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Empezar a usar Gestión de equipos Square

Gestión de equipos Square te ofrece herramientas para gestionar a tu equipo fácilmente con distintos puntos de venta, dispositivos y puestos. En función de lo que vaya mejor con tu negocio, puedes elegir entre el plan gratuito o el de pago, Equipos Plus.

Con la versión gratuita de Gestión de equipos, puedes configurar un conjunto de permisos para todos los empleados de un mismo punto de venta. Así, podrán aceptar pagos en tu nombre sin tener que acceder a información confidencial de tu cuenta. Para empezar a usar el plan gratuito, solo tienes que añadir el primer miembro del equipo.

Con Equipos Plus, puedes crear grupos de permisos personalizados ilimitados, consultar el registro de actividad y analizar las ventas de tu equipo. Empieza tu prueba gratuita de 30 días aquí.

¿Qué incluye?

  Gestión de equipos Equipos Plus
Precios Gratis para todos los puntos de venta 25 € + IVA al mes por punto de venta
Funciones    
Integración con TPV Square ✔️ ✔️
Permisos    
Un conjunto de permisos ✔️ ✔️
Conjuntos de permisos ilimitados ✔️
Estadísticas e informes    
Registro de actividad de cada empleado ✔️
Informes de ventas de cada empleado - ✔️

Configurar la contraseña de propietario

Si aún no lo has hecho, te recomendamos que crees una contraseña de propietario antes de añadir empleados y asignar permisos. Podrás usarla para registrar la entrada y la salida en la aplicación de Square, pero es importante sobre todo para anular acciones de los empleados cuando se necesita contraseña. Por ejemplo, si un empleado intenta hacer algo para lo que no tiene permiso, la aplicación de Square pedirá la contraseña de propietario.

Para crear la contraseña de propietario, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea, ve a Personal > Equipo >Empleados y haz clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haz clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, crea una contraseña personalizada de cuatro dígitos o haz clic en Generar para crear una aleatoria.

  4. Haz clic en Guardar.

Añadir el primer empleado

Para empezar a usar Gestión de equipos, añade tus empleados a Square. Así podrás llevar un seguimiento de sus horas de trabajo y crear permisos en tu cuenta de Square. Cuantos más empleados añadas, más útil te será Gestión de equipos.

Crear perfiles de empleados desde el Panel de control de Square

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados.
  2. Después, haz clic en + Empleado. También puedes crear un perfil pulsando Equipo en la aplicación TPV Square.
  3. Completa el perfil del empleado. Para ello, indica su nombre, así como su dirección de correo electrónico, su número de teléfono o ambos. Para poder crear un perfil, deberás añadir uno de estos dos métodos de contacto (esta información no podrá ser igual a la de otro perfil). El ID de empleado es opcional, pero te recomendamos rellenar también este campo.
  4. Selecciona Siguiente.

Nota: Si el empleado ya tenía una cuenta de Square a través de otra empresa que incluía un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, tendrá que indicar una dirección distinta.

Asignar puestos de trabajo y salarios

Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios para hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. Además, si usas Turnos Square, puedes consultar el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones en tu negocio.

En la pantalla Puestos, añade el puesto principal con el tipo de pago (por ejemplo, por horas o sueldo). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para abrir un desplegable con las opciones disponibles.

  1. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce una tarifa por hora o el sueldo anual y las horas de trabajo semanales.
  2. Si tu empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.
  3. Selecciona Siguiente.

Configurar permisos

En la pantalla Acceso, puedes asignar un conjunto de permisos a tus empleados. Con esta función, podrán iniciar sesión en la aplicación de Square para aceptar pagos, registrar la entrada y la salida o acceder al Panel de control en línea de Square.

Con Gestión de equipos Square, podrás definir de forma gratuita un conjunto de permisos personalizado. Para crear dos o más, se necesita una suscripción de pago a Equipos Plus, Turnos Square Plus, Comunicación para equipos Square, Square para restaurantes, Square para comercios o Citas Square. Solo se pueden crear conjuntos de permisos desde el Panel de control de Square, no desde la aplicación.

Para configurar los permisos, sigue estos pasos:

  1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de permisos o haz clic en Crear conjunto de permisos. El sistema te podría pedir que selecciones un nivel de acceso. Para hacerlo, elige un punto de partida en función del nivel de acceso previsto, que puede ser Estándar, Avanzado o Total. Podrás cambiar los permisos más adelante cuando modifiques los perfiles de tus empleados.
    • Estándar: incluye permisos básicos para hacer transacciones en el TPV. Es una buena opción para un gran número de empleados, como los cajeros, camareros y proveedores de servicio o el personal de sala.
    • Avanzado: incluye permisos más avanzados, como cancelar una venta, actualizar el inventario y gestionar los turnos. Se puede utilizar para los responsables de los turnos, los gerentes y el personal del mostrador.
    • Total: activa todos los permisos, excepto la gestión de las transferencias y cuentas bancarias. Es una buena opción para copropietarios, gerentes generales y otros miembros del equipo administrativo.
  2. Haz clic en Puntos de venta para elegir desde cuál trabajará la persona. Si tienes múltiples puntos de venta y quieres que los permisos de tu empleado se apliquen a todos, activa la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos.
  3. Crea una contraseña personal para que tu empleado pueda iniciar sesión y registrar sus horas de trabajo. Puedes personalizarla o bien crearla al azar con la opción Generar.
  4. Haz clic en Guardar y revisar.

Toma nota de la contraseña para tenerla siempre a mano y compártela con tu empleado. Cada uno tendrá una contraseña exclusiva para acceder a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo vinculado al punto de venta.

Crear perfiles de empleados en la aplicación TPV Square

  1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
  2. Pulsa el signo más (+) para que se muestre la pantalla Crear empleado.
  3. Para empezar, introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
  4. A continuación, pulsa Puesto principal para asignarle uno que ya exista o Crear puesto si hay que generarlo.
  5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce su tarifa por hora. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información del perfil.
  6. Toca Conjunto de permisos para asignarle uno al empleado. Nota: Al crear un empleado, se le asignarán automáticamente los permisos del equipo. Por ahora, solo se pueden crear y editar conjuntos de permisos desde el Panel de control de Square.
  7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear una personalizada y asignársela a tu empleado. Después, pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a tus nuevos empleados, pero podrás crear una personalizada desde esta sección cuando quieras.
  8. Pulsa Punto de venta para elegir los que correspondan a tu empleado y activar o desactivar la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos. Nota: Cuando crees un perfil, aparecerá de forma predeterminada el punto de venta asociado a tu cuenta de TPV Square en la sección Puntos de venta.
  9. Después de volver a la pantalla Crear empleado y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

Sigue las instrucciones anteriores para crear más empleados en la aplicación. Una vez que hayas creado un empleado, podrá usar TPV Square con los ajustes y los permisos que le hayas asignado. Nota: Recibirás una notificación si falta información en el perfil del empleado que hayas creado.

Nota: Si tienes una suscripción a Turnos Square Plus y quieres que tu empleado pueda optar a las propinas, incluidas las de agrupación, activa la opción Puede recibir propinas en la sección Trabajo y remuneración al añadirlo. Consulta más información sobre la agrupación de propinas en Turnos Square Plus.

Configurar permisos

Una vez que añades un empleado, puedes asignarle permisos para proteger la información confidencial de tu negocio, ya que tú controlas qué puede ver y hacer en TPV Square y el Panel de control en línea de Square. También puedes decidir el acceso que tiene al Panel de control y a la aplicación TPV Square.

Con los permisos, tú decides si asignas permisos personalizados o permisos del equipo a tus empleados. Los personalizados son específicos de cada uno; por ejemplo, puedes asignar distintos conjuntos de permisos a los gerentes, a los que trabajan en contabilidad y a quienes están en caja. Por otro lado, los permisos del equipo son un mismo conjunto que puedes asignar a todos los empleados de forma gratuita. Nota: Los Abonados a Equipos Plus pueden crear permisos personalizados ilimitados.

Se pueden crear conjuntos de permisos para empleados concretos según sus tareas y reutilizarlos con otros que desempeñen las mismas funciones.

Añadir permisos personalizados

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados. En el perfil de empleado que has creado, haz clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos del empleado, ve al menú desplegable Conjunto de permisos y selecciona Crear conjunto de permisos.
  3. Asigna un nombre al conjunto de permisos.
  4. Activa la opción Acceso completo para habilitar todos los permisos o ajusta el nivel en el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
  5. Selecciona los puntos desde los que el empleado podrá acceder a las aplicaciones de Square.
    • TPV compartidos: el empleado usará un código de cuatro dígitos para acceder a tu TPV. Todos los empleados con permiso para acceder a tu TPV usarán ese mismo código.
    • TPV móvil: el empleado podrá iniciar sesión en la aplicación de Square desde su dispositivo, donde deberá introducir su correo electrónico y contraseña. De este modo, podrá aceptar pagos desde cualquier lugar.
    • Panel de control: el empleado podrá iniciar sesión en el Panel de control en línea de Square con su correo electrónico y contraseña.
  6. Haz clic en Guardar.

Nota: Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square , ya que no es posible hacerlo desde la aplicación.

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Invitar a empleados

Cuando creas el perfil de un empleado, Square le envía una invitación por correo electrónico o por SMS para que defina las credenciales con las que iniciará sesión en el Panel de control en línea de Square o en la aplicación TPV Square desde su dispositivo personal. Si usas Turnos Square para gestionar la mano de obra, el empleado también podrá acceder a sus registros de horas desde la aplicación Square para equipos. Si el empleado no recibe el correo electrónico con la invitación, dile que revise la carpeta de correo no deseado. Si procede, el empleado también puede añadir la información de Square Payroll para recibir su contraseña personal, que usará para iniciar sesión en el Panel de control de Square y en la aplicación Square para equipos.

Nota: Las invitaciones caducan 30 días después de ser enviadas. Los perfiles de los empleados no pueden tener la misma dirección de correo electrónico ni el mismo número de teléfono en una determinada cuenta de Square; es decir, cada uno debe tener sus propios datos de contacto.

Añadir permisos personalizados

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados. En el perfil de empleado que has creado, haz clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos del empleado, ve al menú desplegable Conjunto de permisos y selecciona Crear conjunto de permisos.
  3. Asigna un nombre al conjunto de permisos.
  4. Activa la opción Acceso completo para habilitar todos los permisos o ajusta el nivel en el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
  5. Selecciona los puntos desde los que el empleado podrá acceder a las aplicaciones de Square.
    • TPV compartidos: el empleado usará un código de cuatro dígitos para acceder a tu TPV. Todos los empleados con permiso para acceder a tu TPV usarán ese mismo código.
    • TPV móvil: el empleado podrá iniciar sesión en la aplicación de Square desde su dispositivo, donde deberá introducir su correo electrónico y contraseña. De este modo, podrá aceptar pagos desde cualquier lugar.
    • Panel de control: el empleado podrá iniciar sesión en el Panel de control en línea de Square con su correo electrónico y contraseña.
  6. Haz clic en Guardar.

Nota: Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square , ya que no es posible hacerlo desde la aplicación.

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Invitar a empleados

Square enviará a este empleado una invitación para que cree sus propias credenciales con las que poder acceder al Panel de control en línea de Square, a la aplicación Square para equipos o a la aplicación TPV Square en su dispositivo personal. La invitación se le puede enviar a su dirección de correo electrónico o por mensaje de texto. Tanto la dirección de correo como el número de teléfono deben ser exclusivos de ese perfil de empleado. Si usas Turnos Square para gestionar la mano de obra, el empleado también podrá acceder a sus registros de horas en la aplicación Square para equipos. Si no recibe el correo electrónico con la invitación, dile que revise la carpeta de correo no deseado y vuelva a suscribirse a los mensajes de Square.

Nota: Para crear un perfil de empleado, se requiere un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Al volver a enviar una invitación, el empleado la recibirá por todos los métodos de contacto que se tengan guardados. Si un empleado trabaja para varias empresas, sus métodos de contacto deben ser únicos para cada una, y las invitaciones vencerán 7 días después de la fecha de envío.

Modificar o eliminar un conjunto de permisos

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Equipo y selecciona Permisos.
  2. Selecciona un conjunto de permisos y modifica los ajustes necesarios.
  3. Haz clic en Guardar. Si haces algún cambio, estos se aplicarán a todos los empleados asignados a ese conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Para poder eliminar un conjunto de permisos, primero debes quitar a los empleados que lo tengan asignado.

Configurar permisos y una contraseña de equipo

Con Gestión de equipos, también tendrás acceso a un mismo conjunto de permisos para todo el equipo de forma gratuita. Con los permisos del equipo, podrás asignar a todos los empleados el mismo conjunto de permisos para acceder a TPV Square y al Panel de control en línea de Square desde su propio dispositivo. Además, podrás configurar una contraseña de equipo para que inicien sesión en tu TPV. Los permisos del equipo que configures se aplicarán a la contraseña de equipo para que puedas controlar las acciones y los datos a los que tiene acceso el personal en un TPV compartido.

Si no necesitas hacer un seguimiento de las horas que trabajan tus empleados ni de las ventas por empleado, o si no quieres conceder a los empleados concretos permisos diferentes a los del resto del equipo, te recomendamos que utilices una contraseña de equipo.

Activar los permisos del equipo en el Panel de control en línea de Square

  1. Entra en Equipo > Permisos en el Panel de control en línea de Square.
  2. Haz clic en Permisos del equipo y confirma el nivel de acceso y los permisos. Haz clic en Continuar.
  3. Crea o genera una contraseña del equipo aleatoria para los empleados que usan el mismo TPV. Anótala y compártela con ellos.
  4. Selecciona los permisos que quieras asignar a todos los empleados. Si alguno intenta acceder a un área que no has seleccionado, necesitará que un empleado que sí tenga los permisos correspondientes le facilite la contraseña.
  5. Haz clic en Guardar.

Nota: Los permisos del equipo también se pueden activar cuando se crea un empleado.

Modificar la contraseña del equipo en el Panel de control en línea de Square

  1. Entra en Equipo > Permisos en el Panel de control en línea de Square.
  2. Selecciona Permisos del equipo.
  3. Crea o genera una contraseña aleatoria para el equipo. Anótala y compártela con ellos.
  4. Haz clic en Guardar.

Modificar la contraseña del equipo desde la aplicación TPV Square

  1. En el menú de navegación, accede a Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
  2. Pulsa en la contraseña del equipo.
  3. Introduce tu contraseña de propietario.
  4. Escribe la nueva contraseña del equipo y pulsa en Guardar.
  5. Comparte la nueva contraseña con el equipo.

Conjuntos de permisos inactivos

Si a un empleado se le asigna un conjunto de permisos inactivo, no podrá acceder a Square. Esto puede ocurrir si se interrumpe la suscripción a Equipos Plus o a un paquete que lo incluya, como Square para restaurantes Plus, Square para comercios Plus o Citas Square Prémium.

Si se interrumpe tu suscripción a Equipos Plus y vuelves a suscribirte, tus empleados recuperarán sus permisos. También puedes asignar a esos empleados permisos del equipo, que están disponibles de forma gratuita con Gestión de equipos.

Configurar Gestión de equipos en TPV Square

Cuando hayas creado conjuntos de permisos y perfiles de empleados, podrás activar Gestión de equipos en la aplicación de Square.

Activar las contraseñas en tu TPV Square

  1. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
  2. Activa Permitir contraseña del equipo. Nota: Para activar este permiso se necesita una contraseña del propietario o una contraseña con acceso total.
  3. De manera predeterminada, el equipo solo podrá aceptar pagos; para las demás acciones hará falta una contraseña del propietario. Si quieres conceder permisos a tus empleados para que puedan emitir reembolsos o consultar los informes, pulsa en Modificar. Se abrirá el apartado Permisos del Panel de control en línea de Square en un navegador móvil.
  4. Crea una contraseña del equipo para tus empleados utilizando un TPV compartido y selecciona los permisos que quieres concederles.
  5. Pulsa en Guardar para volver a la aplicación TPV Square.

Ahora, todos los empleados que usen la contraseña del equipo podrán aceptar pagos y acceder a las áreas y funciones del TPV que hayas seleccionado. Si un empleado necesita acceder a áreas restringidas o llevar a cabo una acción para la que no tiene autorización, deberás introducir la contraseña del propietario que cuente con los permisos necesarios.

Con las contraseñas personales, podrás solicitar a los empleados que indiquen su código para llevar a cabo determinadas acciones. Además, tu equipo podrá iniciar sesión en la aplicación de Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña desde cualquier dispositivo vinculado al punto de venta de tu negocio. Nota: El conjunto de permisos que asignes a un empleado está asociado a su contraseña personal.

Requisitos de las contraseñas en la aplicación de Square

Una vez que inicien sesión, los empleados podrán aceptar pagos (luego aparecerán en sus informes de ventas individuales) y realizar otras acciones específicas de su conjunto de permisos.

  1. Abre la aplicación de Square e inicia sesión con tu correo electrónico de propietario o con un código de dispositivo. Si inicias sesión con un código de dispositivo, indica la contraseña asociada a los permisos necesarios para gestionar los ajustes.
  2. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
  3. Pulsa en Activar contraseñas.
  4. En Solicitar contraseña, selecciona Después de cada venta, Después de cerrar sesión o Cuando se intente cancelar una venta para anular un pago.
  5. Introduce tu contraseña para guardar estos cambios.
  6. Selecciona un periodo de inactividad para la aplicación de Square.
  7. Pulsa en Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir a los empleados iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

Desactivar las contraseñas del equipo en la aplicación de Square

Una vez que tengas las contraseñas activadas en la aplicación TPV Square, podrás desactivarlas cuando quieras. Nota: Si desactivas las contraseñas, tus empleados no podrán iniciar sesión en el TPV ni con la contraseña del equipo ni con la personal.

  1. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
  2. Desactiva la opción Permitir contraseña del equipo.

Desactivar o reactivar un empleado

Desactivar a un empleado

Si un empleado deja su puesto (ya sea de forma temporal o permanente), puedes desactivar su perfil.

  1. En la lista Empleados del Panel de control en línea de Square, selecciona a uno.
  2. Haz clic en los tres puntos para abrir el menú desplegable, selecciona Desactivar empleado y confirma tu selección.

Nota: La información del empleado no se perderá ni se eliminará al desactivar su perfil, y podrás reactivarlo en cualquier momento.

Reactivar a un empleado

  1. En la lista Empleados de tu Panel de control en línea de Square, haz clic en el menú desplegable Estado situado a la izquierda y selecciona Inactivos.
  2. Haz clic en el nombre del empleado y, luego, en Reactivar al empleado.
  3. Para permitirle iniciar sesión en la aplicación de Square y que pueda aceptar pagos, haz clic en la opción Modificar en Permisos y selecciona o crea un conjunto de permisos en el menú desplegable.
  4. Para permitirle iniciar sesión en la aplicación de Square con una contraseña, introduce una contraseña personalizada de cuatro dígitos o haz clic en Generar para crear una de forma aleatoria.
  5. Si el conjunto de permisos da al empleado acceso al Panel de control en línea de Square o a la aplicación de Square desde su dispositivo, introduce la dirección de correo electrónico que usará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que anotes la contraseña, ya que será la que el empleado utilizará para acceder a un TPV en el que se haya activado Gestión de equipos Square.

Informes

Si habilitas permisos del equipo, puedes hacer un seguimiento de las ventas que procesan tus empleados con su contraseña de cuatro dígitos en Square.

Para ver el informe de ventas de tu equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square, ve a la pestaña Informes y haz clic en Ventas del equipo.

  2. Selecciona el período y el punto de venta que quieras ver.

  3. Haz clic en Filtrar por y marca Empleado (cobrado por).

  4. Haz clic en Todos los empleados para seleccionar los que quieras.

Registro de actividad

En el Registro de actividad del Panel de control en línea de Square, puedes ver las acciones del personal, como los reembolsos emitidos, los artículos gratuitos y anulados, las actualizaciones de inventario, los cambios en los ajustes de propinas y los descuentos.

Gestión de equipos te permite consultar de forma gratuita la hora y el punto de venta en el que se ha realizado cada acción en la aplicación de Square y en Terminal virtual. También puedes consultar y filtrar acciones por empleado actualizando a Equipos Plus. Con estos informes más detallados, sabrás qué empleados emiten reembolsos, incluyen artículos gratuitos, aplican descuentos, actualizan el inventario y anulan transacciones.

Programación de turnos con Gestión de equipos

Turnos Square se integra a la perfección con Gestión de equipos y está disponible como suscripción independiente para acceder a funciones de gestión de mano de obra.

Sabemos lo importante que es estar al día de las operaciones diarias y del coste de la mano de obra al gestionar tu negocio. Por eso, Turnos Square te permite crear, gestionar y publicar horarios tanto para ti como para todo el personal, y se integra con TPV Square para que puedas gestionar los turnos fácilmente.

Además, Turnos Square te permite asignar comisiones exclusivas a cada empleado por servicios o ventas de artículos. Estas comisiones se asignan a los empleados basándose en la atribución de ventas y aparecen reflejadas en el informe de ventas del equipo.

Consulta más información sobre cómo programación con Turnos Square.