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Comenzar a utilizar Administración de equipos

Descripción general

El Administración de equipos de Square tiene herramientas para ayudarle a administrar fácilmente su equipo en ubicaciones, dispositivos y funciones laborales. Cuente con Equipos Plus, un plan gratuito y un plan pago para satisfacer las necesidades de su negocio.

En el plan gratuito, los miembros de su equipo pueden marcar entrada y salida en su punto de venta. También puede realizar un seguimiento del horario con el registro de horas y proteger y restringir áreas confidenciales de su Punto de Venta y Panel de Datos en línea sin costo adicional. Para comenzar en el plan gratuito, simplemente agregar el primer miembro de su equipo.

Al actualizar a Equipos Plus, tiene acceso a funciones avanzadas, como conjuntos ilimitados de permisos, registro de actividad por miembro del equipo, informes de ventas por miembro del equipo, informes de costo mano de obra vs. ventas, salarios múltiples y más. Comience una prueba gratuita de 30 días aquí.

Administración de equipos también le facilita programar a los miembros de su equipo y el pago a su equipo con servicio de Nómina en línea de Square o cualquier otro proveedor de nómina.

¿Qué incluye?

Administración de equipos Equipos Plus
Precio Gratis para todas las ubicaciones $35 al mes por ubicación
Funciones
Registro de horas ✔️ ✔️
Informes de registro de horas ✔️ ✔️
Programación de turnos ✔️ ✔️
Prevención de descansos anticipados - ✔️
Prevención de ingresos tempranos y no programados - ✔️
Integración con PDV Square ✔️ ✔️
Exportados de la nómina ✔️ ✔️
Seguimiento de descansos ✔️ ✔️
Informes de infracción de descansos - ✔️
Salarios múltiples - ✔️
Permisos
Un conjunto de permisos ✔️ -
Conjuntos de permisos ilimitados - ✔️
Análisis e informes
Registro de actividad por miembro del equipo - ✔️
Informe de horas extra ✔️ ✔️
Informes de ventas por miembro del equipo - ✔️
Informes de ventas acumuladas vs. mano de obra - ✔️
Informes de ventas individuales vs. mano de obra - ✔️
Informes de horas programadas vs. reales - ✔️

Configuración del código de acceso del propietario

Si aún no lo hizo, le recomendamos que cree su propio código de acceso antes de agregar miembros del equipo y asignar permisos. El código de acceso del propietario puede utilizarse para marcar entrada y salida en la aplicación Square, pero lo más importante es anular las acciones relacionadas con el código de acceso llevadas a cabo por miembros del equipo. Por ejemplo, si un miembro del equipo intenta realizar una acción para la que no tiene permiso, la aplicación Square le pedirá un código de acceso al propietario para anularla.

Para crear su código de acceso del propietario:

  1. Desde la lista Miembros del equipo del Panel de Datos Square en línea, haga clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haga clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, seleccione un código de acceso de cuatro dígitos personalizado o haga clic en Generar para crear uno aleatorio.

  4. Haga clic en Guardar.

Cómo agregar el primer miembro de su equipo

Para comenzar con Administración de equipos, agregue miembros del equipo a Square. Esto le permitirá registrar el tiempo del equipo y configurar permisos para su cuenta de Square. Cuantos más miembros del equipo agregue, más potente será Administración de equipos. Para agregar a su primer miembro del equipo:

Cree un miembro del equipo en el Panel de Datos Square

  1. En la pestaña Equipo de su Panel de Datos, haga clic en Crear miembro del equipo.
  2. Ingrese el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. La identificación de miembro del equipo es opcional.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: Si agrega un correo electrónico, invitará a un miembro del equipo a acceder a su registro de horas en la app Mi Equipo Square.

Una vez que haya guardado la información personal del nuevo miembro de su equipo, su perfil de miembro de equipo se completará. Este perfil le permite editar su información personal y asignar puestos y salarios específicos a su trabajo en el negocio. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo le permite registrar costos de mano de obra y, si usa Registros de hora Square, ver el tiempo dedicado a realizar una o varias funciones laborales en su negocio.

Asigne puestos y salarios

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Completar configuración.
  2. En la pantalla Puesto, active o desactive Exención de horas extras y proporcione un puesto principal y tipo de pago (por ejemplo, por hora o salario).
  3. Según el tipo de pago seleccionado, ingrese una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si bien agregar puestos es obligatorio, la información salarial es opcional.

Si su miembro del equipo tiene responsabilidades laborales adicionales que requieren un salario secundario y está suscrito a Equipos Plus, seleccione Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. También podrá elegir entre un puesto cuando marque la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y, luego, cambiar a Administrador.

Cree un miembro del equipo a través de la aplicación PDV Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulse Equipo.
  2. Pulse el ícono ”+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Para comenzar, ingrese el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulse Título principal del puesto para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignarle un puesto de trabajo recién creado.
  5. Pulse la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingrese el Pago por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro de su equipo.
  6. Pulse Conjunto de permisos para asignar un miembro de su equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
  7. Pulse Código de acceso personal si desea crear y asignar un código de acceso personalizado al miembro del equipo > pulse Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos miembros del equipo, pero siempre tendrá la opción de asignar una contraseña personalizada desde esta sección.
  8. Pulse Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elija activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con su cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros de su equipo.
  9. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información es correcta, pulse Guardar.

Siga las instrucciones especificadas anteriormente para crear miembros de equipo adicionales en la aplicación. Una vez que se crea un miembro del equipo, podrá usar de forma inmediata el Punto de venta Square según la configuración y los permisos que se le hayan activado. Nota: Recibirá una notificación sobre Información faltante si faltan datos requeridos en los perfiles de miembros del equipo que cree.

Configure permisos

Ahora que agregó un miembro del equipo, puede asignarles permisos. Los permisos protegen su negocio y su información sensible al controlar lo que los miembros de su equipo pueden ver y hacer en su PDV y el Panel de Datos Square en línea. También puede determinar el acceso del miembro del equipo a su panel de datos y a Square Punto de venta, Citas y las aplicaciones Facturas Square.

Con permisos, tendrá la opción de asignar permisos personalizados o para el equipo a los miembros de su equipo. Los permisos personalizados son completamente personalizables y específicos de cada miembro del equipo individual. Por ejemplo, le permiten proporcionar diferentes conjuntos de permisos a un gerente, un contador y un cajero. Los permisos para el equipo son un conjunto único de permisos disponibles para todos los miembros del equipo asignados a ellos y su uso es gratuito. Nota: Los permisos personalizables están disponibles para los Suscriptores pagos a Equipos Plus.

Es importante recordar que los conjuntos de permisos pueden crearse para miembros del equipo individuales según sus tareas específicas y reutilizarse para miembros del equipo futuros que realicen la misma función.

Agregue permisos personalizados

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos para el miembro del equipo, use el menú desplegable Conjunto de permisos y seleccione Crear un nuevo conjunto de permisos.
  3. Ingrese un nombre para el conjunto de permisos.
  4. Active Acceso completo para activar todos los permisos o use el mosaico de permisos para personalizar el conjunto de permisos, luego, haga clic en Continuar.
  5. Elija puntos de acceso para especificar desde dónde el miembro del equipo puede acceder a las aplicaciones Square.
    • Puntos de venta compartidos: permita que este miembro del equipo tenga acceso a su Punto de venta con un código de acceso de 4 dígitos (p. ej., todos los miembros del equipo pueden compartir el mismo código de acceso de equipo para su punto de venta).
    • Punto de venta móvil: permita que este miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., miembros del equipo que aceptan pagos móviles).
    • Panel de Datos: permita que este miembro del equipo inicie sesión en el Panel de Datos Square en línea con su propio correo electrónico y contraseña.
  6. Haga clic en Guardar.

Nota: Por el momento, la creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible mediante el Panel de Datos Square en línea y no está integrada en la aplicación.

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Invitación por correo electrónico del miembro del equipo

Si corresponde, Square enviará a este miembro de su equipo una invitación por correo electrónico para que cree su propio inicio de sesión a fin de acceder al Panel de Datos Square en línea y a la aplicación Square en su dispositivo personal. También tendrá acceso a su registro de horas desde la app Mi Equipo Square. Si el miembro del equipo no recibe el correo electrónico “Te invitamos”, recomiéndele que revise sus carpetas de correo no deseado o basura.

Después de seleccionar permisos y puntos de acceso para su miembro del equipo, el paso siguiente es la activación de ubicaciones y la entrega de credenciales (p. ej., un código de acceso personal). Los miembros del equipo usan la credencial del código de acceso personal para marcar entrada y salida para que usted pueda registrar sus horas y sus ventas.

Configure códigos de acceso personales

  1. Haga clic en Sin ubicaciones para seleccionar la ubicación correspondiente en la que trabajará el miembro de su equipo. Nota: Si el miembro de su equipo utilizará varias ubicaciones y desea proporcionarle permiso para cada una, active Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. En Credenciales, cree un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Para personalizar o crear este código de manera aleatoria, haga clic en Generar.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo vinculado con la ubicación del negocio.

Edite o elimine un conjunto de permisos

  1. Inicie sesión en la sección Equipo de su Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Seleccione un conjunto de permisos existente y edítelo.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados se aplicarán a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haga clic en Eliminar.

Nota: Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberá quitarlos del conjunto antes de poder eliminarlo.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Cómo configurar permisos del equipo y códigos de acceso para el equipo

Con Administración de equipos, también tendrá acceso a un conjunto único de Permisos para el equipo para todos los miembros del equipo de manera gratuita. Con Permisos para el equipo, puede proporcionar a todos los miembros del equipo el mismo conjunto de permisos al acceder al Punto de venta Square y el Panel de Datos Square en línea desde su propio dispositivo. Además, puede configurar un código de acceso del equipo que los miembros de su equipo usarán para iniciar sesión en su punto de venta. Los Permisos para el equipo que configure se aplicarán al Código de acceso del equipo para que pueda controlar a qué acciones e información puede acceder su equipo en un punto de venta compartido.

El código de acceso para el equipo se recomienda para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento del tiempo o de las ventas por un miembro del equipo ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Active permisos para el equipo en su Panel de Datos Square en línea

  1. Visite Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Permisos para el equipo y confirme el nivel de acceso y permisos. Haga clic en Continuar.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  5. Haga clic en Guardar.

Nota: Los permisos para el equipo también pueden activarse cuando se cree un miembro del equipo por primera vez.

Para editar su código de acceso para el equipo desde el Panel de Datos Square en línea

  1. Visite Equipo > Permisos.
  2. Seleccione Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Haga clic en Guardar.

Edite el código de acceso para su equipo desde la aplicación Square

  1. En el menú de navegación, visite Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  2. Pulse el Código de acceso para el equipo existente.
  3. Ingrese su código de acceso del propietario.
  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo > pulse Guardar.
  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Cómo configurar Administración de equipos en el PDV Square

Después de crear conjuntos de permisos y perfiles de los miembros de su equipo, está listo para activar la Administración de equipos en la aplicación Square.

Active códigos de acceso en su Punto de venta Square

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Active Permitir el código de acceso del equipo. Nota: Se requiere un código de acceso del propietario o un código de acceso con acceso total para activar este permiso.
  4. De forma predeterminada, su equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos, pero todas las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si desea concederles a los miembros del equipo permisos como la emisión de reembolsos o la visualización de informes, pulse Editar. Se le dirigirá a la sección de Permisos de su Panel de Datos Square en línea en un navegador móvil.
  5. Cree un código de acceso del equipo para los miembros del equipo con un punto de venta compartido > seleccione los permisos que desea otorgar.
  6. Pulse Guardar > regrese a la aplicación Punto de venta Square.

En este punto, los miembros de su equipo que utilicen el código de acceso del equipo podrán aceptar pagos y acceder a áreas y funciones del punto de venta que usted seleccionó en Permisos para el equipo. Si un miembro del equipo necesita acceder a áreas y funciones restringidas, usted deberá ingresar un código de acceso de propietario con los permisos adecuados activados.

Los códigos de acceso personales le permiten solicitar a los miembros del equipo que usen un código de acceso para determinadas acciones. Además, los miembros de su equipo podrán iniciar sesión en la aplicación Square sin una dirección de correo electrónico ni contraseña en ningún dispositivo asociado a su ubicación comercial. Nota: El conjunto de permisos que haya asignado a un miembro del equipo está asociado con su código de acceso personal.

Requisitos del código de acceso en su aplicación Square

Una vez que inicien sesión, los miembros de su equipo podrán aceptar pagos que aparecerán en sus informes de ventas individuales y realizar otras acciones específicas de su conjunto de permisos.

  1. Abra la aplicación Square e inicie sesión con su correo electrónico de propietario o un código de dispositivo. Si inicia sesión con este último, asegúrese de ingresar su código de acceso con permisos de administración de ajustes.
  2. En el menú de navegación, pulse Más.
  3. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso > Activar códigos de acceso.
  4. En Solicitar código de acceso, seleccione Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta para cancelar un pago.
  5. Ingrese su código de acceso para guardar estos cambios.
  6. Seleccione el período de inactividad para la aplicación Square.
  7. Presione Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir a los miembros de su equipo iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

SPOS - Seguridad - Códigos de acceso - EN-AN

Desactive el código de acceso para su equipo en la aplicación Square

Una vez que tenga los códigos de acceso activados en su aplicación Punto de venta, podrá desactivarlos en cualquier momento. Nota: Desactivar códigos de acceso evitará que los miembros del equipo inicien sesión en el punto de venta con un código de acceso personal o del equipo.

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Desactive Permitir código de acceso del equipo.
Team Management - Passcodes - US - EN

Desactive/active de nuevo a un miembro del equipo

Deactivate a Team Member

If a team member leaves your business — either permanently or temporarily — you can deactivate their profile.

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, select a team member.
  2. Click the three-dotted actions dropdown > Deactivate Team Member > confirm.

Note: Your team member’s information will not be lost or deleted once they are deactivated, and they can be reactivated at any time.

Reactivate a Team Member

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, click the Status drop-down menu on the left > click Inactive.
  2. Click on the team member’s name > Reactivate Team Member.
  3. To allow your team member to log in to the Square app to accept payments, click Edit under Permissions and select or create a permission set from the dropdown menu.
  4. To allow your team member to sign into the Square app using a passcode, enter a custom 4-digit passcode or click Generate to create one at random.
  5. If your team member’s permission set allows them to access the online Square Dashboard or the Square app on their own device, enter the email address they will use to log in.

Note: It is important to retain this for your records because this is the passcode your team member will use to access a point of sale with team management enabled.

Informes

Activar los Permisos para el equipo le permite realizar un seguimiento de las ventas cuando los miembros del equipo usan su código de acceso de 4 dígitos al procesar las ventas Square.

Para ver el informe de ventas individual de su equipo, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Pestaña Informes desde el Panel de Datos Square en línea y haga clic en Equipos de ventas.

  2. Seleccione la fecha del período y la ubicación que desea ver.

  3. Haga clic en b>Filtrar por, luego, seleccione Miembro del equipo (recopilado por).

  4. Haga clic en Todos los miembros del equipo para seleccionar a miembros del equipo individual.

Obtenga más información sobre advanced reporting options de Square.

Registro de actividad

Team Management - Activity Log - US - EN

El Registro de actividad de su Panel de Datos Square le permite supervisar las acciones sensibles tomadas por su equipo, como los reembolsos procesados, los reemplazos y las anulaciones y los descuentos.

Con Administración de equipos, tendrá acceso gratuito para ver la hora y la ubicación de cada acción realizada en su aplicación Square y Terminal virtual. Si cómo actualizar a Equipos Plus, también podrá ver y filtrar acciones por miembro del equipo. Con estos informes más detallados, podrá ver qué miembros del equipo emiten reembolsos, realizan anulaciones y descuentos y anulan transacciones.

Administración de equipos con Nómina Square

Nómina Square se integra con nuestras funciones de Administración de equipos. Los miembros del equipo pueden marcar la entrada y la salida desde su aplicación Square y usted puede exportar sus registros de hora a Nómina Square. Nómina Square también se encarga de sus pagos y declaraciones de impuestos a las nóminas federales y estatales. Obtenga más información sobre el servicio de nómina en línea de Square.

Nota: Square almacena datos en Estados Unidos y en otros países. Es posible que tenga que notificar a los miembros de su equipo sobre esto y obtener su consentimiento antes de almacenar su información.

Programación de turnos con Administración de equipos

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración del negocio. Por esa razón, con la Administración de equipos y Equipos Plus Programación de turnos Square, accede a una única solución donde puede crear, administrar y publicar horarios para usted y todo su personal. La Programación de turnos con Administración de equipos le proporciona las herramientas que necesita y se integra automáticamente con el Punto de Venta existente y Nómina Square para garantizar un enfoque sencillo y sin interrupciones para administrar las necesidades diarias de su personal.

Obtenga más información sobre Programación de turnos con Administración de equipos.

Tasas de comisión con Equipos Plus.

Square le permite asignar tasas de comisiones únicas a cada uno de los miembros de su equipo según los servicios o las ventas de artículos. La comisión se asigna a los miembros del equipo en función de la atribución de la venta y se resume en Informe de ventas del equipo. Obtenga más información sobre configurar el seguimiento de comisiones.

Más información sobre: Administración del equipo