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Comenzar a utilizar Administración de equipos

Administración de equipos Square tiene herramientas para ayudarte a administrar fácilmente tu equipo en ubicaciones, dispositivos y puestos laborales variados. Tiene un plan gratuito y un plan pagado, Equipos Plus, para satisfacer las necesidades de tu negocio.

En el plan gratuito, puedes asignar conjuntos de permisos básicos a tu equipo para proteger y restringir áreas confidenciales del Punto de venta y Panel de Datos en línea, sin costo adicional. Para comenzar con el plan gratuito, solo agregar el primer miembro de su equipo.

Al cambiar de plan a Equipos Plus, tienes acceso a funciones avanzadas, como conjuntos de permisos ilimitados, registros de actividad por miembro del equipo y más. También tendrás acceso a todas las funciones pagadas Turnos Square de administración de mano de obra incluidas con tu suscripción a Equipos Plus. Comienza una prueba gratis de 30 días aquí.

¿Qué incluye?

Administración de equipos Equipos Plus
Precio Gratis para todas las ubicaciones $35 al mes por ubicación
Funciones
Integración con PDV Square ✔️ ✔️
Permisos
Un conjunto de permisos ✔️ -
Conjuntos de permisos ilimitados - ✔️
Análisis e informes
Registro de actividad por miembro del equipo - ✔️
Informes de ventas por miembro del equipo - ✔️

Cómo configurar el código de acceso del propietario

Si aún no lo has hecho, te recomendamos que crees tu propio código de acceso antes de agregar miembros de equipo y asignar permisos. El código de acceso del propietario puede utilizarse para marcar la entrada y la salida en la aplicación de Square, pero lo más importante es que sirve para anular las acciones relacionadas con el código de acceso llevadas a cabo por miembros de tu equipo. Por ejemplo, si un miembro del equipo intenta realizar una acción para la que no tiene permiso, la aplicación Square le pedirá el código de acceso del propietario para anularla. Para crear tu código de acceso del propietario:

Para crear el código de acceso del propietario:

  1. Desde Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > y, en la lista Miembros del equipo, haz clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haz clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, selecciona un código de acceso de cuatro dígitos personalizado o haz clic en Generar para crear uno aleatorio.

  4. Haz clic en Guardar.

Cómo agregar el primer miembro de tu equipo

Para comenzar con Administración de equipos, agrega miembros del equipo a Square y configura permisos para tu cuenta de Square. Cuantos más miembros del equipo agregues, más eficiente será Administración de equipos. Para agregar el primer miembro del equipo, haz lo siguiente:

Cree un miembro del equipo en el Panel de Datos Square

  1. En la pestaña Equipo de su Panel de Datos, haga clic en Crear miembro del equipo.
  2. Ingrese el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. La identificación de miembro del equipo es opcional.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: Si agregas un correo electrónico, invitarás a un miembro del equipo a acceder a su registro de horas en la app Mi Equipo Square.

Una vez que hayas guardado la información personal del nuevo miembro de tu equipo, su perfil de miembro de equipo se completará. Este perfil te permite editar su información personal y asignar puestos y salarios específicos a su trabajo en tu negocio. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo te permite registrar costos de mano de obra y, si usas Turnos Square, ver el tiempo dedicado a realizar una o varias funciones laborales en tu negocio.

Asigna puestos y salarios

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Completar configuración.
  2. En la pantalla Puesto, active o desactive Exención de horas extras y proporcione un puesto principal y tipo de pago (por ejemplo, por hora o salario).
  3. Según el tipo de pago seleccionado, ingrese una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si bien agregar puestos es obligatorio, la información salarial es opcional.

Si el miembro del equipo tiene otras responsabilidades que requieran un salario secundario y usas Turnos Square, selecciona Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. El miembro del equipo podrá elegir uno de los puestos asignados al marcar entrada y salida en la aplicación Square y el salario para ese puesto se registrará en el informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar entrada como anfitrión durante una parte de su turno y luego cambiar a gerente.

Crea un miembro del equipo a través de la aplicación PDV Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulse Equipo.
  2. Pulse el ícono ”+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Para comenzar, ingrese el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulse Título principal del puesto para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignarle un puesto de trabajo recién creado.
  5. Pulse la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingrese el Pago por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro de su equipo.
  6. Pulse Conjunto de permisos para asignar un miembro de su equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
  7. Pulse Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elija activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con su cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros de su equipo.
  8. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información es correcta, pulse Guardar.

Sigue las instrucciones especificadas anteriormente para crear miembros del equipo adicionales en la aplicación. Una vez que se crea un miembro del equipo, podrás usar el Punto de venta Square según la configuración y los permisos que se le hayan activado de forma inmediata. Nota: Recibirás una notificación sobre Información faltante si faltan datos requeridos en los perfiles de miembros del equipo que crees.

Nota: Si deseas que los miembros de tu equipo reúnan las condiciones para recibir propinas distribuidas, incluido el pozo de propinas, y usas Turnos Square, deberás activar el ajuste Elegible para propinas en la sección "Trabajo y compensación" al agregar un miembro del equipo. Obtén más información sobre pozo de propinas con Turnos Square.

Cómo configurar permisos

Ahora que agregaste un miembro del equipo, puedes asignarle permisos. Los permisos protegen tu negocio y su información confidencial al controlar lo que los miembros del equipo pueden ver y hacer en el Punto de venta y el Panel de Datos Square en línea. También puedes determinar el acceso del miembro del equipo al Panel de Datos y a las aplicaciones Punto de venta Square, Citas Square y Facturas Square.

Con permisos, tendrás la opción de asignar ya sea permisos personalizados o de equipo a los miembros del equipo. Los permisos personalizados son completamente personalizables y específicos de cada miembro individual del equipo. Por ejemplo, te permiten proporcionar diferentes conjuntos de permisos a un gerente, un contador y un cajero. Los permisos del equipo son un conjunto único de permisos disponibles para todos los miembros del equipo asignados a ellos y de uso gratuito. Nota: Los permisos personalizados están disponibles para los Suscriptores pagos a Equipos Plus.

Es importante recordar que los conjuntos de permisos pueden crearse para miembros del equipo individuales según sus tareas específicas y reutilizarse para miembros del equipo futuros que realicen la misma función.

Agregue permisos personalizados

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos para el miembro del equipo, use el menú desplegable Conjunto de permisos y seleccione Crear un nuevo conjunto de permisos.
  3. Ingrese un nombre para el conjunto de permisos.
  4. Active Acceso completo para activar todos los permisos o use el mosaico de permisos para personalizar el conjunto de permisos, luego, haga clic en Continuar.
  5. Elija puntos de acceso para especificar desde dónde el miembro del equipo puede acceder a las aplicaciones Square.
    • Puntos de venta compartidos: permita que este miembro del equipo tenga acceso a su Punto de venta con un código de acceso de 4 dígitos (p. ej., todos los miembros del equipo pueden compartir el mismo código de acceso de equipo para su punto de venta).
    • Punto de venta móvil: permita que este miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., miembros del equipo que aceptan pagos móviles).
    • Panel de Datos: permita que este miembro del equipo inicie sesión en el Panel de Datos Square en línea con su propio correo electrónico y contraseña.
  6. Haga clic en Guardar.

Nota: Por el momento, la creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible mediante el Panel de Datos Square en línea y no está integrada en la aplicación.

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Invitación por correo electrónico del miembro del equipo

Si corresponde, Square enviará a este miembro de tu equipo una invitación por correo electrónico para que cree su propio inicio de sesión a fin de acceder al Panel de Datos Square en línea y a la aplicación Punto de venta Square en su dispositivo personal. Si usas Turnos Square para la administración de mano de obra, también tendrá acceso a su registro de horas desde la app Mi Equipo Square. Si el miembro del equipo no recibe el correo electrónico "Te invitamos", recomiéndale que revise sus carpetas de correo no deseado o basura.

Después de seleccionar permisos y puntos de acceso para el miembro del equipo, el paso siguiente es la activación de ubicaciones y la entrega de credenciales (p. ej., un código de acceso personal). Los miembros del equipo usan la credencial del código de acceso personal para marcar entrada y salida a fin que puedas registrar sus horas y sus ventas.

Configure códigos de acceso personales

  1. Haga clic en Sin ubicaciones para seleccionar la ubicación correspondiente en la que trabajará el miembro de su equipo. Nota: Si el miembro de su equipo utilizará varias ubicaciones y desea proporcionarle permiso para cada una, active Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. En Credenciales, cree un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Para personalizar o crear este código de manera aleatoria, haga clic en Generar.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo vinculado con la ubicación del negocio.

Edita o elimina un conjunto de permisos

  1. Inicia sesión en la sección Personal > Equipo del Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Selecciona un conjunto de permisos existente y edítalo.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados se aplicarán a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haga clic en Eliminar.

Nota: Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberá quitarlos del conjunto antes de poder eliminarlo.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Cómo configurar los permisos del equipo y el código de acceso del equipo

Con Administración de equipos, también tendrás acceso a un conjunto único de Permisos del equipo para todos los miembros del equipo de manera gratuita. Con Permisos del equipo, puedes proporcionar a todos los miembros del equipo el mismo conjunto de permisos al acceder al Punto de venta Square y el Panel de Datos Square en línea desde su propio dispositivo. Además, puedes configurar un Código de acceso del equipo que los miembros de tu equipo usarán para iniciar sesión en tu punto de venta. Los Permisos del equipo que configures se aplicarán al Código de acceso del equipo para que puedas controlar a qué acciones e información puede acceder tu equipo en un punto de venta compartido.

Los códigos de acceso para el equipo se recomiendan para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento del tiempo o las ventas por miembro del equipo ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Activa permisos para el equipo en el Panel de Datos Square en línea

  1. Ve a Personal > Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haz clic en Permisos para el equipo y confirma el nivel de acceso y permisos. Haz clic en Continuar.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  5. Haga clic en Guardar.

Nota: Los permisos para el equipo también pueden activarse cuando se cree un miembro del equipo por primera vez.

Edita el código de acceso para el equipo en el Panel de Datos Square en línea

  1. Ve a Personal > Equipo > Permisos.
  2. Selecciona Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Haga clic en Guardar.

Edite el código de acceso para su equipo desde la aplicación Square

  1. En el menú de navegación, visite Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  2. Pulse el Código de acceso para el equipo existente.
  3. Ingrese su código de acceso del propietario.
  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo > pulse Guardar.
  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Cómo configurar Administración de equipos en el Punto de venta Square

Después de crear conjuntos de permisos y perfiles de los miembros de tu equipo, estás listo para activar la Administración de equipos en la aplicación Square.

Active códigos de acceso en su Punto de venta Square

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Active Permitir el código de acceso del equipo. Nota: Se requiere un código de acceso del propietario o un código de acceso con acceso total para activar este permiso.
  4. De forma predeterminada, su equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos, pero todas las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si desea concederles a los miembros del equipo permisos como la emisión de reembolsos o la visualización de informes, pulse Editar. Se le dirigirá a la sección de Permisos de su Panel de Datos Square en línea en un navegador móvil.
  5. Cree un código de acceso del equipo para los miembros del equipo con un punto de venta compartido > seleccione los permisos que desea otorgar.
  6. Pulse Guardar > regrese a la aplicación Punto de venta Square.

En este punto, los miembros de su equipo que utilicen el código de acceso del equipo podrán aceptar pagos y acceder a áreas y funciones del punto de venta que usted seleccionó en Permisos para el equipo. Si un miembro del equipo necesita acceder a áreas y funciones restringidas, usted deberá ingresar un código de acceso de propietario con los permisos adecuados activados.

Los códigos de acceso personales le permiten solicitar a los miembros del equipo que usen un código de acceso para determinadas acciones. Además, los miembros de su equipo podrán iniciar sesión en la aplicación Square sin una dirección de correo electrónico ni contraseña en ningún dispositivo asociado a su ubicación comercial. Nota: El conjunto de permisos que haya asignado a un miembro del equipo está asociado con su código de acceso personal.

Requisitos del código de acceso en la aplicación Square

Una vez que inicien sesión, los miembros de tu equipo podrán aceptar pagos que aparecerán en sus informes de ventas individuales y realizar otras acciones específicas de su conjunto de permisos.

  1. Abre la aplicación Square e inicia sesión con tu correo electrónico de propietario o un código de dispositivo. Si inicias sesión con este último, asegúrate de ingresar tu código de acceso con permisos de administración de ajustes.
  2. En el menú de navegación, pulsa ≡ Más.
  3. Pulsa Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso > activa la opción Códigos de acceso.
  4. En Solicitar código de acceso, selecciona Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta.
  5. Pulsa Tiempo de espera para seleccionar por cuánto tiempo puede estar inactivo el punto de venta antes de bloquearse.

Desactiva el código de acceso para tu equipo en la aplicación Square

Una vez que tenga los códigos de acceso activados en su aplicación Punto de venta, podrá desactivarlos en cualquier momento. Nota: Desactivar códigos de acceso evitará que los miembros del equipo inicien sesión en el punto de venta con un código de acceso personal o del equipo.

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Desactive Permitir código de acceso del equipo.
Team Management - Passcodes - US - EN

Desactivar/activar de nuevo a un miembro del equipo

Desactiva a un miembro del equipo

Si un miembro del equipo deja el negocio, ya sea de manera temporal o permanente, puedes desactivar su perfil.

  1. En el Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > ve a la lista Miembros del equipo y selecciona a uno de ellos.
  2. Haz clic en los tres puntos del menú desplegable de acciones > Desactivar miembro del equipo > confirma la elección.

Nota: La información del miembro del equipo no se perderá ni se eliminará cuando lo desactives, y puedes reactivarlo en cualquier momento.

Reactiva a un miembro del equipo

  1. En el Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > ve a la lista Miembros del equipo, haz clic en el menú desplegable Estado ubicado a la izquierda > selecciona Inactivo.
  2. Haz clic en el nombre del miembro del equipo > Reactivar miembro del equipo.
  3. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, ve a Permisos, haz clic en Editar y selecciona o crea un conjunto de permisos desde el menú desplegable.
  4. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con un código de acceso, ingresa un código de acceso personalizado de 4 dígitos o haz clic en Generar para crear uno al azar.
  5. Si el conjunto de permisos para el miembro del equipo le otorga acceso al Panel de Datos Square en línea o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingresa la dirección de correo electrónico que este miembro del equipo utilizará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que guardes esta información en tus registros, ya que este es el código de acceso que el miembro del equipo utilizará para acceder a un punto de venta que tenga la Administración de equipos activada.

Informes

Activar los Permisos del equipo te permite realizar un seguimiento de las ventas cuando los miembros del equipo utilizan su código de acceso de 4 dígitos al procesar las ventas de Square.

Para ver el informe de ventas individual del equipo:

  1. Dirígete a Pestaña Informes desde el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Ventas del equipo.

  2. Selecciona la fecha del periodo y la ubicación que deseas ver.

  3. Haz clic en Filtrar por, luego, selecciona Miembro del equipo (cobrado por).

  4. Haz clic en Todos los miembros del equipo para seleccionar a miembros del equipo individuales.

Obtén más información sobre advanced reporting options de Square.

Registro de actividad

Team Management - Activity Log - US - EN

El Registro de actividad del Panel de Datos Square te permite supervisar las acciones sensibles que toma tu equipo, como los reembolsos procesados, las actualizaciones de los inventarios de artículos, los artículos de cortesía, las anulaciones y los descuentos.

Con Administración de equipos, tendrás acceso gratis para ver la hora y la ubicación de cada acción realizada en tu aplicación Square y Terminal virtual. Si cómo actualizar a Equipos Plus, también podrás ver y filtrar acciones por miembro del equipo. Con estos informes más detallados, podrás ver qué miembros del equipo emiten reembolsos, dan artículos de cortesía, hacen descuentos, actualizan el inventario y anulan transacciones.

Programación de turnos con Administración de equipos

Turnos Square se integra a la perfección con las funciones de Administración de equipos para ayudarte a administrar tu equipo. El acceso a todas las herramientas de administración de mano de obra de Turnos Plus está incluido con la suscripción a Equipos Plus.

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración de un negocio. Turnos Square te permite crear, administrar y publicar calendarios para ti y todo tu personal, y se integra automáticamente con tu Punto de venta existente y Nómina Square para asegurar que puedas administrar tus necesidades de personal del día a día de manera simple y sin complicaciones.

Turnos Square también te permite asignar tasas de comisión exclusivas a cada miembro del equipo según la venta de artículos o los servicios. Las comisiones se asignan a los miembros del equipo según la atribución de ventas y se resume en el Informe de ventas del equipo. Obtén más información sobre cómo configurar el seguimiento de comisiones.

Obtén más información sobre Programación con Turnos Square.

Más información sobre: Administración del equipo