お客様が飲食店に到着してから会計を終えるまで、さまざまな場面で発生してしまうのが「待ち時間」。たとえば予約台帳に記入漏れがあったためお客様を待たせてしまったり、レジの対応に駆けつけられずお客様を立ったままお待たせしてしまったり……このような事態を避けるには、ばたつくピークタイムでも丁寧かつ円滑に対応できるよう、業務効率アップにつながる対策が欠かせないでしょう。
今回は従業員の作業効率を上げて、お客様の待ち時間短縮を叶える「テーブル管理方法」に着目します。お客様が着席してから会計まで快適なひとときを過ごしてもらえるよう、ぜひ参考にしてみてください。
目次
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予約管理や配席は「予約・顧客管理システム」で円滑に
予約を紙の予約台帳で管理する飲食店も多いのではないでしょうか。ところが、その際に挙げられるのが「聞き間違えから予約内容の記録を間違えてしまった」「記入漏れからダブルブッキングをしてしまった」「どのテーブルが空いているのかが一目でわからない」などのトラブルです。状況を把握しようとしているうちに、お客様をお待たせし、不安に感じさせてしまうことも考えられます。
そこで最近増えているのが、タブレットなどの端末から使用できる「予約・顧客管理システム」です。電話やネットから受け付けた予約内容が全て一覧できるのはもちろんのこと、サービスによってはお店にあるテーブルや席の配置を登録することで、「今、どのテーブルが空いているか」がタブレット上で瞬時に確認できるため、予約をしていないお客様の誘導もスムーズに進みます。
そのうえ、常連のお客様には好みの席があるかもしれません。予約・顧客管理システムであれば常連客から予約が入った際に配席が組めるので、「いつもの席」を確保しておくことで特別感を演出できるでしょう。
また、紙だと「電話で受け付けた予約」と「オンラインからの予約」を別々に管理しなければいけないこともあり煩雑になりやすかったものの、予約・顧客管理システムを利用すると一つのプラットフォームに情報が集約されるうえ、来店回数をはじめとする顧客情報が登録・参照できる、というメリットを持ちます。
配席機能と予約機能を持ち合わせているサービスには、「トレタ」や「Orange Reserve」が挙げられます。
たとえばトレタでは、電話で受けた会話を自動録音できるので、聞き取れているか心配と感じる部分を聞き直す機能や、Orange Reserveでは、「人数変更があるかもしれない」など来店前に連絡をしたほうがいいお客様をリスト化できる機能なども備わっています。いずれも月額費用が発生するので、詳しい情報は公式のウェブサイトから確認しましょう。
「予約機能があるだけでも助かる！」というビジネスの場合、まずは無料のサービスから利用を始めてみる、などの手もあります。たとえば、Reserva（レゼルバ）や「SELECTTYPE」であれば、無料でオンラインの予約フォームを作成できます。
管理が煩雑、かつミスが生まれやすい紙から、タブレットなど端末上で情報を登録し参照する管理方法に変えることで、日々の業務を円滑にしてみてはいかがでしょうか。
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オーダーエントリーシステムで食事をスピーディーに提供
手書きの伝票で注文を受けている場合、タブレットやスマートフォンなどの端末で注文を受ける「オーダーエントリーシステム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
手書き伝票の弱点として、時に内容が解読できず「書いた従業員本人に確認する」などムダな作業が発生することが考えられます。また、注文を受けたすぐあとに別のお客様の対応をしなければいけない場合、伝票をすぐに厨房に持ち込めず、調理の開始時間にラグが生まれることも考えられます。このようなロスタイムを削減し、ミスも軽減してくれるところがオーダーエントリーシステムの特長です。
作業効率のアップにつながる理由は下記の表からも確認してみてください。
これらに加えて、以下のようなミスが軽減できます。
オーダーエントリーシステムを導入するには、通常10万円から100万円ほどの費用が発生するのが一般的ですが、Square レストランPOSレジであれば、iPadにアプリをダウンロードするだけで使用可能です。オーダーエントリーシステム、テーブル管理、座席管理、コース管理機能が利用できます。さらに、キャッシュレス決済端末のSquare ターミナルをハンディとして使用すれば、注文から会計までお客様のテーブルで行うことができます（※）。また、Square レストランPOSレジは、Squareが提供するキッチンディスプレイとも連携が可能。注文内容が厨房のキッチンディスプレイに反映され、スムーズな調理につなげることができます。
※Square ターミナルをハンディとして利用するには、Square レストランPOSレジの有料プランへのお申込みが必要です
飲食店ならSquareにおまかせ
Square レストランPOSレジなら、店内、オンライン、デリバリーのオーダーを1か所で管理して飲食店の運営をもっと効率化できます。メニューごとの売上レポートやシフトレポートなど、リピート率アップとコスト削減に役立つ機能が使える有料プランも。
会計時間を「待ち時間」と感じさせないための対策とは
会計の方法は、テーブル会計とレジ会計の大きく二つに分かれます。「前の人の会計が終わっていない」「従業員がレジに不在」などの状況を考慮すると、レジでの会計もお客様に待ち時間を感じさせやすいタイミングかもしれません。一方で席で支払いができると、お客様は座りながら会計を行なえるので、待ち時間を気にせずゆっくりできるでしょう。
また、なかにはクレジットカードでの支払いを希望されるお客様もいるでしょう。その際に、テーブルでクレジットカードを預かり、店の奥で決済をするのは飲食店のよくある光景かもしれません。ただし、クレジットカードを預けたまま、なかなか従業員が戻ってこないときなど、お客様を不安に感じさせてしまうことも考えられます。このような不安を取り除く方法として挙げられるのが、テーブルでのクレジットカード決済です。お客様の目の前で支払いが済むため、より安心して支払いを終えてもらえる方法の一つです。
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以前まではコンセントに差し込むクレジットカード端末が多かったことから、テーブルでの会計はなかなか想像しがたいものでした。しかしながら、近年ではWi-Fiなどのインターネット環境に接続することで使える、ワイヤレスのクレジットカード端末が多く登場しています。たとえばSquareの決済端末はコンパクトかつ軽量、そのうえ4GやLTEのモバイルネットワーク通信、またはWi-Fiに接続して利用ができるので、店内のどこからでも決済が受け付けられます。このように持ち運びができるコンパクトなクレジットカード決済端末であれば、お客様の目の前で、かつお客様が着席している状態での支払いが叶います。
テーブル会計時は、お客様とコミュニケーションを取る時間として有効活用してみるのもいいでしょう。たとえば初めてご来店されたお客様であれば、料理の味や来店理由などを聞いてみたり、お店が忙しく会話ができなかった常連のお客様とは、会計をしている間に会話の時間を少しとったり、など。このような細かい気配りが「また来たい」という思いにつながるかもしれません。
「待ち時間」は人によって、再度来店するかを決定づける重要な条件でもあります。短縮できる待ち時間を率先的に省いていくことで、業務を効率化し、「待ち時間を感じさせない店舗」に一歩近づいてみてはいかがでしょうか。
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執筆は2019年9月18日時点の情報を参照しています。2023年2月15日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
