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スタッフ管理のシフトスケジュール作成(雇用者用)

日々の運営と人件費を明確に把握することは、事業管理において重要です。Square スタッフ管理およびスタッフ Plusの「シフトスケジュール作成」機能を利用すれば、あなたとスタッフ全員のスケジュールを1箇所で作成、管理、公開することができます。スタッフ管理のシフトスケジュール作成には、既存のPOSレジを自動的に統合するのに必要なツールが装備されているので、シンプルでスムーズに毎日のシフトを管理することが可能です。

Shift Scheduling Overview

用語集

スタッフのスケジュール作成に関連してよく使われる用語の詳細については、下表をご確認ください。

用語 定義
シフト スタッフがある役職で勤務する時間範囲を指します。シフトスケジュール作成には、スケジュール済みシフト、現在のシフト、完了したシフトといった複数のシフトステータスが含まれます。スタッフは1勤務日に、複数のシフトに割り当てられる場合があります。
タイムカード 毎回のシフトの記録を指し、通常は事業の給与支払い期に合わせて作成されます。閲覧のために絞り込む期間によっては、タイムカードに進行中のシフトと完了したシフトの両方が含まれる場合があります。
勤務日 24時間ごとに繰り返す事業活動を行う期間を指し、ほとんどの事業体では、標準的な1日(12am~12am)が勤務日に当たります。深夜に営業している事業体の場合は、営業時間をその勤務日のスタッフ全員が退勤する時間に合わせるものとします(たとえば、バーの場合は4am~4amに設定することで、深夜に営業する数時間をカバーできます)。
有給の時間 勤務が始まってから終わるまでの通しの時間から、無給の休憩時間を差し引いた時間を指します。たとえば、スタッフが9amから5pmまで勤務して無給の昼食休憩を30分間取ったとします。このスタッフの有給の時間は、合計7.5時間です。
勤務可能日時 勤務可能日時とは、スタッフが働くことができる日時を指します。一般的に、勤務可能日時は繰り返し対応できる日時のことを指し、1回限りの休みリクエストとは別の設定です。たとえば、あるスタッフの勤務可能日時として、月曜日から金曜日までの午前10時~午後9時のように設定することができます。
休暇 スタッフによりリクエストされた勤務することができない休暇日を指します。休暇は反復されません。1日または連続した数日を休暇としてリクエスト可能です。
職名 スタッフが業務において担う役割を指します。最大12の職名をスタッフに設定可能であり、それぞれ別の時給が割り当てられます。対応する時給は、スタッフが出勤したときの職名により決まります。たとえば、「キャッシャー」および「バーテンダー」の職名を持つスタッフの場合、「キャッシャー」の職名では¥2000、「バーテンダー」の職名では¥3000の時給が計算されます。
お知らせメールの設定 プッシュ方式で配信される能動的なメッセージを指します(その他の当事者に代わり、Squareによりアカウントオーナーまたはスタッフへとプッシュされる通知、など)。 注意: 現時点でスタッフ管理およびスタッフ Plusが対応しているのは、メールとアプリのプッシュ通知のみです。
アラート 通常Square データレポートで確認することが可能な、受動的なメッセージを指します。以下が含まれますがこれらに限定されません: 休憩違反、シフト違反、および残業アラート。

はじめる

まずスケジュールを作成する前に、スムーズに作成手順を進められるよう、いくつか準備が必要な場合があります。

  • スタッフを作成する:スケジュールを作成する前に、スタッフを登録して、ログインに必要なメールアドレス、役職(複数可)、給与(複数可)、アクセス権限設定を割り当てる必要があります。

  • スタッフアプリをスタッフに勧める:どこからでもスタッフがスケジュール管理できるようにするには、まずSquare スタッフアプリのダウンロードが必要になります。アプリをダウンロードしておくことで、店舗からでも自宅からでも、スケジュールの確認や変更依頼が必要になったらいつでも、スタッフ各自で対応することができます。

スケジュールを設定する

勤務可能日時

スタッフを設定し終わったら、彼らの勤務可能日時が正確で最新であることを確認します。Square スタッフアプリ経由で勤務可能日時を設定してもらう、またはSquare データで設定してもらうことが可能です。オーナーであるあなたが設定する場合は、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [勤務可能日時] を選択します。

  2. スタッフリストの上のドロップダウンメニューから適切な店舗を選択します。

  3. 任意のスタッフの行から [「+」] アイコンをクリックして、特定日の勤務可能日時ページを開きます。

  4. 営業時間中のどのシフトでも可能である場合は、[全日可能] に切り替えます。または [開始時間] と [終了時間] を入力して、いつ勤務可能であるかを指定します。

  5. 別の勤務可能日時の時間帯を追加するには、[勤務可能日時を追加] をクリックします。また別の曜日で同じ時間帯を繰り返す場合は、[他曜日で繰り返す] セクションで当てはまる曜日をにチェックを入れます。

  6. [保存] をクリックします。

Shift Scheduling Availability

スタッフアプリを使って、スタッフが各自で勤務可能日時を設定するには、次の手順を行います。

  1. Square スタッフアプリの [ホーム] ページから、[その他] をタップします。

  2. [勤務情報の設定] セクションで、[勤務可能日時] をタップします。

  3. 編集する曜日をタップして [勤務可能日時を追加] 画面を開き、必要な変更を行います。

  4. [変更を保存] をタップして [勤務可能日時] セクションに戻り、編集が必要な残りの曜日にも同手順を繰り返します。

注意:勤務可能日時の変更ができるのは、Square データおよびSquare スタッフアプリのみです。各スタッフに認められる勤務可能日時は、最大4ブロックまでです。アカウントオーナーとフルアクセス権限または「勤務可能日時を管理」アクセス権限を付与されたスタッフは、いつでもSquare データ経由で勤務可能日時を編集可能です。アクセス権限が制限されているためSquare データでは編集できないスタッフは、Square スタッフアプリを使用して勤務可能日時を各自で編集することができます。

シフト

スタッフの勤務可能日時の設定が済んだら、各スタッフに [シフト] を適用してスケジュールを組み始めることができます。以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [シフト] を選択します。

  2. スタッフ一覧の上にあるドロップダウンメニューから、対象の時間帯と店舗を選択します。注意: [すべてのスタッフ] と表示されているドロップダウンメニューをクリックすると、特定のスタッフまたは役職のみに絞り込みしたり、除外したりすることができます。たとえば、ビジネスオーナーをスケジュールに入れる必要がない場合は、オーナー以外のすべてのスタッフを選択して絞り込むことで、オーナーを除外したスケジュールを作成することができます。

  3. 任意のスタッフの行から [「+」] アイコンをクリックして、特定日の [シフトを追加] 画面を開きます。

  4. スタッフ、役職、曜日が正しいか確認して、[開始時間] および [終了時間] を入力します。注意: 選択したスタッフが勤務不可である、またはその日で一部勤務不可である場合は、勤務可能日ではないと知らせる警告が表示されます。

  5. オプションとして、スケジュール上にメモを追加しスタッフに関連付けて視認するための色を選択できます。注意: あるスタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のものよりやや薄く表示されます。メモはスケジュールを作成した人物にしか見えず、スタッフには表示されません。

  6. 別の曜日に同一シフトを繰り返す必要がある場合、[シフトを追加] 画面下部の [シフト繰り返し] ドロップダウンメニューから対応する曜日にチェックを入れます。

  7. [保存] をクリックします。

  8. スケジュールが十分に埋まるまで、各スタッフを対象にこの手順を繰り返します。

すでにスケジュールされたシフトをドラッグ・ドロップすることもできます。任意のスケジュール済みシフトをクリックし適したセルへとドラッグして、あるスタッフから別のスタッフへと移動させます。また、キーボードのオプション/ALTキーを長押ししてシフトをコピーすることもできます。シフトを新規セル内にドロップすると変更が自動的に保存されますが、公開はされていません。

注意:スタッフ1人に適用できる最大シフト数は、1日3つまでです。承認された休暇申請はスケジュール作成時にブロックされ、シフトブロックをクリックするとキャンセルできます。

Shift Scheduling Create Schedule

オープンシフト

特定のシフトを埋めることとができず、その役職に関連するスタッフ全員にそのオプションを提示したい場合は、オープンシフトを使用することが可能です。以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [シフト] を選択します。

  2. スタッフリストの上のドロップダウンメニューから、適した時間帯と店舗を選択します。

  3. [オープンシフト] 行から [「+」] アイコンをクリックして、特定日の [Add shift] 画面を開きます。注意: 職種で絞り込む場合は、適切な行の [「+」] アイコンをクリックして [シフトを追加] 画面のスタッフドロップダウンメニューから、[オープンシフト] を選択します。

  4. 役職と曜日が正しいことを確認して、[開始時間] および [終了時間] を入力します。

  5. オプションとして、スケジュール上にメモを追加しオープンシフトに関連付けて視認するための色を選択できます。注意: あるスタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のものよりやや薄く表示されます。メモはスケジュールを作成した人物にしか見えず、スタッフには表示されません。

  6. 別の曜日に同一オープンシフトを繰り返す必要がある場合、[シフトを追加] 画面下部の [シフト繰り返し] ドロップダウンメニューから対応する曜日にチェックを入れます。

  7. [保存] をクリックします。

  8. オープンシフトを選べるオプションを付与する曜日に、上記手順を繰り返します。

この時点で、作成されたオープンシフトは、その特定の時間帯での勤務にスケジュールされていないスタッフで役職が一致する人物に対して表示されるようになります。スタッフはオープンシフトを、スタッフアプリから直接選ぶことができます。スタッフは以下を行ってもらってください。

  1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

  3. 青いテキストで [オープンシフト] と記載されているシフトを特定し、対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフトをリクエスト] をタップします。

スタッフがオープンシフトのリクエストが行うと、Square データ内でオーナー宛てに通知が届きます。その通知から直接 [リクエストを確認] をクリックするか、 [タイムカード] > [シフト] の順に選択して、3点アイコンをクリックして手動で確認することが可能です。プロンプトでシフトリクエストを [否認] するか [承認] するかを選択すると、スタッフアプリからそのスタッフ宛てに否認/承認されたことを伝えるプッシュ通知が送信されます。

すでにスケジュールされたシフトをドラッグ・ドロップすることもできます。任意のスケジュール済みシフトをクリックし適したセルへとドラッグして、あるスタッフから別のスタッフへと移動させます。また、キーボードのオプション/ALTキーを長押ししてシフトをコピーすることもできます。シフトを新規セル内にドロップすると変更が自動的に保存されますが、公開はされていません。

Shift Scheduling Notifications

シフトの交換

If you’re using スタッフ Plusをご利用の場合は、スタッフが各自でシフトを交換することができます。勤務可能日時が変更となったため勤務できなくなった場合、または単に別のシフトの時間帯の方が都合が良い場合など、シフトを交換するには次の手順を行います。

  1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

  3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフト交換] をタップします。

  5. 利用可能なシフトのリストから、都合の良いシフトを選択して [交換をリクエスト] をタップします。

ここから、シフト交換のリクエストされたスタッフは、メールおよび/またはスタッフアプリのプッシュ通知を受け取ります(スタッフの通知設定により異なります)。この連絡で、別のスタッフがシフト交換を希望するアラートが通知され、シフト交換を承認または拒否することができます。注意:シフト交換のリクエストをしたスタッフは、リクエストが承認されるまでは、元のシフトで勤務する責任を負う通知をリクエスト前に受け取ります。

休暇申請

シフトの交換に加えスタッフ Plusでは、未公開分のスケジュールを対象にSquare スタッフアプリから直接休暇を申請できるオプションが用意されています。スタッフが休暇を申請すると、加盟店さま宛てにメール通知が届き、Square データにも通知が表示されます。ここから申請を承認または却下すると、スタッフにその決定を知らせるアラートが届きます。また、同じ期間内に別のスタッフがすでに休暇を承認済みである場合も、通知が届きます。休暇申請をはじめるには、スタッフに以下を行ってもらいます。

  1. スタッフアプリにログインして [その他] をタップします。

  2. [休暇]  > [休暇を申請] の順にタップします。

  3. 日付セレクターを使用して、休暇申請に対応した期間を選択して、[理由] セクションにメモを追加します。

  4. [申請する] をタップします。

スタッフはSquare スタッフアプリの同セクションにアクセスすれば、申請の状況を確認できますし、保留中/承認済みの申請をキャンセルすることもできます。

注意:すでに公開済みのスケジュールを対象とする休暇の申請はできません。

スタッフが行った休暇申請を承認または却下するには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [スケジュール] > [シフト] の順に選択します。

  2. [「...」] ボタンをクリックして、[申請] を選択します。

  3. [申請を確認] をクリックして休暇申請の詳細に目を通し、[却下] または [承認] のいずれかをクリックします。メモを付記するオプションもあります。

  4. 申請が承認または却下されると、その申請を行ったスタッフ宛てにメール通知が届きます。スタッフがSquare スタッフアプリで有効化している場合は、プッシュ通知も行われます。

また作成中のスケジュールから直接、申請を承認または却下することもできます。編集するシフトをクリックして、[シフトの詳細] 画面を開きます。公開の前に、承認または却下すべき休暇申請が残っている場合は通知が届きます。これらの申請を1つづつ承認または却下するか、すべての保留中の申請を自動で却下するかを選択できます。

注意:予定が変わった場合は、すでに承認された休暇申請をキャンセルすることが可能です。承認された休暇のシフトブロックをクリックして [キャンセル] を選択してください。

アラートと通知

[シフトスケジュール作成] を利用すると、作成したスケジュールについての特定の操作に関連するアラートや通知を受信できます。アラートとはSquare データ内でフラグが立てられた問題であり、通知とはメールおよびSquare データ通知センターにより送信される先行型のメッセージです。スケジュール作成とタイムカードの操作により受信されるアラートと通知は、Square データの設定を更新して管理可能です。はじめるには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして、[設定] > [アラートと通知] の順に選択します。

  2. [アラート] セクションと [通知メール] セクションで、オンにするアラートの種類のボックスにチェックを入れます。チェックを外すとアラートはオフになります。

  3. [保存] をクリックします。

設定を保存すると、選択した種類のアラートと通知メールのみが届くようになります。

スケジュールを公開する

スケジュール作成が終了しこれ以上の編集は不要と確認できたら、[シフト] 画面左上の [公開] ボタンをクリックします。サマリーを見直して、スタッフ人数合計、シフト合計、勤務時間合計を確認し、対象のスタッフに通知するかまたはすべてのスタッフに通知するかを選択します。ここで、[スケジュールを公開] をクリックします。スタッフ宛てに、新しいスケジュールについてのメール通知が届きます。また、Square スタッフアプリからスケジュールを閲覧するオプションもあります。

また、既存のスケジュールを(完了していてもいなくても)簡単に複製できます。[公開] アイコンの横にある [複製] アイコンをクリックしてください。[スケジュールを複製] 画面から、スケジュールをコピーしたい週を選択して [スケジュールを複製] をクリックして手順を完了させます。

Shift Scheduling Duplicate

スケジュールを管理する

出勤/退勤時またはスケジュール閲覧時のエラーおよび混乱を最低限に抑えるため、[タイムカード] の設定が適切に有効化されていることが重要です。各設定の詳細については、以下の設定の種類をご覧ください。

スケジュール設定

勤務週と勤務日の入力は、残業計算方法に影響します。レポートを正確にするため、最後のスタッフが通常勤務を終える時刻より後の時間に勤務日の営業時間を設定するのが良いでしょう。勤務週と勤務日を設定するには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [設定] > [スケジュール] の順に選択します。

  2. [勤務日の営業時間] ドロップダウンメニューから、該当する曜日を選択します。

  3. [勤務日の営業時間] をクリックして、当てはまる時刻を選択します。注意: 大半の事業では12amを開始時刻にするのが普通ですが、真夜中を過ぎても勤務するスタッフがいる事業(バー、レストラン、など)の場合は、スタッフ全員が退勤する時刻を勤務日の開始時刻に反映させてください。

  4. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

With スタッフ Plusではスタッフ向けに、他の従業員とシフトを交換する機能や休暇を申請する(要承認)機能を有効にすることができます。はじめるには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [設定] > [スケジュール] の順に選択します。

  2. 都合に合わせて、[シフト交換] および [休暇申請] アプリ設定をオン/オフに切り替えます。

  3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

残業設定

残業の設定を更新するには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [設定] > [残業] の順に選択します。

  2. 当てはまる残業ルールをオン/オフに切り替えて、対応する残業ルールに関連する [勤務(時間)後] を含めます。

  3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

注意:現在残業レートは1.25%に設定されており、変更はできません。この設定はデフォルトではオフとなっています。残業計算の詳細については、厚生労働省をご覧ください。

休憩の設定

休憩の設定を更新するには、以下の手順を行います。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [設定] > [休憩] の順に選択します。

  2. [新しい休憩を作成] をクリックして、[新しい休憩] 画面を開きます。ここから休憩に名前を付け、長さを設定して、報酬を [有給] にするか [無給] にするかを選択します。

  3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

注意:作成できる休憩の数は、1店舗あたり3つまでに制限されています。

スタッフ Plusをサブスクリプション登録している場合は、[早めの休憩終了をブロック] と [超過時間を有給の休憩から無給の休憩に変換する] の設定を、この同じセクションから有効にできます。また、カスタムアクセス権限を利用して [定刻より早めの出勤と予定外の出勤を上書き変更] アクセス権限をオンにして、この設定をオーバーライドする権限を一部のスタッフに付与することも可能です。

出勤/退勤の設定

Square スタッフアプリによりスタッフは、出勤/退勤を記録しタイムカードの編集をリクエストすることができます。また定刻より早めの出勤や予定外の出勤を防止するため、店舗特有の出勤設定を行うことも可能です。

  1. Square データの [タイムカード] セクションにアクセスして [設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。

  2. 都合に合わせて、[スタッフアプリから出勤/退勤する]、[タイムカード編集]、および [定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック] をオン/オフに切り替えます。

  3. [キャンセル] をクリックして変更を破棄します。または、[保存] をクリックして確定します。

FAQ

一度公開されたスケジュールを編集できますか?

はい。すでに公開されたスケジュールを編集するには、Square データの [シフト] セクションにアクセスして、対象のスケジュールを 見つけて編集してください。必要な編集を行ったら [公開] ボタンをクリックして、更新したスケジュールを再送信します。

スタッフの1人がスケジュールを受け取れませんでした。再送信することはできますか?

はい。ただし、その特定の時間帯での勤務がスケジュールされているその他のスタッフにも再度送信されることとなります。スタッフに「スタッフアプリ」内の通知設定を確認してもらい、同アプリからのプッシュ通知が確実に届くようにしてください。また、スケジュールのメールが古いメールアドレスに送信されているか、スタッフの迷惑メール/ジャンクホルダーに振り分けられている可能性もあります。最良の慣行として、スタッフのプロフィールに関連するメールアドレスが最新のものであるか確認してもらい、彼らの受信トレイをもう一度よくチェックしてもらってください。

スタッフの勤務可能日時外でスケジュールを組む必要があります。どうしたらよいですか?

スタッフの勤務可能日時は、Square データの [シフト] 内の [勤務可能日時] ページでいつでも編集可能です。また、勤務可能日時の競合を単に上書きしてスケジュール作成することも可能です。勤務可能日時外にスケジュールした場合、スタッフの勤務可能日時外のシフトであると知らせる警告が表示されますが、[そのまま保存] するオプションがあります。対象のスケジュールに関する混乱や問題を避けるため、勤務可能日時についてはスタッフと直接話し合うことをお勧めいたします。注意:各スタッフが指定できる勤務可能日時のブロックは4つまでです。

スタッフはタイムカードの編集をリクエストできますか?

はい。ただし、スタッフ Plusをサブスクリプション登録していて [タイムカード編集] 設定がオンに切り替えられていることが必要です。

  1. Square データから、[シフト] > [設定] > [スタッフアプリ] の順にアクセスします。
  2. [タイムカード編集] 設定をオンに切り替えます。これでスタッフは、過去のシフトのタイムカードを編集できるようになります。

タイムカード編集のリクエストがあると、アカウントオーナーと [タイムカードのリクエストに対応する] 権限を持つスタッフに、リクエストを承認または却下するよう促す通知が届きます。

注意:編集のリクエストは、30日後に無効となります。

スタッフにチップを分配するオプションを利用できるのでしょうか?

はい。スタッフ Plusにはチップ集計機能があり、出勤しているチップ受け取り資格のあるスタッフ全員に、クレジットカードによるチップを均等に分配できます。チップ集計機能により、スタッフに公平かつタイムリーにチップを支払えますので、現在手入力でチップを分配している場合は、その複雑な作業が不要となります。そして事業のその他の面に時間を割くことができます。詳細については、スタッフ Plusでチップを集計するをご覧ください。

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