Square offre des outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, quels que soient les points de vente et les rôles. Avec l’option Gestion des employés, vous pouvez mettre à jour les fiches de présence du personnel, vérifier les autorisations des employés et accéder à des outils avancés de génération de rapports.

Créer des rôles pour les employés et attribuer des autorisations

Utilisez les groupes d’autorisation pour définir et limiter ce à quoi vos employés peuvent accéder à partir de l’application Square et du Tableau de bord. Les autorisations des employés ajoutent un niveau de sécurité au compte – vous pouvez déterminer quels sont les employés qui peuvent accéder au Tableau de bord, modifier votre catalogue d’articles, gérer des employés, effectuer des remboursements et bien plus encore. 

Si des employés ont besoin d’accepter des paiements uniquement à partir de leur propre appareil mobile, vous pouvez les inviter à devenir gratuitement des employés mobiles.

Note : Les rôles des employés doivent être créés avant les employés, car ces derniers ont accès à votre compte Square et le niveau d’accès qui leur est accordé doit être défini avant toute connexion.

Pour créer un nouveau rôle d’employé :

  1. À partir de la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un rôle dans la partie supérieure droite.
  2. Ajoutez le titre du rôle – par exemple, Responsable ou Caissier.
  3. Cochez les cases correspondant à chaque autorisation que vous souhaitez accorder pour le rôle en question. Activez l’option Les employés peuvent se connecter à votre Tableau de bord pour autoriser l’accès à votre Tableau de bord Square en ligne.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous accordez à un employé l’accès au Tableau de bord, il reçoit un courriel l’invitant à se connecter pour la première fois. Si votre employé ne trouve pas le courriel d’invitation, nous lui recommandons de vérifier son dossier de pourriels. Pour envoyer une nouvelle invitation, demandez-lui d’accéder à la page Squareup.com/login et de cliquer sur Réinitialiser le mot de passe.

Remarque : Cliquez sur Modifier l’accès à la Solution PDV Square en tant qu’invité pour définir les autorisations des personnes qui se connecteront à l’application Square, mais pas en tant qu’employés.

Gérer des employés

Une fois les rôles des employés créés, vous êtes prêt à créer des employés. Un employé désigne toute personne qui a accès à votre compte Square.

Pour créer un employé :

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un employé dans la partie supérieure droite.
  2. Saisissez le nom et les renseignements personnels de l’employé.
  3. Pour autoriser votre employé à se connecter à l’application Square et à accepter des paiements à partir d’un appareil partagé, activez l’option Autorisations, puis sélectionnez ou créez un rôle à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser votre employé à ouvrir une session dans l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel de quatre chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si le rôle de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel, saisissez l’adresse courriel qui sera utilisée pour se connecter.

Cet employé sera invité par courriel à créer ses propres identifiants pour accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel.

Remarque : Il n’est pas possible d’envoyer une invitation à un employé avec une adresse courriel déjà utilisée par le titulaire d’un autre compte Square.

Pour désactiver un employé :

Si un employé quitte votre entreprise – que ce soit de façon définitive ou temporaire – vous pouvez désactiver son compte. Vous n’aurez aucuns frais à payer pour la désactivation du compte d’un employé; les renseignements relatifs à son compte sont sauvegardés, et vous pouvez le réactiver en tout temps.

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom de l’employé.
  2. Dans la partie inférieure gauche de la page de détails sur l’employé, cliquez sur Désactiver &gt Désactiver l’employé.

Remarque : Les renseignements sur votre employé ne seront ni perdus ni supprimés.

Réactiver un employé

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant situé à gauche  > cliquez sur Tous
  2. Cliquez sur le nom de l’employé >sur Réactiver.
  3. Cliquez sur Assigner un code confidentiel.

Remarque : Il est important de conserver cette information dans vos dossiers, car il s’agit du code confidentiel qu’utilisera votre employé doté de l’autorisation Gestion des employés.

Activer l’option Gestion des employés dans l’application Square

Après avoir créé des groupes d’autorisation et des employés, vous pouvez activer la Gestion des employés dans l’application Square.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. Touchez les trois lignes horizontales dans la barre de navigation inférieure.
  3. Touchez Paramètres > Gestion des employés.
  4. Touchez Gestion des employés pour activer la fonctionnalité.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez vos initiales en bas à droite pour permettre à votre employé de se connecter et de commencer à accepter des paiements.