Gestion des fiches de présence des employés
Vos employés peuvent enregistrer leur arrivée et leur départ en utilisant les fiches de présence sur l’application Solution PDV Square ou sur l’application Gestion des employés Square. Ils peuvent également visualiser ou imprimer le récapitulatif de leur journée de travail. Vous pourrez ensuite suivre en ligne les heures, les pauses, l’historique de la période de travail et les heures supplémentaires de vos employés. Les fiches de présence de vos employés peuvent être visualisées et exportées depuis votre Tableau de bord Square en ligne.
Enregistrement des arrivées et des départs, pauses et changements de poste des employés
Pour pouvoir suivre les heures de vos employés et leur permettre d’enregistrer leur arrivée et leur départ, vous devez attribuer un nouveau code confidentiel d’employé en amont.
Les employés reçoivent leur code confidentiel personnel d’accès au point de vente en acceptant l’invitation et peuvent l’afficher en accédant à Plus > Code confidentiel personnel d’accès au point de vente sur l’application Gestion des employés Square. Seuls les propriétaires de compte ou les employés disposant des autorisations nécessaires peuvent modifier ou générer un nouveau code confidentiel ou attribuer de nouvelles méthodes d’accès à partir de l’application Gestion des employés Square ou du Tableau de bord Square.
Enregistrer l’arrivée/le départ
Pour enregistrer l’arrivée/le départ à partir d’un point de vente partagé :
Si le paramètre Codes confidentiels est désactivé, appuyez sur l’icône représentant une horloge en bas à droite de l’écran Paiement et saisissez votre code confidentiel. Si vous ne voyez pas l’icône représentant une horloge, cela signifie que les codes confidentiels sont activés pour la gestion des employés. Depuis cette page, appuyez sur Se connecter/se déconnecter, puis sur Enregistrer l’arrivée/le départ en haut à droite.
Saisissez votre code confidentiel à 4 chiffres. Le cas échéant, sélectionnez le poste pour lequel vous enregistrez votre arrivée.
Appuyez sur Enregistrer l’arrivée. Pour enregistrer un départ, veuillez suivre les étapes 1 et 2, puis appuyez sur Mettre fin à la période de travail. Remarque : si vous avez activé Déclarer les pourboires en espèces dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés devront saisir le montant du pourboire obtenu lors de leur période de travail dans la fenêtre contextuelle, puis appuyer sur Confirmer.
Remarque : les employés qui se connectent à l’application Square à l‘aide de leur propre adresse e-mail n‘ont pas à saisir de code confidentiel pour enregistrer leur arrivée ou leur départ.
Pour enregistrer l’arrivée/le départ à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Le cas échéant, sélectionnez le poste pour lequel vous enregistrez votre arrivée.
Appuyez sur Enregistrer l’arrivée. Pour enregistrer un départ, veuillez suivre les étapes 1 et 2, puis appuyez sur Mettre fin à la période de travail. Remarque : si vous avez activé Déclarer les pourboires en espèces dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés devront saisir le montant du pourboire obtenu lors de leur période de travail dans la fenêtre contextuelle, puis appuyer sur Confirmer.
Si votre employeur a activé la fonctionnalité d’enregistrement automatique de départ via Périodes de travail Square Plus, votre départ sera enregistré automatiquement après un certain laps de temps programmé suivant votre période de travail planifiée. Si l’enregistrement automatique de départ est activé, cela veut dire que votre employeur a configuré la durée en minutes pendant laquelle vous restez enregistré comme présent à la fin de votre période de travail, suite à quoi votre départ sera automatiquement pointé.
Commencer une pause
Pour commencer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour prendre une pause, appuyez sur l’icône représentant une horloge dans l’onglet Paiement.
Saisissez votre code confidentiel d’employé.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Pour commencer une pause à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Sélectionnez Commencer la pause.
Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.
Terminer une pause
Pour terminer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Pour terminer une pause, appuyez sur l’icône représentant une horloge en bas à droite de l’onglet Paiement.
Saisissez votre code confidentiel personnel.
Cliquez sur Terminer la pause, puis sur Confirmer.
Pour terminer une pause à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Cliquez sur Terminer la pause, puis sur Confirmer.
Changer de poste
Les employés ayant plusieurs postes et/ou salaires peuvent changer de poste pendant leur période de travail afin d’effectuer le suivi de leur temps de travail.
Pour changer de poste durant une période de travail à partir d’un appareil de point de vente partagé :
Appuyez sur l’icône représentant une horloge dans l’onglet Paiement.
Saisissez votre code confidentiel d’employé.
Appuyez sur Changer de poste et sélectionnez le nouveau poste.
Pour changer de poste durant une période de travail à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Enregistrer l’arrivée.
Appuyez sur Changer de poste et sélectionnez le nouveau poste.
Remarque : si vous avez activé Déclarer les pourboires en espèces dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés devront saisir le montant du pourboire obtenu lors de leur période de travail avant de changer de poste. Cette fonctionnalité nécessite d’être abonné à Périodes de travail Square Plus.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV Square
Lorsqu‘ils quittent un point de vente partagé, les employés ont la possibilité d‘imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend leurs heures d‘arrivée et de départ, leurs pauses et le nombre total d‘heures rémunérées.
Pour ce faire :
sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Appuyez sur Mettre fin à la période de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne sont pas affichées sur l’écran permettant d’enregistrer les départs.
Ajouter des remarques
Avec Périodes de travail Square Plus, les employés ont la possibilité d’ajouter des remarques sur leur période de travail lorsqu’ils enregistrent leur arrivée ou leur départ afin de préciser ce qui s’est passé pendant leur service (par exemple, un retard ou un départ anticipé).
Pour ajouter une remarque à une période de travail depuis un point de vente partagé :
sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Appuyez sur Enregistrer l’arrivée ou Mettre fin à la période de travail.
Appuyez sur Ajouter des remarques, puis saisissez vos éventuelles remarques.
Enregistrer.
Pour ajouter une remarque sur une période de travail depuis l’application Gestion des employés Square :
Enregistrez l’arrivée en appuyant sur le bouton Enregistrer l’arrivée sur la page d’accueil.
Appuyez sur le bouton Ajouter une remarque.
Saisissez les informations appropriées pour que la remarque soit visible par votre employeur.
Appuyez sur Enregistrer la remarque.
Pour modifier une remarque précédemment saisie à partir de l’application Gestion des employés Square :
Sur la page d’accueil, appuyez sur Modifier la remarque.
Modifiez la remarque existante en conséquence.
Appuyez sur Enregistrer la remarque.
Modification des fiches de présence
Périodes de travail Plus permet aux employés de demander la modification de leurs fiches de présence pour les périodes de travail passées afin d’assurer leur exactitude. Une fois le paramètre Modifier les fiches de présence activé, les employés peuvent demander des modifications directement depuis l’application Gestion des employés Square. Vous pouvez gérer ces demandes dans le Tableau de bord Square en ligne.
Pour demander des modifications sur une fiche de présence à partir de l’application Équipe Square :
Ouvrez l’application Gestion des employés Square et appuyez sur Fiches de présence.
À partir de là, sélectionnez la période concernée et appuyez sur la période de travail que vous souhaitez modifier.
Mettez à jour les informations nécessaires (par exemple, le poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les remarques, etc.), puis appuyez sur Demander des modifications.
Les propriétaires du compte et les responsables recevront une notification leur demandant d’approuver ou de refuser la demande.
Pour annuler une demande de modification existante à partir de l’application Gestion des employés Square :
Ouvrez l’application Gestion des employés Square et appuyez sur Fiches de présence.
Ensuite, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur la période de travail pour laquelle vous avez demandé des modifications.
Appuyez sur Annuler la demande.
Remarque : tant qu’une demande n’est pas approuvée ou refusée, les employés ne peuvent pas envoyer d’autre demande de modification pour la même période de travail. Cependant, il est possible d’inclure plusieurs modifications dans une même demande (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante). Les demandes de modification expirent après 30 jours.