Gérer votre répertoire de clients en ligne
Créez et améliorez les profils de vos clients existants dans votre répertoire pour avoir leurs renseignements à portée de main à tout moment et savoir de quelle façon ils interagissent avec votre entreprise.
Ajouter des clients
Ajouter des clients manuellement
Lorsque vous ajoutez des clients à votre répertoire, veillez à protéger leurs informations. N’ajoutez jamais d’informations confidentielles ou sensibles (par exemple, des numéros de carte de paiement ou des informations médicales sensibles) dans le champ Remarques.
Pour ajouter des clients à votre répertoire :
Consultez la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Créer un client.
Saisissez les informations sur le client et cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si vous utilisez des ensembles d’autorisations personnalisées pour vos employés, les coordonnées de vos clients (comme leur adresse e-mail, leur adresse postale et leur numéro de téléphone) sont activées par défaut. Vous pouvez autoriser vos employés à afficher et à modifier ces informations en activant cette autorisation dans Accès avancé.
Les clients qui réservent des services auprès de votre entreprise en utilisant Square Appointments, sont inscrits à votre Programme de fidélisation Square et sont facturés à l’aide de Invoices Square sont automatiquement ajoutés à votre Répertoire des clients.
Vous pouvez également ajouter des clients à partir de l’application Solution PDV Square. En savoir plus sur la gestion de votre Répertoire de clients dans l’application Square.
Importer des clients
Vous pouvez également télécharger des profils de clients par lots à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Utilisez les formats de données recommandés énumérés ci-dessous pour réduire les erreurs et vous assurer que vos données sont bien importées.
| Données | Format |
|---|---|
| Dates | Les formats préférés sont les suivants : AAAA-MM-JJ, JJ-MM-AAAA et MM-JJ-AAAA. |
| Numéro de téléphone | Un code de pays sera ajouté à tous les numéros de téléphone qui n’en ont pas. |
| Anniversaire | Les formats préférés sont les suivants : MM-AA, AAAA-MM-JJ, JJ-MM-AAAA et MM-JJ-AAAA. |
| Adresse | Toutes les parties d’une adresse doivent être séparées en colonnes individuelles, par exemple par rue, ville, localité, code postal. | Bascule/Booléen | Le format préféré est oui/non ou vrai/faux. |
Pour importer des clients vers votre compte Square :
Depuis Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Importer/Exporter.
Faites glisser le fichier CSV contenant la liste de vos clients dans la zone de téléchargement ou cliquez sur sélectionner depuis votre ordinateur. Vous pouvez aussi exporter un fichier CSV depuis un autre outil de marketing par e-mail comme MailChimp ou ConstantContact afin de l’ajouter à votre Répertoire de clients.
Cliquez sur Continuer.
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Ajoutez ce fichier client à un groupe de clients existant ou créez un nouveau groupe.
Pour ajouter des clients à un groupe existant, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un groupe dans la liste.
Pour créer un nouveau groupe, saisissez un nom pour le groupe et sélectionnez Créer dans le menu déroulant. Choisissez un nom qui vous évoquera facilement le contexte de la liste, comme sa source ou le type de clients qu’elle comprend.
Cliquez sur Continuer.
Assurez-vous que les informations de vos clients figurent dans les colonnes appropriées. En cas d’erreur, cliquez sur le menu déroulant à droite du champ, puis sélectionnez le champ approprié. Remarque : utilisez l’attribut Remarques pour conserver toutes les informations qui ne correspondent pas aux champs prédéfinis.
Cliquez sur Importer pour déplacer ce groupe vers votre Répertoire de clients.
Remarque : si vous devez ajouter des informations qui ne correspondent pas aux champs par défaut, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre répertoire avant d’importer des contacts.
Modifier les profils de client en ligne
Dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur un nom de client pour afficher son profil > cliquez sur Modifier un client.
Effectuez les changements nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer les profils de clients en ligne
Dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur un nom de client pour afficher son profil > cliquez sur l’icône à trois points dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez Supprimer le client au bas du menu déroulant.
La suppression d’un profil de client ne supprime pas les transactions précédentes. Vous pouvez consulter les transactions dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Doublons
Votre Répertoire de clients identifie les doublons potentiels, si deux clients ou plus partagent la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone. Toutefois, si les noms des profils ne sont pas identiques, ou si les deux profils ont une adresse e-mail ou un numéro de téléphone différent, ils ne seront pas considérés comme des doublons. S’il s’agit bien du même client, vous avez toujours la possibilité de les fusionner manuellement.
Supprimer les doublons
Lorsque vous ajoutez des clients manuellement ou que vous importez leurs coordonnées vers votre répertoire, vous risquez de vous retrouver avec des fiches en double. Nous vous recommandons d’examiner régulièrement votre répertoire pour prévenir l’existence de doublons.
Pour rechercher des doublons et les éliminer :
Accédez à la section Répertoire de clients de votre Tableau de bord Square en ligne.
Dans le groupe Tous les clients, si plusieurs fiches comportent la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone, vous recevrez une notification pour vous avertir de la possibilité de doublons.
Cliquez sur Doublons possibles pour examiner les entrées signalées comme doublons.
Vous pouvez choisir d’Ignorer les entrées qui ne sont pas des doublons, ou cliquer sur Fusionner ou Fusionner tout pour combiner les doublons confirmés.
Fusionner manuellement les profils de clients en double
Si notre système ne reconnaît pas un doublon, vous pouvez fusionner manuellement les deux profils. Pour ce faire :
Sélectionnez le Profil client dupliqué.
Cliquez sur le menu Actions à trois points > Fusionner avec un autre client > recherchez et sélectionnez le profil que vous voulez fusionner.
Examinez avec soin les profils à fusionner car cette action est irréversible.
Cliquez sur Fusionner.
Remarque : dans le menu déroulant sur l’écran principal Clients de votre application Square, vous pouvez créer un nouveau profil, filtrer les clients, gérer des groupes, ajouter des clients à des groupes, résoudre les doublons, fusionner des clients, supprimer par lots et afficher des commentaires depuis presque tous les écrans.
Télécharger les pièces jointes
Ajoutez les pièces jointes à vos profils de clients pour conserver les dossiers, les contrats, les documents ou les photos.
Pour télécharger un fichier :
Sélectionnez un client à partir de votre répertoire.
Cliquez sur l’icône à trois points au bas du profil > Télécharger un fichier.
Glissez-déposez votre fichier ou sélectionnez-le à partir de votre ordinateur. Remarque : ne téléchargez que les fichiers que vous êtes autorisé à utiliser. La taille des fichiers ne peut pas être supérieure à 20 Mo. Types de fichiers compatibles : .pdf .gif .jpg .jpeg .png.
Télécharger un fichier.
Une fois le téléchargement effectué, cliquez sur le menu d’actions à trois points à droite du fichier pour le Télécharger, Renommer, Prévisualiser ou Supprimer.
Le profil d’un client peut comprendre jusqu’100 fichiers. Lorsque des profils sont fusionnés, les fichiers qui les composent sont également fusionnés.
Remarque : n’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des fichiers qui contiennent du contenu illégal ou des informations sensibles, y compris des informations médicales ou de carte de crédit.
Notes et rappels
Votre répertoire de clients vous permet d’ajouter des notes horodatées aux profils de vos clients et des rappels pour revoir ces notes à l’avenir.
Ajouter une remarque
Sélectionnez un client dans votre répertoire, puis cliquez sur Ajouter une note dans la section Remarques ou à partir de l’icône à trois points au bas du profil.
Saisissez votre remarque dans le champ.
Si vous le souhaitez, définissez un rappel en utilisant les heures par défaut ou en ajoutant une date et une heure de votre choix.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez configuré un rappel, vous recevrez une notification push sur votre appareil mobile par l’application Square et une notification par e-mail à l’adresse associée à votre compte Square.
Pour supprimer une remarque, sélectionnez-la dans le profil du client et cliquez sur Supprimer.
Enregistrer des cartes de paiement en ligne avec Carte enregistrée
Encaisser les paiements de vos clients est encore plus facile lorsque leurs cartes de paiement sont enregistrées dans votre répertoire. Voici comment faire pour associer une carte de paiement au profil d’un client :
Sélectionnez un client dans votre répertoire, puis cliquez sur Ajouter une carte dans la section Cartes enregistrées ou à partir de l’icône des trois points au bas du profil.
Saisissez les données de la carte et l’adresse e-mail de votre client.
Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer leur carte. Utilisez le formulaire que nous mettons à votre disposition en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Assurez-vous de conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers de façon sécurisée.
En vous abonnant à Gestion des employés de Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations à vos employés afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire de clients et aider à gérer les profils des clients. Découvrez plus en détail comment démarrer avec Gestion des employés et consultez les ensembles d’autorisations personnalisées que vous pouvez attribuer à vos employés dans le Centre d’assistance.
Filtres client
Votre Répertoire de clients stocke des informations sur les clients et offre des moyens de voir comment les clients interagissent avec votre entreprise. En appliquant des filtres, vous pouvez visualiser des informations approfondies sur vos clients, comme les sites commerciaux qu’ils visitent, les montants des paiements, les articles achetés, et plus encore. Pour appliquer des filtres :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne > Clients.
Cliquez sur l’onglet Répertoire et sélectionnez Filtres.
Appliquez des filtres sur les données du client que vous souhaitez consulter.
Cliquez sur Afficher les clients pour consulter les données des clients.
Une fois que vous avez une nouvelle liste de clients, cliquez sur Enregistrer comme groupe et créer un Nom de groupe pour enregistrer les filtres en tant que groupe programmé.
Si vous utilisez Marketing Square, vous pouvez envoyer des campagnes par e-mail ou SMS à ce groupe de clients.
Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres à la fois par le biais de votre Tableau de bord Square en ligne et de votre application Point de vente. Cependant, tous les filtres ne sont pas disponibles dans votre application pour le moment. Une liste plus complète des filtres clients est disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Codes QR pour les clients
Vous pouvez augmenter la vitesse de votre ligne et réduire les erreurs de caisse en ajoutant un client à une vente avec un code QR. Il vous suffit de disposer des éléments énumérés ci-dessous :
Nº de référence du client dans le Répertoire.
Un lecteur de code-barres pris en charge qui peut lire les codes QR sur les écrans (par exemple, Honeywell Xenon 1900). Remarque : testez d’abord votre lecteur pour une lecture à l’écran.
Point de vente Square sur une tablette iOS ou Android.
Remarque : à l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas offerte avec Square pour restaurants ou Rendez-vous Square.