Configurer les plannings de l’équipe
À propos des plannings de l’équipe
Avec Périodes de travail Square, vous pouvez définir la disponibilité, ajouter des périodes de travail et publier des plannings pour tout le personnel et pour vous-même.
La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un employé peut travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un employé peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Une période de travail désigne une période pendant laquelle un employé travaille sous un même intitulé de poste. La programmation des périodes de travail comprend plusieurs états, notamment : la période de travail planifiée, la période de travail en cours et la période de travail terminée. Vous pouvez affecter plusieurs périodes de travail à un employé au cours d’une journée de travail.
Avant de commencer
Certaines fonctionnalités avancées de suivi du temps de travail et de gestion des périodes de travail ne sont disponibles qu’avec un abonnement à Périodes de travail Plus, comme la gestion des congés, l’échange de périodes de travail, le suivi des heures supplémentaires et la mise en commun des pourboires.
Des fonctionnalités de base de planification et de suivi du temps de travail sont disponibles gratuitement via la version non payante de Périodes de travail Square pour un maximum de cinq employés.
Un maximum de trois périodes de travail quotidiennes peuvent être planifiées par employé. Les demandes de congés approuvées sont bloquées pendant la création d’un planning. Découvrez comment Gérer les demandes relatives aux plannings.
Vous devez avoir ajouté au moins un employé pour configurer votre planning. Découvrez comment Ajouter et gérer des employés.
Définir la disponibilité des employés
Une fois que vous avez ajouté vos employés, assurez-vous que leurs disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander à vos employés de définir leurs disponibilités dans l’application Gestion des employés Square ou dans le Tableau de bord Square. Vous pouvez également définir ce paramètre dans le Tableau de bord Square.
Les titulaires de compte et les employés qui disposent de l’autorisation requise pour gérer la disponibilité peuvent modifier les disponibilités via le Tableau de bord Square en ligne.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Périodes de travail > Planification > Disponibilité.
- Sélectionnez le point de vente dans le menu déroulant. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente pour afficher les périodes de travail et les disponibilités pour l’ensemble de ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
- À partir de la ligne correspondant à un employé, sélectionnez + pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.
- Activez l’option Disponible toute la journée si l’employé est disponible pendant toutes les heures d’ouverture planifiées, ou entrez une heure de début et une heure de fin pour préciser ses disponibilités.
- Pour ajouter d’autres disponibilités, sélectionnez Ajouter une disponibilité.
- Pour répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine, sélectionnez les jours appropriés dans la section Répéter le.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les employés peuvent définir leurs propres disponibilités à partir de l’application Gestion des employés Square. Chaque employé a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.
- À partir de l’application Gestion des employés Square, ouvrez l’onglet Accueil et sélectionnez Moi.
- Sélectionnez Disponibilité.
- Sélectionnez le jour de la semaine à modifier pour ouvrir la fenêtre « Ajouter une disponibilité ».
- Procédez aux modifications requises et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Ajouter des périodes de travail aux employés
Une fois que vous avez défini les disponibilités de l’équipe, vous pouvez commencer à créer un planning en appliquant des Périodes de travail à chaque employé.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Périodes de travail > Planification > Planning.
Sélectionnez l’intervalle de temps et le ou les points de vente dans le menu déroulant. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
Sélectionnez le menu déroulant Tous les employés pour filtrer par employé ou par poste.
À partir de la ligne d’un employé, sélectionnez + pour ouvrir l’écran « Ajouter une période de travail » pour une journée en particulier.
Vérifiez si le poste et les dates sont exacts et saisissez une heure de début et une heure de fin. Si l’employé sélectionné est non disponible ou a une disponibilité partielle pour cette journée, une remarque vous l’indiquera.
Ajoutez une remarque facultative et sélectionnez une couleur à associer à l’employé sur le planning. Les remarques sont visibles pour les employés lorsqu’ils reçoivent leur planning par e-mail.
Si vous souhaitez répéter la même période de travail un autre jour de la semaine, sélectionnez les jours dans le menu déroulant Répéter la période de travail.
Sélectionnez Enregistrer.
Répétez les étapes pour chaque employé jusqu’à ce que vous ayez terminé votre planning.
Ajouter des périodes de travail ouvertes
Si vous ne pouvez pas combler une période de travail et souhaitez l’ouvrir à tous les employés associés à un certain poste, vous pouvez ajouter des périodes de travail ouvertes dans le Tableau de bord Square.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Périodes de travail > Planification > Planning.
Sélectionnez la plage horaire et le point de vente correspondants dans le menu déroulant. Vous pouvez sélectionner plusieurs points de vente et afficher les périodes de travail et les disponibilités pour tous ces points de vente. Si vous affichez plusieurs points de vente à la fois, le calcul des heures totales est mis à jour et tient compte de tous les points de vente sélectionnés.
À partir de la ligne Périodes de travail ouvertes, sélectionnez + pour ouvrir l’écran Ajouter une période de travail pour une journée en particulier.
Vérifiez si le poste et les dates sont exacts et saisissez une heure de début et une heure de fin.
Ajoutez une remarque facultative et sélectionnez une couleur à associer à la période de travail ouverte sur le planning. Ces remarques peuvent être consultées uniquement par la personne qui crée le planning et ne sont pas visibles pour les employés.
Si vous souhaitez répéter la même période de travail ouverte un autre jour de la semaine, sélectionnez les jours dans le menu déroulant Répéter la période de travail.
Sélectionnez Enregistrer. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les jours où vous souhaitez ajouter une période de travail ouverte.
Publier et imprimer le planning
Vous pouvez publier et imprimer le planning à partir du Tableau de bord Square.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Périodes de travail > Planification > Planning.
Lorsque vous avez créé votre planning, sélectionnez Publier.
Passez en revue le récapitulatif pour voir le nombre total d’employés planifiés, le nombre total de périodes de travail et le nombre total d’heures. Ensuite, choisissez si vous souhaitez envoyer une notification uniquement aux employés concernés ou envoyer une notification à tous les employés.
Sélectionnez Publier le planning.
Les employés recevront une notification par e-mail avec leur planning. Ils auront également la possibilité de le consulter depuis l’application Gestion des employés Square.
Une fois que vous avez publié le planning, vous pouvez en imprimer une copie papier.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Périodes de travail > Planification > Planning.
Sélectionnez … > Imprimer.