¿Qué es la contabilidad?

Mantener las finanzas del negocio en orden significa tener en cuenta cada una de las transacciones financieras que realizas. Esta información no solo es fundamental a los fines impositivos, sino que también contribuye a garantizar la visibilidad cuando se trata del flujo de caja de tu negocio. Cuanto más precisos sean tus registros y más actualizados estén, más fácil será administrar las finanzas de tu pequeña empresa.

Los libros contables deben mantenerse actualizados diariamente. Sin embargo, la mayoría de los pequeños negocios no tienen el tiempo ni los recursos para mantener estos libros por su propia cuenta. En ese caso, suelen confiar en tenedores de libros o algún software automatizado de teneduría de libros para documentar sus transacciones y procurar el correcto mantenimiento de sus libros.

Sin la teneduría de libros correcta, los negocios pueden verse vulnerables a los problemas que surjan con el cumplimiento de impuestos o los puntos ciegos en sus flujos de caja.

Ejemplos de tareas de teneduría de libros

La teneduría de libros es una parte esencial de la administración financiera de una empresa. Además, esta disciplina comprende una amplia variedad de tareas diferentes. Como parte de sus responsabilidades, es posible que el tenedor de libros participe en las siguientes tareas:

• Registro de todas las transacciones financieras

• Administración de los canales bancarios de la empresa y conciliación de sus cuentas de negocios

• Administración de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

• Administración de la nómina de la empresa

• Control de la depreciación de los activos de la empresa

• Colaboración con los contadores para elaborar informes financieros y estados contables

• Ingreso de datos y colaboración con la elaboración de los informes de impuestos

Las tareas de los tenedores de libros también podrían incluir la mejora en la eficiencia del proceso contable por medio de software basado en la nube para automatizar y simplificar las tareas de teneduría de libros.

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¿Cuál es la diferencia entre la teneduría de libros y la contabilidad?

Tu pequeño negocio ya cuenta con un contador. ¿Realmente necesita un tenedor de libros también? Si bien los términos teneduría de libros y contabilidad se suelen usar de manera intercambiable, la definición de tenedor de libros es diferente a la de contador.

El trabajo del tenedor de libros consiste en realizar un seguimiento de las transacciones financieras diarias de los clientes del negocio. El contador, por el contrario, analiza más la situación en general. Los contadores suelen trabajar junto con los tenedores de libros en el análisis y la revisión de los datos que recopilan para elaborar los libros de una empresa en un determinado ejercicio financiero.

Preguntas frecuentes sobre la teneduría de libros

¿Qué es el sistema de partida doble?

Es posible que las personas que no estén familiarizadas con la disciplina de la teneduría de libros no conozcan el significado de términos como partida única y partida doble.

La teneduría de libros de partida doble trabaja sobre el principio de que cada transacción se compone de dos partes: de un lado el crédito y del otro lado el débito. Por ejemplo, si un pequeño negocio toma un préstamo por $10,000, se harán dos registros en el sistema de partida doble. Un saldo de $10,000 se acreditará a los activos mientras que otro saldo de $10,000 se debitará de los pasivos.

¿Debo usar un tenedor de libros interno o contratar a uno externo?

Los negocios cuentan con varias opciones cuando se trata de su teneduría de libros. Pueden contratar a su propio equipo interno, realizar la contratación externa de una empresa independiente o adoptar un enfoque que combine ambas opciones.

El equipo interno te ofrecerá gran disponibilidad y te asistirá de manera inmediata cuando lo necesites. Sin embargo, es posible que debas pagar más en términos de gastos generales una vez que se consideren sus salarios y pensiones. Por el contrario, la contratación externa puede resultar mucho más rentable y puede adaptarse mejor a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

Un enfoque alternativo consiste en usar un software automatizado de teneduría de libros y contar con un equipo individual o pequeño que asuma la responsabilidad de su implementación junto con las tareas que actualmente lleva a cabo ese equipo.

¿Puedo yo mismo llevar a cabo la teneduría de libros?

Es posible que para los micronegocios y los comerciantes independientes sea más rentable llevar a cabo su propia teneduría de libros y brindar a sus contadores acceso a los registros. Existen muchos cursos gratuitos sobre teneduría de libros a disposición que pueden proporcionar conocimientos básicos sobre la disciplina a los pequeños y medianos negocios.

Con la ayuda del software automatizado para negocios, es posible que sea sencillo integrar una teneduría de libros simple en las operaciones de negocio que llevas a cabo actualmente.