Gestionar el Directorio de clientes en línea
Crea y mejora los perfiles de los clientes que tienes en el directorio: así tendrás siempre a mano su información más actual y podrás aprovecharla mejor.
Añadir clientes
Añadir clientes manualmente
Cuando añadas clientes a tu directorio, almacena siempre sus datos de manera segura. Por ejemplo, no deberás usar el campo de notas para guardar información confidencial, como números de tarjetas o información sanitaria.
Para añadir clientes al directorio, sigue estos pasos:
Desde tu Panel de control en línea de Square, ve a Clientes y haz clic en Crear cliente.
Introduce la información de tu cliente y haz clic en Guardar.
Nota: Si usas grupos de permisos personalizados, tu equipo podrá consultar los datos de contacto de los clientes, como la dirección de correo electrónico, el domicilio o el número de teléfono, de forma predeterminada. Si quieres, también puedes utilizar Gestión de equipos para darles permiso de edición.
Se añadirán automáticamente a tu directorio los clientes que reserven tus servicios a través de Square Appointments, los que se registren en el programa de fidelización que hayas creado con Square o a los que cobres mediante Facturas Square.
Por supuesto, también puedes añadir clientes desde la aplicación TPV Square. Para obtener más información, consulta este artículo sobre cómo cómo administrar el Directorio de clientes desde la aplicación Square.
Importar clientes
Desde el Panel de control en línea de Square, también puedes subir perfiles de clientes en bloque. Para evitar errores, usa solo los formatos que se indican a continuación.
| Datos | Formato |
|---|---|
| Fechas | Los formatos preferidos son AAAA-MM-DD, DD-MM-AAAA y MM-DD-AAAA. |
| Número de teléfono | Se añadirá el prefijo de país a todos los números telefónicos que no lo tengan. |
| Fecha de nacimiento | Los formatos preferidos son MM-DD, DD-MM, DD-MM-AAAA, AAAA-MM-DD y MM-DD-AAAA. |
| Dirección | La dirección completa debe estar separada en columnas individuales, por ejemplo: Calle, Ciudad, Localidad, Provincia. | Opción de activar/desactivar | El formato recomendado es «sí/no» o «verdadero/falso». |
- En la pestaña Clientes de tu panel de control en línea de Square, haz clic en Importar clientes.
- Descarga la plantilla de importación o haz clic en Omitir para seleccionar el archivo CSV del cliente desde tu ordenador o arrastrarlo y soltarlo en el campo de carga. A continuación, haz clic en Continuar.
- Se creará un grupo nuevo con todos los clientes que hayas añadido para la importación. Si quieres añadirlos a algún grupo que hayas creado previamente, haz clic en el menú desplegable y selecciónalo desde la lista. Para crear otro grupo, introduce un nombre y selecciona Crear nuevo en el campo desplegable. Elige un nombre que sea fácil de recordar para la lista, como por ejemplo aludiendo al tipo de clientes que se incluyen.
- Haz clic en Continuar.
- Confirma que la información de los clientes esté en las columnas adecuadas. Si hay errores, haz clic en el menú desplegable a la derecha del campo y selecciona el campo adecuado. Usa el atributo de Notas para mantener toda la información que no esté contemplada en nuestros campos predeterminados.
- Haz clic en Importar para mover este grupo al Directorio de clientes.
Nota: Si necesitas agregar detalles de clientes que no encajan en los campos predeterminados, puedes agregar campos personalizados a tu directorio antes de importar contactos.
- En la pestaña Clientes del panel de control en línea de Square, haz clic en el nombre del cliente para ver su perfil completo y, a continuación, pulsa Editar.
- Realiza los cambios que sean necesarios y haz clic en Guardar.
- En la pestaña pestaña Clientes del panel de control en línea de Square, haz clic en el nombre del cliente para ver su perfil completo y, a continuación, toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha.
- En la parte inferior del menú desplegable, selecciona Eliminar cliente.
- Lee la confirmación y haz clic en Eliminar para continuar.
Nota: Si eliminas el perfil de un cliente, no se eliminarán automáticamente sus transacciones, que puedes consultar en cualquier momento desde tu panel de control en línea de Square.
Perfiles duplicados
El Directorio de clientes identificará posibles perfiles duplicados cuando dos o más clientes tengan la misma dirección de correo electrónico o el mismo número de teléfono. En cambio, si los nombres, los correos o los teléfonos no coinciden, los perfiles no se identificarán como duplicados. No obstante, si se trata del mismo cliente, podrás fusionar los perfiles de manera manual.
Corregir duplicados
Es posible que haya duplicados tras haber añadido clientes de forma manual o haber importado información al directorio. Por eso, te recomendamos que lo revises cada cierto tiempo.
Sigue estos pasos para comprobar si hay duplicados y eliminarlos:
En el Panel de control en línea de Square, accede al Directorio de clientes.
En el caso de que existan varios registros con la misma dirección de correo electrónico o el mismo número de teléfono dentro del grupo Todos los clientes, recibirás una notificación avisándote de que podría haber duplicados.
Haz clic en Perfil duplicado para revisar las entradas marcadas como duplicadas.
Puedes ignorar las que no están realmente duplicadas o hacer clic en Combinar o Combinar todos para unificar los duplicados.
Combinar perfiles duplicados manualmente
Es posible que nuestro sistema no identifique todos los duplicados. Si te encuentras alguno y quieres combinar ambos perfiles, puedes hacerlo manualmente de la siguiente manera:
Selecciona el perfil de cliente duplicado.
Haz clic en el menú Acciones (tres puntos), selecciona Combinar con otro cliente y selecciona el perfil correspondiente.
Revisa bien los perfiles que vas a combinar, ya que esta acción no se puede deshacer, y haz clic en Combinar.
Nota: Puedes acceder al menú desplegable Clientes para crear perfiles, filtrar clientes, gestionar grupos o añadirles clientes, corregir duplicados, combinar clientes, eliminar datos en bloque y ver comentarios desde casi cualquier pantalla de la aplicación de Square.
Subir archivos adjuntos
Puedes subir hasta 100 archivos, como registros, contratos, documentos o fotos, al perfil de cada cliente. Si combinas dos perfiles, también se combinarán los archivos que hayas adjuntado.
Sigue estos pasos para subir un archivo:
Selecciona un cliente en el directorio.
Haz clic en el icono de tres puntos de la parte superior derecha del perfil y selecciona Subir archivo.
Arrastra y suelta el archivo que quieras, o bien selecciónalo desde tu ordenador. Nota:Solo deberás subir archivos que tengas derecho a usar. Recuerda que su tamaño no puede superar los 20 MB y que puedes usar los formatos PDF, JPEG, JPG, GIF o PNG.
Por último, haz clic en Subir archivo.
Cuando se haya subido, haz clic en el menú de tres puntos situado a la derecha del archivo para descargarlo, cambiarle el nombre, previsualizarlo o eliminarlo.
Nota: No uses esta función para subir archivos con contenido ilegal o información confidencial, como números de tarjetas o información sanitaria.
Notas y recordatorios
En el Directorio de clientes puedes añadir notas por fecha a los perfiles, así como recordatorios para revisarlas en otro momento.
Añadir notas
Selecciona un cliente del directorio y, desde la sección Notas o el icono de tres puntos situado en la parte inferior del perfil, haz clic en Añadir nota.
Añade la nota en el campo correspondiente.
Si lo necesitas, también puedes crear recordatorios con fechas predeterminadas o personalizadas.
Haz clic en Guardar.
Si has creado un recordatorio, recibirás una notificación automática en tu dispositivo móvil a través de la aplicación de Square, así como una notificación por correo electrónico en la dirección asociada a tu cuenta de Square.
Si quieres borrar la nota, ve al perfil del cliente, selecciónala y haz clic en Eliminar.
Guardar tarjetas de pago en línea
Para cobrar a tus clientes de forma aún más fácil, puedes guardar la información de sus tarjetas en el directorio siguiendo estos pasos:
Selecciona un cliente del directorio y, desde la sección Tarjetas guardadas o el icono de tres puntos situado en la parte inferior del perfil, haz clic en Añadir tarjeta.
Introduce los datos de la tarjeta y la dirección de correo electrónico del cliente.
Recuerda que el cliente debe darte su autorización por escrito para poder guardar su tarjeta de pago. Si quieres usar una plantilla, haz clic en Descargar formulario y envíaselo al cliente.
Haz clic en Guardar.
Nota: Deberás guardar los formularios de autorización de forma segura.
Si tienes una suscripción a Gestión de equipos Square, podrás asignar puestos y permisos al personal para llevar a cabo tareas en el Directorio de clientes y ayudarte así a gestionar los perfiles. Consulta más información sobre cómo empezar con Gestión de equipos y comprueba qué grupos de permisos personalizados puedes asignar a tu plantilla.
Filtros de clientes
En el Directorio de clientes no solo puedes guardar sus datos, sino que también puedes ver cómo interactúan con tu negocio. Aprovecha los filtros para obtener información detallada, como los puntos de venta que frecuentan, lo que gastan o lo que compran. Para aplicar filtros, haz lo siguiente:
Inicia sesión en el panel de control en línia de Square y selecciona Clientes.
Haz clic en la pestaña Directorio y selecciona Filtros.
Elige los filtros que quieras según lo que te interese consultar.
Haz clic en Ver clientes para ver sus datos.
Cuando tengas la lista de clientes, haz clic en Guardar como grupo y asígnale un nombre de grupo para crear un grupo inteligente con esos filtros.
Si utilizas Marketing Square, podrás enviar campañas por correo electrónico o SMS a ese grupo de clientes.
Nota: Aunque puedes aplicar filtros tanto en el Panel de control en línea de Square como en la aplicación de Square, por ahora no todos están disponibles en la aplicación. Para verlos todos, ve al Panel de control.
Códigos QR de clientes
Aprovecha los códigos QR para agilizar las colas y evitar errores de caja. Solo necesitas lo siguiente:
El ID de referencia del cliente en el directorio.
Un lector de códigos de barras compatible que pueda leer códigos QR en pantallas (como el Honeywell Xenon 1900). Nota: Prueba el lector para asegurarte de que lee los elementos que aparecen en pantalla.
Un dispositivo de Square (como TPV Square en un dispositivo iOS o Android, Square Terminal, Square Register, etc.). Más información sobre la compatibilidad de los dispositivos con el lector de códigos de barras.
Nota: Por ahora, esta función no está disponible en Square para restaurantes, Square para comercios ni Citas Square.
Consulta más información sobre cómo identificar clientes en su mostrador con códigos QR.