Primers passos amb Gestió d’equips
Gestió d’equips de Square disposa d’eines que t’ajudaran a gestionar l’equip de manera senzilla, en diferents punts de venda, dispositius i funcions laborals. Té un pla gratuït i un pla de pagament, Equips Plus, per satisfer les teves necessitats empresarials.
Amb el pla gratuït, els empleats poden registrar l’entrada i la sortida al TPV. També pots fer un seguiment de les hores mitjançant els registres d’hores i protegir i restringir les àrees sensibles del TPV i del Tauler de control en línia sense cap cost addicional. Per començar amb el pla gratuït, només et cal afegir el primer empleat.
Si et passes a Equips Plus, podràs accedir a funcions avançades, com ara conjunts de permisos il·limitats, registres d’activitat per empleat, informes de vendes per empleat, informes de costos de la mà d’obra vs. vendes, gestió de diversos salaris i molt més. Comença una prova gratuïta de 30 dies aquí.
Què està inclòs?
Gestió d’equips | Equips Plus | |
---|---|---|
Preus | Gratuït per a tots els punts de venda | 25 € + IVA al mes, per punt de venda |
Funcions | ||
Registre d’hores | ✔️ | ✔️ |
Informes del registre d’hores | ✔️ | ✔️ |
Calendari de torns | ✔️ | ✔️ |
Evita els descansos anticipats | - | ✔️ |
Evita els registres d’entrada anticipats i no programats | - | ✔️ |
Integració amb TPV Square | ✔️ | ✔️ |
Exportacions de nòmines | ✔️ | ✔️ |
Seguiment dels temps de descans | ✔️ | ✔️ |
Informe d’infraccions del temps de descans | - | ✔️ |
Diversos sous | - | ✔️ |
Agrupació de les propines | - | ✔️ |
Permisos | ||
Un conjunt de permisos | ✔️ | - |
Conjunts de permisos il·limitats | - | ✔️ |
Analítiques i informes | ||
Registre de l’activitat per empleat | - | ✔️ |
Informes d’hores extres | ✔️ | ✔️ |
Informes de vendes per empleat | - | ✔️ |
Informes de vendes globals vs. mà d’obra | - | ✔️ |
Informes de vendes individuals vs. mà d’obra | - | ✔️ |
Informes programats vs. reals | - | ✔️ |
Informes de propines d’atribució directa | ✔️ | ✔️ |
Crea la teva contrasenya de propietari
Si encara no ho has fet, et recomanem crear una contrasenya de propietari abans d’afegir empleats i assignar permisos. La contrasenya de propietari serveix per registrar l’entrada i sortida a l’aplicació de Square, però el que és més important: permet anul·lar qualsevol acció relacionada amb la contrasenya que duguin a terme els empleats. Per exemple, si un empleat intenta fer una acció per a la qual no té permís, l’aplicació Square demanarà una contrasenya de propietari per poder-ho fer.
Per crear la teva contrasenya del propietari:
A la llista Personal > Equip >Empleats del Tauler de control en línia de Square, fes clic al nom del propietari del compte.
A Permisos, fes clic a Modifica.
A la secció de Credencials, crea una contrasenya personalitzada de 4 dígits o fes clic a Genera per crear-ne una a l’atzar.
Fes clic a Desa.
Afegeix el teu primer empleat
Comença amb la Gestió d’equips afegint empleats a Square. Això et permetrà fer un seguiment de les hores i establir permisos per al teu compte de Square. Com més empleats afegeixis, més potent serà Gestió d’equips.
- A la pestanya Equip del Tauler de control, fes clic a Crea un empleat.
- Introdueix el nom, l’adreça electrònica i el número de telèfon de l’empleat. L’identificador de l’empleat és opcional.
- Fes clic a Desa.
Nota: si afegeixes una adreça electrònica, l’empleat rebrà una invitació per accedir als seus registres d’hores a l’aplicació de Square per a equips.
Un cop hagis desat la informació personal del nou empleat, s’omplirà el seu perfil. Aquest perfil et permet modificar la seva informació personal i assignar-li càrrecs i sous específics de la seva funció dins del teu negoci. Quan afegeixes càrrecs i sous a un empleat, pots fer un seguiment del cost de la mà d’obra i, si fa servir el Registre d’hores de Square, veure el temps que ha dedicat a fer una o diverses funcions.
- Des del perfil d’empleat que acabes de crear, fes clic a Completa la configuració.
- A la pantalla Càrrec, activa o desactiva Exempt d’hores extres i dona-li un càrrec principal i un tipus de pagament (p. ex., per hora o sou).
- En funció del tipus de pagament seleccionat, introdueix una tarifa per hora o un salari anual i hores setmanals.
- Fes clic a Desa.
Nota: malgrat que és obligatori afegir un càrrec, la informació salarial és opcional.
Si l’empleat té responsabilitats laborals addicionals que requereixen un sou secundari i tens una subscripció a Equips Plus, selecciona Afegeix un altre sou per afegir un altre càrrec i tipus de pagament. L’empleat podrà triar entre un càrrec o l’altre quan registri l’entrada i la sortida a l’aplicació de Square, i es farà un seguiment del sou d’aquest càrrec a l’informe de costos de la mà d’obra. Per exemple, un empleat pot registrar l’entrada com a «Cap de sala» durant una part del torn i més tard canviar a «Encarregat».
- Al tauler de navegació de l’aplicació de TPV Square, toca Equip.
- Toca la icona + perquè aparegui la pantalla de Crea un empleat.
- Comença introduint el nom, l’adreça electrònica i el número de telèfon de l’empleat.
- Des d’aquí, toca Càrrec principal per assignar un càrrec a l’empleat o Crea un càrrec per assignar-li’n un que acabis de crear.
- Toca la fletxa per tornar a la pantalla Crea un empleat i introdueix la Tarifa per hora de l’empleat. Nota: aquest camp no és obligatori per desar la informació del perfil de l’empleat.
- Toca Conjunt de permisos per assignar l’empleat a un conjunt de permisos existent. Nota: quan creïs empleats, s’assignaran automàticament als Permisos de l’equip. En aquests moments, només es poden crear i modificar conjunts de permisos al Tauler de control de Square.
- Toca Contrasenya personal si vols crear i assignar una contrasenya personalitzada a l’empleat > toca Fet. Nota: als nous empleats se’ls assignarà una contrasenya generada automàticament, però sempre tens l’opció d’assignar una contrasenya personalitzada des d’aquesta secció.
- Toca Punt de venda per seleccionar els punts de venda que correspongui a l’empleat i tria si vols activar o desactivar l’opció Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs. Nota: la secció Punt de venda s’associarà per defecte al punt de venda actual que estigui associat al teu compte TPV Square quan creïs empleats.
- Després de tornar a la pantalla Crea un empleat i confirmar que tota la informació és correcta, toca Desa.
Torna a seguir les instruccions anteriors per afegir altres empleats a l’aplicació. Un cop creat un empleat, podrà fer servir immediatament TPV Square en funció de la configuració i els permisos que li hagis concedit. Nota: rebràs una notificació si falta informació necessària als perfils que creïs.
Nota: si vols que els empleats puguin rebre propines, agrupades o no, i tens una subscripció a Equips Plus, quan afegeixis un empleat hauràs d’activar l’opció Pot rebre propines a la secció Càrrec i salari. Més informació sobre agrupació de les propines amb Equips Plus.
Configura els permisos
Ara que has afegit un empleat, pots assignar-li permisos. Els permisos protegeixen el negoci i la seva informació sensible. Pots controlar què poden veure i fer els empleats al TPV i al Tauler de control en línia de Square, així com determinar el seu accés al tauler de control i a l’aplicació TPV Square.
Amb els permisos podràs assignar permisos personalitzats o permisos d’equip als teus empleats. Els permisos personalitzats es fan a mida i són específics per a cada empleat concret. Per exemple, pots assignar diferents conjunts de permisos a un administrador, a un comptable i a un caixer. Els permisos d’equip són un sol conjunt de permisos per a tots els empleats als quals s’assignen i són gratuïts. Nota: només els subscriptors del pla de pagament Equips Plus poden personalitzar els permisos.
Pots crear conjunts de permisos per a empleats concrets en funció de les seves tasques. Els podràs reutilitzar amb altres empleats que facin les mateixes funcions.
- Al perfil d’empleat que acabes de crear, fes clic a Configura els permisos.
- A la pantalla de permisos de l’empleat, fes servir el menú desplegable Conjunt de permisos per seleccionar Crea un nou conjunt de permisos.
- Introdueix un nom de conjunt de permisos.
- Activa Accés complet per habilitar tots els permisos o bé fes servir la quadrícula de permisos per personalitzar el conjunt de permisos, i llavors fes clic a Continua.
- Tria els punts d’accés per especificar on l’empleat pot accedir a les aplicacions de Square.
- TPV compartits: permet que aquest empleat accedeixi al TPV fent servir una contrasenya de 4 dígits (per exemple, tots els empleats fan servir la mateixa contrasenya de l’equip per al TPV).
- TPV mòbil: permet que aquest empleat iniciï la sessió a l’aplicació de Square amb la seva pròpia adreça electrònica i contrasenya al seu propi dispositiu. (p. ex., els empleats que accepten pagaments des de qualsevol lloc).
- Tauler de control: permet que aquest empleat iniciï la sessió al tauler de control en línia de Square amb la seva pròpia adreça electrònica i contrasenya.
- Fes clic a Desa.
Nota: Per ara, crear nous conjunts de permisos només està disponible a través del Tauler de control en línia de Square i no es pot fer des de l’aplicació.
Si escau, Square enviarà un correu electrònic a l’empleat per convidar-lo a crear el seu inici de sessió per accedir al Tauler de control en línia de Square i/o a l’aplicació de TPV Square al seu dispositiu personal. També pot accedir al seu registre d’hores a l’aplicació de Square per a equips. Si l’empleat no ha rebut el correu electrònic «Estàs convidat», digues-li que miri a la carpeta de correu brossa.
Després de seleccionar els permisos i els punts d’accés per a l’empleat, el següent pas és habilitar els punts de venda i proporcionar les credencials (p. ex., una contrasenya personal). Els empleats fan servir la credencial de la contrasenya personal per registrar l’entrada i la sortida perquè puguis fer un seguiment de l’horari i les vendes que fan.
- Fes clic a Sense punts de venda per seleccionar el punt de venda des del qual treballarà l’empleat. Nota: Si utilitzes diversos punts de venda i vols donar permís a l’empleat per a cadascun d’ells, activa Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs.
- Fes clic a Desa.
- A Credencials pots crear una contrasenya personal perquè l’empleat iniciï la sessió i faci un seguiment de les hores. La pots personalitzar o crear a l’atzar fent clic a Genera.
- Fes clic a Desa.
Nota: Assegura’t de desar la contrasenya registrada i donar-la a l’empleat. Cada empleat tindrà una contrasenya diferent: així és com accediran a l’aplicació de Square en qualsevol dispositiu emparellat amb el punt de venda del negoci.
- Inicia la sessió a la secció Equip del Tauler de control en línia de Square > Permisos.
- Selecciona un conjunt de permisos existent i fes les modificacions.
- Fes clic a Desa. Qualsevol canvi s’aplica a tots els empleats assignats a aquell conjunt de permisos.
- Per eliminar un conjunt de permisos, fes clic a Elimina.
Nota: si hi ha empleats actius que encara estiguin assignats a aquest conjunt de permisos, s’hauran de retirar del conjunt de permisos abans de poder-lo eliminar.
Configura els permisos de l’equip i la contrasenya de l’equip
Amb Gestió d’equips també tindràs accés, de manera gratuïta, a un únic conjunt de Permisos de l’equip per a tots els empleats. Mitjançant els Permisos de l’equip pots fer que tots els empleats facin servir el mateix conjunt de permisos quan accedeixin al TPV Square i al Tauler de control en línia de Square des dels seus propis dispositius. A més, pots configurar una Contrasenya de l’equip perquè iniciïn la sessió al TPV. Els Permisos de l’equip que configuris s’aplicaran a la Contrasenya de l’equip, de manera que pots controlar a les accions i la informació a les quals pot accedir l’equip en un TPV compartit.
Recomanem la Contrasenya de l’equip als negocis que no necessiten fer un seguiment de les hores o de les vendes per empleat, o que no concedeixen diferents permisos als diversos membres.
- Ves a Equip > Permisos al Tauler de control en línia de Square.
- Fes clic a Permisos de l’equip i confirma el nivell d’accés i els permisos. Fes clic a Continua.
- Crea una contrasenya de l’equip, o genera’n una a l’atzar, per als empleats que facin servir un TPV compartit. Guarda i comparteix aquesta contrasenya amb l’equip.
- Selecciona els permisos que vols que tinguin tots els empleats. Si un empleat intenta accedir a una àrea que no has seleccionat, necessitarà la contrasenya d’un empleat que tingui activats els permisos correctes per continuar.
- Fes clic a Desa.
Nota: els Permisos de l’equip es poden activar quan es crea un empleat per primera vegada.
- Ves a Equip > Permisos.
- Selecciona Permisos de l’equip.
- Crea una contrasenya de l’equip o genera’n una a l’atzar. Guarda-la i comparteix-la amb l’equip.
- Fes clic a Desa.
Configura la Gestió de l’equip al TPV Square
Un cop hagis creat conjunts de permisos i perfils dels empleats, pots activar la Gestió de l’equip a l’aplicació de Square.
- Al menú de navegació, ves a Més > Configuració > Seguretat > Contrasenyes.
- Activa Permet la contrasenya de l’equip. Nota: cal una contrasenya del propietari o una contrasenya d’accés complet per activar aquest permís.
- Per defecte, el teu equip només tindrà accés per acceptar pagaments, mentre que per a totes les altres accions caldrà una contrasenya del propietari. Si vols concedir als empleats permisos com ara tramitar reembossaments o veure informes, toca Modifica. Se’t dirigirà a Permisos al Tauler de control en línia de Square en un navegador mòbil.
- Crea una contrasenya de l’equip per als empleats mitjançant un TPV compartit > selecciona a què vols concedir accés.
- Toca Desa > torna a l’aplicació de TPV Square.
En aquest moment, qualsevol empleat que faci servir la contrasenya de l’equip podrà acceptar pagaments i accedir a les àrees i funcions del TPV que hagis seleccionat per als permisos de l’equip. Si un empleat necessita tenir accés a qualsevol àrea restringida o dur a terme una acció restringida, hauràs d’introduir la contrasenya del propietari amb els permisos correctes activats.
Amb les contrasenyes personals pots demanar als empleats que facin servir una contrasenya per a dur a terme determinades accions. A més, els empleats podran iniciar la sessió a l’aplicació de Square, sense adreça electrònica ni contrasenya, amb qualsevol dispositiu emparellat amb el teu punt de venda. Nota: el conjunt de permisos que has assignat a un empleat està associat amb la seva contrasenya personal.
Un cop els empleats hagin iniciat la sessió, poden acceptar pagaments que apareixeran al seu informe de vendes individual, així com dur a terme altres accions específiques del seu conjunt de permisos.
- Obre l’aplicació de Square i inicia la sessió amb l’adreça electrònica del propietari o un codi de dispositiu. Si inicies la sessió amb un codi de dispositiu, procura introduir la teva contrasenya amb permisos per gestionar la configuració.
- Al menú de navegació, ves a Més > Configuració > Seguretat > Contrasenyes.
- Toca Activa les contrasenyes.
- A Demana contrasenya, selecciona una opció entre Després de cada venda, Després de tancar la sessió o Quan es faci enrere una venda per cancel·lar un pagament.
- Introdueix la contrasenya per desar aquests canvis.
- Selecciona un període d’inactivitat per a l’aplicació de Square.
- Toca Tanca la sessió a la part inferior dreta per permetre que els empleats iniciïn la sessió i comencin a acceptar pagaments.
Un cop hagis activat les contrasenyes a l’aplicació de TPV, pots desactivar-les en qualsevol moment. Nota: el fet de desactivar les contrasenyes evitarà que els empleats iniciïn la sessió al TPV amb una contrasenya de l’equip o una contrasenya personal.
- Al menú de navegació, ves a Més > Configuració > Seguretat > Contrasenyes.
- Desactiva Permet la contrasenya de l’equip.
Desactiva o reactiva un empleat
Si un empleat deixa la feina (sigui de manera temporal o permanent) pots desactivar el seu perfil.
- Selecciona un empleat de la llista d’Empleats al Tauler de control en línia de Square.
- Ves al menú d’accions desplegable sota els tres punts > Desactiva empleat > confirma.
Nota: la informació de l’empleat no es perdrà ni s’eliminarà quan el desactivis, i se’l pot tornar a activar en qualsevol moment.
- A la llista d’Empleats del Tauler de control en línia de Square, obre el menú desplegable Estat de l’esquerra > selecciona Inactius.
- Selecciona el nom de l’empleat > Torna a activar l’empleat.
- Si vols fer que l’empleat pugui iniciar la sessió a l’aplicació de Square per acceptar pagaments, selecciona Modifica a Permisos i selecciona o crea un conjunt de permisos al menú desplegable.
- Per deixar que l’empleat iniciï la sessió a l’aplicació de Square amb una contrasenya, introdueix una contrasenya personalitzada de 4 dígits o tria Genera per crear-ne una a l’atzar.
- Si el conjunt de permisos de l’empleat li permet accedir al Tauler de control en línia o a l’aplicació de Square des del seu dispositiu, introdueix l’adreça electrònica que farà servir per iniciar la sessió.
Nota: és important desar aquesta informació, perquè aquesta és la contrasenya que l’empleat farà servir per accedir a un TPV que tingui Gestió d’equips activada.
Generació d’informes
Si habilites els Permisos de l’equip, podràs fer un seguiment de les vendes quan els empleats facin servir la seva contrasenya de 4 dígits en processar vendes amb Square.
Per veure l’informe de vendes d’un empleat concret:
Ves a la Pestanya d’informes del Tauler de control en línia de Square i fes clic a Vendes de l’equip.
Selecciona el període i el punt de venda que vols consultar.
Fes clic a Filtra per i després marca Empleat (cobrat per).
Fes clic a Tots els empleats i selecciona empleats concrets.
Registre d’activitat
El Registre de l’activitat del Tauler de control en línia de Square et permet supervisar les accions delicades realitzades per l’equip, com ara reembossaments, cortesies/anul·lacions, actualitzacions de l’inventari d’articles i descomptes.
Amb la Gestió d’equips pots veure, de manera gratuïta, l’hora i el punt de venda de cada acció efectuada a l’aplicació de Square i al Terminal Virtual. Si et passes a Equips Plus també podràs veure i filtrar accions per empleat. Aquests informes més detallats et permetran veure quins empleats actualitzen l’inventari, anul·len transaccions i tramiten reembossaments, cortesies i descomptes.
Programar torns amb Gestió d’equips
Sabem que controlar en detall les operacions diàries i els costos de personal és fonamental per gestionar un negoci. Gràcies a la Programació de torns de Gestió d’equips i Equips Plus de Square, tens accés a una única solució amb què pots crear, gestionar i publicar horaris per a tu i per a tot el teu equip. Calendari de torns amb Gestió d’equips et proporciona les eines que necessites i s’integra automàticament amb el TPV perquè puguis gestionar el personal fàcilment i amb fluïdesa.
Més informació sobre Calendari de torns amb Gestió d’equips.
Comissions d’Equips Plus
Square et permet assignar percentatges de comissió concrets a cadascun dels empleats en funció de les vendes de serveis o articles. La comissió s’assigna als empleats en funció de l’atribució de les vendes i es resumeix a l’Informe de les vendes de l’equip. Més informació sobre com configurar el seguiment de les comissions.