エクセルでの予約表の作り方！予約管理に一番便利な方法とは？
予約管理表を作る際に何よりも重視したいのは、手間なく正しく運用できること。その点では、パソコンを使ったデジタルな管理方法に勝るものはないでしょう。しかも、今はお金をかけずに予約管理をデジタル化できる方法がいくつかあります。
なかでも、予約の件数が少ない場合などに使えるのがエクセルの予約表です。
今回は、エクセルでの予約管理方法や、向いているケース、さらにはエクセルで対応しきれない場合に最適な方法まで解説します。
目次
エクセルでの予約管理表の作り方
表計算ソフトのエクセルは、予約をスムーズに管理するためのツールとして使えます。エクセルで予約管理する方法には、次のものがあります。
簡単な表を自分で作る
予約数が少ない店舗であれば、簡単な予約管理表を作成することで記入時の効率化を図ることができます。
美容室であれば、横軸に「予約日」「時間」「名前」「連絡先」「施術の内容」「スタッフの指名」など、予約時に確認するべき項目を設定します。予約の電話が来たら、この内容に基づいてヒアリングして管理表を埋めていきます。予約を管理するときに必要な情報をあらかじめ取りまとめておけば、誰が予約対応しても情報の聞き漏れがなくなります。
エクセルには「ソート機能（並び替え機能）」があるので、予約を受けた順に記入していても、予約日時順に一瞬で並び替えられます。「フィルター機能（絞り込み機能）」を使えば、特定の日時の予約のみ表示することもできます。予約の電話を受けながら、その日時に予約が入っていないかをすぐに確認でき、予約受付が効率化します。毎日営業開始前に、その日の予約情報をプリントアウトしておければ、紙の予約管理表として利用できます。
また、予約管理表をGoogle ドライブなどクラウドサービスにアップロードしたり、スプレッドシートの形で運用したりすることで、複数人で同時に編集できるようになります。リアルタイムで予約状況を共有できるので、社内の会議室予約や備品予約に便利です。
VBAなどを用いて自分で作る
エクセルの使い方に慣れている場合は、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）の機能を使って予約管理をさらに仕組み化できます。
たとえば、「新規の予約を追加したいとき、すでにその枠が埋まっている場合に予約できないようにする」という機能を追加することができます。自店舗で開発できれば、予約システムにかける費用が必要なくなるので、対応できる人材がいればオリジナルの予約システムを構築するのもよいでしょう。
テンプレートを利用する
予約管理表をいちから作成するのが大変という場合は、ほかの人が作った予約管理表のテンプレートを活用するのがおすすめです。「予約管理表 エクセル テンプレート」と検索すれば、たくさんの事例が見つかります。業種に特化したテンプレートもあるので、使いやすそうなものをダウンロードして使い始めてみてください。
エクセルで予約管理を始めたいという人は、まず既存のテンプレートを使うことから始め、自店舗のサービス内容に合わせてカスタマイズしていくようにすると、パソコンに苦手意識がある人でもスムーズに導入できます。
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エクセルでの予約管理が向いているケース
エクセルでの予約管理は、特に次の三つのケースに向いています。
予約する人が限られている
店舗の共用備品や社内会議室の予約など、予約するメンバーが決まっている場合は、簡単なエクセルの表をクラウド上で共有すると便利です。エクセルのよいところは、予約管理表を自由にカスタマイズできる点。備品あるいは月ごとにタブを分けて管理したり、予約したい枠に名前を書くだけというシンプルな運用にしたりと、ニーズに合わせてもっとも効率的な予約管理を実現できます。
予約の件数が少ない
予約枠を絞っている飲食店や、1日に対応できるお客さまの人数が限られる個人営業の美容サロンなどでは、エクセルの予約管理でもそこまで不便を感じることはないでしょう。逆に、1日あたりの予約数が数十件を超えると、やや物足りなく感じるかもしれません。
予約条件が単純
予約の時間帯や内容、担当者が決まっている場合も、エクセルの予約管理が向いています。たとえば、フラワーショップで不定期で開催するイベントや、枠が決まっているヨガ教室、個人のファイナンシャルプランナーが行う家計管理セミナーなどが考えられるでしょう。
エクセルよりも便利で優れている予約システムとは？
予約の数が多くなったり、提供するメニューが複雑化したりすると、エクセルの管理でも限界があります。予約を受け付けるたびにサービスの手を止める必要があり、お客さまにも迷惑をかけてしまいます。また、お店が営業している時間しか予約を受け付けられないので、機会損失が起きる可能性もあります。
予約をミスなく管理したい、予約を簡単に管理したい、24時間自動で予約を受け付けたいという経営者におすすめなのが、「予約システム」の導入です。
予約システムとは、予約の受付・管理に特化したシステムです。パソコンやスマートフォンから簡単にお客さまが予約できるシステムを導入すれば、電話での予約対応の時間も減らせ、いつでも予約できることでお客さまの満足度も上がります。キャンセル待ち対応が可能な予約システムもあり、万一のキャンセルの際もスムーズに次のお客さまに案内できます。
小規模な店舗であれば費用を抑えて導入できるシステムを活用するのがおすすめです。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショー対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
エクセルでは得られない予約システムのメリット
予約システムの導入には、次のメリットがあります。
予約管理を自動化できる
最大のメリットは、自動で予約の受付・管理ができることです。お客さまはスマートフォンやパソコンから、空いている時間を見つけて予約できます。紙やエクセルでの管理だと、営業時間内にスタッフが予約対応する必要がありますが、システムを導入すれば負担を減らせます。
24時間安全に予約受付ができる
予約システムを導入すれば、お店の営業時間外にも予約の受付ができます。営業時間内は忙しくて電話できないというお客さまにも対応でき、機会損失を減らすことができます。お店の営業時間を変えることなく、受付対応時間を増やすことになるので、売上アップにも貢献します。
人的ミスが減る
人の手で予約管理をしていると、どうしてもミスが発生する可能性があります。必要な情報を聞き忘れたり、「5時」と「15時」を聞き間違えたり、ダブルブッキングをしてしまったり、お店の信頼性に関わるケースも想定されます。システムを導入することで、人的ミスを最低限に減らせます。
来店忘れを防ぐリマインドができる
事前に予約を受け付けていても、お客さまが日時を勘違いしていたり、うっかり来店を忘れたりという可能性は拭い去れません。予約システムの「リマインド機能」を使うと、来店予定の数日前や前日に予約確認メールを自動で送信できるので、手間をかけずに来店忘れを防げます。無断キャンセルを減らす効果もあります。
顧客情報を分析できる
予約システムで予約を管理すると、顧客情報を集めてマーケティングに活用できます。年代や性別の違い、リピート率、季節ごとの変化など、それまで経営者の肌感覚で分析していたところが、データで客観的に見えるようになることで、新たな集客方法を思いつく可能性があります。
事前決済ができる
予約時に料金が確定するタイプの業種（エステサロンや美容室など）であれば、予約と決済を同時に行える予約システムを利用すると、さらなる効率化が図れます。来店時のお金のやり取りにかかる時間を削減でき、サービスに集中できます。また、事前に料金を支払うことで、キャンセル率も減らせます。
お客さまからの予約を管理するにはさまざまな方法がありますが、現在紙で予約管理をしている人は、まず「エクセルでの予約管理」にステップアップしましょう。さらに効率化を図るのであれば、予約システムの導入がおすすめです。
無料なのに高機能！予約システムを導入するならSquare 予約
初めて予約システムを導入するお店、予約システムにコストをあまりかけられない小規模なお店におすすめなのが、Square 予約です。初期費用無料で導入でき、初心者でも使いやすいのが特長です。
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予約件数が無制限
Square 予約には、無料プランと有料プランがありますが、無料プランでも無制限で予約を受け付けることができます。予約システムのなかには、無料プランに予約件数の制限を設けているものが少なくありません。予約数が少ないから問題ないと考えるかもしれませんが、予約システムを導入すると、お客さまがネット上で気軽に予約できるようになるため、予約件数が増える可能性は十分に考えられます。
また、将来の店舗拡大を考えている経営者や、季節によって予約件数が大きく変動する業種にとっても、予約件数が無制限という点は安心でしょう。
機能が充実
無料プランでも予約ページの作成、予約管理、リマインドメールの自動送信など充実した機能を利用できます。Instagramや「Google で予約」とも連携が可能です。有料プランには最低契約期間や解約料金がないので、無料プランから始めてみて、より高度な機能が使いたくなったら簡単に有料プランに切り替えることができます。有料プランでは、ノーショー（無断キャンセル）のお客さまにキャンセルポリシーに沿ってキャンセル料金を請求する機能が利用可能です。
専門知識は一切必要なし
Square 予約は、Squareのアカウントを作成するだけで利用できます。専用のソフトウェアを特定のパソコンにインストールする必要はなく、パソコンからでもスマートフォンからでもアクセスできます。操作も簡単で、専門的なIT知識は一切必要ありません。
決済機能がある
Square 予約は、事前決済に対応しています。主要なカードブランドが利用でき、決済手数料は3.6%と、他社に比べてリーズナブルです。また、決済サービスによっては審査が長引き、利用開始までに何カ月もかかるものがありますが、Squareの場合はカードブランドによって最短で申込当日に審査が完了するので、機会損失を最小限に抑えられるでしょう。
なお、決済金額は事前に登録した口座に入金されます。振込スケジュールは金融機関によって異なり、三井住友銀行またはみずほ銀行の口座の場合は決済日の翌営業日です。それ以外の口座には、毎週水曜日で締めた合算金額が同じ週の金曜日に振り込まれます。いずれの場合も、振込手数料の負担はありません。
万全なセキュリティー対策
Square 予約は、PCI DSSという国際的なセキュリティー基準に準拠したサービスです。お客さまが入力したクレジットカードデータなどの情報はすべて暗号化され、店舗のサーバーや端末に残ることはありません。
まとめ
これまで予約管理が煩雑という理由で予約数を制限していたお店は、エクセルや予約システムによる予約管理に移行することで、より多くの予約を受け付けられるでしょう。また、予約管理に時間が取られていた事業者では、管理の効率化によりお客さま対応やサービス改善により多くの時間を割くことができます。いずれもコストがかからずすぐに試せるため、どちらがよいか迷った人は両方を使い比べてみるのもよいでしょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年4月26日時点の情報を参照しています。2024年12月24日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
