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Démarrer avec la mise en commun des pourboires pour Gestion des employés

Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires payés par carte de crédit et les répartir équitablement entre tous les employés éligibles ayant enregistré leur arrivée au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour vos employés, et élimine les autres processus complexes que vous utilisez peut-être pour distribuer les pourboires manuellement. Cela vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre activité.

Vous pouvez également demander aux employés de déclarer leurs pourboires en espèces lorsqu’ils enregistrent leur départ ou qu’ils changent de postes dans un point de vente ou l’application Équipe. Vous pouvez activer cette option depuis la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés en lien avec la mise en commun des pourboires.

Terme Définition
Distribution des pourboires La répartition des pourboires désigne la façon dont ces derniers sont attribués et payés au sein d’une équipe. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez payer les pourboires en fonction de la personne ayant traité la transaction (attribution directe), ou vous pouvez collecter et répartir les pourboires dans le cadre d’un rassemblement de pourboires (mise en commun des pourboires).
Mise en commun des pourboires La mise en commun des pourboires est une forme de distribution des pourboires, où ceux-ci sont regroupés dans un pot collectif et répartis dans un groupe de membres d’équipe ayant droit à un pourboire. En fonction des besoins de l’entreprise, les vendeurs utilisent différents modes de partage, les options les plus courantes étant le partage selon les heures ouvrées en une journée de travail et le partage selon les heures ouvrées au cours d’une période de travail.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de minuit à 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent refléter le moment où tous les employés enregistrent leur départ (p. ex., pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h à 3 h 59 afin de tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Semaine de travail Une semaine de travail débute le jour de travail que vous avez défini et prend fin sept jours plus tard. Vous pouvez définir votre jour de travail en accédant à Périodes de travail, Paramètres et Programmer dans votre Tableau de bord Square. Pour la plupart des entreprises, le début de la semaine de travail est généralement dimanche ou lundi, mais certaines peuvent commencer leur semaine un jour moins conventionnel, tel que mercredi ou mardi.

Démarrer

Avant de procéder à la mise en commun des pourboires, il est nécessaire de vérifier que le nom de chaque employé est indiqué ou non pour faire partie de la mise en commun des pourboires pendant les transactions. Par exemple, si vous souhaitez qu’un responsable ne reçoive pas de pourboires, vous devrez désactiver l’option Éligible aux pourboires dans son profil d’employé. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Personnel depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez l’employé dont vous souhaitez modifier le profil pour accéder à celui-ci.

  3. Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».

  4. Activez ou désactivez l’option Éligible aux pourboires pour chaque poste.

Après avoir confirmé que vous avez appliqué l’éligibilité à la mise en commun des pourboires à tous vos employés, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :

  1. Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Paramètres > Pourboires.

  3. Pour la méthode de distribution, sélectionnez Payer les pourboires directement, Rassembler les pourboires par transaction ou Rassembler les pourboires selon les heures travaillées.

    1. Payer les pourboires directement : les pourboires par carte de crédit sont versés directement à l’employé qui a traité le paiement et reçu le pourboire.

    2. Rassembler les pourboires par transaction : les pourboires sont répartis de manière égale entre tous les employés éligibles aux pourboires et dont l’arrivée était enregistrée au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser vos employés en fonction des pourboires gagnés pendant leur période de travail spécifique.

    3. Rassembler les pourboires selon les heures travaillées : les pourboires provenant des ventes réalisées sont répartis entre les employés éligibles en fonction des heures travaillées. Vous pouvez choisir de diviser les pourboires en vous basant sur une journée de travail de 24 heures ou une semaine de travail de 7 jours. Choisissez la division par journée de 24 heures si vous souhaitez récompenser les employés qui n’interagissent pas souvent avec les clients, ou par semaine de 7 jours pour mieux prendre en compte les variations de pourboires sur une période plus longue.

  4. Indiquez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente ainsi qu’une date d’entrée en vigueur. Remarque : la date d’entrée en vigueur peut remonter jusqu’à deux semaines.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez sélectionné Rassembler les pourboires par transaction, vous avez l’option d’activer ou non la distribution équitable des pourboires non attribués. Si vous activez ce paramètre, les pourboires reçus lorsqu’aucun employé n’est arrivé sont distribués de manière égale entre tous les employés admissibles aux pourboires dont l’arrivée était enregistrée pendant cette journée de travail.

Vous pouvez également imposer à vos employés à même de recevoir des pourboires de les déclarer en enregistrant leur départ ou en changeant de poste à un point de vente ou sur l’application Gestion des employés. Pour cela, vous devez activer l’option déclarer les pourboires en espèces. Dans ce cas, vos rapports de périodes de travail, comme les rapports CSV de journée de travail, de coût de la main-d’œuvre et des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe, et les données des pourboires en espèces seront ajustables.

Une fois que vous aurez suivi les instructions ci-dessus, les pourboires payés par cartes de crédit seront répartis équitablement entre tous les employés éligibles aux pourboires et dont l’arrivée était enregistrée au moment de la transaction, ou bien répartis entre tous les employés éligibles en fonction de leurs heures travaillées dans une journée de 24 heures ou une semaine de sept jours. Remarque : veillez à vérifier les lois de votre État et les lois locales concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de tenue de registres.

Autorisations

Vous devez mettre à jour à l’ensemble d’autorisations des employés qui gèrent les périodes de travail et les horaires et qui ne disposent pas d’autorisations de niveau propriétaire ni d’un accès complet afin d’y inclure l’autorisation Gérer les paramètres de pourboires. Pour ce faire :

  1. Accédez à Personnel > Personnel depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez l’employé dont vous souhaitez modifier le profil pour accéder à celui-ci.

  3. En dessous de la section Autorisations, cliquez sur Modifier.

  4. À côté d’« Ensemble d’autorisations », sélectionnez Modifier.

  5. Cliquez sur Périodes de travail et sélectionnez Gérer les paramètres de pourboire.

  6. Cliquez sur Continuer > Enregistrer.

Gestion des pourboires et rapports

Grâce à la mise en commun des pourboires, vous avez l’assurance que vos employés recevront le juste montant de pourboires lors de chaque journée de travail. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour faire le suivi des pourboires des employés par période de travail ou selon diverses tranches horaires.

Afficher les pourboires des employés par journée de travail

  1. Accédez à Personnel > Horaires dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Journée de travail.

  3. Choisissez l’horaire d’un employé et sélectionnez Pourboires gagnés depuis la fenêtre contextuelle.

  4. Les pourboires par carte et en espèces correspondront au total des pourboires partagés par cet employé pendant la période de travail sélectionnée.

Afficher les pourboires des employés par période

  1. Accédez à Personnel > Horaires dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Coût de la main-d’œuvre.

  3. Choisissez la période et sélectionnez tout autre filtre applicable au rapport au-dessus de celui-ci.

  4. Tous les employés ayant travaillé pendant la période choisie apparaîtront avec les pourboires qui leur sont associés.