Configurer les horaires de l’équipe
À propos des horaires de l’équipe
Avec Quarts de travail Square, vous pouvez définir la disponibilité, ajouter des quarts de travail et publier des horaires pour tout le personnel et pour vous-même.
La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe peut travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La programmation des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Vous pouvez affecter plusieurs quarts de travail à un membre de l’équipe au cours d’une journée de travail.
Avant de commencer
Certaines fonctionnalités avancées de suivi des heures et de gestion des quarts de travail ne sont disponibles qu’avec un abonnement à Quarts de travail Plus, comme la gestion des congés, l’échange de quarts de travail, le suivi des heures supplémentaires et la mise en commun des pourboires.
Des fonctionnalités de base de programmation et de suivi des heures sont disponibles gratuitement via la version non payante de Quarts de travail Square pour un maximum de cinq membres de l’équipe.
Un maximum de trois quarts de travail quotidiens peuvent être programmés par membre d’équipe. Les demandes de congés approuvées sont bloquées pendant la création d’un horaire. Découvrez comment Gérer les demandes d’horaire.
Vous devez avoir ajouté au moins un membre de l’équipe pour configurer votre horaire. Découvrez comment Ajouter et gérer des membres de l’équipe.
Définir la disponibilité des membres de l’équipe
Une fois que vous avez ajouté les membres de votre équipe, assurez-vous que leurs disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux membres de l’équipe de définir leurs disponibilités dans l’application Équipe Square ou dans le Tableau de bord Square. Vous pouvez aussi le définir pour eux dans le Tableau de bord Square.
Les titulaires de compte et les membres de l’équipe avec l’autorisation pour Gérer la disponibilité peuvent modifier leurs propres disponibilités via le Tableau de bord Square en ligne.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Horaires > Disponibilité.
- Sélectionnez le point de vente dans le menu déroulant. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les quarts de travail et les disponibilités pour l’ensemble de ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
- À partir de la rangée d’un membre de l’équipe, sélectionnez + pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.
- Activez Disponible toute la journée si le membre de l’équipe est disponible pendant toutes les heures de travail prévues ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour préciser les disponibilités du membre de l’équipe.
- Pour ajouter d’autres disponibilités, sélectionnez Ajouter une disponibilité.
- Pour répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine, sélectionnez les jours appropriés dans la section Répéter le.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les membres de l’équipe peuvent définir leurs propres disponibilités à partir de l’application Équipe Square. Chaque membre de l’équipe a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.
- À partir de l’application Équipe Square, ouvrez l’onglet Accueil et sélectionnez Moi.
- Sélectionnez Disponibilité.
- Sélectionnez le jour de la semaine à modifier pour ouvrir la fenêtre Ajouter une disponibilité.
- Faites les modifications et sélectionnez Enregistrer.
Ajouter des quarts de travail aux membres de l’équipe
Une fois que vous avez défini les disponibilités de l’équipe, vous pouvez commencer à bâtir un horaire en appliquant des Quarts de travail à chaque membre de l’équipe.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
Sélectionnez l’intervalle de temps et le ou les points de vente dans le menu déroulant. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
Sélectionnez le menu déroulant Tous les membres de l’équipe pour filtrer par membre de l’équipe ou par intitulé de poste.
À partir de la ligne d’un membre de l’équipe, sélectionnez + pour ouvrir l’écran Ajouter un quart de travail pour une journée en particulier.
Vérifiez si l’intitulé de poste et les dates sont exacts et saisissez une heure de début et une heure de fin. Si le membre de l’équipe sélectionné est non disponible ou a une disponibilité partielle pour cette journée, une note s’affiche pour l’indiquer.
Ajoutez une note facultative et sélectionnez une couleur à associer au membre de l’équipe sur l’horaire. Les notes sont visibles pour les employés lorsqu’ils reçoivent leur horaire par courriel.
Si vous souhaitez répéter le même quart de travail un autre jour de la semaine, sélectionnez les jours dans le menu déroulant Répéter le quart de travail.
Sélectionnez Enregistrer.
Répétez les étapes pour chaque membre de l’équipe jusqu’à ce que vous ayez terminé votre horaire.
Ajouter des quarts de travail ouverts
Si vous ne pouvez pas combler un quart de travail et souhaitez l’ouvrir à tous les membres de l’équipe associés à un certain poste, vous pouvez ajouter des quarts de travail ouverts dans le tableau de bord Square.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
Sélectionnez la plage horaire et le point de vente correspondants dans le menu déroulant. Vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les quarts de travail et les disponibilités pour tous ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
À partir de la ligne Quarts de travail ouverts, sélectionnez + pour ouvrir l’écran Ajouter un quart de travail pour une journée en particulier.
Vérifiez si l’intitulé de poste et les dates sont exacts et saisissez une heure de début et une heure de fin.
Ajoutez une note facultative et sélectionnez une couleur à associer au quart de travail ouvert sur l’horaire. Ces notes peuvent être consultées uniquement par la personne qui crée l’horaire et ne sont pas visibles pour les membres de l’équipe.
Si vous souhaitez répéter le même quart de travail ouvert un autre jour de la semaine, sélectionnez les jours dans le menu déroulant Répéter le quart de travail.
Sélectionnez Enregistrer. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les jours où vous souhaitez ajouter un quart de travail ouvert.
Publier et imprimer l’horaire
Vous pouvez publier et imprimer l’horaire à partir du Tableau de bord Square.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
Lorsque vous avez créé votre horaire, sélectionnez Publier.
Passez en revue le récapitulatif pour voir le nombre total de membres de l’équipe programmés, le nombre total de quarts de travail et le nombre total d’heures. Ensuite, choisissez si vous souhaitez envoyer une notification uniquement aux membres concernés ou envoyer une notification à tous les membres de l’équipe.
Sélectionnez Publier l’horaire.
Les membres de l’équipe recevront une notification par courriel avec leur horaire qui peut aussi être consulté dans l’application Équipe Square.
Une fois que vous avez publié l’horaire, vous pouvez en imprimer une copie papier.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
Sélectionnez <… > Imprimer.