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Comenzar a utilizar Personal Square

Personal Square proporciona herramientas para ayudarte a administrar tu equipo fácilmente. Desde incorporar a los miembros del equipo, administrar su acceso a tu punto de venta, hacer un seguimiento de su tiempo y mantener a todos sincronizados, Personal Square puede darte más tranquilidad.

Para evitar el acceso no autorizado a tu Punto de venta Square y a tu cuenta de Square, es importante configurar los niveles de permiso para proteger tu negocio y maximizar los beneficios de las funciones de Personal Square. Para configurar Personal Square, sigue estos pasos:

  • Paso 1: configura tu código de acceso de propietario Esto permitirá a los propietarios de cuentas acceder al Punto de venta Square para obtener acceso completo. Obtén más información sobre los permisos y sus niveles de permiso.

  • Paso 2: configura los permisos y códigos de acceso del equipo. Esto le da a tu equipo ciertos niveles de acceso para que hagan su trabajo sin tener acceso a demasiada información de la cuenta.

  • Paso 3: agrega tu primer miembro del equipo y configura códigos de acceso personales. Los miembros de tu equipo pueden usar códigos de acceso personales para marcar la entrada y la salida a fin de que puedas registrar sus actividades en tu cuenta.

Paso 1: configura tu código de acceso del propietario

Antes de comenzar a agregar miembros del equipo y asignar permisos, es esencial crear un código de acceso de propietario. Este código sirve como clave para iniciar sesión en el Punto de venta Square, proporcionando el más alto nivel de acceso. Con un código de acceso de propietario, puedes autorizar acciones que pueden exceder los permisos de los miembros de tu equipo. También permite a los propietarios de cuentas marcar la entrada en el Punto de venta para el registro de horas si es necesario.

Sigue estos pasos para crear el código de acceso del propietario:

  1. Desde Personal > Equipo >Miembros del equipo en el Panel de Datos Square en línea, haz clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haz clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, selecciona un código de acceso de cuatro dígitos personalizado o haz clic en Generar para crear uno aleatorio.

  4. Haz clic en Guardar.

Paso 2: cómo configurar los Permisos del equipo y los Códigos de acceso del equipo

Con tu cuenta de Square se incluye la posibilidad de configurar los permisos del equipo, un conjunto personalizable de permisos que se pueden asignar a los miembros de tu equipo. Tienes la flexibilidad de asignar este conjunto a los miembros individuales del equipo, cada uno con su código de acceso y credenciales de inicio de sesión únicos. Como alternativa, los permisos del equipo se pueden usar con un código de acceso de equipo, el cual es un código compartido que no se atribuye a nadie.

El código de acceso para el equipo se recomienda para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento del tiempo o las ventas por miembro del equipo, ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Configurar los permisos del equipo en el Panel de Datos Square en línea

  1. Visita Personal > Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haz clic en Permisos del equipo y confirma el nivel de acceso y los permisos. Después, haz clic en Continuar.
  3. Selecciona los permisos que quieres que tengan todos los miembros del equipo. Si un miembro de tu equipo intenta acceder a un área que no seleccionaste, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  4. Crea o genera un código de acceso del equipo aleatorio para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido. Registra y comparte este código de acceso con tu equipo.
  5. Haz clic en Guardar.

Nota: Los permisos del equipo también se pueden activar al crear un miembro del equipo por primera vez.

Editar el código de acceso del equipo desde el Panel de Datos Square en línea

  1. Visita Personal > Equipo > Permisos.
  2. Selecciona Permisos del equipo.
  3. Crea o genera un código de acceso del equipo aleatorio. Registra y comparte este código de acceso con tu equipo.
  4. Haz clic en Guardar.

Editar el código de acceso del equipo desde la aplicación Square

  1. En el menú de navegación, visita Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  2. Pulsa el Código de acceso del equipo.
  3. Ingresa el código de acceso del propietario.
  4. Ingresa el código de acceso del equipo nuevo y pulsa Guardar.
  5. Comparte el nuevo código de acceso con tu equipo.

Paso 3: Agrega al primer miembro del equipo

Ahora que has configurado tu código de acceso de propietario y de equipo, has tomado las medidas necesarias para proteger tu negocio y está todo listo para que crees miembros del equipo.

Ya sea que tengas uno o 50 miembros de equipo, Personal de Square ofrece soluciones para ayudarte a incorporar, administrar el acceso, y las actividades diarias de tu equipo, comunicarte con tu equipo y más.

Crear un miembro del equipo en el Panel de Datos Square

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Personal > Equipo > Miembros del equipo.
  2. Haz clic en + Miembro del equipo. También puedes crear un miembro del equipo en la aplicación Punto de venta Square si pulsas Equipo.
  3. Rellena los datos del perfil del miembro del equipo. Ingresa el nombre, la dirección de correo electrónico y número de teléfono del miembro del equipo. Se requiere una dirección de correo electrónico o número de teléfono único para completar la creación del miembro del equipo. El Id. del miembro del equipo es opcional, pero recomendamos completarlo.
  4. Haz clic en Siguiente.

Asignar puestos y salarios

En la pantalla Puestos, puedes asignar puestos y salarios para llevar un control del costo de la mano de obra y, si usas Turnos Square, consultar cuánto tiempo se destina a realizar una o varias funciones en tu negocio.

También puedes indicar un puesto principal y tipo de pago (por hora o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para acceder a un menú desplegable de puestos existentes.

  1. Según el tipo de pago seleccionado, ingresa una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  2. Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Agregar otro puesto.
  3. Haz clic en Siguiente.

Configurar acceso

En la pantalla Acceso puedes asignar un conjunto de permisos y ubicaciones a los miembros del equipo que determinen a qué tienen acceso en el Panel de Datos Square, en el punto de venta y en las aplicaciones Square. Con los permisos, los miembros del equipo pueden iniciar sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, marcar entradas y salidas o acceder al Panel de Datos Square en línea.

Un conjunto de permisos personalizados (permisos de equipo) está disponible de forma gratuita. Square para Tiendas Plus y el Personal Square incluyen solo dos conjuntos de permisos en total para tu equipo, sin incluir los permisos de propietario. Acceso avanzado Square, junto con Square para Restaurantes Plus y Citas Square Premium, proporcionan conjuntos de permisos personalizados ilimitados para que puedas crear tantos niveles de acceso como necesites para tu equipo.

Nota: Los nuevos conjuntos de permisos solo se pueden crear en el Panel de Datos Square en línea y no en la aplicación.

Para configurar los permisos, sigue estos pasos:

  1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de permisos existente o haz clic en Crear nuevo conjunto de permisos. Es posible que se te pida que crees un conjunto de permisos seleccionando primero un nivel de permiso. Para hacerlo, elige un punto de partida basado en el nivel de acceso previsto, como Estándar, Avanzado y Completo. Puede ajustar los permisos más adelante al editar los perfiles de los miembros del equipo.
    • Estándar: incluye permisos básicos para realizar transacciones en el punto de venta. Adecuado para muchos miembros del equipo, como cajeros, baristas, proveedores de servicios y área principal.
    • Mejorado: incluye permisos más avanzados, como cancelar una venta, actualizar el inventario y administrar los turnos. Adecuado para miembros del equipo con funciones como líder de turno, gerente y recepción.
    • Completo: activa todos los permisos, excepto la administración de transferencias y cuentas bancarias. Adecuado para copropietarios, gerentes generales y otros miembros del equipo administrativo.
  2. Haz clic en Ubicaciones para seleccionar la ubicación donde trabajará el miembro del equipo. Si tienes más de una ubicación y quieres darle al miembro del equipo permisos para todas, activa la opción Asignar a todas las ubicaciones actuales y nuevas.
  3. Crea un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Puedes personalizar este código de acceso o crearlo de forma aleatoria al hacer clic en Generar.
  4. Haz clic en Guardar y revisar.

Asegúrate de guardar el código de acceso para referencia personal y dárselo a los miembros del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo asociado con la ubicación del negocio.

Crear un miembro del equipo en la aplicación PDV Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulsa Equipo.
  2. Pulsa el ícono + para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Para comenzar, ingresa el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulsa Puesto principal para asignar al miembro del equipo un puesto o Crear un puesto para asignarle uno recién creado.
  5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear miembro del equipo e ingresa la tarifa por hora de ese miembro. Nota: Este campo no es necesario para guardar la información del perfil de miembro del equipo.
  6. Pulsa Conjunto de permisos para asignar al miembro del equipo un conjunto de permisos ya creado. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a Permisos del equipo en cuanto se creen. En este momento, la creación y la edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
  7. Pulsa Código de acceso personal si quieres crear y asignar un código personalizado al miembro del equipo. Luego, pulsa Listo. Nota: A los nuevos miembros del equipo se les asignará un código de acceso generado automáticamente, pero en todo momento tendrás la opción de asignar un código de acceso personalizado desde esta sección.
  8. Pulsa Ubicación para seleccionar las ubicaciones correspondientes para el miembro del equipo y elige si quieres activar o desactivar la opción Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se establecerá por defecto en la ubicación actual asociada con tu cuenta Punto de venta Square durante la creación del usuario del miembro del equipo.
  9. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

Editar o eliminar un conjunto de permisos

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Personal > Equipo > Permisos.
  2. Selecciona un conjunto de permisos existente y edítalo > Guardar.
  3. Para eliminar un conjunto de permisos, haz clic en Eliminar.

Nota: Todos los cambios realizados aplican a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos. Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberás quitarlos de este para poder eliminarlo.

Conjuntos de permisos inactivos

Si un miembro del equipo está asignado a un conjunto de permisos inactivo, no tendrá acceso a Square. Esto puede ocurrir debido a una interrupción en la suscripción a Acceso avanzado o la suscripción incluida en un paquete, como Square para Restaurantes Plus, Square para Tiendas Plus o Citas Square Premium.

Si se ha inactivado tu suscripción a Acceso avanzado, puedes volver a suscribirte, y los miembros del equipo recuperarán sus permisos. También puedes otorgar a esos miembros los permisos del equipo, que se incluyen gratis.

Sigue las instrucciones anteriores para crear más miembros del equipo. Después de que hayas creado un miembro del equipo, este podrá comenzar a usar de inmediato el Punto de venta Square de acuerdo con todos los ajustes y permisos que activaste para ese miembro. Recibirás una notificación sobre la información faltante si falta algo en los perfiles de los miembros del equipo que creaste.

Nota:  Si quieres que los miembros del equipo sean elegibles para la distribución de propinas, como agrupación de propinas, y estás usando Turnos Square, tendrás que activar la opción Elegible para propina debajo de la sección Puesto y compensación al agregar un miembro del equipo. Obtén más información sobre pozo de propinas con Turnos Square.

Desactivar o reactivar miembros del equipo

Desactiva un miembro del equipo

Si un miembro del equipo deja tu negocio (ya sea de forma temporal o permanente) puedes desactivar su perfil.

  1. Ve a Personal y nómina > Equipo > Lista de Miembros del equipo en el Panel de Datos Square en línea y selecciona un miembro del equipo.
  2. Haz clic en los tres puntos para abrir el menú desplegable y selecciona Desactivar. Si tienes una suscripción a Nómina Square, selecciona el último día de empleado del miembro del equipo.
  3. Haz clic en Desactivar.

Nota: La información del miembro de tu equipo no se perderá ni se eliminará después de desactivarlo, y puedes activarlo de nuevo en cualquier momento.

Activar de nuevo un miembro del equipo

  1. En Personal > Equipo > Miembros del equipo en el Panel de Datos Square en línea, haz clic en el filtro Estado y luego selecciona Desactivados.
  2. Haz clic en el nombre del miembro del equipo en cuestión.
  3. Haz clic en el menú desplegable de acciones de tres puntos y selecciona Reactivar miembro del equipo.

Nota: Es importante que guardes un registro del código de acceso, ya que será el que el miembro del equipo utilizará para acceder a un punto de venta que tenga Administración de empleados activado.

Cómo configurar tu equipo en Punto de venta Square

Después de crear los conjuntos de permisos y compartir los códigos de acceso con tu equipo, podrás activarlos en el Punto de venta Square para que tu equipo pueda comenzar a usarlo.

Activa códigos de acceso en tu Punto de venta Square

  1. En el menú de navegación, pulsa Más.
  2. Pulsa Ajustes > Seguridad.
  3. Selecciona Activar códigos de acceso. Esto permite el uso de códigos de acceso personales, que son los códigos de acceso únicos asignados a todos los miembros de tu equipo, incluido el código de acceso del propietario.
  4. Activa Permitir código de acceso del equipo. Esto permite utilizar el código de acceso compartido del equipo en este dispositivo. Crea un código de acceso del equipo para los miembros del equipo con un punto de venta compartido y selecciona los permisos que deseas otorgar. Para editar el código de acceso, pulsa el código e ingresa uno nuevo.
  5. Pulsa Guardar para volver a la aplicación Punto de venta Square. Nota: Se requiere un código de acceso de propietario o un código de acceso de un miembro del equipo con acceso total para activar esta configuración y editar el código de acceso del equipo.

Si es la primera vez que configuras permisos, de manera predeterminada, el equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos y todas las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si quieres otorgar permisos a los miembros del equipo para reembolsar o ver informes, pulsa Editar. Se te dirigirá a Permisos en el Panel de Datos Square en línea en un navegador móvil.

En este punto, los miembros del equipo deberán ingresar sus códigos de acceso personales o un código de acceso del equipo para acceder al Punto de venta Square y tomar otras medidas. Ten en cuenta que, si usas Square para Restaurantes, los miembros del equipo deberán usar un código de acceso personal. Las acciones que un miembro del equipo puede realizar se designan a través de sus permisos configurados y los ajustes habilitados en la sección de seguridad.

Una alternativa a los códigos de acceso individuales es habilitar insignias de miembros del equipo para una capa adicional de seguridad para tu cuenta, que viene con una suscripción a Acceso Avanzado. Puedes asociar insignias a miembros individuales del equipo para permitirles iniciar sesión en tu punto de venta según sus permisos asignados y marcar la entrada y la salida de un turno. Obtén más información sobre cómo comenzar con las insignias de miembros del equipo en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Requisitos del código de acceso en la aplicación Square

Una vez que inicien sesión con un código de acceso personal, los miembros del equipo pueden aceptar pagos, los cuales aparecerán en su informe de ventas individual, y pueden realizar otras acciones específicas en su conjunto de permisos.

  1. Abre la aplicación Square e inicia sesión con tu correo electrónico de propietario o un código de dispositivo. Si iniciaste sesión con un código de dispositivo, asegúrate de ingresar el código de acceso con permisos para administrar los ajustes.
  2. En el menú de navegación, pulsa Más.
  3. Pulsa Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso y activa la opción Códigos de acceso.
  4. En Solicitar código de acceso, selecciona Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta.
  5. Pulsa Tiempo de espera para seleccionar por cuánto tiempo puede estar inactivo el punto de venta antes de bloquearse.

Desactiva el código de acceso para tu equipo en la aplicación PDV Square

Cuando ya tengas los códigos de acceso activados en la aplicación Punto de venta Square, podrás desactivarlos en cualquier momento. Nota: Desactivar los códigos de acceso evitará que los miembros del equipo inicien sesión en el punto de venta con un código de acceso de equipo o un código de acceso personal.

  1. En el menú de navegación, pulsa Más.
  2. Pulsa Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Desactiva Permitir código de acceso del equipo.