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Cómo gestionar el directorio de clientes en línea

Crear y mejorar los perfiles de clientes existentes en el directorio para tener siempre a mano la información y para saber con precisión cómo interactúan con su negocio.

Agregar clientes

Agregar clientes manualmente

Cuando agregue clientes a su directorio, asegúrese de que la información de los clientes se mantenga segura (no guarde información importante o confidencial en el campo de notas, como números de tarjetas de pago o información confidencial de salud).

Para agregar clientes a su directorio:

  1. Vaya a Clientes en su Panel de Datos Square en línea > haga clic en Crear cliente.

  2. Ingrese la información de su cliente y haga clic en Guardar.

Nota: Si usa conjuntos de permisos personalizados para su equipo, la información de contacto de los clientes, como la dirección de correo electrónico, la dirección física y el número de teléfono serán visibles para su equipo de manera predeterminada. Puede otorgar a su equipo la capacidad de ver y editar esta información al activar este permiso con Administración de equipos.

Los clientes que programan servicios con su negocio a través de Citas Square, están inscritos en su Programa de fidelidad de Square y se les cobra usando Facturas Square se agregan automáticamente a su Directorio de clientes.

También puede agregar clientes desde la aplicación Punto de venta Square. Obtenga más información sobre cómo administrar el Directorio de clientes desde la aplicación Square.

Importar clientes

En el Panel de Datos Square en línea, también puede cargar perfiles de clientes en grupo. Use los formatos de datos preferidos que se indican a continuación para ayudar a evitar errores y asegurarse de que sus datos se importen correctamente. Obtenga más información sobre los reglamentos de importar clientes en línea.

Datos Formato
Fechas Los formatos que se prefieren son AAAA-MM-DD y MM-DD-AAAA.
Número de teléfono Se le añadirá un código de país a todos los números telefónicos que no tengan uno.
Fecha de nacimiento Los formatos que se prefieren son MM-DD, AAAA-MM-DD y MM-DD-AAAA.
Dirección Todas las partes de una dirección deben estar separadas en columnas individuales, por ejemplo: Calle, Ciudad, Estado.
Alternación/Booleano El formato que se prefiere es sí/no o verdadero/falso.

Importar clientes

  1. En la pestaña Clientes de su Panel de Datos Square en línea, haga clic en Importar clientes.
  2. Descargue la plantilla de importación o haga clic en Omitir para arrastrar y soltar el archivo CSV de clientes en el campo de carga o haga clic para seleccionarlo desde su computadora para cargar el archivo. Haga clic en Continuar.
  3. Todos los clientes agregados estarán dentro de un nuevo grupo creado para su importación.
  4. Confirme que la información de los clientes esté en las columnas adecuadas. Si hay errores, haga clic en el menú desplegable a la derecha del campo y seleccione el campo adecuado.
  5. Haga clic en Siguiente para cargar los datos de sus clientes.

Nota: Si necesita agregar detalles de clientes que no encajan en los campos predeterminados, puede agregar campos personalizados a su directorio antes de importar contactos.

Editar perfiles de clientes en línea

  1. En la pestaña Clientes de su Panel de Datos Square en línea, haga clic en el nombre de un cliente para ver el perfil completo > haga clic en Editar.
  2. Haga los cambios necesarios > haga clic en Guardar.

Eliminar perfiles de clientes en línea

  1. En la pestaña Clientes de su Panel de Datos Square en línea, haga clic en el nombre del cliente para ver el perfil completo > haga clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha.
  2. Seleccione Eliminar cliente en la parte inferior del menú desplegable.
  3. Lea la confirmación y haga clic en Eliminar para continuar.

Nota: Eliminar un perfil de cliente no eliminará las transacciones anteriores. Siempre puede ver las transacciones en su Panel de Datos Square en línea.

Import Customer Profiles

Nota: Solo envíe comunicaciones de marketing a los clientes que den su consentimiento para recibir correos electrónicos de marketing de su negocio. Usted es responsable de asegurarse de que los clientes de su lista den permiso explícito para comunicarse con ellos y de cumplir con todas las leyes aplicables. Consulte nuestros términos para obtener información adicional.

Duplicados

Su Directorio de clientes identificará potenciales perfiles duplicados si dos o más clientes comparten la misma dirección de correo electrónico y/o número de teléfono. Sin embargo, si los nombres del perfil no son similares o si los dos perfiles tienen un correo electrónico o número de teléfono diferente, no se identificarán como duplicados. En este caso, de todos modos puede combinar manualmente los perfiles si ve que pertenecen al mismo cliente.

Eliminar duplicados

Después de agregar clientes manualmente o de importar información de contacto de los clientes a su directorio, puede que acabe con registros duplicados. Los registros duplicados pueden incrementar incorrectamente el número de clientes en su directorio, provocando un aumento de precios de las suscripciones a Marketing Square. Recomendamos que revise su directorio periódicamente para asegurarse de no tener duplicados.

Para comprobar si hay duplicados y resolverlos:

  1. Visite su Directorio de clientes desde su Panel de Datos Square en línea.

  2. Si dentro del grupo Todos los clientes existen registros múltiples con la misma dirección de correo electrónico o el mismo número de teléfono, recibirá una alerta que le notificará sobre la posible existencia de entradas duplicadas.

  3. Haga clic en Sugerencias duplicadas para revisar las entradas marcadas como duplicadas.

  4. Puede optar por Ignorar las entradas que no están duplicadas o hacer clic en Combinar o Combinar todo para combinar los duplicados confirmados.

Combinar manualmente los perfiles de clientes duplicados

Si nuestro sistema no ha reconocido un duplicado, puede combinar manualmente dos perfiles. Para hacerlo:

  1. Seleccione el Perfil de cliente duplicado.

  2. Haga clic en el menú de Acciones de tres puntos > Combinar con otro cliente > busque y seleccione el perfil que quiera combinar.

  3. Revise con cuidado los perfiles que desea combinar, ya que las combinaciones no pueden deshacerse > haga clic en Combinar.

Nota: Desde el menú desplegable en la pantalla Clientes principal de su aplicación de Square, puede crear un nuevo perfil, filtrar clientes, administrar grupos, agregar clientes a grupos, resolver duplicados, combinar clientes, eliminar grupo y ver los comentarios de prácticamente cualquier pantalla.

Buyer Status

Cargar archivos adjuntos

Agregue archivos adjuntos a los perfiles de sus clientes para guardar registros, contratos, documentos o fotografías. Un perfil de cliente puede contener hasta 100 archivos. Si combina dos perfiles, también se combinan los archivos adjuntos a ambos perfiles.

Para cargar un archivo:

  1. Seleccione un cliente del directorio.

  2. Haga clic en el ícono de tres puntos en la parte superior derecha del perfil > Cargar archivo.

  3. Arrastre y suelte un archivo o selecciónelo desde la computadora. Nota: Cargue solo archivos que tenga derecho a usar. Los archivos no pueden superar los 20 MB. Tipos de archivos compatibles: PDF, JPEG, JPG, GIF o PNG.

  4. Haga clic en Cargar archivo.

Una vez cargado, haga clic en el menú de acciones de tres puntos a la derecha del archivo para Descargar, Renombrar, Previsualizar o Eliminar.

Nota: No use esta función para cargar archivos con contenido ilegal o información confidencial y sensible, incluida información personal de salud o de tarjeta de pago.

Obtenga información sobre cómo cargar archivos a los perfiles de los clientes desde la aplicación Punto de venta Square

Notas y recordatorios

El Directorio de clientes le permite agregar notas con sello de tiempo a los perfiles del cliente y recordatorios para revisar esas notas más adelante.

Agregar una nota

  1. Seleccione un cliente desde su directorio > haga clic en Agregar nota en la sección de Notas o desde el botón de tres puntos en la parte inferior del perfil.

  2. Agregue la nota al campo.

  3. Si lo desea, puede configurar un recordatorio con los plazos predeterminados o con fecha y hora personalizadas.

  4. Haga clic en Guardar.

Si configuró un recordatorio, recibirá una notificación push en su dispositivo móvil a través de la aplicación Square y una notificación a la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta Square.

Para eliminar una nota, selecciónela desde el perfil del cliente y haga clic en Eliminar.

Guardar tarjetas de pago en línea con Tarjeta guardada

Recibir el pago de sus clientes es incluso más fácil cuando las tarjetas de pago están guardadas en su directorio. Así es como se asocia una tarjeta de pago con el perfil de un cliente:

  1. Seleccione un cliente desde su directorio > haga clic en Agregar tarjeta en la sección de Tarjetas guardadas o desde el botón de tres puntos en la parte inferior del perfil.

  2. Introduzca la información de la tarjeta y la dirección de correo electrónico de su cliente.

  3. Debe tener autorización por escrito del cliente para guardar su tarjeta de pago. Use la plantilla proporcionada; para ello, haga clic en Descargar formulario y envíeselo a su cliente.

  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Asegúrese de mantener los formularios de autorización archivados y almacenados de forma segura.

Obtenga información sobre cómo realizar un cobro a una tarjeta de pago guardada de un cliente para cobrar un pago de Factura Square o para pagos de una tarjeta guardada desde la aplicación Square.

Con la suscripción a Administración de equipos Square, puede asignar funciones y permisos a los miembros de su equipo para permitirles realizar acciones en su Directorio de clientes y ayudar a administrar perfiles de clientes. Obtenga información sobre cómo comenzar a utilizar Administración de equipos y vea qué conjuntos de permisos personalizados puede asignar a su equipo.

Ahora que ya sabe cómo crear y actualizar perfiles de clientes, aprenda a mejorarlos con la información más relevante para su negocio con los campos personalizados en su directorio.

Filtros de clientes

Su Directorio de clientes almacena información del cliente y proporciona formas de ver cómo los clientes interactúan con su negocio. Al aplicar filtros, puede ver información detallada sobre sus clientes, como las ubicaciones del negocio que visitan, los montos de pago, los artículos comprados y más. Para aplicar filtros:

  1. Inicie sesión en su Panel de Datos Square en línea > Clientes.

  2. Haga clic en la pestaña Directorio > seleccione Filtros.

  3. Aplique filtros para la información de cliente que desea ver.

  4. Haga clic en Ver clientes para ver la información del cliente.

Si usa Marketing Square, puede aprovechar la información de contacto de clientes en su directorio para crear campañas de marketing por correo electrónico y aplicar filtros para ver suscriptores de Marketing. Obtenga más información sobre cómo crear una campaña de Marketing Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Nota: Puede aplicar filtros desde el Panel de Datos Square en línea y desde la aplicación Square. Sin embargo, no todos los filtros están disponibles desde la aplicación en este momento y dispone de filtros más integrales en su Panel de Datos Square en línea.

Códigos QR del cliente

Puede aumentar la velocidad de la fila y reducir los errores del cajero al agregar un cliente a la venta con un código QR. Solo necesita los artículos que se indican a continuación:

  • Id. de referencia de cliente en el Directorio.

  • Un barcode scanner compatible que pueda escanear códigos QR en pantallas (p. ej., Honeywell Xenon 1900). Nota: Primero, pruebe su escáner para escaneado en pantalla.

  • PDV Square en tabletas iOS, tabletas Android o Register.

Nota: Por el momento, esta función no está disponible en Square para Restaurantes, Square para Tiendas o Citas Square.

Obtenga más información sobre identificar clientes en su mostrador con códigos QR.

Más información sobre: Compromiso con el Cliente