Cómo gestionar el directorio de clientes en línea
Crea y mejora los perfiles de clientes existentes en el directorio para tener siempre a mano la información y para saber con precisión cómo interactúan con tu negocio.
Agregar clientes
Agregar clientes manualmente
Cuando agregues clientes a tu directorio, asegúrate de que su información se mantenga segura (no guardes información importante o confidencial en el campo de notas, como números de tarjetas de pago o información confidencial de salud).
Para agregar clientes a tu directorio:
Dirígete a Clientes en el Panel de Datos Square en línea > haz clic en Crear cliente.
Ingresa la información del cliente y haz clic en Guardar.
Nota: Los clientes se suscriben de manera automática al marketing por correo electrónico si ingresas manualmente su correo electrónico en su perfil. Si usas conjuntos de permisos personalizados para tu equipo, la información de contacto de los clientes, como la dirección de correo electrónico, la dirección física y el número de teléfono, serán visibles para tu equipo de manera predeterminada. Puedes otorgar a tu equipo la capacidad de ver y editar esta información al activar este permiso con Administración de equipos.
Los clientes que reservan servicios con tu negocio mediante Citas Square, se inscriben en tu Programa de fidelidad de Square y se les cobra usando Facturas Square, se agregan automáticamente a tu Directorio de clientes.
Además, puedes agregar clientes desde la aplicación Punto de venta Square. Obtén más información sobre cómo administrar el Directorio de clientes desde la aplicación Square.
Importar clientes
Carga varios perfiles de clientes en grupo desde el Panel de Datos Square en línea. Usa los formatos de datos preferidos que se indican a continuación para ayudar a evitar errores y asegurarte de que tus datos se importen correctamente. Obtén más información sobre los reglamentos para importar clientes en línea.
| Datos | Formato |
|---|---|
| Fechas | Los formatos preferidos son AAAA-MM-DD, DD-MM-AAAA y MM-DD-AAAA. |
| Número de teléfono | Se le añadirá un código de país a todos los números telefónicos que no tengan uno. |
| Fecha de nacimiento | Los formatos preferidos son MM-DD, DD-MM, DD-MM-AAAA, AAAA-MM-DD y MM-DD-AAAA. |
| Dirección | Todas las partes de una dirección deben estar separadas en columnas individuales, por ejemplo: Calle, Ciudad, Estado. | Alternación/Booleano | El formato que se prefiere es sí/no o verdadero/falso. |
- En la pestaña Clientes del Panel de Datos Square en línea, haz clic en Importar clientes.
- Descarga la plantilla de importación o haz clic en Omitir para arrastrar y soltar el archivo CSV de clientes en el campo de carga, o bien, haz clic para seleccionar y subir el archivo desde tu computadora. Luego, haz clic en Continuar.
- Todos los clientes agregados estarán dentro de un nuevo grupo creado para que lo importes. Para agregar clientes a un grupo existente, haz clic en el menú desplegable y selecciona un grupo de la lista. Si deseas crear un nuevo grupo, ingresa un nombre y selecciona Crear nuevo en el campo desplegable. Elige un nombre que te ayude a recordar fácilmente el contexto de la lista, como el origen de la lista o el tipo de clientes incluidos en ella.
- Haz clic en Continuar.
- Confirma que la información de los clientes esté en las columnas correctas. Si hay errores, haz clic en el menú desplegable a la derecha del campo y selecciona el campo correcto. Usa el atributo de Notas para mantener toda la información que no esté contemplada en nuestros campos predeterminados.
- Haz clic en Importar para mover este grupo al Directorio de clientes.
Nota: Si necesitas agregar detalles de clientes que no encajan en los campos predeterminados, puedes agregar campos personalizados a tu directorio antes de importar contactos.
- En la pestaña Clientes del Panel de Datos Square en línea, haz clic en el nombre de un cliente para ver el perfil completo > haz clic en Editar.
- Realiza los cambios necesarios > haz clic en Guardar.
- En la pestaña Clientes del Panel de Datos Square en línea, haz clic en el nombre del cliente para ver el perfil completo > haz clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha.
- Selecciona Eliminar cliente en la parte inferior del menú desplegable.
- Lee la confirmación y haz clic en Eliminar para continuar.
Nota: Eliminar un perfil de cliente no eliminará las transacciones anteriores. Siempre puedes ver las transacciones en el Panel de Datos Square en línea.
Si eliminaste a un cliente, ya sea por error tuyo o de un empleado, llámanos para que nuestro equipo pueda deshacer esta acción dentro de los 30 días.
Nota: Solo envía comunicaciones de marketing a los clientes que den su consentimiento para recibir correos electrónicos de marketing de tu negocio. Eres responsable de asegurarte de que los clientes de tu lista den permiso explícito para comunicarte con ellos y de cumplir con todas las leyes aplicables. Consulta nuestros términos para obtener información adicional.
Duplicados
Tu Directorio de clientes identificará potenciales perfiles duplicados si dos o más clientes comparten la misma dirección de correo electrónico o número de teléfono. Sin embargo, si los nombres del perfil no son similares o si los dos perfiles tienen un correo electrónico o número de teléfono diferente, no se identificarán como duplicados. En este caso, de todos modos puedes combinar manualmente los perfiles si ves que pertenecen al mismo cliente.
Corregir duplicados
Después de agregar clientes manualmente o de importar información de contacto de los clientes a tu directorio, es posible que acabes con registros duplicados. Los registros duplicados pueden incrementar incorrectamente el número de clientes en el directorio y provocar un aumento de precios de las suscripciones a Marketing Square. Recomendamos que revises tu directorio con frecuencia para asegurarte de no tener duplicados.
Para comprobar si hay duplicados y resolverlos, sigue estos pasos:
Dirígete al Directorio de clientes en el Panel de Datos Square en línea.
Si dentro del grupo Todos los clientes existen registros múltiples con la misma dirección de correo electrónico o el mismo número de teléfono, recibirás una alerta que te notificará sobre la posible existencia de entradas duplicadas.
Haz clic en Sugerencias duplicadas para revisar las entradas marcadas como duplicadas.
Puedes optar por Ignorar las entradas que no están duplicadas o hacer clic en Combinar o Combinar todo para combinar los duplicados confirmados.
Combinar manualmente los perfiles de clientes duplicados
Si nuestro sistema no ha reconocido un duplicado, puedes combinar manualmente dos perfiles. Para hacerlo:
Selecciona el Perfil de cliente duplicado.
Haz clic en el menú de Acciones con tres puntos > Combinar con otro cliente > busca y selecciona el perfil que quieras combinar.
Revisa con cuidado los perfiles que deseas combinar, ya que las combinaciones no pueden deshacerse > haz clic en Combinar.
Nota: Desde el menú desplegable en la pantalla Clientes principal de tu aplicación Square, puedes crear un nuevo perfil, filtrar clientes, administrar grupos, agregar clientes a grupos, resolver duplicados, combinar clientes, eliminar grupo y ver los comentarios de prácticamente cualquier pantalla.
Cargar archivos adjuntos
Agrega archivos adjuntos a los perfiles de tus clientes para guardar registros, contratos, documentos o fotografías. Un perfil de cliente puede contener hasta 100 archivos. Si combinas dos perfiles, también se combinan los archivos adjuntos a ambos perfiles.
Para cargar un archivo:
Selecciona un cliente del directorio.
Haz clic en el ícono de tres puntos en la parte superior derecha del perfil > Cargar archivo.
Arrastra y suelta un archivo o selecciónalo desde la computadora. Nota: Carga solo archivos que tengas derecho a usar. Los archivos no pueden superar los 20 MB. Tipos de archivos compatibles: PDF, JPEG, JPG, GIF o PNG.
Haz clic en Cargar archivo.
Una vez cargado, haz clic en el menú de acciones de tres puntos a la derecha del archivo para Descargar, Renombrar, Previsualizar o Eliminar.
Nota: No uses esta función para cargar archivos con contenido ilegal o información confidencial y sensible, incluida información personal de salud o de tarjeta de pago.
Obtén información sobre cómo cargar archivos a los perfiles de los clientes desde la aplicación Punto de venta Square.
Notas y recordatorios
El Directorio de clientes te permite agregar notas con marca de tiempo a los perfiles del cliente y recordatorios para revisarlas más adelante.
Agregar una nota
Selecciona un cliente desde tu directorio > haz clic en Agregar nota en la sección Notas o desde el botón con tres puntos en la parte inferior del perfil.
Agrega tu nota al campo.
Si lo deseas, puedes configurar un recordatorio con los plazos predeterminados o con fecha y hora personalizadas.
Haz clic en Guardar.
Si configuraste un recordatorio, recibirás una notificación push en tu dispositivo móvil a través de la aplicación Square y una notificación a la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta de Square.
Para eliminar una nota, selecciónala desde el perfil del cliente y haz clic en Eliminar.
Guardar tarjetas de pago en línea con Tarjeta guardada
Recibir el pago de tus clientes es incluso más fácil cuando las tarjetas de pago están guardadas en tu directorio. Así es como se asocia una tarjeta de pago con el perfil de un cliente:
Selecciona un cliente desde tu directorio > haz clic en Agregar tarjeta en la sección Tarjetas guardadas o desde el botón con tres puntos en la parte inferior del perfil.
Introduce la información de la tarjeta y la dirección de correo electrónico de tu cliente.
Debes tener autorización por escrito del cliente para guardar su tarjeta de pago. Usa la plantilla proporcionada; para ello, haz clic en Descargar formulario y envíaselo a tu cliente.
Haz clic en Guardar.
Nota: Asegúrate de mantener los formularios de autorización archivados y almacenados de forma segura.
Obtén más información sobre cómo realizar un cobro a una tarjeta de pago guardada de un cliente para recibir el pago de una Factura Square o pagos de una tarjeta guardada desde la aplicación Square.
Con la suscripción a Administración de equipos Square, puedes asignar funciones y permisos a los miembros de tu equipo para permitirles realizar acciones en tu Directorio de clientes y ayudar a administrar perfiles de clientes. Obtén información sobre cómo comenzar a utilizar Administración de equipos y consulta qué conjuntos de permisos personalizados puedes asignar a tu equipo.
Ahora que ya sabes cómo crear y actualizar perfiles de clientes, aprende a mejorarlos con la información más relevante para tu negocio con los campos personalizados en su directorio.
Filtros de clientes
Tu Directorio de clientes almacena información del cliente y proporciona formas de ver cómo los clientes interactúan con tu negocio. Al aplicar filtros, puedes ver información detallada sobre tus clientes, como las ubicaciones del negocio que visitan, los montos de pago, los artículos comprados y más. Para aplicar filtros:
Inicia sesión en tu Panel de Datos Square en línea > Clientes.
Haz clic en la pestaña Directorio > selecciona Filtros.
Aplica filtros para la información de cliente que deseas ver.
Haz clic en Ver clientes para ver la información del cliente.
Una vez que tengas tu nueva lista de clientes, haz clic en Guardar como grupo y crea un Nombre del grupo para guardar los filtros como un grupo inteligente.
Si usas Marketing Square, puedes enviar campañas por correo electrónico o mensaje de texto a ese grupo de clientes.
Si usas Marketing por correo electrónico Square, puedes aprovechar la información de contacto de clientes en tu directorio para crear campañas de marketing por correo electrónico y aplicar filtros para ver los suscriptores de Marketing. Obtén más información sobre cómo crear una campaña de Marketing Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Nota: Puedes aplicar filtros desde el Panel de Datos Square en línea y desde la aplicación Square. Sin embargo, no todos los filtros están disponibles desde la aplicación en este momento y dispones de filtros más integrales en tu Panel de Datos Square en línea.
Códigos QR del cliente
Puedes aumentar la velocidad de la fila y reducir los errores del cajero al agregar un cliente a la venta con un código QR. Solo necesitas los artículos que se indican a continuación:
Id. de referencia de cliente en el Directorio.
Un escáner de código de barras compatible que pueda escanear códigos QR en pantallas (p. ej., Honeywell Xenon 1900). Nota: Primero, prueba tu escáner para escaneado en pantalla.
PDV Square en tabletas iOS, tabletas Android o Register.
Nota: Por el momento, esta función no está disponible en Square para Restaurantes, Square para Tiendas o Citas Square.
Obtén más información sobre identificar clientes en su mostrador con códigos QR.