スタッフのスケジュール設定
スタッフのスケジュールについて
Square シフトを使用すると、ご自身とスタッフ全員の勤務可能時間の設定、シフトの追加、スケジュールの公開が可能です。
勤務可能時間とは、スタッフが働くことができる曜日や時間帯のことです。通常、勤務可能時間は繰り返し対応できる日時を指し、1回限りの休暇申請とは区別されます。たとえば、あるスタッフの勤務可能日時として、「月曜日から金曜日の午前10時から午後9時まで」というように設定できます。
シフトとは、スタッフが特定の職務で働く時間帯のことを指します。シフトスケジュールには、スケジュール済みシフト、現在のシフト、完了したシフトなど、さまざまな状態のシフトが含まれます。1日の中で、1人のスタッフに複数のシフトを割り当てることができます。
はじめる前に
休暇管理、シフト交換、残業時間の管理など、一部の高度な勤怠管理とシフト管理機能は、シフトプラスのサブスクリプションをご契約いただいた場合のみご利用いただけます。
基本的なスケジュール管理と勤怠管理機能については、Square シフトの無償版で最大5名までのスタッフに対して無料でご利用いただけます。
1人のスタッフにつき、1日最大3つまでのシフトを設定することができます。スケジュールを作成する際、承認済みの休暇申請の時間帯は自動的にブロックされます。
スケジュールを設定するには、最低1名のスタッフを登録してください。詳しくは、スタッフを追加および管理する方法をご覧ください。
スタッフの勤務可能時間の設定
スタッフを登録したら、勤務可能時間が正確で最新の状態になっているか確認してください。スタッフの勤務可能時間は、Square スタッフアプリまたは Square データで、スタッフ自身に設定してもらうことができます。また、Square データで管理者が代わりに設定することもできます。
勤務可能日時を管理するアクセス権限をお持ちのアカウントオーナーさまとスタッフは、Square データから勤務可能日時を更新できます。
- Square データにログインし、[スタッフ] > [スケジュール作成] > [勤務可能日時] の順に移動します。
- ドロップダウンメニューから店舗を選択します。複数店舗を選択し、各店舗のシフトと勤務可能日時をまとめて表示することも可能です。複数店舗を一度に表示している場合、合計勤務時間は選択したすべての店舗を反映して更新されます。
- スタッフの行にある [+] を選択し、特定の日の勤務可能日時ページを開きます。
- スタッフが営業時間のすべての時間枠で勤務できる場合は、[終日勤務可能] をオンにします。または、[開始時間] と [終了時間] を入力してスタッフが勤務可能な時間を指定します。
- 勤務可能日時を追加するには、[勤務可能日時を追加] を選択します。
- 他の曜日にも同じ勤務可能日時を繰り返すには、[繰り返し] セクションで該当する曜日を選択します。
- [保存] を選択します。
スタッフへのシフトの割り当て
スタッフの勤務可能時間を設定した後、各スタッフにシフトを割り当ててスケジュールを作成することができます。
Square データからにログインし、[スタッフ] > [スケジュール作成] > [スケジュール] の順に 選択します。
ドロップダウンメニューから、期間と店舗を選択してください。複数店舗を同時に表示している場合、合計勤務時間は選択したすべての店舗の時間を合算して表示されます。
[すべてのスタッフ] のドロップダウンメニューから、特定のスタッフや職務で絞り込むことができます。
スタッフの行にある [+] をクリックすると、指定した日のシフト追加画面が開きます。
スタッフ、職務、日付が正しいことを確認し、[開始時間] と [終了時間] を入力します。選択したスタッフがその日に勤務できない、または一部の時間帯しか勤務できない場合は、その旨が通知されます。
必要に応じてメモを追加し、スケジュール表示用の色を選択することができます。メモは、スタッフがスケジュールをメールで受け取る際に表示されます。
同じシフトを他の曜日にも設定したい場合は、[シフトの繰り返し]ドロップダウンメニューから該当する曜日を選択してください。
[保存] を選択します。
すべてのスケジュールの作成が完了するまで、各スタッフに対してこの手順を繰り返してください。
オープンシフトの追加
特定のシフトに人員を配置できない場合で、特定の職務に関連付けられているすべてのスタッフに募集をかけたい場合は、Square データでオープンシフトとして追加することができます。
Square データからにログインし、[スタッフ] > [スケジュール作成] > [スケジュール] の順に 選択します。
ドロップダウンメニューから、該当する期間と店舗を選択してください。複数店舗を選択すると、それぞれの店舗のシフトと勤務可能時間をまとめて確認することができます。複数店舗を同時に表示している場合、合計勤務時間は選択したすべての店舗の時間を合算して表示されます。
[オープンシフト] の行にある [+] をクリックすると、指定した日のシフト追加画面が開きます。
職務と日付が正しいことを確認し、開始時間と終了時間を入力してください。
必要に応じてメモを追加し、スケジュール表示用の色を選択することができます。オープンシフトのメモは、スケジュール作成者のみが確認でき、スタッフには表示されません。
同じオープンシフトを他の曜日にも設定したい場合は、[シフトの繰り返し]ドロップダウンメニューから該当する曜日を選択してください。
[保存] を選択します。オープンシフトを追加したい日がほかにもある場合は、上記の手順を繰り返してください。
スケジュールの公開と印刷
スケジュールの公開と印刷は、Square データから行うことができます。
Square データからにログインし、[スタッフ] > [スケジュール作成] > [スケジュール] の順に 選択します。
スケジュールの作成が完了したら、[公開] を選択します。
サマリー画面で、スケジュールに入っているスタッフの総数、シフトの総数、合計時間数を確認し、[変更のあるスタッフのみに通知する] または [全スタッフに通知する] のいずれかを選択してください。
[スケジュールの公開] を選択します。
スタッフには、新しいスケジュールを記載した通知メールが送信されます。Square スタッフアプリでもスケジュールを確認することができます。
スケジュールを公開したら、紙に印刷することもできます。
Square データからにログインし、[スタッフ] > [スケジュール作成] > [スケジュール] の順に 選択します。
[… ] > [印刷] の順に選択します。