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Comenzar a utilizar Administración de equipos

Descripción general

Administración de equipos Square tiene herramientas para ayudarle a administrar su equipo fácilmente, en ubicaciones, dispositivos y funciones laborales. Cuenta con un plan gratuito y un plan pago, Equipo Plus, para satisfacer las necesidades de su negocio.

En el plan gratuito, los miembros de su equipo pueden marcar la entrada y la salida en su punto de venta. También puede realizar un seguimiento del horario con el registro de horas y proteger y restringir áreas confidenciales de su Punto de venta y Panel de Datos en línea sin costo adicional. Para comenzar, simplementeadd your first team member.

Al actualizar a Equipo Plus, tiene acceso a funciones avanzadas, como conjuntos ilimitados de permisos, registro de actividad por miembro del equipo, informes de ventas por miembro del equipo, informes de mano de obra vs. ventas, salarios múltiples y más. Comience una prueba gratuita de 30 díashere.

Administración de equipos también facilita el pago a su equipo con elpayroll serviceen línea de Square o cualquier otro proveedor de pago.

¿Qué incluye?

  Team Management Team Plus
Pricing Free for all locations $35/mo per location
Features    
Time clock ✔️ ✔️
Timecard reporting ✔️ ✔️
Square POS integration ✔️ ✔️
Payroll exports ✔️ ✔️
Break tracking ✔️ ✔️
Break violation reporting - ✔️
Multiple wage rates - ✔️
Permissions    
One set of permissions ✔️ -
Unlimited sets of permissions - ✔️
Analytics & Reporting    
Activity log by team member - ✔️
Overtime reporting ✔️ ✔️
Sales reporting by team member - ✔️
Aggregate Sales vs. Labor reporting - ✔️
Individual Sales vs. Labor reporting - ✔️

Configuración del código de acceso del propietario

Si aún no lo hizo, le recomendamos que cree su propio código de acceso antes de agregar miembros de equipo y asignar permisos. El código de acceso del propietario puede utilizarse para marcar la entrada y la salida en la aplicación de Square pero, lo que es más importante, sirve para anular las acciones relacionadas con el código de acceso llevadas a cabo por los miembros de su equipo. Por ejemplo, si un miembro del equipo intenta realizar una acción para la que no tiene permiso, la aplicación Square le pedirá el código de acceso del propietario para anularla. Para crear su código de acceso del propietario:

  1. Desde la listaMiembros del equipodelonline Square Dashboard, haga clic en el nombre del propietario de la cuenta.

  2. EnPermisos, haga clic enEditar.

  3. En la secciónCredenciales, seleccione un código de acceso de cuatro dígitos personalizado o haga clic enGenerarpara crear uno aleatorio.

  4. Haga clic enGuardar.

Cómo agregar el primer miembro de su equipo

Para comenzar con Administración de equipos, agregue miembros del equipo a Square. Esto le permitirá registrar el tiempo del equipo y configurar permisos para su cuenta de Square. Cuantos más miembros del equipo agregue, más potente será Administración de equipos. Para agregar a su primer miembro del equipo:

  1. Desde la listaMiembros del equipodelonline Square Dashboard, haga clic enCrear miembro del equipo.

  2. Ingrese el nombre y la información personal del miembro del equipo >Guardar.

Team Management - Profile - US - EN

Una vez que haya guardado la información personal del nuevo miembro de su equipo, su perfil de miembro de equipo se completará. Este perfil le permite editar su información personal y asignar puestos y salarios específicos a su trabajo en el negocio. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo le permite registrar costos de mano de obra y, si usaSquare Timecards, ver el tiempo dedicado a realizar una o varias funciones laborales en su negocio.Nota: Si bien agregar un puesto es obligatorio, la información del salario es opcional.

Para asignar puestos y salarios:

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic enCompletar configuración.

  2. En la pantallaPuesto, active o desactiveExención de horas extrasy proporcione un puesto principal y tipo de pago (por ejemplo, por hora o salario).

  3. Según el tipo de pago seleccionado, ingrese una tarifa por horaoun salario anual y horas semanales.

  4. Haga clic enGuardar.

Nota: Si el miembro de su equipo tiene responsabilidades laborales adicionales que requieren un salario secundario y está suscrito aTeam Plus, seleccioneAgregar otro salariopara agregar otro puesto y tipo de pago. También podrá elegir entre un puesto cuando marque la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y, luego, cambiar a Administrador.

Cómo configurar permisos

Ahora que agregó un miembro del equipo, puede asignarle permisos. Los permisos protegen su negocio y su información confidencial al controlar qué pueden ver o hacer los miembros del equipo en su Punto de venta y su Panel de Datos Square en línea. También puede determinar el acceso del miembro de su equipo al Panel de Datos Square en línea y elPunto de ventaSquare y las aplicacionesAppointmentsyFacturas.

Con permisos, tendrá la opción de asignar permisos personalizados o de equipo a los miembros de su equipo. Los permisos personalizados son completamente personalizables y específicos de cada miembro del equipo individual. Por ejemplo, le permiten proporcionar diferentes conjuntos de permisos a un gerente, un contador y un cajero. Los permisos para el equipo son un conjunto único de permisos disponibles para todos los miembros del equipo asignados a ellos y su uso es gratuito.Nota: Los permisos personalizables están disponibles para losTeam Plus paid subscribers.

Es importante recordar que los conjuntos de permisos pueden crearse para miembros del equipo individuales según sus tareas específicas y reutilizarse para miembros del equipo futuros que realicen la misma función.

Para comenzar a agregar permisos personalizados:

  1. En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haga clic enConfigurar permisos.

  2. En la pantalla de permisos para el miembro del equipo, use el menú desplegableConjunto de permisospara seleccionarCrear un nuevo conjunto de permisos.

  3. Ingrese un nombre para el conjunto de permisos.

  4. ActiveAcceso completopara activar todos los permisos o use el mosaico de permisos para personalizar el conjunto de permisos > haga clic enContinuar.

  5. Elija puntos de acceso para especificar a dónde puede acceder el miembro del equipo en las aplicaciones Square.

    • Puntos de venta compartidos: permite que este miembro del equipo tenga acceso a su Punto de venta con un código de acceso de 4 dígitos (p. ej., todos los miembros del equipo comparten el mismo código de acceso de equipo para su punto de venta).

    • Punto de venta móvil: permite que este miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., miembros del equipo que aceptan pagos móviles).

    • Panel de Datos: permite que este miembro del equipo inicie sesión en el Panel de Datos con su propio correo electrónico y contraseña.

  6. Haga clic enGuardar.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Si corresponde, Square enviará a este miembro de su equipo una invitación por correo electrónico para crear su propio inicio de sesión para acceder al Panel de Datos Square en línea y a la aplicación Square en su dispositivo personal.

Después de seleccionar permisos y puntos de acceso para su miembro del equipo, el paso siguiente es activar ubicaciones y proporcionar credenciales (p. ej., un código de acceso personal). Los miembros del equipo usan la credencial del código de acceso personal para marcar la entrada y la salida para que pueda registrar su tiempo y sus ventas. Para hacerlo:

  1. Haga clic enSin ubicacionespara seleccionar la ubicación correspondiente en la que trabajará el miembro de su equipo.Nota: Si el miembro de su equipo usa varias ubicaciones y desea proporcionarle permiso para cada una, activeAsignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.

  2. Haga clic enGuardar.

  3. EnCredenciales, cree un código de acceso personal que un miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Este código puede personalizarse o crearse de manera aleatoria si se seleccionaGenerar.

  4. Haga clic enGuardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo conectado con la ubicación del negocio.

Después de crear un conjunto de permisos, puede editarlo o eliminarlo en cualquier momento. Para hacerlo:

  1. Inicie sesión en la secciónEquipode suonline Square Dashboard>Permisos.

  2. Seleccione un conjunto de permisos existente y edítelo.

  3. Haga clic enGuardar. Todos los cambios realizados aplican a todos los miembros del equipo asignados al conjunto de permisos.

Para eliminar un conjunto de permisos, haga clic enEliminar.Nota: Si el conjunto de permisos tiene miembros del equipo activos, deberá quitarlos del conjunto antes de poder eliminarlo.

Cómo configurar permisos del equipo y códigos de acceso para el equipo

Con Administración de equipos, también tendrá acceso a un conjunto único de Permisos para el equipo para todos los miembros del equipo de manera gratuita. Con Permisos para el equipo, puede proporcionar a todos los miembros del equipo el mismo conjunto de permisos al acceder al Punto de venta Square y el Panel de Datos Square en línea desde su propio dispositivo. Además, puede configurar un código de acceso del equipo que los miembros de su equipo usarán para iniciar sesión en su punto de venta. Los Permisos para el equipo que configure se aplicarán al Código de acceso del equipo para que pueda controlar a qué acciones e información puede acceder su equipo en un punto de venta compartido.

Los códigos de acceso para el equipo se recomiendan para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento del tiempo o las ventas por miembro del equipo ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Active permisos para el equipo en su Panel de Datos Square en línea

  1. VisiteEquipo>Permisosen suonline Square Dashboard.

  2. SeleccionePermisos para el equipo.

  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de acceso compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.

  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.

  5. Haga clic enGuardar.

Nota: Los permisos para el equipo también pueden activarse cuando se cree un miembro del equipo por primera vez.

Team Permissions - Individual Profile - US - EN

Edite su código de acceso

Para editar su código de acceso para el equipo desde el Panel de Datos Square en línea:

  1. VisiteEquipo>Permisosen suonline Square Dashboard.

  2. SeleccionePermisos para el equipo.

  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.

  4. Guardar.

Para editar su código de acceso del equipo desde la aplicación Square:

  1. Desde el menú de navegación, visiteAjustes>Códigos de acceso.

  2. Presione el código de acceso del equipo existente.

  3. Ingrese su código de acceso del propietario.

  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo >Guardar.

  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Cómo configurar Administración de equipos en SPOS

Después de crear conjuntos de permisos y perfiles de los miembros de su equipo, está listo para activar la Administración de equipos en la aplicación Square.

Cómo configurar códigos de acceso en su Punto de venta Square

  1. Desde el menú de navegación, visiteAjustes>Códigos de acceso> activeCódigos de acceso.

  2. ActivePermitir el código de acceso para equipos.Nota: Se requiere un código de acceso de propietario o un código de acceso con acceso total para activar este permiso.

  3. De manera predeterminada, su equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos, mientras que todas las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si desea otorgar a los miembros de su equipo permisos como la emisión de reembolsos o la visualización de informes, presioneEditar. Se lo dirigirá aPermisosen suonline Square Dashboarden un navegador móvil. Cree un Código de acceso de equipo para los miembros del equipo que usen un punto de venta compartido > seleccione a qué desea proporcionarles acceso.

  4. Haga clic enGuardar> regrese a la aplicación Punto de venta Square.

En este punto, los miembros de su equipo que utilicen el Código de acceso del equipo podrán aceptar pagos y acceder a áreas y funciones del punto de venta que usted seleccionó en Permisos para el equipo. Si un miembro del equipo necesita acceder a áreas y funciones restringidas, usted deberá ingresar un código de acceso de propietario con los permisos adecuados activados.

Los códigos de acceso personales le permiten requerir a miembros del equipo que usen un código de acceso para determinadas acciones. Además de eso, los miembros de su equipo podrán iniciar sesión en la aplicación Square sin la dirección de correo electrónico ni contraseña en ningún dispositivopaired to your business location.Nota: El conjunto de permisos que haya asignado a un miembro del equipo está asociado con su código de acceso personal.

Después de iniciar sesión, los miembros del equipo pueden aceptarpaymentsque aparecerán en suindividual sales report, además de realizar otras acciones específicas a su conjunto de permisos.

  1. Abra la aplicación Square e inicie sesión con su propio correo electrónico o un código de dispositivo. Si inicia sesión con este último, asegúrese de ingresar su contraseña con permisos para administrar los ajustes.

  2. En el menú de navegación, presioneAjustes>Códigos de acceso>Activar códigos de acceso.

  3. EnSolicitar código de acceso, seleccione entreDespués de cada ventaoCuando se intente cancelar una ventapara cancelar un pago.

  4. Ingrese su código de acceso para guardar estos cambios.

  5. Seleccione el período de inactividad para la aplicación Square.

  6. PresioneCerrar sesiónen la parte inferior derecha para permitir a los miembros de su equipo iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

Team Management - Passcodes - US - EN

Desactivar los códigos de acceso para el equipo desde la aplicación Punto de venta Square

Una vez que tenga los códigos de acceso activados en su aplicaciónPoint of Sale, podrá desactivarlos en cualquier momento.Nota: Desactivar códigos de acceso evitará que los miembros del equipo inicien sesión en el punto de venta con un código de acceso personal o de equipo.

  1. Presione el siguiente ícono en la barra de navegación inferior:Three Horizontal Lineso la flecha hacia abajo en la parte superior de Square Register.Register Switcher

  2. PresioneAjustes>Códigos de acceso.

  3. DesactivePermitir código de acceso del equipo.

Team Management - Disabled Passcode - US - EN

Desactivar/reactivar un miembro del equipo

Desactivar un miembro del equipo

Si un miembro del equipo deja su negocio (ya sea de forma temporal o permanente) puede desactivar su perfil.

  1. Desde la listaMiembros del equipodelonline Square Dashboard, seleccione un miembro del equipo.

  2. Haga clic en los tres puntos del menú desplegable de acciones >Desactivar miembro del equipo> confirme.

Nota:La información del miembro de su equipo no se perderá ni se eliminará una vez desactivado, y puede reactivarlo en cualquier momento.

Reactive un miembro del equipo

  1. Desde la listaMiembros del equipodelonline Square Dashboard, haga clic enEstadoen el menú desplegable de la izquierda > haga clic enInactivo.

  2. Haga clic en el nombre del miembro del equipo >Reactivar miembro del equipo.

  3. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, haga clic enEditarenPermisosy seleccione o cree un conjunto de permisos del menú desplegable.

  4. Para permitir que un miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con un código de acceso, ingrese un código personal de acceso de 4 dígitos o haga clic enGenerarpara crear una clave al azar.

  5. Si el conjunto de permisos para el miembro de su equipo le otorga acceso al Panel de Datos Square en línea o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingrese la dirección de correo electrónico que utilizará para iniciar sesión.

Nota:Es importante que guarde un registro del código de acceso, ya que será el que el miembro de su equipo utilizará para acceder a un punto de venta que tenga Administración de equipos activado.

Registro de actividad

Team Management - Activity Log - US - EN

ElActivity Logde su Panel de Datos Square le permite supervisar las acciones sensibles tomadas por su equipo, como los reembolsos procesados, los reemplazos y las anulaciones y los descuentos.

Con Administración de equipos, tendrá acceso gratuito para ver la hora y la ubicación de cada acción realizada en su aplicación Square y Terminal virtual. Siupgrading to Team Plus, también podrá ver y filtrar acciones por miembro del equipo. Con estos informes más detallados, podrá ver qué miembros del equipo emiten reembolsos, realizan anulaciones y descuentos y anulan transacciones.

Administración de equipos con Nómina Square

Nómina Square se integra con nuestras funciones de Administración de equipos. Los miembros del equipo pueden marcar la entrada y la salida desde su aplicación Square y usted puede exportar sus registros de hora a Nómina Square. Nómina Square también se encarga de sus pagos y declaraciones de impuestos a las nóminas federales y estatales. Obtenga más información sobre elservicio de nómina en líneade Square.

Nota: Square almacena datos en Estados Unidos y en otros países. Es posible que tenga que notificar a los miembros de su equipo sobre esto y obtener su consentimiento antes de almacenar su información.

Más información sobre: Administración del equipo