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Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe

Aperçu

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi, avec la Gestion d’équipe et Équipe Plus Planification des quarts de travail de Square, vous avez accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des quarts de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à la Solution PDV pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

Shift Scheduling Overview

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la programmation de votre équipe.

Terme Définition
Quart de travail Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La planification des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Un membre de l’équipe peut être affecté à plusieurs quarts au cours d’une journée de travail.
Fiches de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de quarts, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des quarts en cours et des quarts terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, le début de la journée de travail doit correspondre au moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée (par exemple, pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h du matin à 4 h du matin pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, un membre de l’équipe travaille de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch. Le membre de l’équipe a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Intitulé de poste L’intitulé de poste fait référence à la position qu’un membre de l’équipe occupe au sein d’une entreprise. Les membres de l’équipe peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire attribué à chacun. Les salaires associés seront déterminés par l’intitulé de poste que le membre de l’équipe occupe. Par exemple, un membre de l’équipe qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ comme « Caissier » et 17 $ comme « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification poussée au propriétaire du compte ou à un membre de l’équipe par Square, au nom de l’autre partie). Remarque : Gestion d’équipe et Équipe Plus ne prennent en charge pour l’instant que les notifications par courriel et poussées par les applications.
Alertes Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des quarts, ainsi que les alertes pour les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer votre premier horaire, vous devez vous assurer d’avoir organisé certains éléments afin de garantir un processus de création sans faille.

  • Créer vos membres d’équipe : Avant de mettre en œuvre un horaire, vous devez vous assurer d’avoir créé votre équipe et de lui avoir attribué une adresse courriel pour la connexion, un intitulé de poste, un ou plusieurs salaires et un ensemble d’autorisations.

  • Suggérer l’application Équipe à votre équipe : Afin que les membres de votre équipe puissent gérer leur emploi du temps en déplacement, assurez-vous que votre équipe télécharge l’application Équipe. Les membres de l’équipe pourront ainsi accéder à leur horaire et demander des modifications, qu’ils soient au bureau ou à la maison.

Configuration de votre horaire

Disponibilité

Une fois que vous aurez constitué votre équipe, vous voudrez également vous assurer que ses disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de définir leurs disponibilités par le biais de l’application Équipe, ou les définir pour eux dans votre Tableau de bord Square. Pour les définir vous-même :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Disponibilité.

  2. Sélectionnez l’endroit approprié dans le menu déroulant en haut de la liste des membres de votre équipe.

  3. Sur la ligne d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.

  4. Activez Disponible toute la journée si le membre de l’équipe est disponible pendant toutes les heures de travail prévues, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour indiquer à quel moment le membre de l’équipe est disponible.

  5. Pour ajouter une autre couche de disponibilité, cliquez sur Ajouter la disponibilité ou choisissez de répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours appropriés sous la section Répéter le.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Shift Scheduling Availability

Votre équipe peut également définir sa propre disponibilité dans l’application Équipe. Pour ce faire :

  1. À la page Accueil de l’application Équipe Square, appuyez sur Plus.

  2. Sous la section Paramètres de travail, touchez Disponibilité.

  3. Touchez le jour de la semaine que vous souhaitez modifier pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apporter les modifications nécessaires.

  4. Touchez Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les disponibilités ne peuvent être mises à jour que par le biais du Tableau de bord Square en ligne et de l’application Équipe Square. Les propriétaires de compte et les membres de l’équipe ayant un accès complet ou l’autorisation « Gérer la disponibilité » peuvent mettre à jour leurs propres disponibilités par le biais du Tableau de bord Square en ligne à tout moment. Les membres de l’équipe ayant des autorisations limitées auront la possibilité de mettre à jour leurs disponibilités en utilisant l’application Équipe Square.

Quarts de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de votre équipe, vous pouvez commencer à établir votre horaire en appliquant les Quarts de travail à chaque membre de l’équipe. Pour commencer :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Quarts de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire et l’emplacement appropriés dans les menus déroulants situés en haut de la liste des membres de votre équipe. Remarque : Cliquez sur le menu déroulant qui indique Tous les membres de l’équipe pour activer ou désactiver des membres de l’équipe ou des intitulés de poste en particulier. Par exemple, s’il n’est pas nécessaire de programmer l’horaire du propriétaire d’entreprise, vous pouvez filtrer sur tous les membres de l’équipe à l’exception du propriétaire d’entreprise.

  3. Sur la ligne d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier.

  4. Assurez-vous que le membre de l’équipe, l’intitulé du poste et les dates sont exacts; entrez une Heure de début et une Heure de fin. Remarque: Si le membre de l’équipe sélectionné n’est pas disponible ou a une disponibilité partielle pour cette journée, une note vous l’indiquera.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionnez une couleur qui sera visiblement associée au membre de l’équipe sur l’horaire. Remarque : Si une note est associée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée l’horaire et non pour les autres membres de l’équipe.

  6. Si vous devez répéter le même quart pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le quart en bas de l’écran Ajouter un quart.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque membre de l’équipe jusqu’à ce que votre horaire soit rempli selon les besoins.

Vous avez également la possibilité de faire glisser et de déposer des équipes déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une équipe programmée et de la faire glisser vers la cellule appropriée pour passer d’un membre de l’équipe à un autre. Vous pouvez également copier une équipe en maintenant enfoncées les touches Option/ALT de votre clavier. Une fois que le quart a été déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais pas publiée.

Remarque : Un maximum de trois quarts de travail quotidiens peuvent être programmés par membre de l’équipe.

Shift Scheduling Create Schedule

Quarts ouverts

Si vous n’êtes pas en mesure de remplir un quart de travail et souhaitez ouvrir l’option pour tous les membres de l’équipe associés à un intitulé de poste en particulier, vous pouvez utiliser les quarts de travail ouverts. Pour commencer :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Quarts de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire appropriée et le point de vente dans le menu déroulant en haut de la liste des membres de votre équipe.

  3. À partir de la ligne Quarts ouverts, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier. Remarque : Si vous filtrez par Postes, cliquez sur l’icône « + » sur la ligne appropriée et sélectionnez Quart ouvert dans le menu déroulant Membre de l’équipe à l’écran Ajouter un quart.

  4. Vérifiez que l’intitulé du poste et les dates sont exacts; entrez une Heure de début et une Heure de fin.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionnez une couleur qui sera visiblement associée au membre de l’équipe sur l’horaire. Remarque : Si une note est associée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée l’horaire et non pour les autres membres de l’équipe.

  6. Si vous devez répéter le même quart ouvert pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le quart en bas de l’écran Ajouter un quart.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour les jours où vous souhaitez accorder l’option de choisir un quart de travail ouvert.

À partir de là, les quarts ouverts que vous créez deviendront visibles pour tous les membres de l’équipe qui ne sont pas déjà programmés pour travailler pendant cette plage horaire et dont l’intitulé de poste correspond. Les membres de l’équipe peuvent choisir un quart ouvert directement à partir de l’application Équipe. Pour ce faire, demandez au membre de l’équipe :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Repérez un quart de travail marqué comme Quart de travail ouvert en bleu. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Demande de quart de travail.

Dès qu’un membre de l’équipe demande un quart de travail ouvert, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez cliquer sur Vérifier la demande directement à partir de la notification ou cliquer sur l’icône des trois points dans Fiches de présence > Quarts de travail pour la modifier manuellement. Vous serez invité à Refuser ou à Approuver la demande de modification et le membre de l’équipe recevra une notification dans l’application Équipe lui confirmant votre décision.

Vous avez également la possibilité de faire glisser et de déposer des équipes déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une équipe programmée et de la faire glisser vers la cellule appropriée pour passer d’un membre de l’équipe à un autre. Vous pouvez également copier une équipe en maintenant enfoncées les touches Option/ALT de votre clavier. Une fois que le quart a été déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais pas publiée.

Shift Scheduling Notifications

Échanger des quarts de travail

Si vous utilisez Équipe Plus, votre équipe aura également la possibilité d’échanger des quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe qui ne peuvent pas accepter un quart de travail qui leur avait été attribué, ou alors qui souhaitent simplement échanger leur quart de travail pour un autre. Pour ce faire, demandez au membre de l’équipe :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Échanger un quart de travail.

  5. Dans la liste des quarts de travail disponibles, sélectionnez celui qui convient le mieux et appuyez sur Demander un échange.

Dès lors, le membre de l’équipe dont le quart de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un courriel ou une notification poussée de l’application Équipe (en fonction de ses paramètres de notification). Ce courriel l’informera du fait qu’un autre membre de l’équipe veut échanger des quarts de travail, qu’il pourra accepter ou refuser. Remarque : Les membres de l’équipe qui ont demandé à échanger leurs quarts de travail recevront une notification avant la confirmation de la modification les informant qu’ils sont responsables de leur quart de travail jusqu’à ce que la demande d’échange soit acceptée.

Publication de votre horaire

Lorsque vous avez finalisé votre horaire et êtes certain de n’avoir plus à apporter aucune autre modification, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran des quarts de travail. Passez en revue l’horaire pour voir le nombre total de membres de l’équipe prévus, le nombre total de quarts et le nombre total d’heures, et choisissez si vous souhaitez notifier les membres de l’équipe concernés ou tous les membres de l’équipe. Il ne reste plus alors qu’à Publier l’horaire. Les membres de votre équipe recevront une notification par courriel avec le détail de leur nouvel horaire. Ils auront aussi la possibilité de consulter leur horaire à partir de l’application Équipe Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel horaire existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer l’horaire, sélectionnez la semaine que vous souhaitez copier et cliquez sur Dupliquer l’horaire pour finaliser le processus.

Shift Scheduling Duplicate

Gestion de votre horaire

Afin de réduire au minimum les erreurs et les inexactitudes au moment de pointer à l’arrivée et au départ ou en consultant l’horaire, il est important de vous assurer que les paramètres appropriés sont activés pour les fiches de présence. Consultez les types de paramètres ci-dessous pour en savoir plus sur chacun d’entre eux.

Période de travail

Votre horaire pour une semaine et pour une journée de travail influence la façon de calculer vos heures supplémentaires. À des fins de rapport, il est préférable de commencer votre journée de travail après l’heure habituelle à laquelle le dernier membre d’équipe pointe sa sortie. Pour mettre à jour les paramètres de la période de travail :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres > Période de travail.

  2. À partir du menu déroulant Début de la semaine de travail, sélectionnez le jour de la semaine qui vous convient.

  3. À partir du menu déroulant Début de la journée de travail, sélectionnez le moment de la journée qui vous convient. Remarque : Pour la plupart des entreprises, le début de la journée est réglé à minuit. Cependant, si des membres de votre entreprise travaillent après minuit (p. ex., dans des bars, des restaurants, etc.), vous devez régler l’heure de « Début de la journée de travail » pour tenir compte du moment où tous les membres de l’équipe ont pointé à la sortie.

  4. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Heures supplémentaires

Les règles relatives aux heures supplémentaires varient selon l’État et il est extrêmement important de les respecter pour éviter tout problème auprès des autorités municipales ou provinciales. Pour mettre à jour les paramètres relatifs aux heures supplémentaires :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Heures supplémentaires.

  2. Activez ou désactivez les règles en matière d’heures supplémentaires, y compris la règle Après le travail (heures), qui fait partie des règles dont il faut tenir compte pour les heures supplémentaires.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Pauses

Les règles concernant les périodes de repas et de pauses varient selon les juridictions. Elles précisent à quelle fréquence les membres de l’équipe doivent faire une pause et si cette pause est rémunérée ou non. Remarque : Vous pouvez définir jusqu’à trois pauses par point de vente. Pour mettre à jour les paramètres relatifs aux pauses :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Pauses.

  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Indiquez ensuite un nom pour cette pause, sa durée, et choisissez le type de rémunération, soit Payée ou Non payée.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Application Équipe

L’application Équipe Square permet à votre équipe de pointer, de consulter les fiches de présence et les horaires, de gérer ses disponibilités et, avec Équipe Plus (ou d’autres abonnements comme Square pour détaillants, Square pour restaurants, etc.), de solliciter l’attribution d’un quart de travail ouvert et d’échanger des quarts de travail avec d’autres employés, et ce avec votre accord, bien sûr. Pour mettre à jour les paramètres de votre application Équipe :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Application Équipe.

  2. Activez ou désactivez le paramètre Pointer à l’arrivée et à la sortie avec l’application Équipe Square en fonction de vos préférences.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Contrôle du temps

L’option de contrôle du temps vous permet de personnaliser l’heure à laquelle les membres de votre équipe peuvent pointer dans votre Solution PDV. Remarque : Ce paramètre est accessible seulement avec Équipe Plus. Pour mettre à jour vos paramètres de contrôle du temps :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres > Contrôle du temps.

  2. Activez ou désactivez les paramètres Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance et Bloquer les entrées hâtives et non programmées et saisissez toute information nécessaire (p. ex., Autoriser avant (minutes) et les points de vente concernés).

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Vous pouvez également permettre à certains membres de l’équipe d’outrepasser ce paramètre en activant la permission Remplacer les entrées hâtives et non programmées lors de la mise en place des autorisations personnalisées.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il a été publié?

Oui! Pour modifier un horaire déjà publié, il suffit de repérer l’horaire en question dans la section Fiches de présence > Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et de le modifier en conséquence. Une fois que vous avez apporté les modifications nécessaires, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer l’horaire mis à jour.

Comment les membres de mon équipe peuvent-ils demander des congés?

Pour l’instant, la possibilité de soumettre des demandes de congé n’est pas offerte par le biais de la Planification des quarts de travail de Gestion d’équipe. Bien que cette fonctionnalité soit prévue dans un avenir rapproché, nous vous suggérons de travailler directement avec votre équipe avant d’établir l’horaire de chaque semaine et de discuter de toute demande de congé susceptible d’affecter le personnel pour la période en question.

Un des membres de mon équipe n’a pas reçu son horaire. Puis-je l’envoyer à nouveau?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux autres membres de l’équipe qui doivent travailler pendant cette période. Demandez au membre de l’équipe de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Équipe pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications « poussées » de l’application. Il est également possible que le courriel de l’horaire ait été envoyé à une adresse courriel non valide ou dans le dossier de courrier indésirable du membre de l’équipe. La meilleure pratique consiste à demander au membre de votre équipe de confirmer que l’adresse courriel associée à son profil d’équipe est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer à l’horaire un membre de l’équipe en dehors de sa disponibilité. Puis-je le faire?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de votre équipe à tout moment sur la page Disponibilité des Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez aussi simplement replanifier l’horaire pour régler le conflit de disponibilité. Lorsque vous planifiez l’horaire en dehors des disponibilités, vous verrez un avertissement qui indique que le quart de travail est en dehors des disponibilités du membre de votre équipe, mais vous aurez la possibilité d’Enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter de la disponibilité des membres de votre équipe directement avec eux avant d’effectuer tout changement pour éviter toute confusion ou tout problème potentiel au sujet de cet horaire.