Personalizar los permisos de la plantilla
Con los conjuntos de permisos personalizados de Gestión de equipos Square, puedes crear diferentes niveles de acceso en todos los puntos de acceso (como la aplicación TPV Square y el Panel de control de Square). Por ejemplo, puedes crear un conjunto de permisos denominado Gerente que sea independiente y tenga un nivel de acceso superior al del conjunto de permisos limitado denominado Cajero.
Como cada negocio es diferente, puedes elegir exactamente a qué partes de tu negocio quieres que accedan tus empleados. Para ayudarte a empezar, aquí tienes un desglose completo de los puntos de acceso y los permisos que se pueden asignar a cada empleado.
Puntos de acceso
Los puntos de acceso son los diferentes puntos de venta desde los cuales tú y la plantilla podéis acceder a las funciones de Square. Por ejemplo, el personal que utiliza una contraseña de 4 dígitos para acceder al sistema de TPV es porque usa un punto de acceso TPV compartido. Consulta más información sobre cada punto de acceso en las definiciones que aparecen a continuación.
TPV compartido
El TPV compartido permite que varios empleados se conecten a los dispositivos compartidos con una contraseña de 4 dígitos.
TPV móvil
El TPV móvil permite a los empleados iniciar sesión en un TPV desde su propio dispositivo y acceder a todas las funciones para las que tienen permiso (por ejemplo, aceptar un pago). Esta función es útil para que los empleados puedan aceptar pagos desde cualquier lugar.
Panel de control
El acceso al Panel de control permite a los empleados tener una cuenta para acceder a él, pero solo a las acciones para las que tienen permiso.
Empleados con acceso completo
Los empleados con acceso completo son aquellos a los que asignas un conjunto de permisos que está configurado para que puedan acceder a tu cuenta de Square, el Panel de control en línea y la aplicación TPV Square.
A estos empleados se les concederán todos los permisos, excepto la posibilidad de añadir cuentas bancarias para las transferencias o de modificar estos datos, la capacidad de asignar la categoría de representante autorizado a otros miembros de la plantilla y la opción de utilizar OAuth con las API de Square. Solo el titular de la cuenta puede encargarse de estas tareas.
Para dar acceso completo a tus empleados, haz lo siguiente:
Ve a Personal > Equipo en el Panel de control en línea.
Puedes seleccionar un perfil o crear un perfil de empleado.
En Permisos, haz clic en Editar y, si vas a añadir permisos para un nuevo empleado, recuerda que debes seleccionarlos o activarlos.
Selecciona Permisos del equipo o crea un conjunto de permisos. Nota: Cuando crees un conjunto de permisos, deberás asignarle un nombre.
Activa Acceso completo.
Crea o genera una contraseña e introduce la dirección de correo electrónico del empleado. A continuación, selecciona Guardar.
Permisos
Proceso de pago
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Aceptar pagos | Permite al personal aceptar pagos. |
| Aceptar pagos detallados* | Permite al personal añadir artículos a una venta y cobrarla. |
| Introducir manualmente importes personalizados* | Permite al personal añadir importes personalizados a una venta y cobrarla. Nota: El personal que no tenga asignado este permiso deberá usar una contraseña de administrador en el TPV para poder cobrar un importe personalizado. |
| Usar Terminal virtual | Permite al personal aceptar pagos con Terminal virtual. |
| Cancelar transacciones | Permite al personal usar una contraseña de 4 dígitos para cancelar un pago. |
| Ajustar manualmente los impuestos durante una transacción | Permite al personal que ajuste los impuestos de cualquier venta en curso. |
| Ajustar manualmente el coste del servicio aplicado a una transacción | Permite al personal configurar el coste del servicio, que anulará el predeterminado. Solo aplicable a Square para restaurantes. |
| Aplicar descuentos limitados y artículos gratuitos a una transacción | Permite al personal usar una contraseña de 4 dígitos para aplicar descuentos a una transacción. |
| Añadir un cliente a una transacción de venta* | Permite al personal añadir un cliente del directorio a una venta. |
| Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción | Permite al personal abrir una caja de efectivo conectada aunque no haya una transacción en curso. |
| Ver los pedidos abiertos de un empleado | Permite al personal ver sus propios pedidos abiertos. |
| Ver los pedidos abiertos de todos los empleados* | Permite al personal consultar todos los pedidos abiertos, incluidos los de otros empleados. |
| Eliminar o anular artículos guardados en pedidos abiertos | Permite al personal eliminar un artículo de cualquier pedido abierto. |
| Reabrir cuentas cerradas | Permite al personal volver a abrir una cuenta cerrada previamente. Solo aplicable a Square para restaurantes. |
Pedidos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Acceso completo a pedidos | Permite al personal consultar, editar o cancelar pedidos desde el applet Pedidos en TPV Square. | Pausar pedidos y actualizar tiempos de preparación | Permite al personal pausar pedidos, activar el modo ocupado y actualizar los tiempos de preparación del punto de venta. |
Transacciones
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver todas las transacciones de venta completadas por todo el equipo | Permite al personal consultar todas las transacciones. |
| Liquidar todas las transacciones que esperan propina | Permite al personal consultar y liquidar todas las transacciones que esperan propina. |
| Emitir reembolsos | Permite al personal reembolsar una transacción al método de pago original o uno alternativo. |
Informes
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver informes de ventas | Permite al personal consultar informes de ventas limitados o detallados en TPV Square o el Panel de control. |
| Ver informes de ventas limitados (solo en el TPV)* | Permite al personal consultar los datos totales de ventas de los 90 días anteriores e impide que accedan al historial de datos completo, gráficos comparativos y tendencias a lo largo del tiempo. |
| Ver informes de ventas detallados (TPV Square y el Panel de control) | Permite al personal consultar las ventas totales del período que seleccionen, el historial de datos de ventas y las ventas totales por artículo o empleado. |
| Ejecutar informe de cierre del día | Permite al personal consultar y generar el informe de cierre del día desde Cuenta en Square para restaurantes. |
| Ver informes de reclamaciones | Permite al personal acceder a los informes de reclamaciones. |
| Ver informes de la caja de efectivo | Permite al personal consultar los informes de la caja de efectivo, así como iniciar, cerrar y consultar el importe esperado en la caja de efectivo. |
| Ver importe esperado en caja | Permite al personal consultar el importe esperado específico al acceder a los datos de la caja de efectivo. |
Saldo
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver información de las cuentas bancarias de los puntos de venta asignados | Permite al personal consultar información de las cuentas bancarias de los puntos de venta asignados. |
| Configurar calendario de transferencias | Permite al personal acceder a la configuración de las transferencias en el Panel de control. |
| Ver informes de transferencias | Permite al personal consultar los informes de transferencias en el Panel de control. |
Directorio de clientes
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver, editar, crear y eliminar datos del Directorio de clientes | Permite al personal crear, editar, eliminar clientes del directorio, así como enviarles mensajes. |
| Importar y exportar clientes, y definir campos personalizados en los perfiles de los clientes | Permite al personal importar y exportar clientes en el Panel de control. |
Artículos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Para puntos de venta asignados | Permite al personal crear, editar y eliminar artículos, categorías, modificadores y descuentos asignados a un punto de venta concreto, así como gestionar las tarjetas regalo. Solo se aplica al Panel de control. |
| Para todos los puntos de venta | Permite al personal crear, editar, y eliminar artículos, categorías, modificadores y descuentos de todos los puntos de venta, así como gestionar las tarjetas regalo. Solo se aplica al Panel de control yTPV Square. |
En línea
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Acceso completo a Ventas en línea Square | Permite a tus empleados acceder a Ventas en línea Square desde el Panel de control para que puedan gestionar tu página web. Nota: Si tienes un plan de pago de Ventas en línea Square, podrás configurar un conjunto de permisos personalizado gratuitamente con Gestión de equipos Square para dar un nivel de acceso diferente a la plantilla que tenga un determinado puesto. Además, dispondrás de otro nivel de acceso que se incluye en la versión gratuita de Gestión de equipos Square. |
Turnos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Consultar los registros de horas | Permite a tus empleados consultar, modificar y crear turnos anteriores, así como editar los ajustes de los registros de horas. |
| Crear, editar y publicar horarios | Configura la disponibilidad de tus empleados, aprueba solicitudes de turnos disponibles y cambios de turnos, y deja que tu plantilla cree, modifique y publique horarios. |
| Gestionar los ajustes de cumplimiento del horario | Permite a tus empleados modificar los ajustes relacionados con los horarios, los descansos y la aplicación de Square para equipos. |
| Permitir el registro de entradas anticipadas y sin programar | Da a tus empleados la posibilidad de modificar manualmente los ajustes de los registros de horas correspondientes a las entradas y los descansos. |
| Gestionar la disponibilidad | Permite a tu plantilla gestionar la disponibilidad de otros empleados desde el Panel de control en línea de Square. |
| Acceso completo a los registros de horas | Permite a tu plantilla consultar y modificar los datos de los registros de horas de los empleados que tengan asignado el mismo punto de venta. |
| Gestionar la configuración de las propinas | Permite que tus empleados elijan cómo quieren repartir las propinas y declarar las que han recibido en efectivo. |
| Comisiones | Gestiona las tarifas y los ajustes de las comisiones de tus empleados en todos los puntos de venta. Consulta más información. |
| Salarios y coste de la mano de obra | Permite a tus empleados obtener información sobre los salarios y el coste de la mano de obra al consultar los registros de horas y los horarios. |
Nota:Turnos Square Plus Además del acceso a los permisos estándar del equipo, los suscriptores tienen acceso a un segundo conjunto de permisos personalizables que se pueden asignar a varios empleados para que completen determinadas tareas, como aprobar registros de horas o gestionar calendarios. Este segundo conjunto de permisos personalizable no está disponible para los usuarios del plan gratuito de Turnos Square. Consulta más información sobre cómo crear y asignar permisos con los permisos del equipo.
Gestión de equipos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Gestiona a tus empleados | Permite a tu personal crear empleados y asignarles conjuntos de permisos y puntos de venta específicos. |
| Crea, edita y elimina empleados | Permite a tu personal crear empleados y editar los que ya están creados. |
| Crea, edita y elimina conjuntos de permisos | Permite a tu personal crear y editar conjuntos de permisos asignados a los empleados. |
| Gestiona los ajustes de las comisiones y las tarifas de los empleados en todos los puntos de venta | Permite a tu personal gestionar los ajustes de las comisiones de otros empleados. |
| Consulta los documentos de tus empleados | Permite a tu personal ver documentos en los perfiles de todos los empleados. |
| Gestiona los documentos de tus empleados | Permite a tu personal consultar, subir, descargar y eliminar documentos, así como cambiarles el nombre, en todos los perfiles de tus empleados. |
| Gestiona la incorporación del personal | Permite que tu plantilla gestione las tareas de incorporación que se les muestran a tus nuevos empleados. |
Cuenta y configuración
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Gestionar suscripciones a los servicios de Square | Permite al personal suscribirse o cancelar suscripciones. |
| Ver y configurar integraciones en el Centro de aplicaciones | Permite que el personal a las aplicaciones en el Panel de control de Square y configuren integraciones con aplicaciones de terceros. |
| Crear puntos de venta | Permite al personal crear puntos de venta del negocio en Panel de control de Square. |
| Personalizar las opciones de los perfiles del Directorio de clientes | Permite al personal configurar los campos que se muestran en los perfiles del directorio. |
| Editar la información del negocio | Permite al personal modificar la información del negocio en el Panel de control de Square. |
| Editar las notificaciones por correo electrónico de la cuenta | Permite al personal actualizar la configuración de correo electrónico de la cuenta. |
| Editar la información sobre impuestos del negocio | Permite al personal cambiar los ajustes fiscales de la cuenta, incluida la información del contribuyente. |
| Gestionar la documentación del perfil de riesgo del negocio (Seguridad Square) | Permite a la plantilla gestionar documentación personal y comercial en Seguridad Square. |
| Crear, editar y eliminar dispositivos | Permite al personal crear y asignar un nombre a los dispositivos nuevos, así como generar códigos de dispositivo y enviarlos por correo electrónico. |
| Configurar ajustes de seguridad del dispositivo | Permite al personal acceder a los ajustes de seguridad en la aplicación y modificarlos. |
| Configurar ajustes del proceso de pago | Permite al personal gestionar toda la configuración en la pestaña Opciones del proceso de pago. |
| Configurar ajustes de pedidos | Permite al personal editar la configuración de los pedidos. |
| Configurar ajustes de hardware | Permite al personal gestionar toda la configuración en la pestaña Hardware. |
| Activar registro de horas de los empleados | Permite al personal activar o desactivar el registro de horas. |
| Definir configuración del servicio | Permite al personal configurar los ajustes del servicio de Square para restaurantes. |
| Cerrar sesión en TPV compartidos | Permite al personal cerrar completamente la sesión en la aplicación. |
Eliminar permisos
Para retirar un permiso a un empleado, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y selecciona Equipo > Empleados.
Selecciona el nombre del empleado al que quieres retirarle el permiso.
En la sección Permisos de su perfil, selecciona Modificar.
Haz clic en Eliminar permisos.
Conjuntos de permisos inactivos
Si a un empleado se le asigna un conjunto de permisos inactivo, no podrá acceder a Square. Esto puede ocurrir si se interrumpe la suscripción a Equipos Plus o a un paquete donde venga incluido, como Square para restaurantes Plus, Square para comercios Plus o Citas Square Prémium.
Si se interrumpe tu suscripción a Equipos Plus y vuelves a suscribirte, tus empleados recuperarán sus permisos. También puedes asignar a esos empleados permisos del equipo, que están disponibles de forma gratuita en Gestión de equipos.
Revisar los permisos
Es conveniente que revises los permisos de tus empleados para asegurarte de que solo tengan los permisos y niveles de acceso necesarios para tu negocio y tu cuenta de Square.
Para revisar todos los conjuntos de permisos y comprobar que cada permiso tiene el nivel de acceso adecuado para el puesto, ve a la sección de permisos del Panel de control en línea de Square. Haz clic en el número de la columna Empleados para comprobar que solo los empleados necesarios están asignados a ese conjunto de permisos. Si quieres asignar un empleado a un conjunto de permisos diferente, selecciona su nombre en la pestaña Equipo y reasígnalo al conjunto adecuado.
Además de los permisos del equipo, también puedes usar conjuntos de permisos adicionales para los empleados con puestos de gestión, como los gestores y los responsables de turno. Para crear un segundo conjunto de permisos, ve a la sección Equipo del Panel de control en línea de Square. Si tu plan no incluye conjuntos de permisos adicionales, suscríbete a Equipos Plus y dispondrás de conjuntos de permisos personalizados ilimitados con los que podrás crear todos los niveles de acceso que necesites.
Cuando hayas creado los conjuntos de permisos necesarios, comprueba que cada empleado esté asignado al adecuado. Para asignar permisos, ve a la sección Equipo del Panel de control en línea de Square.
Desactivar empleados que ya no formen parte de tu equipo. Cuando desactives a un empleado, su información no se eliminará, por lo que podrás volver a activarlo si es necesario.