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Démarrer avec le Répertoire de clients Square

Le Répertoire client de Square est un outil de gestion de contacts qui vous permet de stocker des informations sur vos clients, de voir la façon dont ils interagissent avec votre entreprise et d’interagir avec eux, le tout depuis un seul et même endroit.

Il existe plusieurs façons d’ajouter un profil client à votre Répertoire de clients :

  • Lorsque des ventes sont effectuées depuis Solution PDV, Vente en ligne Square, ou Factures Square.

  • Elles sont également automatiquement ajoutées lors de la réservation de services que vous proposez avec Rendez-vous Square et participent à votre programme Fidélisation Square.

  • Vous pouvez également ajouter ou importer manuellement des clients vers répertoire de façon groupée.

  • Même si un client règle son achat en espèces, par chèque ou avec un autre mode de paiement qui n’est pas une carte bancaire, vous pouvez associer son paiement à un profil, nouveau ou existant.

Répertoire

Votre Répertoire client vous permet de créer, importer ou d’exporter votre liste de clients depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Square vous aide à développer votre répertoire en créant un profil instantané lorsqu’une vente est réglée par carte. Ce profil automatique contient les renseignements de base du client. Vous pouvez ensuite le compléter avec les informations que votre client choisit de vous communiquer, comme son adresse e-mail ou son numéro de téléphone.

Remarque : Vous n’avez pas besoin d’ouvrir le profil des clients pour consulter leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone dans la liste des clients de l’application Square.

Les profils clients se composent des éléments suivants :

Field Description
Edit Customer Allows you to add and update personal information for the selected profile.
••• Click the three-dotted icon (•••) at the bottom of the profile to Add Note, Add Card, Merge with another Customer, Upload File, Send Message, Delete Customer, and more.
Personal Information Save and view a customer’s name and other information the customer chooses to provide, including contact information, along with their address, birthday, and any information from custom fields.
Marketing Displays subscribed or non-subscribed email status.
Cards on File Securely store a customer’s payment card information for future payments.
Loyalty If you’re using Square Loyalty, you’ll be able to view a customer’s status and activity, along with the ability to adjust stars, manage linked cards, and update their loyalty phone number.
Invoices Draft, outstanding, or paid invoices. You can also create or view invoices for that customer.
Notes Add timestamped notes and set reminders for yourself.
Files Upload files and photos to your customer’s profile to keep any relevant documents in one place. Only upload files you have the rights to use. Files cannot be larger than 20MB. Supported file types: .pdf .gif .jpg .jpeg .png.
Buyer Summary View customer details, including their average spend, total visits, and frequency.
Coupons and Rewards View and manually expire any coupons and rewards associated with a customer.
Appointments If you’re using Square Appointments, you’ll be able to view upcoming and past appointments, along with the ability to book future appointments for a client.
Activity View the customer’s activity at your business, including purchases, Feedback sent about your business, Square Loyalty activity earned, and Square Marketing campaigns received.
Additional Information Includes information on when and how this customer profile was created.

Dans chaque profil, vous trouverez des cartes, ou des sections, contenant des informations relatives au client. Par exemple, un profil client peut comporter une section Fidélisation, contenant des informations relatives à la participation de ce client à votre programme de fidélisation. De même, un client peut disposer de plusieurs bons de réductions, qui seront ainsi organisé sous une carte « bons de réduction ».

Découvrez comment gérer votre répertoire de clients en ligne.

Filtres du répertoire de clients

Votre Répertoire de clients dispose d’options de filtrage vous permettant de consulter les informations client de façon plus détaillée. Les filtres que vous pouvez appliquer comportent les articles achetés, la fréquence des paiements, les point de vente visités, et plus encore. Pour appliquer des filtres et consulter des données précises :

  1. Accédez à Clients > Onglet Répertoire sur votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Filtres.

  3. Une fois vos filtres appliqués, cliquez sur Afficher les clients pour afficher les clients qui remplissent les critères déterminés par vos filtres.

Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres aussi bien sur votre Tableau de bord Square que dans votre application Solution PDV. Cependant, les filtres ne sont pas tous disponibles dans votre application à l’heure actuelle. Une liste exhaustive des filtres pour les clients est disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Aperçu des groupes de clients

Tous les clients

Ce groupe est composé de tous les clients figurant dans votre répertoire.

Profils instantanés

Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est identifié sur sa carte de paiement et qu’il n’a pas encore de profil dans votre répertoire, Square en crée un instantanément. Tout achat effectué à l’avenir avec la même carte sera enregistré dans ce profil, accompagné de tous les détails de la transaction. Il en va de même pour ses autres interactions avec votre entreprise.

Les profils instantanés s’affichent dans le groupe Profils instantanés de votre répertoire et peuvent être filtrés à l’aide du filtre de source de la création et en choisissant Profil instantané (avec paiement).

Remarque :Les profils instantanés seront actifs sur votre compte par défaut. Lorsque cette fonctionnalité est activée, il vous incombe de vous conformer aux lois en vigueur sur la confidentialité, notamment en informant vos clients de la collecte et de l’utilisation de leurs données. Vous pouvez choisir de désactiver cette fonctionnalité à tout moment.

Clients abonnés

Un client abonné est un client qui a consenti de façon explicite à la réception d’e-mails marketing de la part de votre entreprise.

Si vous avez recueilli des adresses e-mail de clients par l’intermédiaire de Square à partir de l’envoi de reçus électroniques, Factures, Rendez-vous ou Fidélisation (liste non exhaustive), un client ne peut pas recevoir les e-mails de campagne Marketing Square, sauf si :

  • vous avez recueilli et enregistré le consentement explicite du client de façons séparées ;
  • vous avez importé manuellement une base de données préexistante de clients ayant déjà consenti à la réception d’e-mails marketing de la part de votre entreprise ou
  • votre client a utilisé l’un des outils de collecte d’informations client de Square.
  • Les abonnés à Marketing Square sont facturés selon le nombre de clients au sein de leur groupe de Clients abonnés. Apprenez-en plus sur les tarifs de Marketing Square.

Groupes programmés

Ce sont les catégories utilisées pour regrouper automatiquement vos clients selon la fréquence de leurs visites ou leur fidélité à votre entreprise. Les groupes programmés sont dynamiques et la liste des clients qui les compose peut changer selon que ces derniers répondent ou non aux critères d’inclusion. Le Répertoire de clients comporte deux groupes programmés par défaut : Habituel et Inactif. Les filtres permettent de créer des groupes programmés selon les critères de votre choix.

Groupe Habitués

Ce groupe programmé rassemble vos clients les plus fidèles. Par défaut, il est réglé pour regrouper les clients qui se sont rendus dans votre entreprise trois fois au cours des six derniers mois. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.

Groupe Inactifs

Ce groupe programmé rassemble les clients du groupe Habitués qui ne sont pas venus depuis six semaines. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le fonctionnement des profils, découvrez comment manage customer profiles in your directory.

Commentaires

Square Feedback permet à vos clients d’envoyer, directement depuis leur reçu, des messages privés à votre entreprise pour vous partager leurs commentaires concernant leur expérience. La section Commentaires de votre Tableau de bord Square en ligne vous permettra de communiquer directement avec eux afin de résoudre tout problème potentiel en privé, directement depuis le reçu électronique.

Découvrez comment démarrer avec Commentaires Square et meilleures pratiques pour Commentaires Square

Profils.

Les Profils peuvent vous aider à mieux comprendre les comportements de vos clients par l’intermédiaire de leurs paiements. En utilisant des logiciels de production de rapports et d’analyses, vous pouvez découvrir ces informations afin de continuer à faire ce qui fonctionne et de prendre de meilleures décisions professionnelles à l’avenir.

Découvrez comment Comment utiliser les Profils de clientèle.

Paramètres

Configurer les profils

Créez des champs personnalisés afin d’enregistrer de nouvelles informations sur le profil d’un client. Ces nouveaux champs apparaîtront automatiquement sur toutes vos fiches client, partout où vous consultez Square. Toutes les informations recueillies peuvent être exportées. Il est également possible d’effectuer des recherches et d’appliquer des filtres à l’intérieur de certains champs.

Découvrez comment créer des champs personnalisés dans votre répertoire de clients.

Profils instantanés

Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est identifié sur sa carte de paiement et que le client ne dispose pas encore d’un profil dans votre répertoire, Square crée un profil instantané. Tout achat futur effectué avec cette carte sera enregistré dans ce profil, accompagné des détails de la transaction et des autres interactions du client avec votre entreprise.

Pour activer ou désactiver les profils instantanés depuis votre Tableau de bord :

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Clients, Paramètres et Profils instantanés.
  3. Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.

Pour activer ou désactiver les profils instantanés depuis l’application Square :

  1. Appuyez sur l’icône Menu depuis la barre de navigation.
  2. Appuyez sur Paramètres > Passage en caisse > Gestion de la clientèle.
  3. Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.

Commentaires

Activez l’option « Recueillir les commentaires depuis les reçus électroniques » pour permettre à vos clients de vous partager directement leurs commentaires. Vous pouvez également sélectionner les points de vente où activer les commentaires.

Découvrez comment démarrer avec Commentaires Square.

Vous pouvez ajouter des e-mails supplémentaires afin d’être notifié lorsqu’un client laisse un commentaire.

Collecte des adresse e-mails

  • Page d’inscription hébergée : copiez et collez ce lien où vous le souhaitez pour inviter vos clients à rejoindre votre liste de diffusion. Après avoir cliqué, vos clients seront renvoyés vers une page d’inscription, et les noms et adresses e-mail collectés seront ajoutés à votre Répertoire.
  • Formulaire d’inscription intégré : copiez ce code et collez-le sur votre site pour intégrer un formulaire de collecte d’adresses e-mail. Ces adresses seront ajoutées à votre Répertoire.

Découvrez comment débuter avec la collecte d’informations client.

Carte enregistrée

Téléchargez, imprimez et conservez le Formulaire d’autorisation signée du client. Vous devez détenir une autorisation signée pour enregistrer la carte de votre client et vous protéger des rétrofacturations. Faites remplir et signer ce formulaire par le client, puis conservez-le en toute sécurité conformément aux normes PCI-DSS et aux exigences en matière de confidentialité des données.

Autorisations relatives au répertoire de clients

Lorsque vous utilisez Fonctionnalités de Gestion des employés Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations à vos employés afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire de clients. Les actions qu’ils peuvent entreprendre comprennent la création de profils de clients, la fusion groupée de profils doublons, et plus encore.

Les coordonnées de vos clients (comme leur adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone) sont activées par défaut pour vos employés si vous avez assigné des ensembles d’autorisations personnalisés. Vous pouvez autoriser vos employés à afficher et à modifier ces informations en activant cette autorisation dans Gestion des employés.