Gestion des fiches de présence des employés
Les fiches de présence permettent aux employés d’enregistrer leurs arrivées et leurs départs dans l’application Solution PDV Square ou Gestion des employés Square. Ils peuvent également consulter ou imprimer les récapitulatifs de leurs journées de travail. En tant qu‘administrateur, vous pouvez suivre en ligne leurs heures de travail, leurs pauses, l’historique de leurs horaires et leurs heures supplémentaires. Les fiches de présence de vos employés peuvent être consultées et exportées depuis votre Tableau de bord Square en ligne.
Enregistrement des arrivées et des départs, pauses et changements de poste des employés
Avant de pouvoir comptabiliser les heures de travail de vos employés, vous devrez attribuer un nouveau code confidentiel d’employé pour qu’ils puissent enregistrer leurs arrivées et leurs départs dans l’application.
Enregistrer l’arrivée/le départ
Pour enregistrer l’arrivée/le départ à partir d’un point de vente partagé :
Si le paramètre Codes confidentiels est désactivé, apuuyez sur l’icône représentant une horloge dans le coin inférieur droit de l’écran Paiement, puis saisissez votre code confidentiel personnel. Si vous ne voyez pas l’icône, cela signifie que les codes confidentiels sont activés pour Gestion des employés. À partir de là, appuyez sur Se connecter/Se déconnecter > Enregistrer l’arrivée/le départ en haut à droite.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez le poste correspondant à la fonction pour laquelle vous enregistrez votre arrivée.
Appuyez sur Enregistrer l‘arrivée. Pour enregistrer le départ, suivez les étapes 1 et 2, puis appuyez sur Terminer la période de travail. Remarque : si vous avez activé Déclarer les pourboires en espèces dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés doivent saisir le montant des pourboires gagnés pendant leur période de travail dans la fenêtre contextuelle puis appuyez sur Confirmer.
Remarque : les employés qui se connectent à l’application Square à l‘aide de leur propre adresse e-mail n‘ont pas à saisir de code confidentiel pour enregistrer leur arrivée ou leur départ.
Pour enregistrer l’arrivée/le départ à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Le cas échéant, sélectionnez le poste pour lequel vous enregistrez votre arrivée.
Appuyez sur Enregistrer l‘arrivée. Pour enregistrer le départ, suivez les étapes 1 et 2, puis appuyez sur Terminer la période de travail. Remarque : si vous avez activé Déclarer les pourboires en espèces dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés doivent saisir le montant des pourboires gagnés pendant leur période de travail dans la fenêtre contextuelle puis appuyez sur Confirmer.
Début de pause
Pour commencer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour prendre une pause, appuyez sur l’icône représentant une horloge dans l’onglet Paiement.
Saisissez le code confidentiel de l’employé.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Pour commencer une pause à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Terminer une pause
Pour terminer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour terminer une pause, appuyez sur l’icône représentant une horloge en bas à droite de l’onglet Paiement.
Saisissez votre code confidentiel personnel.
Sélectionnez Terminer la pause, puis confirmez votre choix.
Pour terminer une pause à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Sélectionnez Terminez la pause, puis confirmez votre choix.
Changer de poste
Les employés ayant plusieurs postes et/ou salaires peuvent changer de poste pendant leur période de travail afin d’effectuer le suivi de leur temps de travail.
Pour changer de poste durant une période de travail à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Appuyez sur l’icône représentant une horloge dans l’onglet Paiement.
Saisissez le code confidentiel de l’employé.
Appuyez sur Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.
Pour changer de poste durant une période de travail à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Appuyez sur Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.
Remarque : si vous avez l’option Déclarer les pourboires en espèces activée dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés doivent saisir le montant des pourboires gagnés pendant leur période de travail avant de changer de poste. Cette fonctionnalité nécessite un abonnement à Gestion des employés.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV Square
Lorsqu‘ils quittent un point de vente partagé, les employés ont la possibilité d‘imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend leurs heures d‘arrivée et de départ, leurs pauses et le nombre total d‘heures rémunérées.
Voici comment faire :
Sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Appuyez sur Terminer la période de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne sont pas affichées sur l’écran permettant d’enregistrer les départs.
Ajouter des remarques
Avec la formule payante de Gestion des employés, les employés ont la possibilité d’ajouter des remarques sur leur période de travail lorsqu’ils enregistrent leur arrivée ou leur départ afin de préciser ce qui s’est passé pendant leur service (par exemple, une arrivée tardive ou un départ anticipé).
Pour ajouter une remarque à une période de travail depuis une Solution PDV partagée :
Sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Appuyez sur Enregistrer l’arrivée ou Terminer la période de travail.
Appuyez sur Ajouter des remarques, puis saisissez vos éventuelles remarques.
Enregistrer.
Pour ajouter une remarque sur une période de travail depuis l’application Gestion des employés Square :
Enregistrez l’arrivée en appuyant sur le bouton Enregistrer l’arrivée sur la page d’accueil.
Appuyez sur le bouton Ajouter une remarque.
Saisissez les informations appropriées pour que la note soit visible par votre employeur.
Appuyez sur Enregistrer la remarque.
Pour modifier une remarque précédemment saisie à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Modifier la remarque.
Modifiez la remarque existante en conséquence.
Appuyez sur Enregistrer la remarque.
Modifier une fiche de présence
Pour maintenir l‘exactitude de vos fiches de présence, Gestion des employés Plus permet à vos employés de demander des modifications de leurs fiches de présence pour les périodes de travail passées. Une fois que le paramètre Modification des fiches de présence est activé, les employés peuvent demander des modifications directement depuis l’application Gestion des employés Square, et vous pouvez gérer ces demandes via le Tableau de bord Square en ligne.
Pour demander la modification d’une fiche de présence à partir de l’application Gestion des employés Square :
Ouvrez l’application Gestion des employés Square et appuyez sur Fiches de présence.
À partir de là, sélectionnez la période concernée et appuyez sur la période de travail que vous souhaitez modifier.
Mettez à jour les informations nécessaires (par exemple, le poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les remarques, etc.), puis appuyez sur Demander des modifications.
Les propriétaires du compte et les responsables recevront une notification leur demandant d’approuver ou de refuser la demande.
Pour annuler une demande de modification existante à partir de l’application Gestion des employés Square :
Ouvrez l’application Gestion des employés Square et appuyez sur Fiches de présence.
À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur la période de travail pour laquelle vous avez demandé des modifications.
Appuyez sur Annuler la demande.
Remarque : tant qu’une demande n’est pas approuvée ou refusée, les employés ne peuvent pas présenter une autre demande de modification pour la même période de travail. Cependant, il est possible d’inclure plusieurs modifications dans une même demande (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante). Les demandes de modification expirent après 30 jours.