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Planifier l’horaire d’une équipe avec Quarts de travail Square

Avec Quarts de travail Square et Quarts de travail Square Plus, vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et pour tout le personnel. Quarts de travail Square s’intègre automatiquement avec Solution PDV Square, Rendez-vous Square et à Square pour restaurants. Les abonnés à Square pour détaillants Plus ont accès à Quarts de travail Square gratuitement, sans maximum d’employés.

En savoir plus sur la Tarification et fonctionnalités de Quarts de travail Square.

Shift Scheduling Overview

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés pour la programmation des horaires d’équipe.

Conditions Définition
Quart de travail Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La programmation des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Un membre de l’équipe peut être affecté à plusieurs quarts de travail au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de quarts de travail, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des quarts en cours et des quarts terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent refléter le moment où tous les membres de l’équipe enregistrent leur départ (p. ex., pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h à 4 h afin de tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, un membre de l’équipe travaille de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le dîner; le membre de l’équipe a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un membre de l’équipe. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un membre de l’équipe peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Intitulé de poste L’intitulé de poste fait référence au poste qu’un membre de l’équipe occupe au sein d’une entreprise. Les membres de l’équipe peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire associé à chacun d’eux. Le ou les salaires associés seront déterminés par l’intitulé de poste pour lequel le membre de l’équipe pointe son arrivée. Par exemple, un membre de l’équipe qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ en tant que « Caissier » et 17 $ en tant que « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification poussée de Square envoyée au titulaire du compte ou à un membre de l’équipe, au nom de l’autre partie). Remarque : Quarts de travail Square ne prend en charge pour l’instant que les notifications par courriel et poussées.
Alertes Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des quarts de travail, ainsi que les alertes concernant les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer un premier horaire, vous devez préparer certaines choses pour garantir un processus de création sans problème.

  • Créer vos membres d’équipe: Avant de mettre en place un horaire, vous devez vous assurer d’avoir créé une équipe en lui ajoutant un nom, une date de naissance et une adresse, et de lui avoir attribué une adresse courriel pour la connexion, un intitulé de poste, au moins un salaire et un ensemble d’autorisations.

  • Suggérer l’application Équipe à votre équipe: Pour permettre aux membres de l’équipe de gérer leur horaire en déplacement, assurez-vous qu’ils téléchargent l’application Équipe. Elle permet aux membres de l’équipe d’accéder à leur horaire et de demander des changements, qu’ils soient en entreprise ou à la maison.

Configuration des horaires

Disponibilité

Après avoir configuré l’équipe, assurez-vous que les disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux membres de l’équipe de définir leurs disponibilités en utilisant l’application Équipe ou les définir pour eux dans le Tableau de bord Square. Pour définir les disponibilités de l’équipe :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne > Disponibilités.

  • Dans le menu déroulant, au-dessus de la liste des membres de l’équipe sélectionnez le point de vente concerné. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les quarts de travail et les disponibilités pour tous ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés. 

  • À partir de la rangée d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône + pour afficher une journée en particulier avec ses disponibilités.

  • Activez Disponible toute la journée si le membre de l’équipe est disponible pendant toutes les heures de travail prévues, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour préciser les disponibilités du membre de l’équipe.

  • Pour ajouter d’autres disponibilités, cliquez sur Ajouter la disponibilité ou choisissez de répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours appropriés sous la section Répéter le.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Shift Scheduling Availability

Les membres de l’équipe peuvent aussi définir leurs disponibilités dans l’application Équipe. Pour le faire :

  • Dans l’onglet Accueil de l’application Équipe Square, touchez Plus.

  • Touchez Disponibilité. Remarque : Si vous utilisez la Gestion de paie, vous accédez à Plus > Disponibilité.

  • Touchez le jour de la semaine à modifier et, une fois la fenêtre Ajouter une disponibilité ouverte, faites les modifications nécessaires.

  • Touchez Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et refaites le processus pour les autres jours.

Remarque : Les disponibilités peuvent seulement être modifiées via le Tableau de bord Square en ligne et l’application Équipe Square. Chaque membre de l’équipe a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité. Les titulaires de compte et les membres de l’équipe avec un accès complet ou l’autorisation de Gérer la disponibilité peuvent modifier les disponibilités pour eux-mêmes via le Tableau de bord Square en ligne à tout moment. Les membres de l’équipe avec des autorisations limitées peuvent modifier leurs disponibilités en utilisant l’application Équipe Square.

Quarts de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de l’équipe, vous pouvez commencer à bâtir un horaire en appliquant des Quarts de travail à chaque membre de l’équipe. Pour commencer, suivez ces étapes :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne > Quarts de travail.

  • Ouvrez un menu déroulant au-dessus de la liste des membres de l’équipe et sélectionnez la plage horaire et le point de vente correspondants. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les quarts de travail et les disponibilités pour ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés. Remarque : Cliquez sur le menu déroulant Tous les membres de l’équipe, puis sélectionnez et filtrez par membres de l’équipe ou par intitulés de poste. Par exemple, s’il n’est pas nécessaire de programmer un horaire pour le propriétaire de l’entreprise, vous pouvez filtrer tous les membres de l’équipe à l’exception du propriétaire.

  • À partir de la rangée d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône + pour ouvrir l’écran Ajouter un quart de travail à une journée en particulier.

  • Vérifiez si l’intitulé de poste et les dates sont exacts > saisissez une heure de début et une heure de fin. Remarque : Si le membre de l’équipe sélectionné est non disponible ou avec une disponibilité partielle pour cette journée, une note s’affiche pour l’indiquer.

  • Si vous voulez, ajoutez des notes et sélectionnez une couleur pour associer clairement le membre de l’équipe sur l’horaire. Remarque : Quand une note est ajoutée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur du bloc correspondant à ce quart de travail sera légèrement plus pâle que les autres. Les notes sont visibles pour les employés lorsqu’ils reçoivent leur horaire par courriel. Les notes ne sont pas affichées dans l’application Équipe Square.

  • Pour dupliquer un quart de travail disponible sur un autre jour de la semaine, allez au bas de la fenêtre Ajouter un quart de travail, ouvrez le menu déroulant Dupliquer un quart de travail et cochez le jour visé.

  • Cliquez sur Enregistrer.

  • Répétez les étapes ci-dessus pour chaque membre de l’équipe jusqu’à ce que l’horaire soit comblé.

Une fois que votre équipe a été planifiée, vous pouvez consulter les coûts totaux de main-d’œuvre prévus, y compris les revenus estimés des heures supplémentaires, pour les membres de l’équipe planifiés sur toute la semaine. Vous pouvez également consulter les calculs des coûts de main-d’œuvre estimés pour chaque membre de l’équipe à partir de l’onglet Journée de travail. Les estimations des coûts de main-d’œuvre n’apparaissent pas dans les rapports de quart imprimés, ne sont visibles que par le biais de votre Tableau de bord Square en ligne et ne tiennent pas compte des pauses non rémunérées.

Vous pouvez aussi glisser-déposer des quarts de travail déjà programmés. Il vous suffit de cliquer sur un quart de travail programmé pour le faire glisser vers la cellule souhaitée et l’attribuer à un autre membre de l’équipe. Vous pouvez aussi copier un quart de travail en maintenant enfoncées les touches Option et ALT du clavier. Quand un quart de travail est déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais elle n’est pas publiée.

Remarque : Trois quarts de travail quotidiens peuvent être programmés par employé au maximum. Les demandes de congé approuvées sont bloquées durant la création d’un horaire, mais elles peuvent être annulées en cliquant sur le bloc du quart de travail.

Shift Scheduling Create Schedule

Quarts de travail disponibles

Si vous n’êtes pas en mesure de combler un quart de travail, vous pouvez le proposer à tous les membres de l’équipe assignés à un intitulé de poste avec la fonctionnalité de quarts de travail disponibles. Pour commencer, suivez ces étapes :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne > Quarts de travail.

  • Ouvrez un menu déroulant au-dessus de la liste des membres de l’équipe et sélectionnez la plage horaire et le point de vente correspondants. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les quarts de travail et les disponibilités pour tous ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.

  • À partir de la rangée Quarts de travail disponibles, cliquez sur l’icône + pour ouvrir la fenêtre Ajouter un quart de travail à une journée spécifique. Remarque : Si la liste est filtrée par poste, cliquez sur l’icône + de la rangée correspondante, puis sélectionnez Quart de travail disponible à partir du menu déroulant Membres de l’équipe situé dans la fenêtre Ajouter un quart de travail.

  • Vérifiez si l’intitulé de poste et les dates sont exacts > saisissez une heure de début et une heure de fin.

  • Vous pouvez aussi ajouter une note et sélectionner la couleur d’affichage du quart de travail disponible sur l’horaire. Remarque : Quand une note est ajoutée au quart de travail d’un membre de l’équipe, la couleur du bloc correspondant à ce quart de travail sera légèrement plus pâle que les autres. Les notes peuvent être consultées uniquement par la personne qui crée l’horaire et ne sont pas visibles pour les membres de l’équipe.

  • Pour dupliquer un quart de travail disponible sur un autre jour de la semaine, allez au bas de l’écran Ajouter un quart de travail, ouvrez le menu déroulant Dupliquer un quart de travail et cochez le jour visé.

  • Cliquez sur Enregistrer.

  • Répétez les étapes ci-dessus pour tous les jours où vous voulez proposer des quarts de travail disponibles.

Maintenant, les nouveaux quarts de travail disponibles peuvent être consultés par tous les membres de l’équipe dont l’horaire n’est pas complet durant ces plages horaires. Les membres de l’équipe peuvent choisir un quart de travail disponible directement dans l’application Équipe Square. Vous devez simplement inviter le membre de l’équipe à suivre les étapes suivantes :

  • Connectez-vous à l’application Équipe > Touchez Quarts de travail > Horaire.

  • Utilisez le sélecteur de date pour choisir une plage horaire correspondante à l’horaire.

  • Repérez un quart de travail disponible en bleu > touchez le quart de travail pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  • Touchez Demander un quart de travail.

Lorsqu’un membre de l’équipe demande un quart de travail ouvert, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne et pouvez cliquer sur l’icône à trois points dans Fiches de présence > Quarts de travail pour l’examiner manuellement. Vous devez refuser ou approuver la demande de changement de quart de travail. Dès que c’est fait, le membre de l’équipe recevra une notification de l’application Équipe pour l’informer de la décision.

Vous pouvez aussi glisser-déposer des quarts de travail déjà programmés. Il vous suffit de cliquer sur un quart de travail programmé pour le faire glisser vers la cellule souhaitée et l’attribuer à un autre membre de l’équipe. Vous pouvez aussi copier un quart de travail en maintenant enfoncées les touches Option et ALT du clavier. Quand un quart de travail est déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais elle n’est pas publiée.

Shift Scheduling Notifications

Échanges de quarts de travail et remplacements

Si vous utilisez Quarts de travail Square Plus, votre équipe peut échanger des quarts de travail ou demander un remplacement par d’autres membres de l’équipe (par exemple, s’ils ne sont plus disponibles ou préfèrent simplement travailler à un autre moment).

Pour envoyer une demande d’échange de quart de travail :

  1. Connectez-vous à l’application Équipe > Touchez Quarts de travail > Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir une plage horaire correspondante à l’horaire.

  3. Touchez le quart de travail pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Échanger un quart de travail.

  5. Dans la liste des quarts de travail disponibles, sélectionnez celui qui vous convient le mieux, puis touchez Demander un échange.

Ensuite, le membre de l’équipe à qui vous proposez un échange reçoit un courriel ou une notification poussée de l’application Équipe (selon ses paramètres de notification). Le membre de l’équipe sera informé de la demande d’échange de quart de travail, qu’il peut accepter ou refuser. Remarque : Les membres de l’équipe qui demandent un échange de quart de travail reçoivent une notification avant leurs demandes pour leur rappeler qu’ils sont responsables de leurs quarts de travail jusqu’à ce que la demande de changement soit acceptée.

Pour envoyer une demande de remplacement pour un quart de travail : 

  1. Connectez-vous à l’application Équipe Square, puis touchez Quarts de travail > Horaire

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir une plage horaire correspondante à l’horaire.

  3. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir les Détails du quart de travail et sélectionnez Demande de remplacement pour un quart de travail.

  4. Choisissez d’envoyer votre demande de remplacement pour un quart de travail à tous les membres de votre point de vente > Touchez Demande.

La demande de remplacement sera alors considérée comme en attente et vous recevrez des notifications de l’application Équipe Square pour indiquer l’approbation ou le refus par un gestionnaire ou un membre de l’équipe. Une notification sera également envoyée en cas d’expiration de la demande. En cas d’expiration, ils peuvent soumettre la demande en suivant les étapes ci-dessus. Si un membre de l’équipe doit annuler une demande de remplacement, il peut revenir à la vue Détails du quart de travail et toucher Annuler la demande de remplacement pour un quart de travail.

Les autres membres de l’équipe peuvent accepter ou refuser les demandes de remplacement à partir de la vue Horaire de l’application Équipe Square et sélectionner le quart de travail en question. Les gestionnaires peuvent approuver les demandes de remplacement dans la section Quarts de travail > Notifications de votre Tableau de bord Square en ligne.

Demandes de congé

En plus de la possibilité d’échanger des quarts de travail, Quarts de travail Square Plus fournit la possibilité aux membres de l’équipe de demander des congés directement dans l’application Équipe Square pour tous les horaires non publiés. Lorsqu’un membre de l’équipe demande un congé, vous recevez une notification par courriel et une notification dans le Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, vous pouvez approuver ou refuser la demande et le membre de l’équipe reçoit une notification pour l’informer de votre décision. Vous recevez également une notification quand un membre de l’équipe a obtenu un congé pour la même plage horaire qu’un autre membre de l’équipe. Pour démarrer les demandes de congés, informez les membres de l’équipe des étapes suivantes :

  • Connectez-vous à l’application Équipe et touchez Plus.

  • Touchez Congé  > Demander un congé.

  • Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire de la demande de congé, puis ajoutez une note dans la section Motif.

  • Touchez Confirmer la demande de congé.

Les membres de l’équipe peuvent suivre leurs demandes ou annuler toute demande en attente ou approuvée à partir de la même section dans l’application Équipe Square. 

Remarque : Les membres de l’équipe ne peuvent pas demander un congé pour des horaires déjà publiés.

Pour approuver ou refuser les demandes de congé des membres de l’équipe à partir du Tableau de bord Square en ligne :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Horaire > Quarts de travail.

  • Cliquez sur le bouton « … » et sélectionnez Demandes.

  • Cliquez sur Afficher la demande pour consulter les détails de la demande de congé et cliquez soit sur Refuser, soit sur Approuver. Vous avez également la possibilité de laisser un message.

  • Quand vous approuvez ou refusez la demande d’un membre de l’équipe, il reçoit une notification par courriel en plus d’une notification poussée de l’application Équipe Square, si cette option est activée.

Vous pouvez aussi approuver ou refuser les demandes directement à partir de n’importe quel horaire en cours. Il vous suffit de cliquer sur le quart de travail à modifier pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail. S’il y a des demandes de congé en attente à approuver ou à refuser, vous recevez une notification avant de publier. Vous pouvez choisir d’approuver ou de refuser ces demandes de façon individuelle ou de refuser automatiquement l’ensemble des demandes en attente.

Remarque : Si les choses changent, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée; il suffit de cliquer sur le bloc du quart de travail de la demande de congé approuvée et sélectionner Annuler.

Alertes et notifications

Avec Quarts de travail Square Plus, vous recevrez des alertes et des notifications déclenchées par des actions spécifiques liées aux horaires que vous avez créés. Les alertes signalent des problèmes dans votre Tableau de bord Square en ligne. Les notifications envoient des messages proactifs par courriel et par le Centre de notifications du Tableau de bord. Vous pouvez choisir de recevoir certaines modifications d’horaire ou demandes de la part de l’équipe dans l’application Équipe Square. Vous pouvez gérer les alertes et les notifications envoyées à propos des horaires et des fiches de présence en modifiant ces paramètres dans le Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Équipe Square. Pour commencer, suivez ces étapes :

  • À partir du Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Quarts de travail. Ensuite, sélectionnez Paramètres > Alertes et notifications. Dans l’application Équipe Square, touchez le centre de notification dans l’onglet Accueil

  • Sous les sections Alertes et Notifications par courriel, cochez pour choisir des types d’alertes. Au besoin, décochez une alerte pour la désactiver.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous aurez enregistré vos paramètres, vous recevrez seulement des alertes et des notifications par courriel pour les types d’alertes sélectionnés.

Publication des horaires

Lorsque vous avez finalisé un horaire et confirmez ne plus avoir de modifications, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran Quarts de travail. Passez en revue le récapitulatif pour vérifier le nombre total de membres de l’équipe prévus, le nombre total de quarts de travail et le nombre total d’heures, puis choisissez si vous envoyez une notification aux membres concernés ou à tous les membres de l’équipe. Ensuite, cliquez sur Publier l’horaire. Les membres de l’équipe recevront une notification par courriel avec leur nouvel horaire qui peut aussi être consulté dans l’application Équipe Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel horaire existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer l’horaire, sélectionnez la semaine dans laquelle vous souhaitez copier l’horaire et cliquez sur Dupliquer l’horaire pour finaliser le processus. Lorsque vous dupliquez un horaire, vous êtes notifié des possibles conflits entre les horaires et vous avez la possibilité de les convertir en quarts de travail disponibles pour le reste des membres de l’équipe.

Shift Scheduling Duplicate

Imprimer un horaire

Pour imprimer un horaire :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne.

  • Cliquez sur l’icône à trois points en haut de la page et sélectionnez Imprimer.

Gestion de l’horaire

Afin de limiter les erreurs et d’éviter toute confusion durant les pointages d’arrivée et de départ ou lors de la consultation de l’horaire, assurez-vous d’activer les paramètres appropriés dans Quarts de travail Square. Jetez un œil aux types de paramètres ci-dessous pour en savoir plus sur chacun d’entre eux.

Paramètres de l’horaire

Les horaires de semaine de travail et de journée de travail informent le calcul des heures supplémentaires. Pour faciliter les rapports, il est préférable de définir l’heure de fin d’une journée de travail d’après l’heure de départ du dernier membre de l’équipe. Pour modifier les paramètres de semaine et de journée de travail :

  • Accédez à Personnel  Quarts de travail dans leTableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Horaire.

  • Dans le menu déroulant Heures de la journée de travail, sélectionnez un jour de la semaine.

  • Cliquez sur les heures de la journée de travail pour sélectionner l’heure de la journée concernée. Remarque : Pour la plupart des entreprises, un début de journée à minuit est la norme. Par contre, si les membres de l’équipe travaillent après minuit (p. ex. dans les bars, les restaurants, etc.), vous devez ajuster l’heure de début de journée pour tenir compte de l’heure à laquelle tous les membres de l’équipe ont pointé leur départ.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Avec Quarts de travail Square Plus, vous pouvez aussi autoriser les membres de l’équipe à échanger leurs quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe et à demander des congés, avec votre approbation, bien entendu. Pour commencer, suivez ces étapes :

  • Accédez à Personnel  > Quarts de travail dans leTableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Horaire.

  • Activez ou désactivez les paramètres de l’application pour Échanger un quart de travail et Demandes de congés selon vos préférences.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres des heures supplémentaires

Les règles relatives aux heures supplémentaires vary by state et sont extrêmement importantes à respecter pour éviter tout problème avec les instances provinciales et fédérales des ministères du Travail. Pour modifier les paramètres des heures supplémentaires :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Heures supplémentaires.

  • Activez ou désactivez les règles sur les heures supplémentaires, y compris la règle Après les heures (de travail), associée à toute règle applicable aux heures supplémentaires.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres de pause

Les règles relatives aux heures de repas et de pause varient selon les pays et précisent à quel moment les membres de l’équipe doivent effectuer une pause, et si cette dernière doit être rémunérée ou non. Remarque : Vous pouvez créer un maximum de 3 pauses par point de vente. Pour modifier les paramètres de pause :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans leTableau de bord Square en ligne > Paramètres > Pauses.

  • Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Choisissez ensuite un nom pour la pause, indiquez sa durée et déterminez si elle sera Payée ou Non payée.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Si vous avez un abonnement Quarts de travail Square Plus, vous pouvez activer les paramètres Bloquer les pauses plus tôt et Convertir le temps excédentaire d’une pause payée en pause non payée à partir de cette même section. Vous pouvez aussi permettre à certains membres de l’équipe de contourner ce paramètre en activant l’autorisation Ignorer le pointage des arrivées anticipées et non programmées en utilisant des autorisations personnalisées.

Paramètres de pointage des arrivées et des départs

L’application Équipe Square permet à vos employés de pointer leur arrivée ou leur départ et de demander la modification de leurs fiches de présence. Vous pouvez aussi appliquer des paramètres spécifiques à un point de vente pour éviter les pointages d’arrivées et de départs anticipés et non programmés. Pour commencer, suivez ces étapes :

  • Accédez à Personnel > Quarts de travail dans le Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Pointage d’arrivée et de départ.

  • Activez ou désactivez les options de Pointage d’arrivée et de départ à partir de l’application Équipe, de Modification des fiches de présence et Bloquer les pointages d’arrivées anticipées et non programmées en fonction de vos préférences.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il a été publié?

Oui! Pour modifier un horaire déjà publié, repérez simplement l’horaire en question dans la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et modifiez-le comme vous le souhaitez. Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer l’horaire mis à jour.

Un des membres de mon équipe n’a pas reçu son horaire. Puis-je l’envoyer à nouveau?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux autres membres de l’équipe qui doivent travailler pendant cette période. Demandez au membre de l’équipe de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Équipe pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications « poussées » de l’application. Il est également possible que le courriel de l’horaire ait été envoyé à une adresse courriel non valide ou dans le dossier de courrier indésirable du membre de l’équipe. La meilleure pratique consiste à demander au membre de votre équipe de confirmer que l’adresse courriel associée à son profil d’équipe est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer à l’horaire un membre de l’équipe en dehors de sa disponibilité. Puis-je le faire?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de votre équipe à tout moment à partir de la page Disponibilité de votre Tableau de bord Square en ligne sous Personnel > Quarts de travail. Vous pouvez également simplement programmer par-dessus leurs conflits de disponibilité. Lorsque vous programmez en dehors des périodes de disponibilité, un avertissement disant que le quart de travail se situe en dehors des disponibilités de votre employé s’affichera. Vous aurez toutefois l’option de l’Enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter des disponibilités de vos membres de l’équipe directement avec eux avant d’effectuer tout changement pour éviter toute confusion ou problème éventuel pour l’horaire en question. Remarque : Chaque membre de l’équipe peut avoir jusqu’à quatre blocs de disponibilité.

Est-ce que les membres de mon équipe peuvent demander une modification de leurs fiches de présence?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous êtes abonné à Quarts de travail Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Quarts de travail > Paramètres et Application Équipe.
  2. Activez le paramètre des modifications de fiches de présence. Les membres de votre équipe peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour toute période de travail antérieure.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout autre membre de l’équipe qui détient l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence recevra une notification les invitant à approuver ou à refuser la demande.

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Ai-je la possibilité de répartir les pourboires entre mes membres d’équipe?

Grâce à Quarts de travail Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires par carte de crédit et les répartir de façon égale entre tous les membres de l’équipe ayant pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour votre équipe et élimine les processus de travail alternatifs et complexes avec lesquels vous distribuez les pourboires manuellement à l’heure actuelle, ce qui vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre entreprise. Apprenez-en davantage au sujet de la mise en commun des pourboires avec Quarts de travail Square.

En outre, vous pouvez également exiger des membres de l’équipe qu’ils déclarent les pourboires en espèces lorsqu’ils pointent leur départ ou changent de rôle sur le PDV ou dans l’application Équipe. Vous pouvez activer ce paramètre à partir de la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.

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