Actualizaciones de sistema

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Get Started with Team Management

Overview

Square's Administración de equipos has tools to help you manage your team easily — across locations, devices, and job functions. It has a free plan and paid plan, Team Plus, to meet your business needs.

In the free plan, your team members can clock in/out at your point of sale. You can also track time using shifts, and secure and restrict sensitive areas of your Point of Sale and online dashboard, at no additional cost. To get started in the free plan, simply agregar el primer miembro de su equipo.

By upgrading to Team Plus, you have access to advanced features, such as unlimited sets of permissions, activity log by team member, sales reporting by team member, labor cost vs. sales reports, multiple wages, and more. Start a 30-day free trial aquí.

Team Management also makes it easy for you to programar a los miembros de su equipo and for you to pay your team using Square’s online servicio de Nómina, or any other payroll provider.

What’s Included?

Administración de equipos Equipos Plus
Precio Gratis para todas las ubicaciones $35 al mes por ubicación
Funciones
Registro de horas ✔️ ✔️
Informes de registro de horas ✔️ ✔️
Programación de turnos ✔️ ✔️
Prevención de descansos anticipados - ✔️
Prevención de ingresos tempranos y no programados - ✔️
Integración con PDV Square ✔️ ✔️
Exportados de la nómina ✔️ ✔️
Seguimiento de descansos ✔️ ✔️
Informes de infracción de descansos - ✔️
Salarios múltiples - ✔️
Pozo de propinas - ✔️
Permisos
Un conjunto de permisos ✔️ -
Conjuntos de permisos ilimitados - ✔️
Análisis e informes
Registro de actividad por miembro del equipo - ✔️
Informe de horas extra ✔️ ✔️
Informes de ventas por miembro del equipo - ✔️
Informes de ventas acumuladas vs. mano de obra - ✔️
Informes de ventas individuales vs. mano de obra - ✔️
Informes de horas programadas vs. reales - ✔️
Informes de atribución directa de propinas ✔️ ✔️

Setting up your owner passcode

If you haven’t done so already, you’ll want to create an owner passcode before adding team members and assigning permissions. The owner passcode can be used to clock in/out on the Square app, but most importantly, override any passcode-related actions taken by your team members. For example, if a team member tries to take an action that they don’t have permission to take, the Square app will ask for an owner passcode to override.

To create your owner passcode:

  1. From the Team Members list in your Panel de Datos Square en línea, click the account owner’s name.

  2. Under Permissions, click Edit.

  3. In the Credentials section, create a custom, 4-digit passcode or click Generate to create one at random.

  4. Click Save.

Adding your first team member

Get started with Team Management by adding your team members into Square. This will allow you to track your team’s time and set permissions for your Square account. The more team members you add, the more powerful Team Management becomes. To add your first team member:

Cree un miembro del equipo en el Panel de Datos Square

  1. En la pestaña Equipo de su Panel de Datos, haga clic en Crear miembro del equipo.
  2. Ingrese el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. La identificación de miembro del equipo es opcional.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: Si agrega un correo electrónico, invitará a un miembro del equipo a acceder a su registro de horas en la app Mi Equipo Square.

Una vez que haya guardado la información personal del nuevo miembro de su equipo, su perfil de miembro de equipo se completará. Este perfil le permite editar su información personal y asignar puestos y salarios específicos a su trabajo en el negocio. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo le permite registrar costos de mano de obra y, si usa Registros de hora Square, ver el tiempo dedicado a realizar una o varias funciones laborales en su negocio.

Asigne puestos y salarios

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Completar configuración.
  2. En la pantalla Puesto, active o desactive Exención de horas extras y proporcione un puesto principal y tipo de pago (por ejemplo, por hora o salario).
  3. Según el tipo de pago seleccionado, ingrese una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si bien agregar puestos es obligatorio, la información salarial es opcional.

Si su miembro del equipo tiene responsabilidades laborales adicionales que requieren un salario secundario y está suscrito a Equipos Plus, seleccione Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. También podrá elegir entre un puesto cuando marque la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y, luego, cambiar a Administrador.

Cree un miembro del equipo a través de la aplicación PDV Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulse Equipo.
  2. Pulse el ícono ”+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Para comenzar, ingrese el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulse Título principal del puesto para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignarle un puesto de trabajo recién creado.
  5. Pulse la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingrese el Pago por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro de su equipo.
  6. Pulse Conjunto de permisos para asignar un miembro de su equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
  7. Pulse Código de acceso personal si desea crear y asignar un código de acceso personalizado al miembro del equipo > pulse Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos miembros del equipo, pero siempre tendrá la opción de asignar una contraseña personalizada desde esta sección.
  8. Pulse Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elija activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con su cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros de su equipo.
  9. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información es correcta, pulse Guardar.

Continue to follow the instructions above to create additional team members in-app. Once a team member has been created, they will immediately be able to use Square Point of Sale based on the settings and permissions you’ve enabled for them. Note: You will receive a notification regarding Missing info if there is any required information missing from the team member profile(s) you create.

Note: If you want your team members to be eligible for distributed tips, including tip pooling, and you’re a Team Plus subscriber, you’ll need to toggle on the Tip eligible setting under the “Job and compensation” section when adding a team member. Learn more about pozo de propinas with Team Plus.

Setting up Permissions

Now that you’ve added a team member, you can assign permisos to them. Permissions protect your business and its sensitive information by controlling what your team members can see and do in your POS and online Square Dashboard. You can also determine team member access to your dashboard and the Square Punto de venta, Citas, and Facturas Square apps.

With permissions, you’ll have the option to assign either custom permissions or Team permissions to your team members. Custom permissions are fully customizable and specific to individual team members. For example, they allow you to give different permission sets to a manager, an accountant, and a cashier. Team permissions is a single set of permissions available to all team members that are assigned to them and is free to use. Note: Custom permissions are available to Suscriptores pagos a Equipos Plus.

It’s important to keep in mind that permission sets can be created for individual team members based on their specific duties and be reused with future team members performing the same functions.

Agregue permisos personalizados

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos para el miembro del equipo, use el menú desplegable Conjunto de permisos y seleccione Crear un nuevo conjunto de permisos.
  3. Ingrese un nombre para el conjunto de permisos.
  4. Active Acceso completo para activar todos los permisos o use el mosaico de permisos para personalizar el conjunto de permisos, luego, haga clic en Continuar.
  5. Elija puntos de acceso para especificar desde dónde el miembro del equipo puede acceder a las aplicaciones Square.
    • Puntos de venta compartidos: permita que este miembro del equipo tenga acceso a su Punto de venta con un código de acceso de 4 dígitos (p. ej., todos los miembros del equipo pueden compartir el mismo código de acceso de equipo para su punto de venta).
    • Punto de venta móvil: permita que este miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., miembros del equipo que aceptan pagos móviles).
    • Panel de Datos: permita que este miembro del equipo inicie sesión en el Panel de Datos Square en línea con su propio correo electrónico y contraseña.
  6. Haga clic en Guardar.

Nota: Por el momento, la creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible mediante el Panel de Datos Square en línea y no está integrada en la aplicación.

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Invitación por correo electrónico del miembro del equipo

Si corresponde, Square enviará a este miembro de su equipo una invitación por correo electrónico para que cree su propio inicio de sesión a fin de acceder al Panel de Datos Square en línea y a la aplicación Square en su dispositivo personal. También tendrá acceso a su registro de horas desde la app Mi Equipo Square. Si el miembro del equipo no recibe el correo electrónico “Te invitamos”, recomiéndele que revise sus carpetas de correo no deseado o basura.

Después de seleccionar permisos y puntos de acceso para su miembro del equipo, el paso siguiente es la activación de ubicaciones y la entrega de credenciales (p. ej., un código de acceso personal). Los miembros del equipo usan la credencial del código de acceso personal para marcar entrada y salida para que usted pueda registrar sus horas y sus ventas.

Configure códigos de acceso personales

  1. Haga clic en Sin ubicaciones para seleccionar la ubicación correspondiente en la que trabajará el miembro de su equipo. Nota: Si el miembro de su equipo utilizará varias ubicaciones y desea proporcionarle permiso para cada una, active Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. En Credenciales, cree un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Para personalizar o crear este código de manera aleatoria, haga clic en Generar.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo vinculado con la ubicación del negocio.

Edite o elimine un conjunto de permisos

  1. Inicie sesión en la sección Equipo de su Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Seleccione un conjunto de permisos existente y edítelo.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados se aplicarán a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haga clic en Eliminar.

Nota: Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberá quitarlos del conjunto antes de poder eliminarlo.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Setting up Team Permissions and Team Passcode

With Team Management, you’ll also have access to a single set of Team Permissions for all team members for free. With Team Permissions, you can give all team members the same set of permissions when accessing the Square Point of Sale and online Square Dashboard on their own device. In addition, you can set up a Team Passcode that your team members will use to log into your point of sale. The Team Permissions you set up will apply to the Team Passcode, so you can control what actions and information your team can access on a shared point of sale.

A Team Passcode is recommended for businesses that don’t need to track time or sales by team member, or give specific team members different permissions than the rest of the team.

Active permisos para el equipo en su Panel de Datos Square en línea

  1. Visite Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Permisos para el equipo y confirme el nivel de acceso y permisos. Haga clic en Continuar.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  5. Haga clic en Guardar.

Nota: Los permisos para el equipo también pueden activarse cuando se cree un miembro del equipo por primera vez.

Para editar su código de acceso para el equipo desde el Panel de Datos Square en línea

  1. Visite Equipo > Permisos.
  2. Seleccione Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Haga clic en Guardar.

Edite el código de acceso para su equipo desde la aplicación Square

  1. En el menú de navegación, visite Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  2. Pulse el Código de acceso para el equipo existente.
  3. Ingrese su código de acceso del propietario.
  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo > pulse Guardar.
  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Setting up Team Management in SPOS

Once you’ve created permission sets and team member profiles, you’re ready to enable Team Management in the Square app.

Active códigos de acceso en su Punto de venta Square

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Active Permitir el código de acceso del equipo. Nota: Se requiere un código de acceso del propietario o un código de acceso con acceso total para activar este permiso.
  4. De forma predeterminada, su equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos, pero todas las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si desea concederles a los miembros del equipo permisos como la emisión de reembolsos o la visualización de informes, pulse Editar. Se le dirigirá a la sección de Permisos de su Panel de Datos Square en línea en un navegador móvil.
  5. Cree un código de acceso del equipo para los miembros del equipo con un punto de venta compartido > seleccione los permisos que desea otorgar.
  6. Pulse Guardar > regrese a la aplicación Punto de venta Square.

En este punto, los miembros de su equipo que utilicen el código de acceso del equipo podrán aceptar pagos y acceder a áreas y funciones del punto de venta que usted seleccionó en Permisos para el equipo. Si un miembro del equipo necesita acceder a áreas y funciones restringidas, usted deberá ingresar un código de acceso de propietario con los permisos adecuados activados.

Los códigos de acceso personales le permiten solicitar a los miembros del equipo que usen un código de acceso para determinadas acciones. Además, los miembros de su equipo podrán iniciar sesión en la aplicación Square sin una dirección de correo electrónico ni contraseña en ningún dispositivo asociado a su ubicación comercial. Nota: El conjunto de permisos que haya asignado a un miembro del equipo está asociado con su código de acceso personal.

Requisitos del código de acceso en su aplicación Square

Una vez que inicien sesión, los miembros de su equipo podrán aceptar pagos que aparecerán en sus informes de ventas individuales y realizar otras acciones específicas de su conjunto de permisos.

  1. Abra la aplicación Square e inicie sesión con su correo electrónico de propietario o un código de dispositivo. Si inicia sesión con este último, asegúrese de ingresar su código de acceso con permisos de administración de ajustes.
  2. En el menú de navegación, pulse Más.
  3. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso > Activar códigos de acceso.
  4. En Solicitar código de acceso, seleccione Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta para cancelar un pago.
  5. Ingrese su código de acceso para guardar estos cambios.
  6. Seleccione el período de inactividad para la aplicación Square.
  7. Presione Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir a los miembros de su equipo iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

SPOS - Seguridad - Códigos de acceso - EN-AN

Desactive el código de acceso para su equipo en la aplicación Square

Una vez que tenga los códigos de acceso activados en su aplicación Punto de venta, podrá desactivarlos en cualquier momento. Nota: Desactivar códigos de acceso evitará que los miembros del equipo inicien sesión en el punto de venta con un código de acceso personal o del equipo.

  1. En el menú de navegación, pulse Más.
  2. Pulse Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  3. Desactive Permitir código de acceso del equipo.
Team Management - Passcodes - US - EN

Deactivate/Reactivate Team Member

Deactivate a Team Member

If a team member leaves your business — either permanently or temporarily — you can deactivate their profile.

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, select a team member.
  2. Click the three-dotted actions dropdown > Deactivate Team Member > confirm.

Note: Your team member’s information will not be lost or deleted once they are deactivated, and they can be reactivated at any time.

Reactivate a Team Member

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, click the Status drop-down menu on the left > click Inactive.
  2. Click on the team member’s name > Reactivate Team Member.
  3. To allow your team member to log in to the Square app to accept payments, click Edit under Permissions and select or create a permission set from the dropdown menu.
  4. To allow your team member to sign into the Square app using a passcode, enter a custom 4-digit passcode or click Generate to create one at random.
  5. If your team member’s permission set allows them to access the online Square Dashboard or the Square app on their own device, enter the email address they will use to log in.

Note: It is important to retain this for your records because this is the passcode your team member will use to access a point of sale with team management enabled.

Reporting

Enabling Team Permissions allows you to track sales when team members use their 4-digit passcode when processing Square sales.
 
To view your team's individual sales report:

  1. Visit the Pestaña Informes from your online Square Dashboard and click Team Sales.

  2. Select the date period and location that you'd like to view.

  3. Click Filter By then tick Team Member (collected by).

  4. Click All Team Members to select individual team members.

Learn more about Square's advanced reporting options.

Activity log

Team Management - Activity Log - US - EN

The Registro de actividad in your online Square Dashboard allows you to monitor sensitive actions taken by your team — such as processed refunds, updates to item inventory, comps/voids, and discounts.

With Team Management, you have free access to view the time and location of each action taken in your Square app and Virtual Terminal. By cómo actualizar a Equipos Plus, you’ll also be able to view and filter actions by team member. With this more granular reporting, you will be able to see which team members are issuing refunds, comps, discounts, updating inventory, and voiding transactions.

Team Management with Square Payroll

Square Payroll integrates with our Team Management features. Team members can clock in/out from your Square app and you can export their shifts to Square Payroll. Square Payroll also handles your federal and state payroll tax payments and filings. Learn more about Square’s servicio de nómina en línea.

Note: Square stores data in the U.S. and other countries. You may be required to notify your team members of this fact and obtain their consent before storing their information.

Shift Scheduling with Team Management

We know that having clear visibility into daily operations and labor costs is a critical part of managing a business. That’s why, with Square Administración de equipos y Equipos Plus Shift Scheduling, you have access to a one-stop-shop where you can create, manage, and publish schedules for yourself and your entire staff. Shift Scheduling with Team Management provides you with the tools you need and automatically integrates with your existing Point of Sale and Square Payroll to ensure a simple and smooth approach to managing your day-to-day staffing needs.

Learn more about Programación de turnos con Administración de equipos.

Commission Rates with Team Plus

Square allows you to assign unique commission rates to each of your team members based on services or item sales. Commission is assigned to team members based on sale attribution, and is summarised in the Informe de ventas del equipo. Learn more about configurar el seguimiento de comisiones.

Más información sobre: Administración del equipo