Gestion des fiches de présence pour les membres de l’équipe
L’option Fiches de présence permet aux membres de votre équipe de pointer leur arrivée et leur départ dans l’application Solution PDV Square ou l’application Application Équipe Square et de consulter ou imprimer le récapitulatif de leur journée de travail. Vous pourrez ensuite faire le suivi en ligne des heures de travail, des pauses, de l’historique des quarts de travail et des heures supplémentaires des membres de l’équipe Les fiches de présence des membres de votre équipe peuvent être consultées et exportées à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pointage à l’arrivée et au départ, pauses et changements de poste des membres de l’équipe
Avant de pouvoir faire le suivi des heures des membres de l’équipe, vous devrez attribuer un nouveau code confidentiel de membre d’équipe de sorte qu’ils puissent utiliser l’application pour pointer à l’arrivée et au départ.
Les membres de l’équipe reçoivent leur code confidentiel personnel d’accès au point de vente en acceptant l’invitation et peuvent l’afficher en accédant à Plus > Code confidentiel personnel d’accès au point de vente sur l’application Équipe Square. Seuls les titulaires de compte ou les membres de l’équipe disposant des autorisations nécessaires peuvent modifier ou générer un nouveau code confidentiel ou attribuer de nouvelles méthodes d’accès à partir de l’application Équipe Square ou du Tableau de bord Square.
Pointer l’arrivée et le départ
Pour pointer à l’arrivée et au départ à partir d’un appareil de point de vente partagé avec code confidentiel :
Si le paramètre Codes confidentiels est désactivé, touchez l’icône représentant une horloge dans le coin inférieur droit de l’écran Passage en caisse > saisissez votre code confidentiel personnel. Si vous ne voyez pas l’horloge, cela signifie que les codes confidentiels sont activés pour la gestion d’équipe. À partir de là, touchez Se connecter/Se déconnecter > Pointer l’arrivée/le départ dans le coin supérieur droit. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer l’arrivée/le départ dans le coin supérieur gauche.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez l’intitulé de poste pour lequel vous pointez votre arrivée.
Touchez Pointer l’arrivée. Pour pointer au départ, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Terminer le quart de travail. Remarque : Si vous avez activé le paramètre Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe doivent saisir le montant du pourboire obtenu pour leur quart de travail dans la fenêtre contextuelle, puis appuyer sur Confirmer.
Remarque : Les membres de l’équipe qui se connectent à l’application Square à l’aide de leur propre adresse courriel n’auront pas à entrer leur code confidentiel pour pointer leur arrivée ou leur départ.
Pour pointer l’arrivée ou le départ à partir de l’application Équipe Square avec un code confidentiel :
À la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.
Le cas échéant, sélectionnez l’intitulé de poste pour lequel vous pointez votre arrivée.
Touchez Pointer l’arrivée. Pour pointer au départ, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Terminer le quart de travail. Remarque : Si vous avez activé le paramètre Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe devront saisir le montant du pourboire obtenu pour leur quart de travail dans la fenêtre contextuelle, puis appuyer sur Confirmer.
Si des badges sont utilisés avec Accès avancé, Équipe Plus (ancien abonnement) ou un abonnement incluant Accès avancé, les membres de l’équipe pourront également toucher l’appareil de point de vente avec leur badge et pointer à l’arrivée et au départ. Renseignez-vous davantage sur la façon de démarrer avec les dans notre Centre d’assistance.
Si votre employeur a activé la fonction de pointage automatique par le biais de Quarts de travail Square Plus, le pointage de votre départ s’effectuera automatiquement après un certain temps suivant la fin de votre quart de travail programmé. Si la fonction de pointage automatique est activée, l’employeur décide, lors de la configuration, du nombre de minutes pendant lesquelles l’employé restera actif dans l’application après la fin de son quart, jusqu’à ce que le pointage au départ automatique s’effectue.
Commencer une pause
Pour commencer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour prendre une pause, touchez l’icône de l’horloge sous l’onglet Passage en caisse. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer l’arrivée/le départ dans le coin supérieur gauche.
Entrez le code confidentiel du membre de l’équipe ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Pour commencer une pause à partir de l’application Équipe Square :
À la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Remarque : À l’heure actuelle, les badges des membres de l’équipe ne peuvent pas être utilisés avec l’application Équipe Square.
Terminer une pause
Pour terminer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour terminer une pause, touchez l’icône de l’horloge dans le coin inférieur droit de l’onglet Passage en caisse.
Entrez votre code confidentiel ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.
Sélectionnez Terminer la pause.
Pour terminer une pause à partir de l’application Équipe Square :
À la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.
Sélectionnez Terminer une pause > confirmez.
Changement de poste
Les membres de l’équipe ayant plusieurs intitulés de poste et salaires peuvent changer de poste durant un quart pour faire le suivi des heures travaillées.
Pour changer d’intitulé de poste durant un quart à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Touchez l’icône de l’horloge sous l’onglet Passage en caisse. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer l’arrivée/le départ dans le coin supérieur gauche.
Entrez votre code confidentiel ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.
Touchez Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.
Pour changer d’intitulé de poste durant un quart de travail à partir de l’application Équipe Square :
À la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.
Touchez Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.
Remarque : Si vous avez activé le paramètre Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe devront saisir le montant du pourboire obtenu pour leur quart de travail avant de changer de poste. Cette fonctionnalité exige un abonnement à Quarts de travail Square Plus.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV
Lorsqu’ils pointent leur départ à partir d’un appareil PDV partagé, les membres de l’équipe ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail qui comprend les heures d’arrivée et de départ, les pauses et le total des heures payées.
Pour ce faire :
À l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.
Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.
Touchez Terminer le quart de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer le départ.
Ajout de notes
Quarts de travail Square Plus permet aux membres de l’équipe d’ajouter des notes sur leur quart de travail lorsqu’ils pointent à l’arrivée ou au départ pour donner plus de contexte à ce qui s’est passé pendant le quart de travail (p. ex. arrivée tardive, départ précoce).
Pour ajouter une note à un quart de travail à partir d’un point de vente partagé :
À l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.
Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.
Touchez Pointer l’arrivée ou Terminer le quart de travail.
Touchez Ajouter des notes > puis saisissez les notes pertinentes.
Enregistrez.
Pour ajouter une remarque sur un quart de travail à partir de l’application Équipe Square :
Pointez l’arrivée en appuyant sur le bouton Pointer l’arrivée à partir de la page d’accueil.
Appuyez sur le bouton Ajouter une note.
Saisissez les informations appropriées pour que votre employeur puisse voir la note.
Touchez Enregistrer la note.
Pour modifier une remarque précédemment saisie à partir de l’application Équipe Square :
À la page d’accueil, touchez Modifier la note.
Modifiez la note existante en conséquence.
Touchez Enregistrer la note.
Modification des fiches de présence
Afin d’assurer l’exactitude des fiches de présence, Quarts de travail Square Plus permet aux membres de l’équipe de demander des modifications pour les quarts de travail déjà effectués. Une fois le paramètre Modifier les fiches de présence activé, les membres de l’équipe peuvent demander des modifications directement dans l’application Équipe Square. Vous pouvez gérer ces demandes dans le Tableau de bord Square en ligne.
Pour demander des modifications sur une fiche de présence à partir de l’application Équipe Square :
Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.
À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur le quart de travail que vous souhaitez modifier.
Mettez à jour les informations nécessaires (le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et touchez Demander de modifications.
Les propriétaires et les gestionnaires du compte recevront une notification leur demandant d’approuver ou de refuser la demande.
Pour annuler une demande de modification existante à partir de l’application Équipe Square :
Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.
À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur le quart pour lequel vous avez demandé des modifications.
Touchez Annuler la demande.
Remarque : Les membres de l’équipe ne pourront pas présenter une autre demande de modification pour le même quart avant qu’une demande existante ne soit approuvée ou refusée. Plusieurs modifications peuvent cependant être incluses (p. ex., changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante) sur une même demande. Les demandes de modification expirent après 30 jours.