Square offre des outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, quels que soient les points de vente et les rôles. Avec l’option Gestion des employés, vous pouvez mettre à jour les fiches de présence du personnel, vérifier les autorisations des employés et accéder à des outils avancés de génération de rapports.

Créer des rôles pour les employés et attribuer des autorisations

Définissez et limitez ce à quoi les différents employés ont accès dans l’application et le tableau de bord Square en ligne en déterminant des rôles et en définissant les autorisations correspondantes. Les Autorisations des employés offrent aussi un niveau de sécurité supplémentaire : vous décidez vous-même des employés qui ont accès à votre tableau de bord ou qui peuvent modifier votre catalogue d’articles, gérer les employés, émettre des remboursements, etc.

Pour donner à un employé ou associer l'autorisation à contact Square Support afin de discuter des détails spécifiques au compte, vous pouvez les ajouter comme Authorized Representative gratuitement. C'est une excellente option pour ceux qui ont besoin d'appeler le service d'Assistance de Square sans avoir besoin d'encaisser des paiements.

Dans le cas des employés qui ont seulement besoin de la permission d'accepter des paiements à partir de leur appareil mobile, vous pouvez les inviter à devenir Mobile Staff gratuitement.

Gérer des employés

Une fois les rôles des employés créés, vous êtes prêt à créer des employés. Un employé désigne toute personne qui a accès à votre compte Square.

Pour créer un employé :

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un employé dans la partie supérieure droite.
  2. Saisissez le nom et les renseignements personnels de l’employé.
  3. Pour autoriser votre employé à se connecter à l’application Square et à accepter des paiements à partir d’un appareil partagé, activez l’option Autorisations, puis sélectionnez ou créez un rôle à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser votre employé à ouvrir une session dans l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel de quatre chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si le rôle de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel, saisissez l’adresse courriel qui sera utilisée pour se connecter.

Cet employé sera invité par courriel à créer ses propres identifiants pour accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel.

Pour désactiver un employé :

Si un employé quitte votre entreprise – que ce soit de façon définitive ou temporaire – vous pouvez désactiver son compte. Vous n’aurez aucuns frais à payer pour la désactivation du compte d’un employé; les renseignements relatifs à son compte sont sauvegardés, et vous pouvez le réactiver en tout temps.

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom de l’employé.
  2. Dans la partie inférieure gauche de la page de détails sur l’employé, cliquez sur Désactiver &gt Désactiver l’employé.

Remarque : Les renseignements sur votre employé ne seront ni perdus ni supprimés.

Réactiver un employé

  1. À partir de la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant situé à gauche  > cliquez sur Tous
  2. Cliquez sur le nom de l’employé >sur Réactiver.
  3. Cliquez sur Assigner un code confidentiel.

Remarque : Il est important de conserver cette information dans vos dossiers, car il s’agit du code confidentiel qu’utilisera votre employé doté de l’autorisation Gestion des employés.

Activer l’option Gestion des employés dans l’application Square

Après avoir créé des groupes d’autorisation et des employés, vous pouvez activer la Gestion des employés dans l’application Square.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. Touchez les trois lignes horizontales dans la barre de navigation inférieure.
  3. Touchez Paramètres > Gestion des employés.
  4. Touchez Gestion des employés pour activer la fonctionnalité.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez vos initiales en bas à droite pour permettre à votre employé de se connecter et de commencer à accepter des paiements.