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Programación de turnos con Administración de equipos

Descripción general

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración de un negocio. Por esa razón, con la Administración de equipos y Equipos Plus Programación de turnos de Square, accede a una única solución donde puede crear, administrar y publicar horarios para usted y todo su personal. La programación de turnos con Administración de equipos le proporciona las herramientas que necesita y se integra automáticamente con el Punto de venta y Nómina Square para garantizar un enfoque sencillo y sin interrupciones para administrar sus necesidades diarias del personal.

Shift Scheduling Overview

Glosario

Revise la tabla a continuación para obtener más información sobre los términos más utilizados asociados a la programación de su equipo.

Término Definición
Turno Un turno se refiere al período que un miembro del equipo trabaja en un puesto. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre otros, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar a un miembro del equipo varios turnos en un día laboral.
Registro de horas Un registro de horas es el registro de un conjunto de turnos, generalmente asociados a un período de pago del negocio. Según la franja horaria que se esté viendo, un registro de horas puede incluir los turnos en curso y completados.
Día laboral Un día laboral es un período de 24 horas corridos en los que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de los negocios, el día estándar (12 a. m. a 12 a. m.) coincide con su día laboral. Para los negocios que están abiertos después de la medianoche, el comienzo del día laboral debe coincidir con el momento en que todos los miembros del equipo marcaron su salida para el día (por ejemplo, en los bares, el día laboral puede ir de 4 a. m. a 4 a. m. para registrar las pocas horas que están abiertos después de la medianoche).
Horas pagadas Las horas pagadas hacen referencia a la cantidad total de horas trabajadas menos los descansos no pagados. Por ejemplo, un miembro del equipo que trabaja de 9 a. m. a 5 p. m. con un descanso para almorzar no pagado de 30 minutos. Esto significa que el miembro del equipo trabajo un total de 7.5 horas pagadas.
Disponibilidad La disponibilidad hace referencia a los días y horarios que un miembro del equipo puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente y es independiente de las solicitudes de permisos por única vez. Por ejemplo, la disponibilidad de un miembro del equipo podría indicar que puede trabajar de 10 a. m. a 9 p. m., de lunes a viernes.
Puesto El puesto hace referencia a la posición que tiene el miembro del equipo en un negocio. Los miembros del equipo pueden tener hasta 12 puestos, con un salario asignado a cada uno de ellos. Los salarios asociados estarán determinados por el puesto en el que el miembro del equipo registra la entrada. Por ejemplo, un miembro del equipo tiene los puestos “Cajero” y “Barman”, y cobra $15 por el trabajo de “Cajero” y $17 por el trabajo de “Barman”.
Notificaciones Las notificaciones hacen referencia a los mensajes activos que se envían mediante un método push (es decir, Square envía una notificación al propietario de la cuenta o miembro del equipo en nombre de la otra parte). Nota: Por el momento, Administración de equipos y Equipos Plus solo admiten correo electrónico y notificaciones push de la aplicación.
Alertas Las alertas hacen referencia a los mensajes pasivos que suelen estar visibles en los informes del Panel de Datos Square en línea. Esto incluye, entre otros, infracciones de descansos, infracciones de turnos y alertas por horas extra.

Comenzar

Antes de crear su primer calendario, asegúrese de haberse ocupado de algunas cuestiones para garantizar un proceso de creación sin interrupciones.

  • Cree los miembros de su equipo: antes de poder implementar su calendario, deberá asegurarse de haber creado su equipo y haber asignado a los miembros una dirección de correo electrónico para iniciar sesión, un puesto, un salario y un conjunto de permisos.

  • Sugiera la app Mi Equipo a su equipo: para que los miembros de su equipo puedan administrar sus calendarios estén donde estén, asegúrese de que descarguen la app Mi Equipo. Esto les permitirá acceder a su calendario y solicitar cambios sin importar si están en casa o en el negocio.

Cómo configurar su calendario

Disponibilidad

Después de configurar su equipo, también será conveniente que se asegure de que su disponibilidad sea precisa y esté actualizada. Puede hacer que el miembro de su equipo configure su disponibilidad en la app Mi Equipo o configurarla usted desde su Panel de Datos Square. Para configurarla usted:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Disponibilidad.

  2. Seleccione la ubicación correspondiente del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo.

  3. En la fila de un miembro del equipo, haga clic en el ícono ”+” para abrir su página de disponibilidad para un día específico.

  4. Active Disponible todo el día si el miembro del equipo está disponible durante todo el horario comercial programado, o ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización para especificar cuándo está disponible el miembro del equipo.

  5. Para agregar otra capa de disponibilidad, haga clic en Agregar disponibilidad, o elija repetir la misma disponibilidad para otros días de la semana. Para hacerlo, marque los días correspondientes en la sección Repetir el.

  6. Haga clic en Guardar.

Shift Scheduling Availability

Su equipo también puede configurar su propia disponibilidad en la app Mi Equipo. Para hacerlo:

  1. Desde la página Inicio de la app Mi Equipo Square, pulse Más opciones.

  2. En la sección Ajustes de trabajo, pulse Disponibilidad. Nota: Si usa Nómina, debe ir a Más > Disponibilidad.

  3. Presione el día de la semana que desea editar para abrir la pantalla Agregar disponibilidad y realizar los cambios necesarios.

  4. Presione Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repita para los días restantes que deben actualizarse.

Nota: Solo es posible actualizar la disponibilidad mediante el Panel de Datos Square en línea y la app Mi Equipo Square. Los propietarios de cuentas y los miembros del equipo con acceso total o el permiso “Administrar la disponibilidad” pueden actualizar la disponibilidad para ellos mismos mediante el Panel de Datos Square en línea en cualquier momento. Los miembros del equipo con permisos limitados tendrán la opción de actualizar su disponibilidad al usar la app Mi Equipo Square.

Turnos

Después de haber configurado la disponibilidad de su equipo, puede comenzar a crear su calendario al aplicar Turnos a cada miembro del equipo. Para comenzar:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Turnos.

  2. Seleccione el período y la ubicación correspondientes del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo. Nota: Haga clic en el menú desplegable que dice Todos los miembros del equipo para activar o desactivar el filtro para los miembros del equipo o los puestos. Por ejemplo, si no es necesario programar al propietario del negocio, puede filtrar por todos los miembros del equipo excepto el propietario.

  3. En la fila de un miembro del equipo, haga clic en el ícono ”+” para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.

  4. Verifique que el puesto y las fechas sean correctos > ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización. Nota: Si el miembro del equipo seleccionado no está disponible o tiene disponibilidad parcial para ese día, verá una nota sobre su falta de disponibilidad.

  5. Como opción, agregue notas y seleccione un color para que se asocie visiblemente con el miembro del equipo en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un miembro del equipo, el color de su bloque de turno aparecerá levemente más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario y no aparecerán a los miembros del equipo.

  6. Si necesita repetir el mismo turno para otro día de la semana, marque el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno en la parte inferior de la pantalla Agregar turno.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. Repita los pasos especificados anteriormente para cada miembro del equipo hasta haber creado suficiente cobertura para su calendario.

También puede arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Simplemente haga clic en un turno programado y arrástrelo a la celda correspondiente para moverlo de un miembro del equipo a otro. También puede copiar un turno al mantener pulsadas las teclas Opción/Alt en su teclado. Después de soltar un turno en una nueva celda, el cambio se guardará automáticamente, pero no se publicará.

Nota: Se permite un máximo de tres turnos por día por miembro del equipo.

Shift Scheduling Create Schedule

Turnos abiertos

Si no puede completar un turno en particular y desea que la opción esté disponible para todos los miembros del equipo asociados con un puesto en particular, puede usar turnos abiertos. Para comenzar:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Turnos.

  2. Seleccione el período y la ubicación correspondientes del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo.

  3. En la fila Turnos abiertos, haga clic en el ícono ”+” para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico. Nota: Si filtra por puestos, haga clic en el ícono ”+” en la fila correspondiente y seleccione Turno abierto en el menú desplegable del miembro del equipo en la pantalla Agregar turno.

  4. Verifique que el puesto y las fechas sean correctos > ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización.

  5. Como opción, agregue notas y seleccione un color para que se asocie visiblemente con el turno abierto en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un miembro del equipo, el color de su bloque de turno aparecerá levemente más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario y no aparecerán a los miembros del equipo.

  6. Si necesita repetir el mismo turno para otro día de la semana, marque el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno en la parte inferior de la pantalla Agregar turno.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. Repita los pasos especificados anteriormente para los días en los que querrá dar la opción de seleccionar un turno abierto.

Desde aquí, los turnos abiertos que cree serán visibles para los miembros del equipo que ya no estén programados para trabajar durante ese período específico y que tengan un puesto que coincida. Los miembros del equipo pueden elegir un turno abierto directamente desde la app Mi Equipo. Para hacerlo, solicite al miembro del equipo que haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en la app Mi Equipo > presione Calendario.

  2. Utilice el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Busque un turno que se indica como Turno abierto en azul > presione el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Pulse Solicitar turno.

Una vez que un miembro del equipo solicite un turno disponible, usted recibirá una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Puede hacer clic en Revisar la solicitud directamente en la notificación o en el ícono de tres puntos en Registros de hora > Turnos para revisarla manualmente. Se le solicitará que haga clic en Rechazar o Aprobar la solicitud del turno, y el miembro del equipo recibirá una notificación push de la app Mi Equipo que confirme qué acción se realizó.

También puede arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Simplemente haga clic en un turno programado y arrástrelo a la celda correspondiente para moverlo de un miembro del equipo a otro. También puede copiar un turno al mantener pulsadas las teclas Opción/Alt en su teclado. Después de soltar un turno en una nueva celda, el cambio se guardará automáticamente, pero no se publicará.

Shift Scheduling Notifications

Cambiar turnos

Si usa Equipos Plus, su equipo también tendrá la opción de intercambiar turnos con otros miembros del equipo si no pueden trabajar debido a un cambio en su disponibilidad o simplemente prefieren las horas de otro turno. Para hacerlo, solicite al miembro del equipo que realice lo siguiente:

  1. Inicie sesión en la app Mi Equipo > presione Calendario.

  2. Utilice el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Presione el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Presione Cambiar turno.

  5. De la lista de turnos disponibles, seleccione el turno que le quede mejor y pulse Solicitar cambio.

Desde aquí, el miembro del equipo cuyo turno se solicitó cambiar recibirá un correo electrónico o una notificación Push de la app Mi Equipo (según los ajustes de notificación). Esto les alertará que otro miembro del equipo quiere cambiar turnos, lo que pueden aceptar o rechazar. Nota: Los miembros del equipo que hayan solicitado cambios de turno recibirán una notificación con antelación que especifique que son responsables por su turno hasta que el cambio de turno se haya aceptado.

Cómo publicar su calendario

Cuando termine de crear su calendario y pueda confirmar que no se necesitan más cambios, haga clic en el botón Publicar en la esquina superior izquierda de la pantalla Turnos. Revise el resumen para ver la cantidad total de miembros del equipo programados, la cantidad total de turnos y la cantidad total de horas, y seleccione si desea notificar a los miembros afectados o a todos los miembros del equipo. Desde allí, haga clic en Publicar calendario. Los miembros de su equipo recibirán una notificación por correo electrónico con su nuevo calendario, junto con la opción de ver el calendario desde la app Mi Equipo Square.

También puede duplicar un calendario existente fácilmente, ya sea que esté completo o no, haciendo clic en el ícono Duplicar junto a Publicar. Desde la pantalla Duplicar el calendario, seleccione de qué semana desea duplicar el calendario y haga clic en Duplicar el calendario para finalizar el proceso.

Shift Scheduling Duplicate

Cómo administrar su calendario

Para minimizar los errores y la confusión al marcar la entrada y la salida o ver el calendario, es importante asegurarse de que tenga los ajustes correctos activados para el registro de horas. Eche un vistazo a los tipos de ajustes a continuación para obtener más información sobre cada uno.

Período laboral

Sus semanas y días laborales afectan la manera en la que se calculan las horas extra. Para realizar informes, es mejor comenzar su día laboral después del horario en el que el último miembro del equipo normalmente marca salida. Para actualizar los ajustes de su período laboral:

  1. Visite la sección Registros de hora de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Período laboral.

  2. En el menú desplegable Comienzo de semana laboral, seleccione el día de la semana que corresponda.

  3. En el menú desplegable Comienzo del día laboral, seleccione la hora del día que corresponda. Nota: Para la mayoría de los negocios, 12 a. m. es la hora estándar de inicio. Sin embargo, si su negocio tiene miembros del equipo que trabajan después de medianoche (p. ej., bares, restaurantes, etc.), debe ajustar su Comienzo del día laboral para que refleje cuándo todos los miembros del equipo marcaron el cierre del día.

  4. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmar.

Horas extra

Las reglas sobre las horas extra varía según el estado y es muy importantes cumplirlas para evitar problemas con su Departamento de Trabajo local o estatal. Para actualizar los ajustes de sus horas extra:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Horas extra.

  2. Active y desactive las reglas de horas extra correspondientes e incluya Después del horario laboral (horas) en relación con las reglas aplicables de horas extra.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmar.

Descansos

Las reglas de descansos y recreos para comer varían por estado y especifican cuándo los miembros del equipo deben tomarse descansos, y si dichos descansos califican como pagos o no pagos. Nota: Puede crear un máximo de tres descansos por ubicación. Para actualizar los ajustes de descansos:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.

  2. Haga clic en Agregar un nuevo descanso para que se abra la pantalla Nuevo descanso. Desde allí, proporcione al descanso un nombre y una duración y seleccione si la compensación será paga o no paga.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmar.

Aplicación del equipo

La app Mi Equipo Square permite a su equipo marcar la entrada y la salida, ver registros de horas, ver calendarios, administrar su disponibilidad y, con Equipos Plus (u otras suscripciones como Nómina, Restaurantes, etc.), reclamar turnos abiertos e intercambiar turnos con otros empleados (con su aprobación, por supuesto). Para actualizar sus ajustes de la app Mi Equipo:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > App Mi Equipo.

  2. Active o desactive el ajuste Marcar entrada y salida desde la app Mi Equipo según su preferencia.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmar.

Control de cumplimiento de horario

El control de cumplimiento de horario le permite personalizar cuán temprano los miembros de su equipo pueden marcar entrada y salida en su punto de venta. Nota: Este ajuste solo está disponible con Equipos Plus. Para actualizar los ajustes del control de cumplimiento de horario:

  1. Visite la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Control de cumplimiento de horario.

  2. Active o desactive los ajustes Bloquear terminar temprano el descanso y Bloquear los ingresos tempranos y no programados e ingrese la información necesaria (p. ej., Permitir dentro de los (minutos) y las ubicaciones aplicables).

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmar.

También puede proporcionar a miembros selectos la capacidad de anular este ajuste al activar el permiso Anular de ingreso temprano y no programado al usar permisos personalizados.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un calendario después de que se publicó?

¡Sí! Para editar un calendario que ya se publicó, simplemente ubique el calendario en cuestión en la sección Registro de horas > Turnos de su Panel de Datos Square en línea y edítelo. Una vez que haya hecho las modificaciones necesarias, haga clic en el botón Publicar para volver a enviar el calendario actualizado.

¿De qué manera los miembros de mi equipo pueden solicitar permisos?

Por el momento, la posibilidad de presentar solicitudes de permisos no está disponible mediante Programación de turnos con Administración de equipos. Si bien esta función estará disponible próximamente, le sugerimos que trabaje directamente con su equipo antes de armar el calendario de la semana, a fin de analizar las solicitudes de permiso que puedan afectar la franja horaria en cuestión.

Uno de los miembros de mi equipo no recibió el calendario. ¿Puedo enviarlo otra vez?

Sí, es posible, pero no sin reenviarlo a los demás miembros del equipo que deben trabajar durante esa franja horaria específica. Solicite al miembro del equipo que revise los ajustes de Notificaciones en la app Mi Equipo para confirmar que puede recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a la carpeta de correo no deseado del miembro del equipo. Le sugerimos que los miembros de su equipo confirmen que la dirección de correo electrónico asociada a su perfil del equipo esté actualizada y que revisen su bandeja de entrada.

Necesito programar un miembro del equipo fuera de su disponibilidad. ¿Puedo hacerlo?

Puede actualizar la disponibilidad de su equipo en cualquier momento mediante la página Disponibilidad en Registro de horas en su Panel de Datos Square en línea. También puede simplemente programar sin tener en cuenta el conflicto de disponibilidad. Al programar por fuera de la disponibilidad, verá una advertencia que indica que el turno está por fuera de la disponibilidad del miembro del equipo, pero tendrá la opción de Guardar de todos modos. Le recomendamos que analice la disponibilidad de los miembros del equipo directamente con ellos antes de hacer cambios para evitar posibles confusiones o problemas con el calendario en cuestión.