Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés

Nous savons qu’une bonne visibilité des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel pour la gestion d’une entreprise. Grâce à la fonctionnalité de planification des périodes de travail de Square Gestion des employés et Gestion des employés Plus, vous avez accès à un service centralisé vous permettant de créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La fonctionnalité Planification des périodes de travail avec Gestion des employés Square vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à votre Solution PDV Square existante pour vous aider à gérer vos besoins quotidiens en personnel de façon simple et harmonieuse.

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la gestion des horaires de vos employés.

Terme	Définition
Période de travail	Une période de travail désigne une période pendant laquelle un employé travaille sous un même intitulé de poste. La planification des périodes de travail comprend plusieurs états, notamment : la période de travail programmée, la période de travail en cours et la période de travail terminée. Un employé peut être affecté à plusieurs périodes de travail au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence	Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de périodes, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des périodes en cours et des périodes terminés.
Journée de travail	Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de minuit à 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent refléter le moment où tous les employés enregistrent leur départ (p. ex., pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h à 3 h 59 afin de tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées	Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, un employé travaille de 9 h - 17 h , avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch. L’employé a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité	La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un employé est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un employé peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé payé	Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un employé. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un employé peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Poste	Le poste fait référence à la position qu’un employé occupe au sein d’une entreprise. Les employés peuvent avoir jusqu’à 12 postes, avec un salaire attribué à chacun. Le salaire est déterminé en fonction du poste pour lequel l’employé enregistre son arrivée. Par exemple, un employé qui occupe les postes de caissier et de barman peut gagner un certain salaire en tant que caissier et un autre en tant que barman.
Notifications	Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification Push de Square envoyée au titulaire du compte ou à un employé, au nom de l’autre partie). Remarque : Gestion des employés et Gestion des employés Plus ne prennent en charge pour l’instant que les notifications par e-mail et Push.
Alertes	Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des périodes de travail, ainsi que les alertes pour les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer votre premier horaire, vous devez vous assurer d’avoir organisé certains éléments afin de garantir un processus de création sans faille.

Créer vos employés : avant de mettre en œuvre un planning, vous devez vous assurer d’avoir créé vos employés et de leur avoir attribué une adresse e-mail pour se connecter, un poste, au moins un salaire et un ensemble d’autorisations.
Suggérer l’application Gestion des employés à vos employés : pour que vos employés puissent gérer leurs horaires en déplacement, assurez-vous qu’ils téléchargent l’application Gestion des employés. Ils pourront ainsi accéder à leurs plannings et demander des modifications, qu’ils soient au travail ou chez eux.

Configuration de votre horaire

Disponibilité

Une fois la configuration de vos employés terminée, vérifiez que leurs disponibilités soient exactes et à jour. Vous pouvez demander à vos employés de définir leurs disponibilités dans l’application Gestion des employés, ou vous pouvez les définir vous-même dans votre Tableau de bord Square. Pour les définir vous-même :

Accédez à Personnel > Périodes de travail depuis votre Tableau de bord Square en ligne > Disponibilité.
Sélectionnez le point de vente approprié dans le menu déroulant situé au-dessus de la liste de vos employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente afin d’afficher les périodes de travail et la disponibilité pour chacun de ces points de vente. Si vous visualisez plusieurs pointes de vente à la fois, le calcul du total des heures sera mis à jour pour correspondre à celui de tous les lieux sélectionnés.
Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.
Activez Disponible toute la journée si l’employé est disponible pendant toutes les heures de travail prévues, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour indiquer à quel moment l’employé est disponible.
Pour ajouter une autre couche de disponibilité, cliquez sur Ajouter la disponibilité ou choisissez de répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours appropriés sous la section Répéter le.
Cliquez sur Enregistrer.

Vos employés peuvent également définir leur propre disponibilité dans l’application Gestion des employés. Pour ce faire :

Sur la page Accueil de l’application Gestion des employés Square, appuyez sur Plus.
Dans la section Paramètres de travail, appuyez sur Disponibilité.
Appuyez sur le jour de la semaine que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apportez les modifications nécessaires.
Appuyez sur Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les disponibilités ne peuvent être mises à jour que par le biais du Tableau de bord Square en ligne et de l’application Gestion des employés Square. Les propriétaires de compte et les employés disposant d’un accès complet ou de l’autorisation Gestion des disponibilités peuvent mettre à jour leurs disponibilités via le Tableau de bord Square en ligne à tout moment. Les employés disposant d’autorisations limitées peuvent mettre à jour leurs disponibilités dans l’application Gestion des employés Square.

Périodes de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de vos employés, vous pouvez commencer à établir votre planning en attribuant des Périodes de travail à chaque employé. Pour commencer :

Accédez à Personnel > Périodes de travail sur votre Tableau de bord Square en ligne > Périodes de travail.
Sélectionnez la période et le point de vente appropriés dans les menus déroulants situés au-dessus de la liste de vos employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente pour afficher les périodes de travail de tous ces lieux à la fois. Si vous visualisez plusieurs points de vente, le calcul du nombre total d’heures sera mis à jour pour correspondre à celui de tous les points de vente sélectionnés. Remarque : Cliquez sur le menu déroulant intitulé Tous les membres de l’équipe pour filtrer des employés ou des titres de poste spécifiques. Par exemple, si vous n’avez pas besoin d’inclure le propriétaire de l’entreprise, vous pouvez sélectionner tous les employés sauf le propriétaire.
Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un service pour une journée en particulier.
Assurez-vous que l’employé, l’intitulé du poste et les dates sont exacts > entrez une Heure de début et une Heure de fin. Remarque: Si l’employé sélectionné n’est pas disponible ou l‘est partiellement pour cette journée, une note vous l’indiquera.
Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionner une couleur qui sera associée à l’employé sur l‘emploi du temps. Remarque : Si une note est associée au service de travail d’un employé, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée le planning et non pour les autres employés.
Si vous devez répéter le même service pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le service en bas de l’écran Ajouter un service.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque employé jusqu’à ce que votre planning soit rempli selon les besoins.

Vous avez également la possibilité de déplacer par glisser-déposer des services de travail déjà programmés. Il vous suffit de cliquer sur un service programmé et de le déplacer vers une autre cellule pour qu’il soit attribué d’un employé à un autre. Vous pouvez également copier un service de travail en maintenant enfoncées les touches Option + ALT de votre clavier. Une fois que le service a été déplacé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais ne sera pas publiée.

Remarque : Le nombre maximal de services de travail par employé et par jour que vous pouvez appliquer est de trois.

Périodes de travail ouvertes

Si vous n’êtes pas en mesure d’attribuer une période de travail et souhaitez laisser la possibilité à tous les employés occupant un poste particulier de choisir cette période, vous pouvez utiliser les périodes de travail ouvertes. Pour commencer :

Accédez à Personnel > Périodes de travail sur votre Tableau de bord Square en ligne > Périodes de travail.
Sélectionnez la période et le point de vente de votre choix dans les menus déroulants situés au-dessus de la liste de vos employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente pour afficher les périodes de travail et les disponibilités pour tous ces points de vente à la fois. Si vous visualisez plusieurs pointes de vente, le calcul du total des heures sera mis à jour pour correspondre à celui de tous lieux sélectionnés.
À partir de la ligne Horaires de travail ouverts, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier. Remarque : Si vous filtrez par Postes, cliquez sur l’icône « + » sur la ligne appropriée et sélectionnez Horaire de travail ouvert dans le menu déroulant Employé à l’écran Ajouter un horaire de travail.
Vérifiez que l’intitulé du poste et les dates sont exacts > entrez une Heure de début et une Heure de fin.
Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionner une couleur qui sera associée à l’employé sur le planning. Remarque : Si une remarque est associée à la période de travail d’un employé, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les remarques ne sont visibles que pour la personne qui crée le planning et non pour les autres employés.
Si vous souhaitez dupliquer une période de travail disponible pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter l’horaire en bas de l’écran Ajouter une période de travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez les étapes ci-dessus pour les jours où vous souhaitez accorder l’option avec choix de l‘horaire de travail ouvert.

Les périodes de travail disponibles que vous créez deviendront visibles pour tous les employés qui ne sont pas déjà programmés pour travailler pendant ces plages horaires et dont le poste correspond. Les employés peuvent choisir une période de travail disponible directement à partir de l’application Gestion des employés. Pour ce faire, l’employé doit :

Accéder à l’application Gestion des employés > appuyer sur Horaires.
Utiliser le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour ce planning.
Repérer une Période de travail ouverte marquée en bleu. Appuyer sur la période en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.
Appuyez sur Demande d’une période de travail.

Dès qu’un employé réclame une période de travail disponible, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez cliquer sur Examiner la demande directement à partir de la notification ou cliquer sur l’icône des trois points dans Fiches de présence > Périodes de travail pour la passer en revue manuellement. Vous serez invité à refuser ou à approuver la demande de modification, et l’employé recevra une notification dans l’application Gestion des employés lui confirmant votre décision.

Vous avez également la possibilité de glisser et de déposer des périodes de travail déjà programmées. Pour cela, il vous suffit de déposer la période programmée dans la cellule appropriée pour la faire passer d’un employé à un autre. Vous pouvez également copier une péroide de travail en maintenant enfoncées les touches Option/ALT de votre clavier. Une fois que la période de travail est déposée dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée mais n’est pas publiée.

Échanger des périodes de travail

Si vous utilisez Gestion des employés Plus, vos employés auront également la possibilité d’échanger leurs horaires de travail avec leurs collègues, qui ne peuvent pas accepter un horaire de travail qui leur avait été attribué, ou alors qui souhaitent simplement échanger leur horaire de travail pour un autre. Pour ce faire, l’employé doit :

Accéder à l’application Gestion des employés > appuyer sur Horaires.
Utiliser le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour ce planning.
Appuyer sur la période de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.
Appuyer sur Échanger une période de travail.
Dans la liste des périodes de travail disponibles, sélectionner celle qui convient le mieux et appuyer sur Demander un échange.

L’employé dont la période de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un e-mail ou une notification Push à partir de l’application Gestion des employés (en fonction de ses paramètres de notification). Cet e-mail l’informera du fait qu’un autre employé veut échanger ses horaires, et qu’il peut accepter ou refuser sa demande. Remarque : Les employés qui demandent à échanger leurs périodes de travail recevront une notification avant l’envoi de leur demande les informant qu’ils sont tenus de respecter leurs horaires tant que la demande d’échange n’a pas été acceptée.

Demandes de congés payés

En plus de permettre l’échange d‘horaires de travail, Gestion des employés Plus permet à vos employés de présenter une demande de congé directement à partir de l’application Gestion des employés et ce, pour n’importe quel planning n’ayant pas encore été publié. Une fois qu’un employé a présenté une demande de congé, vous recevez une notification par e-mail ainsi qu’une notification sur votre Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, vous pouvez approuver ou refuser la demande, et l’employé recevra une alerte concernant votre décision. Vous recevez aussi une notification si la demande de congé d’un autre employé est déjà approuvée pour la période demandée par un autre employé. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, vos employés doivent :

Accéder à l’application Gestion des employés et appuyer sur Plus.
Appuyer sur Congé > Demander un congé.
Utiliser le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour la demande de congé, puis ajouter une note sous la section Motif.
Appuyer sur Demander un congé.

Les employés peuvent faire le suivi de leurs demandes ainsi qu’annuler toute demande en attente ou approuvée depuis la même section de l’application Gestion des employés Square.

Remarque : Les employés ne peuvent pas demander un congé pour des horaires déjà publiés.

Pour approuver ou refuser des demandes de congé soumises par vos employés :

Accédez à Personnel > Périodes de travail sur votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Planning > Périodes de travail.
Cliquez sur le bouton « ... » et sélectionnez Demandes.
Cliquez sur Afficher la demande pour voir les détails de la demande de congé et cliquez soit sur Refuser, soit sur Approuver. Vous aurez aussi la possibilité de laisser une note.
Lorsque vous aurez approuvé ou refusé la demande, l’employé qui a soumis la demande recevra une notification par e-mail et une notification Push dans l’application Gestion des employés Square, à condition qu’il les ait activées.

Vous pouvez également approuver ou refuser les demandes directement à partir de n’importe quel horaire en cours; vous n’avez qu’à cliquer sur le service de travail que vous désirez modifier et ouvrir l’écran Détails du service. Avant de publier, vous recevrez une notification si vous devez approuver ou refuser des demandes de congé en attente. Vous pouvez choisir de les approuver ou de les refuser de façon individuelle ou de refuser toutes les demandes en attente.

Remarque : En cas de changement de programme, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée; vous n’avez qu’à cliquer sur le bloc du service de travail où la demande de congé a été approuvée et sélectionner Annuler.

Alertes et notifications

Avec la programmation des périodes de travail, vous recevrez des alertes et des notifications concernant les horaires que vous avez créés. Les alertes apparaissent dans votre Tableau de bord Square en ligne en cas de problèmes. Les notifications sont des messages envoyés par e-mail et par le centre de notification du Tableau de bord. Vous pouvez gérer les alertes et les notifications que vous recevez en lien avec les horaires et les fiches de présence en actualisant les paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne. Pour démarrer :

Accédez à Personnel > Périodes de travail sur votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Alertes et notifications.
Sous les sections Alertes et Notifications par e-mail, cochez les types d’alertes que vous souhaitez activer. Décochez au besoin chaque alerte que vous souhaitez désactiver.
Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous aurez enregistré vos paramètres, vous ne recevrez que des alertes et des notifications par e-mail pour les types d’alertes que vous avez sélectionnés.

Publier un planning

Lorsque vous avez finalisé votre planning et n’avez plus besoin d’apporter aucune autre modification, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran Périodes de travail. Passez en revue le récapitulatif pour voir le nombre total d’employés prévus, le nombre total de périodes de travail et le nombre total d’heures, puis choisissez si vous souhaitez envoyer une notification aux employés concernés ou à tous les employés. Ensuite, cliquez sur Publier le planning. Vos employés recevront une notification par e-mail avec leur nouvel emploi du temps, ils pourront aussi le consulter dans l’application Gestion des employés Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel planning existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer le planning, sélectionnez la semaine dans laquelle vous souhaitez copier le planning et cliquez sur Dupliquer le planning pour finaliser le processus. Lorsque vous dupliquez un planning, vous êtes notifié des possibles conflits entre plannings et vous avez la possibilité de les convertir en périodes de travail ouvertes pour le reste des employés.

Imprimer votre planning

Pour imprimer votre planning :

Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur l’icône à trois points en haut de la page et sélectionnez Imprimer.

Gérer votre planning

Afin de limiter les erreurs et d’éviter toute confusion lors de l’enregistrement de l’arrivée/du départ ou du visionnage du planning, assurez-vous d’avoir activé les paramètres de périodes de travail appropriés. Consultez les paramètres ci-dessus pour en savoir plus sur chacun d’eux.

Période de travail

Vos horaires hebdomadaires et journaliers influencent la façon dont vos heures supplémentaires sont calculées. Pour la création de rapports, il est préférable de commencer votre journée de travail après l’heure habituelle à laquelle le dernier employé enregistre son départ. Pour mettre à jour vos paramètres de période de travail :

Accédez à Personnel > Période de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Période de travail.
Dans le menu déroulant Horaires de la journée de travail, sélectionnez le jour de la semaine approprié.
Cliquez sur Heures de la journée de travail pour sélectionner le moment de la journée qui convient. Remarque : Pour la plupart des entreprises, un début de journée à minuit est la norme. Cependant, si vos employés travaillent après minuit (p. ex. dans les bars, les restaurants etc.), vous devez ajuster ces heures pour tenir compte de l’heure à laquelle tous vos employés quittent le travail.
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Heures supplémentaires

Le respect des règles relatives aux heures supplémentaires est extrêmement important pour éviter tout problème avec le ministère du Travail. Pour mettre à jour vos paramètres d’heures supplémentaires :

Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Heures supplémentaires.
Activez ou désactivez les règles en matière d’heures supplémentaires, y compris la règle Après les horaires (de travail), associée à toute règle applicable aux heures supplémentaires.
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Pauses

Les règles relatives aux périodes de repas et de pause varient selon les pays et précisent à quel moment les employés doivent effectuer une pause, et si cette dernière doit être rémunérée ou non. Remarque: Vous pouvez créer un maximum de 3 pauses par point de vente. Pour mettre à jour vos paramètres de pause :

Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres et Pauses.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Choisissez ensuite un nom pour la pause, indiquez sa durée et déterminez si elle sera Payée ou Non payée.
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Application Gestion des employés

L’application Gestion des employés Square permet à vos employés d’enregistrer leurs arrivées et leurs départs, d’afficher et de modifier les fiches de présence, de consulter les plannings et de gérer leur disponibilité. Avec Gestion des employés Plus, ils peuvent réclamer des périodes de travail ouvertes et en échanger avec d’autres employés, toujours avec votre approbation. Pour mettre à jour les paramètres de votre application Gestion des employés :

Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Application Gestion des employés.
Activez ou désactivez le paramètre Enregistrer l’arrivée/le départ depuis l’application Gestion des employés en fonction de vos préférences.
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Contrôle des horaires

Le contrôle des horaires vous permet de personnaliser l’heure à laquelle vos employés peuvent enregistrer leur arrivée et leur départ dans votre point de vente. Remarque : Ce paramètre n’est disponible qu’avec Gestion des employés Plus. Pour mettre à jour vos paramètres de contrôle des horaires :

Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Contrôle des horaires.
Activez ou désactivez les paramètres Bloquer les retours de pause anticipés et Bloquer les arrivées anticipées et non prévues, puis saisissez toutes les informations nécessaires (par exemple, Autoriser dans les minutes qui précèdent l’horaire établi et dans les points de vente applicables).
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Si vous utilisez les autorisations personnalisées, vous pouvez également permettre à certains employés d‘ignorer ce paramètre en activant l‘autorisation Possibilité d’ignorer les arrivées anticipées et non prévues.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il est publié ?

Oui ! Pour modifier un planning déjà publié, localisez simplement le planning en question dans la section Horaires de votre Tableau de bord Square en ligne et modifiez-le comme vous le souhaitez. Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer le planning mis à jour.

Un des employés n’a pas reçu son planning. Puis-je l’envoyer à nouveau ?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux autres employés qui doivent travailler pendant cette période. Demandez à l’employé de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Gestion des employés pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications Push. Il est également possible que l’e-mail informant du planning ait été envoyé à une adresse e-mail non valide ou dans le dossier Spam de l’employé. Nous vous recommandons de demander à l’employé de confirmer que l’adresse e-mail associée à son profil est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer un employé en dehors de sa période de disponibilité. Puis-je le faire ?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de vos employés à tout moment depuis la page Disponibilité de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également simplement planifier par-dessus leurs conflits de disponibilité. Lorsque que vous planifierez en dehors des périodes de disponibilité, un avertissement disant que la période de travail se situe en dehors des disponibilités de votre employé s’affichera. Vous aurez toutefois l’option d’Enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter des disponibilités de vos employés directement avec eux avant d’effectuer tout changement, afin d’éviter toute confusion ou problèmes potentiels avec le planning en question. Remarque : chaque employé peut posséder jusqu’à quatre blocs de disponibilité.

Mes employés peuvent-ils demander à modifier leur fiche de présence ?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous avez bien souscrit un abonnement Gestion des employés Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Périodes de travail > Paramètres > Application Gestion des employés.
Activez le paramètre des modifications des fiches de présence. Vos employés peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour toute période de travail antérieure.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout autre employé qui détient l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence recevra une notification l’invitant à approuver ou à refuser la demande.

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Ai-je la possibilité de répartir les pourboires entre mes employés ?

Oui. Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires payés par cartes de crédit et les répartir équitablement entre tous les employés éligibles aux pourboires qui étaient marqués comme arrivés. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour vos employés, et élimine les processus complexes que vous utilisez peut-être pour distribuer manuellement les pourboires. Cela vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre activité. Apprenez-en plus sur la mise en commun des pourboires avec Gestion des employés Plus.

Vous pouvez également exiger de vos employés qu’ils déclarent les pourboires en espèces en enregistrant leur départ ou en changeant de poste à un point de vente ou sur l’application Gestion des employés. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.