Comença amb Torns Square
Amb Torns Square, pots fer un seguiment de les hores dels empleats i de les comissions, així com gestionar els horaris. Els empleats poden registrar l’entrada i la sortida al TPV o mitjançant l’Aplicació de Square per a equips, així com consultar o imprimeix els resums de la seva jornada laboral directament des del TPV. També pots crear, gestionar i publicar calendaris segons la teva disponibilitat i la de l’equip.
Amb els informes de Torns Square, un cop hagis configurat els torns dels empleats, podràs consultar els informes de torns directament al Tauler de control en línia de Square. A més, els empleats podran fer un seguiment de les hores treballades a l’aplicació de Square per a equips.
Si fas servir el pla Plus de Torns, també podràs comparar les hores que vas programar i les que realment van treballar els empleats. Tant a Jornada laboral com a Cost de la mà d’obra, pots consultar els pròxims torns programats i les notificacions en cas que els empleats arribin aviat, tard o no es presentin a la feina.
Configura els empleats
Per començar amb Torns Square, subscriu-te al pla gratuït o de pagament a la secció Torns del Tauler de control. Després, pots afegir empleats, assignar permisos, càrrecs i sous, i determinar si poden rebre propines.
Nota: el pla Gratuït de Torns Square té un límit de cinc empleats. Si vols afegir-ne sis o més, t’hauràs de subscriure al pla Plus.
Per afegir el primer empleat:
- Inicia la sessió al Tauler de control en línia de Square i fes clic a Personal > Equip > Empleats.
- Fes clic a Empleat
- Omple el Perfil de l’empleat. Introdueix-ne el nom, l’adreça electrònica i el número de telèfon. Els camps de l’adreça electrònica i del número de telèfon són opcionals. L’identificador de l’empleat és opcional, però recomanem incloure’l.
- Fes clic a Següent.
Nota: si hi afegeixes una adreça electrònica, es convidarà a l’empleat a registrar-se a Square, permetrà que rebi un codi d’accés personal i li donarà accés al registre d’hores de l’aplicació de Square per a equips. Si fas servir Gestió de nòmines Square, el personal també podrà consultar les nòmines a l’aplicació de Square per a equips.
A la pantalla Càrrecs, pots assignar càrrecs i sous per fer el seguiment del cost de la mà d’obra i consultar el temps que es dedica a cadascuna de les funcions que puguin tenir al teu negoci.
- A la pantalla Càrrecs, introdueix un càrrec principal i un tipus de compensació econòmica (per hores o un sou). Nota: si el càrrec ja existeix, fes clic a Càrrec principal per accedir al menú desplegable de càrrecs existents.
- En funció del tipus de compensació que hagis seleccionat, introdueix una tarifa per hora o un salari anual i les hores setmanals.
- Si l’empleat tindrà diversos càrrecs, fes clic a Afegeix un altre càrrec.
- Fes clic a Següent.
Nota: malgrat que és obligatori afegir un càrrec, la informació salarial és opcional.
Si l’empleat té responsabilitats laborals addicionals que requereixen un sou secundari i fas servir Torns Square, selecciona Afegeix un altre sou per afegir un altre càrrec i tipus de compensació econòmica. L’empleat podrà triar entre un càrrec o l’altre quan registri l’entrada i la sortida a l’aplicació de Square, i es farà un seguiment del sou d’aquest càrrec a l’informe de costos de la mà d’obra. Per exemple, un empleat pot registrar l’entrada com a «Cap de sala» durant una part del torn i més tard canviar a «Encarregat».
A la pantalla Accés, pots assignar permisos a l’empleat. Amb els permisos, pots deixar que un empleat iniciï sessió a l’aplicació de Square per acceptar pagaments, registrar l’entrada i la sortida a través de l’aplicació o accedir al Tauler de control en línia de Square.
- A la pantalla Accés, selecciona un Conjunt de permisos existent o fes clic a Afegeix un conjunt de permisos. Nota: els permisos personalitzats estan disponibles per als subscriptors del pla de pagament Equips Plus. Ara per ara, l’opció de crear nous conjunts de permisos només està disponible a través del Tauler de control en línia de Square i no es pot fer des de l’aplicació.
- Fes clic a Punts de venda per seleccionar el punt de venda des del qual treballarà l’empleat. Nota: si fas servir diversos punts de venda i vols donar permís a l’empleat per a cadascun d’ells, activa Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs.
- Crea un codi d’accés personal perquè l’empleat iniciï la sessió i faci un seguiment de les hores. Pots triar el codi d’accés que vulguis o crear-ne un a l’atzar fent clic a Genera.
- Fes clic a Desa i revisa.
Nota: assegura’t de guardar bé el codi d’accés per si l’has de tornar a consultar i dona’l a l’empleat. Cada persona de l’equip tindrà un codi d’accés propi, així és com accedirà a l’aplicació de Square des de qualsevol dispositiu que estigui emparellat amb el punt de venda del negoci.
- Al tauler de navegació de l’aplicació de TPV Square, toca Equip.
- Toca la icona + perquè aparegui la pantalla Crea un perfil d’empleat.
- Introdueix el nom, l’adreça electrònica i el número de telèfon de la persona de l’equip.
- A continuació, toca Càrrec principal per assignar un càrrec a la persona de l’equip o toca Crea un càrrec per assignar-li’n un que acabis de crear.
- Toca la fletxa enrere per tornar a la pantalla Crea un perfil d’empleat i introdueix la tarifa per hora de l’empleat. Nota: aquest camp no és obligatori per desar la informació del perfil de l’empleat.
- Toca Conjunt de permisos per assignar la persona de l’equip a un conjunt de permisos existent. Nota: quan creïs empleats, s’assignaran automàticament als Permisos de l’equip. En aquests moments, els conjunts de permisos només es poden crear i modificar al Tauler de control de Square. Si tens una subscripció al pla Plus de Torns, tindràs accés a un segon conjunt de permisos personalitzables a part de l’accés als permisos de l’equip.
- Toca Codi d’accés personal si vols crear i assignar un codi d’accés personalitzat a l’empleat. A continuació, toca Fet. Nota: s’assignarà un codi d’accés generat automàticament a les persones noves de l’equip, però sempre podràs assignar un codi d’accés personalitzat des d’aquesta secció.
- Toca Punt de venda per seleccionar els punts de venda que correspongui a l’empleat i tria si vols activar o desactivar l’opció Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs. Nota: la secció Punt de venda s’associarà per defecte al punt de venda actual que estigui associat al teu compte TPV Square quan creïs perfils d’empleats.
- Després de tornar a la pantalla de Crea un perfil d’empleat i confirmar que tota la informació és correcta, toca Desa.
Un cop hagis afegit empleats, pots assignar-los permisos personalitzats que els donin diferents nivells d’accés al teu Tauler de control en línia de Square o TPV.
A banda de configurar permisos de l’equip, els subscriptors al Pla Plus de Torns tenen accés a un segon conjunt de permisos personalitzable. Aquests permisos personalitzats es poden assignar a diverses persones de l’equip i fer-los servir per donar-los accés per completar certes tasques relacionades amb el torn, com ara aprovar de registres d’hores o gestionar els calendaris.
Aquí tens més informació sobre com crear i assignar permisos de l’equip i personalitzar conjunts de permisos.
Configura el període laboral
En fer-ho, Torns Square podrà generar informes i calcular hores extres en funció de les operacions del negoci. Si els empleats acaben de treballar passada la mitjanit, l’inici de la jornada laboral haurà de ser, com a mínim, una hora després de l’últim torn. Per exemple, si tens un bar que tanca a les 2:00 de la matinada i el personal marxa a les 3:00, marca l’inici de la jornada laboral a les 4:00 per si haguessin de fer hores extres. D’aquesta manera, els seus torns s’inclouran en els informes de la mateixa jornada laboral.
Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square i accedeix a Configuració > Calendari.
Configura l’inici de la setmana i la jornada laborals.
Fes clic a Desa.
Revisa i configura les hores extres i els descansos
La configuració de les hores extres es vincula automàticament a l’horari de la regió on es troba el punt de venda. Per confirmar els punts de venda, ves a Compte i configuració al Tauler de control de Square.
Si els empleats fan feines diverses amb sous diferents, les hores extres es calcularan dividint la mitjana ponderada dels ingressos normals totals pel total d’hores treballades.
Crea normes per a les hores extres
Inicia la sessió a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square i ves a Configuració.
A Hores extres, configura un límit diari, setmanal i d’hores pagades al doble.
Selecciona Desa.
Configura el seguiment dels descansos
Inicia la sessió a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square i ves a Configuració > Descansos.
Fes clic a Afegeix un descans per configurar el primer descans.
Afegeix un nom i una durada, i selecciona la configuració de la compensació (pagada o no pagada) corresponent al descans.
Fes clic a Desa per confirmar la configuració dels descansos.
Afegeix un màxim de 3 descansos per a cadascun dels punts de venda.
Bloqueja l’opció d’acabar els descansos abans d’hora
Per ajudar-te a complir amb les normatives laborals de la teva zona pel que fa als descansos dels empleats, el pla Plus de Torns inclou opcions que impedeixen que els empleats acabin els seus descansos abans d’hora. Només has de seguir aquests passos:
Inicia la sessió a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Descansos.
Activa l’opció Bloqueja l’opció d’acabar els descansos abans d’hora.
Si escau, introdueix una hora a Permet en un termini de i activa l’opció Només aquest punt de venda o Tots els punts de venda.
Fes clic a Desa.
Evita els registres d’entrada anticipats i no programats
També podràs impedir que els empleats registrin l’entrada abans que comenci el seu torn o en dies en què no hagin de treballar. Només has de seguir aquests passos:
Inicia la sessió a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square i ves a Configuració > Registra l’entrada o la sortida.
Activa l’opció Bloqueja els registres d’entrada anticipats i no programats.
Si escau, introdueix una hora a Permet en un termini de i activa l’opció Només aquest punt de venda o Tots els punts de venda.
Fes clic a Desa.
Nota: si has activat la configuració per impedir que els empleats acabin els descansos i registrin l’entrada abans d’hora, rebran una notificació a l’aplicació de Square per a equips si proven de fer-ho.
Modificar els registres d’hores
Perquè els registres d’hores siguin tan precisos com sigui possible, amb el pla Plus de Torns els empleats sol·licitar canvis en els registres de torns anteriors. Un cop activada l’opció corresponent, els empleats podran sol·licitar canvis directament des de l’aplicació de Square per a equips i tu podràs gestionar les sol·licituds des del Tauler de control en línia de Square o el centre de notificacions de l’aplicació de Square per a equips. Només has de seguir aquests passos:
Inicia la sessió a Personal > Torns al tauler de control en línia de Square i selecciona Configuració > Registra l’entrada o la sortida.
Activa l’opció Modificació dels registres d’hores.
Fes clic a Desa.
Nota: els propietaris del compte i els empleats amb el permís Respon les sol·licituds de registre d’hores rebran una notificació quan els empleats sol·licitin canvis en els registres. Aquestes sol·licituds es poden aprovar o denegar directament des de la notificació per correu electrònic, l’aplicació de Square per a equips o el Tauler de control en línia de Square. Les sol·licituds caduquen al cap de 30 dies.
Activa el seguiment de les hores
Un cop hagis configurat els permisos, els perfils dels empleats i els registres d’hores, podràs activar el seguiment dels descansos a l’aplicació de Square.
Inicia-hi la sessió, ves a Configuració > Seguiment de les hores i activa l’opció Seguiment de les hores.
Si has s’ha emparellat un dispositiu a un punt de venda específic amb codis de dispositiu, t’hauràs d’assegurar que els empleats tinguin permís per treballar al punt de venda en qüestió. Per comprovar-ho, ves a Equip al Tauler de control en línia de Square i selecciona el nom de l’empleat per assegurar-te que s’hagin seleccionat els punts de venda correctes a Permisos.
Activa l’agrupació de les propines
Amb el pla Plus de Torns, pots agrupar les propines per dividir totes les que es rebin a través de targetes de crèdit de manera equitativa entre tots els empleats que estiguin en el seu torn en el moment de la transacció. Amb aquest sistema, les propines es reparteixen de manera puntual i equitativa, i t’evita la complicació de distribuir-les manualment, alhora que et permet estalviar temps per dedicar-te a altres aspectes del negoci.
Només has de seguir aquests passos:
Ves a Personal > Equip al tauler de control en línia de Square.
Selecciona l’empleat que vols modificar per obrir-ne el perfil.
Fes clic a Modifica a la secció Càrrec i sou.
Activa o desactiva l’opció Pot rebre propines per a cada càrrec.
Un cop hagis confirmat entre quins empleats s’han de repartir les propines, activa l’agrupació de propines. Per fer-ho:
Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square.
Selecciona Configuració > Propines.
-
Selecciona una de les opcions següents per al mètode de distribució de propines:
Assigna les propines directament: les propines de les transaccions s’assignen als empleats que les hagin rebut.
Agrupa les propines per transacció: les propines per transacció es reparteixen a parts iguals entre tots els empleats amb dret a rebre’n i que hagin començat el torn en el moment de la transacció. Aquest mètode és ideal per recompensar tot l’equip amb les propines que s’han rebut durant un torn concret.
Agrupa les propines per hores treballades: les propines de les vendes es reparteixen entre els empleats amb dret a rebre’n en funció de les hores que hagin treballat. Pots especificar si les vols dividir en funció d’una jornada laboral de 24 hores o d’una setmana laboral de 7 dies. La primera opció és millor si vols recompensar els empleats que potser no treballen el torn complet de cara al públic, mentre que la segona té en compte els imports de les propines en un període de temps més ampli.
Agrupa les propines per percentatge: al final de cada jornada o setmana laboral, les propines es divideixen entre els càrrecs amb dret a rebre’n en funció dels percentatges assignats a cada usuari. Els empleats amb dret a rebre propines i amb el mateix càrrec cobraran les propines en funció de les hores treballades, i els percentatges assignats a cada càrrec hauran de sumar el 100 %.
Selecciona el període de temps que vulguis aplicar a la configuració per distribuir les propines, sigui una jornada laboral de 24 hores o una setmana laboral de 7 dies.
Tria si vols aplicar l’agrupació de propines a Només aquest punt de venda o a Tots els punts de venda, així com una data efectiva. Nota: la data efectiva es pot remuntar fins a les dues setmanes anteriors.
Fes clic a Desa.
Tens l’opció d’activar o desactivar l’opció Distribueix de manera equitativa les propines no assignades, però només serà rellevant si has seleccionat Agrupa les propines per transacció com a mètode de distribució. Si actives aquesta opció, les propines que es rebin quan ningú hagi començat el seu torn es repartiran a parts iguals entre tots els empleats amb dret a rebre’n que hagin registrat l’entrada en algun moment durant la jornada laboral en qüestió.
Si escau, activa l’opció Declara les propines en efectiu. Els empleats amb dret a rebre propines hauran d’indicar les propines que rebin en efectiu durant el seu torn abans de registrar la sortida o canviar de càrrec al TPV o a l’aplicació de Square per a equips. Els informes de torns, com ara els de jornada laboral, cost de la mà d’obra i registre d’hores en format CSV, també inclouran les propines en efectiu que hagi registrat l’equip, tot i que aquesta informació es podrà modificar.
Un cop hagis seguit els passos anteriors, les propines dels pagaments amb targeta de crèdit es dividiran entre tots els empleats amb dret a rebre’n durant una jornada laboral de 24 hores o al llarg d’una setmana laboral de 7 dies. Els canvis fets a la meitat d’un període de pagament no s’aplicaran a les transaccions amb caràcter retroactiu.
Nota: assegura’t de consultar la normativa estatal i local pel que fa a l’agrupació de propines, les notificacions i el manteniment de registres.