Gestion des fiches de présence pour les membres de l’équipe

Grâce aux fiches de présence, les membres de votre équipe peuvent pointer leur arrivée et leur départ dans l’application Solution PDV Square ou l’Application Équipe Square et consulter ou imprimer les récapitulatifs de leurs journées de travail. Vous pourrez ensuite effectuer le suivi des heures de travail des membres de votre équipe, des pauses, de l’historique des quarts de travail et des heures supplémentaires. Les fiches de présence des membres de votre équipe peuvent être consultées et exportées à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pointage à l’arrivée et au départ, pauses et changements de poste des membres de l’équipe

Avant de pouvoir suivre les heures de travail des membres de l’équipe, vous devrez attribuer un nouveau code confidentiel de membre d’équipe pour qu’ils puissent pointer à l’arrivée et à la sortie dans l’application.

Pointer à l’arrivée et au départ

Pour pointer à l’arrivée et au départ à partir d’un appareil de point de vente partagé avec code confidentiel :

1. Si le paramètre des codes confidentiels est désactivé, touchez l’icône représentant une horloge dans le coin inférieur droit de l’écran Passage en caisse, puis saisissez votre code confidentiel personnel. Si vous ne voyez pas l’horloge, cela signifie que les codes confidentiels sont activés pour la gestion d’équipe. À partir de là, touchez Se connecter/Se déconnecter > Pointer dans le coin supérieur droit. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer en entrée/sortie dans le coin supérieur gauche.

2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez l’intitulé du poste pour lequel vous pointez votre arrivée.

3. Touchez Pointer l’arrivée. Pour pointer le départ, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Mettre fin au quart de travail. Remarque : Si vous avez activé le paramètre Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe doivent saisir le montant du pourboire gagné pour leur quart de travail dans la fenêtre contextuelle et touchez Confirmer.

Remarque : Les membres de l’équipe qui se connectent à l’application Square à l’aide de leur propre adresse courriel n’auront pas à entrer un code confidentiel pour pointer leur arrivée ou leur départ.

Pour pointer l’arrivée ou le départ à partir de l’application Équipe Square avec code confidentiel :

1. Dans la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.

2. Le cas échéant, sélectionnez l’intitulé du poste pour lequel vous pointez votre arrivée.

3. Touchez Pointer l’arrivée. Pour pointer le départ, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Mettre fin au quart de travail. Remarque : Si vous avez activé le paramètre Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe doivent saisir le montant du pourboire gagné pour leur quart de travail dans la fenêtre contextuelle et touchez Confirmer.

Pour se connecter, les membres de l’équipe peuvent également appuyer sur le badge activé sur votre appareil de point de vente et pointer à l’arrivée et à la sortie. Les badges des membres de l’équipe doivent être associés à un abonnement à Équipe Plus. Renseignez-vous davantage sur la façon de démarrer avec dans notre Centre d’assistance.

Commencer une pause

Pour commencer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :

1. Pour commencer une pause, touchez l’icône de l’horloge sous l’onglet Passage en caisse. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer en entrée/sortie dans le coin supérieur gauche.

2. Entrez le code confidentiel du membre de l’équipe ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.

3. Sélectionnez Commencer la pause.

4. Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.

Pour commencer une pause à partir de l’application Équipe Square :

1. Dans la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.

2. Sélectionnez Commencer la pause.

3. Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.

Remarque : Les badges des membres de l’équipe ne peuvent pas être utilisés avec l’application Équipe Square pour le moment. 

Terminer une pause

Pour terminer une pause à partir d’un appareil de point de vente partagé :

1. Pour terminer une pause, touchez l’icône de l’horloge dans le coin inférieur droit de l’onglet Passage en caisse.

2. Entrez votre code confidentiel ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.

3. Sélectionnez Mettre fin à la pause, puis confirmez votre choix.

Pour terminer une pause à partir de l’application Équipe Square :

1. Dans la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.

2. Sélectionnez Mettre fin à la pause, puis confirmez votre choix.

Changement de poste

Les membres de l’équipe ayant plusieurs intitulés de poste et salaires peuvent changer de poste durant un quart et effectuer le suivi des heures travaillées.

Pour changer d’intitulé de poste durant un quart à partir d’un appareil de point de vente partagé :

1. Touchez l’icône de l’horloge sous l’onglet Passage en caisse. Si vous utilisez Square Register, touchez Pointer en entrée/sortie dans le coin supérieur gauche.

2. Entrez votre code confidentiel ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.

3. Touchez Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.

Pour changer d’intitulé de poste durant un quart à partir de l’application Équipe Square :

1. Dans la page Accueil, touchez Pointer l’arrivée.

2. Touchez Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.

Remarque : Si l’option Déclarer les pourboires en espèces est activée dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord, les membres de l’équipe doivent saisir le montant du pourboire gagné pendant leur quart de travail avant de changer de poste. Cette fonctionnalité nécessite un abonnement à Gestion d’équipe.

Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV

Lorsqu’ils pointent leur départ dans une Solution PDV partagée, les membres de l’équipe ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend les heures d’arrivée et de départ, les pauses et le total des heures payées.

Voici comment faire :

1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.

2. Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.

3. Touchez Terminer un quart de travail.

4. Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.

Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer au départ.

Ajout de notes

Avec l’abonnement payant Gestion d’équipe, Équipe Plus, les membres de l’équipe ont la possibilité d’ajouter des notes sur leurs quarts de travail lorsqu’ils pointent à l’arrivée ou au départ afin de donner plus de contexte à ce qui s’est passé pendant leur service (p. ex. une personne arrivant en retard ou partant en avance).

Pour ajouter une note à un quart de travail à partir d’un point de vente partagé :

1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.

2. Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres ou touchez l’appareil de point de vente avec votre badge.

3. Touchez Pointer l’arrivée ou Terminer un quart de travail.

4. Touchez Ajouter des notes, puis saisissez les notes applicables.

5. Enregistrez.

Pour ajouter une note à un quart de travail à partir de l’application Équipe Square :

1. Pointez à l’arrivée en appuyant sur le bouton Pointer l’arrivée dans la page d’accueil.

2. Appuyez sur le bouton Ajouter une note.

3. Saisissez les informations appropriées pour que la note soit visible par votre employeur.

4. Touchez Enregistrer la note.

Pour modifier une note précédemment saisie à partir de l’application Équipe Square :

1. Dans la page d’accueil, touchez Modifier la note.

2. Modifiez la note existante en conséquence.

3. Touchez Enregistrer la note.

Modification des fiches de présence

Pour aider à maintenir l’exactitude de vos fiches de présence, Équipe Plus permet aux membres de votre équipe de demander des modifications de leurs fiches de présence pour les quarts de travail passés. Une fois que le paramètre deModification de la fiche de présence est activé, les membres de l’équipe peuvent demander des modifications directement à partir de l’application Équipe Square et vous pouvez gérer les demandes au moyen du Tableau de bord Square en ligne.

Pour demander la modification d’une fiche de présence à partir de l’application Équipe Square :

1. Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.

2. À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur le quart que vous souhaitez modifier.

3. Mettez à jour les informations nécessaires (par exemple, le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et touchez Demander de modifications.

4. Votre responsable, les propriétaires et les gestionnaires de comptes recevront une notification leur demandant d’approuver ou de refuser la demande.

Pour annuler une demande de modification existante à partir de l’application Équipe Square :

1. Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.

2. À partir de là, sélectionnez la période appropriée et appuyez sur le quart pour lequel vous avez demandé des modifications.

3. Touchez Annuler la demande.

Remarque : Tant qu’une demande n’a pas été approuvée ou refusée, les membres de l’équipe ne pourront pas présenter une autre demande de modification pour le même quart. Cependant, vous pouvez inclure plusieurs modifications (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante) en une seule demande. Les demandes de modification expirent après 30 jours.