Empezar a usar Gestión de equipos Square

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados.
2. Después, haz clic en + Empleado.
3. Rellena el perfil del empleado. Introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del empleado. Deberás incluir una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para enviar al empleado una invitación. El ID de empleado es opcional, pero te recomendamos rellenar también este campo.
4. Haz clic en Siguiente.

Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios para hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. Además, si usas Turnos Square, puedes ver el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones en tu negocio.

En la pantalla Puestos, añade el puesto principal con el tipo de pago (por ejemplo, por horas o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para abrir un desplegable con los puestos disponibles.

1. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce una tarifa por hora o el sueldo anual y las horas de trabajo semanales.
2. Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.
3. Haz clic en Siguiente.

En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos a los empleados para que inicien sesión en la aplicación de Square y acepten pagos, registren su entrada o salida, o bien accedan al Panel de control en línea de Square.

Añadir permisos

1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de permisos o haz clic en Añadir conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados están disponibles con el plan de pago Equipos Plus. Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square y no en la aplicación.
2. Haz clic en Puntos de venta para elegir el punto de venta desde el que trabajará el empleado. Nota: Si tienes varios puntos de venta y quieres darle permisos para todos, activa la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos.
3. Crea una contraseña personal para que el empleado pueda iniciar sesión y registrar sus horas de trabajo. Puedes personalizar la contraseña o bien crearla al azar con la opción Generar.
4. Haz clic en Guardar y revisar.

Nota: Guarda esta contraseña y compártela con el empleado correspondiente. Cada contraseña es exclusiva de cada empleado para acceder a la aplicación de Square en cualquier dispositivo vinculado con tu punto de venta.

1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
2. Pulsa el signo más (+) para ver la pantalla Crear empleado.
3. Para empezar, introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del empleado.
4. A continuación, pulsa Puesto principal para asignar un puesto de trabajo al empleado o Crear puesto para asignarle uno nuevo.
5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce su tarifa por hora. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información del perfil del empleado.
6. Toca Conjunto de permisos para asignarle uno al empleado. Nota: Al crear un empleado, se le asignarán automáticamente los permisos del equipo. Por ahora, solo se pueden crear y editar conjuntos de permisos desde el Panel de control de Square.
7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear y asignar una al empleado. Después, pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos empleados, pero podrás generar una personalizada desde esta sección cuando quieras.
8. Pulsa Punto de venta para elegir los puntos de venta del empleado y activar o desactivar la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos. Nota: Cuando crees un empleado, aparecerá de forma predeterminada el punto de venta asociado a tu cuenta de TPV Square en la sección de Puntos de venta.
9. Después de volver a la pantalla Crear empleado y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados. En el perfil de empleado que has creado, haz clic en Configurar permisos.
2. En la pantalla de permisos del empleado, ve al menú desplegable Conjunto de permisos y selecciona Crear conjunto de permisos.
3. Asigna un nombre al conjunto de permisos.
4. Activa la opción Acceso completo para habilitar todos los permisos o ajusta el nivel en el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
5. Selecciona los puntos desde los que el empleado podrá acceder a las aplicaciones de Square.
   • TPV compartidos: el empleado usará un código de cuatro dígitos para acceder a tu TPV. Todos los empleados con permiso para acceder a tu TPV usarán ese mismo código.
   • TPV móvil: el empleado podrá iniciar sesión en la aplicación de Square desde su dispositivo, donde deberá introducir su correo electrónico y contraseña. De este modo, podrá aceptar pagos desde cualquier lugar.
   • Panel de control: el empleado podrá iniciar sesión en el Panel de control en línea de Square con su correo electrónico y contraseña.
6. Haz clic en Guardar.

Nota: Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square , ya que no es posible hacerlo desde la aplicación.

Square enviará un mensaje a tu empleado para invitarle a crear las credenciales con las que podrá acceder desde su dispositivo al Panel de control en línea de Square, la aplicación Square para equipos y la aplicación TPV Square. La invitación se enviará por correo electrónico o SMS, por lo que tanto la dirección como el número de teléfono deberán ser exclusivos del perfil de empleado correspondiente. Si usas Turnos Square, el empleado también podrá acceder a sus registros de horas desde la aplicación Square para equipos. Si el empleado no ha recibido la invitación por correo electrónico, pídele que consulte la carpeta de correo no deseado y que se vuelva a suscribir a los mensajes de Square.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Equipo y selecciona Permisos.
2. Selecciona un conjunto de permisos y modifica los ajustes necesarios.
3. Haz clic en Guardar. Si haces algún cambio, estos se aplicarán a todos los empleados asignados a ese conjunto de permisos.
4. Para eliminar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Para poder eliminar un conjunto de permisos, primero debes quitar a los empleados que lo tengan asignado.

1. Accede a Equipo > Permisos en Panel de control en línea de Square.
2. Haz clic en Permisos del equipo y confirma el nivel de acceso y los permisos. Haz clic en Continuar.
3. Crea o genera una contraseña aleatoria para los empleados que usan un TPV compartido. Anótala y compártela con ellos.
4. Selecciona los permisos que quieras asignar a todos los empleados. Si alguno intenta acceder a un área que no has seleccionado, necesitará que un empleado que sí tenga los permisos correspondientes le facilite la contraseña.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: Los permisos del equipo también se pueden activar cuando se crea un empleado.

1. Accede a Equipo > Permisos.
2. Selecciona Permisos del equipo.
3. Crea o genera una contraseña aleatoria para los empleados. Anótala y compártela con ellos.
4. Haz clic en Guardar.

1. En el menú de navegación, accede a Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
2. Pulsa la contraseña del equipo.
3. Introduce tu contraseña de propietario.
4. Escribe la nueva contraseña del equipo y pulsa Guardar.
5. Comparte la nueva contraseña con el equipo.

1. En el menú de navegación, ve a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
2. Activa Permitir contraseña de los empleados. Nota: Se requiere una contraseña del propietario o una contraseña con acceso total para activar este permiso.
3. De forma predeterminada, tus empleados solo tendrán acceso para aceptar pagos, mientras que se necesitará una contraseña del propietario para el resto de las acciones. Si quieres conceder permisos a tus empleados para que puedan emitir reembolsos o ver informes, pulsa Editar. Se abrirá la sección Permisos de Panel de control en línea de Square en un navegador móvil.
4. Crea una contraseña para los empleados que usen un TPV compartido > selecciona qué permisos quieres concederles.
5. Pulsa Guardar > vuelve a la aplicación TPV Square.

En este punto, los empleados que utilicen su contraseña podrán aceptar pagos y acceder a las áreas y funciones del TPV que seleccionaste en los permisos de los empleados. Si un empleado necesita acceder a áreas y funciones restringidas, tendrás que introducir la contraseña del propietario con los permisos correspondientes.

Con las contraseñas personales, los empleados tendrán que usar una contraseña para determinadas acciones. Además, los empleados podrán iniciar sesión en la aplicación de Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña en cualquier dispositivo vinculado con el punto de venta de la empresa. Nota: El conjunto de permisos que has asignado a un empleado está asociado con su contraseña personal.

Una vez que hayan iniciado sesión, los empleados pueden aceptar pagos, que aparecerán en su informe de ventas individuales, y hacer otras acciones específicas para su conjunto de permisos.

1. Abre la aplicación de Square e inicia sesión con tu dirección de correo electrónico de propietario o con un código de dispositivo. Si inicias sesión con este último, deberás introducir la contraseña con permisos para gestionar la configuración.
2. En el menú de navegación, ve a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
3. Pulsa Habilitar contraseñas.
4. En Solicitar contraseña, selecciona Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta para cancelar un pago.
5. Introduce la contraseña para guardar los cambios.
6. Selecciona el periodo de inactividad de la aplicación de Square.
7. Pulsa Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir que los empleados inicien sesión y empiecen a aceptar pagos.

Una vez que hayas activado las contraseñas en la aplicación TPV, podrás desactivarlas en cualquier momento. Nota: Desactivar las contraseñas evitará que los empleados accedan al TPV con una contraseña de equipo o una contraseña personal.

1. En el menú de navegación, ve a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
2. Desactiva Permitir contraseña de los empleados.

Si un empleado deja el negocio (sea de forma temporal o permanente), puedes desactivar su perfil.

1. En la lista Empleados delPanel de control en línea de Square, selecciona a un empleado.
2. Haz clic en el menú desplegable de acciones de tres puntos, selecciona Desactivar empleado y confirma la acción.

Nota: La información del empleado no se perderá ni se eliminará cuando se desactive, y podrás reactivarlo en cualquier momento.

1. En la lista Empleados de Panel de control en línea de Square, haz clic en el menú desplegable Estado situado a la izquierda > haz clic en Inactivo.
2. Haz clic en el nombre del empleado y selecciona Reactivar empleado.
3. Para permitir que el empleado pueda iniciar sesión en la aplicación de Square y aceptar pagos, haz clic en la opción Editar de la sección Permisos y selecciona o crea un conjunto de permisos en el menú desplegable.
4. Para permitir que el empleado inicie sesión en la aplicación de Square con una contraseña, introduce una contraseña personalizada de cuatro dígitos o haz clic en Generar para crear una de forma aleatoria.
5. Si el conjunto de permisos da al empleado acceso al Panel de control en línea de Square o a la aplicación de Square desde su dispositivo, introduce la dirección de correo electrónico que usará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que anotes la contraseña, ya que será la que el empleado utilizará para acceder a un TPV en el que se haya activado la gestión de equipos.