Comenzar a utilizar con Turnos Square
Con Turnos Square, puedes controlar las horas de tu equipo, administrar los calendarios, vigilar las propinas y prepararte para la nómina. Los miembros del equipo pueden marcar entrada y salida en el punto de venta, o usar la App Mi Equipo Square, así como ver o imprimir los resúmenes de su día laboral directamente desde el punto de venta. También puedes crear, administrar y publicar calendarios en función de la disponibilidad de tu equipo. Turnos Square incluye más funciones avanzadas, como informes de costo de mano de obra, control del pozo de propinas y comisiones, prevención de marcación de entrada temprana y no programada, y más.
Con los informes de Turnos Square, ahorrarás tiempo en el cálculo de las horas de los miembros del equipo, el cálculo de las propinas y la preparación de la nómina con informes de registros de horas automáticos que se pueden exportar fácilmente a Nómina Square o tu computadora como un archivo CSV. Una vez que hayas configurado los turnos de tu equipo, puedes ver los informes de turnos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea, y los miembros del equipo pueden llevar un registro de las horas trabajadas en la aplicación Mi equipo Square. Si usas Turnos Square Plus, también podrás ver cómo se comparan las horas programadas con el tiempo de trabajo real de los miembros del equipo. Tanto en Jornada laboral como en Costo laboral, podrás ver los próximos turnos programados, así como alertas para marcadas de salida tempranas, tardías y ausencias.
Turnos Square es gratis para todos los usuarios que tengan hasta cinco miembros del equipo e incluye acceso a funciones básicas de administración laboral. Los equipos de seis o más personas podrán adquirir Turnos Square Plus a partir de $4 por miembro del equipo y obtendrán acceso a funciones avanzadas adicionales. Puedes registrarte para una prueba gratis de 30 días desde la pestaña Turnos de tu Panel de Datos Square en línea o desde la pestaña Explorar de la aplicación Mi equipo Square en dispositivos iOS.
Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square.
Funciones de Turnos Square
Programación y administración de turnos
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Creación y publicación de calendarios | Hasta 10 días de antelación | Ilimitado |
| Notas de turnos | ✔ | ✔ |
| Duplicación de calendarios de turnos | ✔ | ✔ |
| Configuración de disponibilidad de los miembros del equipo en la app Mi Equipo | ✖ | ✔ |
| Administración de licencias | ✖ | ✔ |
| Programación de turnos disponibles | ✖ | ✔ |
| Cambio de turno | ✖ | ✔ |
Registro de horas y asistencia
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Marcación de entrada y salida desde el punto de venta o la app Mi Equipo | ✔ | ✔ |
| Informes de horas y registros de horas | ✔ | ✔ |
| Seguimiento de horas extra y descansos | ✔ | ✔ |
| Notas de registro de horas | ✖ | ✔ |
| Ediciones de registro de horas sugeridas por el equipo | ✖ | ✔ |
Informes de costo de mano de obra
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Informes básicos del costo de mano de obra y las horas extra | ✔ | ✔ |
| Informes de mano de obra vs. ventas | ✖ | ✔ |
| Informes de ventas por miembro de equipo | ✖ | ✔ |
| Alertas de turnos no programados, entrada y salida tempranas e infracciones de descanso | ✖ | ✔ |
| Informe de horas programadas vs. reales | ✖ | ✔ |
| Bloqueo de marcación de entrada temprana o no programada | ✖ | ✔ |
| Recordatorios de turnos, descansos y marcación de entrada para miembros del equipo | ✖ | ✔ |
| Bloqueo de finalización anticipada del descanso | ✖ | ✔ |
| Marcación de salida automática | ✖ | ✔ |
| Conversión de excesos de descansos pagos en descansos no pagos | ✖ | ✔ |
Permisos
| Función | Turnos Gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Conjuntos de permisos personalizados | Un conjunto de permisos personalizados | Dos conjuntos de permisos personalizados |
Salarios y compensación
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Compatibilidad para miembros del equipo asalariados y por hora | ✔ | ✔ |
| Varios puestos/salarios por miembro del equipo | ✔ | ✔ |
| Exportación de informes de registro de horas | ✔ | ✔ |
| Sincronización con los socios integrados de Square | ✔ | ✔ |
| Sincronización con Nómina Square | ✔ | ✔ |
| Seguimiento de propinas | ✔ | ✔ |
| Pozo de propinas | ✖ | ✔ |
| Seguimiento de propinas en efectivo | ✖ | ✔ |
| Seguimiento de comisiones | ✖ | ✔ |
Nota: Los suscriptores de Citas Square Premium, Square para Tiendas Premium y Square para Restaurantes Premium tienen acceso a las funciones de Turnos Square Plus sin costo adicional. No tienes que hacer nada en tu cuenta de Square para acceder a todas estas funciones si tienes una suscripción a alguno de estos servicios. Las versiones gratis de estos servicios de suscripción no te dan acceso a las funciones de Turnos Square Plus.
Configurar los miembros de tu equipo
Suscríbete al nivel gratis o de pago de Turnos Square desde tu Panel de Datos. Luego, puedes agregar miembros del equipo, asignar permisos, puestos de trabajo y salarios y determinar si son elegibles para propinas.
Obtén más información sobre cómo configura tu equipo con Personal Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Nota: Ten en cuenta que Turnos Square Gratis tiene un límite de cinco miembros del equipo; si quieres agregar seis o más a tu cuenta, deberás suscribirte a Turnos Square Plus.
Configurar tu jornada laboral
Al configurar una jornada laboral, Registros de horas Square podrá registrar y calcular las horas extras en función de las operaciones del negocio. Si los miembros del equipo suelen marcar entrada después de medianoche, fija la jornada laboral al menos una hora después del final del turno de cierre. Por ejemplo, si tienes un bar que cierra a las 2 a. m. y los miembros del equipo salen a las 3 a. m., haz que el inicio de la jornada laboral sea a las 4 a. m. en caso de que haya horas extras y para garantizar que sus turnos puedan verse en la misma jornada laboral.
Visita Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Calendario.
Configura el inicio de la semana laboral y el día laboral.
Haz clic en Guardar.
Revisar y configurar el tiempo extra y los descansos
Los ajustes de horas extras se asocian automáticamente a tu estado según tu ubicación. Puedes confirmar las ubicaciones en Cuenta y configuración en el Panel de Datos Square en línea.
Si los miembros de tu equipo realizan varios trabajos por diferentes salarios, el tiempo extra se calculará usando el promedio ponderado del total de ganancias normales dividido en el total de horas trabajadas.
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes.
- En Horas extra, configura un límite de horas diarias, semanales y dobles. Asegúrate de revisar las normas estatales sobre las horas extra.
- Guarda.
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Haz clic en Agregar descanso nuevo para agregar el primer descanso.
- Agrega un nombre, una duración y selecciona la configuración de compensación (pagada o sin pagar) para el descanso.
- Haz clic en Guardar para confirmar los ajustes del descanso.
- Agrega hasta 3 descansos en total para cada una de tus sucursales.
Para ayudarte a cumplir la normativa laboral de tu zona en cuanto a los descansos del personal, Turnos Plus incluye opciones que impiden que los empleados terminen sus descansos antes de tiempo. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Activa la opción Bloquear la terminación temprana del descanso.
- Si corresponde, ingresa un tiempo en Permitir dentro y activa la opción Solo en esta ubicación o Todas las ubicaciones.
- Haz clic en Guardar.
También podrás restringir que los miembros del equipo marquen anticipadamente la entrada de turno o en días en los que no están programados para trabajar. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.
- Activa la opción Bloquear las entradas anticipadas o no programada.
- Si corresponde, ingresa un tiempo en Permitir dentro de y activa la opción Solo en esta sucursal o Todas las sucursales.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Si activaste los ajustes para marcar la entrada o terminar los descansos temprano, los miembros de tu equipo verán una notificación en la app Mi Equipo si intentan hacerlo.
Además de evitar ingresos anticipados o no programados, también puedes activar la opción de convertir el exceso de descansos pagados en descansos sin pagar. Si el ajuste está activado, los miembros de tu equipo pasarán automáticamente de un descanso pagado a un descanso sin pagar una vez que se pasen un minuto de su tiempo de descanso asignado. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Activa la opción Convertir tiempo adicional de un descanso pagado a un descanso sin pagar.
- Selecciona la opción Aplicar a Solo esta sucursal o Todas las sucursales.
Cualquier descanso que supere un minuto como mínimo se marcará en tus informes de Costo de mano de obra y Día laboral para ayudarte a estar al tanto del cambio. Por defecto, el ajuste está desactivado y solo puede ser activado en los ajustes de turnos por los propietarios de cuentas, administradores o cualquier miembro del equipo con el permiso Administrar turnos activado.
Para que los registros de horas sean lo más precisos posible, Turnos Plus permite a los empleados solicitar cambios en los registros de horas de turnos anteriores. Si activas el ajuste correspondiente, tus empleados podrán solicitar cambios directamente desde la aplicación Mi equipo Square y tú podrás administrar las solicitudes desde el Panel de Datos Square en línea o desde el centro de notificaciones de la aplicación Mi equipo Square. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Ajustes > Marcar entrada/salida.
- Activa Edición del registro de horas.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Los propietarios de cuenta o los empleados con el permiso Responder a solicitudes de registro de horas recibirán una notificación cuando los empleados soliciten cambios en estos registros. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación por correo electrónico, la aplicación Mi equipo Square o el Panel de Datos Square en línea. Las solicitudes de edición vencen al cabo de 30 días.
Activar los registros de horas
Una vez que configures todos los ajustes de permisos, perfiles de miembros del equipo y turnos, es hora de activar el control de los descansos en la aplicación Square.
Inicia sesión en la aplicación Square y ve a Ajustes > Registro de horas, activa la opción Registros de horas.
Si se emparejó un dispositivo con una ubicación específica con códigos de dispositivo, deberás asegurarte de que los miembros del equipo tengan permiso para trabajar en esa ubicación. Para verificarlo, ve a Equipo en el Panel de Datos Square en línea y selecciona el nombre del miembro del equipo para asegurarte de que se hayan seleccionado las ubicaciones correctas en Permisos.
Activar el pozo de propinas
Con Turnos Square Plus, puedes usar el pozo de propinas para dividir de manera equitativa cada propina con tarjeta de crédito entre todos los miembros del equipo que hayan trabajado en el momento de la transacción. El pozo de propinas garantiza el pago equitativo y oportuno de las propinas para tu equipo y elimina cualquier procedimiento complejo que uses en la actualidad para distribuir las propinas manualmente, lo que te dará más tiempo para dedicarte a otros aspectos del negocio.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Ve a Personal > Equipo en tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona el miembro del equipo cuyo perfil quieras editar.
Haz clic en Editar en la sección “Trabajo y compensación”.
Activa o desactiva la opción Elegible para propinas en cada función.
Después de confirmar que aplicaste la elegibilidad para el pozo de propinas para todos los miembros de tu equipo, puedes activarlo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona Ajustes > Propinas.
-
Para el método de distribución de propinas, selecciona una de las siguientes opciones:
Asignar propinas de forma directa: las propinas de cada transacción se atribuyen al miembro del equipo que haya cobrado la propina.
Pozo de propinas por transacción: las propinas de cada transacción se dividen en partes iguales entre todos los miembros del equipo con derecho a recibir propinas que estén trabajando al momento de la transacción. Este método de distribución es mejor si quieres recompensar a tu equipo en función de las propinas ganadas durante su turno específico.
Pozo de propinas por horas trabajadas: las propinas de las transacciones realizadas se dividen entre los miembros del equipo con derecho a recibir propinas en función de las horas que hayan trabajado. Puedes especificar si quieres dividir las propinas según un día laboral de 24 horas o a lo largo de una semana laboral de 7 días. La división de propinas por día laboral es la mejor opción si quieres recompensar a los miembros del equipo que no trabajan durante todo su turno interactuando con los clientes, mientras que la división de propinas a lo largo de una semana laboral tiene en cuenta mejor la variabilidad de propinas en un período más amplio.
Pozo de propinas por porcentajes: Las propinas se dividen por un porcentaje definido por el usuario al final de cada jornada laboral o semana laboral entre los trabajos con derecho a recibir propinas. Los miembros del equipo con derecho a recibir propinas con el mismo trabajo recibirán propinas en función de las horas trabajadas, y los montos del porcentaje de propinas asignados a cada trabajo deben sumar el 100%.
Selecciona un período para aplicar a la configuración de distribución de propinas, ya sea un día laboral de 24 horas o una semana laboral de 7 días.
Elige si quieres aplicar el pozo de propinas Solo en esta ubicación o en Todas las ubicaciones, y selecciona la fecha de entrada en vigor. Nota: La fecha de entrada en vigor puede ser de hasta dos semanas en el pasado.
Haz clic en Guardar.
Tienes la opción de activar o desactivar Distribuir propinas no atribuidas de manera equitativa, lo cual solo es relevante si has seleccionado Pozo de propinas por transacción como el método de distribución de propinas. Si esta configuración está activada, las propinas recibidas cuando nadie marcó entrada se distribuirán de manera equitativa entre todos los miembros del equipo que tengan derecho a recibir propinas y que estén registrados en ese día laboral.
Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo. Los miembros del equipo elegibles para propinas deberán indicar las propinas en efectivo que ganaron durante su turno antes de marcar salida o de cambiar de función en el punto de venta o en la aplicación Mi equipo. Tus informes de turnos, como los informes en CSV del día laboral, el costo de la mano de obra y el registro de horas también, incluirán las propinas en efectivo que ingrese el equipo, y los datos de las propinas en efectivo se podrán modificar.
Una vez que sigas los pasos anteriores, las propinas con tarjeta de crédito se dividirán entre todos los miembros del equipo elegibles en función de las horas trabajadas dentro de un día laboral de 24 horas o durante una semana laboral de 7 días. Cualquier cambio realizado en medio de un período de pago no se aplicará de manera retroactiva. Nota: Consulta las leyes estatales y locales relacionadas con el pozo de propinas, los avisos y los requisitos de conservación de registros.