Démarrer avec le Répertoire de clients Square
Le Répertoire client de Square est un outil de gestion de contacts qui vous permet de stocker des informations sur vos clients, de voir la façon dont ils interagissent avec votre entreprise et d’interagir avec eux, depuis un seul et même endroit.
Il existe plusieurs façons d’ajouter un profil client à votre Répertoire de clients :
Lorsque des ventes sont effectuées avec Solution PDV, Vente en ligne Square, ou Factures Square.
Elles sont automatiquement ajoutées lors de la réservation de services que vous proposez avec Rendez-vous Square et participent à votre programme Fidélisation Square.
Vous pouvez également ajouter ou importer manuellement des clients vers votre répertoire de façon groupée.
Même si un client règle son achat en espèces, par chèque ou avec un autre mode de paiement qui n’est pas une carte bancaire, vous pouvez associer son paiement à un profil, nouveau ou existant.
Répertoire
Votre Répertoire de clients vous permet de créer, d’importer ou d’exporter votre liste de clients depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Square vous aide à développer votre répertoire en créant un profil instantané lorsqu’une vente est réglée par carte. Ce profil automatique contient les renseignements de base du client. Vous pouvez ensuite le compléter avec les informations que votre client choisit de vous communiquer, comme son adresse e-mail ou son numéro de téléphone.
Remarque : Vous n’avez pas besoin d’ouvrir le profil des clients pour consulter leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone dans la liste des clients de l’application Square.
Les profils clients se composent des éléments suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Modifier le client | Cela vous permet d’ajouter et de mettre à jour des informations personnelles pour le profil sélectionné. |
| ••• | Cliquez sur l’icône à trois points (•••) en bas du profil pour Ajouter une note, Ajouter une carte, Fusionner avec un autre client, Télécharger un fichier, Envoyer un message, Supprimer un client et bien plus encore. |
| Données personnelles | Enregistrez et affichez le nom d’un client et les autres informations qu’il choisit de fournir, notamment ses coordonnées, ainsi que son adresse, sa date de naissance et toute information provenant de champs personnalisés. |
| Marketing | Affiche l’état souscrit ou non souscrit de l’e-mail. |
| Cartes enregistrées | Conservez en toute sécurité les informations de la carte de paiement d’un client pour ses paiements futurs. |
| Fidélisation | Si vous utilisez Fidélisation Square, vous pourrez voir le statut et l’activité d’un client, mais aussi ajuster les points, gérer les cartes liées et mettre à jour son numéro de téléphone fidélisation. |
| Factures | Les factures provisoires, en attente ou payées. Vous pouvez également créer ou afficher des factures pour ce client. |
| Remarques | Ajoutez des remarques horodatées et définissez des rappels à votre attention. |
| Fichiers | Téléchargez des fichiers et des photos sur le profil de votre client pour regrouper tous les documents pertinents au même endroit. Ne téléchargez que des fichiers dont vous avez les droits d’utilisation. La taille des fichiers ne doit pas dépasser 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : .pdf .gif .jpg .jpeg .png. |
| Récapitulatif de l’acheteur | Visualisez les détails des clients, y compris leur dépense moyenne, le nombre total de visites et leur fréquence. |
| Bons de réduction et récompenses | Affichez et faites expirer manuellement tous les bons de réduction et récompenses associés à un client. |
| Rendez-vous | Si vous utilisez Rendez-vous Square, vous pourrez afficher les rendez-vous à venir et passés, tout en ayant la possibilité de réserver de futurs rendez-vous pour un client. |
| Activité | Consultez l’activité du client dans votre commerce, y compris les achats, les commentaires au sujet de votre commerce, l’activité Fidélisation Square acquise et les campagnes Marketing Square reçues. |
| Renseignements supplémentaires | Comprend des informations sur le moment et la manière dont ce profil client a été créé. |
Dans chaque profil, vous trouverez des cartes, ou des sections, contenant des informations relatives au client. Par exemple, un profil client peut comporter une section Fidélisation, contenant des informations relatives à la participation de ce client à votre programme de fidélisation. De même, un client peut disposer de plusieurs bons de réductions, qui seront ainsi organisé sous une carte « bons de réduction ».
Découvrez comment gérer votre répertoire de clients en ligne.
Filtres du répertoire de clients
Votre Répertoire de clients dispose d’options de filtrage vous permettant de consulter les informations client de façon plus détaillée. Les filtres que vous pouvez appliquer comportent les articles achetés, le canal de vente, la fréquence des paiements, les point de vente visités, et plus encore. Pour appliquer des filtres et consulter des données précises :
Accédez à Clients > Onglet Répertoire sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Filtres.
Une fois vos filtres appliqués, cliquez sur Afficher les clients pour afficher les clients qui remplissent les critères déterminés par vos filtres.
Une fois que vous avez une nouvelle liste de clients, cliquez sur Enregistrer comme groupe et créez un Nom de groupe pour enregistrer les filtres en tant que groupe programmé.
Si vous utilisez Marketing Square, vous pouvez envoyer des campagnes par e-mail à ce groupe de clients.
Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres aussi bien sur votre Tableau de bord Square que dans votre application Solution PDV. Cependant, les filtres ne sont pas tous disponibles dans votre application à l’heure actuelle. Une liste exhaustive des filtres de clients est disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Groupes du répertoire
Pour suivre vos clients, vous pouvez facilement enregistrer des ensembles de clients en tant que groupes.
Groupes manuels
Créez un groupe manuel pour sélectionner un par un les clients en fonction de vos besoins. Les groupes manuels sont utiles lors de l’importation groupée ou lors de l’ajout d’un nouveau client à partir d’une vente. Les groupes manuels seront modifiés uniquement lorsque vous ajoutez ou retirez des clients, contrairement aux groupes programmés.
Pour créer un groupe manuel :
Accédez à l’onglet Clients dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Cliquez sur Créer un groupe.
Sélectionnez Groupe manuel > Suivant.
Sélectionnez des clients manuellement, puis cliquez sur Suivant.
Nommez votre groupe, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe.
Groupes programmés
Les groupes programmés se mettent à jour automatiquement pour refléter les activités des clients et les filtres que vous appliquez. Les groupes programmés peuvent être créés par vos soins ou par les interactions de vos clients avec votre entreprise. Vous pouvez créer un groupe programmé personnalisé ou bien vous aider d’un modèle suggéré.
Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne > Clients.
Cliquez sur l’onglet Répertoire et sélectionnez Créer un groupe.
Sélectionnez Groupe programmé > Suivant.
Sélectionnez Groupe programmé personnalisé > Suivant.
Choisissez le premier filtre à appliquer au Groupe programmé, puis cliquez sur Suivant.
Ajoutez des détails de filtrage supplémentaires le cas échéant, puis cliquez sur Suivant.
Nommez votre groupe, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe.
Avec Marketing par e-mail Square, vous pouvez envoyer des campagnes par e-mail à ce groupe de clients. Vous avez également accès aux groupes créés dans le répertoire lors de la création d’une campagne par l’intermédiaire de Marketing Square.
Pour créer un groupe programmé à l’aide d’un modèle suggéré :
Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne > Clients.
Cliquez sur l’onglet Répertoire et sélectionnez Créer un groupe.
Sélectionnez Groupe programmé > Suivant.
Sélectionnez un modèle suggéré > Suivant.
Modifiez ou supprimez les filtres, ajoutez des détails ou des filtres, puis cliquez sur Suivant.
Modifiez le nom de votre groupe le cas échéant, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe.
Aperçu des groupes de clients
Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est identifié sur sa carte de paiement et qu’il n’a pas encore de profil dans votre répertoire, Square en crée un instantanément. Tout achat effectué à l’avenir avec la même carte sera enregistré dans ce profil, accompagné de tous les détails de la transaction. Il en va de même pour ses autres interactions avec votre entreprise.
Les profils instantanés s’affichent dans le groupe Profils instantanés de votre répertoire et peuvent être filtrés à l’aide du filtre de source de la création et en choisissant Profil instantané (avec paiement).
Remarque :Les profils instantanés seront actifs sur votre compte par défaut. Lorsque cette fonctionnalité est activée, il vous incombe de vous conformer aux lois en vigueur sur la confidentialité, notamment en informant vos clients de la collecte et de l’utilisation de leurs données. Vous pouvez choisir de désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
Un client abonné est un client qui a consenti de façon explicite à la réception d’e-mails marketing de la part de votre entreprise.
Si vous avez recueilli des adresses e-mail de clients par l’intermédiaire de Square à partir de l’envoi de reçus électroniques, Factures, Rendez-vous ou Fidélisation (liste non exhaustive), un client ne peut pas recevoir les e-mails de campagne Marketing Square, sauf si :
- vous avez recueilli et enregistré le consentement explicite du client de façons séparées ;
- vous avez importé manuellement une base de données préexistante de clients ayant déjà consenti à la réception d’e-mails marketing de la part de votre entreprise ou
- votre client a utilisé l’un des outils de collecte d’informations client de Square.
- Les abonnés à Marketing Square sont facturés selon le nombre de clients au sein de leur groupe de Clients abonnés. Apprenez-en plus sur les tarifs de Marketing Square.
Ce sont les catégories utilisées pour regrouper automatiquement vos clients selon la fréquence de leurs visites ou leur fidélité à votre entreprise. Les groupes programmés sont dynamiques et la liste des clients qui les compose peut changer selon que ces derniers répondent ou non aux critères d’inclusion. Le Répertoire de clients comporte deux groupes programmés par défaut : Habituel et Inactif. Les filtres permettent de créer des groupes programmés selon les critères de votre choix.
Ce groupe programmé rassemble vos clients les plus fidèles. Par défaut, il est réglé pour regrouper les clients qui se sont rendus dans votre entreprise trois fois au cours des six derniers mois. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.
Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le fonctionnement des profils, découvrez comment gérer les profils des clients dans votre répertoire.
Commentaires
Commentaires Square permet à vos clients d’envoyer, directement depuis leur reçu, des messages privés à votre entreprise pour vous faire part de leurs commentaires concernant leur expérience. La section Commentaires de votre Tableau de bord Square en ligne vous permettra de communiquer directement avec eux afin de résoudre tout problème potentiel en privé, directement depuis le reçu électronique.
Découvrez comment démarrer avec Commentaires Square ainsi que les meilleures pratiques pour Commentaires Square
Profils
Les Profils peuvent vous aider à mieux comprendre les comportements de vos clients par l’intermédiaire de leurs paiements. En utilisant des logiciels de production de rapports et d’analyses, vous pouvez découvrir ces informations afin de continuer à faire ce qui fonctionne et de prendre de meilleures décisions professionnelles à l’avenir.
Découvrez Comment utiliser les Profils de clientèle.
Paramètres
Créez des champs personnalisés afin d’enregistrer de nouvelles informations sur le profil d’un client. Ces nouveaux champs apparaîtront automatiquement sur toutes vos fiches client, partout où vous consultez Square. Toutes les informations recueillies peuvent être exportées. Il est également possible d’effectuer des recherches et d’appliquer des filtres à l’intérieur de certains champs.
Découvrez comment créer des champs personnalisés dans votre répertoire de clients.
Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est identifié sur sa carte de paiement et que le client ne dispose pas encore d’un profil dans votre répertoire, Square crée un profil instantané. Tout achat futur effectué avec cette carte sera enregistré dans ce profil, accompagné des détails de la transaction et des autres interactions du client avec votre entreprise.
Pour activer ou désactiver les profils instantanés depuis votre Tableau de bord :
- Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez Clients, Paramètres et Profils instantanés.
- Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.
Pour activer ou désactiver les profils instantanés depuis l’application Square :
- Appuyez sur l’icône Menu depuis la barre de navigation.
- Appuyez sur Paramètres > Passage en caisse > Gestion de la clientèle.
- Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.
Activez l’option « Recueillir les commentaires depuis les reçus électroniques » pour permettre à vos clients de vous faire part directement de leurs commentaires. Vous pouvez également sélectionner les points de vente où activer les commentaires.
Découvrez comment démarrer avec Commentaires Square.
Vous pouvez ajouter des e-mails supplémentaires afin d’être notifié lorsqu’un client laisse un commentaire.
- Page d’inscription hébergée : copiez et collez ce lien où vous le souhaitez pour inviter vos clients à rejoindre votre liste de diffusion. Après avoir cliqué, vos clients seront renvoyés vers une page d’inscription, et les noms et adresses e-mail collectés seront ajoutés à votre Répertoire.
- Formulaire d’inscription intégré : copiez ce code et collez-le sur votre site Web pour intégrer un formulaire de collecte d’adresses e-mail. Ces adresses seront ajoutées à votre Répertoire.
- Profil du client à partir de toutes les applications Solution PDV Square : activez S’inscrire au programme de marketing par e-mail pendant la création d’un client ou sur la page existante des informations du client, puis cliquez sur Confirmer (uniquement si vous avez l’accord du client).
Découvrez comment débuter avec la collecte d’informations client.
Téléchargez, imprimez et conservez le Formulaire d’autorisation signée du client. Vous devez détenir une autorisation signée pour enregistrer la carte de votre client et vous protéger des rétrofacturations. Faites remplir et signer ce formulaire par le client, puis conservez-le en toute sécurité conformément aux normes PCI-DSS et aux exigences en matière de confidentialité des données.
Autorisations relatives au répertoire de clients
Lorsque vous utilisez les Fonctionnalités de Gestion des employés Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations à vos employés afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire de clients. Les actions qu’ils peuvent entreprendre comprennent la création de profils de clients, la fusion groupée de profils doublons, et plus encore.
Les coordonnées de vos clients (comme leur adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone) sont activées par défaut pour vos employés si vous avez assigné des ensembles d’autorisations personnalisés. Vous pouvez autoriser vos employés à afficher et à modifier ces informations en activant cette autorisation dans Accès avancé.