Empezar a usar Gestión de equipos Square

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados.
2. Después, haz clic en + Empleado. También puedes crear un perfil pulsando Equipo en la aplicación TPV Square.
3. Rellena los datos del perfil de tu empleado. Para ello, indica su nombre, así como su dirección de correo electrónico, su número de teléfono o ambos. Para poder crear un perfil, deberás añadir uno de estos dos métodos de contacto (esta información no podrá ser igual a la de otro perfil). El ID de empleado es opcional, pero te recomendamos que también rellenes este campo.
4. Selecciona Siguiente.

Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios para hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. Además, si usas Turnos Square, puedes consultar el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones en tu negocio.

También puedes indicar un puesto principal y tipo de sueldo (por hora o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para abrir un desplegable con las opciones disponibles.

1. Según el tipo de sueldo que hayas seleccionado, introduce una tarifa por hora o el salario anual y las horas de trabajo semanales.
2. Si tu empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.
3. Selecciona Siguiente.

En la pantalla Acceso puedes asignar un conjunto de permisos y puntos de venta a tus empleados. En función de esa información, se determinará el nivel de acceso que tendrán al Panel de control de Square, el TPV y las aplicaciones desde cada punto de venta. Según los permisos que les des, tus empleados podrán iniciar sesión en la aplicación de Square y aceptar pagos, registrar su entrada o salida, o bien acceder al Panel de control en línea de Square.

Puedes definir un conjunto de permisos personalizado (los permisos de equipo) de forma gratuita, mientras que con Square para comercios Plus y Personal Square podrás establecer dos conjuntos de permisos, sin incluir los del titular. Por último, con Acceso avanzado Square, Square para restaurantes Plus y Citas Square Prémium podrás crear un número ilimitado de conjuntos de permisos personalizados ilimitados para que puedas crear todos los niveles de acceso que necesites para tu equipo.

Nota: Los nuevos conjuntos de permisos solo se pueden crear desde el Panel de control en línea de Square y no desde la aplicación.

Para configurar los permisos, sigue estos pasos:

1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de permisos o haz clic en Crear conjunto de permisos. El sistema te podría pedir que primero selecciones un nivel de acceso. Para ello, elige un la opción Estándar, Avanzado y Completo como punto de partida. Podrás cambiar los permisos más adelante cuando modifiques los perfiles de tus empleados.
   • Estándar: incluye los permisos básicos para hacer transacciones en el TPV. Es una buena opción para gran parte del personal, como quienes trabajan en caja, en barra, ofreciendo servicios o en sala.
   • Avanzado: incluye permisos más avanzados, como cancelar una venta, actualizar el inventario y gestionar los turnos. Es muy útil para el personal responsable de los turnos, de gerencia y de recepción.
   • Completo: activa todos los permisos, excepto la gestión de transferencias y cuentas bancarias. Por eso, puedes usarlo con los propietarios, la directiva y el resto del equipo administrativo.
2. Haz clic en Puntos de venta para elegir desde cuál trabajará la persona. Si tienes varios puntos de venta y quieres darle permisos para todos, activa la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos.
3. Crea una contraseña personal para que tu empleado pueda iniciar sesión y registrar sus horas de trabajo. Puedes personalizarla o bien crearla al azar con la opción Generar.
4. Haz clic en Guardar y revisar.

Guarda la contraseña y compártela con el empleado correspondiente. Cada uno tendrá una distinta que le permitirá acceder a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo vinculado con tu punto de venta.

1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
2. Toca el signo más (+) para que se muestre la pantalla Crear empleado.
3. En primer lugar, introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
4. A continuación, pulsa Puesto principal para asignarle uno que ya exista o Crear puesto si hay que generarlo.
5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce su tarifa por hora. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información del perfil.
6. Toca Conjunto de permisos para asignarle uno al empleado. Nota: Al crear un empleado, se le asignarán automáticamente los permisos del equipo. Por ahora, solo se pueden crear y editar conjuntos de permisos desde el Panel de control de Square.
7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear una y asignársela a tu empleado. Después, pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a tus nuevos empleados, pero podrás crear una personalizada desde esta sección cuando quieras.
8. Pulsa Punto de venta para elegir los que correspondan a tu empleado y activar o desactivar la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos. Nota: Cuando crees un perfil, aparecerá de forma predeterminada el punto de venta asociado a tu cuenta de TPV Square en la sección Puntos de venta.
9. Después de volver a la pantalla Crear empleado y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Permisos.
2. Selecciona un conjunto de permisos existente, edítalo y haz clic en Guardar.
3. Para borrar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Si haces algún cambio, se aplicará a todos los empleados que tengan asignado ese conjunto de permisos. Para poder eliminar un conjunto de permisos, primero debes quitar a los empleados que lo tengan asignado.

Si a un empleado se le asigna un conjunto de permisos inactivo, no tendrá acceso a Square. Esto puede ocurrir si se interrumpe la suscripción a Acceso avanzado o a un paquete al que pertenezca, como Square parar restaurantes Plus, Square para comercios Plus o Citas Square Prémium.

Si se ha interrumpido la suscripción a Acceso avanzado, puedes volver a suscribirte, y tus empleados recuperarán sus permisos. También puedes asignarles los permisos del equipo, que se están disponibles de forma gratuita.

Para gestionar las tareas correspondientes en la pantalla Incorporación, inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > RR. HH. y cumplimiento > Incorporación.

Nota: Para que tus gerentes puedan gestionar las tareas de incorporación que se les muestran a tus empleados, activa el permiso correspondiente. Consulta más información sobre los permisos que puedes asignar a tus empleados.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados. En el perfil de empleado que has creado, haz clic en Configurar permisos.
2. En la pantalla de permisos del empleado, ve al menú desplegable Conjunto de permisos y selecciona Crear conjunto de permisos.
3. Asigna un nombre al conjunto de permisos.
4. Activa la opción Acceso completo para habilitar todos los permisos o ajusta el nivel en el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
5. Selecciona los puntos desde los que el empleado podrá acceder a las aplicaciones de Square.
   • TPV compartidos: el empleado usará un código de cuatro dígitos para acceder a tu TPV. Todos los empleados con permiso para acceder a tu TPV usarán ese mismo código.
   • TPV móvil: el empleado podrá iniciar sesión en la aplicación de Square desde su dispositivo, donde deberá introducir su correo electrónico y contraseña. De este modo, podrá aceptar pagos desde cualquier lugar.
   • Panel de control: el empleado podrá iniciar sesión en el Panel de control en línea de Square con su correo electrónico y contraseña.
6. Haz clic en Guardar.

Nota: Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square , ya que no es posible hacerlo desde la aplicación.

Cuando creas el perfil de un empleado, Square le envía una invitación por correo electrónico o por SMS para que defina las credenciales con las que iniciará sesión en el Panel de control en línea de Square o en la aplicación TPV Square desde su dispositivo personal. Si usas Turnos Square para gestionar la mano de obra, el empleado también podrá acceder a sus registros de horas desde la aplicación Square para equipos. Si el empleado no recibe el correo electrónico con la invitación, dile que revise la carpeta de correo no deseado. Si procede, el empleado también puede añadir la información de Square Payroll para recibir su contraseña personal, que usará para iniciar sesión en el Panel de control de Square y en la aplicación Square para equipos.

Nota: Las invitaciones caducan 30 días después de ser enviadas. Los perfiles de los empleados no pueden tener la misma dirección de correo electrónico ni el mismo número de teléfono en una determinada cuenta de Square; es decir, cada uno debe tener sus propios datos de contacto.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados. En el perfil de empleado que has creado, haz clic en Configurar permisos.
2. En la pantalla de permisos del empleado, ve al menú desplegable Conjunto de permisos y selecciona Crear conjunto de permisos.
3. Asigna un nombre al conjunto de permisos.
4. Activa la opción Acceso completo para habilitar todos los permisos o ajusta el nivel en el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
5. Selecciona los puntos desde los que el empleado podrá acceder a las aplicaciones de Square.
   • TPV compartidos: el empleado usará un código de cuatro dígitos para acceder a tu TPV. Todos los empleados con permiso para acceder a tu TPV usarán ese mismo código.
   • TPV móvil: el empleado podrá iniciar sesión en la aplicación de Square desde su dispositivo, donde deberá introducir su correo electrónico y contraseña. De este modo, podrá aceptar pagos desde cualquier lugar.
   • Panel de control: el empleado podrá iniciar sesión en el Panel de control en línea de Square con su correo electrónico y contraseña.
6. Haz clic en Guardar.

Nota: Solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square , ya que no es posible hacerlo desde la aplicación.

Square enviará a este empleado una invitación para que cree sus propias credenciales con las que poder acceder al Panel de control en línea de Square, a la aplicación Square para equipos o a la aplicación TPV Square en su dispositivo personal. La invitación se le puede enviar a su dirección de correo electrónico o por mensaje de texto. Tanto la dirección de correo como el número de teléfono deben ser exclusivos de ese perfil de empleado. Si usas Turnos Square para gestionar la mano de obra, el empleado también podrá acceder a sus registros de horas en la aplicación Square para equipos. Si no recibe el correo electrónico con la invitación, dile que revise la carpeta de correo no deseado y vuelva a suscribirse a los mensajes de Square.

Nota: Para crear un perfil de empleado, se requiere un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Al volver a enviar una invitación, el empleado la recibirá por todos los métodos de contacto que se tengan guardados. Si un empleado trabaja para varias empresas, sus métodos de contacto deben ser únicos para cada una, y las invitaciones vencerán 7 días después de la fecha de envío.

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Equipo y selecciona Permisos.
2. Selecciona un conjunto de permisos y modifica los ajustes necesarios.
3. Haz clic en Guardar. Si haces algún cambio, estos se aplicarán a todos los empleados asignados a ese conjunto de permisos.
4. Para eliminar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Para poder eliminar un conjunto de permisos, primero debes quitar a los empleados que lo tengan asignado.

1. Entra en Equipo > Permisos en el Panel de control en línea de Square.
2. Haz clic en Permisos del equipo y confirma el nivel de acceso y los permisos. Haz clic en Continuar.
3. Crea o genera una contraseña del equipo aleatoria para los empleados que usan el mismo TPV. Anótala y compártela con ellos.
4. Selecciona los permisos que quieras asignar a todos los empleados. Si alguno intenta acceder a un área que no has seleccionado, necesitará que un empleado que sí tenga los permisos correspondientes le facilite la contraseña.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: Los permisos del equipo también se pueden activar cuando se crea un empleado.

1. Entra en Equipo > Permisos en el Panel de control en línea de Square.
2. Selecciona Permisos del equipo.
3. Crea o genera una contraseña aleatoria para el equipo. Anótala y compártela con ellos.
4. Haz clic en Guardar.

1. En el menú de navegación, accede a Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
2. Pulsa en la contraseña del equipo.
3. Introduce tu contraseña de propietario.
4. Escribe la nueva contraseña del equipo y pulsa en Guardar.
5. Comparte la nueva contraseña con el equipo.

1. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
2. Activa Permitir contraseña del equipo. Nota: Para activar este permiso se necesita una contraseña del propietario o una contraseña con acceso total.
3. De manera predeterminada, el equipo solo podrá aceptar pagos; para las demás acciones hará falta una contraseña del propietario. Si quieres conceder permisos a tus empleados para que puedan emitir reembolsos o consultar los informes, pulsa en Modificar. Se abrirá el apartado Permisos del Panel de control en línea de Square en un navegador móvil.
4. Crea una contraseña del equipo para tus empleados utilizando un TPV compartido y selecciona los permisos que quieres concederles.
5. Pulsa en Guardar para volver a la aplicación TPV Square.

Ahora, todos los empleados que usen la contraseña del equipo podrán aceptar pagos y acceder a las áreas y funciones del TPV que hayas seleccionado. Si un empleado necesita acceder a áreas restringidas o llevar a cabo una acción para la que no tiene autorización, deberás introducir la contraseña del propietario que cuente con los permisos necesarios.

Con las contraseñas personales, podrás solicitar a los empleados que indiquen su código para llevar a cabo determinadas acciones. Además, tu equipo podrá iniciar sesión en la aplicación de Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña desde cualquier dispositivo vinculado al punto de venta de tu negocio. Nota: El conjunto de permisos que asignes a un empleado está asociado a su contraseña personal.

Una vez que inicien sesión, los empleados podrán aceptar pagos (luego aparecerán en sus informes de ventas individuales) y realizar otras acciones específicas de su conjunto de permisos.

1. Abre la aplicación de Square e inicia sesión con tu correo electrónico de propietario o con un código de dispositivo. Si inicias sesión con un código de dispositivo, indica la contraseña asociada a los permisos necesarios para gestionar los ajustes.
2. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
3. Pulsa en Activar contraseñas.
4. En Solicitar contraseña, selecciona Después de cada venta, Después de cerrar sesión o Cuando se intente cancelar una venta para anular un pago.
5. Introduce tu contraseña para guardar estos cambios.
6. Selecciona un periodo de inactividad para la aplicación de Square.
7. Pulsa en Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir a los empleados iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

Una vez que tengas las contraseñas activadas en la aplicación TPV Square, podrás desactivarlas cuando quieras. Nota: Si desactivas las contraseñas, tus empleados no podrán iniciar sesión en el TPV ni con la contraseña del equipo ni con la personal.

1. En el menú de navegación, accede a Más > Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
2. Desactiva la opción Permitir contraseña del equipo.

Si un empleado deja su puesto (ya sea de forma temporal o permanente), puedes desactivar su perfil.

1. En la lista Empleados del Panel de control en línea de Square, selecciona a uno.
2. Haz clic en los tres puntos para abrir el menú desplegable, selecciona Desactivar empleado y confirma tu selección.

Nota: La información del empleado no se perderá ni se eliminará al desactivar su perfil, y podrás reactivarlo en cualquier momento.

1. En la lista Empleados de tu Panel de control en línea de Square, haz clic en el menú desplegable Estado situado a la izquierda y selecciona Inactivos.
2. Haz clic en el nombre del empleado y, luego, en Reactivar al empleado.
3. Para permitirle iniciar sesión en la aplicación de Square y que pueda aceptar pagos, haz clic en la opción Modificar en Permisos y selecciona o crea un conjunto de permisos en el menú desplegable.
4. Para permitirle iniciar sesión en la aplicación de Square con una contraseña, introduce una contraseña personalizada de cuatro dígitos o haz clic en Generar para crear una de forma aleatoria.
5. Si el conjunto de permisos da al empleado acceso al Panel de control en línea de Square o a la aplicación de Square desde su dispositivo, introduce la dirección de correo electrónico que usará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que anotes la contraseña, ya que será la que el empleado utilizará para acceder a un TPV en el que se haya activado Gestión de equipos Square.