Comença amb Personal Square
Personal Square t’ofereix les eines que necessites per gestionar l’equip fàcilment. Podràs incorporar empleats, gestionar-ne l’accés al TPV, fer-ne un seguiment de les hores i garantir que tothom estigui al dia. D’aquesta manera, tindràs una preocupació menys.
Per evitar accessos no autoritzats al TPV Square, protegir el negoci i treure el màxim profit de les funcions de Personal Square, assegura’t de configurar els nivells de permisos. Segueix aquests passos per configurar Personal Square:
Pas 1: configura el codi d’accés del propietari. D’aquesta manera, els propietaris dels comptes tindran accés complet al TPV Square. Consulta més informació sobre els permisos permisos i els diversos nivells.
Pas 2: configura els permisos i la contrasenya de l’equip. D’aquesta manera, l’equip disposarà només dels permisos necessaris per enllestir la feina sense accés a massa informació del compte.
Pas 3: afegeix el primer empleat i configura codis d’accés personals. Els empleats poden registrar l’entrada i la sortida amb els codis d’accés personals perquè puguis fer un seguiment de la seva activitat al compte.
Pas 1: configura el codi d’accés del propietari
Abans de començar a afegir empleats i assignar-los permisos, cal crear un codi d’accés del propietari. Amb aquest codi, es pot iniciar la sessió al TPV Square amb el nivell màxim d’accés i autoritzar les accions dels empleats per a les quals no tinguin els permisos necessaris. També permet al propietari del compte registrar l’entrada al TPV per fer un seguiment de les hores quan faci falta.
Per crear un codi d’accés del propietari:
A Personal > Equip >Empleats al Tauler de control en línia de Square, fes clic al nom del propietari del compte.
A Permisos, fes clic a Modifica.
A la secció de Credencials, crea un codi d’accés personalitzat de 4 dígits o fes clic a Genera per crear-ne un a l’atzar.
Fes clic a Desa.
Pas 2: configura els permisos i les contrasenyes de l’equip
Des del compte de Square, es poden configurar els permisos de l’equip, un conjunt de permisos personalitzables que podràs assignar directament a cadascun dels empleats juntament amb el codi d’accés i les credencials corresponents. Aquests permisos també es poden fer servir amb una contrasenya de l’equip, un codi d’accés compartit que poden fer servir tots els empleats.
És la millor opció per als negocis que no necessiten fer un seguiment de les hores o les vendes per empleat ni assignar permisos específics a determinats empleats.
- Ves a Personal > Equip > Permisos al tauler de control en línia de Square.
- Fes clic a Permisos de l’equip i confirma el nivell d’accés i els permisos > Continua.
- Selecciona quins permisos vols assignar a tots els empleats. Si un empleat intenta accedir a una àrea que no has seleccionat, necessitarà el codi d’accés d’algú que tingui activats els permisos pertinents.
- Crea una contrasenya de l’equip, o genera’n una a l’atzar, per als empleats que facin servir el mateix TPV. Guarda-la i comparteix-la amb l’equip.
- Fes clic a Desa.
Nota: els permisos de l’equip també es poden activar en crear un empleat.
- Ves a Personal > Equip > Permisos.
- Selecciona Permisos de l’equip.
- Crea una contrasenya de l’equip o genera’n una a l’atzar. Guarda-la i comparteix-la amb l’equip.
- Fes clic a Desa.
Pas 3: afegeix el primer empleat
Un cop configurats el codi d’accés del propietari i la contrasenya de l’equip, ho tindràs tot a punt per protegir el negoci i crear empleats.
Independentment del nombre d’empleats que tinguis, Personal Square t’ofereix solucions per incorporar l’equip, gestionar-ne els accessos i les seves tasques diàries, comunicar-t’hi i molt més.
- Inicia la sessió al Tauler de control en línia de Square i fes clic a Personal > Equip > Empleats.
- Fes clic a + Empleat. També pots crear un empleat tocant Equip a l’aplicació de TPV Square.
- Omple el perfil de l’empleat. Introdueix-ne el nom i l’adreça electrònica o el número de telèfon. Cal afegir una adreça electrònica o un número de telèfon únics per acabar-lo de crear. L’identificador de l’empleat és opcional, però et recomanem que n’introdueixis un.
- Fes clic a Següent.
A la pantalla Càrrecs, pots assignar càrrecs i sous per fer el seguiment del cost de la mà d’obra i, si fas servir Torns Square, pots consultar el temps que es dedica a cadascuna de les funcions del negoci.
També pots indicar un càrrec principal i un tipus de pagament (per hores o salari). Nota: si el càrrec ja existeix, fes clic a Càrrec principal per obrir un menú desplegable amb les opcions disponibles.
- En funció del tipus de pagament seleccionat, introdueix una tarifa per hora o un salari anual i les hores setmanals.
- Si l’empleat té diversos càrrecs, fes clic a Afegeix un altre càrrec.
- Fes clic a Següent.
A la pantalla Accés, pots assignar un conjunt de permisos i punts de venda als empleats per determinar a què tenen accés a través del Tauler de control de Square, el TPV i les aplicacions de Square. Amb aquesta funció, podran iniciar la sessió a l’aplicació de Square per acceptar pagaments, registrar l’entrada i la sortida o accedir al Tauler de control en línia de Square.
Podràs definir un conjunt de permisos personalitzat (permisos d’equip) de franc. El pla Plus de Square per a comerços i Personal Square inclouen només dos conjunts de permisos d’equip i no inclouen els permisos de propietari. L’Accés avançat Square, juntament amb el pla Plus de Square per a restaurants i el pla Prèmium de Cites Square ofereixen conjunts de permisos personalitzats il·limitats perquè puguis crear tants nivells d’accés com necessitis per al teu equip.
Nota: només es poden crear conjunts de permisos nous des del Tauler de control en línia de Square, no des de l’aplicació.
Per configurar els permisos:
- A la pantalla Accés, selecciona un conjunt de permisos o fes clic a Crea un conjunt de permisos. Abans de crear-ne un, és possible que hagis de seleccionar un nivell de permís. Per fer-ho, tria un punt de partida basat en el nivell d’accés previst, com ara Estàndard, Avançat o Complet. Pots ajustar els permisos més endavant quan modifiquis els perfils dels empleats.
- Estàndard: inclou permisos bàsics per processar transaccions al TPV. Ideal per a molts empleats, com ara caixers, baristes, proveïdors de serveis i personal de sala.
- Avançat: inclou permisos més avançats, com ara cancel·lar una venda, actualitzar l’inventari i gestionar els torns. Ideal per als empleats amb càrrecs com ara cap de torn, gerent i personal de recepció.
- Complet: activa tots els permisos excepte la gestió de les transferències i els comptes bancaris. Ideal per a copropietaris, directors generals i altres membres de l’equip administratiu.
- Fes clic a Punts de venda per seleccionar aquell on treballarà l’empleat. Si tens diversos punts de venda i vols que l’empleat pugui accedir a tots, activa l’opció Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs.
- Crea un codi d’accés personal perquè l’empleat iniciï la sessió i faci un seguiment de les hores. Pots triar el codi d’accés que vulguis o crear-ne un a l’atzar fent clic a Genera.
- Fes clic a Desa i revisa.
Pren nota del codi d’accés i proporciona’l als empleats. Cada empleat tindrà un codi d’accés propi que farà servir per accedir a l’aplicació de Square des de qualsevol dispositiu vinculat al punt de venda.
- Al tauler de navegació d’aquesta aplicació, toca Equip.
- Toca la icona + perquè aparegui la pantalla Crea un empleat.
- En primer lloc, introdueix el nom, l’adreça electrònica i el número de telèfon de l’empleat.
- Després, toca Càrrec principal per assignar-li un càrrec o Crea un càrrec per assignar-li’n un que acabis de crear.
- Toca la fletxa enrere per tornar a la pantalla Crea un empleat i introdueix la seva Tarifa per hora. Nota: aquest camp no és obligatori per desar la informació del perfil de l’empleat.
- Per assignar un conjunt de permisos a l’empleat, toca Conjunt de permisos. Nota: quan creïs empleats, se’ls assignaran automàticament els permisos de l’equip. Ara per ara, només es poden crear i modificar conjunts de permisos mitjançant el Tauler de control de Square.
- Toca Codi d’accés personal si vols crear i assignar un codi d’accés personalitzat per a l’empleat. A continuació, toca Fet. Nota: als empleats nous se’ls assignarà un codi d’accés generat automàticament, però sempre podràs assignar-los-en un de personalitzat des d’aquesta secció.
- Toca Punt de venda per seleccionar els punts de venda on treballarà l’empleat i, si escau, activa o desactiva l’opció Assigna a tots els punts de venda actuals i futurs. Nota: per defecte, s’assignarà el punt de venda actual que estigui associat al teu compte TPV Square en el moment de crear els empleats.
- Per acabar, torna a la pantalla Crea un empleat, confirma que tot sigui correcte i toca Desa.
- Inicia la sessió al Tauler de control en línia de Square i fes clic a Personal > Equip > Permisos.
- Selecciona un conjunt de permisos existent i fes-hi les modificacions que consideris, després, fes clic a > Desa.
- Per eliminar un conjunt de permisos, fes clic a Elimina.
Nota: els canvis que hi facis s’aplicaran a tots els empleats que hi estiguin assignats. Si hi ha personal actiu que encara estigui assignat a aquest conjunt de permisos, hauràs de retirar-lo del conjunt abans de poder-lo eliminar.
Si s’assigna un conjunt de permisos inactiu a un empleat, no tindrà accés a Square. Això pot passar si s’interromp la subscripció a Accés avançat o a un paquet que la inclogui, com ara el pla Plus de Square per a restaurants i de Square per a comerços o el pla Prèmium de Cites Square.
Si s’ha interromput la subscripció a Accés avançat, t’hi pots tornar a subscriure perquè els empleats recuperin els permisos. Si no ho vols fer, pots assignar als empleats permisos de l’equip, ja que estan inclosos de franc.
A la pantalla Incorporació, pots gestionar les tasques d’incorporació. Per fer-ho, inicia la sessió al Tauler de control en línia de Square i fes clic a Personal > RH i compliment > Incorporació.
Nota: per delegar la possibilitat de gestionar les tasques d’incorporació que es mostren als empleats, activa el permís Gestiona l’incorporació dels empleats per a aquests directors. Consulta més informació sobre els permisos que pots assignar als empleats.
Torna a seguir les instruccions anteriors per crear més empleats. Un cop hagis creat un empleat, podrà fer servir el TPV Square amb la configuració i els permisos que li hagis assignat. Rebràs una notificació si falta informació als perfils que hagis creat.
Nota: si vols que els empleats puguin rebre propines, agrupades o no, i fas servir Torns Square, hauràs d’activar l’opció Pot rebre propines a la secció Càrrec i salari quan els afegeixis. Consulta més informació sobre com agrupació de les propines amb Torns Square.
Desactiva o torna a activar empleats
Si un empleat deixa la feina (sigui de manera temporal o permanent), pots desactivar el seu perfil.
- Ves a Personal > Equip > Llista d’empleats al Tauler de control online de Square i selecciona un empleat.
- Fes clic als tres punts per obrir el menú desplegable i selecciona Desactiva. Si tens una subscripció a Gestió de nòmines Square, selecciona l’últim dia de feina de l’empleat.
- Fes clic a Desactiva.
Nota: la informació de l’empleat no es perdrà ni s’eliminarà quan el desactivis. El pots tornar a activar en qualsevol moment.
- A Personal > Equip > Empleats al Tauler de control online de Square, fes clic al filtre Estat i fes clic a Desactivat.
- Fes clic al nom de l’empleat.
- Fes clic als tres punts per obrir el menú desplegable i selecciona Torna a activar l’empleat.
Si l’empleat ja disposa de les dades necessàries i no ha acceptat la invitació encara, si el tornes a activar li farem arribar de nou a través del mètode de contacte registrat.
Configura l’equip al TPV Square
Un cop hagis creat els conjunts de permisos i compartit els codis d’accés amb l’equip, podràs activar-los al TPV Square perquè l’equip pugui començar a fer-los servir.
- From the navigation menu, tap More.
- Tap Settings > Security.
- Select Enable passcodes. This enables the use of personal passcodes, which are the unique passcodes assigned to all your team members, including the owner passcode.
- Toggle on Allow Team Passcode. This allows the shared team passcode to be used on this device. You can create a team passcode for team members using a shared point of sale and select what you’d like to grant access to. You can edit the passcode by tapping on the passcode and entering a new one.
- Tap Save to return to the Square Point of Sale app. Note: An owner passcode or a passcode of a team member with full access is required to turn on this setting and to edit the team passcode.
If this is your first time setting up permissions, by default your team will only have access to accept payments and all other actions will require an owner passcode. If you’d like to grant your team members permissions to issue refunds or view reports, tap Edit. You’ll be directed to Permissions in your online Square Dashboard on a mobile browser.
At this point, team members will be required to input either their personal passcodes or a team passcode to access the Square Point of Sale and take other actions. Note that if you are using Square for Restaurants, your team members will be required to use a personal passcode. Actions a team member can take are designated through their configured permissions and the settings enabled in the security section.
An alternative to individual passcodes is enabling team member badges for an additional layer of security for your account, which come with a subscription to Advanced Access. You can pair badges to individual team members to allow them to log in to your point of sale based on their assigned permissions and clock in and out for a shift. Learn how to get started with team member badges in our Support Center.
Once logged in using a personal passcode, team members can accept payments which will appear in their individual sales report, and take other actions specific to their permission set.
- Open the Square App and sign in with your owner email, or a device code. If you sign in using a device code, be sure to enter your passcode with permissions to manage settings.
- From the navigation menu, tap ≡ More.
- Tap Settings > Security > Passcodes and toggle on Passcodes.
- Under Require passcode, select between After each sale and/or When backing out of a sale.
- Tap Timeout to select how long your point of sale can be inactive before locking.
Once you have passcodes enabled in your Square Point of Sale app, you have the ability to disable them at any time. Note: Disabling passcodes will prevent team members from logging in to the point of sale with a team passcode or personal passcode.
- From the navigation menu, tap More.
- Tap Settings > Security > Passcodes.
- Toggle off Allow Team Passcode.