバウンド対応の重要性が高まっています。日本文化の体験型イベントなど、観光客も参加しやすい催し物では、多言語に対応した予約ページを用意できるシステムを選ぶといいかもしれません。
イベントに予約システムを導入するならSquare
予約システムの導入を検討している、今後イベント開催に力を入れるので効率よく予約管理をしたいという事業者におすすめなのが、無料で導入できるSquare 予約です。Square 予約は無料プランから利用でき、オンライン予約、予約サイトの作成、自動リマインダー、事前決済などに対応しています。また、InstagramやFacebookなどのSNS、「Google で予約」との連携も可能です。
事前決済に対応したSquareの予約管理システムは、キャンセル対策としても効果的です。予約と同時にクレジットカードによる支払いを受け付ければ、来店意思が弱い段階での予約を減らせるため、直前キャンセルや無断キャンセルの抑止力になります。Squareなら無料プランでも予約のリマインド機能を利用でき、前日だけでなく、数日前や2時間前など複数の配信日時から選択できます。
万が一無断キャンセルが発生しても、キャンセルポリシーに沿ってキャンセル料を徴収できるため、店舗の損失を最小限に抑えられるでしょう。なお、クレジットカード決済には、決済ごとに手数料が発生します。
さらにSquare 予約は、InstagramやGoogleの予約機能との連携にも対応しています。また、Square POSレジアプリをスマートフォンやタブレットにダウンロードすれば、イベント当日の物販やお会計、在庫管理まで同じSquareアカウントで管理しやすくなります。
予約管理はSquareで
Square 予約は、予約サイトの作成から、サービスやスタッフの登録、キャッシュレス決済までを網羅したオールインワンの予約管理ソリューションです。美容院、理容室、スパ、ネイルサロンなどのサービスには欠かせない機能を備え、無断キャンセルの削減にも役立ちます。
まとめ
イベント向けの予約システムを活用すると、予約受付、参加者管理、参加費の回収、当日の受付業務をまとめて効率化できます。特に事前決済は、無断キャンセルによる損失を抑え、当日の集金業務を省くうえで役立ちます。
予約システムを選ぶ際は、決済手数料、入金サイクル、キャンセル防止機能、SNS連携、ブラウザ対応、多言語対応などを比較し、自社のイベントに合うサービスを選びましょう。イベント予約システムの導入と同時に、無断キャンセル対策や当日の販売管理もまとめて効率化したい人は、ぜひSquare 予約の活用を検討してみてください。
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執筆は2022年6月15日時点の情報を参照しています。2026年6月15日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。