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Gérer votre répertoire de clients en ligne

Créez les profils de vos clients existants dans votre répertoire et améliorez-les pour avoir leurs renseignements à portée de main en tout temps et savoir de quelle façon ils interagissent avec votre entreprise.

Ajouter des clients

Ajouter manuellement des clients

Lorsque vous ajoutez des clients à votre répertoire, veillez à la confidentialité de leurs données. Par exemple, ne consignez jamais de renseignements confidentiels dans le champ réservé aux notes, comme les numéros de carte de crédit ou les renseignements médicaux de nature sensible.

Pour ajouter des clients à votre répertoire :

  1. Accédez à l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Créer un client.

  3. Saisissez les informations sur le client et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous utilisez ensembles d’autorisations personnalisés pour votre équipe, les coordonnées des clients comme l’adresse courriel, l’adresse physique et le numéro de téléphone seront visibles pour les membres de votre équipe par défaut. Vous pouvez donner à votre équipe la possibilité de consulter ou de modifier ces informations en activant cette autorisation avec Gestion d’équipe.

Les clients qui vous paient avec Factures Square sont automatiquement ajoutés à votre répertoire de clients.

Vous êtes également en mesure d’ajouter des clients à partir de l’application Solution PDV Square. En savoir plus sur gestion de votre répertoire de clients à partir de l’application Square.

Importer des clients

Vous pouvez également téléverser des profils de clients par lots à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :

  1. Sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Importer/Exporter dans le coin supérieur droit.

  2. Glissez et déposez le fichier CSV de votre client dans le champ de téléversement ou cliquez sur le fichier et sélectionnez-le sur votre ordinateur pour le téléverser. Vous pouvez également exporter votre fichier CSV à partir d’outils de marketing par courriel, comme MailChimp ou ConstantContact, pour ensuite le téléverser dans votre Répertoire de clients.

  3. Cliquez sur Continuer.

  4. Ajoutez ce fichier client à un groupe de clients existant ou créez un nouveau groupe.

    • Pour ajouter des clients à un groupe existant, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez un groupe dans la liste.

    • Pour créer un nouveau groupe, saisissez un nom pour le groupe et sélectionnez En créer un dans le menu déroulant. Choisissez un nom qui évoquera facilement le contexte de la liste, comme sa source ou le type de client qu’elle comprend.

  5. Cliquez sur Continuer.

  6. Assurez-vous que les renseignements de vos clients figurent dans les colonnes appropriées. En cas d’erreurs, cliquez sur le menu déroulant situé à droite du champ, puis sélectionnez le champ approprié.

    Remarque : Utilisez l’attribut Notes pour conserver toutes les informations qui ne sont pas alignées avec nos champs prédéfinis.

  7. Cliquez sur Importer pour déplacer ce groupe dans votre Répertoire de clients.

Modifier les profils de client en ligne

  1. Sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour consulter son profil complet, puis cliquez sur Modifier le client en bas du profil.

  2. Apportez les changements nécessaires.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les profils de clients en ligne

  1. Sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil complet et cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur droit.

  2. Sélectionnez Supprimer le client au bas du menu déroulant.

La suppression d’un profil de client ne supprime pas les transactions précédentes. Vous pouvez toujours consulter les transactions dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Doublons

Votre Répertoire de clients repère les profils qui semblent être en double, par exemple, si deux clients ou plus partagent la même adresse courriel ou le même numéro de téléphone. Toutefois, si les noms des profils ne sont pas identiques, ou si les deux profils ont une adresse courriel ou un numéro de téléphone différent, ils ne seront pas considérés comme des doublons. S’il s’agit bien du même client, vous avez toujours la possibilité de les fusionner manuellement.

Supprimer les doublons

Une fois que vous avez ajouté manuellement des clients à votre répertoire ou importé leurs coordonnées, il est possible que vous déceliez des doublons. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement votre répertoire afin d’en éliminer les doublons.

Pour rechercher des doublons et les éliminer :

  1. Accédez à la section Répertoire de clients de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Dans le groupe Tous les clients, si plusieurs fiches comportent la même adresse courriel ou le même numéro de téléphone, vous recevrez une notification pour vous avertir de la possibilité de doublons.

  3. Cliquez sur Possibilité de doublons pour vérifier les entrées signalées comme doublons.

  4. Vous pouvez choisir d’Ignorer les entrées qui ne sont pas des doublons, ou cliquer sur Fusionner ou Fusionner tout pour combiner les doublons confirmés.

Fusionner manuellement les profils de clients en double

Si votre système n’a pas détecté de doublon, vous pouvez fusionner manuellement deux profils. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez le profil du client en double.

  2. Cliquez sur l’icône des trois points au bas du profil, puis sur Fusionner avec un autre client. Cherchez et sélectionnez le profil que vous voulez fusionner.

  3. Examinez avec soin les profils à fusionner car cette action est irréversible.

  4. Cliquez sur Fusionner

Remarque : Dans le menu déroulant à l’écran principal Clients de votre application Square, vous pouvez créer un nouveau profil, filtrer les clients, gérer des groupes, ajouter des clients à des groupes, résoudre les doublons, fusionner des clients, supprimer en bloc et afficher des commentaires à partir de pratiquement tout écran.

Téléverser les pièces jointes

Ajoutez les pièces jointes à vos profils de clients pour conserver les dossiers, les contrats, les documents ou les photos.

Pour téléverser un fichier :

  1. Sélectionnez un client à partir de votre répertoire.

  2. Cliquez sur l’icône des trois points au bas du profil, puis sur Téléverser un fichier.

  3. Glissez-déposez ou sélectionnez un fichier à partir de votre ordinateur. Remarque :Ne téléversez que les fichiers que vous êtes autorisé à utiliser. La taille des fichiers ne peut être supérieure à 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : .pdf .gif .jpg .jpeg .png.

  4. Téléverser le fichier.

Une fois le téléversement effectué, cliquez sur le menu d’actions des trois points à droite du fichier pour Télécharger, Renommer, Prévisualiser, ou Supprimer.

Le profil d’un client peut comprendre jusqu’à 100 fichiers. Lorsque des profils sont fusionnés, les fichiers qui les composent sont également fusionnés.

Remarque : N’utilisez pas cette fonction pour téléverser du contenu illégal ou des renseignements personnels confidentiels tels que des renseignements médicaux personnels ou de carte de crédit.

Découvrez comment téléverser des fichiers aux profils de client à partir de l’application Solution PDV Square.

Enregistrer des cartes de paiement en ligne avec la fonctionnalité Carte enregistrée

Encaisser les paiements de vos clients est encore plus facile lorsque leurs cartes de paiement sont enregistrées dans votre répertoire. Voici comment faire pour associer une carte de paiement au profil d’un client :

  1. Sélectionnez un client dans votre répertoire, puis cliquez sur Ajouter une carte dans la section Cartes enregistrées ou à partir de l’icône des trois points au bas du profil.

  2. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.

  3. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Assurez-vous de bien conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers de façon sécurisée.

En savoir plus sur porter de frais sur la carte de paiement enregistrée du client pour encaisser le paiement d’un facture Square ou pour paiements avec carte enregistrée dans l’application Square.

Avec l’abonnement Gestion d’équipe de Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire de clients et participer à la gestion des profils de clients. Vous pouvez apprendre à démarrer avec Gestion d’équipe et voir quel ensembles d’autorisations personnalisés vous pouvez attribuer à votre équipe dans notre Centre d’assistance.

Maintenant que vous savez comment créer et mettre à jour les profils des clients, apprenez à gérer les groupes de clients et les filtres.

Filtres client

Votre Répertoire de clients stocke des informations sur les clients et offre des moyens de voir comment les clients interagissent avec votre entreprise. En appliquant des filtres, vous pouvez visualiser des informations approfondies sur vos clients, comme les sites commerciaux qu’ils visitent, les montants des paiements, les articles achetés, et plus encore. Pour appliquer des filtres :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Clients.

  2. Cliquez sur l’onglet Répertoire et sélectionnez Filtres.

  3. Appliquez des filtres sur les données du client que vous souhaitez consulter.

  4. Cliquez sur Afficher les clients pour afficher les données relatives aux clients.

Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres à la fois par le biais de votre Tableau de bord Square en ligne et de votre application Solution PDV. Cependant, tous les filtres ne sont pas disponibles dans votre application pour le moment. Une liste plus complète des filtres clients est disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Codes QR pour les clients

Vous pouvez augmenter la vitesse de passage en caisse et réduire les erreurs de caisse en ajoutant un client à une vente avec un code QR. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont les éléments énumérés ci-dessous :

  • Nº de référence du client dans le Répertoire.

  • Un lecteur de codes à barres pris en charge qui peut lire les codes QR sur les écrans (par exemple, Honeywell Xenon 1900). Remarque : Testez d’abord votre lecteur pour une lecture à l’écran.

  • Solution PDV Square sur une tablette iOS, une tablette Android ou Square Register.

Remarque : À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas offerte avec Square pour restaurants, Square pour détaillants ou Rendez-vous Square.

En savoir plus au sujet de identification des clients au comptoir avec les codes QR.

En savoir plus sur: Engagement client