Configurar calendarios del equipo
Acerca de los calendarios del equipo
Con Turnos Square, puedes establecer la disponibilidad, añadir turnos y publicar calendarios para ti y para todo tu personal.
La disponibilidad hace referencia a los días y horarios en los que un empleado puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente y es independiente de las solicitudes puntuales de días libres. Por ejemplo, la disponibilidad de un empleado puede indicar que puede trabajar de lunes a viernes, de 10 a. m. a 9 p. m.
Un turno es el período de tiempo durante el cual un empleado trabaja en un puesto determinado. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre ellos, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar un empleado a varios turnos en una jornada laboral.
Antes de empezar
Algunas funciones avanzadas de registros de horas y administración de turnos solo están disponibles con una suscripción de Turnos Square Plus, como administración de días libres, intercambio de turnos, seguimiento de las horas extras y fondo de propinas.
Las funciones básicas de programación y registros de horas están disponibles de forma gratuita a través de la versión gratuita de Turnos Square, para un máximo de cinco empleados.
Puedes configurar un máximo de tres turnos por empleado al día. Las solicitudes de días libres aprobadas se bloquearán al crear el calendario. Consulta cómo Gestionar las solicitudes de los turnos.
Debes tener agregado al menos un empleado para configurar tu calendario. Consulta cómo Añadir y gestionar miembros del equipo.
Configurar disponibilidad de los empleados
Una vez que agregues a los empleados, asegúrate de que su disponibilidad sea correcta y esté actualizada. Puedes hacer que los empleados establezcan su disponibilidad en la aplicación Square para equipos o en el Panel de control de Square. También puedes configurarla en el Panel de control de Square.
Los titulares de cuentas y el personal con el permiso Gestionar disponibilidad pueden actualizar la disponibilidad a través del Panel de control de Square.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y selecciona Personal > Turnos > Horarios > Disponibilidad.
- Selecciona el punto de venta en el menú desplegable. Si es necesario, puedes seleccionar varios para mostrar los turnos y la disponibilidad de todos ellos. Si consultas la información de distintos puntos de venta, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todos los que selecciones.
- En la fila de un empleado, haz clic en el icono «+» para abrir la página de disponibilidad para un día específico.
- Activa la opción Disponible todo el día si tu empleado está disponible durante todo el horario comercial programado o indica una hora de inicio y una hora de finalización para establecer las horas en las que podría trabajar.
- Para añadir otro nivel de disponibilidad, selecciona Añadir disponibilidad.
- Para repetir la misma disponibilidad para otros días de la semana, selecciona los días correspondientes en la sección Repetir.
- Selecciona Guardar.
Tu personal puede establecer su propia disponibilidad desde la aplicación Square para equipos. Cada empleado tiene un máximo de cuatro bloques de disponibilidad.
- En la pestaña Inicio de la aplicación de Square para equipos, selecciona Yo.
- Selecciona Disponibilidad.
- Escoge el día de la semana que quieras editar para abrir la pantalla Añadir disponibilidad.
- Haz los cambios que quieras y guárdalos.
Agregar turnos para los empleados
Después de establecer la disponibilidad del equipo, puedes asignar turnos a cada empleado y así empezar a configurar el calendario.
Inicia sesión en Panel de control de Square y selecciona Personal > Turnos > Programación > Calendario.
Selecciona el horario y los puntos de venta en el menú desplegable. Si visualizas la información de múltiples puntos de venta, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todos los puntos de venta seleccionados.
En el menú desplegable selecciona Todos los empleados para filtrar empleados o puestos específicos.
En la fila de un empleado, selecciona + para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.
Comprueba que los empleados, los puestos y las fechas sean correctos e introduce una Hora de inicio y una Hora de finalización. Si el empleado que has seleccionado no está disponible o tiene una disponibilidad parcial para ese día, aparecerá un mensaje con esa información.
Agrega una nota opcional y selecciona un color para asociarlo con el empleado en el calendario. Los empleados pueden ver las notas cuando reciben su calendario por correo electrónico.
Si quieres repetir el mismo turno otro día de la semana, selecciona los días en el menú desplegable Repetir turno.
Selecciona Guardar.
Repite los pasos para cada miembro del equipo hasta que termines tu calendario.
Agregar turnos abiertos
Si no puedes llenar un turno en particular y quieres abrir la opción a todos los empleados asociados con un puesto de trabajo en particular, puedes agregar turnos abiertos en tu Panel de control de Square.
Inicia sesión en Panel de control de Square y selecciona Personal > Turnos > Programación > Calendario.
Selecciona el horario y el punto de venta correspondientes en los menús desplegables. Puedes seleccionar múltiples puntos de venta para mostrar los turnos y la disponibilidad en cada uno de ellos de forma conjunta. Si visualizas la información de múltiples puntos de venta, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todos los puntos de venta seleccionados.
En la fila Abrir turnos, selecciona + para abrir la pantalla Añadir turno para un día específico.
Comprueba que los puestos y las fechas sean correctos e indica una Hora de inicio y una Hora de finalización.
Agrega una nota opcional y selecciona un color para asociarlo con el turno abierto en el calendario. Las notas para turnos abiertos son visibles solo para la persona que crea la programación y no aparecen para los empleados.
Si deseas repetir el mismo turno abierto para otro día de la semana, selecciona los días en el menú desplegable Repetir turno.
Selecciona Guardar. Repite los pasos anteriores para los días en que desees añadir un turno abierto.
Publica e imprime el calendario
Puedes publicar e imprimir tu calendario desde el Panel de control de Square.
Inicia sesión en Panel de control de Square y selecciona Personal > Turnos > Programación > Calendario.
Una vez que termines de crear tu calendario, selecciona Publicar.
Consulta el resumen para ver el número total de miembros del equipo programados, el recuento total de turnos y de horas, y elige si deseas Notificar solo a los empleados afectados o Notificar a todos los empleados.
Selecciona Publicar calendario.
Los miembros de tu equipo recibirán una notificación por correo electrónico con su nuevo calendario, junto con la opción de verlo desde la aplicación Square para equipos.
Una vez que publiques tu calendario, puedes imprimir una versión física.
Inicia sesión en Panel de control de Square y selecciona Personal > Turnos > Programación > Calendario.
Selecciona … > Imprimir.