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Démarrer avec le Répertoire de clients Square

Le Répertoire de clients gratuit de Square est un outil de gestion des contacts où vous pouvez stocker des informations sur les clients, voir comment ils interagissent avec votre entreprise, et engager le dialogue avec eux.

Il existe plusieurs façons d’ajouter un profil de client à votre Répertoire de clients :

  • Quand une vente est effectuée en personne par le biais de la Solution PDV,Vente en ligne Square, ou Factures Square.

  • Ils sont également ajoutés automatiquement lors de la réservation de vos services avec Rendez-vous Square et participent à votre programme Fidélisation Square.

  • Vous pouvez aussi ajouter des clients manuellement ou les importer en bloc dans votre répertoire.

  • Si un client paie en argent, par chèque ou au moyen d’un mode de paiement autre qu’une carte de paiement, vous pouvez toujours associer son paiement à un profil de client, nouveau ou existant.

Répertoire

Votre Répertoire de clients vous permet de créer, importer, ou exporter votre liste de clients à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Square vous permet d’élargir votre répertoire en créant des Profils instantanés à partir des ventes par cartes qui contiennent les renseignements de base sur votre client. Vous pouvez ajouter ensuite des renseignements, comme leur adresse courriel ou numéro de téléphone, que les clients vous ont transmis pour améliorer ces profils.

Remarque : Dans la liste des clients de votre application Square, vous pouvez consulter l’adresse courriel et le numéro de téléphone du client, sans devoir afficher le profil en entier.

Les profils de clients comprennent les sections suivantes :

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Champ Description
Modifier le client Vous permet d’ajouter ou de mettre à jour les renseignements personnels du profil sélectionné.
••• Cliquez sur l’icône à trois points (•••) en bas du profil pour ajouter une note, ajouter une carte, fusionner avec un autre client, téléverser un fichier, envoyer un message, supprimer un client et plus encore.
Renseignements personnels Enregistrez et affichez le nom d’un client, accompagné des renseignements que le client choisit de fournir, y compris ses coordonnées ainsi que son adresse, sa date d’anniversaire et les renseignements provenant des champs personnalisés.
Marketing Affiche l’état des courriels d’abonnés ou de non-abonnés.
Cartes enregistrées Conservez en toute sécurité les informations de la carte de paiement d’un client pour les prochains paiements.
Fidélisation Si vous utilisez , vous pourrez afficher l’état et l’activité d’un client, ainsi que la possibilité de rajuster le nombre d’étoiles, de gérer les cartes associées et de mettre à jour son numéro de téléphone de fidélisation.</td> </tr>
Factures Les ébauches de factures, les factures en attente ou les factures payées. Vous pouvez également créer ou afficher des factures pour ce client.
Notes Ajoutez des notes horodatées et configurez des rappels pour vous-même.
Fichiers Téléversez des fichiers et des photos dans le profil de votre client afin de conserver tous les documents pertinents en un seul endroit. Ne téléversez que les fichiers que vous êtes autorisé à utiliser. La taille des fichiers ne peut être supérieure à 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : .pdf .gif .jpg .jpeg .png.
Récapitulatif de l’acheteur Affichez les détails du client, y compris sa dépense moyenne, le nombre total de visites et sa fréquence.
Bons de réduction et récompenses Affichez et faites expirer manuellement tous les bons de réduction et récompenses associés à un client.
Rendez-vous Si vous utilisez Rendez-vous Square, vous serez en mesure de visualiser les rendez-vous passés et ceux à venir, ainsi que la possibilité de prendre les prochains rendez-vous d’un client.
Activité Visualisez les activités de votre client au sein de votre entreprise, y compris les achats, les rétroactions envoyées au sujet de votre entreprise, l’activité de Fidélisation Square gagnée, puis les campagnes de Marketing Square reçues.
Renseignements supplémentaires Comprend des informations sur le moment et la manière dont ce profil client a été créé.

Dans chaque profil de client, vous trouverez des cartes, ou sections, qui contiennent des informations connexes. Par exemple, vous pouvez avoir une section dans le profil d’un client pour le programme Fidélisation, qui contiendra des informations liées à la participation de ce client à votre programme de fidélisation. Ou peut-être qu’un client possède plusieurs bons de réduction, et ceux-ci seront désormais organisés sous une carte de bons de réduction.

Apprenez comment gérer votre répertoire de clients en ligne.

Filtres du Répertoire de clients

Votre répertoire de clients dispose d’options de filtres qui vous permettent de visualiser les informations relatives aux clients de manière plus détaillée. Les filtres que vous pouvez appliquer vont des articles achetés aux fréquences de paiement, en passant par les points de vente visités et plus encore. Pour appliquer des filtres et afficher des données précises :

  1. Accédez à Clients > onglet Répertoire dans votre Tableau de bord Square en ligne..

  2. Sélectionnez Filtres.

  3. Une fois vos filtres appliqués, cliquez sur Afficher les clients pour voir les clients qui respectent les critères de vos filtres.

Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres à la fois par le biais de votre Tableau de bord Square en ligne et de votre application Solution PDV. Cependant, tous les filtres ne sont pas disponibles dans votre application pour le moment. Une liste plus complète des filtres clients est disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Groupes de clients en un coup d’œil

Tous les clients

Ce groupe est composé de tous les clients enregistrés dans votre répertoire.

Profils instantanés

Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement suite à une transaction. Lorsque le nom d’un client est indiqué sur sa carte de paiement et qu’il n’a pas encore de profil dans votre répertoire, Square en crée un instantanément. Tout achat effectué à l’avenir avec la même carte sera enregistré dans ce profil, accompagné de tous les détails de la transaction. Il en va de même pour ses autres interactions avec votre entreprise.

Les profils instantanés s’affichent dans le groupe Profils instantanés dans votre répertoire et peuvent être filtrés en utilisant le filtre de la source de création et en choisissant _Instant Profile (avec Paiement).

Remarque : Les profils instantanés seront activés dans votre compte par défaut. Lorsque cette fonctionnalité est activée, vous êtes responsable de vous conformer aux lois en vigueur sur la protection de la vie privée, notamment en fournissant un avis sur la protection de la vie privée des clients en ce qui concerne la cueillette et l’utilisation des données de vos clients. Vous pouvez choisir de désactiver cette fonctionnalité en tout temps.

Clients abonnés

Un client abonné est un client qui a donné son consentement explicite pour recevoir des courriels de marketing de votre entreprise.

Si vous avez recueilli des adresses courriel de vos clients par l’intermédiaire de Square, notamment par l’envoi de reçus numériques ou par des transactions effectuées au moyen de Factures Square, Rendez-vous Square ou Fidélisation Square, le client ne peut pas recevoir les campagnes par courriel de Marketing Square, sauf si :

  • Vous avez recueilli et enregistré séparément le consentement explicite du client,
  • vous avez importé manuellement une base de données existante de clients qui ont accepté de recevoir des courriels de marketing de votre entreprise, ou
  • votre client a utilisé un des outils Square de collecte d’information des clients.
  • Les abonnements à Marketing Square sont facturés en fonction du nombre de clients qui composent le groupe de clients inscrits. En savoir plus concernant la tarification de Marketing Square.

Groupes programmés

Catégories utilisées pour grouper automatiquement vos clients selon la fréquence de leurs visites ou leur fidélité à votre entreprise. Les groupes programmés sont dynamiques et la liste des clients qui les composent peut changer selon qu’ils répondent ou non aux critères d’inclusion. Le Répertoire de clients comporte deux groupes programmés par défaut : les Habitués et les Inactifs. Les filtres permettent de créer des groupes programmés personnalisés selon les critères que vous choisissez.

Groupe Habitués

Ce groupe programmé rassemble vos clients les plus fidèles. Par défaut, il est réglé pour regrouper les clients qui ont rendu visite à votre entreprise trois fois au cours des six derniers mois. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.

Groupe Inactifs

Ce groupe programmé rassemble les clients du groupe Habitués qui ne sont pas venus depuis six semaines. Vous pouvez modifier les paramètres de ce groupe en cliquant sur Actions > Modifier le groupe dans votre répertoire.

Maintenant que vous avez compris le fonctionnement des profils, apprenez à gérer les profils clients dans votre annuaire.

Rétroaction

Rétroaction Square permet à vos clients d’envoyer des messages privés à votre entreprise pour vous faire part de leurs commentaires sur leurs expériences, directement sur leurs reçus. La section Rétroaction de votre Tableau de bord Square en ligne vous permettra d’établir une communication directe avec les clients pour résoudre tout problème en privé, directement au moyen du reçu numérique.

Apprenez comment démarrer avec Rétroaction Square et meilleures pratiques pour la Rétroaction Square

Profils de clientèle

Profils de clientèle peuvent vous aider à mieux comprendre les comportements de vos clients grâce à leurs paiements. En disposant d’un logiciel de rapports et d’analyses, vous pouvez utiliser ces données pour poursuivre les activités qui sont efficaces et pour prendre des décisions d’affaires avisées.

Apprenez comment comment utiliser les Profils de clientèle.

Paramètres

Configurer les profils

Créez des champs personnalisés pour recueillir et stocker de nouveaux renseignements sur le profil d’un client. Les modifications que vous apportez seront automatiquement visibles pour tous vos clients, partout où vous accédez à Square. Tous les renseignements que vous recueillez peuvent être exportés. Il est également possible d’effectuer des recherches et d’appliquer des filtres pour certains champs.

Apprenez comment créer des champs personnalisés dans votre répertoire de clients.

Profils instantanés

Les profils instantanés sont des profils clients créés automatiquement au moment d’une transaction. Lorsque le nom d’un client est indiqué sur sa carte de paiement et qu’il n’a pas encore de profil dans votre répertoire, Square crée un profil instantané. Tout achat effectué à l’avenir avec la même carte mettra à jour le profil de ce client, accompagné de tous les détails de la transaction. Il en sera de même pour ses autres interactions avec votre entreprise.

Pour activer ou désactiver les profils instantanés de votre Tableau de bord :

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Clients > Paramètres > Profils instantanés.
  3. Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.

Pour activer ou désactiver les profils instantanés à partir de l’application Square :

  1. Touchez l’icône du menu dans la barre de navigation.
  2. Touchez Paramètres > Passage en caisse > Gestion de la clientèle.
  3. Activez ou désactivez l’option Activer les profils instantanés.

Instant Profiles

Rétroaction

Activez l’option « Recueillir une rétroaction à partir des reçus numériques » pour permettre à vos clients de partager leurs commentaires directement avec vous. Vous pouvez également choisir les points de vente pour lesquels vous souhaitez activer la rétroaction.

Découvrez comment démarrer avec la Rétroaction Square.

Vous pouvez ajouter des adresses de courriel supplémentaires pour recevoir une notification par courriel chaque fois qu’un client donne son avis.

Collecte de courriels

  • Page d’inscription hébergée : Copiez et collez ce lien partout en ligne pour inviter vos clients à s’inscrire à votre liste de diffusion. Après avoir cliqué sur ce lien, vos clients seront dirigés vers une page de renvoi dédiée pour s’inscrire, et les noms et adresses courriel recueillis seront ajoutés à votre répertoire.
  • Formulaire d’inscription intégré : Copiez-collez ce code dans votre site Web pour intégrer un formulaire permettant de recueillir les adresses courriel. Les adresses recueillies seront ajoutées à votre répertoire.

Apprenez comment démarrer avec les fonctionnalités de collecte des renseignements du client.

Carte enregistrée

Téléchargez, imprimez et enregistrez le formulaire d’autorisation signée par le client. Vous devez détenir une autorisation signée par votre client pour pouvoir enregistrer sa carte et pour vous protéger en cas de rétrofacturation. Faites-lui remplir et signer ce formulaire, puis conservez-le conformément aux exigences des normes de sécurité du secteur des cartes de paiement (PCI DSS) et aux exigences en matière de confidentialité des données.

Autorisations relatives au répertoire des clients

Avec fonctionnalités de Gestion d’équipe Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire des clients. Les actions que les membres de votre équipe peuvent entreprendre vont de la création de profils de clients à la visualisation et à la fusion en lots de profils dupliqués, et bien d’autres choses encore.

Par défaut, les informations de contact des clients, comme l’adresse courriel, l’adresse physique et le numéro de téléphone, seront activées pour votre équipe si vous lui avez attribué ensembles d’autorisations personnalisés. Vous pouvez autoriser votre équipe à afficher et à modifier ces informations en activant cette autorisation avec Gestion d’équipe.

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