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Gestion des fiches de présence des employés

Grâce aux fiches de présence, vos employés peuvent pointer leur arrivée et leur départ dans l’application Solution PDV Square ou l’application Équipe Square et consulter ou imprimer les récapitulatifs de leurs journées de travail. Vous pourrez ensuite effectuer le suivi des heures de travail de vos employés, des pauses, de l’historique des périodes de travail et des heures supplémentaires. Les fiches de présence vos employés peuvent être consultées et exportées à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pointage à l’arrivée et au départ, pauses et changements de poste des employés

Avant de pouvoir comptabiliser les heures de travail de vos employés, vous devrez attribuer un nouveau code confidentiel d’employé pour qu’ils puissent enregistrer leurs arrivées et leurs départs dans l’application.

Pointer à l’entrée/à la sortie

Pour pointer à l’arrivée et au départ à partir d’un appareil de point de vente partagé :

  1. Si le paramètre des codes confidentiels est désactivé, touchez l’icône représentant une horloge dans le coin inférieur droit de l’écran Passage en caisse, puis saisissez votre code confidentiel personnel. Si vous ne voyez pas l’icône horloge, cela signifie que les codes confidentiels sont activés pour la Gestion d’équipe. À partir de là, touchez Se connecter/Se déconnecter > Pointer dans le coin supérieur droit.

  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez un intitulé de poste correspondant à la fonction pour laquelle vous pointez en arrivant.

  3. Appuyez sur Pointer l’arrivée. Pour pointer à la sortie, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Terminer une période de travail.

The clock icon in Square Point of Sale will display if team management is enabled.

Remarque : Les employés qui se connectent à l’application Square à l‘aide de leur propre adresse e-mail n‘auront pas à entrer un code confidentiel pour pointer à l‘arrivée ou au départ.

Pour pointer à partir de l’application Équipe Square :

  1. Dans la page Accueil, appuyez sur Pointer l’arrivée.

  2. Le cas échéant, sélectionnez l’intitulé du poste pour lequel vous pointez votre arrivée.

  3. Touchez Pointer l’arrivée. Pour pointer à la sortie, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Terminer un quart de travail.

Début de la pause

Pour commencer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :

  1. Pour prendre une pause, appuyez sur l’icône horloge dans l’onglet Encaissement.

  2. Saisissez le code confidentiel de l’employé.

  3. Sélectionnez Commencer la pause.

  4. Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.

Pour commencer une pause à partir de l’application Équipe Square :

  1. Dans la page Accueil, appuyez sur Pointer l’arrivée.

  2. Sélectionnez Commencer la pause.

  3. Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.

Fin de la pause

Pour terminer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :

  1. Pour terminer une pause, appuyez sur l’icône horloge dans l’onglet Encaissement.

  2. Saisissez votre code confidentiel personnel.

  3. Sélectionnez Fin de la pause, puis confirmer votre choix.

Pour terminer une pause à partir de l’application Équipe Square :

  1. Dans la page Accueil, appuyez Pointer l’arrivée.

  2. Sélectionnez Fin de la pause, puis confirmer votre choix.

Changement de poste

Les employés ayant plusieurs postes et/ou salaires peuvent en changer pendant leur période de travail pour effectuer le suivi de leur temps de travail.

Pour changer d’intitulé de poste durant une période de travail à partir d’un appareil de point de vente partagé :

  1. Appuyez sur l’icône horloge dans l’onglet Encaissement.

  2. Saisissez le code confidentiel de l’employé.

  3. Appuyez sur Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.

Pour changer d’intitulé de poste durant une période de travail à partir de l’application Équipe Square :

  1. Dans la page Accueil, appuyez sur Pointer l’arrivée.

  2. Appuyez sur Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.

Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de Solution de vente

Lorsqu‘ils quittent un point de vente partagé, les employés ont la possibilité d‘imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend les heures d‘arrivée et de départ, leurs pauses et le nombre total d‘heures rémunérées.

Voici comment faire :

  1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, appuyez sur Pointer.

  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.

  3. Touchez Terminer un quart de travail.

  4. Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.

Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer au départ.

Ajout de notes

Avec l’abonnement payant de Gestion des employés, Équipe Plus, les employés ont la possibilité d’ajouter des notes sur leur fiche de présence lorsqu’ils pointent à l’arrivée ou à la sortie afin de donner plus de contexte à ce qui s’est passé pendant leur service (par exemple, une personne arrivant en retard ou partant en avance).

Pour ajouter une note sur une fiche de présence à partir d’une Solution PDV partagée :

  1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, appuyez sur Pointer.

  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.

  3. Appuyez sur Pointer à l’arrivée ou Terminer une période de travail.

  4. Appuyez sur Ajouter des notes, puis saisissez toute note éventuelle.

  5. Enregistrer.

Pour ajouter une note à une fiche de présence à partir de l‘application Équipe Square :

  1. Pointez à l’arrivée en appuyant sur le bouton Pointer l’arrivée dans la page d’accueil.

  2. Appuyez sur le bouton Ajouter une note.

  3. Saisissez les informations appropriées pour que la note soit visible par votre employeur.

  4. Appuyez sur Enregistrer la note.

Pour modifier une note précédemment saisie à partir de l’application Équipe Square :

  1. Dans la page d’accueil, touchez Modifier la note.

  2. Modifiez la note existante en conséquence.

  3. Appuyez sur Enregistrer la note.

Modification des fiches de présence

Pour aider à maintenir l‘exactitude de vos feuilles de présence, Équipe Plus permet à vos employés de demander la modification de leurs feuilles de présence pour les horaires de travail passés. Une fois que le paramètre Modification de la fiche de présence est activé, les employés peuvent demander des modifications directement dans l’application Équipe Square et vous pouvez gérer les demandes via le Tableau de bord Square en ligne.

Pour demander la modification d’une fiche de présence à partir de l’application Équipe Square :

  1. Ouvrez l’application Équipe Square et appuyez sur Fiches de présence.

  2. À partir de là, sélectionnez la période concernée et appuyez sur la période de travail que vous souhaitez modifier.

  3. Mettez à jour les informations nécessaires (par exemple, le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et appuyez sur Demander des modifications.

  4. Les titulaires de comptes et les managers recevront une notification leur demandant d'approuver ou de refuser la demande.

Pour annuler une demande de modification existante à partir de l’application Équipe Square :

  1. Ouvrez l’application Équipe Square et appuyez sur Fiches de présence.

  2. À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur le quart pour lequel vous avez demandé des modifications.

  3. Appuyez sur Annuler la demande.

Remarque : tant qu’une demande n’est pas approuvée ou refusée, les employés ne peuvent pas présenter une autre demande de modification pour le même horaire. Cependant, il est possible de cumuler plusieurs modifications dans une même demande (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante). Les demandes de modification expirent après 30 jours.