Programar turnos con Gestión de equipos
Sabemos que llevar un control de la actividad diaria y de los costes de mano de obra es una parte fundamental en la gestión de un negocio. Por eso, con la programación de turnos de Square incluida en Gestión de equipos y Equipos Plus, podrás crear, gestionar y compartir calendarios desde un mismo lugar, tanto si lo necesitas para ti como para organizar tu plantilla. La función de programación de turnos con la Gestión de equipos ofrece todo lo que necesitas y se integra automáticamente con la aplicación TPV Square para que administrar tu plantilla no sea un quebradero de cabeza.
Glosario
Consulta la tabla que incluimos a continuación para conocer el significado de los términos asociados a la programación de turnos.
| Término | Definición |
|---|---|
| Turno | Un turno es el periodo de tiempo durante el cual un empleado trabaja en un puesto determinado. La programación de turnos incluye múltiples estados, entre ellos: turno programado, turno actual y turno completado. Un empleado puede tener asignados varios turnos en una jornada laboral. |
| Registro de horas | Un registro de horas es el registro de un conjunto de turnos, generalmente asociados a un periodo determinado que se asocia al salario. Según el intervalo de tiempo que se consulte, un registro de horas puede incluir los turnos en curso y los completados. |
| Jornada laboral | Una jornada laboral es un período de 24 horas en el que se desarrolla una actividad comercial. Para la mayoría de las empresas, el día estándar (00:00-23:59) coincide con su jornada laboral. En el caso de los negocios que abren pasada la medianoche, las horas de la jornada laboral deben coincidir con el momento en que todos los empleados hayan fichado al final del día (p. ej., en el caso de los bares, la jornada laboral puede abarcar desde las 04:00 hasta las 03:59 para registrar las pocas horas que están abiertos después de la medianoche). |
| Horas pagadas | Las horas pagadas son la cantidad total de horas trabajadas, a las que se le restan los descansos no pagados. Por ejemplo, un empleado que trabaja de 9 a 17 h con un descanso para comer no pagado de 30 minutos trabaja un total de 7,5 horas pagadas. |
| Disponibilidad | La disponibilidad son los días y las horas en los que un empleado puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente e independiente a las solicitudes de días libres. Por ejemplo, la disponibilidad de un empleado podría ser de lunes a viernes de 10 a 21 h. |
| Días libres | El término «día libre» se refiere a una indisponibilidad puntual solicitada por un empleado. Los días libres no se fijan de manera recurrente. Un empleado puede solicitar uno o varios días libres. |
| Puesto | El puesto es el cargo que cada empleado tiene dentro del negocio. Un empleado puede llegar a tener hasta 12 puestos distintos, con un salario asignado a cada uno de ellos. El salario que cobre, por tanto, estará determinado por el puesto con el que se inicie sesión al entrar a trabajar. Por ejemplo, un empleado con los puestos de «cajero» y «camarero» puede tener un salario A como cajero y un salario B como camarero. |
| Notificaciones | Las notificaciones son los mensajes que se envían a un usuario a través de la plataforma (p. ej., Square envía una notificación al titular de la cuenta o al empleado en nombre de la otra parte). Nota: Por el momento, Gestión de equipos y Equipos Plus solo admiten notificaciones push de la aplicación y por correo electrónico. |
| Alertas | Las alertas hacen referencia a los mensajes pasivos que suelen verse en los informes del Panel de control en línea de Square. Estas incluyen, entre otras, las infracciones de descansos o de turnos y las alertas por horas extra. |
Primeros pasos
Antes de crear tu primer calendario, asegúrate de haber gestionado primero los siguientes aspectos:
Crea perfiles para tus empleados: antes de implementar un horario, debes asegurarte de haber creado los perfiles de tu equipo y de haberles asignado un puesto, un salario, un conjunto de permisos y una dirección de correo electrónico para que puedan conectarse a la aplicación.
Invita a tus empleados a usar la aplicación Square para equipos: para que los empleados puedan gestionar sus calendarios desde cualquier sitio, tienen que descargarse la aplicación Square para equipos. Esto les permitirá acceder al calendario y solicitar cambios desde cualquier lugar.
Configurar el calendario
Disponibilidad
Cuando hayas configurado tu equipo, deberás asegurarte de que su disponibilidad sea correcta y esté actualizada. Puedes hacer que los empleados confirmen su disponibilidad a través de la aplicación Square para equipos encargarte tú desde el Panel de control de Square. Para hacerlo tú en su lugar:
Accede al Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos > Disponibilidad.
Selecciona el punto de venta correspondiente en el menú desplegable que está encima de la lista de empleados.
En la fila de un empleado, haz clic en el icono «+» para abrir la página de disponibilidad para un día específico.
Activa la opción Disponible todo el día si el empleado está disponible durante todo el horario comercial programado o introduce una Hora de inicio y una Hora de finalización para especificar las horas en que estará disponible.
Si quieres añadir otra capa de disponibilidad, haz clic en Añadir disponibilidad, o bien repite la misma disponibilidad para otros días de la semana. Para hacerlo, marca los días correspondientes en la sección Repetir.
Haz clic en Guardar.
Tu equipo también puede establecer su disponibilidad en la aplicación Square para equipos. Para ello deben seguir estos pasos:
En la página de inicio, pulsa Más.
En la sección Ajustes laborales, pulsa Disponibilidad.
Pulsa el día de la semana que quieras modificar para abrir la pantalla Añadir disponibilidad y hacer los cambios necesarios.
Pulsa Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite el último paso para los días restantes que quieras actualizar.
Nota: Solo se puede actualizar la disponibilidad a través del Panel de control en línea de Square y la aplicación Square para equipos. A cada empleado se le permiten hasta cuatro bloques de disponibilidad. Los titulares de las cuentas y los empleados con acceso total o el permiso «Administrar disponibilidad» pueden actualizar la disponibilidad desde el Panel de control en línea de Square en cualquier momento. Los empleados con permisos limitados podrán actualizarla desde la aplicación Square para equipos.
Turnos
Tras introducir la disponibilidad del equipo, puedes asignar Turnos a cada empleado y así empezar a configurar el calendario. Para ello:
Accede al Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos.
Selecciona el horario y el punto de venta correspondientes en el menú desplegable que encontrarás encima de la lista de empleados. Nota: Haz clic en el menú desplegable Todos los empleados para filtrar por empleado o por puesto de trabajo. Por ejemplo, si no es necesario asignar un turno al propietario del negocio, puedes filtrar por todos los empleados excepto el propietario.
En la fila de un empleado, haz clic en el icono «+» para acceder a la pantalla Añadir turno para un día específico.
Comprueba que el empleado, el puesto y las fechas sean correctos e introduce la Hora de inicio y la Hora de finalización. Nota: Si el empleado que has seleccionado no está disponible o tiene una disponibilidad parcial para ese día, verás una nota informando de su falta de disponibilidad.
También puedes añadir notas y asociar un color para cada empleado en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un empleado, el color del bloque para ese turno será un poco más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario; los empleados no las pueden ver.
Si necesitas repetir el mismo turno para otro día de la semana, marca el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno en la parte inferior de la pantalla Añadir turno.
Haz clic en Guardar.
Repite los pasos anteriores para cada empleado hasta que tengas cobertura suficiente para el horario.
También puedes arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Solo tienes que hacer clic en un turno programado y arrastrarlo a la celda correspondiente para moverlo de un empleado a otro. También puedes copiar un turno manteniendo pulsadas las teclas «Option» o «Alt» del teclado. Después de soltar un turno en una celda nueva, el cambio se guardará automáticamente, pero no se publicará.
Nota: Se permite un máximo de tres turnos por día y por empleado. Las solicitudes de permiso aprobadas se bloquearán al crear el calendario y se pueden cancelar haciendo clic en el bloque del turno en cuestión.
Turnos abiertos
Si no puedes cubrir un turno en concreto y quieres que la opción esté disponible para todos los empleados asociados con un puesto en particular, puedes usar la función de turnos abiertos. Para hacerlo:
Accede al Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos.
Selecciona el intervalo de tiempo y el punto de venta correspondientes en los menús desplegables que están encima de la lista de empleados.
En la fila Turnos abiertos, haz clic en el icono «+» para abrir la pantalla Añadir turno para un día específico. Nota: Si filtras por puestos, haz clic en el icono «+» en la fila correspondiente y selecciona Turno abierto en el menú desplegable del empleado en la pantalla Añadir turno.
Comprueba que los puestos y las fechas sean correctas e introduce una Hora de inicio y una Hora de finalización.
También puedes añadir notas y asociar un color para cada empleado en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un empleado, el color del bloque para ese turno será un poco más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario; los empleados no las pueden ver.
Si necesitas repetir el mismo turno para otro día de la semana, marca el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno que se encuentra en la parte inferior de la pantalla Añadir turno.
Haz clic en Guardar.
Repite los pasos que se indican más arriba para los días en los que quieras dar la opción de cubrir un turno abierto.
Desde aquí, los turnos abiertos que crees se mostrarán a los empleados que reúnan las condiciones y que estén disponibles para trabajar durante ese intervalo de tiempo. Los empleados pueden elegir un turno abierto directamente desde la aplicación Square para equipos. Para hacerlo, solicita al empleado que haga lo siguiente:
Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Calendario.
Utilizar el selector de fechas para elegir el intervalo de tiempo adecuado para el calendario.
Busca un Turno abierto en azul y pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.
Pulsa Solicitar turno.
Cuando un empleado solicite un turno disponible, recibirás una notificación en el Panel de control en línea de Square. Puedes hacer clic en Revisar la solicitud directamente en la notificación o accediendo a Registro de horas y pulsando el icono de los tres puntos > Turnos para revisarla de forma manual. Tendrás que Rechazar o Aprobar la solicitud del turno y el empleado recibirá una notificación de la aplicación Square para equipos que le confirmará si se ha aprobado o no.
También puedes arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Solo tienes que hacer clic en un turno programado y arrastrarlo a la celda correspondiente para moverlo de un empleado a otro. Asimismo, puedes copiar un turno manteniendo pulsadas las teclas «Option» o «Alt» del teclado. Después de soltar un turno en una nueva celda, el cambio se guardará automáticamente, aunque no se publicará.
Cambios de turno
Si usas Equipos Plus, los empleados también tendrán la opción de intercambiarse turnos entre ellos si su disponibilidad ha cambiado o simplemente prefieren el horario de otro turno. Para hacerlo, el empleado debe hacer lo siguiente:
Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Calendario.
Utilizar el selector de fechas para elegir el intervalo de tiempo adecuado para el calendario.
Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Información del turno.
Haz clic en Cambiar turno.
En la lista de turnos disponibles, selecciona el turno que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.
El empleado cuyo turno se ha solicitado cambiar recibirá un correo electrónico o una notificación de Square para equipos (en función de la configuración de las notificaciones) y así sabrá que otro empleado quiere intercambiar turnos. Podrá aceptar o rechazar esta solicitud. Nota: Los empleados que hayan solicitado un cambio de turno recibirán una notificación que especifica que son responsables de su turno hasta que el cambio de turno se haya aceptado.
Solicitudes de días libres
Además de intercambiar turnos, con Equipos Plus tu equipo tiene la opción de solicitar días libres directamente desde la aplicación Square para equipos para los calendarios que todavía no se han publicado. Cuando un empleado solicite un día libre, recibirás una notificación por correo electrónico y una en el Panel de control en línea de Square. Puedes aprobar o rechazar la solicitud, y esta decisión se le notificará al empleado. También recibirás una notificación si otra persona ya ha aprobado una solicitud de días libres para el mismo período. Para poder solicitar días libres, los empleados deben seguir estos pasos:
Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Más.
Pulsa Día libre > Solicitar día libre.
Selecciona el intervalo de fechas adecuado y añade una nota en la sección Motivo.
Pulsa Solicitar día libre.
Los empleados pueden consultar sus solicitudes, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada desde esta misma sección en la aplicación Square para equipos.
Nota: Los empleados no pueden solicitar días libres para calendarios que ya se hayan publicado.
Para aprobar o rechazar solicitudes de días libres:
Accede al Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos y selecciona Calendario > Turnos.
Pulsa el botón «...» y selecciona la opción Solicitudes.
Haz clic en Revisar la solicitud para ver los detalles y haz clic en Rechazar o Aprobar. También tendrás la opción de dejar una nota.
Cuando apruebes o rechaces la solicitud, los empleados que la enviaron recibirán una notificación por correo electrónico o a través de la aplicación Square para equipos, en función de la configuración que tengan.
También puedes gestionar solicitudes directamente desde cualquier calendario en curso. Tan solo tendrás que hacer clic en el turno que quieras modificar para acceder a los detalles del turno. Antes de publicarlo, recibirás una notificación si hay alguna solicitud de días libres pendiente de aprobación. Puedes optar por aprobar o rechazar individualmente estas solicitudes o rechazar automáticamente todas las solicitudes pendientes.
Nota: Si hay algún cambio de planes, siempre puedes cancelar una solicitud de días libres que ya hayas aprobado. Haz clic en el turno correspondiente y selecciona Cancelar.
Alertas y notificaciones
Al programar turnos de trabajo, recibirás alertas y notificaciones asociadas a acciones específicas. Las primeras aparecerán directamente en el Panel de control en línea y las segundas llegarán a través del correo electrónico o del centro de notificaciones del Panel de control de Square. Puedes gestionar todas las alertas y notificaciones relacionadas con el calendario y el registro de horas desde el Panel de control en línea de Square. Para ello:
Accede a la sección Personal > Turnos del Panel de control en línea de Square y selecciona Configuración > Alertas y notificaciones.
En los apartados Alertas y Notificaciones por correo electrónico, marca los tipos de alerta que quieres activar. Para desactivar una notificación, desmarca la casilla.
Haz clic en Guardar.
Cuando guardes la configuración, solo recibirás alertas y notificaciones para las acciones que hayas seleccionado.
Publicar el calendario
Cuando tengas el calendario listo y no hagan falta más cambios, haz clic en el botón Publicar en la esquina superior izquierda de la página Turnos. Consulta el resumen para ver todos los empleados, turnos y horas, y especifica si quieres notificarlo a los empleados afectados o a todo el personal. Después, haz clic en Publicar calendario. Los empleados recibirán una notificación por correo electrónico con el nuevo calendario, junto con la opción de abrirlo en la aplicación de Square para equipos.
También puedes duplicar un calendario, tanto si ya lo has completado del todo como si no. Para ello, haz clic en el icono Duplicar, que se encuentra al lado de Publicar. En la página Duplicar calendario, selecciona la semana que quieras duplicar en el calendario y, finalmente, haz clic en Duplicar calendario.
Imprimir el calendario
Para imprimir el calendario:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos.
Haz clic en el icono de los tres puntos de la parte superior de la página y selecciona Imprimir.
Gestionar el calendario
Para minimizar los errores y la confusión a la hora de registrar las entradas y salidas o de consultar el calendario, debes asegurarte de haber configurado los turnos correctamente. A continuación te ofrecemos más información sobre los ajustes que debes tener en cuenta.
Configuración del calendario
La jornada laboral (o semana laboral) que configures afectará al cálculo de horas extras. De cara a los informes, es mejor configurar el inicio de la jornada laboral a partir de la hora en la que el último empleado registre la salida. Para actualizar la configuración de la jornada y la semana laboral, sigue estos pasos:
Accede al Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos y selecciona Configuración > Calendario.
En el menú desplegable Fin de la jornada laboral, selecciona el día de la semana que corresponda.
En el menú desplegable Inicio de la jornada laboral, selecciona la hora del día pertinente. Nota: Para la mayoría de las empresas, la hora de inicio estándar son las 12 de la noche. Sin embargo, si tu empresa tiene empleados que trabajan más allá de la medianoche (por ejemplo, en el caso de bares o restaurantes), debes ajustar el inicio de la jornada laboral para que esta empiece después de que todos los empleados hayan registrado su hora de salida.
Haz clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.
Con Equipos Plus u otras suscripciones, como Square para restaurantes o Square para comercios, podrás dar la opción a tus empleados intercambiar turnos o pedir días libre, siempre y cuando lo hayas aprobado. Para ello, sigue estos pasos:
Accede al Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos y selecciona Configuración > Calendario.
Activa o desactiva la configuración de Intercambio de turnos y Solicitud de días libres en función de tus preferencias.
Haz clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.
Configuración de las horas extra
Es fundamental cumplir con la legislación laboral en materia de horas extras para evitar cualquier problema con el Ministerio de Trabajo. Sigue estos pasos para actualizar la configuración de horas extras:
Accede al Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos >Configuración > Horas extras.
Activa o desactiva las normas aplicables en relación con las horas extras e incluye la opción Después de la jornada laboral cuando proceda.
Haz clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.
Configuración de los descansos
La legislación relativa a las pausas para comer y los descansos puede variar en función del estado. Además, se especifica el momento de tomarse un descanso y si este está o no remunerado. Nota: Puedes crear un máximo de 3 descansos por punto de venta. Sigue estos pasos para actualizar esta configuración:
Accede al Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos > Configuración > Descansos.
Haz clic en Añadir un nuevo descanso. Desde la pantalla Nuevo descanso, añade el nombre y la duración del descanso, y selecciona si será Remunerado o No remunerado.
Haz clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.
Si utilizas Equipos Plus, puedes activar las opciones Bloquear terminar el descanso antes y Convertir tiempo adicional de un descanso remunerado en no remunerado en esta misma sección. También puedes permitir que algunos empleados cambien esta configuración activando el permiso Anular registros de entrada antes de tiempo o sin programar al usar los permisos personalizados.
Configuración de los registros de entrada o salida
Con la aplicación Square para equipos, tus empleados podrán registrar la entrada y la salida y pedir que se hagan cambios en el registro de horas. Además, puedes configurar esta opción por punto de venta para evitar que se registren entradas antes de tiempo o no programadas. Para ello:
Accede al Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos y selecciona Configuración > Registrar entrada o salida.
Activa o desactiva las opciones Registrar entrada y salida en la aplicación Square para equipos, Modificar los registros de horas o Bloquear registros de entrada antes de tiempo o no programadas según tus preferencias.
Haz clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.
Preguntas frecuentes
¡Claro! Para editar un calendario que ya se haya publicado, accede a él a través de la sección Turnos del Panel de control en línea de Square y modifícalo. Cuando hayas hecho los cambios necesarios, haz clic en el botón Publicar para volver a enviar el calendario actualizado.
Sí, aunque debes tener en cuenta que se reenviará también al resto de miembros del equipo que tienen turnos programados para ese intervalo de tiempo. Sugiere a ese trabajador que compruebe su configuración de notificaciones en la aplicación Gestión de equipos para que reciba notificaciones automáticas cada vez que haya cambios en el calendario. Cabe la posibilidad de que el correo electrónico programado se haya enviado a una dirección desactualizada o a la carpeta de correo no deseado. Por eso, te recomendamos que confirmes con tu empleado que la dirección de correo electrónico asociada con el perfil del equipo sea correcta y que haya revisado bien su bandeja de entrada.
Puedes actualizar la disponibilidad de los empleados en cualquier momento a través de la página de Disponibilidad que encontrarás en Personal > Turnos del Panel de control de Square en línea. También puedes programar un turno adicional sin tener en cuenta el conflicto de disponibilidad. Al programar fuera del horario disponible del empleado, se mostrará una advertencia indicando que el turno que se intenta programar está fuera del horario disponible del empleado, y tendrás la opción de Guardar de todos modos. Recomendamos que consultes la disponibilidad de los empleados directamente con tu equipo antes de hacer cualquier cambio para evitar posibles confusiones o problemas con el calendario en cuestión. Nota: cada empleado tiene permitido bloquear hasta 4 franjas horarias de disponibilidad.
Sí, pero necesitas una suscripción a Turnos Plus y debes activar la opción Edición de los registros de horas.
- Desde el Panel de control de Square en línea, ve a Personal > Turnos > Ajustes > Aplicación equipos.
- Activa la opción Modificaciones del registro de horas. Esta opción permitirá a los empleados modificar el registro de horas de cualquier turno trabajado.
Una vez enviada la solicitud, el titular de la cuenta o cualquier miembro del equipo con permiso para responder solicitudes de registro de horas recibirá una notificación que le preguntará si desea aprobar o rechazar la solicitud.
Nota: Estas solicitudes vencen al cabo de 30 días.
Sí. Con Turnos Plus, puedes usar la agrupación de propinas para dividir equitativamente las propinas de tarjetas de crédito entre los empleados correspondientes. Así, tu equipo no tendrá que complicarse con otros métodos para repartir las propinas manualmente y tendrás más tiempo para centrarte en otras cosas. Consulta más información sobre la agrupación de propinas con Turnos de Square.
También puedes pedir a los empleados que informen de las propinas que han recibido en efectivo cuando registren su salida o den el relevo en un TPV o en la aplicación Equipos. Puedes activar esta opción en la sección Turnos del Panel de control de Square.