美容院やエステサロン、ヨガスクールなど、予約を受け付けている業種では予約管理が必須です。予約情報を紙の予約管理表に手書きで記録し、管理している店舗もあります。しかし、業務効率化の観点から考えると、パソコンで作成・管理するのがおすすめです。
ここでは、予約管理方法を改善したいと考えている店舗経営者に向けて、エクセルで予約管理をする方法やエクセルよりも効率的な予約管理方法について解説します。
目次
- 予約管理表とは？
- エクセルで予約管理する方法
・簡単な表を自分で作る
・VBAなどを用いて自分で作る
・テンプレートを利用する - エクセルよりも簡単な予約システムとは？
・予約システムの概要
・予約システムのメリット
・予約管理を自動化できる
・24時間予約受付ができる
・予約管理のミスが減る
・キャンセル待ち対応ができる
・来店忘れを防ぐリマインドができる
・顧客情報を分析できる
・事前決済ができる - 無料で導入できるSquare 予約とは
予約管理表とは？
予約管理表とは、お客様の氏名、予約時間、希望など予約に関する情報を管理するための表です。予約台帳とも呼ばれています。どの日にどれだけ予約が入っているかを取りまとめ、来店時のサービスを効率的に行うことができます。
店舗だけでなく、会議室や共有している備品の予約を管理するために使われる場合があります。
紙ベースの予約管理表に手書きで記録するケースもありますが、記入忘れでダブルブッキングが起こったり、記入に時間がかかったり、変更時の書き換えが難しかったりというデメリットがあります。そこで、パソコンを使って予約管理をする店舗も多いです。小規模な店舗であれば、エクセルを使って予約管理をすることができます。エクセルであれば専用のシステムを導入するほど運用にコストをかけられないという事業者でも、スムーズに導入できます。
エクセルで予約管理する方法
表計算ソフトのエクセルは、予約管理をスムーズに行うためのツールとして使えます。エクセルで予約管理する方法には、次のものがあります。
簡単な表を自分で作る
予約数が少ない店舗であれば、簡単な予約表を作成することで記入時の効率化を図ることができます。
美容院であれば、横軸に「予約日」「時間」「名前」「連絡先」「施術の内容」「スタッフの指名」など、予約時に確認するべき項目を設定します。予約の電話が来たら、この内容に基づいてヒアリングして管理表を埋めていきます。自分の店舗で予約を管理するときに必要な情報をあらかじめ取りまとめておけば、誰が予約対応しても情報の聞き漏れがなくなります。
エクセルには「ソート機能（並び替え機能）」があるので、予約を受けた順に記入していても、予約日時順に一瞬で並び替えられます。「フィルター機能（絞り込み機能）」を使えば、特定の日時の予約のみ表示することもできます。予約の電話を受けながら、その日時に予約が入っていないかをすぐに確認することができ、予約受付が効率化します。毎日営業開始前に、その日の予約情報をプリントアウトしておければ、紙の予約受付表として利用できます。
また、予約管理表をGoogle ドライブなどクラウドサービスにアップロードしたり、スプレッドシートの形で運用したりすることで、複数人で同時に編集できるようになります。リアルタイムで予約状況を共有できるので、社内の会議室予約や備品予約に便利です。
VBAなどを用いて自分で作る
エクセルの使い方に慣れている場合は、マクロやVBAの機能を使って予約管理をさらに仕組み化できます。
たとえば、「新規の予約を追加したいとき、すでにその枠が埋まっている場合に予約できないようにする」という機能を追加することができます。自店舗で開発できれば、予約システムにかける費用が必要なくなるので、対応できる人材がいればオリジナルの予約システムを構築するのも良いでしょう。
テンプレートを利用する
予約管理表をいちから作成するのが大変という場合は、他の人が作った予約管理表のテンプレートを活用するのがおすすめです。「予約管理表 エクセル テンプレート」と検索すれば、たくさんの事例が見つかります。業種ごとに特化したテンプレートもあるので、使いやすそうなものをダウンロードして使い始めてみてください。
エクセルで予約管理を始めたいという人は、まず既存のテンプレートを使うことから始め、自店舗のサービス内容に合わせてカスタマイズしていくようにすると、パソコンに苦手意識がある人でもスムーズに導入することができます。
エクセルよりも簡単な予約システムとは？
小規模であればエクセルの管理で問題ありませんが、予約の数が多くなったり、提供するメニューが複雑化していたりすると、エクセルの管理でも限界があります。予約のためにサービスの手を止める必要があり、お客様へも迷惑をかけてしまいます。また、お店が営業している時間しか予約を受け付けられないので、機会損失が起きている可能性もあります。
予約管理をミスなく行いたい、予約管理を簡単に行いたい、24時間自動で予約を受付けたいという経営者におすすめなのが、「予約システム」の導入です。
予約システムの概要
予約システムとは、予約の受付・管理を行うシステムです。パソコンやスマートフォンから簡単にお客様が予約できるシステムを導入すれば、電話での予約対応の時間も減らせ、いつでも予約できることでお客様の満足度も上がります。キャンセル待ち対応が可能な予約システムもあり、万一のキャンセルの際もスムーズに次のお客様に案内できます。
小規模な店舗であれば費用を抑えて導入できるシステムを活用するのがおすすめです。
予約システムのメリット
予約システムの導入には、次のメリットがあります。
予約管理を自動化できる
最大のメリットは、自動で予約受付・管理ができることです。お客様はスマートフォンやパソコンから、空いている時間を見つけて予約できます。紙やエクセルでの管理だと、営業時間内にスタッフが予約対応をする必要がありますが、システムを導入すれば負担を減らせます。
24時間予約受付ができる
予約システムを導入すれば、お店の営業時間外にも予約の受付対応ができます。営業時間内は忙しくて電話できないというお客様にも対応でき、機会損失を減らすことができます。お店の営業時間を変えることなく、受付対応時間を増やすことになるので、売上アップにも貢献します。
予約管理のミスが減る
人の手で予約管理をしていると、どうしてもミスが発生する可能性があります。必要な情報を聞き忘れたり、「5時」と「15時」を聞き間違えたり、ダブルブッキングをしてしまったり、お店の信頼性に関わるケースも想定されます。システムを導入することで、人的ミスを最低限に減らせます。
キャンセル待ち対応ができる
システムによっては、「キャンセル待ち対応」ができるものもあります。予約がキャンセルになったときに自動で次のお客様に予約枠が空いたことを知らせてくれるなど、キャンセル対応の手間と時間を減らせます。
来店忘れを防ぐリマインドができる
事前に予約を受け付けていても、お客様が日時を勘違いしていたり、うっかり来店を忘れたりという可能性は拭い去れません。システムの「予約リマインド機能」を使うと、来店予定の数日前や前日に予約確認メールを自動で送信できるので、手間をかけずに来店忘れを防げます。無断キャンセルを減らす効果もあります。
顧客情報を分析できる
予約システムで予約を管理すると、顧客情報を集めてマーケティングに活用できます。年代や性別の違い、リピート率、季節ごとの変化など、それまで経営者の肌感覚で分析していたところが、データで客観的に見えるようになることで、新たな集客方法を思いつく可能性があります。
事前決済ができる
予約時に料金が確定するタイプの業種（エステサロンや美容室など）であれば、予約と決済を同時に行える予約システムを利用すると、さらなる効率化ができます。来店時のお金のやり取りにかかる時間を削減でき、サービスに集中することができます。また、事前に料金を支払うことで、キャンセル率も減らせます。
お客様からの予約を管理するにはさまざまな方法がありますが、現在紙の予約管理を行っている人は、まず「エクセルでの予約管理」にステップアップしましょう。さらに効率化を図るのであれば、予約システムの導入がおすすめです。
無料で導入できるSquare 予約とは
初めて予約システムを導入するお店、予約システムにコストをあまりかけられない小規模なお店におすすめなのが、Square 予約です。初期費用無料で導入でき、初心者でも使いやすいのが特長です。月額プランには無料プランと有料プランがありますが、無料プランでも、事前決済に対応した予約ページの作成、予約管理、POSレジ、顧客管理、スタッフ管理、在庫管理、リマインドメールの自動送信など充実した機能を利用することができます。Instagram、Facebook、「Google で予約」とも連携が可能です。
有料プランには最低契約期間や解約料金がないので、無料プランから始めてみて、より高度な機能が使いたくなったら簡単に有料プランに切り替えることができます。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショウ対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年4月26日時点の情報を参照しています。2022年5月10日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。
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