セミナーやスポーツイベント、音楽フェスに至るまで、事前予約が必要なイベントは多岐に渡ります。予約システムの中には、事前決済に対応しているサービスもあり、イベントの大小にかかわらず当日の料金徴収が簡略化できるのは、主催者にとってもお客様にとっても利便性が高いといえるでしょう。この記事では、イベントにおける予約システムの活用について解説します。
目次
予約システムとは
予約システムとは、予約の受付や管理を行うためのシステムです。インターネットが普及したことで、現在ではネットからの予約を受け付ける予約システムが主流になっています。ネット予約では、お客様がアプリやブラウザを経由して、氏名や連絡先などの情報を入力し、予約を行います。
最近では、新型コロナウイルス感染症対策としての入場者制限を行うために、予約制をとっているイベントも多いようです。
イベントで予約システムを導入するメリット
イベントを行う際に予約システムを利用することでは、主に六つのメリットが考えられれます。
入場受付が楽になる
お客様が予約時に入力した氏名や電話番号、メールアドレスなどの情報は、予約システムから一括で管理することができます。電話予約など、お客様の名簿を紙で管理している場合は、受付時に名簿を見ながら一人ひとりのお客様の情報を照会する必要がありますが、予約システムの中には、イベントの予約確定画面やQRコードを発行するシステムもあるので、受付でお客様のスマートフォンの画面などを確認するだけで案内することができ、入場受付時の煩雑さを解消できます。
効率よく予約対応ができる
電話やメールなどでイベント予約の受け付けを行っていると、電話・メール対応にあたるスタッフが必要になります。参加者の人数が多い場合やイベントを頻繁に行っている場合、予約対応の作業に時間を取られてイベント準備のための時間が削られてしまうことも考えられるでしょう。予約システムであれば、24時間365日自動で受け付けが行えるので、効率よく予約対応することが可能です。
24時間受け付けできる
電話予約では、お客様は受付時間内に電話をかけて予約を成立させなくてはなりません。しかし、予約システムであれば24時間の受け付けが可能になり、お客様の利便性は高まります。イベント主催者にとっても、予約受付にかける時間やスタッフを削減することができるでしょう。
予約確認メールを配信できる
予約成立時のメールやメッセージの配信だけでなく、イベント日が近づいて来たときにリマインドメールやリマインドメッセージを送ることができるサービスもあります。リマインドの配信も、前日配信のほか、1週間前、数日前など複数回送ることができるサービスもあります。
事前決済を利用できる
予約システムの中には、事前決済機能があるサービスもあります。有料イベントの場合は、無断キャンセルによる損失を防ぐためにも、予約と同時に参加費用の事前決済をを完了させる方法を選択するといいでしょう。
POSレジも利用できる
予約システムの中には、POSレジを利用できるサービスもあります。POSレジ機能とは、お客様とお金のやりとりをしたときの情報を管理できる機能ですが、物販を行うようなイベントであれば、どのような関連商品が人気なのかを分析することができ、次回開催時の参考にすることができるでしょう。また、POSレジには在庫管理の機能がついているものもあるので、イベント会場内での在庫を把握することが可能になります。
イベントで予約システムを導入するデメリット
イベント開催にあたって予約システムを導入することのデメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか。
ネット予約が苦手なお客様もいる
イベントの内容にもよりますが、年配のお客様が集まるようなセミナーなどの場合、ネットでの予約が苦手な人もいるかもしれません。また、お客様の中には、ネット上で個人情報を入力することに抵抗感を持つ人もいるかもしれません。イベントの内容によって、予約方法を柔軟に検討する必要があるでしょう。
導入に費用がかかる
ネット予約システムの普及とともに、無料もしくは格安の予約システムも数多く提供されています。しかし、無料や格安のシステムの場合は利用できる機能が限られているものもあります。欲しい機能をすべて導入するとなると、初期費用がかかったり、有料版などへの移行が必要だったりする場合があります。
イベント向け予約システム導入時のポイント
イベント向けに予約システムを導入する際に、注意すべきポイントにはどのようなことが挙げられるでしょうか。
事前決済の手数料はいくらか
有料イベントの予約に便利な事前決済機能ですが、予約システムによって手数料は異なります。手数料率の1%の差は小さく感じるかもしれませんが、売上高が大きくなればなるほど、手数料率の差が大きく影響することになるので注意が必要です。また、入金サイクルも予約システムによって異なるので、手元に現金が必要な場合は入金サイクルの早い予約システムを利用しましょう。
SNSの予約システムと連携できるか
情報の拡散を期待してSNSでイベントの告知を行うことも多いでしょう。InstagramとFacebookには、それぞれ無料の予約機能があります。InstagramやFacebook経由で受け付けた予約を、予約システムで一元管理できると予約管理がさらに簡略化できて便利です。
キャンセル防止機能はあるか
予約システムの中には、キャンセル防止に役立つ機能を兼ね備えているサービスもあります。主なキャンセル防止機能には、以下のものが挙げられます。
- リマインドメール：イベント開催日の直前にお客様に来店を促すメールやメッセージを送り、お客様の「うっかりキャンセル」を防ぎます
- 事前決済：予約成立時に参加費用を徴収します。キャンセル発生時にはキャンセルポリシーに基づいてキャンセル料を回収できます
- キャンセル料の徴収：キャンセルポリシーに基づいて、キャンセル料金を徴収します
パソコンからも予約できるか
一部の予約システムは、アプリにしか対応していないものもあります。お客様がパソコンのブラウザでイベント情報を見つけて予約をしようとしても、アプリのみ対応の予約システムの場合、お客様はスマートフォンもしくはタブレットを使用しなくてはなりません。お客様は予約を面倒に感じてしまうかもしれません。予約はアプリだけでなく、ブラウザからも行えるようにしておくとよいでしょう。
アンケート機能はあるか
予約システムの中には、アンケート機能を兼ね備えているものもあります。イベント終了後にお客様からアンケートが回収できれば、次回開催時の参考にできるでしょう。
多言語に対応しているか
今後、外国人観光客の増加に期待している業界も多数あることでしょう。今後のインバウンド再開に向けて、体験型のイベントなどは、多言語に対応している予約システムを選ぶといいかもしれません。
イベントにはSquare 予約
予約システムの導入を検討している、今後イベント開催に力を入れるので効率よく予約管理をしたいという事業者におすすめなのが、無料で導入できるSquare 予約です。有料イベントの開催には欠かせない事前決済機能が無料で利用でき、決済手数料は3.6%となっています。また、InstagramやFacebookなどのSNS、「Google で予約」との連携も可能です。
Square 予約と他社の予約システムの事前決済手数料の違いは、「予約システムで事前決済を導入するメリットと決済手数料を解説」の記事も参考にしてください。
この記事では、イベント向けの予約システムの活用について解説しました。新型コロナウイルスの影響で開催を自粛したり、オンラインに移行していたりしたイベントも、徐々に再開し始めています。予約システムを上手に利用しながら、イベントの成功を目指しましょう。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショウ対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年6月15日時点の情報を参照しています。2023年4月28日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash