Cómo simplificar tu flujo de trabajo de administración de empleados con Square.
Tu guía para administrar tu equipo, la nómina,
el rendimiento y más.
Desde programar turnos hasta realizar la nómina, administrar tu equipo puede agregar mucho trabajo a tu trabajo real. Como empleador, tener un sistema de administración de empleados centralizado puede ayudarte a realizar un seguimiento de los registros de horas, programar turnos más fácilmente, simplificar el proceso de nómina y mejorar el compromiso de los empleados. Las herramientas de administración de empleados y el software de programación pueden ayudarte a dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo a tu negocio. Si usas el Punto de venta (PDV) Square para administrar tu negocio, puedes agregar más herramientas de administración de empleados según tus necesidades. Las herramientas de Square sincronizan los registros de horas con la nómina, las propinas y las comisiones, te ayudan a realizar un seguimiento del desempeño de los empleados y los costos de mano de obra y mucho más.
En esta guía, analizaremos cómo puedes administrar tu equipo con mayor eficiencia y optimizar tu negocio con las herramientas de administración de empleados de Square.
Prepara a tu equipo.
Una vez que hayas comenzado a usar el PDV Square, podrás configurar a tu equipo. La Administración de equipos es flexible para satisfacer las necesidades de organizaciones de todos los tamaños. Si tu equipo es pequeño, es posible que quieras agregar miembros del equipo directamente desde la aplicación PDV. Si es más grande o más complejo, puede que prefieras crear primero conjuntos de permisos y puestos en el Panel de Datos. Todos los negocios deben tener en cuenta tres cosas al configurar al equipo: los conjuntos de permisos, la adición de miembros del equipo y el acceso al PDV. Esto te ayudará a crear un sistema de administración de empleados sin problemas y facilitará la programación, el seguimiento de las horas, los informes del registro de horas, la nómina y la medición del rendimiento en el futuro.
Crea conjuntos de permisos
Los negocios suelen asignar conjuntos de permisos según la jerarquía organizacional, es decir, gerentes y miembros del equipo, o según el puesto, como cajeros y baristas. Por ejemplo, los gerentes pueden ver los informes de ventas, mientras que los cajeros pueden emitir reembolsos o actualizar los perfiles de los clientes. Los conjuntos de permisos brindan la seguridad necesaria, además de simplificar la administración y el seguimiento para ti y para la organización en general.
Agrega a tus miembros del equipo
Ahora que creaste conjuntos de permisos, puedes agregar miembros del equipo, asignarles un cargo y actualizar su información salarial. Si incluyes su dirección de correo electrónico, podrán usar la app Mi Equipo para dispositivos móviles para consultar su horario, marcar la entrada y la salida y más. Esta información se integrará con tu PDV, programación, informes de registros de horas, nómina y análisis para que puedas ver todo en un solo lugar.
Mantén tu PDV seguro
Si tienes varios empleados, es importante saber quién está haciendo qué. Una vez que asignes a los miembros del equipo el conjunto de permisos apropiado, podrás crear un código de acceso único para que cada empleado inicie sesión en tu PDV. Los códigos de acceso permiten a los empleados marcar la entrada y la salida y garantizan que solo accedan a las herramientas que necesiten en el PDV.
Simplifica la programación de turnos y el seguimiento de las horas para ti y tus empleados.
La administración de la programación de los empleados puede ser un desafío logístico, sobre todo, si usas varios sistemas o realizas un seguimiento de todo con lápiz y papel. Con el software de programación de empleados de Square, puedes crear horarios semanales en el Panel de Datos y enviarlos de manera digital. Tener un único sistema centralizado permite a todos conocer su horario de trabajo, ayuda a completar los turnos disponibles más rápidamente y permite que los empleados intercambien turnos fácilmente.
Programa turnos sin ningún inconveniente
El software de programación de Square hace que la programación de turnos sea muy sencilla. Los miembros del equipo pueden configurar su disponibilidad en la app Mi Equipo Square para que puedas asignar los turnos fácilmente, ampliar el calendario semanal y dejar claras las expectativas que tienes de tu equipo con respecto a sus calendarios de trabajo.
Si hay un turno que te gustaría abrir para tu equipo, puedes crear Turnos abiertos y especificar qué puestos de trabajo pueden tomarlo. Luego, puedes enviar una notificación automática a tu equipo por correo electrónico o la app Mi Equipo Square.
Mejora la experiencia de tus empleados
Al utilizar Square para la programación de los empleados, tu equipo podrá utilizar la app Mi Equipo para actualizar su disponibilidad, ver su calendario de trabajo, tomar turnos abiertos, intercambiar turnos con otros miembros del equipo y marcar entrada y salida directamente desde la aplicación móvil. La app Mi Equipo brinda a tu equipo mayor flexibilidad y ayuda a generar mayor compromiso de los empleados.
Explora la app Mi Equipo Square
Sincroniza el registro de horas con la ejecución de la nómina
Evita los inconvenientes de la transferencia manual de los registros de horas en la ejecución de tu nómina. La Administración de equipos se integra con Nómina Square para que puedas importar los registros de horas, propinas y comisiones de tu equipo directamente al sistema de nómina. A continuación, analizaremos más en detalle cómo puedes simplificar la nómina.
Optimiza tu proceso de nómina.
Integrar el registro de horas con la nómina es la mejor manera de optimizar y automatizar el flujo de trabajo de administración de empleados, especialmente si los empleados reciben pagos con comisiones o propinas. Nómina Square sincroniza tus registros de horas, automatiza la declaración de impuestos y te permite ofrecer beneficios a los empleados con facilidad, todo desde un mismo lugar. Y, cuando administras tu negocio con Square, puedes pagar a tu equipo más rápido y tener más control sobre el flujo de caja.
Maneja comisiones y propinas con facilidad
Si tu negocio paga a los empleados una comisión basada en las ventas, puedes asignar una tasa única de comisión a cada miembro del equipo o configurar una tasa de comisión fija para todo el equipo. Genera informes fácilmente para supervisar las comisiones semanales o mensuales por miembro del equipo.
Si el negocio acepta propinas, tu PDV las registrará para que puedas importarlas fácilmente al momento de hacer la nómina. Las propinas se pagarán directamente al empleado con el que estén asociadas, o se hará un pozo o se dividirán entre los empleados según las horas trabajadas.
Paga a tu equipo más rápidamente
Con Pagos instantáneos, puedes pagar a tu equipo directamente con tu saldo de Square en lugar de usar tu cuenta bancaria. El equipo recibirá su pago al instante si usan Cash App o tan pronto como el siguiente día hábil con depósitos directos. De esa manera, tendrás más control sobre cuándo pagas al equipo y no tendrás que esperar a que se realicen las transferencias bancarias.
Da a los empleados más flexibilidad
En ocasiones, los empleados pueden querer cobrar antes. El Pago a pedido ofrece a los miembros del equipo elegibles acceso anticipado a una parte de su cheque de pago antes de que finalice el período de pago. Esta flexibilidad puede ayudar a impulsar el compromiso de los empleados y promover una cultura empresarial positiva. Square administra toda la contabilidad, por lo que los empleados pueden recibir el pago cuando lo necesitan sin ocasionarte una molestia adicional.
Ofrece beneficios para empleados fácilmente
Ofrecer beneficios a los empleados es una excelente manera de contratar y retener empleados, y no necesitas un gran departamento de recursos humanos para hacerlo. Square se asocia con proveedores de beneficios para que te resulte más fácil ofrecer seguro médico, planes 401(k), compensación de trabajadores y más, todo desde tu cuenta de Square.
Después de la configuración, los proveedores de beneficios se ocuparán del resto, desde la inscripción de los empleados hasta el cálculo de deducciones y las contribuciones en cada ejecución de nómina. Trabajamos con tus empleados de manera directa para administrar sus beneficios a fin de que tú puedas enfocarte en administrar tu negocio.
Haz un seguimiento del rendimiento de tu equipo y de los costos de mano de obra.
Al igual que en todos los demás aspectos de tu negocio, el control de la productividad y de los costos de mano de obra te ayudará a tomar decisiones administrativas mejor fundamentadas. El software de administración de empleados de Square crea automáticamente informes detallados de ventas y mano de obra que te ayudarán a tomar decisiones sobre tu equipo en tiempo real y optimizar los costos de mano de obra.
Analiza los costos de mano de obra
Compara los costos de la mano de obra por hora y las ventas netas en un solo informe para poder optimizar la programación de turnos y asegurarte de tener la cantidad correcta de empleados trabajando en todo momento.
Identifica quiénes tienen el mejor desempeño
Los informes de ventas del equipo facilitan el seguimiento de la productividad. Filtra las ventas por ubicación y miembro del equipo, identifica a los mejores empleados y ve quién podría necesitar algo de capacitación.
Supervisa la actividad de tu equipo desde el PDV
Obtén una visión clara de las actividades de los empleados y ve las acciones, como los reembolsos, los descuentos y las transacciones anuladas, que realizó cada empleado en el Registro de actividad.
Personaliza con API y aplicaciones de terceros.
Square se integra con software de terceros que quizás ya uses para la nómina y las operaciones comerciales. Además, las API de Square te permiten desarrollar soluciones más personalizadas e ideales para tu negocio.
Explora el Mercado de Aplicaciones de Square
QuickBooks Importa los datos de Square a tu software de contabilidad. Más información
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