会員管理システムとは｜無料あり！比較おすすめ徹底解説

会員や顧客に関するあらゆる情報を効率よく一元管理できる会員管理システムは、ECサイトやオンラインスクール、美容サロン、飲食店など、さまざまな業種・業態で活用されています。

この記事では、会員管理システムを導入するメリットとデメリット、人気のシステム、主な機能、システムを検討する際のポイントなどについて解説します。

📝この記事のポイント

会員管理システムは会員や顧客の情報を効率よく一元管理するシステムである
会員管理システムの活用によって業務効率の向上や会員管理の業務領域の拡大などのメリットが期待できる
会員管理システムの基本機能には会員情報管理・支払状況管理・予約管理などがある
会員管理システムの選定時には機能とコスト、セキュリティー、他のシステムとの連携の可否などを重視すべき
Square 顧客リストやSquare 予約を利用すれば効果的な会員管理を無料で実践できる

会員管理システムとは
会員管理システムのメリットとデメリット
・メリット1: 業務のスピードアップ
・メリット2: 業務の領域拡大と精度向上
・メリット3: データ蓄積と活用が可能
・メリット4: 他システムとの連携
・デメリット1: 習得に時間が必要
・デメリット2: 業務フローの調整が必要
・デメリット3: 周辺システムとの連携が必要
人気おすすめ会員管理システムの比較！無料あり
・Square
・formrun
・HubSpot
・MOSH
・STORES 予約
会員管理システムの機能
・会員情報の機能
・支払い状況の管理
・レポートや分析
・予約やイベントの管理
・コミュニケーション
会員管理システムの検討ポイント
・効果に見合った費用かどうか
・会員情報のセキュリティーを守れるか
・決済などその他周辺システムと連携できるか
・誰にでもストレスなく使いやすいか
Squareの会員管理システムで業務改善しよう
まとめ
よくある質問
・会員システムとはなんですか
・会員管理システムにはどのような機能がありますか
・会員システムは無料で使えますか
・会員システムは導入した方がいいですか

会員管理システムとは

会員管理システムとは、ECサイトや実店舗に登録された顧客に関するあらゆる情報を一元管理するシステムです。多くの場合、専用のアプリやブラウザから利用でき、会員情報を登録・検索・編集する基本機能に加えて、予約管理や支払い管理、コミュニケーション機能などを備えています。

従来は紙やExcelで分散していた顧客データをクラウドに集約することで、場所を選ばずアクセスでき、チーム全体で最新情報を共有可能です。また、蓄積したデータを分析してマーケティング施策に活用したり、顧客に直接アプローチしたりと、業務効率化だけでなく売上拡大にもつなげることができます。

近年では、セキュリティー対策や他の業務システムとの連携機能が強化されたクラウド型会員管理システムが主流となっており、業種や業態を問わず導入するビジネスが増えています。

会員管理システムのメリットとデメリット

会員管理システムを導入することで期待できるメリットと、注意すべきデメリットについて解説します。

メリット1: 業務のスピードアップ

会員管理システムを導入する最大のメリットは、会員情報の一元管理によって業務をスピードアップできることです。氏名や入会年月日をはじめとする詳細な顧客データの登録・編集が容易になり、条件検索によって必要なデータへのアクセスも簡単に実施できます。

また、会員管理システムを利用することで、会費の徴収や予約受付などに関連する業務の手間を大幅に軽減できます。

メリット2: 業務の領域拡大と精度向上

会員登録を促す集客機能、会員ページを表示する際の認証機能、月謝や会費を徴収する決済機能といった多種多様な機能を活用することで、会員管理業務で扱う領域の拡大と精度の向上を実現することが可能です。

メリット3: データ蓄積と活用が可能

会員管理システムを導入すれば、来店頻度や利用履歴といったデータをもとにして、ターゲットを絞った効果的なマーケティング施策を実施できます。

蓄積したデータを活用すれば、特定の条件に合致した会員に向けた特典の提供や、離脱防止策なども実施しやすくなります。

メリット4: 他システムとの連携

会員管理システムと他のシステムを連携することで、効果的なマーケティング施策を実施できます。新たに会員管理システムを導入する際には、すでに利用している決済システムやMA（マーケティングオートメーション）ツール、営業支援システムなどとの連携の可否を確認することが重要です。

デメリット1: 習得に時間が必要

これまで自社で蓄積してきた顧客に関するデータを会員管理システムに反映させ、最適な運用方法を決めるまでには、ある程度の時間が必要です。システムに備えられた機能の効果的な使い方を担当者が十分に理解し、社内に周知する導入スケジュールの策定をおすすめします。

デメリット2: 業務フローの調整が必要

導入する会員管理システムによっては、これまでの業務フローの調整や変更が必要になるケースもあります。導入前に調整が必要な業務フローを明確にし、どのような体制で運用を開始するのかを具体的に検討しましょう。

デメリット3: 周辺システムとの連携が必要

会員管理システムを導入する際には、すでに使用中の関連システム・アプリとの連携作業が必要になります。

連携できないシステムを導入した場合、導入後の管理が煩雑になってしまうリスクがあります。導入済みのシステムやツールと会員管理システムが連携できることを事前にしっかりと確認しましょう。

また、連携可能なシステム同士であっても、連携作業が容易かどうかはケースによって異なります。会員管理システムを提供する事業者に、既存システムとの連携作業について具体的に相談することをおすすめします。

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会員管理システムの機能

会員管理システムの主な機能は以下の通りです。

会員情報の管理

会員情報の管理機能は、いずれのシステムにも標準装備された基本的な機能です。会員情報管理に関する主な機能には、以下の項目があります。

機能項目	概要
📇 会員データベース	氏名や連絡先などの情報を管理します。会員情報の検索、情報の更新なども簡単に実施できます。
🏅 会員ランク設定	設定した会員ランクに応じた特典やサービスを提供する機能を持つシステムもあります。
➕ 情報項目の追加	必要に応じて情報項目を追加します。
🪪 会員証発行	会員証を発行する機能。デジタルだけでなく物理的な会員証の発行も可能です。
📤 データ出力	CSVなどでの出力が可能です。

支払い状況の管理

支払い状況の管理機能を搭載したシステムも数多く存在します。支払状況管理に関する主な機能には、以下の項目があります。

機能項目	概要
💳 会費請求	会費を自動で請求する機能です。
🏦 入金管理	入金状況を自動で管理できます。
📩 督促処理	未払いのある会員への督促メールの自動送信も可能です。

レポートや分析

会員管理に関する各種データを集計してレポートを作成する機能、集計したデータを分析する機能を備えているシステムも数多く提供されています。

レポート・分析機能の概要は、以下の通りです。

機能項目	概要
📊 レポート機能	会員や顧客に関するあらゆる情報を一元管理して、最新の状況を把握できるレポートを作成します。
🔍 分析機能	会員情報にさまざまなフィルターをかけて行動パターンを分析。マーケティング戦略に役立つインサイトを提供します。

予約やイベントの管理

オンラインレッスンやセミナー、イベントを実施する際に便利な機能が、予約・イベント管理です。予約・イベント管理に関連する主な機能には、以下の項目があります。

機能項目	概要
📅 予約管理	イベントやレッスンの予約受付、空き状況の確認などを行うことができます。
🎉 イベント管理	イベント情報の告知、参加者募集、出欠の管理などを実施できます。
🗓 スケジュール管理	イベントやレッスンのスケジュールを管理できます。
🔗 オンライン会議ツールとの連携	Zoomなどのオンライン会議ツールと連携させ、URLの自動発行や通知を実施できます。

コミュニケーション

数多くの会員管理システムには、会員とのコミュニケーションをとる機会を増やし、スムーズな情報交換を可能にする機能を備えています。会員とのコミュニケーションに関する主な機能としては、以下の項目が挙げられます。

機能項目	概要
✉️ メール配信	会員全体、または特定のグループにメールを一括送信できます。
💬 メッセージ機能	事業者と会員が個別にメッセージを送受信できます。
🔔 プッシュ通知	スマートフォンのアプリにプッシュ通知を送信できます。
📝 アンケート機能	会員にアンケート調査を実施し、回答を収集・分析します。

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会員管理システムの検討ポイント

効果に見合った費用かどうか

会員管理システムの初期費用と月額費用が、システムの導入によって期待できる効果に見合っているかどうかを慎重に検討することが重要です。

会員管理システムを導入する目的を明確にし、必要な機能を絞り込んだ上でシステムを検討すれば、不要なコストをかけることなく、効果を得ることができます。

多くの会員管理システムでは、利用できる機能や登録可能な会員数などに制限のある無料プランが提供されています。将来的に有料プランの利用を想定している場合でも、まずは無料プランで実際にシステムを利用してみて、有料プランを利用するかどうかを判断するという方法も検討しましょう。

会員情報のセキュリティーを守れるか

会員情報を安心して取り扱うことのできるセキュリティー対策が講じられていることも、会員管理システムを検討する際の重要ポイントです。第三者の不正アクセスや情報漏洩などを防ぐ対策が万全であるかどうかを、事前に確認しましょう。システムの脆弱性診断と対策が高い頻度で実施されているシステムであることが、非常に重要です。

決済などその他周辺システムと連携できるか

決済システムやMAツール、営業支援システム、コミュニケーションツールといった周辺システムとの連携が可能かどうかも、システム選定時のポイントの一つです。

会員管理システムの導入効果をより高めるために、すでに導入済みのシステムや今後導入予定のシステムとの連携の可否を、事前に確認をしましょう。

誰にでもストレスなく使いやすいか

誰でもストレスを感じることなく使用できる操作性も、重要な検討ポイントです。

操作方法が難しく、画面表示がわかりにくいシステムを選んでしまうと、システムの運用がスムーズに進まなくなり、作業効率が低下してしまうリスクがあります。特に多くのスタッフが会員管理システムを使用する場合は、簡単に操作できる点を重視してシステムを選定することが、業務効率の向上に直結します。

システムの使いやすさを評価する際に重視すべきポイントには、以下の項目があります。

メニューやボタンの配置がわかりやすく、初めて使う人でも戸惑うことのない画面設表示になっている
会員登録や予約管理といった使用頻度の高い操作を簡単に実施できる
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでもストレスなく快適に操作できる
システム内にわかりやすい操作ガイドやFAQが備えられている
付与された権限ごとに利用できる機能を制限できる

Squareの会員管理システムで業務改善しよう

Squareでは、会員管理に活用できる豊富な機能を提供しています。

Squareの無料アカウントを作成してサインインするだけで利用できる、主な会員管理機能は、以下の通りです。

Square 顧客リスト

お客さまに関する情報を一元管理できる無料のCRMソフトウェアです。お客さま情報やお客さまとのやり取りを保存・分析し、マーケティング戦略に活用できます。Square 顧客リストでは以下の機能が無料で利用可能です。

自動顧客登録・購入履歴追跡
お客さまの絞り込み・区分化
インサイト・レポート機能
名前、電話番号、メールアドレス、カスタムフィールドでの検索
POSレジをはじめとするSquareで利用できるすべての機能・サービスとの連携

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Square 予約

予約管理業務に必要な手間と時間を軽減するシステムです。モバイルアプリで、外出先からでも予約管理が可能で、お客さまも簡単な操作で予約できます。Square 予約の主な機能は以下の通りです。一部の機能の利用には有料プランへのアップグレードが必要です。

メールやSMSによる自動リマインダー
リピート予約
事前決済
InstagramやGoogleとの連携
複数店舗の管理
無連絡キャンセルの防止
担当スタッフが異なる複数のサービスの予約

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これらの機能は、どこにいてもパソコンやスマートフォンから利用でき、従業員へのアクセス許可などの設定も簡単に実施できます。

予約管理はSquareで

メニューやスタッフの登録から、前払いの受付、リマインダーの送信、予約サイトの作成まで無料。アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。

予約機能の詳細を見る

まとめ

この記事では、会員管理システムを導入するメリットとデメリット、人気のシステムの概要、会員管理システムの主な機能、システム選定時のポイントなどを解説しました。

会員管理システムの導入を検討する際には、自店舗に必要な会員管理の内容をできるだけ明確にし、業務効率の向上や会員管理業務の拡大といった目的に即した機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。

よくある質問

ここでは、会員管理システムに関して生じることの多い質問や疑問に回答します。

会員システムとはなんですか

会員システム（会員管理システム）とは、ECサイトや実店舗に登録された顧客データを一元管理するシステムのことです。顧客情報を効率よく管理し、会員一人ひとりの興味や関心、ニーズに即したマーケティング活動や情報配信などに利用できます。

会員管理システムにはどのような機能がありますか

会員管理システムや料金プランごとに利用できる機能は異なりますが、基本的に以下の機能が備えられています。

機能	概要
📇 会員情報管理	会員データベース、会員ランク設定、情報項目の追加、会員証発行、データ出力など
💳 支払状況管理	会費請求、入金管理、督促処理など
📊 レポート・分析	会員（顧客）の行動や属性などに関するレポート、インサイトの提供
📅 予約・イベント管理	予約管理、イベント管理、スケジュール管理、オンライン会議ツールとの連携など
💬 コミュニケーション機能	メール配信、メッセージ機能、プッシュ通知、アンケート機能など

会員システムは無料で使えますか

会員管理システムの多くは、初期費用無料で利用を開始でき、月額料金についても決済手数料だけを支払う無料プランが提供されています。

ただし、利用したい機能が無料プランに含まれていない、利用回数や登録会員数が上限を超える場合は、有料プランへのアップグレードやオプション料金の支払いが必要になります。導入前に料金プラン別に利用できる機能や利用条件などの内容を詳しく確認するようにしましょう。

会員システムは導入した方がいいですか

これまで会員管理や顧客管理をExcelなどを使って独自の方法で行ってきた場合、新たに会員管理システムを導入する価値があるのかという疑問が出てくるかもしれません。

しかし、Excelなどを使った独自の管理方法には、属人化しやすいというデメリットがあります。担当者が変わる際の引き継ぎに思わぬ手間や時間を要したり、引き継ぎ後の業務に問題が生じたりするリスクもあります。

また、会員数が増加すればするほど会員管理業務の作業量が増え、人的ミスが発生しやすくなってしまいます。会員へのメール配信やメッセージ送信、送付物の発送などを行う際も必要な会員データを抽出する負担や手間が大きくなり、万が一、誤送信をしてしまった場合には大きなトラブルに発展してしまうケースも少なくありません。

会員管理システムを導入することによって、会員管理業務に必要な時間や手間を大幅に軽減できます。管理の効率性を高めることでミスを防ぐだけでなく、会員情報を一元管理することによって、今後のマーケティング戦略に活用できるデータを得ることも可能です。

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執筆は2025年10月3日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash