繁忙期でも請求業務をスムーズに!内装業にオススメなクラウド請求書サービス

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2020年の東京大会、2025年に大阪での開催が決まった万博など、今後需要が伸びることが予想される建設業界。建設業といってもさまざまな仕事があり、中でも室内の見た目や使い心地を左右するのが内装業の仕事です。美的感覚や繊細な職人技が求められると同時に、短期間で求められるレベルに仕上げる必要がある分、常に時間に追われている業種かもしれません。忙しい事業者にとって、事務作業などの手間をいかに省略するかが、業務効率のポイントの一つです。

今回は、内装業者の繁忙期に役立つクラウド請求書のサービスを紹介します。

空間の完成度を決める内装業の仕事

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さまざまな職種の人がそれぞれ専門分野にわかれて一つの建物を完成させる、建設業の仕事。その中で、内装業者は建物の内部、床や天井、クロスの貼り付けなどの内装全般に携わります。

建物の見た目や使いやすさを左右する仕事でもあり、繊細な技術とセンスも求められます。店舗ならオープン日、マンションなら引渡し日が決まっているので、限られた時間の中で、効率よく仕上げるためには、技術や経験が必要だといえます。

内装業を開業するのに、特別な資格は必要ありませんが、国家資格である「内装仕上げ施工技能士検定」などを受験し、技術を磨いている人もいます。独立する際は、クロスや床張りなど、専門領域に特化して開業することも多いようです。

内装業の繁忙期は年度末

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内装業の仕事は、新築物件だけではありません。リフォームの際の壁紙貼り替えや床材の張り替え、賃貸物件の原状回復にも内装工事が必要です。そのため、引っ越しが増える年度末が繁忙期といえます。

最近では、賃貸契約時に部屋の壁紙を居住者の好みにあわせてカスタマイズできるサービスが登場しており、原状回復にとどまらない需要がでてきています。

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繁忙期の業務効率アップに請求業務のIT化

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現場作業が多くなる繁忙期は、外に出ている時間が多くなり、事務所で建材の発注や工事計画の作成などを行う時間もなくなってきます。さらに、規模によっては経営者自身が職人として現場に出ることもあり、忙しい時期は請求業務に使う時間がとれないこともあります。

しかし、請求書の発行が遅れて、入金が遅くなってしまうと、最悪の場合、職人への給与支払などにも影響してしまいます。

繁忙期でも、事務作業を効率よく行うために活用したいのがITの力です。インターネットが普及し、日常生活ではスマートフォンを使いこなしている人でも、仕事では紙で請求書を起こし、郵送して入金を待つというこれまでのやり方を踏襲していることもあるでしょう。請求書を送る一連の作業を効率的に行えるサービスが登場しており、請求業務の効率化に役立っています。

請求書は必ずしも紙で印刷し、押印したものを送付しなければならないわけではありません。メールで送付する請求書や、取引先にダウンロードしてもらうタイプの請求書もあります。ただし、取引先によっては、紙の郵送を求めるところもあるので、事前に確認をとっておきましょう。請求書をメール送付できれば、印刷や封書、ポストへの投函などの作業が不要になります。また、スマートフォンやタブレットで請求書を作成できれば、現場への移動中などに請求業務が行え、請求や入金の遅延を防げます。

参考:No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた(国税庁)

そんなスマートフォンやタブレットを使った請求書発行サービスの一つがSquare 請求書です。Square 請求書は、インターネット上で簡単に請求書を発行できるサービスです。作業は、パソコンでも、スマートフォンやタブレットからでも可能なので、いつでもどこからでも請求書を作成できます。作業後、その場で請求書を送付すれば、送付漏れも防げます。送信予約にも対応しているので、空いた時間に請求書を作成し、指定した期日に自動で請求書を送付でき、うっかり請求書の送付を忘れた、という事態を防止できます。メールで請求書を受け取ったお客様は、メールから支払い画面にすすむことができます。

また、個人のお客様から依頼された小さな内装工事なら、終了後にその場でカード決済をすれば、お客様の支払い忘れも発生しにくくなります。利用方法は、Squareのアプリをインストールしたスマートフォンやタブレットに専用のカードリーダーを差し込むだけです。作業現場でカード決済に対応できます。

請求にまつわるトラブルに、請求したものが支払われないというものがあります。請求書が届いているか確認したり、督促の連絡を入れたりなどのやり取りだけで人的、心理的コストがかかります。Square 請求書は、この点にも対応しています。支払い期限の前や、期限が過ぎた後にリマインダーメールを送信する機能があるので、お客様の支払い忘れを防止し、確実な入金につなげられます。

Square 請求書は、請求書発行から入金確認まで、初期費用や月額固定費は無料です。お客様がカード決済を選択した場合のみ、決済手数料が発生します。最短で翌営業日には、入金額が指定の口座に振り込まれます。

営業や現場作業だけでなく、打ち合わせや建材の手配、新しい技術に関する勉強など、内装業者にはさまざまな業務があります。現場に時間を割くには、請求書発行などの事務作業を効率的に行うことも重要です。業務効率化の方法として、Square 請求書の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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執筆は2018年1月17日時点の情報を参照しています。
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