Comença amb la funció Registre d’hores de Square
Si fas servir Gestió d’equips o Square per a restaurants, pots fer un seguiment de les hores que treballen els empleats amb Torns Square. Els empleats poden registrar l’entrada i la sortida al TPV o mitjançant l’aplicació de Square per a equips, així com consultar o imprimeix els resums de la seva jornada laboral directament des del TPV. També pots crear, gestionar i publicar calendaris segons la teva disponibilitat i la de l’equip. Més informació sobre Calendari de torns amb Gestió d’equips.
Amb els informes de Torns Square estalviaràs temps calculant les hores dels empleats, ja que les hores extres i les hores dobles es calculen automàticament i s’exporten al teu ordinador com a fitxer .CSV. Un cop hagis configurat els torns dels empleats, pots consultar els informes de torns al Tauler de control en línia de Square i els empleats poden fer un seguiment de les hores que treballen a l’aplicació de Square per a equips. Si fas servir Equips Plus, també podràs comparar les hores programades amb les hores reals que treballen els empleats. Tant a Jornada laboral com a Cost de la mà d’obra, pots veure els propers torns programats, així com les alertes d’entrada anticipada, d’entrada amb retard i d’absència.
Actualitzacions de navegació
Des del llançament inicial, la funció Gestió d’equips ha ampliat significativament la seva funcionalitat més enllà del seguiment de les hores per incloure el calendari de torns i l’agrupació de les propines, entre altres opcions. Com a part de les actualitzacions recents amb Gestió d’equips i Equips Plus, hem canviat el nom de la secció Registre d’hores del tauler de control en línia de Square a Torns.
Encara tindràs accés als registres d’hores i l’únic canvi als fluxos de treball actuals serà anar a la secció Torns del tauler de control en línia de Square en lloc d’anar al registre d’hores quan hagis de fer accions relacionades amb aquesta funció, amb el calendari de torns i l’agrupació de les propines. Aquesta actualització aclareix l’oferta completa de gestió de la mà d’obra de Gestió d’equips i permetrà característiques addicionals en el futur. Llegeix les seccions següents per obtenir més informació sobre què pots esperar de la nova secció de torns.
Configura el període laboral
Configurar un període laboral permet que el Registre d’hores de Square informi i calculi les hores extres en funció de les operacions del teu negoci. Si els empleats solen registrar l’entrada més enllà de la mitjanit, configura l’inici de la jornada laboral com a mínim una hora després del final del torn de tancament. Per exemple, si operes un bar que tanca a les 2:00 i els empleats surten a les 3:00, fes que l’inici de la jornada sigui a les 4:00 en cas d’hores extres i així garantir que els seus torns es puguin veure el mateix dia laborable.
Ves a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Calendari.
Configura el començament de la setmana i de la jornada laborals.
Fes clic a Desa.
Revisa i configura les hores extres i els descansos
La configuració de les hores extres s’associa automàticament al teu estat en funció del punt de venda. Pots confirmar els punts de venda visitant Compte i configuració al teu Tauler de control en línia de Square.
Si els empleats fan feines diferents amb sous diferents, les hores extres es calcularan utilitzant la mitjana ponderada dels ingressos normals totals dividits pel total d’hores treballades.
Estableix normes per a les hores extres
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració.
A Hores extres, configura un límit diari, setmanal i d’hores dobles.
Desa.
Configura el seguiment dels temps de descans
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Descansos.
Fes clic a Afegeix un descans per afegir el teu primer descans.
Afegeix un nom, una durada i selecciona la configuració de compensació (pagada o no pagada) per al descans.
Fes clic a Desa per confirmar la configuració dels descansos.
Afegeix fins a 3 pauses en total per a cadascun dels punts de venda.
Bloqueja l’opció d’acabar els descansos abans
Per ajudar a complir amb les regulacions de mà d’obra locals que requereixen descansos dels empleats, el pla de pagament de la Gestió d’equips, Equips Plus permet activar una configuració que impedeix que els empleats acabin els seus descansos abans d’hora. Per començar:
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Descansos.
Activa l’opció Bloqueja l’opció d’acabar els descansos abans.
Si escau, introdueix una hora a Permet en un termini de i activa Només aquest punt de venda o Tots els punts de venda.
Fes clic a Desa.
Evita els registres d’entrada anticipats i no programats
També tindràs la possibilitat de restringir que els empleats arribin abans d’hora al seu torn o els dies en què no estiguin programats per treballar. Per començar:
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Registra l’entrada / registra la sortida.
Activa l’opció Bloqueja els registres d’entrada anticipats i no programats.
Si escau, introdueix una hora a Permet en un termini de i activa Només aquest punt de venda o Tots els punts de venda.
Fes clic a Desa.
Nota: si has activat la configuració per bloquejar la finalització dels descansos i l’entrada abans de temps, els empleats veuran una notificació a l’aplicació per a equips si ho intenten.
Converteix els excedents de descansos pagats en no pagats
A més d’evitar les entrades anticipades o no programades, també podràs activar l’opció de convertir els excedents de descansos pagats en no pagats. Si la configuració està activada, els empleats passaran automàticament d’un descans pagat a un de no pagat un cop superin un minut el temps assignat. Per començar:
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Descansos.
Activa l’opció Converteix l’excés de temps d’un descans pagat en un descans no pagat.
Selecciona l’opció Aplica a a Només aquest punt de venda o a Tots els punts de venda.
Qualsevol pausa que superi un minut com a mínim es marcarà tant als informes de jornada laboral com de cost de la mà d’obra per assegurar-te que estàs al corrent del canvi. De manera predeterminada, la configuració està desactivada i només es pot activar a la configuració de Registres d’hores pels propietaris del compte, els administradors o qualsevol empleat amb el permís Gestiona els registres d’hores activat.
Modificacions del registre d’hores
Per tal de mantenir l’exactitud dels registres d’hores, Equips Plus permet als empleats sol·licitar canvis als registres per als torns anteriors. Un cop activada la configuració correcta, els empleats poden sol·licitar fer-hi canvis directament des de l’aplicació de Square per a equips. Pots gestionar les sol·licituds mitjançant el Tauler de control en línia de Square. Per començar:
Inicia sessió a Torns al Tauler de control en línia de Square i selecciona Configuració > Registra l’entrada / registra la sortida.
Activa l’opció Edició del registre d’hores.
Fes clic a Desa.
Nota: els propietaris del compte i els empleats amb el permís Respon les sol·licituds del registre d’hores activat rebran una notificació quan els empleats sol·licitin modificacions als seus registres d’hores. Aquestes sol·licituds es poden aprovar o rebutjar directament des de la notificació per correu electrònic, l’aplicació de Square per a equips o des del Tauler de control en línia de Square. Les sol·licituds de modificació caducaran al cap de 30 dies.
Activa el seguiment de les hores
Quan hagis configurat els permisos, els perfils dels empleats i el registre d’hores, és hora d’activar el seguiment dels descansos a l’aplicació de Square.
Inicia sessió a l’aplicació de Square i ves a Configuració > Seguiment de les hores > activa Seguiment de les hores.
Si has s’ha emparellat un dispositiu a un punt de venda específic mitjançant codis de dispositiu, t’has d’assegurar que els empleats tinguin permís per treballar en el punt de venda en qüestió. Per comprovar-ho, ves a Equip al Tauler de control en línia de Square i selecciona el nom de l’empleat per assegurar-te que els punts de venda en qüestió estan seleccionats a Permisos.
Activa l’agrupació de les propines
Amb Equips Plus pots agrupar les propines que els clients deixen quan paguen amb targeta de crèdit i dividir-les de manera equitativa entre els empleats que estiguin treballant en el moment de la transacció. L’agrupació de les propines garanteix que es reparteixin de manera justa i t’evita la complicació de distribuir-les manualment, deixant-te més temps per dedicar-te a altres aspectes del negoci.
Per començar:
Ves a Equip al Tauler de control en línia de Square.
Selecciona l’empleat que vols modificar per obrir el seu perfil.
Fes clic a Modifica a la secció «Càrrec i compensació».
Activa o desactiva Apta per a propina per a cada càrrec.
Després de confirmar que has aplicat les condicions per ser aptes per a l’agrupació de les propines a tots els empleats, podràs activar aquesta funció. Per fer-ho:
Ves a Torns al Tauler de control en línia de Square.
Selecciona Configuració > Propines.
-
Per al mètode de distribució, selecciona Propines directes, Agrupa les propines per transacció o Agrupa les propines per hores treballades.
Propines directes: Les transaccions amb propina s’assignen a l’empleat que l’hagi rebuda.
Agrupa les propines per transacció: Les propines que els clients han deixat en fer una transacció es reparteixen equitativament entre tots els empleats que hi tenen dret i que treballaven en el moment de la transacció. Aquest mètode de distribució va bé si vols recompensar l’equip en funció de les propines obtingudes durant el seu torn.
Agrupa les propines per hores treballades: les propines de les transaccions de vendes es reparteixen entre els empleats que poden rebre propines en funció de les seves hores treballades. Pots especificar si vols dividir les propines en funció d’una jornada laboral de 24 hores o en una setmana laboral de 7 dies. És preferible dividir les propines per jornada laboral si vols recompensar els empleats que potser no treballen tot el seu torn interactuant amb els clients, mentre que fer-ho per una setmana laboral té en compte la variabilitat de les propines en un període de temps més ampli.
Tria si vols aplicar l’agrupació de propines a Només aquest punt de venda o a Tots els punts de venda, així com una data efectiva. Nota: la data d’entrada en vigor pot ser fins a dues setmanes en el passat.
Fes clic a Desa.
Hi ha l’opció d’activar o desactivar Distribueix les propines no atribuïdes per igual, cosa que només és rellevant si has seleccionat Agrupa les propines per transacció com a mètode de distribució. Si la configuració està activada, les propines que s’hagin rebut quan no hi hagi cap entrada es repartiran de manera igualitària entre tots els empleats aptes per rebre propina que hagin registrat l’entrada en aquella jornada laboral.
Si escau, activa l’opció Declara les propines en efectiu. D’aquesta manera, els empleats que compleixin els requisits per rebre propines hauran d’indicar les propines en efectiu que han guanyat durant el seu torn abans de registrar la sortida o canviar de càrrec al terminal punt de venda o a l’aplicació de Square per a equips. Els informes de torns, així com els informes de jornada laboral, cost de mà d’obra i CSV del registre d’hores, també inclouran propines en efectiu que s’hagin introduït per part de l’equip, i les dades de la propina en efectiu seran ajustables.
Quan hagis seguit els passos anteriors, les propines de la targeta de crèdit es repartiran per parts iguals entre tots els empleats aptes per rebre propines que s’hagin registrat en el moment de la transacció, o bé es repartiran entre tots els empleats aptes en funció de les seves hores treballades en una jornada laboral de 24 hores o durant una setmana laboral de set dies. Qualsevol canvi que es faci a la meitat d’un termini de pagament no s’aplicarà a les transaccions de manera retroactiva. Nota: assegura’t de consultar la normativa estatal i local sobre l’agrupació de propines, els avisos i els requisits de manteniment de registres.