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Programmation des services de travail avec Gestion d’équipe

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi, avec la Gestion des employés et Équipe Plus Planification des services de travail de Square, vous avez accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des services de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à la Solution PDV pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la programmation de votre équipe.

Terme Définition
Période de travail Une période de travail désigne une période pendant laquelle un employé travaille sous un même intitulé de poste. La planification des périodes de travail comprend plusieurs états, notamment : la période programmée, la période en cours et la période terminée. Un employé peut être affecté à plusieurs périodes au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de périodes, généralement associé à la période de paie d’une entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des périodes en cours et des périodes terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (00 h 00 - 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent correspondre au moment où tous les employés ont pointé pour la journée (p. ex. pour les bars, la journée de travail peut être de 04 h 00 à 03 h 59 pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, un employé travaille de 9 h - 17 h , avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch. L’employé a donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un employé est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un employé peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé payé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un employé. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un employé peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Poste L’intitulé de poste fait référence à la position qu’un employé occupe au sein d’une entreprise. Les employés peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire attribué à chacun. Les salaires associés seront déterminés par l’intitulé de poste que l’employé occupe. Par exemple, un employé qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner un certain salaire comme « Caissier » et un autre comme « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages actifs qui sont délivrés par un mode de transmission (par exemple, une notification push au propriétaire du compte ou à un employé par Square, au nom de l’autre partie). Remarque : Gestion d’équipe et Équipe Plus ne prennent en charge pour l’instant que les notifications par e-mail et push par les applications.
Alertes Les alertes font référence aux messages passifs, généralement visibles dans les rapports de votre Tableau de bord Square en ligne. Cela comprend, sans s’y limiter, les transgressions des pauses et des périodes de travail, ainsi que les alertes pour les heures supplémentaires.

Démarrer

Avant de créer votre premier horaire, vous devez vous assurer d’avoir organisé certains éléments afin de garantir un processus de création sans faille.

  • Créer vos employés : Avant de mettre en œuvre un horaire, vous devez vous assurer d’avoir créé votre équipe et de lui avoir attribué une adresse e-mail pour la connexion, un intitulé de poste, au moins un salaire et un ensemble d’autorisations.

  • Suggérer l’application Équipe à votre équipe : Pour que les membres de votre équipe puissent gérer leur emploi du temps en déplacement, assurez-vous qu’ils téléchargent l’application Équipe. Ils pourront ainsi accéder à leur horaire et demander des modifications, qu’ils soient au travail ou à la maison.

Configuration de votre horaire

Disponibilité

Une fois que vous aurez constitué votre équipe, vous voudrez également vous assurer que ses disponibilités sont exactes et à jour. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de définir leurs disponibilités par le biais de l’application Équipe, ou les définir pour eux dans votre Tableau de bord Square. Pour les définir vous-même :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Disponibilité.

  2. Sélectionnez l’endroit approprié dans le menu déroulant en haut de la liste de vos employés.

  3. Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir la page de ses disponibilités pour une journée en particulier.

  4. Activez Disponible toute la journée si l’employé est disponible pendant toutes les heures de travail prévues, ou entrez une Heure de début et une Heure de fin pour indiquer à quel moment l’employé est disponible.

  5. Pour ajouter une autre couche de disponibilité, cliquez sur Ajouter la disponibilité ou choisissez de répéter la même disponibilité pour d’autres jours de la semaine en cochant les jours appropriés sous la section Répéter le.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Votre équipe peut également définir sa propre disponibilité dans l’application Équipe. Pour ce faire :

  1. À la page Accueil de l’application Équipe Square, touchez Plus.

  2. Sous la section Paramètres de travail, touchez Disponibilité.

  3. Touchez le jour de la semaine que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apportez les modifications nécessaires.

  4. Touchez Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les disponibilités ne peuvent être mises à jour que par le biais du Tableau de bord Square en ligne et de l’application Équipe Square. Les propriétaires de compte et les emp)loyés disposant d’un accès complet ou de l’autorisation « Gérer la disponibilité » peuvent mettre à jour la disponibilité pour eux-mêmes par le biais du Tableau de bord Square en ligne à tout moment. Les employés disposant d’autorisations limitées auront la possibilité de mettre à jour leur disponibilité lorsqu’ils utilisent l’application Équipe Square.

Périodes de travail

Une fois que vous avez défini les disponibilités de votre équipe, vous pouvez commencer à établir votre horaire en appliquant les services de travail à chaque employé. Pour commencer :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Services de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire et le point de vente concernés dans les menus déroulants situés en haut de la liste des employés. Remarque : Cliquez sur le menu déroulant Tous les employés pour activer ou désactiver des employés ou des intitulés de poste en particulier. Par exemple, s’il n’est pas nécessaire de programmer l’horaire du responsable de l’entreprise, vous pouvez filtrer par employé à l’exception du responsable.

  3. Sur la ligne d’un employé, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un service pour une journée en particulier.

  4. Assurez-vous que l’employé, l’intitulé du poste et les dates sont exacts > entrez une Heure de début et une Heure de fin. Remarque: Si l’employé sélectionné n’est pas disponible ou l‘est partiellement pour cette journée, une note vous l’indiquera.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionner une couleur qui sera associée à l’employé sur l‘emploi du temps. Remarque : Si une note est associée au service de travail d’un employé, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée le planning et non pour les autres employés.

  6. Si vous devez répéter le même service pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le service en bas de l’écran Ajouter un service.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque employé jusqu’à ce que votre planning soit rempli selon les besoins.

Vous avez également la possibilité de déplacer par glisser-déposer des services de travail déjà programmés. Il vous suffit de cliquer sur un service programmé et de le déplacer vers une autre cellule pour qu’il soit attribué d’un employé à un autre. Vous pouvez également copier un service de travail en maintenant enfoncées les touches Option + ALT de votre clavier. Une fois que le service a été déplacé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée, mais ne sera pas publiée.

Remarque : Le nombre maximal de services de travail par employé et par jour que vous pouvez appliquer est de trois.

Horaires de travail ouverts

Si vous n’êtes pas en mesure de remplir un service de travail et souhaitez offrir à tous les employés le choix de leur service de travail pour ce poste en particulier, vous pouvez utiliser les services de travail ouverts. Pour commencer :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Services de travail.

  2. Sélectionnez la plage horaire appropriée et le point de vente dans le menu déroulant en haut de la liste des employés.

  3. À partir de la ligne Horaires de travail ouverts, cliquez sur l’icône « + » pour ouvrir l’écran Ajouter un quart pour une journée en particulier. Remarque : Si vous filtrez par Postes, cliquez sur l’icône « + » sur la ligne appropriée et sélectionnez Horaire de travail ouvert dans le menu déroulant Employé à l’écran Ajouter un horaire de travail.

  4. Vérifiez que l’intitulé du poste et les dates sont exacts > entrez une Heure de début et une Heure de fin.

  5. Vous pouvez également ajouter des remarques et sélectionnez une couleur qui sera associée au membre de l’équipe sur le planning. Remarque : Si une note est associée au service de travail d’un employé, la couleur de son bloc de travail apparaîtra légèrement plus claire que les autres. Les notes ne sont visibles que pour la personne qui crée le planning et non pour les autres employés.

  6. Si vous devez dupliquer le même horaire ouvert pour un autre jour de la semaine, cochez le jour approprié dans le menu déroulant Répéter le service en bas de l’écran Ajouter un service.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

  8. Répétez les étapes ci-dessus pour les jours où vous souhaitez accorder l’option de choix de l‘horaire de travail ouvert.

À partir de là, les horaires de travail ouverts que vous créez deviendront visibles pour tous les employés qui ne sont pas déjà programmés pour travailler pendant cette plage horaire et dont l’intitulé de poste correspond. Les employés peuvent choisir un horaire de travail ouvert directement à partir de l’application Équipe. Pour ce faire, demandez à l’employé  :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Planning.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Repérez un horaire de travail marqué comme Horaire de travail ouvert en bleu. Touchez l‘horaire de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails de l‘horaire de travail.

  4. Touchez Demande d’un service de travail.

Dès qu’un employé demande un horaire de travail ouvert, vous recevez une notification dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez cliquer sur Vérifier la demande directement à partir de la notification ou cliquer sur l’icône des trois points dans Fiches de présence > Services de travail pour la modifier manuellement. Vous serez invité à Refuser ou à Approuver la demande de modification et l’employé recevra une notification dans l’application Équipe lui confirmant votre décision.

Vous avez également la possibilité de faire glisser et déposer des équipes déjà programmées. Il vous suffit de cliquer sur une équipe programmée et de la faire glisser vers la cellule appropriée pour passer d’un employé à un autre. Vous pouvez également copier une équipe en maintenant enfoncées les touches Option/ALT de votre clavier. Une fois que le service a été déposé dans une nouvelle cellule, la modification est automatiquement enregistrée mais ne sera pas publiée.

Échanger des services de travail

Si vous utilisez Équipe Plus, vos employés auront également la possibilité d’échanger leurs horaires de travail avec leurs collègues, qui ne peuvent pas accepter un horaire de travail qui leur avait été attribué, ou alors qui souhaitent simplement échanger leur horaire de travail pour un autre. Pour ce faire :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Touchez le service de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du service de travail.

  4. Touchez Échanger un service de travail.

  5. Dans la liste des horaires de travail disponibles, sélectionnez celui qui convient le mieux et appuyez sur Demander un échange.

Dès lors, l’employé dont le service de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un e-mail ou une notification push de l’application Équipe (en fonction de ses paramètres de notification). Cet e-mail l’informera du fait qu’un autre employé veut échanger des horaires de travail, qu’il pourra accepter ou refuser. Remarque : Les employés qui ont demandé à échanger leurs horaires de travail recevront une notification avant la confirmation de la modification les informant qu’ils sont en charge de leur service de travail jusqu’à ce que la demande d’échange soit acceptée.

Demandes de congés payés

En plus de permettre l’échange d‘horaires de travail, Équipe Plus offre à votre équipe la possibilité de présenter une demande de congé directement à partir de l’application Équipe et ce, pour n’importe quel horaire n’ayant pas encore été publié. Une fois qu’un employé aura présenté une demande de congé, vous recevrez une notification par e-mail ainsi qu’une notification sur votre Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, vous pourrez approuver ou refuser la demande et l’employé recevra une alerte concernant votre décision. Vous recevrez aussi une notification si un autre employé a déjà une demande de congé approuvée pour la même plage horaire qu’un autre employé. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, demandez à votre équipe :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Plus.

  2. Touchez Congé  > Demander un congé.

  3. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour la demande de congé, puis ajoutez une note sous la section Motif.

  4. Touchez Demander un congé.

Les employés peuvent faire le suivi de leurs demandes ainsi qu’annuler toute demande en attente ou approuvée en consultant la même section sur l’application Équipe Square.

Remarque : Les employés ne peuvent pas demander un congé pour des horaires déjà publiés.

Pour approuver ou refuser des demandes de congé soumises par vos employés :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Planning > Services de travail.

  2. Cliquez sur le bouton « ... » et sélectionnez Demandes.

  3. Cliquez sur Afficher la demande pour voir les détails de la demande de congé et cliquez soit sur Refuser, soit sur Approuver. Vous aurez aussi la possibilité de laisser une note.

  4. Lorsque vous aurez approuvé ou refusé la demande, l’employé qui a soumis la demande recevra une notification par e-mail en plus d’une notification push de l’application Équipe Square dans la mesure où il aura activé cette fonctionnalité.

Vous pouvez également approuver ou refuser les demandes directement à partir de n’importe quel horaire en cours; vous n’avez qu’à cliquer sur le service de travail que vous désirez modifier et ouvrir l’écran Détails du service. Avant de publier, vous recevrez une notification si vous devez approuver ou refuser des demandes de congé en attente. Vous pouvez choisir de les approuver ou de les refuser de façon individuelle ou de refuser toutes les demandes en attente.

Remarque : En cas de changement de programme, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée; vous n’avez qu’à cliquer sur le bloc du service de travail où la demande de congé a été approuvée et sélectionner Annuler.

Alertes et notifications

Avec Planification des services de travail, vous recevrez des alertes et des notifications concernant les horaires que vous avez créés. Les alertes sont signalées dans votre Tableau de bord Square en ligne en cas de problèmes. Les notifications sont des messages envoyés par e-mail et par le centre de notification du Tableau de bord vous invitant à accomplir une action proactive. Vous pouvez gérer les alertes et les notifications que vous recevez en lien avec les horaires et les fiches de présence en mettant à jour les paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres > Alertes et notifications.

  2. Sous les sections Alertes et Notifications par e-mail, cochez les types d’alertes que vous souhaitez activer. Décochez au besoin chaque alerte que vous souhaitez désactiver.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous aurez enregistré vos paramètres, vous ne recevrez que des alertes et des notifications par e-mail pour les types d’alertes que vous avez sélectionnés.

Publication de votre horaire

Lorsque vous avez finalisé votre planning et êtes certain de n’avoir plus à apporter aucune autre modification, cliquez sur le bouton Publier dans le coin supérieur gauche de l’écran des services de travail. Passez en revue l’horaire pour voir le nombre total d’employés prévus, le nombre total de services et le nombre total d’heures et choisissez si vous souhaitez notifier les employés concernés ou tous les memployés. Il ne reste plus alors qu’à Publier le planning. Vos employés recevront une notification par e-mail avec leur nouvel emploi du temps, ils pourront aussi le consulter sur l’application Équipe Square.

Vous pouvez aussi facilement dupliquer n’importe quel horaire existant, qu’il soit ou non finalisé, en cliquant sur l’icône Dupliquer située à côté de l’icône Publier. À partir de l’écran Dupliquer l’horaire, sélectionnez la semaine que vous souhaitez copier et cliquez sur Dupliquer l’horaire pour finaliser le processus.

Gestion des horaires

Afin de réduire au minimum les erreurs et les inexactitudes au moment de pointer à l’arrivée et au départ ou en consultant le planning, il est important de vous assurer que les paramètres appropriés sont activés pour les fiches de présence. Consultez les types de paramètres ci-dessous pour en savoir plus sur chacun d’entre eux.

Période de travail

Votre semaine et votre journée de travail affectent la façon dont les heures supplémentaires sont calculées. Pour le rapport, il est préférable de commencer votre journée de travail après le pointage du dernier employé. Pour mettre à jour vos paramètres de période de travail :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Période de travail.

  2. Dans le menu déroulant Heures de la journée de travail, sélectionnez le jour de la semaine approprié.

  3. Cliquez sur heures de la journée de travail pour sélectionner le moment approprié de la journée. Remarque : Pour la plupart des entreprises, un début de journée à minuit est la norme. Cependant, si vos employés travaillent après minuit (p. ex. dans les bars, les restaurants etc.), vous devez régler vos heures de travail pour tenir compte du moment où tous vos employés ont pointé pour la journée.

  4. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Heures supplémentaires

Les règles relatives aux heures supplémentaires sont extrêmement importantes à respecter pour éviter tout problème avec le ministère du Travail. Pour mettre à jour vos paramètres d‘heures supplémentaires :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Heures supplémentaires.

  2. Activez ou désactivez les règles en matière d’heures supplémentaires, y compris la règle Après le travail (heures), qui fait partie des règles dont il faut tenir compte pour les heures supplémentaires.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Pauses

Les règles relatives aux périodes de repas et de pause varient selon les provinces et précisent à quel moment les employés doivent faire une pause et si cette pause est payée ou non. Remarque : Vous êtes limité à la création d’un maximum de 3 pauses par point de vente. Pour mettre à jour vos paramètres de pause :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne gt; Paramètres > Pauses.

  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ouvrir la fenêtre Nouvelle pause. Indiquez ensuite un nom pour cette pause, sa durée, et choisissez le type de rémunération, soit Payée ou Non payée.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Application Équipe

L‘application Équipe Square permet à votre équipe de pointer les arrivées/départs, d‘afficher et de modifier les fiches de présence, d‘afficher les horaires, de gérer leur disponibilité et avec Équipe Plus, de réclamer des horaires de travail ouverts et d‘échanger des horaires de travail avec d‘autres employés - avec votre approbation, bien sûr. Pour mettre à jour les paramètres de votre application Équipe :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Application Équipe.

  2. Activez/désactivez le paramètre Pointer l’arrivée/le départ depuis l’application Équipe en fonction de vos préférences.

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Contrôle du temps

Le contrôle du temps vous permet de personnaliser l‘heure à laquelle vos employés peuvent pointer à l‘arrivée et au départ de votre point de vente. Remarque : Ce paramètre n‘est disponible qu‘avec Équipe Plus. Pour mettre à jour vos paramètres de contrôle du temps :

  1. Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Contrôle du temps.

  2. Activez/désactivez les paramètres Bloquer mettre fin à la pause en avance et Bloquer les pointages d’arrivée en avance et imprévus et saisissez toutes les informations nécessaires (par exemple, Autoriser dans les (minutes) et points de vente applicables).

  3. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications ou sur Enregistrer pour confirmer.

Vous pouvez également donner à certains employés la possibilité d‘ignorer ce paramètre en activant l‘autorisation Ignorer les pointages d’arrivée en avance et imprévus lors de l‘utilisation des autorisations personnalisées.

Questions fréquentes

Puis-je apporter des modifications à un horaire une fois qu’il a été publié ?

Oui ! Pour modifier un horaire déjà publié, il suffit de repérer l’horaire en question dans la section Fiches de présence > Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et de le modifier en conséquence. Une fois que vous avez apporté les modifications nécessaires, cliquez sur le bouton Publier pour renvoyer l’horaire mis à jour.

Un des employés n’a pas reçu son horaire. Puis-je l’envoyer à nouveau ?

Oui, mais pas sans le renvoyer aux employés qui doivent travailler pendant cette période. Demandez à l’employé de vérifier ses paramètres de notification dans l’application Équipe pour confirmer qu’il est en mesure de recevoir les notifications push. Il est également possible que l’e-mail de l’horaire ait été envoyé à une adresse e-mail non valide ou dans le dossier spam de l’employé. La meilleure pratique consiste à demander à votre employé de confirmer que l’adresse e-mail associée à son profil d’équipe est à jour et qu’il a bien vérifié sa boîte de réception.

Je dois programmer un employé en dehors de sa disponibilité. Puis-je le faire ?

Vous pouvez mettre à jour la disponibilité de votre équipe à tout moment par le biais de la page Disponibilité sous les fiches de présence à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez aussi simplement programmer malgré le conflit de disponibilité. Lorsque vous planifiez en dehors des disponibilités, vous verrez un avertissement indiquant que la période de travail se trouve en dehors des disponibilités de votre employé, mais vous aurez la possibilité d’enregistrer quand même. Nous vous recommandons de discuter de la disponibilité de vos employés avec eux directement, avant d’effectuer tout changement, afin d’éviter toute confusion ou tout problème potentiel avec le calendrier en question. Remarque : chaque employé a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.

Est-ce que mes employés peuvent demander une modification de leurs fiches de présence ?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous êtes abonné à Équipe Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Fiches de présence > Paramètres > Application Équipe.
  2. Activez le paramètre des modifications des fiches de présence. Vos employés peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour toute période de travail antérieure.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout autre employé qui détient l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence recevra une notification l’invitant à approuver ou à refuser la demande.

Remarque : les demandes de modification expirent après 30 jours.