Square offre des outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, quels que soient les points de vente et les rôles. Avec l’option Gestion des employés, vous pouvez mettre à jour les fiches de présence du personnel, vérifier les autorisations des employés et accéder à des outils avancés de génération de rapports.

Créer des rôles d’employé et attribuer des autorisations

Définissez et limitez ce à quoi les différents employés ont accès dans l’application et le Tableau de bord Square en ligne en déterminant des rôles et en définissant les autorisations correspondantes. Les Autorisations des employés offrent aussi un niveau de sécurité supplémentaire : vous décidez vous-même des employés qui ont accès à votre Tableau de bord ou qui peuvent modifier votre catalogue d’articles, gérer les employés, émettre des remboursements, etc.

Pour donner à un employé ou à un associé l’autorisation de communiquer avec l’assistance Square afin de discuter des détails spécifiques au compte, vous pouvez les ajouter gratuitement comme représentant autorisé. C’est une excellente option pour ceux qui doivent pouvoir appeler l’assistance Square, mais qui n’ont pas besoin de l’accès aux paiements.

Dans le cas des employés qui ont seulement besoin de l’autorisation d’accepter des paiements à partir de leur appareil mobile, vous pouvez les inviter à faire partie du personnel mobile gratuitement.

Créer un nouveau rôle d’employé

  1. Accédez à la section Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Autorisations.
  2. Cliquez sur Créer un rôle, puis saisissez un nom de rôle (p. ex., caissier, responsable, chauffeur).
  3. Sélectionnez les accès que vous souhaitez donner à un employé :
    • Accès à la Solution PDV partagée : Autorisez cet employé à accéder à votre solution PDV à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres (p. ex., pour les employés qui partagent la même Solution PDV).
    • Accès au Tableau de bord : Autorisez cet employé à se connecter à votre Tableau de bord avec son propre courriel et mot de passe.
    • Accès à la Solution PDV mobile : Autorisez cet employé à se connecter à n’importe quelle application Solution PDV en utilisant son propre courriel et son propre mot de passe (p. ex., pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
    • Accès aux Rendez-vous : Autorisez cet employé à accéder aux Rendez-vous en utilisant son propre courriel et son propre mot de passe. Cela inclut l’accès à son propre calendrier. Remarque : Uniquement pour les utilisateurs inscrits à Rendez-vous Square.
  4. Cochez la case correspondant aux accès que vous souhaitez donner à un employé.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les employés

Une fois que vous avez créé les rôles d’employés, vous êtes prêt à ajouter des employés. Par « employé », on entend toute personne ayant accès à votre compte Square.

Créer un employé

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un employé.
  2. Saisissez le nom et les renseignements personnels de l’employé.
  3. Afin d’autoriser vos employés à se connecter à l’application Square pour qu’ils puissent accepter des paiements, activez l’option Autorisations et sélectionnez ou créez un rôle dans le menu déroulant.
  4. Pour autoriser vos employés à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à quatre chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.
  5. Si le rôle de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel, saisissez l’adresse courriel qui sera utilisée pour se connecter.

Cet employé sera invité par courriel à créer ses propres identifiants pour accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel.

Désactiver un employé

Si un employé quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son compte. Les employés désactivés ne sont pas facturés. Les renseignements associés à leur compte sont conservés pour information, et vous pouvez les réactiver à tout moment.

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un employé.
  2. Cliquez sur Désactiver, puis sur Désactiver l’employé.

Remarque : Les renseignements sur votre employé ne seront ni perdus ni supprimés.

Réactiver un employé

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant des statuts situé à gauche, puis sur Tous.
  2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver.
  3. Afin d’autoriser vos employés à se connecter à l’application Square pour qu’ils puissent accepter des paiements, activez l’option Autorisations, puis sélectionnez ou créez un rôle dans le menu déroulant.
  4. Pour autoriser vos employés à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.
  5. Si le rôle de votre employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel pour information, car celui-ci sera utilisé par votre employé pour accéder à une caisse équipée de la Gestion des employés.

Activer l’option Gestion des employés dans l’application Square

Après avoir créé des groupes d’autorisation et des employés, vous pouvez activer la Gestion des employés dans l’application Square.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. Touchez les trois lignes horizontales pour ouvrir la barre de navigation.
  3. Touchez Paramètres, puis Gestion des employés.
  4. Sous Exiger le code confidentiel de l’employé, sélectionnez Toujours.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez vos initiales en bas à droite pour permettre à votre employé de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

Remarque : Square stocke les données aux États-Unis et dans d’autres pays. Vous pouvez être obligé de notifier vos clients de ce fait et d’obtenir leur consentement avant de stocker leurs informations.