Permisos personalizados
Con los conjuntos de permisos personalizados de Gestión de equipos Square, puedes crear diferentes niveles de acceso en todos los puntos de acceso (como la aplicación TPV Square y el Panel de control de Square). Por ejemplo, puedes crear un conjunto de permisos denominado Gerente que sea independiente y tenga un nivel de acceso superior al del conjunto de permisos limitado denominado Cajero.
Como cada negocio es diferente, puedes elegir exactamente a qué partes de tu negocio quieres que accedan tus empleados. Para ayudarte a empezar, aquí tienes un desglose completo de los puntos de acceso y los permisos que se pueden asignar a cada empleado.
Puntos de acceso
Los puntos de acceso son los diferentes puntos de venta desde los cuales tú y la plantilla podéis acceder a las funciones de Square. Por ejemplo, los empleados que utilizan un código de 4 dígitos para acceder al TPV usan el punto de acceso TPV compartido. Consulta más información sobre cada punto de acceso en las definiciones que aparecen a continuación.
TPV compartido
El TPV compartido permite que varios empleados se conecten a los dispositivos compartidos con un código de 4 dígitos.
TPV móvil
El TPV móvil permite a los empleados iniciar sesión en un TPV desde su propio dispositivo y acceder a todas las funciones para las que tienen permiso (por ejemplo, aceptar un pago). Esta función es útil para que los empleados puedan aceptar pagos desde cualquier lugar.
Panel de control
El acceso al Panel de control permite a los empleados tener una cuenta para acceder a él, pero solo a las acciones para las que tienen permiso.
Empleados con acceso completo
Los empleados con acceso completo son aquellos a los que asignas un conjunto de permisos que está configurado para que puedan acceder a tu cuenta de Square, el Panel de control en línea y la aplicación TPV Square.
A estos empleados se les concederán todos los permisos, excepto la posibilidad de añadir cuentas bancarias para las transferencias o de modificar estos datos, la capacidad de asignar la categoría de representante autorizado a otros miembros de la plantilla y la opción de utilizar OAuth con las API de Square. Solo el titular de la cuenta puede encargarse de estas tareas.
Para dar acceso completo a tus empleados, haz lo siguiente:
Ve a Personal > Equipo en el Panel de control en línea.
Puedes seleccionar un perfil o crear un perfil de empleado.
En Permisos, haz clic en Editar y, si vas a añadir permisos para un nuevo empleado, recuerda que debes seleccionarlos o activarlos.
Selecciona Permisos del equipo o crea un conjunto de permisos. Nota: Cuando crees un conjunto de permisos, deberás asignarle un nombre.
Activa Acceso completo.
Crea o genera una contraseña e introduce la dirección de correo electrónico del empleado. A continuación, selecciona Guardar.
Permisos
Proceso de pago
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Aceptar pagos | Permite al empleado aceptar pagos. |
| Aceptar pagos detallados* | Permite al empleado añadir artículos a una venta y cobrar. |
| Introducir manualmente importes personalizados* | Permite que el personal añada importes personalizados a una venta y los cobre. Nota: Los empleados que no tengan asignado este permiso deberán usar una contraseña de administrador en el TPV para poder hacerlo. |
| Usar Terminal virtual | Permite al empleado aceptar pagos con Terminal virtual. |
| Cancelar transacciones | Permite al empleado usar la contraseña de 4 dígitos para cancelar un pago. |
| Ajustar manualmente las tasas durante una operación | Permite al empleado ajustar los impuestos de las ventas en curso. |
| Ajustar manualmente la propina automática aplicada a esta transacción | Permite al empleado configurar propinas automáticas, lo que anulará los ajustes de propina predeterminados (solo en Square para Restaurantes) |
| Aplicar descuentos limitados y artículos gratuitos a una transacción | Permite al empleado usar una contraseña de 4 dígitos para aplicar descuentos protegidos por contraseña a una transacción. |
| Añadir un cliente a una transacción de venta* | Permite al empleado añadir un cliente del directorio a una venta. |
| Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción | Permite al empleado abrir una caja de efectivo conectada aunque no haya una transacción en curso. |
| Ver los pedidos abiertos de un empleado | Permite al empleado ver sus propios pedidos abiertos. |
| Ver los pedidos abiertos de todos los empleados* | Permite al empleado ver todos los pedidos abiertos, incluidos los asignados a otros empleados. |
| Eliminar o anular artículos guardados en pedidos abiertos | Permite al empleado quitar un artículo de un pedido abierto guardado. |
| Reabrir cuentas cerradas | Permite al empleado volver a abrir una cuenta cerrada previamente (solo en Square para Restaurantes). |
Pedidos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Acceso completo a pedidos | Permite al empleado ver, editar o cancelar pedidos desde el applet Pedidos en el TPV. |
Transacciones
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver todas las transacciones de venta completadas por todo el equipo | Permite al empleado ver todas las transacciones. |
| Liquidar todas las transacciones que esperan propina | Permite al empleado ver y liquidar todas las transacciones que esperan propina. |
| Emitir reembolsos | Permite al empleado reembolsar una transacción al método de pago original o a otro método. |
Informes
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver informes de ventas | Permite a los empleados ver informes de ventas limitados o detallados en el TPV o el Panel de control. |
| Ver informes de ventas limitados (solo en el TPV)* | Permite a los empleados ver los datos totales de ventas de los 90 días anteriores e impide que vean el historial de datos completo, gráficos comparativos y tendencias a lo largo del tiempo. |
| Ver informes de ventas detallados (TPV y Panel de control) | Permite a los empleados ver las ventas totales del período que seleccionen, el historial de datos de ventas y las ventas totales por artículo o empleado. |
| Ejecutar informe de cierre del día | Permite a los empleados generar el informe de cierre del día en la sección Cuenta del TPV para restaurantes. |
| Ver informes de reclamaciones | Permite a los empleados acceder a los informes de reclamaciones. |
| Ver informes de la caja de efectivo | Permite a los empleados ver los informes de la caja de efectivo e iniciar, finalizar y consultar el importe esperado en la caja de efectivo. |
| Ver importe esperado en caja | Permite a los empleados ver el importe esperado al revisar la información de la caja de efectivo. |
Saldo
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver información de las cuentas bancarias de los puntos de venta asignados | Permite a los empleados ver información de las cuenta bancarias de los puntos de venta asignados. |
| Configurar calendario de transferencias | Permite a los empleados acceder a la configuración de las transferencias en el Panel de control. |
| Ver informes de transferencias | Permite a los empleados ver los informes de transferencias en el Panel de control. |
Directorio de clientes
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver, editar, crear y eliminar datos del directorio de clientes | Permite a los empleados crear, editar y eliminar clientes ,así como enviarles mensajes a través del Directorio. |
| Importar y exportar clientes, y definir campos personalizados en los perfiles de los clientes | Permite a los empleados importar y exportar clientes en el Panel de control. |
Artículos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Para puntos de venta asignados | Permite a tu equipo crear, editar y eliminar artículos, categorías, modificadores y descuentos que se hayan asignado a su punto de venta, así como gestionar tarjetas regalo. (Solo Panel de control) |
| Para todos los puntos de venta | Permite a tu equipo crear, editar y eliminar artículos, categorías, modificadores y descuentos de todos los puntos de venta, así como gestionar tarjetas regalo. (Panel de control y TPV) |
Ventas en línea Square
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Acceso completo a Ventas en línea Square | Permite a los empleados acceder a Ventas en línea Square desde Panel de control para realizar todas las acciones necesarias para gestionar una página web en línea. |
Turnos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Ver registros de horas | Permite a los empleados consultar, modificar y crear turnos anteriores, así como modificar los ajustes del registro de horas. |
| Crear, modificar y publicar horarios | Configura la disponibilidad de los empleados, aprueba solicitudes de turnos abiertos y cambios de turnos, y deja que tu plantilla cree, modifique y publique horarios. |
| Gestionar los ajustes del cumplimiento de los horarios | Permite a los empleados modificar los ajustes de control de los horarios, los descansos y la aplicación Square para equipos. |
| Permitir el registro de entradas anticipadas y sin programar | Permite a los empleados modificar manualmente los ajustes del seguimiento de horas correspondientes a las entradas y los descansos. |
| Gestionar la disponibilidad | Permite a tu plantilla gestionar la disponibilidad de otros empleados desde el Panel de control en línea de Square. |
| Acceso completo a los registros de horas | Permite a tu plantilla consultar y modificar los datos del registro de horas de los empleados que tengan asignado su punto de venta específico. |
| Gestionar los ajustes de las propinas | Permite que los empleados elijan cómo quieren repartir las propinas y declarar las recibidas en efectivo. |
| Comisiones | Gestiona las tarifas y los ajustes de las comisiones de los empleados en todos los puntos de venta. Más información. |
| Salarios | Permite a los empleados consultar información sobre los salarios (como la remuneración por hora, las propinas y las comisiones). |
Nota:Turnos Square Plus Además del acceso a los permisos estándar del equipo, los suscriptores tienen acceso a un segundo conjunto de permisos personalizables que se pueden asignar a varios empleados para que completen determinadas tareas, como aprobar registros de horas o gestionar calendarios. Este segundo conjunto de permisos personalizable no está disponible para los usuarios del plan gratuito de Turnos Square. Consulta más información sobre cómo crear y asignar permisos con permisos del equipo.
Gestión de equipos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Gestiona a tus empleados | Permite a tu personal crear empleados y asignarles conjuntos de permisos y puntos de venta específicos. |
| Crea, edita y elimina empleados | Permite a tu personal crear empleados y editar los que ya están creados. |
| Crea, edita y elimina conjuntos de permisos | Permite a tu personal crear y editar conjuntos de permisos asignados a los empleados. |
| Gestiona los ajustes de las comisiones y las tarifas de los empleados en todos los puntos de venta | Permite a tu personal gestionar los ajustes de las comisiones de otros empleados. |
| Consulta los documentos de tus empleados | Permite a tu personal ver documentos en los perfiles de todos los empleados. |
| Gestiona los documentos de tus empleados | Permite a tu personal consultar, subir, descargar y eliminar documentos, así como cambiarles el nombre, en todos los perfiles de tus empleados. |
| Gestiona la incorporación del personal | Permite que tu plantilla gestione las tareas de incorporación que se les muestran a tus nuevos empleados. |
Cuenta y configuración
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Gestionar suscripciones a los servicios de Square | Permite a los empleados suscribirse o cancelar suscripciones. |
| Ver y configurar integraciones en el Centro de aplicaciones | Permite que los empleados accedan a las aplicaciones en el Panel de control de Square y configuren integraciones con aplicaciones de terceros. |
| Crear puntos de venta | Permite a los empleados crear puntos de venta del negocio en Panel de control de Square. |
| Personalizar las opciones de los perfiles del Directorio de clientes | Permite a los empleados configurar los campos que se muestran en los perfiles del Directorio de clientes. |
| Editar la información del negocio | Permite a los empleados editar la información del negocio en el Panel de control de Square. |
| Editar las notificaciones por correo electrónico de la cuenta | Permite a los empleados editar la configuración de correo electrónico de la cuenta. |
| Editar la información sobre impuestos del negocio | Permite a los empleados editar los ajustes fiscales de la cuenta, incluida la información del contribuyente. |
| Gestionar la documentación del perfil de riesgo del negocio (Seguridad Square) | Permite a los empleados gestionar documentación personal y comercial en Seguridad Square. |
| Crear, editar y eliminar dispositivos | Permite a los empleados crear y asignar un nombre a los dispositivos nuevos, generar códigos de dispositivos y enviarlos por correo electrónico. |
| Configurar ajustes de seguridad del dispositivo | Permite a los empleados acceder a los ajustes de seguridad en la aplicación y modificarlos. |
| Configurar el proceso de pago | Permite a los empleados gestionar toda la configuración en la pestaña Opciones del proceso de pago. |
| Configurar ajustes de pedidos | Permite a los empleados editar la configuración de los pedidos. |
| Configurar ajustes de hardware | Permite a los empleados gestionar toda la configuración en la pestaña Equipo. |
| Activar registro de horas de los empleados | Permite a los empleados activar o desactivar el registro de horas. |
| Definir configuración del servicio | Permite a los empleados configurar los ajustes del servicio de Square para restaurantes. |
| Cerrar sesión en TPV compartidos | Permite a los empleados cerrar completamente la sesión en la aplicación. |
Eliminar permisos
Para retirar un permiso a un empleado, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y selecciona Equipo > Empleados.
Selecciona el nombre del empleado al que quieres retirarle el permiso.
En la sección Permisos de su perfil, selecciona Modificar.
Haz clic en Eliminar permisos.
Conjuntos de permisos inactivos
Si a un empleado se le asigna un conjunto de permisos inactivo, no podrá acceder a Square. Esto puede ocurrir si se interrumpe la suscripción a Equipos Plus o a un paquete donde venga incluido, como Square para restaurantes Plus, Square para comercios Plus o Citas Square Prémium.
Si se interrumpe tu suscripción a Equipos Plus y vuelves a suscribirte, tus empleados recuperarán sus permisos. También puedes asignar a esos empleados permisos del equipo, que están disponibles de forma gratuita en Gestión de equipos.
Revisar los permisos
Es conveniente que revises los permisos de tus empleados para asegurarte de que solo tengan los permisos y niveles de acceso necesarios para tu negocio y tu cuenta de Square.
Para revisar todos los conjuntos de permisos y comprobar que cada permiso tiene el nivel de acceso adecuado para el puesto, ve a la sección permisos del Panel de control en línea de Square. Haz clic en el número de la columna Empleados para comprobar que solo los empleados necesarios están asignados a ese conjunto de permisos. Si quieres asignar un empleado a un conjunto de permisos diferente, selecciona su nombre en la pestaña Equipo y reasígnalo al conjunto adecuado.
Además de los permisos del equipo, también puedes usar conjuntos de permisos adicionales para los empleados con puestos de gestión, como los gestores y los responsables de turno. Para crear un segundo conjunto de permisos, ve a la sección Equipo del Panel de control en línea de Square. Si tu plan no incluye conjuntos de permisos adicionales, suscríbete a Equipos Plus y dispondrás de conjuntos de permisos personalizados ilimitados con los que podrás crear todos los niveles de acceso que necesites.
Cuando hayas creado los conjuntos de permisos necesarios, comprueba que cada empleado esté asignado al adecuado. Para asignar permisos, ve a la sección Equipo del Panel de control en línea de Square.
Desactivar empleados que ya no formen parte de tu equipo. Cuando desactives a un empleado, su información no se eliminará, por lo que podrás volver a activarlo si es necesario.