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Gérer votre répertoire de clients en ligne

Créez les profils de vos clients existants dans votre répertoire et améliorez-les pour avoir leurs renseignements à portée de main en tout temps et savoir de quelle façon ils interagissent avec votre entreprise.

Ajouter des clients

Ajouter manuellement des clients

Lorsque vous ajoutez des clients à votre répertoire, veillez à la confidentialité de leurs données. Par exemple, n’emmagasinez jamais de renseignements confidentiels dans le champ réservé aux notes, comme les numéros de carte de crédit ou les renseignements médicaux de nature sensible.

Pour ajouter des clients à votre répertoire :

  1. Accédez à l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Créer un client.

  2. Saisissez les informations sur le client et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous utilisez ensembles d’autorisations personnalisés pour votre équipe, les coordonnées de vos clients comme l’adresse courriel, l’adresse postale et le numéro de téléphone seront activées pour votre équipe par défaut. Vous pouvez autoriser votre équipe à afficher et à modifier ces informations en activant cette autorisation avec Gestion d’équipe.

Les clients qui réservent des services auprès de votre entreprise par le biais de Rendez-vous Square, sont inscrits à votre Programme de fidélisation Square et sont facturés à l’aide de Square Factures sont automatiquement ajoutés à votre Répertoire de clients.

Vous êtes également en mesure d’ajouter des clients à partir de l’application Solution PDV Square. Renseignez-vous davantage sur gestion de votre répertoire de clients à partir de l’application Square.

Importer des clients

Vous pouvez également télécharger des profils de clients en bloc à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Utilisez les formats de données préférés énumérés ci-dessous pour réduire au minimum les erreurs et vous assurer que vos données sont bien importées. Apprenez-en davantage au sujet des importation de clients en ligne directives.

Données Format
Dates Les formats préférables sont AAAA-MM-JJ et MM-JJ-AAAA.
Numéro de téléphone Un code de pays sera ajouté à tous les numéros de téléphone qui n’en ont pas.
Anniversaire Les formats préférables sont MM-JJ, AAAA-MM-JJ et MM-JJ-AAAA.
Adresse Toutes les parties d’une adresse doivent être séparées en colonnes individuelles, p. ex. Rue, Ville, État.
Sélection/Valeur booléenne Le format préférable est oui ou non ou vrai ou faux.

Importer des clients

  1. Sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Importer des clients.
  2. Téléchargez le modèle d’importation ou cliquez sur Ignorer pour faire glisser et déposer le fichier CSV de votre client dans le champ de téléchargement ou sélectionnez-le sur votre ordinateur pour télécharger le fichier. Cliquez sur Continuer.
  3. Tous les clients ajoutés seront dans un nouveau groupe créé pour votre importation.
  4. Assurez-vous que les renseignements de vos clients figurent dans les colonnes appropriées. En cas d’erreur, cliquez sur le menu déroulant situé à droite du champ, puis sélectionnez le champ approprié.
  5. Cliquez sur Suivant pour télécharger vos données clients.

Remarque : Si vous devez ajouter des renseignements qui ne correspondent pas aux champs par défaut, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre répertoire avant d’importer des contacts.

Modifier les profils des clients en ligne

  1. Sous l’onglet Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil au complet, puis sur Modifier.
  2. Effectuez les modifications requises, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les profils des clients en ligne

  1. Sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil complet et cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez Supprimer le client au bas du menu déroulant.
  3. Lisez la confirmation et cliquez sur Supprimer pour continuer.

Remarque : La suppression d’un profil client ne supprime pas les transactions précédentes. Vous pouvez toujours consulter les transactions dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Import Customer Profiles

Remarque :N’envoyez des communications marketing qu’aux clients qui ont accepté de recevoir des courriels marketing de votre entreprise. Vous êtes tenu de vous assurer que les clients figurant sur votre liste ont donné l’autorisation explicite de les contacter et de respecter toutes les lois applicables. Passez en revue nos conditions pour des informations supplémentaires.

Doublons

Votre Répertoire de clients repère les profils qui semblent être en double, par exemple, si deux clients ou plus partagent la même adresse courriel ou le même numéro de téléphone. Toutefois, si les noms des profils ne sont pas identiques, ou si les deux profils ont une adresse courriel ou un numéro de téléphone différent, ils ne seront pas considérés comme des doublons. S’il s’agit bien du même client, vous avez toujours la possibilité de les fusionner manuellement.

Supprimer les doublons

Après avoir ajouté manuellement des clients ou importé leurs coordonnées dans votre répertoire, vous pouvez vous retrouver avec des enregistrements en double qui peuvent augmenter de façon erronée le nombre total de clients dans votre répertoire et entraîner une augmentation de pricing for Square Marketing subscriptions. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement votre répertoire pour vous assurer qu’il n’existe pas de doublons.

Pour rechercher des doublons et les éliminer :

  1. Accédez à la section Répertoire de clients de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Dans le groupe Tous les clients, si plusieurs fiches comportent la même adresse courriel ou le même numéro de téléphone, vous recevrez une notification pour vous avertir de la possibilité de doublons.

  3. Cliquez sur Possibilité de doublons pour vérifier les entrées signalées comme doublons.

  4. Vous pouvez choisir d’Ignorer les entrées qui ne sont pas des doublons, ou cliquer sur Fusionner ou Fusionner tout pour combiner les doublons confirmés.

Fusionner manuellement les profils de clients en double

Si votre système n’a pas détecté de doublon, vous pouvez fusionner manuellement deux profils. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez le profil du client en double.

  2. Cliquez sur le menu Actions à trois points, et sur Fusionner avec un autre client, puis recherchez et sélectionnez le profil que vous souhaitez fusionner.

  3. Examinez attentivement les profils à fusionner, car cette action est irréversible, puis cliquez sur Fusionner.

Remarque : Dans le menu déroulant à l’écran principal Clients de votre application Square, vous pouvez créer un nouveau profil, filtrer les clients, gérer des groupes, ajouter des clients à des groupes, résoudre les doublons, fusionner des clients, supprimer en bloc et afficher des commentaires à partir de pratiquement tout écran.

Buyer Status

Téléverser les pièces jointes

Ajoutez des fichiers joints aux profils de vos clients pour conserver des dossiers, des contrats, des documents ou des photos. Un profil de client peut contenir jusqu’à 100 fichiers. La fusion de deux profils de clients entraîne également la fusion de tous les fichiers qui y sont joints.

Pour téléverser un fichier :

  1. Sélectionnez un client à partir de votre répertoire.

  2. Cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite du profil et sur Télécharger un fichier.

  3. Glissez-déposez ou sélectionnez un fichier sur votre ordinateur. Remarque : Ne téléchargez que les fichiers que vous avez le droit d’utiliser. Les fichiers ne peuvent pas dépasser 20 Mo. Les types de fichiers pris en charge : PDF, JPEG, JPG, GIF ou PNG.

  4. Cliquez sur Télécharger un fichier.

Une fois le téléversement effectué, cliquez sur le menu d’actions à trois points à droite du fichier pour Télécharger, Renommer, Prévisualiser ou Supprimer.

Remarque  : N’utilisez pas cette fonction pour télécharger des fichiers contenant des contenus illégaux ou des informations confidentielles sensibles, notamment des informations personnelles sur la santé ou des informations sur les cartes de paiement.

En savoir plus sur téléverser des fichiers aux profils de client à partir de l’application Solution PDV Square

Remarques et rappels

Votre répertoire de clients vous permet d’ajouter des notes horodatées aux profils de vos clients et des rappels pour revoir ces notes à l’avenir.

Ajouter une note

  1. Sélectionnez un client dans votre répertoire, puis cliquez sur Ajouter une note dans la section Notes ou à partir de l’icône à trois points au bas du profil.

  2. Saisissez votre note dans le champ.

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un rappel en utilisant les heures par défaut ou en ajoutant une date et une heure personnalisées.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez configuré un rappel, vous recevrez une notification poussée sur votre appareil mobile par l’application Square et une notification par courriel à l’adresse associée à votre compte Square.

Pour supprimer une note, sélectionnez-la dans le profil du client et cliquez sur Supprimer.

Enregistrer des cartes de paiement en ligne avec la fonctionnalité Carte enregistrée

Encaisser les paiements de vos clients est encore plus facile lorsque leurs cartes de paiement sont enregistrées dans votre répertoire. Voici comment faire pour associer une carte de paiement au profil d’un client :

  1. Sélectionnez un client dans votre répertoire, puis cliquez sur Ajouter une carte dans la section Cartes enregistrées ou à partir de l’icône des trois points au bas du profil.

  2. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.

  3. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Assurez-vous de bien conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers de façon sécurisée.

Renseignez-vous davantage au sujet de porter de frais sur la carte de paiement enregistrée du client pour encaisser le paiement d’un facture Square ou pour paiements avec carte enregistrée dans l’application Square.

Avec l’abonnement à la Gestion d’équipe de Square, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent agir dans votre répertoire de clients et aider à gérer les profils des clients. Apprenez comment démarrer avec Gestion d’équipe et voyez quels ensembles d’autorisations personnalisés vous pouvez attribuer à votre équipe.

Maintenant que vous savez comment créer et mettre à jour des profils de clients, apprenez à les enrichir d’informations pertinentes pour votre entreprise au moyen de custom fields in your directory.

Filtres client

Votre Répertoire de clients stocke des informations sur les clients et offre des moyens de voir comment les clients interagissent avec votre entreprise. En appliquant des filtres, vous pouvez visualiser des informations approfondies sur vos clients, comme les sites commerciaux qu’ils visitent, les montants des paiements, les articles achetés, et plus encore. Pour appliquer des filtres :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Clients.

  2. Cliquez sur l’onglet Répertoire et sélectionnez Filtres.

  3. Appliquez des filtres sur les données du client que vous souhaitez consulter.

  4. Cliquez sur Afficher les clients pour afficher les données relatives aux clients.

Si vous utilisez Square Marketing, vous pouvez exploiter les coordonnées des clients dans votre répertoire pour créer des campagnes de marketing par courriel et appliquer des filtres pour consulter vos abonnés au marketing. Apprenez-en davantage au sujet de creating a Square Marketing campaign dans notre centre d’assistance.

Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres à la fois sur votre Tableau de bord Square en ligne et sur votre application Square. Toutefois, tous les filtres ne sont pas encore disponibles dans votre application. Une liste plus complète des filtres clients est disponible sur votre Tableau de bord Square en ligne.

Codes QR pour les clients

Vous pouvez augmenter la vitesse de passage en caisse et réduire les erreurs de caisse en ajoutant un client à une vente avec un code QR. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont les éléments énumérés ci-dessous :

  • Nº de référence du client dans le Répertoire.

  • Un lecteur de codes à barres pris en charge qui peut lire les codes QR sur les écrans (par exemple, Honeywell Xenon 1900). Remarque : Testez d’abord votre lecteur pour une lecture à l’écran.

  • PDV Square sur une tablette iOS ou Android.

Remarque : À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas offerte avec Square pour restaurants, Square pour détaillants ou Rendez-vous Square.

En savoir plus au sujet de identification des clients au comptoir avec les codes QR.

En savoir plus sur: Engagement client

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