Démarrer avec la mise en commun des pourboires pour Gestion d’équipe
Avec Équipe Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires par carte de crédit et les répartir de façon égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à un pourboire et ayant pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et rapides pour votre équipe et élimine les processus de travail manuel supplémentaires et complexes que vous utilisez actuellement pour distribuer les pourboires manuellement, ce qui vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre entreprise.
En outre, vous pouvez également exiger des membres de l’équipe qu’ils déclarent les pourboires en espèces lorsqu’ils pointent leur départ ou changent de rôle sur le PDV ou dans l’application Équipe. Vous pouvez activer ce paramètre à partir de la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.
Glossaire
Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les conditions couramment utilisées en lien avec la mise en commun des pourboires.
| Terme | Définition |
|---|---|
| Distribution des pourboires | La répartition des pourboires est la façon dont ils sont attribués et payés au sein d’une équipe. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez payer les pourboires en fonction de la personne qui a traité la transaction (attribution directe), ou vous pouvez collecter et répartir les pourboires dans le cadre d’un rassemblement de pourboires (mise en commun des pourboires). |
| Mise en commun des pourboires | La mise en commun des pourboires est une forme de distribution des pourboires qui consiste à regrouper les pourboires dans une somme collective et à les répartir entre un groupe de membres de l’équipe admissibles à des pourboires. Selon les besoins de l’entreprise, les commerçants utiliseront une variété de répartitions différentes, les options les plus courantes étant la répartition en fonction des heures travaillées dans une journée de travail et la répartition en fonction des heures travaillées dans une équipe de travail. |
| Journée de travail | Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de 00 h 00 à 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent correspondre au moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée. Par exemple, pour les bars, la journée de travail peut être de 04 h 00 à 03 h 59 pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit. |
| Semaine de travail | Une semaine de travail commence au début d’une journée de travail que vous avez fixé et se termine sept jours plus tard. Vous pouvez configurer votre journée de travail en accédant à Quarts de travail et Paramètres et Horaire dans votre Tableau de bord Square en ligne. Pour la plupart des entreprises, le début de la semaine de travail est généralement le dimanche ou le lundi, mais certaines entreprises peuvent commencer leur semaine de travail avec des journées de travail plus atypiques, par exemple du mercredi au mardi. |
Activer la mise en commun des pourboires
Avant de procéder à la mise en commun des pourboires, il est nécessaire de vérifier que chaque employé est sélectionné ou désélectionné pour faire partie ou non de la mise en commun des pourboires pendant les transactions. Par exemple, si vous souhaitez qu’un responsable ne reçoive pas de pourboires, vous devrez désactiver l’option Admissible aux pourboires dans son profil d’employé. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez le membre de l’équipe que vous voulez modifier pour ouvrir son profil de membre d’équipe.
Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».
Activez ou désactivez l’option Admissible aux pourboires pour chaque rôle.
Après avoir confirmé que vous avez appliqué l’admissibilité à la mise en commun des pourboires à tous vos employés, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Paramètres > Pourboires.
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Pour le mode de distribution, sélectionnez Pourboire direct,Mettre les pourboires en commun par transaction ou Mettre les pourboires en commun selon les heures travaillées.
Pourboire direct : les pourboires provenant des transactions sont attribués au membre d’équipe qui les a recueillis.
Grouper les pourboires par transaction : Les pourboires des transactions sont répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires et en service au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser votre équipe en fonction des pourboires gagnés pendant leur quart de travail particulier.
Grouper les pourboires selon les heures travaillées : Les pourboires provenant des ventes sont répartis entre les membres de l’équipe ayant droit à un pourboire en fonction des heures travaillées. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez répartir les pourboires sur la base d’une journée de travail de 24 heures ou sur une semaine de travail de 7 jours. La répartition des pourboires par jour ouvrable est plus efficace si vous souhaitez récompenser les membres de l’équipe qui ne passent pas forcément tout leur quart en interaction avec les clients, tandis que la répartition des pourboires sur une semaine de travail tient mieux compte de la variabilité des pourboires sur une plus longue période.
Choisissez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente, puis choisissez une date d’entrée en vigueur. Remarque : La date d’entrée en vigueur peut être rétroactive de deux semaines.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver Distribuer les pourboires non attribués de manière égale, ce qui n’est pertinent que si vous avez sélectionné Grouper les pourboires par transaction comme méthode de distribution des pourboires. Si vous activez l’option Distribuer les pourboires non attribués de manière égale, les pourboires reçus lorsque personne n’est en service seront distribués de manière égale entre tous les membres de l’équipe admissibles aux pourboires qui ont travaillé durant ce jour ouvrable.
Une fois que vous aurez suivi les étapes ci-dessus, les pourboires sur les cartes de crédit seront soit répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en service au moment de la transaction, soit répartis entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en fonction des heures travaillées lors d’une journée de travail de 24 heures ou d’une semaine de travail de 7 jours. Remarque : Assurez-vous de consulter les lois de votre province et de votre région concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de déclaration.
Vous pouvez également activer, le cas échéant, l’option Déclarer les pourboires en espèces. Les membres de l’équipe ayant droit aux pourboires devront alors indiquer les pourboires en espèces qu’ils ont gagnés pour leur quart de travail avant de pointer ou de changer de rôle sur la Solution PDV ou dans l’application Équipe. Vos rapports de quart de travail tels que les rapports sur la journée de travail, sur le coût de la main-d’œuvre et les rapports CSV des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe, et les données relatives aux pourboires en espèces seront rajustés.
Mettre à jour les ensembles d’autorisations
Pour les membres de l’équipe qui aident à gérer les quarts de travail et les horaires et qui n’ont pas d’autorisations de niveau propriétaire ou d’accès complet, vous devez mettre à jour leur ensemble d’autorisations pour inclure Gérer les paramètres des pourboires. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez le membre d’équipe que vous voulez modifier pour ouvrir son profil de membre d’équipe.
Sous la section Autorisations, cliquez sur Modifier.
À côté de l’onglet « Ensemble d’autorisations », sélectionnez Modifier.
Cliquez sur Quarts de travail et cochez Gérer les paramètres de pourboire.
Cliquez sur Continuer > Enregistrer.
Gestion des pourboires et rapports
Une fois la mise en commun des pourboires configurée, vous avez l’assurance que vos employés recevront le juste montant de pourboires lors de chaque journée de travail. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour faire le suivi des pourboires des employés par quart de travail ou selon diverses plages horaires.
Afficher les pourboires des membres de l’équipe par journée de travail
Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Journée de travail.
Choisissez le quart d’un membre d’équipe et sélectionnez Pourboires gagnés à partir de la fenêtre contextuelle.
Les pourboires sur carte de crédit et en espèces correspondront au total des pourboires partagés par ce membre de l’équipe pendant le quart de travail sélectionné.
Afficher les pourboires des membres de l’équipe par période
Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne .
Sélectionnez Main-d’œuvre et pourboires.
Choisissez la période et sélectionnez tout autre filtre applicable au rapport au-dessus de celui-ci.
Tous les membres d’équipe ayant travaillé pendant la période choisie apparaîtront avec les pourboires qui leur sont associés.