スタッフ管理のシフトスケジュール作成（雇用者用）

日々の運営と人件費を明確に把握することは、事業管理において重要です。Square スタッフ管理およびスタッフ プラスの「シフトスケジュール作成」機能を利用すれば、あなたとスタッフ全員のスケジュールを1箇所で作成、管理、公開することができます。スタッフ管理のシフトスケジュール作成には、既存のPOSレジを自動的に統合するのに必要なツールが装備されているので、シンプルでスムーズに毎日のシフトを管理することが可能です。

用語集

スタッフのスケジュール作成に関連してよく使われる用語の詳細については、下表をご確認ください。

はじめる

まずスケジュールを作成する前に、スムーズに作成手順を進められるよう、いくつか準備が必要な場合があります。

• スタッフを作成する：スケジュールを作成する前に、スタッフを登録して、ログインに必要なメールアドレス、役職（複数可）、給与（複数可）、アクセス権限設定を割り当てる必要があります。

• スタッフアプリをスタッフに勧める：どこからでもスタッフがスケジュール管理できるようにするには、まずSquare スタッフアプリのダウンロードが必要になります。アプリをダウンロードしておくことで、店舗からでも自宅からでも、スケジュールの確認や変更依頼が必要になったらいつでも、スタッフ各自で対応することができます。

スケジュールを設定する

勤務可能日時

スタッフの設定が終わったら、スタッフの勤務可能日時が正確で最新であることを確認します。Square スタッフアプリ経由で勤務可能日時を設定してもらう、またはSquare データで設定してもらうことが可能です。オーナーであるあなたが設定する場合は、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[勤務可能日時] を選択します。

2. スタッフリストの上のドロップダウンメニューから適した店舗を選択します。必要に応じて複数の店舗を選択して、それぞれの店舗のシフトや空き状況を一括で見ることが可能です。複数の店舗を一括表示する場合、選択したすべての店舗を反映するよう、勤務時間合計の計算値が更新されます。

3. 任意のスタッフの行から [「+」] アイコンをクリックして、特定日の勤務可能日時ページを開きます。

4. 営業時間中のどのシフトでも対応可能である場合は、[終日勤務可能] に切り替えます。また、 [開始時間] と [終了時間] を入力して、スタッフがシフトに入ることができる時間帯を指定します。

5. 別の勤務可能日時の時間帯を追加するには、[勤務可能日時を追加] をクリックします。また別の曜日で同じ時間帯を繰り返す場合は、「シフトを繰り返す」セクションで該当する曜日にチェックを入れます。

6. [保存] をクリックします。

スタッフアプリを使って、スタッフが各自で勤務可能日時を設定するには、次の手順を行います。

1. Square スタッフアプリの [ホーム] ページから、[その他] をタップします。

2. [勤務情報の設定] セクションで、[勤務可能日時] をタップします。

3. 編集する曜日をタップして [勤務可能日時を追加] 画面を開き、必要な変更を行います。

4. [変更を保存] をタップして [勤務可能日時] セクションに戻り、編集が必要な残りの曜日にも同じ手順を繰り返します。

注意：勤務可能日時の変更ができるのは、Square データおよびSquare スタッフアプリのみです。各スタッフに認められる勤務可能日時は、最大4ブロックまでです。アカウントオーナーとフルアクセス権限または「勤務可能日時を管理」アクセス権限を付与されたスタッフは、いつでもSquare データ経由で勤務可能日時を編集可能です。アクセス権限が制限されているためSquare データでは編集できないスタッフは、Square スタッフアプリを使用して勤務可能日時を各自で編集することができます。

シフト

スタッフの勤務可能日時の設定が済んだら、各スタッフに [シフト] を適用してスケジュールを組み始めることができます。以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[シフト] を選択します。

2. スタッフリストの上のドロップダウンメニューから適した時間帯と店舗を選択します。必要に応じて複数の店舗を選択して、それぞれの店舗のシフトや空き状況を一括で見ることが可能です。複数の店舗を一括表示する場合、選択したすべての店舗を反映するよう、勤務時間合計の計算値が更新されます。注意：[すべてのスタッフ] と表示されているドロップダウンメニューをクリックすると、特定のスタッフまたは役職で絞り込めます。たとえば、ビジネスオーナーをスケジュールに入れる必要がない場合は、オーナーを除外したすべてのスタッフに絞り込むことが可能です。

3. 任意のスタッフの行から [「+」] アイコンをクリックして、特定日の [シフトを追加] 画面を開きます。

4. スタッフ、役職、曜日が正しいか確認して、[開始時間] および [終了時間] を入力します。注意: 選択したスタッフが勤務不可である、またはその日で一部勤務不可である場合は、勤務可能日ではないと知らせる警告が表示されます。

5. オプションとして、スケジュール上にメモを追加しスタッフに関連付けて視認するための色を選択できます。注意：あるスタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のものよりやや薄く表示されます。メモはスケジュールを作成した人物にしか見えず、スタッフには表示されません。

6. 別の曜日に同一シフトを繰り返す必要がある場合、[シフトを追加] 画面下部の [シフト繰り返し] ドロップダウンメニューから対応する曜日にチェックを入れます。

7. [保存] をクリックします。

8. スケジュールが十分に埋まるまで、各スタッフを対象にこの手順を繰り返します。

すでにスケジュールされたシフトをドラッグ・ドロップすることもできます。任意のスケジュール済みシフトをクリックし適したセルへとドラッグして、あるスタッフから別のスタッフへと移動させます。また、キーボードのオプション/ALTキーを長押ししてシフトをコピーすることもできます。シフトを新規セル内にドロップすると変更が自動的に保存されますが、公開はされていません。

注意：スタッフ1人に適用できる最大シフト数は、1日3つまでです。承認された休暇申請はスケジュール作成時にブロックされ、シフトブロックをクリックするとキャンセルできます。

オープンシフト

特定のシフトを埋めることができず、その役職に関連するスタッフ全員にそのオプションを提示したい場合は、オープンシフトを使用することが可能です。以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[シフト] を選択します。

2. スタッフリストの上のドロップダウンメニューから適した時間帯と店舗を選択します。必要に応じて複数の店舗を選択して、それぞれの店舗のシフトや空き状況を一括で見ることが可能です。複数の店舗を一括表示する場合、選択したすべての店舗を反映するよう、勤務時間合計の計算値が更新されます。

3. [オープンシフト] の行から[「+」]アイコンをクリックして、特定日の「シフトを追加」画面を開きます。注意: 職種で絞り込む場合は、対応する行の[「+」]アイコンをクリックして、「シフトを追加」画面のスタッフドロップダウンメニューから [オープンシフト] を選択します。

4. 役職と曜日が正しいことを確認して、[開始時間] および [終了時間] を入力します。

5. また必要に応じて、スケジュール上にメモを追加したり、オープンシフトに関連するメモであることがすぐに分かるように色分けして表示したりすることも可能です。注意: スタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のものよりやや明るい色で表示されます。メモはスケジュールを作成した人物にしか見えず、スタッフには表示されません。

6. 別の曜日に同じオープンシフトを繰り返す必要がある場合、「シフトを追加」画面下部の [シフトを繰り返す] ドロップダウンメニューから、該当する曜日にチェックを入れます。
   

7. [保存] をクリックします。

8. オープンシフトを選べるよう設定したい曜日に、上記手順を繰り返します。

この時点で、作成されたオープンシフトは、その特定の時間帯での勤務にスケジュールされていないスタッフで役職が一致する人物に対して表示されるようになります。スタッフはオープンシフトを、スタッフアプリから直接選ぶことができます。スタッフは以下を行ってもらってください。

1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

3. 青いテキストで [オープンシフト] と記載されているシフトを特定し、対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

4. [シフトをリクエスト] をタップします。

スタッフがオープンシフトのリクエストが行うと、Square データ内でオーナー宛てに通知が届きます。その通知から直接 [リクエストを確認] をクリックするか、 [タイムカード] > [シフト] の順に選択して、3点アイコンをクリックして手動で確認することが可能です。メッセージでシフトリクエストを [却下] するか [承認] するかを選択すると、スタッフアプリからそのスタッフ宛てに却下/承認されたことを伝えるプッシュ通知が送信されます。

すでにスケジュールされたシフトをドラッグ アンド ドロップすることもできます。任意のスケジュール済みシフトをクリックし適したセルへとドラッグして、あるスタッフから別のスタッフへと移動させます。また、キーボードのオプション/ALTキーを長押ししてシフトをコピーすることもできます。シフトを新規セル内にドロップすると変更が自動的に保存されますが、公開はされていません。

シフトを交換する

スタッフ プラスをご利用の場合は、スタッフが各自でシフトを交換することができます。勤務可能日時が変更となったため勤務できなくなった場合、または単に別のシフトの時間帯の方が都合が良い場合など、シフトを交換するには次の手順を行います。

1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

4. [シフト交換] をタップします。

5. 利用可能なシフトのリストから、都合の良いシフトを選択して [交換をリクエスト] をタップします。

ここから、シフト交換のリクエストされたスタッフは、メールおよび/またはスタッフアプリのプッシュ通知を受け取ります（スタッフの通知設定により異なります）。この連絡で、別のスタッフがシフト交換を希望するアラートが通知され、シフト交換を承認または拒否することができます。注意：シフト交換のリクエストをしたスタッフは、リクエストが承認されるまでは、元のシフトで勤務する責任を負う通知をリクエスト前に受け取ります。

休暇申請

シフトの交換に加えスタッフ プラスでは、未公開分のスケジュールを対象にSquare スタッフアプリから直接休暇を申請できるオプションが用意されています。スタッフが休暇を申請すると、加盟店さま宛てにメール通知が届き、Square データにも通知が表示されます。ここから申請を承認または却下すると、スタッフにその決定を知らせるアラートが届きます。また、同じ期間内に別のスタッフがすでに休暇を承認済みである場合も、通知が届きます。休暇申請をはじめるには、スタッフに以下を行ってもらいます。

1. スタッフアプリにログインして [その他] をタップします。

2. [休暇]  > [休暇を申請] の順にタップします。

3. 日付セレクターを使用して、休暇申請に対応した期間を選択して、[理由] セクションにメモを追加します。

4. [申請する] をタップします。

スタッフはSquare スタッフアプリの同セクションにアクセスすれば、申請の状況を確認できますし、保留中/承認済みの申請をキャンセルすることもできます。

注意：すでに公開済みのスケジュールを対象とする休暇の申請はできません。

スタッフが行った休暇申請を承認または却下するには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[スケジュール] > [シフト] の順に選択します。

2. [「...」] ボタンをクリックして、[申請] を選択します。

3. [申請を確認] をクリックして休暇申請の詳細に目を通し、[却下] または [承認] のいずれかをクリックします。メモを付記するオプションもあります。

4. 申請が承認または却下されると、その申請を行ったスタッフ宛てにメール通知が届きます。スタッフがSquare スタッフアプリで有効化している場合は、プッシュ通知も行われます。

また作成中のスケジュールから直接、申請を承認または却下することもできます。編集するシフトをクリックして、[シフトの詳細] 画面を開きます。公開の前に、承認または却下すべき休暇申請が残っている場合は通知が届きます。これらの申請を1つづつ承認または却下するか、すべての保留中の申請を自動で却下するかを選択できます。

注意：予定が変わった場合は、すでに承認された休暇申請をキャンセルすることが可能です。承認された休暇のシフトブロックをクリックして [キャンセル] を選択してください。

アラートと通知

[シフトスケジュール作成] を利用すると、作成したスケジュールについて、特定の操作に関連するアラートや通知を受信できます。アラートとはSquare データ内でフラグが立てられた問題であり、通知とはメールおよびSquare データ通知センターにより送信される先行型のメッセージです。スケジュール作成とタイムカードの操作により受信されるアラートと通知は、Square データの設定を更新して管理可能です。はじめるには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [アラートと通知] の順に選択します。

2. [アラート] セクションと [通知メール] セクションで、オンにするアラートの種類のボックスにチェックを入れます。チェックを外すとアラートはオフになります。

3. [保存] をクリックします。

設定を保存すると、選択した種類のアラートと通知メールのみが届くようになります。

スケジュールを公開する

スケジュール作成が終了しこれ以上の編集は不要と確認できたら、[シフト] 画面左上の [公開] ボタンをクリックします。サマリーを見直して、スタッフ人数合計、シフト合計、勤務時間合計を確認し、対象のスタッフに通知するかまたはすべてのスタッフに通知するかを選択します。ここで、[スケジュールを公開] をクリックします。スタッフ宛てに、新しいスケジュールについてのメール通知が届きます。また、Square スタッフアプリからスケジュールを閲覧するオプションもあります。

また、既存のスケジュールを（完了していてもいなくても）簡単に複製できます。[公開] アイコンの横にある [複製] アイコンをクリックしてください。[スケジュールを複製] 画面から、スケジュールをコピーしたい週を選択して [スケジュールを複製] をクリックして手順を完了させます。スケジュールを複製するときに、スケジュールの対立があった場合はアラートが表示され、その他のスタッフ向けのオープンシフトに変換するオプションが与えられます。

スケジュールを印刷する

スケジュールを印刷するには、以下の手順を行います。

1. Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順にアクセスします。

2. ページ上部にある3点アイコンをクリックして、[印刷] を選択します。

スケジュールを管理する

出勤/退勤時またはスケジュール閲覧時のエラーおよび混乱を最低限に抑えるため、[シフト] の設定が適切に有効化されていることが重要です。各設定の詳細については、以下の設定の種類をご覧ください。

スケジュール設定

勤務週と勤務日の入力は、残業計算方法に影響します。レポートを正確にするため、最後のスタッフが通常勤務を終える時刻より後の時間に、勤務日の営業時間を設定するのが良いでしょう。勤務週と勤務日を設定するには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [スケジュール] の順に選択します。

2. [勤務日の営業時間] ドロップダウンメニューから、該当する曜日を選択します。

3. [勤務日の営業時間] をクリックして、当てはまる時刻を選択します。注意：大半の事業では12amを開始時刻にするのが普通ですが、真夜中を過ぎても勤務するスタッフがいる事業（バー、レストラン、など）の場合は、スタッフ全員が退勤する時刻を勤務日の開始時刻に反映させてください。

4. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

スタッフ プラスではスタッフ向けに、他の従業員とシフトを交換する機能や休暇を申請する（要承認）機能を有効にすることができます。はじめるには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [スケジュール] の順に選択します。

2. 都合に合わせて、[シフト交換] および [休暇申請] アプリ設定をオン/オフに切り替えます。

3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

残業設定

残業の設定を更新するには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [残業] の順に選択します。

2. 当てはまる残業ルールをオン/オフに切り替えて、対応する残業ルールに関連する [勤務(時間)後] を含めます。

3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

注意：現在残業レートは1.25%に設定されており、変更はできません。この設定はデフォルトではオフとなっています。残業計算の詳細については、厚生労働省をご覧ください。

休憩の設定

休憩の設定を更新するには、以下の手順を行います。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [休憩] の順に選択します。

2. [新しい休憩を作成] をクリックして、[新しい休憩] 画面を開きます。ここから休憩に名前を付け、長さを設定して、報酬を [有給] にするか [無給] にするかを選択します。

3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

注意：作成できる休憩の数は、1店舗あたり3つまでに制限されています。

スタッフ プラスをサブスクリプション登録している場合は、[早めの休憩終了をブロック] と [超過時間を有給の休憩から無給の休憩に変換する] の設定を、この同じセクションから有効にできます。また、カスタムアクセス権限を利用して [定刻より早めの出勤と予定外の出勤を上書き変更] アクセス権限をオンにして、この設定をオーバーライドする権限を一部のスタッフに付与することも可能です。

出勤/退勤の設定

スタッフはSquare スタッフアプリで、出勤/退勤を記録しタイムカードの編集をリクエストすることができます。さらに、定刻より早めの出勤や予定外の出勤を防止するため、店舗特有の出勤設定を行うことも可能です。

1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。

2. 都合に合わせて、[スタッフアプリから出勤/退勤する]、[タイムカード編集]、および [定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック] をオン/オフに切り替えます。

3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

FAQ