Programar torns amb Gestió d’equips

Sabem que tenir una visibilitat clara de les operacions diàries i dels costos de personal és fonamental per gestionar un negoci. Per això, gràcies al Calendari de torns de Gestió d’equips i Equips Plus de Square, pots gaudir d’un programari amb què pots crear, gestionar i publicar horaris per a tu i per a tot el teu personal. La funció Calendari de torns amb Gestió d’equips et proporciona les eines que necessites i s’integra automàticament amb el TPV perquè puguis gestionar les necessitats diàries del personal de manera fàcil i fluida.

Glossari

A la taula següent, hi trobaràs més detalls sobre els termes més utilitzats en relació amb la gestió de l’equip.

Terme	Definició
Torn	Un torn fa referència al període de temps que un empleat treballa amb un càrrec determinat. El calendari de torns inclou diversos estats de torns, com ara els de torn programat, torn en curs o torn completat. Es poden assignar diversos torns al mateix empleat durant una jornada laboral.
Registre d’hores	El registre d’hores és l’informe d’un conjunt de torns, normalment associats al període de pagament de l’empresa. En funció del registre d’hores que es consulti, aquest pot incloure tant torns en curs com torns completats.
Jornada laboral	Una jornada laboral és un període de 24 hores en què es desenvolupa tota l’activitat d’un negoci. La jornada laboral de la majoria d’empreses s’alinea amb el dia estàndard (00:00 - 23:59). Pel que fa als negocis que obren fins més tard de mitjanit, la jornada laboral s’ha d’alinear amb el moment en què tots els empleats registren la sortida (p. ex., la jornada laboral dels bars sol ser de 04:00 a 03:59, per comptar les hores que tenen obert passada la mitjanit).
Hores pagades	Les hores pagades fan referència al nombre total d’hores treballades, restant els descansos no retribuïts. Per exemple, un empleat que treballa de 09:00 a 17:00 i té un descans no retribuït de 30 minuts per dinar treballa un total de 7,5 hores pagades.
Disponibilitat	La disponibilitat fa referència als dies i les hores en què pot treballar un empleat. En general, la disponibilitat és recurrent i és independent de les peticions puntuals de temps lliure. Per exemple, la disponibilitat d’un empleat pot indicar que pot treballar de dilluns a divendres de 10:00 a 21:00.
Temps lliure	El temps lliure fa referència a la no disponibilitat puntual sol·licitada per un empleat. No es tracta d’un concepte recurrent. Un empleat pot demanar un o diversos dies de temps lliure.
Càrrec	El càrrec fa referència a la posició que té un empleat dins d’un negoci. Els empleats poden tenir fins a 12 càrrecs professionals, amb un sou assignat a cadascun. Els sous associats es determinen en funció del càrrec que sustenti l’empleat quan registri l’entrada. Per exemple, un empleat que tingui els càrrecs de «caixer» i «barista» tindrà un sou associat al càrrec de caixer i un altre associat al càrrec de barista.
Notificacions	Les notificacions són missatges actius enviats de manera automàtica (p. ex. una notificació enviada automàticament per Square al propietari del compte o a un empleat en nom de l’altra part). Nota: en aquests moments, Gestió d’equips i Equips Plus només són compatibles amb les notificacions automàtiques per correu electrònic o a l’aplicació.
Notificacions	Les alertes són missatges passius que normalment es mostren als informes del Tauler de control en línia de Square i inclouen infraccions del temps de descans, infraccions dels torns i notificacions d’hores extres, entre d’altres.

Primers passos

Abans de crear el teu primer calendari, et recomanem que primer duguis a terme unes quantes accions per assegurar-te que no es produeixi cap interrupció en el procés de creació.

Afegeix-hi empleats: per poder diposar d’un calendari, primer has de crear l’equip i assignar als empleats una adreça electrònica per iniciar la sessió, un càrrec, un sou i un conjunt de permisos.
Convida el teu equip a descarregar-se l’aplicació: assegura’t que els empleats descarreguin l’aplicació Square per a equips perquè puguin gestionar el seu calendari des de qualsevol lloc. D’aquesta manera, podran accedir al calendari i demanar canvis, tant si són a l’empresa com a casa.

Configura el calendari

Disponibilitat

Un cop hagis configurat l’equip, també podràs assegurar-te que la disponibilitat estigui ben indicada i actualitzada. Pots demanar als empleats que la configurin a través de l’aplicació de Square per a equips o bé fer-ho tu en nom seu mitjançant el Tauler de control de Square. Per fer-ho tu:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Disponibilitat.
Selecciona el punt de venda en qüestió al menú desplegable que hi ha a sobre de la llista d’empleats.
Per obrir la pàgina de disponibilitat d’un empleat i veure les dades d’un dia concret, fes clic a la icona + a la fila de l’empleat en qüestió.
Activa l’opció Disponible tot el dia si l’empleat està disponible durant tot l’horari laboral programat o introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització per especificar quan l’empleat està disponible.
Per afegir una altra capa de disponibilitat, fes clic a Afegeix disponibilitat o tria repetir la mateixa disponibilitat per a altres dies de la setmana marcant els dies adequats a la secció Repeteix cada.
Fes clic a Desa.

El teu equip també pot definir la seva disponibilitat a l’aplicació Square per a equips. Per fer-ho:

A la pàgina d’inici, toca Més.
A la secció Configuració de la feina, toca Disponibilitat.
Toca el dia de la setmana que vols modificar per obrir la pantalla Afegeix disponibilitat i fer-hi els canvis necessaris.
Toca Desa els canvis per tornar a la secció Disponibilitat i repeteix-ho per als altres dies que calgui actualitzar.

Nota: la disponibilitat només es pot actualitzar mitjançant el tauler de control de Square en línia i l’aplicació d’Equips Square. Cada empleat pot disposar de fins a quatre blocs de disponibilitat. Els propietaris del compte i els empleats amb accés total o el permís «Gestiona la disponibilitat» poden actualitzar la disponibilitat ells mateixos mitjançant el tauler de control de Square en línia en qualsevol moment. Els empleats amb permisos limitats tindran l’opció d’actualitzar la seva disponibilitat amb l’aplicació Equips Square.

Torns

Un cop hagis configurat la disponibilitat del teu equip, pots començar a crear el calendari aplicant Torns a cada empleat. Per començar:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Torns.
Selecciona el període de temps i el punt de venda adequats als menús desplegables a sobre de la llista d’empleats. Nota: Fes clic al menú desplegable on posa Tots els empleats per activar o desactivar els filtres per a empleats o càrrecs professionals específics. Per exemple, si no cal afegir al calendari al propietari, pots filtrar per tots els empleats excepte el propietari.
Des de la fila d’un empleat, fes clic a la icona + per obrir la pantalla Afegeix un torn per a un dia concret.
Comprova que l’empleat, el càrrec i les dates siguin correctes > introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització. Nota: si l’empleat seleccionat no està disponible o té disponibilitat parcial per a aquell dia, veuràs una nota pel que fa a la seva indisponibilitat.
De manera opcional, afegeix notes i selecciona un color a l’horari per associar-lo visiblement amb l’empleat. Nota: si hi ha una nota associada al torn d’un empleat, el color del seu bloc de torn apareixerà una mica més clar que els altres. Les notes només són visibles per a la persona que crea l’horari i no apareixeran als empleats.
Si necessites repetir el mateix torn per un altre dia de la setmana, marca el dia adequat al menú desplegable Repeteix el torn a la part inferior de la pantalla Afegeix torn.
Fes clic a Desa.
Repeteix els passos anteriors per a cada empleat fins que tinguis l’horari prou cobert.

També pots arrossegar i deixar anar els torns que ja s’han programat. Només has de fer clic a qualsevol torn programat i arrossegar-lo a la cel·la adequada per passar d’un empleat a un altre. També pots copiar un torn mantenint premudes les tecles Opció/ALT del teclat. Un cop hagis deixat el torn a una nova cel·la, el canvi es desarà automàticament, encara que no es publicarà.

Nota: el nombre màxim de torns que pots aplicar per empleat al dia és de tres. Les sol·licituds de temps lliure aprovades es bloquejaran en crear l’horari i es poden cancel·lar fent clic al bloc de torn.

Torns disponibles

Si no pots omplir un torn concret i vols obrir l’opció a tots els empleats associats amb un càrrec concret, pots fer servir els torns disponibles. Per començar:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Torns.
Selecciona el període de temps i el punt de venda en qüestió als menús desplegables que hi ha a sobre de la llista d’empleats.
A la fila Obre els torns, fes clic a la icona + per obrir la pantalla Afegeix un torn per a un dia concret. Nota: si filtres per Feines, fes clic a la icona + a la fila adequada i selecciona Torn disponible al menú desplegable de l’empleat a la pantalla Afegeix un torn.
Comprova que el càrrec i les dates siguin correctes > introdueix una Hora d’inici i una Hora de finalització.
De manera opcional, hi pots afegir notes i selecciona un color a l’horari per associar-lo visiblement amb l’empleat. Nota: si hi ha una nota associada al torn d’un empleat, el color del seu bloc de torn apareixerà una mica més clar que els altres. Les notes només són visibles per a la persona que crea l’horari i no es mostraran als empleats.
Si necessites repetir el mateix torn per un altre dia de la setmana, marca el dia adequat al menú desplegable Repeteix el torn a la part inferior de la pantalla Afegeix torn.
Fes clic a Desa.
Repeteix els passos anteriors per als dies per als quals vulguis donar l’opció d’assignar-se un torn disponible.

A partir d’aquí, els torns disponibles que creïs seran visibles per a tots els empleats que encara estiguin disponibles per treballar durant aquest període de temps específic i que tinguin un càrrec coincident. Els empleats poden assignar-se un torn disponible directament des de l’aplicació per a equips. Per fer-ho, l’empleat ha de seguir els passos següents:

Iniciar la sessió a l’aplicació per a equips > tocar Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar l’interval corresponent al calendari.
Localitza un torn classificat com a Torn obert en blau > toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Demana un torn.

Quan un empleat hagi sol·licitat un torn disponible, rebràs una notificació al tauler de control de Square en línia. Pots fer clic a Revisa la sol·licitud directament des de la notificació o fer clic a la icona de tres punts a Registre d’hores > Canvis per revisar-la manualment. Se’t demanarà que Rebutgis o Aprovis la sol·licitud de canvi i l’empleat rebrà una notificació automàtica de l’aplicació per a equips confirmant quina acció s’ha dut a terme.

També pots arrossegar i deixar anar els torns que ja s’han programat. Només has de fer clic a qualsevol torn programat i arrossegar-lo a la cel·la adequada per passar d’un empleat a un altre. També pots copiar un torn mantenint premudes les tecles Opció / ALT del teclat. Un cop hagis deixat el torn a una nova cel·la, el canvi es desarà automàticament, però no es publicarà.

Canvia torns

Si fas servir Equips Plus, els empleats també podran intercanviar-se els torns entre ells si han tingut canvis en la disponibilitat o simplement prefereixen els horaris d’un altre torn. Per fer-ho, l’empleat ha de seguir aquests passos:

Iniciar la sessió a l’aplicació per a equips > tocar Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar l’interval corresponent al calendari.
Toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Canvia el torn.
A la llista de torns disponibles, selecciona el que et vagi millor i toca Fes una sol·licitud d’intercanvi.

A partir d’aquí, l’empleat a qui s’ha demanat el canvi de torn rebrà un correu electrònic o una notificació de l’aplicació per a equips (segons la seva configuració de les notificacions) que l’avisarà que un altre empleat vol canviar-li el torn, petició que pot acceptar o rebutjar. Nota: els empleats que hagin demanat intercanviar els torns rebran una notificació abans de la sol·licitud que indica que són responsables del seu torn fins que s’hagi acceptat el canvi.

Sol·licituds de temps lliure

A més de l’intercanvi de torns, Equips Plus ofereix al teu equip l’opció de demanar dies i hores lliures directament des de l’aplicació per a equips Square per a qualsevol horari no publicat. Quan un empleat demani dies o hores lliures, rebràs una notificació per correu electrònic, així com una notificació al Tauler de control de Square en línia. Pots aprovar o rebutjar la sol·licitud i l’empleat rebrà una alerta que li farà saber la teva decisió. També rebràs una notificació si un altre empleat ja té fixat temps lliure en el mateix període de temps que una altra persona. Per començar amb les sol·licituds de dies i hores lliures, demana els empleats que segueixin els passos següents:

Iniciar la sessió a l’aplicació per a equips i toca Més.
Toca Temps lliure > Demana temps lliure.
Utilitzar el selector de dates per triar el període de temps corresponent i afegir una nota a la secció Motiu.
Toca Demana temps lliure.

Els empleats poden estar al dia de les sol·licituds i cancel·lar-les (tant si estan pendents com aprovades), visitant la mateixa secció de l’aplicació Square per a equips.

Nota: els empleats no poden demanar temps lliure per a horaris que ja s’han publicat.

Per aprovar o denegar les sol·licituds de temps lliure fetes pels empleats:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square, després seleccionaCalendari > Torns.
Fes clic al botó «...» i selecciona Sol·licituds.
Fes clic a Revisa la sol·licitud per veure els detalls de la sol·licitud de temps lliure i fes clic a Rebutja o a Aprova. També tindràs l’opció de deixar una nota.
Un cop aprovis o rebutgis la sol·licitud, l’empleat que l’ha enviat rebrà una notificació per correu electrònic, així com una notificació de l’aplicació Square per a equips, si les té activades.

També pots aprovar o rebutjar sol·licituds directament des de qualsevol horari en curs; només cal que facis clic al torn que vols editar per obrir la pantalla Detalls del torn. Abans de publicar-lo, rebràs una notificació si cal aprovar o rebutjar qualsevol sol·licitud de temps lliure pendent. Pots optar per aprovar o rebutjar individualment aquestes sol·licituds o rebutjar automàticament totes les sol·licituds pendents.

Nota: si els plans canvien, pots cancel·lar fàcilment una sol·licitud de temps lliure que ja s’hagi aprovat; només cal que facis clic al bloc de torn amb el temps lliure aprovat i seleccionis Cancel·la.

Alertes i notificacions

Gràcies al Calendari de torns, rebràs les alertes i notificacions de totes les accions específiques relacionades amb els calendaris que crees. Les alertes són problemes que apareixen marcades al Tauler de control en línia de Square i les notificacions són missatges proactius enviats per correu electrònic i pel centre de notificacions del Tauler de control. Pots gestionar les alertes i notificacions que reps del calendari i l’activitat del registre d’hores actualitzant-ne la configuració al Tauler de control en línia de Square. Per començar:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square i selecciona Configuració > Alertes i notificacions.
A les seccions Notificacions i Notificacions per correu electrònic, comprova els tipus de notificacions que vols activar. Per a desactivar una alerta, desmarca-la.
Fes clic a Desa.

Un cop desis la configuració, només rebràs alertes i notificacions per correu electrònic dels tipus d’alerta que hagis seleccionat.

Publica el calendari

Un cop hagis acabat de crear l’horari i confirmis que no calen més modificacions, fes clic al botó Publica a l’extrem superior esquerre de la pantalla de torns. Revisa el resum per veure la quantitat total d’empleats programats, el nombre total de torns i el nombre total d’hores, i selecciona si vols enviar una notificació als empleats afectats o a tots els empleats. A partir d’aquí, fes clic a Publica el calendari. Els empleats rebran una notificació per correu electrònic amb el seu horari nou, juntament amb l’opció de veure l’horari des de l’aplicació Square per a equips.

També pots duplicar fàcilment qualsevol horari existent, estigui completat del tot o no, fent clic a la icona Duplica situada al costat de la icona Publica. A la pantalla Duplica l’horari, selecciona a quina setmana vols copiar l’horari i fes clic a Duplica l’horari per completar-ne el procés. Quan dupliques un horari, se’t notificarà si coincideix amb alguna altra programació i se t’oferirà l’opció de convertir-ho en torns disponibles per a la resta de l’equip.

Imprimeix el calendari

Per imprimir el calendari:

Al Tauler de control en línia de Square, ves a Personal > Torns.
Fes clic a la icona de tres punts de la part superior de la pàgina i selecciona Imprimeix.

Gestió del calendari

Per minimitzar els errors i la confusió quan es registra l’entrada o sortida, o es consulta l’horari, és important assegurar-te que tinguis activada la configuració adequada per als torns. Dona una ullada als tipus de configuració següents per a més detalls.

Configuració del calendari

La teva setmana laboral i la teva jornada laboral afecten la manera de calcular les hores extres. A efectes d’informes, el millor és començar la jornada laboral després de l’hora que l’últim empleat acostuma a registrar la sortida. Per actualitzar la configuració de la setmana laboral i de la jornada laboral:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square, després selecciona Configuració > Calendari.
Al menú desplegable Tancament de la jornada laboral, selecciona el dia de la setmana en qüestió.
Al menú desplegable Inici de la jornada laboral, selecciona l’hora del dia adequada. Nota: per a la majoria dels negocis, l’hora d’inici és a les 12:00. Tanmateix, si al teu negoci hi ha empleats que treballen més enllà de la mitjanit (p. ex., bars, restaurants, etc.), hauries d’ajustar l’inici de la jornada per reflectir quan tots els empleats han registrat la sortida.
Fes clic a Cancel·la per descartar els canvis o a Desa per confirmar-los.

Amb Equips Plus (o altres subscripcions com ara Comerços, Restaurants, etc.), també pots habilitar que els empleats s’intercanviïn torns i demanin temps lliure, sempre amb la teva aprovació, és clar. Per començar:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square, després selecciona Configuració > Calendari.
Activa o desactiva la configuració de l’aplicació Intercanvi de torns i Sol·licituds de temps lliure segons el que et convingui.
Fes clic a Cancel·la per descartar els canvis o a Desa per confirmar-los.

Configuració de les hores extres

És importantíssim que es compleixi amb la normativa sobre les hores extres per tal d’evitar problemes amb el Departament de Treball. Per actualitzar la configuració de les hores extres:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Hores extres.
Activa o desactiva les normes per a les hores extres pertinents i inclou les hores Després de l’horari laboral (hores) associades a la normativa.
Fes clic a Cancel·la per descartar els canvis o a Desa per confirmar-los.

Configuració dels descansos

La normativa aplicable sobre el període d’àpats i descansos varia segons l’estat i especifica quan els empleats han de fer els descansos i si aquests són remunerats o no. Nota: Pots crear un màxim de 3 descansos per punt de venda. Per actualitzar-ne la configuració:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square > Configuració > Pauses.
Fes clic a Afegeix una pausa per obrir la pantalla Descans nou. Anomena el descans, introdueix la durada i selecciona si és Remunerat o No remunerat.
Fes clic a Cancel·la per descartar els canvis o a Desa per confirmar-los.

Si estàs subscrit a Equips Plus, pots activar la configuració Bloqueja acabar els descansos abans i Converteix l’excés de temps d’un descans remunerat en un descans no remunerat des d’aquesta mateixa secció. També pots permetre que alguns empleats anul·lin aquesta configuració activant el permís Anul·la registres d’entrada anticipats i no programats quan utilitzis els permisos personalitzats.

Configuració del registre d’entrada i sortida

L’aplicació de Square per a equips permet al teu equip registrar l’entrada i la sortida, i demanar modificacions dels registres d’hores. A més, pots configurar registres específics pel punt de venda per tal d’evitar registres d’entrades anticipats i no programats. Per començar:

Ves a Personal > Torns al Tauler de control en línia de Square, després selecciona Configuració > Registra l’entrada/registra la sortida.
Activa o desactiva la configuració de les aplicacions Registra l’entrada / registra la sortida des de l’aplicació per a equips, de Modificacions del registre d’hores i de Bloqueja els registres d’entrades anticipats i no programats segons el que més et convingui.
Fes clic a Cancel·la per descartar els canvis o a Desa per confirmar-los.

Preguntes freqüents

Puc modificar un calendari un cop ja s’ha publicat?

Sí. Per modificar un calendari que ja s’ha publicat, simplement has de localitzar el calendari en qüestió a la secció Torns del Tauler de control en línia de Square i modificar-lo com et convingui. Un cop hagis fet les modificacions necessàries, fes clic al botó Publica per tornar a enviar el calendari actualitzat.

Un dels meus empleats no ha rebut el seu calendari. Puc tornar-lo a enviar?

Sí, però també es tornarà a enviar als altres empleats que tinguin torns programats en aquell mateix període de temps. Demana-li a l’empleat que comprovi la seva configuració de notificacions a l’aplicació d’Equips per confirmar que pot rebre notificacions automàtiques de l’aplicació. També pot ser que el correu amb el calendari s’hagi enviat a una adreça electrònica antiga o hagi anat a parar a la carpeta de correu brossa de l’empleat. Et recomanem que l’empleat confirmi que l’adreça electrònica associada amb el seu perfil està actualitzada i que ha tornat a comprovar la safata d’entrada.

Com puc programar un empleat fora de la seva disponibilitat?

Pots actualitzar la disponibilitat del teu personal en qualsevol moment a través de la pàgina Disponibilitat a Personal > Torns del teu Tauler de control en línia de Square. També pots, senzillament, crear una programació encara que hi hagi un conflicte de disponibilitat. Quan creïs un calendari per algú fora de la seva disponibilitat, es mostrarà un avís que indica que el torn està fora de la disponibilitat de l’empleat, però t’apareixerà l’opció Desa-ho de totes maneres. Abans de fer qualsevol canvi, et recomanem que consultis la disponibilitat dels empleats directament amb ells per evitar possibles confusions o problemes amb el calendari en qüestió. Nota: cada empleat pot tenir fins a quatre blocs de disponibilitat.

Els empleats poden demanar fer modificacions als registres d’hores?

Sí, però primer t’has d’assegurar que tens una subscripció al pla Plus de Torns i que has activat l’opció Modificacions del registre d’hores.

Al Tauler de control en línia de Square, ves a Personal > Torns > Configuració > Aplicació per a Equips.
Activa la configuració de modificacions del registre d’hores. Amb això, els empleats tenen la possibilitat de modificar un registre d’hores per a qualsevol torn anterior.

Un cop feta una sol·licitud, el propietari del compte o qualsevol empleat amb el permís Respon a les sol·licituds dels registres d’hores rebrà una notificació que els demanarà que aprovin o deneguin la sol·licitud.

Nota: les sol·licituds de modificació vencen al cap de 30 dies.

Tinc l’opció de distribuir les propines entre els empleats?

Sí. Amb el pla Plus de Torns, pots agrupar les propines que els clients deixen quan paguen amb targeta de crèdit i dividir-les de manera equitativa entre els empleats amb dret a propines que estiguin treballant en el moment de la transacció. L’agrupació de les propines garanteix que la repartició sigui justa i puntual, i t’evita la complicació de distribuir-les manualment, la qual cosa et deixa més temps per dedicar-te a altres aspectes del negoci. Pots obtenir més informació sobre l’agrupació de les propines amb el pla Plus de Torns.

A més, també pots demanar als empleats que declarin les propines en efectiu quan registrin la sortida o canviïn de càrrec en un TPV o a l’aplicació de Square per a Equips. Pots activar aquesta configuració a la secció Torns al Tauler de control en línia de Square.