Démarrez avec la mise en commun des pourboires avec Périodes de travail Square
Avec Périodes de travail Square Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires pour répartir équitablement chaque pourboire par carte bancaire entre tous les employés qui avaient pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit un paiement équitable et rapide des pourboires pour vos employés. Elle supprime également les tâches supplémentaires et fastidieuses que vous accomplissez actuellement pour répartir les pourboires manuellement. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à d’autres aspects de votre entreprise.
En outre, vous pouvez également exiger de vos employés qu’ils déclarent les pourboires en espèces lorsqu’ils enregistrent leur départ ou changent de rôle sur le PDV ou dans l’application Gestion des employés. Vous pouvez activer ce paramètre dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.
Un abonnement à Période de travail Plus est nécessaire pour accéder à la mise en commun des pourboires et au suivi des pourboires en espèces. Vous pouvez vous abonner à Périodes de travail Square Plus dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour les équipes de cinq employés ou moins, il est possible d’accéder aux fonctionnalités de base de suivi des pourboires avec la version gratuite de Périodes de travail Square.
Glossaire
Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés en lien avec la mise en commun des pourboires.
| Terme | Définition |
|---|---|
| Distribution des pourboires | La répartition des pourboires désigne la façon dont ces derniers sont attribués et payés au sein d’une équipe. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez payer les pourboires en fonction de la personne ayant traité la transaction (attribution directe), ou vous pouvez collecter et répartir les pourboires dans le cadre d’un rassemblement de pourboires (mise en commun des pourboires). |
| Mise en commun des pourboires | La mise en commun des pourboires est une forme de distribution des pourboires, où ceux-ci sont regroupés dans un pot collectif et répartis dans un groupe de membres d’équipe ayant droit à un pourboire. En fonction des besoins de l’entreprise, les vendeurs utilisent différents modes de partage, les options les plus courantes étant le partage selon les heures ouvrées en une journée de travail et le partage selon les heures ouvrées au cours d’une période de travail. |
| Journée de travail | Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de minuit à 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent refléter le moment où tous les employés enregistrent leur départ (p. ex., pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h à 3 h 59 afin de tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit). |
| Semaine de travail | Une semaine de travail débute le jour de travail que vous avez défini et prend fin sept jours plus tard. Vous pouvez définir votre jour de travail en accédant à Périodes de travail, Paramètres et Programmer dans votre Tableau de bord Square. Pour la plupart des entreprises, le début de la semaine de travail est généralement dimanche ou lundi, mais certaines peuvent commencer leur semaine un jour moins conventionnel, tel que mercredi ou mardi. |
Activer la mise en commun des pourboires
Avant de mettre en place la mise en commun des pourboires, il est nécessaire de vérifier que le nom de chaque employé est sélectionné ou non pour faire partie de la mise en commun des pourboires pendant les transactions. Par exemple, si vous souhaitez qu’un responsable ne reçoive pas de pourboires, vous devrez désactiver l’option Admissible aux pourboires dans son profil d’employé. Pour démarrer :
Accédez à Personnel > Équipe à partir du Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez l’employé dont vous souhaitez modifier le profil pour accéder à celui-ci.
Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».
Activez ou désactivez l’option Admissible aux pourboires pour chaque rôle.
Après avoir confirmé que vous souhaitez appliquer l’admissibilité à la mise en commun des pourboires à tous vos employés, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans le Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Paramètres > Pourboires.
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Pour le mode de distribution des pourboires, sélectionnez l’une des options suivantes :
Pourboire direct : les pourboires sont attribués aux employés qui les ont collectés.
Rassembler les pourboires par transaction : les pourboires sont répartis de manière égale entre tous les employés admissibles aux pourboires et dont l’arrivée était enregistrée au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser vos employés en fonction des pourboires gagnés pendant leur période de travail spécifique.
Rassembler les pourboires selon les heures travaillées : les pourboires générés par les ventes sont répartis entre les employés admissibles selon les heures travaillées. Vous pouvez spécifier si vous divisez les pourboires sur la base d’une journée de travail de 24 h ou d’une semaine de travail de 7 jours. La répartition des pourboires par journée de travail est plus efficace pour récompenser les employés qui ne travaillent pas toute la journée en interaction avec les clients, alors que la répartition des pourboires sur une semaine de travail tient mieux compte de la variation des pourboires sur une période plus longue.
Rassembler les pourboires selon des pourcentages : les pourboires sont répartis selon un pourcentage défini par l’utilisateur à la fin de chaque journée ou semaine de travail entre les emplois admissibles aux pourboires. Les employés admissibles aux pourboires qui occupent le même poste recevront des pourboires en fonction des heures travaillées. Les pourcentages de pourboire attribués à chaque poste doivent s’élever à 100 %.
Sélectionnez une période à appliquer à vos paramètres de distribution des pourboires, soit une journée de travail de 24 heures, soit une semaine de travail de 7 jours.
Indiquez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente, ainsi qu’une date d’entrée en vigueur. Remarque : la date d’entrée en vigueur peut être définie jusqu’à deux semaines en amont de la date actuelle.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez aussi activer ou désactiver l’option Distribution égale des pourboires non attribués. Cette action est pertinente uniquement si vous avez sélectionné Rassembler les pourboires par transaction comme mode de distribution des pourboires. Si vous activez l’option Distribution égale des pourboires non attribués, les pourboires reçus lorsque personne n’est enregistré seront distribués de manière égale entre tous les employés admissibles aux pourboires qui ont enregistré leur arrivée durant cette journée de travail.
Une fois que vous aurez suivi les instructions ci-dessus, les pourboires payés par carte bancaire seront partagés entre tous les employés admissibles en fonction des heures travaillées sur une journée de travail de 24 heures ou une semaine de 7 jours. Remarque : vérifiez les lois locales et nationales concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de tenue de registres.
Le cas échéant, vous pouvez activer l’option Déclarer les pourboires en espèces. Les employés admissibles aux pourboires devront alors indiquer les pourboires en espèces qu’ils ont gagnés pendant leur période de travail avant d’enregistrer leur départ ou de changer de rôle sur un point de vente ou sur l’application Gestion des employés. Vos rapports de périodes de travail, comme les rapports CSV de journée de travail, de coût de la main-d’œuvre et des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe. Les données des pourboires en espèces seront ajustables.
Mettre à jour des ensembles d’autorisations
Vous devez mettre à jour à l’ensemble d’autorisations des employés qui gèrent les périodes de travail et les horaires et qui ne disposent pas d’autorisations de niveau propriétaire ni d’un accès complet afin d’y inclure l’autorisation Gérer les paramètres de pourboires. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Équipe à partir du Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez l’employé dont vous souhaitez modifier le profil pour accéder à celui-ci.
En dessous de la section Autorisations, cliquez sur Modifier.
À côté d’« Ensemble d’autorisations », sélectionnez Modifier.
Cliquez sur Périodes de travail et sélectionnez Gérer les paramètres de pourboire.
Cliquez sur Continuer > Enregistrer.
Gestion des pourboires et rapports
Lorsque la mise en commun des pourboires est activée avec Périodes de travail Square, vous pouvez afficher les pourboires attribués aux différents employés dans votre rapport des ventes des employés. Suivez les étapes ci-dessous pour suivre les pourboires des employés par période de travail ou par plage horaire.
Afficher les pourboires des employés par journée de travail
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans leTableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Journée de travail.
Choisissez la période de travail d’un employé et sélectionnez Pourboires gagnés à partir de la fenêtre contextuelle.
Les pourboires par carte et en espèces correspondront au total de la part des pourboires touché cet employé pendant la période de travail sélectionnée.
Afficher les pourboires des employés par période
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans leTableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Fiches de présence.
Choisissez la période et sélectionnez tout autre filtre applicable au rapport au-dessus de celui-ci.
Tous les employés ayant travaillé pendant la période choisie apparaîtront avec les pourboires qui leur sont associés.