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Planifier les horaires de votre équipe avec Périodes de travail Square

Avec Périodes de travail Square et Périodes de travail Square Plus, vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. De plus, périodes de travail Square s’intègre automatiquement à votre solution PDV Square, à Rendez-vous Square et à Square pour restaurants. Les abonnés à Square pour détaillants Plus ont accès à Périodes de travail Square gratuitement, sans limite d’employés.

En savoir plus sur la Tarification et fonctionnalités de Périodes de travail Square

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la gestion des horaires de vos employés.

Conditions Définition
Période de travail Une période de travail désigne une période pendant laquelle un employé travaille sous un même intitulé de poste. La planification des périodes de travail comprend plusieurs états, notamment : la période programmée, la période en cours et la période terminée. Un employé peut être affecté à plusieurs périodes au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de périodes, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des périodes en cours et des périodes terminées.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (de minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent refléter le moment où tous les employés enregistrent leur départ (p. ex., pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h à 4 h afin de tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Prenons l’exemple d’un employé qui travaille de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le déjeuner. Cet employé a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un employé est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un employé peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé payé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un employé. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un employé peut demander un congé pour un seul jour, une partie de la journée ou pour plusieurs jours consécutifs.
Poste Le poste fait référence au poste qu’un employé occupe au sein d’une entreprise. Les employés peuvent avoir jusqu’à 12 postes, avec un salaire associé à chacun d’eux. Le(s) salaire(s) associé(s) sera (seront) déterminé(s) par le poste pour lequel l’employé enregistre son arrivée. Par exemple, un employé qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ en tant que « Caissier » et 17 $ en tant que « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification Push de Square envoyée au titulaire du compte ou à un employé, au nom de l’autre partie). Remarque : Gestion des employés et Gestion des employés Plus ne prennent en charge pour l’instant que les notifications par e-mail et Push.
Alertes Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des périodes de travail, ainsi que les alertes concernant les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer votre premier planning, vous devez vous assurer d’avoir organisé certains éléments afin de garantir un processus de création sans faille.

  • Créer vos employés: Avant de mettre en œuvre un planning, vous devez vous assurer d’avoir créé vos employés et de leur avoir attribué une adresse e-mail pour se connecter, un poste, au moins un salaire et un ensemble d’autorisations.

  • Suggérer l’application Gestion des employés à vos employés: Pour permettre aux membres de l’équipe de gérer leur horaire en déplacement, assurez-vous qu’ils téléchargent l’application Gestion des employés. Elle permet aux employés d’accéder à leur planning et de demander des changements, qu’ils soient en entreprise ou à la maison.

Configurer votre planning

Disponibilité

Après avoir configuré votre équipe, assurez-vous que les disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux employés de définir leurs disponibilités en utilisant l’application Gestion des employés ou les définir pour eux dans le Tableau de bord Square. Pour définir les disponibilités de l’équipe :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans le Tableau de bord Square en ligne > Disponibilités.

  • Sélectionnez le point de vente concerné dans le menu déroulant au-dessus de la liste de vos employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente pour afficher les périodes de travail et les disponibilités pour l’ensemble de ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour pour tenir compte de tous les points de vente sélectionnés. 

  • Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.

  • Activez Disponible toute la journée si l’employé est disponible pendant toutes les heures d’ouverture planifiées, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour préciser ses disponibilités.

  • Pour ajouter une autre disponibilité, cliquez sur Ajouter une disponibilité ou dupliquez la disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours correspondants dans la section Répéter le.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Votre équipe peut aussi définir elle-même ses disponibilités dans l’application Gestion des employés. Pour ce faire :

  • Dans l’onglet Accueil de l’application Gestion des employés Square, appuyez sur Plus.

  • Sélectionnez Disponibilité. Remarque : si vous utilisez Gestion de paie, accédez à Plus > Disponibilité.

  • Sélectionnez le jour de la semaine à modifier pour ouvrir la fenêtre Ajouter une disponibilité et apportez les modifications nécessaires.

  • Appuyez sur Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et répétez le processus pour les autres jours.

Remarque : les disponibilités peuvent seulement être modifiées sur le Tableau de bord Square en ligne et dans l’application Gestion des employés Square. Chaque employé a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité. Les titulaires de compte et les membres de l’équipe avec un accès complet ou l’autorisation de « Gérer la disponibilité » peuvent modifier leurs propres disponibilités sur le Tableau de bord Square en ligne. Les membres de l’équipe avec des autorisations limitées peuvent modifier leurs disponibilités en utilisant l’application Gestion des employés Square.

Périodes de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de votre équipe, vous pouvez commencer à établir un planning en appliquant les Périodes de travail à chaque employé. Pour démarrer :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Périodes de travail.

  • Sélectionnez la période et le point de vente souhaités dans le menu déroulant en haut de votre liste d’employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les périodes de travail et les disponibilités pour l’ensemble de ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour pour tenir compte de tous les points de vente sélectionnés. Remarque : cliquez sur le menu déroulant qui indique Tous les employés pour filtrer des membres de l’équipe ou des postes spécifiques. Par exemple, s’il n’est pas nécessaire de programmer un horaire pour le propriétaire de l’entreprise, vous pouvez filtrer tous les employés à l’exception du propriétaire.

  • Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter une période de travail pour une journée en particulier.

  • Vérifiez que l’employé, le poste et les dates sont exacts > saisissez une Heure de début et une Heure de fin. Remarque : si l’employé sélectionné n’est pas disponible ou a une disponibilité partielle pour cette journée, une note vous l’indiquera.

  • Vous pouvez aussi ajouter une note et sélectionner la couleur d’affichage de l’employé sur le planning. Remarque : si une note est ajoutée à la période de travail d’un employé, la couleur du bloc correspondant à cette période de travail sera légèrement plus claire que les autres. Les notes sont visibles des employés lorsqu’ils reçoivent leur planning par e-mail. Les notes ne sont pas affichées dans l’application Gestion des employés Square.

  • Si vous devez dupliquer la même période de travail un autre jour de la semaine, cochez le jour correspondant dans le menu déroulant Répéter la période de travail en bas de l’écran Ajouter une période de travail.

  • Cliquez sur Enregistrer.

  • Répétez les étapes ci-dessus pour chaque employé jusqu’à ce que votre planning soit rempli selon les besoins.

Une fois que votre équipe a été planifiée, vous pouvez consulter le coût total de la main-d’œuvre prévue, y compris la rémunération estimée des heures supplémentaires, pour les employés planifiés sur toute la semaine. Vous pouvez également consulter l'estimation du coût de la main-d’œuvre pour chaque employé dans l’onglet Journée de travail. Les estimations du coût de la main-d’œuvre n’apparaissent pas dans les rapports de période de travail imprimés. Ils sont visibles uniquement sur votre Tableau de bord Square en ligne et ne tiennent pas compte des pauses non rémunérées.

Vous avez également la possibilité de glisser-déposer des périodes de travail déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une période de travail programmée et de la faire glisser vers la cellule souhaitée pour qu’elle soit attribuée à un autre employé. Vous pouvez également copier une période de travail en maintenant enfoncées les touches Option + ALT de votre clavier. Une fois que la période de travail a été déplacée dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais ne sera pas publiée.

Remarque : un maximum de trois périodes de travail quotidiennes peuvent être programmées par employé. Les périodes de congé approuvées sont bloquées lors de la création du planning, mais peuvent être annulées en cliquant sur le bloc de la période de travail.

Périodes de travail ouvertes

Si vous ne parvenez pas à remplir une période de travail et souhaitez l’ouvrir à tous les employés associés à un poste particulier, vous pouvez utiliser les périodes de travail ouvertes. Pour démarrer :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Périodes de travail.

  • Sélectionnez la période et le point de vente souhaités dans le menu déroulant en haut de votre liste d’employés. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente pour afficher les périodes de travail et les disponibilités pour l’ensemble de ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour pour tenir compte de tous les points de vente sélectionnés.

  • À la ligne Périodes de travail ouvertes, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter une période de travail correspondant à une journée spécifique. Remarque : si la liste est filtrée par poste, cliquez sur l’icône « + » de la ligne souhaitée et sélectionnez Période de travail ouverte dans le menu déroulant Employés figurant sur l’écran Ajouter une période de travail.

  • Vérifiez que le poste et les dates sont exacts, puis saisissez une Heure de début et une Heure de fin.

  • Vous pouvez également ajouter une note et sélectionner la couleur d’affichage de la période de travail ouverte sur le planning. Remarque : si une note est ajoutée à la période de travail d’un employé, la couleur du bloc correspondant à cette période de travail sera légèrement plus claire que les autres. Les notes sont consultables uniquement par la personne qui crée le planning, et non par les employés.

  • Si vous souhaitez dupliquer une période de travail ouverte pour un autre jour de la semaine, cochez le jour correspondant dans le menu déroulant Répéter la période de travail en bas de l’écran Ajouter une période de travail.

  • Cliquez sur Enregistrer.

  • Répétez les étapes ci-dessus pour tous les jours où vous souhaitez donner à vos employés la possibilité de choisir une période de travail ouverte.

Dès lors, les périodes de travail ouvertes que vous avez créées seront consultables par tous les employés occupant un poste correspondant et dont le planning n’est pas complet sur ces créneaux particuliers. Les employés peuvent choisir une période de travail ouverte directement dans l’application Gestion des employés. Pour ce faire, invitez-les à suivre ces étapes :

  • Connectez-vous à l’application Gestion des employés > appuyer sur Périodes de travail > Horaire.

  • Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire souhaitée pour ce planning.

  • Repérez une Période de travail ouverte indiquée en bleu, puis appuyez sur la période en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.

  • Appuyez sur Demander la période de travail.

Dès qu’un employé demande une période de travail ouverte, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Gestion des employés Square. Dans votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez cliquer sur Examiner la demande directement dans la notification, ou cliquer sur l’icône à trois points dans Fiches de présence > Périodes de travail pour l'examiner manuellement. Depuis l’application Gestion des employés Square, accédez au centre de notification dans l’onglet Accueil pour afficher les demandes ouvertes. Vous serez invité à refuser ou à approuver la demande de changement de période de travail, et l’employé recevra une notification de l’application Gestion des employés lui confirmant la mesure prise.

Vous avez également la possibilité de glisser-déposer des périodes de travail déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une période de travail programmée et de la faire glisser vers la cellule souhaitée pour qu’elle soit attribuée à un autre employé. Vous pouvez également copier une période de travail en maintenant enfoncées les touches Option + ALT de votre clavier. Une fois que la période de travail a été déposée dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais pas publiée.

Échanger des périodes de travail

Si vous utilisez Périodes de travail Square Plus, vos employés ont également la possibilité d’échanger leurs périodes de travail avec leurs collègues (par exemple, s’ils ne sont plus disponibles ou souhaitent simplement travailler à un autre moment). Pour ce faire, invitez-les à suivre ces étapes :

  • Connectez-vous à l’application Gestion des employés > appuyer sur Périodes de travail > Horaire.

  • Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire souhaitée pour ce planning.

  • Appuyez sur la période de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.

  • Appuyez sur Échanger une période de travail.

  • Dans la liste des périodes de travail disponibles, sélectionnez celle qui convient le mieux et appuyez sur Demander un échange.

Dès lors, l’employé dont la période de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un e-mail ou une notification push de l’application Gestion des employés (en fonction de ses paramètres de notification). Cela l’informera qu’un autre employé veut échanger une période de travail, et qu’il peut accepter ou refuser sa demande. Remarque : les employés qui ont demandé à échanger une période de travail recevront une notification avant leurs demandes, indiquant qu’ils sont responsables de leur période de travail jusqu’à ce que la demande de changement ait été acceptée.

Demandes de congés payés

Périodes de travail Square Plus offre à votre équipe la possibilité d’échanger des périodes de travail, mais aussi de soumettre une demande de congé directement depuis l’application Gestion des employés Square et ce, pour tous les plannings non publiés. Une fois qu’un employé aura demandé un congé, vous recevrez une notification par e-mail ainsi qu’une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans le centre de notifications de l’application Gestion des employés Square, en fonction de vos paramètres de notification. Dès lors, vous pourrez approuver ou refuser la demande, et l’employé recevra une notification concernant votre décision. Vous recevrez également une notification si un employé a déjà une demande de congé approuvée pour la plage horaire souhaitée par un autre employé. Pour commencer avec les demandes de congés, informez vos employés de suivre les étapes suivantes :

  • Connectez-vous à l’application Gestion des employés et appuyez sur Plus.

  • Appuyez sur Congé  > Demander un congé.

  • Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire souhaitée pour la demande de congé, puis ajoutez une note dans la section Motif.

  • Appuyez sur Confirmer la demande.

Les employés peuvent suivre leurs demandes ainsi qu’annuler toute demande en attente ou approuvée depuis la même section de l’application Gestion des employés Square. 

Remarque : les employés ne peuvent pas demander un congé pour des plannings déjà publiés.

Pour approuver ou refuser des demandes de congé soumises par vos employés depuis votre Tableau de bord Square en ligne :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Horaire > Périodes de travail.

  • Cliquez sur « … » et sélectionnez Demandes.

  • Cliquez sur Afficher la demande pour consulter les détails de la demande de congé et cliquez soit sur Refuser, soit sur Approuver. Vous avez également la possibilité de laisser un message.

  • Lorsque vous aurez approuvé ou refusé la demande, l’employé qui a soumis la demande recevra une notification par e-mail et une notification push de l’application Gestion des employés Square, à condition qu’il les ait activées.

Pour approuver ou refuser des demandes depuis l’application Gestion des employés Square :

  • Ouvrez l’application et appuyez sur l’icône de notification dans l’onglet Accueil.

  • Sélectionnez la demande de congé en question.

  • Appuyez sur Approuver ou Refuser la demande de congé.

  • Lorsque vous aurez approuvé ou refusé la demande, l’employé qui a soumis la demande recevra une notification par e-mail et une notification push de l’application Gestion des employés Square, à condition qu’il les ait activées.

Vous pouvez également approuver ou refuser les demandes directement depuis n’importe quel horaire en cours. Il vous suffit de cliquer sur la période de travail que vous souhaitez modifier pour que la fenêtre Détails de la période de travail s’ouvre. Avant de publier un planning, vous recevrez une notification si vous devez approuver ou refuser des demandes de congé en attente. Vous pouvez choisir d’approuver ou de refuser ces demandes de façon individuelle, ou de refuser automatiquement l’ensemble des demandes en attente.

Remarque : en cas de changement de programme, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée ; vous n’avez qu’à cliquer sur le bloc de la période de travail où la demande de congé a été approuvée et sélectionner Annuler.

Alertes et notifications

Avec Périodes de travail Square Plus, vous recevrez des alertes et des notifications concernant des actions spécifiques liées aux plannings que vous avez créés. Les alertes sont des problèmes signalés dans votre Tableau de bord Square en ligne. Les notifications sont des messages proactifs envoyés par e-mail et par le Centre de notifications du Tableau de bord. Vous pouvez également choisir de recevoir certaines modifications ou demandes de planification de la part de votre équipe dans l’application Gestion des employés Square. Vous pouvez gérer les alertes et les notifications que vous recevez de l’activité de planification et de fiches de présence en mettant à jour les paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne. Pour démarrer :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, sélectionnez Paramètres > Alertes et notifications. Depuis l’application Gestion des employés Square, appuyez sur le centre de notification dans l’onglet Accueil

  • Sous les sections Alertes et Notifications par e-mail, cochez les types d’alertes que vous souhaitez activer. Au besoin, décochez une alerte pour la désactiver.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, vous ne recevrez des alertes et des notifications par e-mail que pour les types d’alertes que vous avez sélectionnés.

Publier un planning

Lorsque vous avez finalisé votre planning et n’avez plus besoin d’apporter aucune autre modification, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran Périodes de travail. Passez en revue le récapitulatif pour voir le nombre total d’employés prévus, le nombre total de périodes de travail et le nombre total d’heures, puis choisissez si vous souhaitez envoyer une notification aux employés concernés ou à tous les employés. Ensuite, cliquez sur Publier le planning. Vos employés recevront une notification par e-mail avec leur nouveau planning, qu’ils pourront également consulter dans l’application Gestion des employés Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel planning existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer le planning, sélectionnez la semaine dans laquelle vous souhaitez copier le planning et cliquez sur Dupliquer le planning pour finaliser le processus. Lorsque vous dupliquez un planning, vous êtes notifié des possibles conflits entre plannings et vous avez la possibilité de les convertir en périodes de travail ouvertes pour le reste des employés.

Imprimer votre planning

Pour imprimer votre planning :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  • Cliquez sur l’icône à trois points en haut de la page et sélectionnez Imprimer.

Gérer votre planning

Afin de limiter les erreurs et d’éviter toute confusion lors de l’enregistrement de l’arrivée/du départ ou de la consultation du planning, assurez-vous d’avoir activé les paramètres appropriés dans Périodes de travail Square. Jetez un œil aux types de paramètres ci-dessous pour en savoir plus sur chacun d’entre eux.

Paramètres du planning

Vos horaires de semaine de travail et de journée de travail influent sur la façon dont les heures supplémentaires sont calculées. À des fins de rapport, il est préférable de définir l’heure de début d’une journée de travail en fonction de l’heure de départ du dernier employé. Pour mettre à jour vos paramètres de semaine et de journée de travail :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Horaire.

  • Dans le menu déroulant Heures de la journée de travail, sélectionnez le jour de la semaine approprié.

  • Cliquez sur les heures de la journée de travail pour sélectionner le moment approprié de la journée. Remarque : pour la plupart des entreprises, un début de journée à minuit est la norme. Cependant, si vos employés travaillent après minuit (p. ex. dans les bars, les restaurants, etc.), vous devez ajuster l’heure de début de journée pour tenir compte de l’heure à laquelle tous vos employés quittent le travail.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Avec Périodes de travail Square Plus, vous pouvez également autoriser vos employés à échanger leurs périodes de travail avec d’autres employés et à demander des congés, avec votre approbation, bien sûr. Pour démarrer :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Horaire.

  • Activez ou désactivez les paramètres d’application Échange de périodes de travail et Demandes de congés en fonction de vos préférences.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres des heures supplémentaires

Les règles relatives aux heures supplémentaires vary by state et sont extrêmement importantes à respecter pour éviter tout problème avec les antennes régionales ou nationales du ministère du Travail. Pour mettre à jour vos paramètres d’heures supplémentaires :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Heures supplémentaires.

  • Activez ou désactivez les règles en matière d’heures supplémentaires, y compris la règle Après les horaires (de travail), associées à toute règle applicable aux heures supplémentaires.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Paramètres de pause

Les règles relatives aux périodes de repas et de pause varient selon les pays et précisent à quel moment les employés doivent effectuer une pause, et si cette dernière doit être rémunérée ou non. Remarque : vous pouvez créer un maximum de trois pauses par point de vente. Pour mettre à jour vos paramètres de pause :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Pauses.

  • Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Choisissez ensuite un nom pour la pause, indiquez sa durée et déterminez si elle sera Payée ou Non payée.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Si vous êtes abonné à Périodes de travail Square Plus, vous pouvez activer les paramètres Bloquer la fin anticipée des pauses et Convertir le temps excédentaire d’une pause payée en une pause non payée à partir de cette même section. Si vous utilisez les autorisations personnalisées, vous pouvez également permettre à certains employés de passer outre ce paramètre en activant l’autorisation Ignorer l’enregistrement des arrivées anticipées et non programmées.

Paramètres d’enregistrement des arrivées et des départs

L’application Gestion des employés Square permet à vos employés d’enregistrer leur arrivée ou leur départ et de demander la modification de leurs fiches de présence. En outre, vous pouvez appliquer des paramètres spécifiques à un point de vente pour éviter les enregistrements d’arrivées et départs anticipés et non programmés. Pour démarrer :

  • Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Enregistrement de l’arrivée/du départ.

  • Activez ou désactivez les paramètres d’application Enregistrement de l’arrivée/du départ depuis l’application Gestion des employés, Modification des fiches de présence et Bloquer l’enregistrement d’arrivées anticipées et non programmées en fonction de vos préférences.

  • Cliquez sur Annuler pour abandonner les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il est publié ?

Oui ! Pour modifier un planning déjà publié, localisez simplement le planning en question dans la section Horaires de votre Tableau de bord Square en ligne et modifiez-le comme vous le souhaitez. Une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer le planning mis à jour.

Un des employés n’a pas reçu son planning. Puis-je l’envoyer à nouveau ?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux autres employés qui doivent travailler pendant cette période. Demandez à l’employé de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Gestion des employés pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications Push. Il est également possible que l’e-mail informant du planning ait été envoyé à une adresse e-mail non valide ou dans le dossier Spam de l’employé. Nous vous recommandons de demander à l’employé de confirmer que l’adresse e-mail associée à son profil est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer un employé en dehors de sa période de disponibilité. Puis-je le faire ?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de vos employés à tout moment depuis la page Disponibilité de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également simplement planifier par-dessus leurs conflits de disponibilité. Lorsque que vous planifierez en dehors des périodes de disponibilité, un avertissement disant que la période de travail se situe en dehors des disponibilités de votre employé s’affichera. Vous aurez toutefois l’option d’Enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter des disponibilités de vos employés directement avec eux avant d’effectuer tout changement, afin d’éviter toute confusion ou problèmes potentiels avec le planning en question. Remarque : chaque employé peut posséder jusqu’à quatre blocs de disponibilité.

Mes employés peuvent-ils demander à modifier leur fiche de présence ?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous avez bien souscrit un abonnement Gestion des employés Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

  1. Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Périodes de travail > Paramètres > Application Gestion des employés.
  2. Activez le paramètre des modifications des fiches de présence. Vos employés peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour toute période de travail antérieure.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout autre employé qui détient l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence recevra une notification l’invitant à approuver ou à refuser la demande.

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Ai-je la possibilité de répartir les pourboires entre mes employés ?

Oui. Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires payés par cartes de crédit et les répartir équitablement entre tous les employés éligibles aux pourboires qui étaient marqués comme arrivés. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour vos employés, et élimine les processus complexes que vous utilisez peut-être pour distribuer manuellement les pourboires. Cela vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre activité. Apprenez-en plus sur la mise en commun des pourboires avec Gestion des employés Plus.

Vous pouvez également exiger de vos employés qu’ils déclarent les pourboires en espèces en enregistrant leur départ ou en changeant de poste à un point de vente ou sur l’application Gestion des employés. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?