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Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi, avec la Gestion d’équipe et Équipe Plus Planification des quarts de travail de Square, vous avez accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des quarts de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à la Solution PDV pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

Shift Scheduling Overview

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la programmation de votre équipe.

Terme Définition
Quart de travail Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La planification des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Un membre de l’équipe peut être affecté à plusieurs quarts au cours d’une journée de travail.
Fiches de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de quarts, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des quarts en cours et des quarts terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent correspondre au moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée (p. ex. pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h du matin à 4 h du matin pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, un membre de l’équipe travaille de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch. Le membre de l’équipe a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 210h, du lundi au vendredi.
Congés Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un membre de l’équipe. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un membre de l’équipe peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Intitulé de poste L’intitulé de poste fait référence à la position qu’un membre de l’équipe occupe au sein d’une entreprise. Les membres de l’équipe peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire attribué à chacun. Les salaires associés seront déterminés par l’intitulé de poste que le membre de l’équipe occupe. Par exemple, un membre de l’équipe qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ comme « Caissier » et 17 $ comme « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification poussée au propriétaire du compte ou à un membre de l’équipe par Square, au nom de l’autre partie). Remarque : Gestion d’équipe et Équipe Plus ne prennent en charge pour l’instant que les notifications par courriel et poussées par les applications.
Alertes Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des quarts, ainsi que les alertes pour les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer votre premier horaire, vous devez vous assurer d’avoir organisé certains éléments afin de garantir un processus de création sans faille.

  • Créer vos membres d’équipe : Avant de mettre en œuvre un horaire, vous devez vous assurer d’avoir créé votre équipe et de lui avoir attribué une adresse courriel pour la connexion, un intitulé de poste, au moins un salaire et un ensemble d’autorisations.

  • Suggérer l’application Équipe à votre équipe : Pour que les membres de votre équipe puissent gérer leur emploi du temps en déplacement, assurez-vous qu’ils téléchargent l’application Équipe. Ils pourront ainsi accéder à leur horaire et demander des modifications, qu’ils soient au travail ou à la maison.

Configuration de votre horaire

Disponibilité

Une fois que vous aurez constitué votre équipe, vous voudrez également vous assurer que ses disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de définir leurs disponibilités par le biais de l’application Équipe, ou les définir pour eux dans votre Tableau de bord Square. Pour les définir vous-même :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail > Disponibilité dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez le point de vente approprié dans le menu déroulant en haut de la liste des membres de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente afin de visualiser les quarts de travail et la disponibilité pour chacun de ces points de vente. Si vous visualisez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales sera mis à jour pour refléter tous les points de vente sélectionnés.

  3. Sur la ligne d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.

  4. Activez Disponible toute la journée si le membre de l’équipe est disponible pendant toutes les heures de travail prévues, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour indiquer à quel moment le membre de l’équipe est disponible.

  5. Pour ajouter une autre couche de disponibilité, cliquez sur Ajouter la disponibilité ou choisissez de répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours appropriés sous la section Répéter le.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Shift Scheduling Availability

Votre équipe peut également définir sa propre disponibilité dans l’application Équipe. Pour ce faire :

  1. À la page Accueil de l’application Équipe Square, appuyez sur Plus.

  2. Sous la section Paramètres de travail, touchez Disponibilité.

  3. Touchez le jour de la semaine que vous souhaitez modifier pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apporter les modifications nécessaires.

  4. Touchez Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les disponibilités ne peuvent être mises à jour que par le biais du Tableau de bord Square en ligne et de l’application Équipe Square. Chaque membre de l’équipe a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité. Les propriétaires de compte et les membres de l’équipe disposant d’un accès complet ou de l’autorisation « Gérer la disponibilité » peuvent mettre à jour la disponibilité pour eux-mêmes par le biais du Tableau de bord Square en ligne à tout moment. Les membres de l’équipe disposant d’autorisations limitées auront la possibilité de mettre à jour leur disponibilité lorsqu’ils utilisent l’application Équipe Square.

Quarts de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de votre équipe, vous pouvez commencer à établir votre horaire en appliquant les Quarts de travail à chaque membre de l’équipe. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Quarts de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire et le point de vente appropriés dans le menu déroulant en haut de la liste des membres de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente afin de visualiser les quarts de travail et la disponibilité pour chacun de ces points de vente. Si vous visualisez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales sera mis à jour pour refléter tous les points de vente sélectionnés. Remarque : Cliquez sur le menu déroulant intitulé Tous les membres d’équipe pour filtrer des membres de l’équipe ou des intitulés de poste en particulier. Par exemple, s’il n’est pas nécessaire de programmer l’horaire du responsable de l’entreprise, vous pouvez filtrer par membres de l’équipe à l’exception du responsable.

  3. Sur la ligne d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier.

  4. Assurez-vous que le membre de l’équipe, l’intitulé du poste et les dates sont exacts; entrez une Heure de début et une Heure de fin. Remarque: Si le membre de l’équipe sélectionné n’est pas disponible ou a une disponibilité partielle pour cette journée, une note vous l’indiquera.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionnez une couleur qui sera visiblement associée au membre de l’équipe sur l’horaire. Remarque : Si une note est associée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée l’horaire et non pour les autres membres de l’équipe.

  6. Si vous devez répéter le même quart pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le quart en bas de l’écran Ajouter un quart.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque membre de l’équipe jusqu’à ce que votre horaire soit rempli selon les besoins.

Vous avez également la possibilité de déplacer par glisser-déposer des quarts de travail déjà programmés. Il vous suffit de cliquer sur un quart programmé et de le déplacer vers une autre cellule pour qu’il soit attribué d’un membre de l’équipe à un autre. Vous pouvez également copier un quart de travail en maintenant enfoncées les touches Option + ALT de votre clavier. Une fois que le quart a été déplacé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais pas publiée.

Remarque : Le maximum de quart de travail quotidien que vous pouvez programmer pour chaque membre de l’équipe est de trois. Les demandes de congé approuvées seront indiquées et non accessibles lors de la programmation de l’horaire et pourront être annulées en cliquant sur le bloc du quart de travail.

Shift Scheduling Create Schedule

Quarts ouverts

Si vous n’êtes pas en mesure de remplir un quart de travail et souhaitez ouvrir l’option pour tous les membres de l’équipe associés à un intitulé de poste en particulier, vous pouvez utiliser les quarts de travail ouverts. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Quarts de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire et le point de vente appropriés dans le menu déroulant en haut de la liste des membres de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente afin de visualiser les quarts de travail et la disponibilité pour chacun de ces points de vente. Si vous visualisez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales sera mis à jour pour refléter tous les points de vente sélectionnés.

  3. À partir de la ligne Quarts ouverts, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier. Remarque : Si vous filtrez par Postes, cliquez sur l’icône « + » sur la ligne appropriée et sélectionnez Quart ouvert dans le menu déroulant Membre de l’équipe à l’écran Ajouter un quart.

  4. Vérifiez que l’intitulé du poste et les dates sont exacts; entrez une Heure de début et une Heure de fin.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionnez une couleur qui sera visiblement associée au membre de l’équipe sur l’horaire. Remarque : Si une note est associée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée l’horaire et non pour les autres membres de l’équipe.

  6. Si vous devez répéter le même quart ouvert pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le quart en bas de l’écran Ajouter un quart.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour les jours où vous souhaitez accorder l’option de choisir un quart de travail ouvert.

À partir de là, les quarts ouverts que vous créez deviendront visibles pour tous les membres de l’équipe qui ne sont pas déjà programmés pour travailler pendant cette plage horaire et dont l’intitulé de poste correspond. Les membres de l’équipe peuvent choisir un quart ouvert directement à partir de l’application Équipe. Pour ce faire, demandez au membre de l’équipe :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Repérez un quart de travail marqué comme Quart de travail ouvert en bleu. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Demande de quart de travail.

Dès qu’un membre d’équipe demande un quart de travail ouvert, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez cliquer sur Vérifier la demande directement à partir de la notification ou cliquer sur l’icône des trois points dans Quarts de travail pour la passer en revue manuellement. Vous serez invité à Refuser ou à Approuver la demande de modification du quart et le membre d’équipe recevra une notification poussée dans l’application Équipe lui confirmant votre décision.

Vous avez également la possibilité de faire glisser et de déposer des équipes déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une équipe programmée et de la faire glisser vers la cellule appropriée pour passer d’un membre de l’équipe à un autre. Vous pouvez également copier une équipe en maintenant enfoncées les touches Option/ALT de votre clavier. Une fois que le quart a été déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais pas publiée.

Shift Scheduling Notifications

Échanger des quarts de travail

Si vous utilisez Équipe Plus, votre équipe aura également la possibilité d’échanger des quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe qui ne peuvent pas accepter un quart de travail qui leur avait été attribué, ou alors qui souhaitent simplement échanger leur quart de travail pour un autre. Pour ce faire :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Échanger un quart de travail.

  5. Dans la liste des quarts de travail disponibles, sélectionnez celui qui convient le mieux et touchez Demander un échange.

Dès lors, le membre de l’équipe dont le quart de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un courriel ou une notification poussée de l’application Équipe (en fonction de ses paramètres de notification). Ce courriel l’informera du fait qu’un autre membre de l’équipe veut échanger des quarts de travail, qu’il pourra accepter ou refuser. Remarque : Les membres de l’équipe qui ont demandé à échanger leurs quarts de travail recevront une notification avant la confirmation de la modification les informant qu’ils sont responsables de leur quart de travail jusqu’à ce que la demande d’échange soit acceptée.

Demandes de congé

En plus de permettre l’échange de quarts de travail, Équipe Plus offre à votre équipe la possibilité de présenter une demande de congé directement à partir de l’application Équipe et ce, pour n’importe quel horaire n’ayant pas encore été publié. Une fois qu’un membre de l’équipe aura présenté une demande de congé, vous recevrez une notification par courriel ainsi qu’une notification sur votre Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, vous pourrez approuver ou refuser la demande, et le membre de l’équipe recevra une alerte concernant votre décision. Vous recevrez aussi une notification si un autre membre de l’équipe a déjà une demande de congé approuvée pour la même plage horaire qu’une autre personne. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, demandez à votre équipe :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Plus.

  2. Touchez Congé  > Demande de congé.

  3. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour la demande de congé, puis ajoutez une note sous la section Motif.

  4. Touchez Demander un congé.

Les membres de l’équipe peuvent faire le suivi de leurs demandes ainsi qu’annuler toute demande en attente ou approuvée en visitant la même section sur l’application Équipe Square.

Remarque : Les membres de l‘équipe ne peuvent pas demander un congé pour des horaires déjà publiés.

Pour approuver ou refuser des demandes de congé présentées par les membres de votre équipe :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Horaire et Quarts de travail.

  2. Cliquez sur le bouton « ... » et sélectionnez Demandes.

  3. Cliquez sur Afficher la demande pour voir les détails de la demande de congé et cliquez soit sur Refuser, soit sur Approuver. Vous aurez aussi la possibilité de laisser une note.

  4. Lorsque vous aurez approuvé ou refusé la demande, le membre de l’équipe qui a présenté la demande recevra une notification par courriel en plus d’une notification poussée de l’application Équipe Square dans la mesure où il aura activé cette fonctionnalité.

Vous pouvez également approuver ou refuser les demandes directement à partir de n’importe quel horaire en cours; vous n’avez qu’à cliquer sur le quart de travail que vous désirez modifier et ouvrir l’écran Détails du quart. Avant de publier, vous recevrez une notification si vous devez approuver ou refuser des demandes de congé en attente. Vous pouvez choisir de les approuver ou de les refuser de façon individuelle ou de refuser toutes les demandes en attente.

Remarque : En cas de changement au programme, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée; vous n’avez qu’à cliquer sur le bloc du quart de travail où la demande de congé a été approuvée et sélectionner Annuler.

Alertes et notifications

Avec Planification des quarts de travail, vous recevrez des alertes et des notifications concernant les horaires que vous avez créés. Les alertes sont signalées dans votre Tableau de bord Square en ligne en cas de problèmes. Les notifications sont des messages envoyés par courriel et par le centre de notification du Tableau de bord vous invitant à accomplir une action proactive. Vous pouvez gérer les alertes et les notifications que vous recevez en lien avec les horaires et les fiches de présence en mettant à jour les paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Alertes et notifications.

  2. Sous les sections Alertes et Notifications par courriel, cochez les types d’alertes que vous souhaitez activer. Décochez au besoin chaque alerte que vous souhaitez désactiver.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous aurez enregistré vos paramètres, vous ne recevrez que des alertes et des notifications par courriel pour les types d’alertes que vous avez sélectionnés.

Publication de votre horaire

Lorsque vous avez finalisé votre horaire et êtes certain de n’avoir plus à apporter aucune autre modification, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran des quarts de travail. Passez en revue l’horaire pour voir le nombre total de membres de l’équipe prévus, le nombre total de quarts et le nombre total d’heures, et choisissez si vous souhaitez notifier les membres de l’équipe concernés ou tous les membres de l’équipe. Il ne reste plus alors qu’à Publier l’horaire. Les membres de votre équipe recevront une notification par courriel avec le détail de leur nouvel horaire. Ils auront aussi la possibilité de consulter leur horaire à partir de l’application Équipe Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel horaire existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer l’horaire, sélectionnez la semaine que vous souhaitez copier et cliquez sur Dupliquer l’horaire pour finaliser le processus.

Shift Scheduling Duplicate

Imprimer votre horaire

Pour imprimer votre horaire :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur l’icône à trois points en haut de la page et sélectionnez Imprimer.

Gestion de votre horaire

Afin de limiter les erreurs et toute confusion au moment de pointer à l’arrivée/au départ ou de visualiser l’horaire, assurez-vous d’avoir activé les paramètres de Quarts de travail appropriés. Consultez les paramètres ci-dessus pour en savoir plus sur chacun d’eux.

Paramètres de l’horaire

Votre horaire pour une semaine et pour une journée de travail influence la façon de calculer vos heures supplémentaires. À des fins de rapport, il est préférable de programmer les heures de votre journée de travail après le départ du dernier membre de votre équipe. Pour mettre à jour les réglages de vos journées et de vos semaines de travail :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Horaire.

  2. Dans le menu déroulant Heures de la journée de travail, sélectionnez le jour de la semaine approprié.

  3. Cliquez sur heures de la journée de travail pour sélectionner le moment approprié de la journée. Remarque : Pour la plupart des entreprises, un début de journée à minuit est la norme. Cependant, si les membres de votre équipe travaillent après minuit (p. ex. dans les bars, les restaurants, etc.), vous devez régler votre début de journée de travail pour refléter le moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée.

  4. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Avec Équipe Plus (ou d’autres abonnements comme Square pour détaillants, Square pour restaurants, etc.), vous pouvez également autoriser les membres de votre équipe à échanger leurs quarts de travail avec d’autres employés et à demander des congés, avec votre approbation, bien sûr. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Horaire.

  2. Activez ou désactivez les paramètres de l’application Échange de quart de travail et Demandes de congés en fonction de vos préférences.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres des heures supplémentaires

Les règles relatives aux heures supplémentaires vary by state et sont extrêmement importantes à respecter pour éviter tout problème avec le ministère du Travail de votre région ou de votre province. Pour mettre à jour vos paramètres d’heures supplémentaires :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail > Paramètres > Heures supplémentaires dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Activez ou désactivez les règles en matière d’heures supplémentaires, y compris la règle Après le travail (heures), qui fait partie des règles dont il faut tenir compte pour les heures supplémentaires.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres de pause

Les règles relatives aux périodes de repas et de pause varient selon les provinces et précisent à quel moment les membres de l’équipe doivent faire une pause et si cette pause est payée ou non. Remarque : Vous êtes limité à la création d’un maximum de 3 pauses par point de vente. Pour mettre à jour vos paramètres de pause :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Pauses.

  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Indiquez ensuite un nom pour cette pause, sa durée, et choisissez le type de rémunération, soit Payée ou Non payée.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Si vous êtes abonné à Équipe Plus, vous pouvez activer les paramètres Bloquer la fin anticipée des pauses et Convertir le temps excédentaire d’une pause payée en une pause non payée à partir de cette même section. Vous pouvez également permettre à certains membres de l’équipe de passer outre ce paramètre en activant l’autorisation Ignorer les pointages anticipés et non programmés lors de l’utilisation des autorisations personnalisées.

Paramètres de pointage à l’arrivée et au départ.

L’application Équipe Square permet à votre équipe de pointer à l’arrivée ou au départ et de demander la modification de ses fiches de présence. En outre, vous pouvez appliquer des paramètres de pointage particuliers à un point de vente afin d’éviter les pointages précoces et non programmés. Pour commencer :

  1. Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Pointer.

  2. Activez ou désactivez les paramètres des applications Pointer à partir de l’application Équipe, Modification des fiches de présence et Bloquer les entrées hâtives et non programmées en fonction de vos préférences.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il a été publié?

Oui! Pour modifier un horaire déjà publié, repérez simplement l’horaire en question dans la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et modifiez-le comme vous le souhaitez. Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer l’horaire mis à jour.

Un des membres de mon équipe n’a pas reçu son horaire. Puis-je l’envoyer à nouveau?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux autres membres de l’équipe qui doivent travailler pendant cette période. Demandez au membre de l’équipe de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Équipe pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications « poussées » de l’application. Il est également possible que le courriel de l’horaire ait été envoyé à une adresse courriel non valide ou dans le dossier de courrier indésirable du membre de l’équipe. La meilleure pratique consiste à demander au membre de votre équipe de confirmer que l’adresse courriel associée à son profil d’équipe est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer à l’horaire un membre de l’équipe en dehors de sa disponibilité. Puis-je le faire?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de votre équipe à tout moment à partir de la page Disponibilité de votre Tableau de bord Square en ligne sous Personnel > Quarts de travail. Vous pouvez également simplement programmer par-dessus leurs conflits de disponibilité. Lorsque vous programmez en dehors des périodes de disponibilité, un avertissement disant que le quart de travail se situe en dehors des disponibilités de votre employé s’affichera. Vous aurez toutefois l’option de l’Enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter des disponibilités de vos membres de l’équipe directement avec eux avant d’effectuer tout changement pour éviter toute confusion ou problème éventuel pour l’horaire en question. Remarque : Chaque membre de l’équipe peut avoir jusqu’à quatre blocs de disponibilité.

Est-ce que les membres de mon équipe peuvent demander une modification de leurs fiches de présence?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous êtes abonné à Équipe Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Quarts de travail > Paramètres et Application Équipe.
  2. Activez le paramètre des modifications de fiches de présence. Les membres de votre équipe peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour toute période de travail antérieure.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout autre membre de l’équipe qui détient l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence recevra une notification les invitant à approuver ou à refuser la demande.

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Ai-je la possibilité de répartir les pourboires entre mes membres d’équipe?

Avec Équipe Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires par carte de crédit et les répartir de façon égale entre tous les membres de l’équipe ayant pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour votre équipe et élimine les processus de travail alternatifs et complexes avec lesquels vous distribuez les pourboires manuellement à l’heure actuelle, ce qui vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre entreprise. Apprenez-en davantage au sujet de la mise en commun des pourboires avec Équipe Plus.

En outre, vous pouvez également exiger des membres de l’équipe qu’ils déclarent les pourboires en espèces lorsqu’ils pointent leur départ ou changent de rôle sur le PDV ou dans l’application Équipe. Vous pouvez activer ce paramètre à partir de la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.

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