Gérez votre Répertoire de clients en ligne
Créez et étoffez les profils clients de votre répertoire pour toujours avoir leurs renseignements sous la main et connaître avec précision leurs interactions avec votre entreprise.
Ajouter des clients
Ajouter des clients manuellement
Lorsque vous ajoutez des clients à votre répertoire, assurez-vous de ne jamais inscrire de renseignements confidentiels ou sensibles (comme un numéro de carte de paiement ou des données médicales) dans le champ des notes.
Pour ajouter des clients à votre répertoire :
Consultez Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Créer un client.
Saisissez les informations de votre client et cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si vous utilisez des ensembles d’autorisations personnalisés pour vos employés, les coordonnées des clients comme l’adresse e-mail, l’adresse postale et le numéro de téléphone seront visibles par défaut par vos employés. Vous pouvez autoriser vos employés à consulter et modifier ces informations en activant cette autorisation lorsque vous configurez vos employés.
Les clients qui réservent des services avec votre entreprise en utilisant Square Appointments sont inscrits à votre Programme de fidélisation Square et sont facturés en utilisant Invoices Square. Ils sont également automatiquement ajoutés à votre Répertoire de clients.
Vous pouvez également ajouter des clients depuis l’application Solution PDV Square. En savoir plus sur la gestion de votre Répertoire de clients dans l’application Square :
Importer des clients
Vous pouvez aussi télécharger des profils clients en masse depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Utilisez les formats de données listés ci-dessous pour réduire les erreurs et vous assurer que vos données sont importées correctement.
| Données | Format |
|---|---|
| Dates | Les formats préférés sont les suivants : AAAA-MM-JJ, JJ-MM-AAAA et MM-JJ-AAAA. |
| Numéro de téléphone | Un code de pays sera ajouté à tous les numéros de téléphone qui n’en ont pas. |
| Anniversaire | Les formats préférés sont les suivants : MM-AA, AAAA-MM-JJ, JJ-MM-AAAA et MM-JJ-AAAA. |
| Adresse | Toutes les parties d’une adresse doivent être séparées en colonnes individuelles, par exemple par rue, ville, localité, code postal. | Bascule/Booléen | Le format préféré est oui/non ou vrai/faux. |
Pour importer des clients vers votre compte Square :
Dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez surImporter/exporter.
Déposez le fichier CSV de votre client dans le champ de téléchargement, ou cliquez sur Sélectionnez-le depuis votre ordinateur pour importer le fichier. Vous pouvez aussi exporter le CSV depuis d’autres outils de marketing par e-mail, comme MailChimp ou ConstantContact et télécharger le fichier dans votre Répertoire de clients.
Cliquez sur Continuer.
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Ajoutez votre fichier de client à un groupe existant ou créez-en un nouveau.
Pour ajouter des clients à un groupe existant, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un groupe dans la liste.
Pour créer un nouveau groupe, saisissez un nom et sélectionnez Créer un nouveau groupedans le champ du menu déroulant. Choisissez un nom qui vous évoquera facilement le contexte de la liste, comme sa source ou le type de clients qu’elle comprend.
Cliquez sur Continuer.
Assurez-vous que les informations de vos clients soient situées dans les bonnes colonnes. En cas d’erreur, cliquez sur le menu déroulant à la droite du champ concerné et sélectionnez le bon champ. Remarque : Utilisez l’attribut Notes pour conserver toutes les informations ne correspondant pas avec les champs que nous avons prédéfinis.
Cliquez sur Importer pour déplacer ce groupe dans votre Répertoire de clients.
Remarque : Si vous devez ajouter des informations qui ne correspondent pas aux champs par défaut, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre répertoire avant d’importer des contacts.
Modifier les profils des clients en ligne
Depuis la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil complet puis cliquez sur Modifier le client.
Apportez les changements nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer des profils de clients en ligne
Depuis la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil complet puis cliquez sur les trois points en haut à droite.
Sélectionnez Supprimer le client au bas du menu déroulant.
Supprimer le profil d’un client ne supprimera pas les transactions antérieures. Vous pouvez toujours consulter les transactions dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Doublons
Votre Répertoire de clients identifiera les éventuels doublons de profils si deux clients ou plus partagent la même adresse e-mail et/ou le même numéro de téléphone. Cependant, si les noms de profil ne sont pas identiques et que les profils possèdent une adresse e-mail ou un numéro de téléphone différent, ils ne seront pas identifiés comme doublons. Dans ce cas, vous pouvez toujours fusionner les profils s’il s’agit du même client.
Supprimer les doublons
Lorsque vous ajoutez des clients manuellement ou que vous importez leurs coordonnées vers votre répertoire, vous risquez de vous retrouver avec des fiches en double. Nous vous recommandons de vérifier périodiquement votre répertoire afin d’éviter les doublons.
Pour contrôler le répertoire et résoudre les doublons :
Gérer votre Répertoire de clients à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Dans le groupe Tous les clients, si plusieurs fiches comportent la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone, une alerte s’affiche vous avertissant de l’existence possible de doublons.
Cliquez sur Doublons possibles pour examiner les entrées signalées comme doublons.
Vous pouvez choisir d’Ignorer les entrées qui ne sont pas des doublons, ou cliquez sur Fusionner ou Fusionner tout pour combiner les doublons confirmés.
Fusionner manuellement les profils de clients en double
Si notre système ne reconnaît pas un doublon, vous pouvez fusionner manuellement les deux profils. Pour ce faire :
Sélectionnez le profil de client en double.
Cliquez sur le menu Actions à trois points > Fusionner avec un autre client > recherchez et sélectionnez le profil que vous voulez fusionner.
Examinez avec soin les profils à fusionner car cette action est irréversible.
Cliquez sur Fusionner.
Remarque : Dans le menu déroulant sur l’écran principal Clients de votre application Square, vous pouvez créer un profil, filtrer les clients, gérer des groupes, ajouter des clients aux groupes, supprimer les doublons, fusionner des clients, supprimer en masse et afficher les commentaires depuis presque tous les écrans.
Télécharger des pièces jointes
Ajoutez des pièces jointes aux profils de vos clients pour conserver des enregistrements, des contrats, des documents ou des photos.
Pour télécharger un fichier :
Sélectionnez un client de votre répertoire.
Cliquez sur l’icône à trois points au bas du profile > Télécharger un fichier.
Glissez-déposez ou sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur. Remarque : Ne téléchargez que des fichiers que vous avez le droit d’utiliser. Les fichiers ne doivent pas dépasser 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : .pdf, .gif, .jpg, .jpeg et .png.
Téléchargez le fichier.
Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur les trois points à droite du fichier pour le télécharger, le renommer, leprévisualiser ou le supprimer.
Un profil de client peut contenir jusqu’à 100 fichiers. La fusion de deux profils de clients entraîne également la fusion des fichiers qui y sont joints.
Remarque : N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des fichiers qui contiennent du contenu illégal ou des informations sensibles, y compris des informations médicales ou de carte de crédit.
Notes et rappels
Votre Répertoire de clients vous permet d’ajouter des notes horodatées aux profils de vos clients et des rappels pour revoir ultérieurement ces notes.
Ajouter une note
Sélectionnez un client dans votre répertoire > cliquez sur Ajouter une note dans la section Notes ou en cliquant sur les trois points en bas du profil.
Ajoutez votre note au champ.
Si vous le souhaitez, définissez un rappel en utilisant les heures par défaut ou en ajoutant une date et une heure personnalisée.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez défini un rappel, vous recevrez une notification push sur votre appareil mobile via l’application Square et une notification par e-mail à l’adresse associée à votre compte Square.
Pour supprimer une note, sélectionnez-la dans le profil du client et cliquez sur Supprimer.
Enregistrer des cartes de paiement en ligne avec Cartes enregistrées
Encaisser les paiements de vos clients est encore plus facile quand leurs cartes de paiement sont enregistrées directement dans votre répertoire. Voici comment associer une carte de paiement à un profil client :
Sélectionnez un client dans votre répertoire > cliquez sur Ajouter une carte dans la section Cartes enregistrées ou à partir des trois points en bas du profil.
Saisissez les données de la carte et l’adresse e-mail de votre client.
Pour enregistrer la carte de paiement de votre client, vous devez disposer de son autorisation écrite. Utilisez le modèle de formulaire fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Veillez à conserver les formulaires d’autorisation dans vos archives de manière sécurisée.
À partir de votre liste d’employés, vous pouvez attribuer des postes et des autorisations à vos employés afin qu’ils puissent agir dans votre Répertoire de clients et aider à la gestion des profils de clients. Vous pouvez découvrir comment démarrer avec Personnel Square et voir quels ensembles d’autorisations personnalisés vous pouvez attribuer à vos employés.
Filtres des clients
Votre Répertoire de clients conserve les informations des clients et vous permet de voir comment vos clients interagissent avec votre entreprise. En appliquant des filtres, vous pouvez consulter des informations détaillées sur vos clients, telles que le point de vente qu’ils visitent, le montant des paiements, les articles achetés et plus encore. Pour appliquer des filtres :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne > Clients.
Cliquez sur l’onglet Répertoire > sélectionnez Filtres.
Appliquez des filtres aux données des clients que vous souhaitez consulter.
Cliquez sur Afficher les clients pour consulter les données des clients.
Une fois que vous avez une nouvelle liste de clients, cliquez sur Enregistrer comme groupe et créez un Nom de groupe pour enregistrer les filtres en tant que groupe programmé.
Si vous utilisez Marketing Square, vous pouvez envoyer des campagnes par e-mail ou SMS à ce groupe de clients.
Remarque : Vous pouvez appliquer des filtres aussi bien via le Tableau de bord Square en ligne que l’application Solution PDV. Cependant, tous les filtres ne sont pas disponibles dans l’application pour le moment. Une liste plus complète des filtres de clients est disponible via votre Tableau de bord Square en ligne.
Codes QR des clients
Vous pouvez augmenter la rapidité de vos files d’attente et réduire le nombre d’erreurs de vos caissiers en ajoutant un client à une vente avec un code QR. Tout ce dont vous avez besoin est ce qui suit :
Numéro de référence du client dans le répertoire.
Un lecteur de code-barres pris en charge qui peut scanner les codes QR sur un écran (p. ex. : Honeywell Xenon 1900). Remarque : Testez d’abord si votre scanner peut scanner sur un écran.
Matériel Square (p. ex. : Solution PDV Square sur les appareils iOS et Android, Square Terminal, Square Register, etc.) En savoir plus sur la compatibilité des lecteurs de codes-barres et des appareils.
Remarque : Pour le moment, cette fonctionnalité n’est pas disponible avec Square pour restaurants ou Rendez-vous Square.
Découvrir comment identifying customers at your counter with QR codes :