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Empezar a usar Gestión de equipos

Las herramientas de Gestión de equipos Square te permiten gestionar tu equipo con facilidad, sin importar el punto de venta, el dispositivo ni el puesto. Según las necesidades de tu negocio, puedes usar el plan gratuito o el de pago, que es Equipos Plus.

En el plan gratuito, los empleados pueden registrar su entrada y salida del punto de venta. También puedes hacer un seguimiento de las horas de trabajo con los registros de horas, y proteger y restringir áreas sensibles del TPV y Panel de control en línea sin coste adicional. Para empezar, solo tienes que añadir el primer miembro del equipo.

Si pasas a Equipos Plus, tendrás acceso a funciones avanzadas, como conjuntos ilimitados de permisos, registro de actividades e informes de venta por empleado, informes de costes de mano de obra frente a ventas, salarios múltiples y mucho más. Inicia una prueba gratuita de 30 días aquí.

¿Qué incluye?

Gestión de equipos Equipos Plus
Precios Gratis para todos los los puntos de venta 25 € + IVA al mes por punto de venta
Funciones
Registro de horas ✔️ ✔️
Informe del registro de horas ✔️ ✔️
Programación de turnos ✔️ ✔️
Prevención de descansos anticipados - ✔️
Evitar registros de entrada anticipados o no programados - ✔️
Integración con TPV Square ✔️ ✔️
Exportaciones de nóminas ✔️ ✔️
Seguimiento de descansos ✔️ ✔️
Informes de infracción de descansos - ✔️
Salarios múltiples - ✔️
Agrupación de propinas - ✔️
Permisos
Un conjunto de permisos ✔️ -
Conjuntos de permisos ilimitados - ✔️
Análisis e informes
Registro de actividad por empleado - ✔️
Informes de horas extra ✔️ ✔️
Informes de ventas por empleado - ✔️
Informes de ventas acumuladas vs. mano de obra - ✔️
Informes de ventas individuales vs. mano de obra - ✔️
Informes de horas programadas y reales - ✔️
Informes de propinas de atribución directa ✔️ ✔️

Configurar la contraseña del propietario

Si todavía no has creado una contraseña del propietario, te recomendamos que lo hagas antes de añadir empleados y asignar permisos. La contraseña del propietario puede usarse para registrar la entrada y la salida en la aplicación Square, pero lo más importante es que puedes anular las acciones relacionadas con la contraseña que hagan los empleados. Por ejemplo, si un empleado intenta hacer algo para lo que no tiene permiso, la aplicación Square te pedirá la contraseña para anular dicha acción.

Para crear la contraseña de propietario, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Equipo >Empleados y haz clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haz clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, crea una contraseña personalizada de 4 dígitos o haz clic en Generar para crear una aleatoria.

  4. Haz clic en Guardar.

Añadir al primer empleado

Para empezar a usar Gestión de equipos, añade a tus empleados a Square. Así, podrás hacer un seguimiento de las horas que trabajan y definir los permisos de tu cuenta de Square. Cuantos más empleados añadas, mejor funcionará Gestión de equipos.

Crear un empleado con el Panel de control de Square

  1. En la pestaña Equipo del Panel de control, haz clic en Crear un empleado.
  2. Introduce el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del empleado. El ID del empleado es opcional.
  3. Haz clic en Guardar.

Nota: Si añades un correo electrónico, el empleado recibirá una invitación para acceder a sus registros de horas en la aplicación Equipo de Square.

Una vez que hayas guardado la información personal del nuevo empleado, se completará su perfil. Este perfil te permite editar su información personal y asignarle puestos y salarios específicos para su trabajo en la empresa. Añadir puestos y salarios a un empleado te permite hacer un seguimiento del coste de la mano de obra y ver el tiempo que han dedicado a una o varias tareas con los registros de horas de Square.

Asignar puestos de trabajo y salarios

  1. En el perfil del nuevo empleado que has creado, haz clic en Completar la configuración.
  2. En la pantalla Puesto, activa o desactiva Exención de horas extra y asigna un puesto principal y un tipo de pago (p. ej., por hora o salario).
  3. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Añadir un puesto de trabajo es obligatorio, pero indicar el salario es opcional.

Si el empleado tiene otras responsabilidades laborales por las que le pagarás otro salario y tienes una suscripción a Equipos Plus, selecciona Añadir otro salario para añadir otro puesto y tipo de pago. Los empleados podrán elegir su puesto al registrar la entrada o salida en la aplicación de Square y el salario para ese trabajo se registrará en el informe de costes de mano de obra. Por ejemplo, un empleado puede fichar como Anfitrión durante parte de su turno y, luego, cambiar a Gerente.

Crear empleados con la aplicación TPV Square

  1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
  2. Pulsa el icono «+» para ver la pantalla Crear empleado.
  3. Para empezar, introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del empleado.
  4. A continuación, haz clic en el Puesto principal para asignar un puesto de trabajo al empleado o en Crear puesto para asignarle un puesto de trabajo nuevo.
  5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce la tarifa por hora del empleado. Nota: Este campo no es necesario para guardar la información del perfil del empleado.
  6. Pulsa Conjunto de permisos para asignar un conjunto de permisos al empleado. Nota: A los empleados se les asignarán automáticamente los permisos de los empleados cuando se creen. Por el momento, solo es posible crear y editar nuevos conjuntos de permisos en Panel de control de Square.
  7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear y asignar una contraseña personalizada al empleado > pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada de forma automática a los nuevos empleados, pero desde esta sección siempre tendrás la opción de asignar una personalizada.
  8. Pulsa Punto de venta para seleccionar el punto o puntos de venta correspondientes al empleado y elige si quieres activar o desactivar la opción Asignar a todas los puntos de venta presentes y futuros. Nota: La sección Puntos de venta seleccionará de forma predeterminada el punto de venta actual asociado a la cuenta de TPV Square que se haya usado para crear a los empleados.
  9. Después de volver a la pantalla Crear empleado y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

Sigue las instrucciones anteriores para crear más empleados en la aplicación. Cuando hayas creado un empleado, este podrá empezar a usar TPV Square inmediatamente de acuerdo con la configuración y los permisos que hayas activado. Nota: Recibirás la notificación Falta información si faltan datos necesarios en los perfiles de empleado que hayas creado.

Nota: Si quieres que tus empleados puedan disfrutar de las propinas distribuidas, incluido el bote, y tienes una suscripción a Equipos Plus, debes activar la opción Elegible para propinas en la sección «Trabajo y remuneración» cuando añadas a un empleado. Consulta más información sobre agrupación de propinas con Equipos Plus.

Configurar los permisos

Ahora que ya has añadido un empleado, puedes asignarle permisos. Los permisos protegen tu negocio y su información confidencial, ya que controlan lo que los empleados pueden ver y hacer en tu TPV y tu panel de control de Square online. También puedes determinar el acceso del empleado al panel de control y a la aplicación TPV.

Con los permisos, tendrás la opción de asignar permisos personalizados o permisos de equipo a los empleados. Los permisos personalizados son totalmente personalizables y específicos para cada empleado. Por ejemplo, te permiten dar diferentes conjuntos de permisos a un gerente, un contador y un cajero. Los permisos de equipo son un conjunto único de permisos disponibles para todos los empleados a quienes se les asignen y son de uso gratuito. Nota: Los permisos personalizados están disponibles para Abonados a Equipos Plus.

Se pueden crear conjuntos de permisos para empleados individuales según sus funciones específicas y reutilizarlos con futuros empleados que realicen las mismas funciones.

Añadir permisos personalizados

  1. En el perfil del empleado creado recientemente, haz clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos del empleado, utiliza el menú desplegable Conjunto de permisos para seleccionar Crear nuevo conjunto de permisos.
  3. Introduce un nombre para el conjunto de permisos.
  4. Activa Acceso completo para habilitar todos los permisos o personaliza el conjunto de permisos con el cuadro de permisos y haz clic en Continuar.
  5. Elige puntos de acceso para especificar dónde puede acceder el empleado a las aplicaciones de Square.
    • Puntos de venta compartidos: permite que este empleado tenga acceso al punto de venta con una contraseña de cuatro dígitos (p. ej., todos los empleados comparten la misma contraseña para el punto de venta).
    • Punto de venta móvil: permite que este empleado inicie sesión en la aplicación de Square con su propio correo electrónico y contraseña en su dispositivo (p. ej., empleados que aceptan pagos móviles).
    • Panel de control: permite que este empleado inicie sesión en el Panel de control con su propio correo electrónico y contraseña.
  6. Haz clic en Guardar.

Nota: Por el momento, solo es posible crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square; no se puede hacer en la aplicación.

Invitar a los empleados por correo electrónico

Si procede, Square enviará una invitación a los empleados por correo electrónico para que cree su propio nombre de usuario para acceder al Panel de control en línea de Square o a la aplicación TPV Square en su dispositivo. También podrá acceder a los registros de horas en la aplicación Equipo de Square. Si el empleado no recibe la invitación por correo electrónico, indícale que revise la carpeta de correo no deseado.

Después de seleccionar los permisos y puntos de acceso del empleado, debes activar los puntos de venta y proporcionar las credenciales (p. ej., una contraseña personal). Los empleados usan su contraseña personal para registrar la entrada y la salida, y registrar así las horas de trabajo y las ventas.

Configurar contraseñas personales

  1. Haz clic en Sin puntos de venta para seleccionar el punto de venta correspondiente en el que trabajará el empleado. Nota: Si tienes varios puntos de venta y quieres proporcionarle permisos para cada uno de ellos, activa Asignar a todos los puntos de venta actuales y futuros.
  2. Haz clic en Guardar.
  3. En Credenciales, crea una contraseña personal que el empleado utilizará para iniciar sesión y registrar las horas. Esta contraseña puede personalizarse o crearse de manera aleatoria con la opción Generar.
  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Guarda la contraseña y facilítasela al empleado. Cada empleado tendrá una contraseña única y, de esta manera, accederá a la aplicación Square desde cualquier dispositivo que esté vinculado con tu punto de venta.

Modificar o eliminar un conjunto de permisos

  1. Inicia sesión en la sección Equipo del Panel de control de Square > Permisos.
  2. Selecciona un conjunto de permisos ya creado y edítalo.
  3. Haz clic en Guardar. Cualquier cambio que hagas se aplicará a todos los empleados asignados a ese conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Si los empleados activos todavía están asignados a este conjunto de permisos, se tendrán que quitar del conjunto de permisos para poder eliminarlo.

Configurar los permisos y la contraseña del equipo

Con Gestión de equipos, también tendrás acceso gratuito a un conjunto único de permisos de equipo para todos los empleados. Con Permisos de equipo, puedes conceder a los empleados el mismo conjunto de permisos cuando accedan a TPV Square y a Panel de control en línea de Square en su dispositivo. Además, puedes establecer una contraseña de equipo para que los empleados la usen cuando inicien sesión en el TPV. Los permisos de equipo que establezcas se aplicarán a la contraseña de equipo y, así, podrás controlar a qué acciones e información tienen acceso los empleados en un TPV compartido.

Si no necesitas hacer un seguimiento de las horas que trabajan tus empleados ni de las ventas por empleado, o si no quieres conceder a los empleados permisos diferentes al resto del equipo, te recomendamos que utilices la contraseña de equipo.

Activar los permisos de los empleados en Panel de control en línea de Square

  1. Accede a Equipo > Permisos en Panel de control en línea de Square.
  2. Haz clic en Permisos de los empleados y confirma el nivel de acceso y los permisos. Haz clic en Continuar.
  3. Crea o genera una contraseña aleatoria para los empleados que usan un TPV compartido. Anótala y compártela con los empleados.
  4. Selecciona los permisos que te gustaría que tuvieran todos los empleados. Si un empleado intenta acceder a un área que no has seleccionado, necesitará la contraseña de un empleado con los permisos correctos habilitados.
  5. Haz clic en Guardar.

Nota: Los permisos de los empleados también se pueden activar cuando se crea un empleado por primera vez.

Modificar la contraseña de los empleados en Panel de control de Square

  1. Accede a Equipo > Permisos.
  2. Selecciona Permisos de los empleados.
  3. Crea o genera una contraseña aleatoria para los empleados. Anótala y compártela con los empleados.
  4. Haz clic en Guardar.

Modificar la contraseña de los empleados en la aplicación de Square

  1. En el menú de navegación, accede a Ajustes > Seguridad > Contraseñas.
  2. Escribe la contraseña de los empleados.
  3. Introduce la contraseña del propietario.
  4. Introduce la nueva contraseña de los empleados > pulsa Guardar.
  5. Comparte la nueva contraseña con los empleados.

Cómo configurar Gestión de equipos en TPV Square

Cuando hayas creado los conjuntos de permisos y los perfiles de empleados, puedes activar Gestión de equipos en la aplicación Square.

Habilitar contraseñas en TPV Square

  1. En el menú de navegación, accede a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
  2. Activa Permitir contraseña de los empleados. Nota: Se requiere una contraseña del propietario o una contraseña con acceso total para activar este permiso.
  3. De forma predeterminada, tus empleados solo tendrán acceso para aceptar pagos, mientras que se necesitará una contraseña del propietario para el resto de las acciones. Si quieres conceder permisos a tus empleados para que puedan emitir reembolsos o ver informes, pulsa Editar. Se abrirá la sección Permisos de Panel de control en línea de Square en un navegador móvil.
  4. Crea una contraseña para los empleados que usen un TPV compartido > selecciona qué permisos quieres concederles.
  5. Pulsa Guardar > vuelve a la aplicación TPV Square.

En este punto, los empleados que utilicen su contraseña podrán aceptar pagos y acceder a las áreas y funciones del TPV que seleccionaste en los permisos de los empleados. Si un empleado necesita acceder a áreas y funciones restringidas, tendrás que introducir la contraseña del propietario con los permisos correspondientes.

Con las contraseñas personales, los empleados tendrán que usar una contraseña para determinadas acciones. Además, los empleados podrán iniciar sesión en la aplicación de Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña en cualquier dispositivo vinculado con el punto de venta de la empresa. Nota: El conjunto de permisos que has asignado a un empleado está asociado con su contraseña personal.

Requisitos de las contraseñas en la aplicación de Square

Una vez que hayan iniciado sesión, los empleados pueden aceptar pagos, que aparecerán en su informe de ventas individuales, y hacer otras acciones específicas para su conjunto de permisos.

  1. Abre la aplicación de Square e inicia sesión con la dirección de correo electrónico del propietario o con un código de dispositivo. Si inicias sesión con este último, debes introducir la contraseña con permisos para gestionar la configuración.
  2. En el menú de navegación, ve a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
  3. Pulsa Habilitar contraseñas.
  4. En Solicitar contraseña, selecciona Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta para cancelar un pago.
  5. Introduce la contraseña para guardar los cambios.
  6. Selecciona el periodo de inactividad de la aplicación de Square.
  7. Pulsa Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir que los empleados inicien sesión y empiecen a aceptar pagos.

Desactivar las contraseñas de los empleados de la aplicación de Square

Una vez que hayas activado las contraseñas en la aplicación TPV, podrás desactivarlas en cualquier momento. Nota: Desactivar las contraseñas evitará que los empleados accedan al TPV con una contraseña de equipo o una contraseña personal.

  1. En el menú de navegación, ve a Más > Configuración > Seguridad > Contraseñas.
  2. Desactiva Permitir contraseña de los empleados.

Desactivar o volver a activar a un empleado

Desactivar un empleado

Si un empleado deja el negocio (sea de forma temporal o permanente), puedes desactivar su perfil.

  1. En la lista Empleados delPanel de control en línea de Square, selecciona a un empleado.
  2. Haz clic en el menú desplegable de acciones de tres puntos > Desactivar empleado > confirma la acción.

Nota: La información del empleado no se perderá ni se eliminará cuando se desactive y puedes reactivarlo en cualquier momento.

Volver a activar a un empleado

  1. En la lista Empleados de Panel de control en línea de Square, haz clic en el menú desplegable Estado situado a la izquierda > haz clic en Inactivo.
  2. Haz clic en el nombre del empleado > Reactivar empleado.
  3. Para permitir que el empleado inicie sesión en la aplicación de Square para aceptar pagos, haz clic en la opción Editar de la sección Permisos y selecciona o crea un conjunto de permisos en el menú desplegable.
  4. Para permitir que un empleado inicie sesión en la aplicación de Square con una contraseña, introduce una contraseña personal de cuatro dígitos o haz clic en Generar para crear una clave de forma aleatoria.
  5. Si el conjunto de permisos para los empleados les otorga acceso al Panel de control en línea de Square o a la aplicación de Square en sus dispositivos, introduce la dirección de correo electrónico que utilizarán para iniciar sesión.

Nota: Es importante que anotes la contraseña, ya que será la que el empleado utilizará para acceder a un TPV en el que se haya activado la gestión de equipos.

Informes

Si habilitas los Permisos del equipo puedes hacer un seguimiento de las ventas cuando los empleados utilizan su código de acceso de cuatro dígitos al procesar las ventas de Square.

Para ver el informe de ventas individuales del equipo:

  1. Accede a pestaña Informes en Panel de control de Square en línea y haz clic en Ventas del equipo.

  2. Selecciona el periodo y el punto de venta que quieras ver.

  3. Haz clic en Filtrar por y, a continuación, en Empleado (cobrado por).

  4. Haz clic en Todos los empleados para seleccionar un empleado concreto.

Registro de actividad

El Registro de actividad de tu Panel de control en línea de Square te permite supervisar las acciones sensibles que realizan tus empleados, como los reembolsos que han procesado, los cambios que han hecho en el inventario de artículos, las compensaciones y anulaciones que han llevado a cabo, y los descuentos que han aplicado.

Con Gestión de equipos, puedes consultar de forma gratuita la hora y el punto de venta en el que se ha realizado cada acción de la aplicación de Square y Terminal virtual. Si actualizando a Equipos Plus, también podrás ver y filtrar las acciones por empleado. Gracias a estos informes más detallados, podrás ver qué empleados emiten reembolsos, hacen compensaciones, aplican descuentos, modifican el inventario y anulan transacciones.

Programar turnos con Gestión de equipos

Sabemos que tener una visión clara de las operaciones diarias y de los costes de la mano de obra es una parte esencial de la gestión de un negocio. Con la Gestión de equipos y Equipos Plus Programación de turnos de Square tienes acceso a un servicio integral que te permite crear, gestionar y publicar turnos tanto para ti como para tus empleados. Programación de turnos con Gestión de equipos te proporciona las herramientas que necesitas y se integra automáticamente a tu TPV para garantizar una gestión simple y agradable de las necesidades diarias de tu personal.

Consulta más información sobre Programación de turnos con Gestión de equipos.

Tasas de comisión con Equipos Plus

Square te permite asignar una tasa de comisión única para cada uno de tus empleados, según sus ventas de servicios o de artículos. La comisión se asigna a los empleados en función a la atribución de ventas y se resume en Informe de ventas del equipo. Obtén más información sobre configurar el registro de comisiones.