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Démarrer avec votre Répertoire de clients

Cet article a pour objectif de présenter rapidement le Répertoire de clients, avec les informations de base nécessaires pour vous permettre de commencer à utiliser les fonctionnalités avancées.

Fonctionnement

Le Répertoire client de Square est un outil de gestion des contacts où vous pouvez stocker des informations sur les clients, voir comment ils interagissent avec votre entreprise et échanger avec eux, le tout au même endroit.

Les clients sont ajoutés à votre répertoire lorsqu’ils font un achat en magasin. Vous pouvez aussi les ajouter ou les importer en masse dans votre répertoire.

Même si un client règle son achat en espèces, par chèque ou avec un autre mode de paiement qui n’est pas une carte de crédit, vous pouvez associer son paiement à un profil, nouveau ou existant.

Votre Répertoire de clients comporte des options de filtrage qui vous permettent de visualiser les informations sur les clients de manière plus détaillée. Les filtres que vous pouvez appliquer vont des articles achetés aux fréquences de paiement, en passant par les points de vente visités, etc. Vous pouvez appliquer des filtres et afficher des données précises en accédant à l’Onglet Répertoire dans la section Clients de votre tableau de bord et en sélectionnant Filtres. Une fois vos filtres appliqués, cliquez sur Afficher les clients pour voir les clients qui répondent aux critères définis par vos filtres.

Remarque : vous pouvez appliquer des filtres à la fois à votre Tableau de bord Square et à votre application Point de vente. Cependant, les filtres ne sont pas tous disponibles dans votre application pour le moment. Une liste exhaustive des filtres pour les clients est disponible dans votre Tableau de bord Square.

Profils des clients

Square vous aide à allonger votre répertoire en créant un profil instantané lorsqu’une vente est réglée par carte. Ce profil automatique contient les renseignements de base du client. Vous pouvez ensuite le compléter avec les informations que votre client choisit de vous communiquer, comme son adresse e-mail ou son numéro de téléphone.

Par défaut, les coordonnées des clients comme l’adresse e-mail, l’adresse postale et le numéro de téléphone seront activées pour votre équipe si vous avez attribué les ensembles d’autorisation personnalisée. Vous pouvez autoriser votre à afficher et modifier ces informations en activant cette autorisation avec Gestion des employés.

Remarque : dans la liste des clients de votre application Square, vous pouvez consulter l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du client, sans devoir afficher le profil en entier.

Profils instantanés

Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est identifié sur sa carte de paiement et qu’il n’a pas encore de profil dans votre répertoire, Square en crée un instantanément. Tout achat effectué à l’avenir avec la même carte sera enregistré dans ce profil, accompagné de tous les détails de la transaction. Il en va de même pour ses autres interactions avec votre entreprise.

Les profils instantanés s’affichent dans le groupe Profils instantanés dans votre Répertoire et peuvent être filtrés en utilisant le filtre de source de la création et en choisissant Profil instantané (avec Paiement).

Les profils instantanés sont DÉSACTIVÉS par défaut, mais peuvent être activés à tout moment à partir de vos paramètres.

Profils

Vous pouvez créer des profils clients individuellement ou en masse en important un fichier CSV dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Les profils clients se composent des éléments suivants :

  • Actions :

    • Envoyer un message : vous permet d’envoyer un e-mail au client en utilisant la Messagerie directe. Remarque : cette fonction n’a pas pour but d’envoyer des communications marketing non sollicitées.

    • Modifier un client : vous permet d’ajouter et de mettre à jour des renseignements dans le profil sélectionné.

    • Menu Actions : cliquez sur l’icône des 3 points pour Ajouter une carte, Fusionner avec un autre client, Télécharger un fichier et Supprimer le client.

  • Renseignements personnels : enregistrer et afficher le nom d’un client, accompagné des renseignements qu’il aura choisi de communiquer, notamment ses coordonnées, sa date d’anniversaire et les renseignements contenus dans certains champs personnalisés.

  • Cartes enregistrées : Stocker les données des cartes de vos clients en toute sécurité pour les paiements futurs.

  • Activité : affichez l’activité du client dans votre entreprise, y compris les achats et les Commentaires envoyés sur votre entreprise.

Aperçu des groupes de clients

Conditions Définition
Tous les clients Ce groupe est composé de tous les clients figurant dans votre répertoire.
Profils instantanés Square crée automatiquement des fiches pour tout les clients qui effectuent un achat auprès de votre entreprise au moyen d’une carte de crédit ou de débit. Ces fiches de clients comprendront, au minimum, le premier des noms de famille inscrits sur leur carte de paiement et l’historique de paiement de ce client. Vous n’aurez pas toujours la possibilité de consulter les adresses e-mail de vos clients pour ce type de profil, mais vous pouvez leur envoyer un e-mail par Messagerie directe à partir de votre Répertoire. En savoir plus sur notre Politique de confidentialité et de sécurité.
Clients abonnés Les clients abonnés sont ceux que vous pouvez contacter par e-mail. Vous trouverez dans cette liste les clients que vous avez importés ou ajoutés et pour lesquels vous disposez d’une adresse e-mail, les profils créés via les Factures Square et les clients ajoutés par Square suite à leurs échanges avec votre entreprise. Square ajoute automatiquement un profil au groupe Clients joignables quand un client : - se rend dans votre entreprise au moins une fois au cours d’une période de douze mois, - paie avec une carte de crédit ou de débit ou - choisit de recevoir un ticket de caisse électronique par e-mail. Vous ne pouvez avoir connaissance de l’adresse e-mail d’un client que si celui-ci la saisit dans les outils de collecte des e-mails, ou la saisit directement dans son profil de client. Il arrive qu’un client soit marqué comme joignable si son adresse a été obtenue par le biais d’un ticket de caisse électronique. Dans ce cas, vous ne pourrez pas en prendre connaissance, mais vous pourrez le joindre par la Messagerie directe depuis votre Répertoire. En savoir plus sur notre Politique de confidentialité et de sécurité.
Groupes programmés Ce sont les catégories utilisées pour grouper automatiquement vos clients selon la fréquence de leurs visites ou leur fidélité à votre entreprise. Les groupes programmés sont dynamiques et la liste des clients qui les composent peut changer selon qu’ils répondent ou non aux critères d’inclusion. Le Répertoire de clients comporte deux groupes programmés par défaut : Habituel et Inactif. Les filtres permettent de créer des groupes programmés selon les critères que vous choisissez.
Groupe Habituel Ce groupe programmé rassemble vos clients les plus fidèles. Par défaut, il est réglé pour regrouper les clients qui ont rendu visite à votre entreprise trois fois au cours des six derniers mois. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.
Groupe Inactif Ce groupe programmé rassemble les clients du groupe Habituel qui ne sont pas venus depuis six semaines. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.

Maintenant que vous avez compris le fonctionnement des profils, apprenez comment gérer les profils de client dans votre répertoire.

Lorsque vous utilisez le service Gestion d’équipe de Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent agir dans votre Répertoire de clients. Les actions que les membres de votre équipe peuvent entreprendre vont de la création de profils de clients à la fusion en lots de profils créés en double, et plus encore. Vous pouvez apprendre à démarrer avec Gestion des employés et voir quel les ensembles d’autorisation personnalisée vous pouvez attribuer à votre équipe dans notre Centre d’assistance.