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Comenzar a utilizar Administración de equipos

Administración de equipos Square tiene herramientas para ayudarte a administrar fácilmente tu equipo en ubicaciones, dispositivos y puestos laborales. Tiene un plan gratuito y un plan pagado, Equipos Plus, para satisfacer las necesidades de tu negocio.

En el plan gratuito, los miembros de tu equipo pueden marcar la entrada y la salida en tu punto de venta. También puedes realizar un seguimiento del horario con turnos y proteger y restringir áreas confidenciales de tu PDV Square y Panel de Datos en línea sin costo adicional. Para comenzar, simplemente agregar el primer miembro de su equipo.

Al actualizar a Equipos Plus, tiene acceso a funciones avanzadas, como conjuntos ilimitados de permisos, registro de actividad por miembro del equipo, informes de ventas por miembro del equipo, informes de costo de mano de obra vs. ventas, salarios múltiples y más. Comienza una prueba gratis de 30 días aquí.

Administración de equipos también te facilita programar a los miembros de su equipo y el pago a tu equipo con servicio de Nómina en línea de Square o cualquier otro proveedor de nómina.

¿Qué incluye?

Administración de equipos Equipos Plus
Precio Gratis para todas las ubicaciones $35 al mes por ubicación
Funciones
Registro de horas ✔️ ✔️
Informes de registro de horas ✔️ ✔️
Programación de turnos ✔️ ✔️
Prevención de descansos anticipados - ✔️
Prevención de ingresos tempranos y no programados - ✔️
Integración con PDV Square ✔️ ✔️
Exportados de la nómina ✔️ ✔️
Seguimiento de descansos ✔️ ✔️
Informes de infracción de descansos - ✔️
Salarios múltiples - ✔️
Pozo de propinas - ✔️
Permisos
Un conjunto de permisos ✔️ -
Conjuntos de permisos ilimitados - ✔️
Análisis e informes
Registro de actividad por miembro del equipo - ✔️
Informe de horas extra ✔️ ✔️
Informes de ventas por miembro del equipo - ✔️
Informes de ventas acumuladas vs. mano de obra - ✔️
Informes de ventas individuales vs. mano de obra - ✔️
Informes de horas programadas vs. reales - ✔️
Informes de atribución directa de propinas ✔️ ✔️

Cómo configurar el código de acceso del propietario

Si aún no lo has hecho, te recomendamos que crees tu propio código de acceso antes de agregar miembros de equipo y asignar permisos. El código de acceso del propietario puede utilizarse para marcar la entrada y la salida en la aplicación de Square, pero lo más importante es que sirve para anular las acciones relacionadas con el código de acceso llevadas a cabo por miembros de tu equipo. Por ejemplo, si un miembro del equipo intenta realizar una acción para la que no tiene permiso, la aplicación Square le pedirá el código de acceso del propietario para anularla. Para crear tu código de acceso del propietario:

Para crear el código de acceso del propietario:

  1. Desde Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > y, en la lista Miembros del equipo, haz clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. En Permisos, haz clic en Editar.

  3. En la sección Credenciales, selecciona un código de acceso de cuatro dígitos personalizado o haz clic en Generar para crear uno aleatorio.

  4. Haz clic en Guardar.

Cómo agregar el primer miembro de tu equipo

Para comenzar con Administración de equipos, agrega miembros del equipo a Square. Esto te permitirá registrar el tiempo del equipo y configurar permisos para tu cuenta de Square. Cuantos más miembros del equipo agregues, más eficiente será Administración de equipos. Para agregar a tu primer miembro del equipo:

Cree un miembro del equipo en el Panel de Datos Square

  1. En la pestaña Equipo de su Panel de Datos, haga clic en Crear miembro del equipo.
  2. Ingrese el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. La identificación de miembro del equipo es opcional.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: Si agrega un correo electrónico, invitará a un miembro del equipo a acceder a su registro de horas en la app Mi Equipo Square.

Una vez que haya guardado la información personal del nuevo miembro de su equipo, su perfil de miembro de equipo se completará. Este perfil le permite editar su información personal y asignar puestos y salarios específicos a su trabajo en el negocio. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo le permite registrar costos de mano de obra y, si usa Registros de hora Square, ver el tiempo dedicado a realizar una o varias funciones laborales en su negocio.

Asigne puestos y salarios

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Completar configuración.
  2. En la pantalla Puesto, active o desactive Exención de horas extras y proporcione un puesto principal y tipo de pago (por ejemplo, por hora o salario).
  3. Según el tipo de pago seleccionado, ingrese una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si bien agregar puestos es obligatorio, la información salarial es opcional.

Si su miembro del equipo tiene responsabilidades laborales adicionales que requieren un salario secundario y está suscrito a Equipos Plus, seleccione Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. También podrá elegir entre un puesto cuando marque la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y, luego, cambiar a Administrador.

Cree un miembro del equipo a través de la aplicación PDV Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulse Equipo.
  2. Pulse el ícono ”+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Para comenzar, ingrese el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulse Título principal del puesto para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignarle un puesto de trabajo recién creado.
  5. Pulse la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingrese el Pago por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro de su equipo.
  6. Pulse Conjunto de permisos para asignar un miembro de su equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
  7. Pulse Código de acceso personal si desea crear y asignar un código de acceso personalizado al miembro del equipo > pulse Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos miembros del equipo, pero siempre tendrá la opción de asignar una contraseña personalizada desde esta sección.
  8. Pulse Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elija activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con su cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros de su equipo.
  9. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información es correcta, pulse Guardar.

Sigue las instrucciones especificadas anteriormente para crear miembros de equipo adicionales en la aplicación. Una vez que se crea un miembro del equipo, podrás usar el Punto de venta Square según la configuración y los permisos que se le hayan activado de forma inmediata. Nota: Recibirás una notificación sobre Información faltante si faltan datos requeridos en los perfiles de miembros del equipo que crees.

Nota: Si deseas que los miembros de tu equipo reúnan las condiciones para recibir propinas distribuidas, incluido el pozo de propinas, y estás suscrito a Equipos Plus, deberás activar el ajuste Elegible para propinas en la sección “Trabajo y compensación” al agregar un miembro del equipo. Obtén más información sobre pozo de propinas con Equipos Plus.

Cómo configurar permisos

Ahora que agregaste un miembro del equipo, puedes asignarle permisos. Los permisos protegen tu negocio y su información confidencial al controlar lo que los miembros del equipo pueden ver y hacer en el PDV y el Panel de Datos Square en línea. También puedes determinar el acceso del miembro del equipo al Panel de Datos y a las aplicaciones Punto de venta Square, Citas Square y Facturas Square.

Con permisos, tendrás la opción de asignar ya sea permisos personalizados o de equipo a los miembros del equipo. Los permisos personalizados son completamente personalizables y específicos de cada miembro individual del equipo. Por ejemplo, te permiten proporcionar diferentes conjuntos de permisos a un gerente, un contador y un cajero. Los permisos del equipo son un conjunto único de permisos disponibles para todos los miembros del equipo asignados a ellos y de uso gratuito. Nota: Los permisos personalizados están disponibles para los Suscriptores pagos a Equipos Plus.

Es importante recordar que los conjuntos de permisos pueden crearse para miembros del equipo individuales según sus tareas específicas y reutilizarse para miembros del equipo futuros que realicen la misma función.

Agregue permisos personalizados

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic en Configurar permisos.
  2. En la pantalla de permisos para el miembro del equipo, use el menú desplegable Conjunto de permisos y seleccione Crear un nuevo conjunto de permisos.
  3. Ingrese un nombre para el conjunto de permisos.
  4. Active Acceso completo para activar todos los permisos o use el mosaico de permisos para personalizar el conjunto de permisos, luego, haga clic en Continuar.
  5. Elija puntos de acceso para especificar desde dónde el miembro del equipo puede acceder a las aplicaciones Square.
    • Puntos de venta compartidos: permita que este miembro del equipo tenga acceso a su Punto de venta con un código de acceso de 4 dígitos (p. ej., todos los miembros del equipo pueden compartir el mismo código de acceso de equipo para su punto de venta).
    • Punto de venta móvil: permita que este miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., miembros del equipo que aceptan pagos móviles).
    • Panel de Datos: permita que este miembro del equipo inicie sesión en el Panel de Datos Square en línea con su propio correo electrónico y contraseña.
  6. Haga clic en Guardar.

Nota: Por el momento, la creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible mediante el Panel de Datos Square en línea y no está integrada en la aplicación.

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Invitación por correo electrónico del miembro del equipo

Si corresponde, Square enviará a este miembro de su equipo una invitación por correo electrónico para que cree su propio inicio de sesión a fin de acceder al Panel de Datos Square en línea y a la aplicación Square en su dispositivo personal. También tendrá acceso a su registro de horas desde la app Mi Equipo Square. Si el miembro del equipo no recibe el correo electrónico “Te invitamos”, recomiéndele que revise sus carpetas de correo no deseado o basura.

Después de seleccionar permisos y puntos de acceso para su miembro del equipo, el paso siguiente es la activación de ubicaciones y la entrega de credenciales (p. ej., un código de acceso personal). Los miembros del equipo usan la credencial del código de acceso personal para marcar entrada y salida para que usted pueda registrar sus horas y sus ventas.

Configure códigos de acceso personales

  1. Haga clic en Sin ubicaciones para seleccionar la ubicación correspondiente en la que trabajará el miembro de su equipo. Nota: Si el miembro de su equipo utilizará varias ubicaciones y desea proporcionarle permiso para cada una, active Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. En Credenciales, cree un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Para personalizar o crear este código de manera aleatoria, haga clic en Generar.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo vinculado con la ubicación del negocio.

Edita o elimina un conjunto de permisos

  1. Inicia sesión en la sección Personal > Equipo del Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Selecciona un conjunto de permisos existente y edítalo.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados se aplicarán a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos.
  4. Para eliminar un conjunto de permisos, haga clic en Eliminar.

Nota: Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberá quitarlos del conjunto antes de poder eliminarlo.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Cómo configurar los permisos del equipo y el código de acceso del equipo

Con Administración de equipos, también tendrás acceso a un conjunto único de Permisos del equipo para todos los miembros del equipo de manera gratuita. Con Permisos del equipo, puedes proporcionar a todos los miembros del equipo el mismo conjunto de permisos al acceder al Punto de venta Square y el Panel de Datos Square en línea desde su propio dispositivo. Además, puedes configurar un Código de acceso del equipo que los miembros de tu equipo usarán para iniciar sesión en tu punto de venta. Los Permisos del equipo que configures se aplicarán al Código de acceso del equipo para que puedas controlar a qué acciones e información puede acceder tu equipo en un punto de venta compartido.

Los códigos de acceso para el equipo se recomiendan para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento del tiempo o las ventas por miembro del equipo ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Activa permisos para el equipo en el Panel de Datos Square en línea

  1. Ve a Personal > Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haz clic en Permisos para el equipo y confirma el nivel de acceso y permisos. Haz clic en Continuar.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  5. Haga clic en Guardar.

Nota: Los permisos para el equipo también pueden activarse cuando se cree un miembro del equipo por primera vez.

Edita el código de acceso para el equipo en el Panel de Datos Square en línea

  1. Ve a Personal > Equipo > Permisos.
  2. Selecciona Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Haga clic en Guardar.

Edite el código de acceso para su equipo desde la aplicación Square

  1. En el menú de navegación, visite Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso.
  2. Pulse el Código de acceso para el equipo existente.
  3. Ingrese su código de acceso del propietario.
  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo > pulse Guardar.
  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Cómo configurar Administración de equipos en el PDV Square

Después de crear conjuntos de permisos y perfiles de los miembros de tu equipo, estás listo para activar la Administración de equipos en la aplicación Square.

Enable Passcodes in Your Square Point of Sale

  1. From the navigation menu, tap More.
  2. Tap Settings > Security > Passcodes.
  3. Toggle on Allow Team Passcode. Note: An owner passcode or full access passcode is required to turn this permission on.
  4. By default, your team will only have access to accept payments, while all other actions will require an Owner’s passcode. If you’d like to grant your team members permissions like issuing refunds or viewing reports, tap Edit. You’ll be directed to Permissions in your online Square Dashboard on a mobile browser.
  5. Create a Team Passcode for team members using a shared point of sale > select what you’d like to grant access to.
  6. Tap Save > return to the Square Point of Sale app.

At this point, any team member using the Team Passcode will be able to accept payments and access areas and functions of the point of sale you’ve selected for Team Permissions. If a team member needs to access any restricted areas or take a restricted action, you’ll need to enter the owner passcode with the correct permissions enabled.

Personal passcodes allow you to require team members to use a passcode for certain actions. On top of that, your team members will be able to log in to the Square app without an email address or password on any device paired to your business location. Note: The permission set you have assigned to a team member is associated with their personal passcode.

Passcode Requirements in your Square App

Once logged in using a personal passcode, team members can accept payments which will appear in their individual sales report, and take other actions specific to their permission set.

  1. Open the Square App and sign in with your owner email, or a device code. If you sign in using a device code, be sure to enter your passcode with permissions to manage settings.
  2. From the navigation menu, tap ≡ More.
  3. Tap Settings > Security > Passcodes > toggle Passcodes on.
  4. Under Require passcode, select between After each sale and/or When backing out of a sale.
  5. Tap timeout to select how long your point of sale can be inactive before locking.

Disable Team Passcodes in your Square App

Once you have passcodes enabled in your Point of Sale app, you have the ability to disable them at any time. Note: Disabling passcodes will prevent team members from logging into the point of sale with a team passcode or personal passcode.

  1. From the navigation menu, tap More.
  2. Tap Settings > Security > Passcodes.
  3. Toggle off Allow Team Passcode.
Team Management - Passcodes - US - EN

Desactivar/activar de nuevo a un miembro del equipo

Desactiva a un miembro del equipo

Si un miembro del equipo deja el negocio, ya sea de manera temporal o permanente, puedes desactivar su perfil.

  1. En el Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > ve a la lista Miembros del equipo y selecciona a uno de ellos.
  2. Haz clic en los tres puntos del menú desplegable de acciones > Desactivar miembro del equipo > confirma la elección.

Nota: La información del miembro del equipo no se perderá ni se eliminará cuando lo desactives, y puedes reactivarlo en cualquier momento.

Reactiva a un miembro del equipo

  1. En el Panel de Datos Square en línea, dirígete a Personal > Equipo > ve a la lista Miembros del equipo, haz clic en el menú desplegable Estado ubicado a la izquierda > selecciona Inactivo.
  2. Haz clic en el nombre del miembro del equipo > Reactivar miembro del equipo.
  3. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, ve a Permisos, haz clic en Editar y selecciona o crea un conjunto de permisos desde el menú desplegable.
  4. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con un código de acceso, ingresa un código de acceso personalizado de 4 dígitos o haz clic en Generar para crear uno al azar.
  5. Si el conjunto de permisos para el miembro del equipo le otorga acceso al Panel de Datos Square en línea o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingresa la dirección de correo electrónico que este miembro del equipo utilizará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que guardes esta información en tus registros, ya que este es el código de acceso que el miembro del equipo utilizará para acceder a un punto de venta que tenga la Administración de equipos activada.

Informes

Activar los Permisos del equipo te permite realizar un seguimiento de las ventas cuando los miembros del equipo utilizan su código de acceso de 4 dígitos al procesar las ventas de Square.

Para ver el informe de ventas individual del equipo:

  1. Dirígete a Pestaña Informes desde el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Ventas del equipo.

  2. Selecciona la fecha del periodo y la ubicación que deseas ver.

  3. Haz clic en Filtrar por, luego, selecciona Miembro del equipo (cobrado por).

  4. Haz clic en Todos los miembros del equipo para seleccionar a miembros del equipo individuales.

Obtén más información sobre advanced reporting options de Square.

Registro de actividad

Team Management - Activity Log - US - EN

El Registro de actividad del Panel de Datos Square te permite supervisar las acciones sensibles que toma tu equipo, como los reembolsos procesados, las actualizaciones de los inventarios de artículos, los artículos de cortesía, las anulaciones y los descuentos.

Con Administración de equipos, tendrás acceso gratis para ver la hora y la ubicación de cada acción realizada en tu aplicación Square y Terminal Virtual. Si cómo actualizar a Equipos Plus, también podrás ver y filtrar acciones por el miembro del equipo. Con estos informes más detallados, podrás ver qué miembros del equipo emiten reembolsos, dan artículos de cortesía, hacen descuentos, actualizan el inventario y anulan transacciones.

Administración de equipos con Nómina Square

Nómina Square se integra a nuestras funciones de Administración de equipos. Los miembros del equipo pueden marcar la entrada y la salida desde tu aplicación Square y tú puedes exportar sus turnos a Nómina Square. Nómina Square también se encarga de tus pagos y declaraciones de impuestos a las nóminas federales y estatales. Obtén más información sobre el servicio de nómina en línea de Square.

Nota: Square almacena datos en Estados Unidos y en otros países. Es posible que debas notificar a los miembros de tu equipo sobre esto y obtener su consentimiento antes de almacenar su información.

Programación de turnos con Administración de equipos

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración de un negocio. Por esa razón, con la Programación de turnos de Administración de equipos y Equipos Plus de Square, accedes a una única solución donde puedes crear, administrar y publicar horarios para ti y todo tu personal. La Programación de turnos con Administración de equipos te proporciona las herramientas que necesitas y se integra automáticamente al PDV Square y Nómina Square existentes para garantizar un enfoque sencillo y sin interrupciones para administrar las necesidades diarias de tu personal.

Obtén más información sobre Programación de turnos con Administración de equipos.

Tasas de comisión con Equipos Plus.

Square te permite asignar tasas de comisiones únicas a cada uno de los miembros de tu equipo según los servicios o las ventas de artículos. La comisión se asigna a los miembros del equipo en función de la atribución de la venta y se resume en Informe de ventas del equipo. Obtén más información sobre configurar el seguimiento de comisiones.

Más información sobre: Administración del equipo