Square シフトでスタッフのスケジュールを作成する

Square シフトとSquare シフトプラスでは、店舗で勤務するスタッフ全員のスケジュールを作成、管理、公開できます。また、Square シフトはSquare POSレジアプリ、Square 予約、Square レストランPOSレジと自動的に連携します。Square リテールPOSレジプラスのサブスクリプションにご登録いただくと、Square シフトフリーを従業員数の上限なしでご利用いただけます。

さらに詳しくは、Square シフトの料金と機能をご覧ください。

用語集

スタッフのスケジュール作成でよく使われる用語については、下記の表をご確認ください。

はじめに

スケジュールの作成をはじめる前に、スムーズに手順を進められるよう、事前に以下の準備をお済ませください。

• スタッフを作成する：スケジュールを作成する前に、スタッフを登録して、ログインに必要なメールアドレス、職務、賃金（複数可）、アクセス権限設定を割り当ててください。

• スタッフアプリをスタッフに勧める：どこからでもスケジュールを管理できるように、スタッフにSquare スタッフアプリをダウンロードしてもらいます。アプリがあれば、スタッフは店舗でも自宅でもスケジュールの確認や変更依頼ができるようになります。

スケジュールを設定する

勤務可能日時

スタッフの設定を完了したら、スタッフの勤務可能日時が正確かつ最新の状態であることを確認します。勤務可能日時の設定は、スタッフが各自でSquare スタッフアプリで行うことも、事業主さま側でSquare データで行うことも可能です。他のスタッフのスケジュールを設定する場合は、以下の手順を行います。

• Square データ > [スタッフ] > [シフト] の順に進み、[勤務可能日時] を選択します。

• スタッフ一覧の上にあるドロップダウンメニューから適切な店舗を選択します。複数の店舗を選択し、各店舗のシフトと勤務可能日時をまとめて表示することも可能です。複数の店舗を一括表示すると、選択したすべての店舗の時間を基に合計勤務時間が再計算されます。 

• 任意のスタッフの行で、[+] アイコンをクリックし、特定日の勤務可能日時ページを開きます。

• スタッフが営業時間のすべての時間枠で勤務できる場合は、[終日勤務可能] をオンにします。または、[開始時間] と [終了時間] を入力してスタッフが勤務可能な時間を指定します。

• 勤務可能日時を追加するには、[勤務可能日時を追加] をクリックするか、[繰り返し] セクションで該当する曜日にチェックを入れて同じ勤務可能時間を他の曜日にも設定します。

• [保存] をクリックします。

スタッフアプリを使って、スタッフが各自で勤務可能日時を設定することもできます。操作は以下の手順で行います。

• Square スタッフアプリの [ホーム] タブから、[その他] をタップします。

• [勤務可能日時] をタップします。ご注意：Square 給与管理をご利用の場合は、[その他] > [勤務可能日時] の順に選択してください。

• 編集する曜日をタップして [勤務可能日時を追加] 画面を開き、必要な変更を行います。

• [変更を保存] をタップして [勤務可能日時] セクションに戻り、変更が必要な残りの曜日についても同じ操作を行います。

ご注意：勤務可能日時の変更は、Square データおよびSquare スタッフアプリでのみ可能です。各スタッフは勤務可能日時のブロックを4つまで選択できます。アカウントオーナー、およびフルアクセス権限か「勤務可能日時を管理」アクセス権限を持つスタッフは、いつでもSquare データ経由で勤務可能日時を変更できます。フルアクセス権限が付与されていないスタッフは、Square スタッフアプリを使用して自身の勤務可能日時を編集できます。

シフト

スタッフの勤務可能日時を設定したら、各スタッフにシフトを適用してスケジュールを組みます。操作は以下の手順で行います。

• Square データ > [スタッフ] > [シフト] の順に進み、[シフト] を選択します。

• スタッフ一覧の上にあるドロップダウンメニューから、シフトの時間枠と店舗を選択します。複数の店舗を選択し、各店舗のシフトをまとめて表示することも可能です。複数の店舗を一括表示すると、選択したすべての店舗の時間を基に合計勤務時間が再計算されます。ご注意：「すべてのスタッフ」と表示されているドロップダウンメニューをクリックすると、特定のスタッフまたは職務を指定してフィルターを適用できます。たとえば、ビジネスオーナーにシフトを割り当てる必要がない場合、フィルターでオーナーを除外できます。

• 任意のスタッフの行から [+] アイコンをクリックして、特定日の [シフトを追加] 画面を開きます。

• スタッフ、職務、日付が正しいことを確認し、[開始時間] と [終了時間] を入力します。ご注意：選択したスタッフが該当日に勤務できない場合、または勤務時間が限定される場合は、それがメッセージで表示されます。

• メモを追加する際に、スタッフに色を割り当てることもできます。色分けをすると、スケジュール上でスタッフを簡単に見分けられます。ご注意：スタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のブロックよりやや薄く表示されます。スケジュールをメールでスタッフに送信する際、メモの内容も記載されます。現時点では、メモの内容はSquare スタッフアプリには表示されません。

• 別の曜日で同じシフトを繰り返すには、[シフトを追加] 画面の下部にある [シフトを繰り返す] ドロップダウンメニューから適切な曜日にチェックを入れます。

• [保存] をクリックします。

• スケジュールが十分に埋まるまで、スタッフごとにこの手順を繰り返してください。

スタッフのスケジュール作成が完了すると、人件費の推定合計額を表示できます。また、勤務を予定しているスタッフの1週間分の推定残業時間も確認できます。また [勤務日] タブで各スタッフにかかる推定人件費を確認することも可能です。なお、推定人件費は印刷されたシフトレポートには表示されず、Square データのみでご覧いただけます。また、無給の休憩は計算に含まれません。

設定済みのシフトをスタッフに割り当てる際、ドラッグ アンド ドロップで操作できます。設定済みのシフトを別のセルにドラッグすると、シフトを別のスタッフに移動できます。キーボードのOptionまたはAltキーを長押しすることで、シフトをコピーすることもできます。シフトを別のセルにドロップすると、その変更は自動的に保存されますが、公開はされません。

ご注意：各スタッフに割り当てられる最大シフト数は一日につき3つです。休暇申請が承認されるとスケジュール作成時に該当の時間枠がブロックされますが、シフトブロックをクリックするとキャンセルできます。

オープンシフト

特定のシフトが埋まらず、その職務に関連するスタッフ全員にシフトの空きがある旨を提示したい場合、オープンシフトを使用できます。操作は以下の手順で行います。

• Square データ > [スタッフ] > [シフト] の順に進み、[シフト] を選択します。

• スタッフ一覧の上にあるドロップダウンメニューから、シフトの時間枠と店舗を選択します。複数の店舗を選択し、各店舗のシフトと勤務可能日時をまとめて表示することも可能です。複数の店舗を一括表示すると、選択したすべての店舗の時間を基に合計勤務時間が再計算されます。

• [オープンシフト] 行から [+] アイコンをクリックし、特定日の [シフトを追加] 画面を開きます。ご注意：職種で絞り込む場合は、該当する行の [+] アイコンをクリックし、[シフトを追加] 画面にあるスタッフのドロップダウンメニューから [オープンシフト] を選択します。

• 職務と曜日が正しいことを確認して、[開始時間] と [終了時間] を入力します。

• メモを追加する際に、オープンシフトに色を割り当てることもできます。色分けすると、スケジュール上でオープンシフトを簡単に見分けられます。ご注意：スタッフのシフトに関連付けられたメモがある場合、そのシフトブロックの色は他のブロックよりやや薄く表示されます。メモはスケジュールの作成者にしか表示されず、スタッフが閲覧することはできません。

• 別の曜日に同じオープンシフトを追加するには、[シフトを追加] 画面の下部にある [シフトを繰り返す] ドロップダウンメニューから適切な曜日にチェックを入れます。

• [保存] をクリックします。

• オープンシフトを設定する曜日で上記手順を繰り返します。

上記の手順が完了したら、オープンシフトと同じ職務が割り当てられ、かつその時間帯にシフトが入っていないスタッフに、作成されたオープンシフトが表示されます。スタッフはスタッフアプリからオープンシフトを選択できます。スタッフアプリからオープンシフトを選択するには、以下の手順を行います。

• スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。

• 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

• 青い文字で [オープンシフト] と記載されているシフトを特定し、対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

• [シフトをリクエスト] をタップします。

スタッフがオープンシフトをリクエストすると、Square データに通知が届きます。確認するには、[タイムカード] > [シフト] にある3点リーダーアイコンをクリックします。Square スタッフアプリから [ホーム] タブの通知センターにアクセスして、オープンリクエストを表示します。シフトのリクエストを [却下] するか [承認] するかの選択を促すメッセージが表示され、スタッフにはその結果を知らせるプッシュ通知がスタッフアプリから届きます。

設定済みのシフトをスタッフに割り当てる際、ドラッグ アンド ドロップで操作できます。設定済みのシフトを別のセルにドラッグすると、シフトを別のスタッフに移動できます。キーボードのOptionまたはAltキーを長押しすることで、シフトをコピーすることもできます。シフトを新しいセルにドロップすると、その変更は自動的に保存されますが、公開はされません。

シフトの交換と代理勤務

Square シフトプラスをご利用の場合、スタッフが都合により勤務できなくなった、または別のシフトの時間帯に変更したいときに、シフトの交換や代理勤務をリクエストできます。

シフト交換リクエストを送信するには、以下の手順を行います。

1. スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。

2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

4. [シフトを交換] をタップします。

5. 利用可能なシフトの一覧から適切なシフトを選択し、[交換をリクエスト] をタップします。

シフト交換をリクエストされたスタッフには、スタッフアプリからメールやプッシュ通知（通知設定による）が届きます。この通知によって他のスタッフがシフトの交換を希望していることを知らされたスタッフは、交換を承諾するか却下するかを選択できます。ご注意：シフト交換のリクエストを出す際は、リクエストするスタッフに事前の注意点を説明する通知が送られます。この通知には、リクエストが承諾されてシフトの交換が確定するまでは、当初のシフトで勤務する責任がある旨が記載されています。

シフトの代理リクエストを送信するには、以下の手順を行います。 

1. Square スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。 

2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開き、[シフトの代理をリクエスト] を選択します。

4. 勤務先の全員にシフトの代理リクエストを送信するには、[リクエスト] をタップします。

シフトの代理リクエストが保留中として反映されます。このリクエストがマネージャーまたはスタッフによって承認もしくは却下された、または期限切れになった場合は、Square スタッフアプリから通知が届きます。シフトの代理リクエストの期限が切れた場合は、上記の手順に沿ってリクエストを送信してください。シフトの代理リクエストをキャンセルする場合は、[シフトの詳細] ビューに戻り、[シフトの代理リクエストをキャンセル] をタップします。

他のスタッフは、Square スタッフアプリの [スケジュール] ビューからシフトの代理リクエストを承認または却下し、対象のシフトを選択できます。Square データの [シフト] > [通知] セクションで、シフトの代理リクエストを承認できます。

休暇申請

Square シフトプラスでは、シフトの交換に加えて、未公開のスケジュールを対象にSquare スタッフアプリから休暇を申請することができます。スタッフが休暇を申請すると、通知メールに加え、Square データにも通知が届きます。ここで申請が承認または却下されると、スタッフにその結果を知らせる通知が届きます。また、同じ期間内で別のスタッフの休暇がすでに承認されている場合も通知が届きます。スタッフが休暇を申請するには、以下の手順を行います。

• スタッフアプリにログインして [その他] をタップします。

• [休暇] > [休暇申請] の順にタップします。

• 日付セレクターを使用して休暇を申請する期間を選択し、[理由] セクションにメモを追加します。

• [申請する] をタップします。

スタッフはSquare スタッフアプリの同セクションにアクセスして、申請状況の確認や、保留中/承認済みの申請のキャンセルができます。 

ご注意：すでに公開済みのスケジュールを対象とする休暇の申請はできません。

スタッフが行った休暇申請をSquare データで承認または却下するには、以下の手順を行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に進み、[スケジュール] > [シフト] の順に選択します。

• [...] ボタンをクリックして、[申請] を選択します。

• [申請を確認] をクリックして休暇申請の詳細を確認し、[却下] または [承認] のいずれかをクリックします。この際メモを残すこともできます。

• 申請が承認または却下されると、その申請を行ったスタッフ宛てにメール通知が届きます。スタッフがSquare スタッフアプリでプッシュ通知を有効化している場合は、プッシュ通知も送信されます。

保留中、承認済み、非承認の休暇申請はすべて、Square データの [スケジュール作成] > [休暇] から表示できます。日付範囲フィルターをクリックし、スタッフの名前で並べ替えると、スタッフ全体の休暇レポートが表示されます。

また、作成中のスケジュールから直接申請を承認または却下することもできます。編集するシフトをクリックして、[シフトの詳細] 画面を開きます。公開前に、承認または却下すべき休暇申請が残っている場合は通知が届きます。保留中の申請は、一つずつ承認または却下することも、すべてを自動で却下することも可能です。

ご注意：予定が変わった場合は、すでに承認された休暇申請を簡単にキャンセルできます。承認された休暇のシフトブロックをクリックして [キャンセル] を選択します。

アラートと通知

Square シフトプラスをご利用の場合、作成したスケジュールについて特定の操作があったときにアラートや通知を受信できます。「アラート」とは、Square データで何らかの問題が発生していることを伝えるものです。「通知」とは、状況を伝えるためにメールおよびSquare データ通知センターから自動で送信されるメッセージです。Square スタッフアプリ内で、特定のスケジュール変更やスタッフからの申請があった場合に連絡を受けるよう設定することもできます。スケジュール作成やタイムカード操作を知らせるアラートと通知を管理するには、Square データの設定を更新してください。操作は以下の手順で行います。

• Square データの [スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [アラートと通知] の順に選択します。Square スタッフアプリから、[ホーム] タブの通知センターをタップします。 

• [アラート] セクションと [通知メール] セクションで、オンにするアラートの種類にチェックを入れます。アラートのチェックを外すとオフになります。

• [保存] をクリックします。

設定を保存すると、選択した種類のアラートと通知メールのみが届くようになります。

スケジュールを公開する

スケジュールの作成が完了し、これ以上編集する必要がないことを確認したら、[シフト] 画面左上の [公開] ボタンをクリックします。概要情報を見直して、勤務予定のスタッフ人数合計、シフト合計、勤務時間合計を確認し、対象のスタッフに通知するか、またはすべてのスタッフに通知するかを選択します。[スケジュールを公開] をクリックします。スタッフに新しいスケジュールが記載されたメール通知が届きます。Square スタッフアプリでも同様の内容を確認できます。

[公開] アイコンの横にある [複製] アイコンをクリックすると、既存のスケジュール（完了しているかを問わず）を簡単に複製できます。[スケジュールを複製] 画面から、スケジュールをコピーする週を選択し、[スケジュールを複製] をクリックして手順を完了します。スケジュールを複製する際、スケジュールがすでに組まれていた場合は通知が届き、その他のスタッフ向けのオープンシフトに変換するオプションが表示されます。

スケジュールを印刷する

スケジュールを印刷するには、以下の手順を行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に選択します。

• ページ上部にある3点アイコンをクリックして、[印刷] を選択します。

スケジュールを管理する

出勤/退勤の打刻時やスケジュール閲覧時のエラーや混乱を最小限に抑えるため、Square シフトの設定が適切に有効化されていることを確認してください。各設定について詳しくは、以下の設定の種類をご覧ください。

スケジュール設定

勤務週および勤務日は、残業時間の計算方法に影響します。正確なレポートを作成するために、最後に勤務するスタッフの通常の退勤時間後に、勤務日の営業時間を設定することをおすすめします。勤務週と勤務時間の設定を更新するには、以下の手順を行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [スケジュール] の順に選択します。

• [勤務日の営業時間] ドロップダウンメニューから、該当する曜日を選択します。

• [勤務日の営業時間] をクリックして、適切な時刻を選択します。ご注意：多くの事業では、午前0時が一般的な開始時刻です。ただし、真夜中を過ぎても勤務するスタッフがいる場合（バー、レストランなど）は、勤務日の開始時刻をスタッフ全員が退勤する時刻に合わせる必要があります。

• 変更点を削除するには [キャンセル] をクリックします。または、[保存] をクリックして確定します。

Square シフトプラスをご利用の場合は、スタッフ同士でシフトを交換できる機能や、休暇を申請する（要承認）機能をご利用いただけます。操作は以下の手順で行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [スケジュール] の順に選択します。

• 必要に応じて [シフト交換] および [休暇申請] などの設定のオン/オフを切り替えます。

• 変更点を削除するには [キャンセル] をクリックします。または、[保存] をクリックして確定します。

残業設定

自治体または国の労働監督機関との間で問題が発生しないよう、残業に関するルール（vary by state）を遵守してください。残業の設定を更新するには、以下の手順を行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [残業] の順に選択します。

• 該当する残業ルールのオン/オフを切り替え、対応する残業ルールに関連する勤務（時間）後を設定します。

• 変更点を削除するには [キャンセル] をクリックします。または、[保存] をクリックして確定します。

休憩の設定

食事および休憩時間、スタッフを休憩させるべきタイミングや、休憩を有給と無給のどちらにするかは、法律に則って適宜指定します。ご注意：作成できる休憩の数は、1店舗あたり3つまでに制限されています。休憩の設定を更新するには、以下の手順を行います。

• Square データから、[スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [休憩] の順に選択します。

• [新しい休憩を追加] をクリックして、[新しい休憩] 画面を開きます。ここで、休憩の名前と長さを指定し、報酬を有給または無給のどちらにするかを選択します。

• 変更点を削除するには [キャンセル] をクリックします。または、[保存] をクリックして確定します。

Square シフトプラスにご登録の場合は、この同じセクションから [早めの休憩終了をブロック] と [超過時間を有給の休憩から無給の休憩に変換する] の設定を有効にできます。また、カスタムアクセス権限を利用して、[定刻より早めの出勤と予定外の出勤を上書き変更] アクセス権限をオンにして、この設定を上書き変更する権限を一部のスタッフに付与することも可能です。

出退勤の設定

スタッフはSquare スタッフアプリで出退勤を記録し、タイムカードの編集をリクエストできます。さらに、定刻より早めの出勤や予定外の出勤を防止するため、店舗独自の出勤設定を行うことも可能です。操作は以下の手順で行います。

• Square データから [スタッフ] > [シフト] の順に進み、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。

• ご希望に応じて、[スタッフアプリから出退勤する]、[タイムカード編集]、および [定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック] のオン/オフを切り替えます。

• 変更点を削除するには [キャンセル] をクリックします。または、[保存] をクリックして確定します。

よくあるご質問（FAQ）