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Programación de turnos con Administración de equipos

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración de un negocio. Por esa razón, con la Administración de equipos y Equipos Plus Programación de turnos de Square, accede a una única solución donde puede crear, administrar y publicar horarios para usted y todo su personal. La programación de turnos con Administración de equipos le proporciona las herramientas que necesita y se integra automáticamente con el Punto de venta y Nómina Square para garantizar un enfoque sencillo y sin interrupciones para administrar sus necesidades diarias del personal.

Glosario

Revise la tabla a continuación para obtener más información sobre los términos más utilizados asociados a la programación de su equipo.

Término Definición
Turno Un turno se refiere al período que un miembro del equipo trabaja en un puesto. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre otros, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar a un miembro del equipo varios turnos en un día laboral.
Registro de horas Un registro de horas es el registro de un conjunto de turnos, generalmente asociados a un período de pago del negocio. Según la franja horaria que se esté viendo, un registro de horas puede incluir los turnos en curso y completados.
Día laboral Un día laboral es un período de 24 horas corridos en los que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de los negocios, el día estándar (12 a. m. a 12 a. m.) coincide con su día laboral. Para los negocios que están abiertos después de la medianoche, el comienzo del día laboral debe coincidir con el momento en que todos los miembros del equipo marcaron su salida para el día (por ejemplo, en los bares, el día laboral puede ir de 4 a. m. a 4 a. m. para registrar las pocas horas que están abiertos después de la medianoche).
Horas pagadas Las horas pagadas hacen referencia a la cantidad total de horas trabajadas menos los descansos no pagados. Por ejemplo, un miembro del equipo que trabaja de 9 a. m. a 5 p. m. con un descanso para almorzar no pagado de 30 minutos. Esto significa que el miembro del equipo trabajo un total de 7.5 horas pagadas.
Disponibilidad La disponibilidad hace referencia a los días y horarios en que un miembro del equipo puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente y es independiente de las solicitudes de permisos por única vez. Por ejemplo, la disponibilidad de un miembro del equipo podría indicar que puede trabajar de 10 a. m. a 9 p. m., de lunes a viernes.
Permiso El tiempo de descanso hace referencia a un único momento en el que un miembro del equipo no está disponible. El tiempo de descanso no es un concepto recurrente, sino una vez específica en la que un miembro del equipo solicita permiso para no trabajar un solo día o una serie de días.
Puesto El puesto hace referencia a la posición que tiene el miembro del equipo en un negocio. Los miembros del equipo pueden tener hasta 12 puestos, con un salario asignado a cada uno de ellos. Los salarios asociados estarán determinados por el puesto en el que el miembro del equipo registra la entrada. Por ejemplo, un miembro del equipo tiene los puestos “Cajero” y “Barman”, y cobra $15 por el trabajo de “Cajero” y $17 por el trabajo de “Barman”.
Notificaciones Las notificaciones hacen referencia a los mensajes activos que se envían mediante un método push (es decir, Square envía una notificación al propietario de la cuenta o miembro del equipo en nombre de la otra parte). Nota: Por el momento, Administración de equipos y Equipos Plus solo admiten correo electrónico y notificaciones push de la aplicación.
Alertas Las alertas hacen referencia a los mensajes pasivos que suelen estar visibles en los informes del Panel de Datos Square en línea. Esto incluye, entre otros, infracciones de descansos, infracciones de turnos y alertas por horas extra.

Comenzar

Antes de crear su primer calendario, asegúrese de haberse ocupado de algunas cuestiones para garantizar un proceso de creación sin interrupciones.

  • Cree los miembros de su equipo: antes de implementar un calendario, debe asegurarse de haber creado un equipo y haber asignado a los miembros una dirección de correo electrónico para iniciar sesión, un puesto, un salario y un conjunto de permisos.

  • Sugiera la app Mi Equipo a su equipo: a fin de que los miembros de su equipo puedan administrar su calendario estén donde estén, asegúrese de que descarguen la app Mi Equipo. Esto les permitirá acceder a su calendario y solicitar cambios independientemente de si están en su casa o en el negocio.

Cómo configurar su calendario

Disponibilidad

Después de configurar su equipo, también será conveniente que se asegure de que su disponibilidad sea precisa y esté actualizada. Puede hacer que el miembro de su equipo configure su disponibilidad en la app Mi Equipo o configurarla usted desde su Panel de Datos Square. Para configurarla usted:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea > Disponibilidad.

  2. Seleccione la ubicación correspondiente del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo.

  3. En la fila de un miembro del equipo, haga clic en el ícono ”+” para abrir su página de disponibilidad para un día específico.

  4. Active Disponible todo el día si el miembro del equipo está disponible durante todo el horario comercial programado, o ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización para especificar cuándo está disponible el miembro del equipo.

  5. Para agregar otra capa de disponibilidad, haga clic en Agregar disponibilidad, o elija repetir la misma disponibilidad para otros días de la semana. Para hacerlo, marque los días correspondientes en la sección Repetir el.

  6. Haga clic en Guardar.

Shift Scheduling Availability

Su equipo también puede configurar su propia disponibilidad en la app Mi Equipo. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Desde la página Inicio de la app Mi Equipo Square, pulse Más.

  2. En la sección Ajustes de trabajo, pulse Disponibilidad. Nota: Si usa Nómina, debe ir a Más > Disponibilidad.

  3. Presione el día de la semana que desea editar para abrir la pantalla Agregar disponibilidad y realizar los cambios necesarios.

  4. Pulse Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repita el último paso para los días restantes que deben actualizarse.

Nota: Solo es posible actualizar la disponibilidad mediante el Panel de Datos Square en línea y la app Mi Equipo Square. Cada miembro del equipo tiene permitido hasta cuatro bloques de disponibilidad. Los propietarios de cuentas y los miembros del equipo con acceso total o el permiso “Administrar disponibilidad” pueden actualizar la disponibilidad para ellos mismos mediante el Panel de Datos Square en línea en cualquier momento. Los miembros del equipo con permisos limitados tendrán la opción de actualizar su disponibilidad en la app Mi Equipo Square.

Turnos

Después de haber configurado la disponibilidad de su equipo, puede comenzar a crear su calendario al aplicar Turnos a cada miembro del equipo. Para comenzar:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea > Turnos.

  2. Seleccione el período y la ubicación correspondientes del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo. Nota: Haga clic en el menú desplegable que dice Todos los miembros del equipo para activar o desactivar el filtro para los miembros del equipo o los puestos. Por ejemplo, si no es necesario programar al propietario del negocio, puede filtrar por todos los miembros del equipo excepto el propietario.

  3. En la fila de un miembro del equipo, haga clic en el ícono ”+” para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.

  4. Verifique que el puesto y las fechas sean correctos > ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización. Nota: Si el miembro del equipo seleccionado no está disponible o tiene disponibilidad parcial para ese día, verá una nota sobre su falta de disponibilidad.

  5. Como opción, agregue notas y seleccione un color para que se asocie visiblemente con el miembro del equipo en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un miembro del equipo, el color de su bloque de turno aparecerá levemente más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario y no aparecerán a los miembros del equipo.

  6. Si necesita repetir el mismo turno para otro día de la semana, marque el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno en la parte inferior de la pantalla Agregar turno.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. Repita los pasos especificados anteriormente para cada miembro del equipo hasta que haya creado suficiente cobertura para su calendario.

También puede arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Simplemente haga clic en un turno programado y arrástrelo a la celda correspondiente para moverlo de un miembro del equipo a otro. También puede copiar un turno si mantiene pulsadas las teclas Opción/Alt en su teclado. Después de soltar un turno en una nueva celda, el cambio se guardará automáticamente, pero no se publicará.

Nota: Se permite un máximo de tres turnos por día por miembro del equipo. Las solicitudes de permiso aprobadas se bloquearán al crear el calendario y se pueden cancelar con un clic en el bloqueo de turno.

Shift Scheduling Create Schedule

Turnos abiertos

Si no puede completar un turno en particular y desea que la opción esté disponible para todos los miembros del equipo asociados con un puesto en particular, puede usar turnos abiertos. Para comenzar:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea > Turnos.

  2. Seleccione el período y la ubicación correspondientes del menú desplegable en la parte superior de su lista de miembros del equipo.

  3. En la fila Turnos abiertos, haga clic en el ícono ”+” para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico. Nota: Si filtra por puestos, haga clic en el ícono ”+” en la fila correspondiente y seleccione Turno abierto en el menú desplegable del miembro del equipo en la pantalla Agregar turno.

  4. Verifique que el puesto y las fechas sean correctos > ingrese una Hora de inicio y una Hora de finalización.

  5. Como opción, agregue notas y seleccione un color para que se asocie visiblemente con el turno abierto en el calendario. Nota: Si hay una nota asociada con el turno de un miembro del equipo, el color de su bloque de turno aparecerá levemente más claro que los demás. Las notas solo son visibles para la persona que crea el calendario y no aparecerán a los miembros del equipo.

  6. Si necesita repetir el mismo turno para otro día de la semana, marque el día correspondiente en el menú desplegable Repetir turno en la parte inferior de la pantalla Agregar turno.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. Repita los pasos especificados anteriormente para los días en los que querrá dar la opción de seleccionar un turno abierto.

Desde aquí, los turnos abiertos que cree serán visibles para los miembros del equipo que ya no estén programados para trabajar durante ese período específico y que tengan un puesto que coincida. Los miembros del equipo pueden elegir un turno abierto directamente desde la app Mi Equipo. Para hacerlo, solicite al miembro del equipo que haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en la app Mi Equipo > presione Calendario.

  2. Utilice el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Busque un turno que se indica como Turno abierto en azul > presione el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Pulse Solicitar turno.

Una vez que un miembro del equipo solicite un turno disponible, usted recibirá una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Puede hacer clic en Revisar la solicitud directamente en la notificación o en el ícono de tres puntos en Registros de hora > Turnos para revisarla manualmente. Se le solicitará que haga clic en Rechazar o Aprobar la solicitud del turno, y el miembro del equipo recibirá una notificación push de la app Mi Equipo que confirme qué acción se realizó.

También puede arrastrar y soltar turnos que ya se hayan programado. Simplemente haga clic en un turno programado y arrástrelo a la celda correspondiente para moverlo de un miembro del equipo a otro. También puede copiar un turno al mantener pulsadas las teclas Opción/Alt en su teclado. Después de soltar un turno en una nueva celda, el cambio se guardará automáticamente, pero no se publicará.

Shift Scheduling Notifications

Cambie turnos

Si utiliza Equipos Plus, su equipo también contará con la opción de intercambiar turnos con otros miembros del equipo si no pueden trabajar debido a un cambio en su disponibilidad o simplemente prefieren las horas de otros turnos. Para ello, solicite al miembro del equipo en cuestión que:

  1. Inicie sesión en la app Mi Equipo > pulse Calendario.

  2. Utilice el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Presione el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Presione Cambiar turno.

  5. De la lista de turnos disponibles, seleccione el turno que le quede mejor y pulse Solicitar cambio.

Desde aquí, el miembro del equipo cuyo turno se solicitó cambiar recibirá un correo electrónico o una notificación Push de la app Mi Equipo (según los ajustes de notificación). Esto les alertará que otro miembro del equipo quiere intercambiar sus turnos, lo que pueden aceptar o rechazar. Nota: Los miembros del equipo que hayan solicitado cambios de turno recibirán una notificación con antelación que especifique que son responsables por su turno hasta que el cambio de turno se haya aceptado.

Solicitudes de permiso

Además de cambiar de turno, Equipos Plus le proporciona a su equipo la opción de solicitar permiso directamente desde la app Mi Equipo Square para los calendarios no publicados. Una vez que un miembro del equipo haya enviado una solicitud, usted recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Desde aquí, puede aprobar o rechazar la solicitud y el miembro del equipo recibirá una alerta con su decisión. También recibirá una notificación si otro miembro del equipo ya aprobó la solicitud de permiso dentro del mismo período que otra persona. Para comenzar con las solicitudes de permiso, pida a los miembros de su equipo:

  1. Inicie sesión en la app Mi Equipo y pulse Más.

  2. Pulse Permiso > Solicitar permiso.

  3. Utilice el selector de fechas para elegir el período adecuado para la solicitud de permiso y agregue una nota en la sección Motivo.

  4. Pulse Solicitar permiso.

Los miembros del equipo pueden supervisar sus solicitudes, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada, al visitar la misma sección de la app Mi Equipo Square.

Nota: Los miembros del equipo no pueden solicitar permiso para calendarios que ya se han publicado.

Para aprobar o rechazar las solicitudes de permiso realizadas por los miembros de su equipo:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea, luego, seleccione Calendario > Turnos.

  2. Haga clic en el botón “...” y seleccione Solicitudes.

  3. Haga clic en Revisar la solicitud para ver los detalles de la solicitud de permiso y haga clic en Rechazar o Aprobar. También tendrá la opción de dejar una nota.

  4. Una vez que apruebe o rechace la solicitud, el miembro del equipo que envió la solicitud recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación push de la app Mi Equipo Square, si la tiene activada.

También puede aprobar o rechazar solicitudes directamente desde cualquier programa en curso; haga clic en el turno que desea editar para abrir la pantalla Detalles del turno. Antes de la publicación, recibirá una notificación si es necesario aprobar o rechazar alguna solicitud de permiso pendiente. Puede optar por aprobar o rechazar individualmente estas solicitudes o rechazar automáticamente todas las solicitudes pendientes.

Nota: Si los planes cambian, puede cancelar fácilmente una solicitud de permiso que ya se aprobó; haga clic en el bloque de turno con el permiso aprobado y seleccione Cancelar.

Alertas y notificaciones

Con la Programación de turnos, recibirá alertas y notificaciones asociadas con acciones específicas relacionadas con los calendarios que creó. Las alertas son mensajes que se marcan en su Panel de Datos Square en línea, y las notificaciones son mensajes proactivos que se envían por correo electrónico y mediante el Centro de notificaciones del Panel de Datos. Puede actualizar los ajustes en su Panel de Datos Square en línea para administrar las alertas y notificaciones que recibe del calendario y del registro de horas. Para comenzar:

  1. Vaya a la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea y seleccione Ajustes > Alertas y notificaciones.

  2. En las secciones Alertas y Notificaciones por correo electrónico, marque los tipos de alertas que desea activar y desmarque los que desea desactivar.

  3. Haga clic en Guardar.

Una vez que guarde sus ajustes, solo recibirá las alertas y las notificaciones por correo electrónico para los tipos de alerta que seleccionó.

Cómo publicar su calendario

Cuando termine de crear su calendario y pueda confirmar que no se necesitan más cambios, haga clic en el botón Publicar en la esquina superior izquierda de la pantalla Turnos. Revise el resumen para ver la cantidad total de miembros del equipo programados, la cantidad total de turnos y la cantidad total de horas, y seleccione si desea notificar a los miembros afectados o a todos los miembros del equipo. Desde allí, haga clic en Publicar calendario. Los miembros de su equipo recibirán una notificación por correo electrónico con su nuevo calendario, junto con la opción de ver el calendario desde la app Mi Equipo Square.

También puede duplicar un calendario existente fácilmente, ya sea que esté completo o no, haciendo clic en el ícono Duplicar junto a Publicar. Desde la pantalla Duplicar el calendario, seleccione de qué semana desea duplicar el calendario y haga clic en Duplicar el calendario para finalizar el proceso.

Shift Scheduling Duplicate

Cómo administrar su calendario

Para minimizar los errores y la confusión al marcar la entrada y la salida o ver el calendario, es importante asegurarse de que tenga los ajustes correctos activados para Turnos. Eche un vistazo a los tipos de ajustes a continuación para obtener más información sobre cada uno.

Ajustes de la programación

Su semana y su día laboral afectarán la forma de calcular las horas extra. Para fines de registro, es mejor configurar las horas del día laboral para después de que el último miembro del equipo marca salida generalmente. Para actualizar los ajustes de su semana y su día laboral:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea, luego, seleccione Ajustes > Calendario.

  2. Desde el menú desplegable Horas del día laboral, seleccione el día de la semana correspondiente.

  3. Haga clic en horas del día laboral para seleccionar la hora del día correspondiente. Nota: Para la mayoría de los negocios, las 12 a. m. es la hora estándar. Sin embargo, si su negocio tiene miembros del equipo que trabajan después de medianoche (p. ej., bares, restaurantes, etc.), debe ajustar su Comienzo del día laboral para que refleje cuándo todos los miembros del equipo marcaron el cierre del día.

  4. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o en Guardar para confirmarlos.

Con Equipos Plus (u otras suscripciones, como Nómina, Restaurantes, etc.), también puede permitir a los miembros de su equipo intercambiar turnos con otros empleados y solicitar permisos (con su aprobación, claro). Para comenzar, siga estos pasos:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea, luego, seleccione Ajustes > Calendario.

  2. Active o desactive los ajustes Cambio de turno y Solicitudes de permiso de la aplicación según sus preferencias.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.

Ajustes de horas extra

Las reglas sobre las horas extra varía según el estado y es muy importante cumplirlas para evitar problemas con su Departamento de Trabajo local o estatal. Para actualizar sus ajustes de horas extra, siga estos pasos:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Horas extra.

  2. Active o desactive las reglas de horas extra correspondientes e incluya Después del horario laboral (horas) en relación con las reglas de horas extra aplicables.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.

Ajustes de descansos

Las reglas de descansos y recreos para comer varían por estado y especifican cuándo los miembros del equipo deben tomarse descansos y si dichos descansos califican como pagos o no pagos. Nota: Puede crear un máximo de tres descansos por ubicación. Para actualizar los ajustes de descansos, siga estos pasos:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.

  2. Haga clic en Agregar descanso nuevo para que se abra la pantalla Descanso nuevo. Desde allí, asigne un nombre y una duración al descanso y seleccione si será Pagado o Sin pagar.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.

Si tiene una suscripción a Equipos Plus, puede activar los ajustes Bloquear terminar temprano el descanso y Convertir tiempo adicional de un descanso pagado a un descanso sin pagar en esta misma sección. También puede activar el permiso Anular los ingresos tempranos y no programados con Permisos personalizados para permitir a miembros selectos anular estos ajustes.

Ajustes de Marcar entrada/salida

Con la app Mi Equipo Square, los miembros de su equipo pueden marcar la entrada y salida y solicitar cambios en sus registros de horas. Además, puede establecer ajustes de marcación de entrada y salida específicos para cada ubicación a fin de evitar que haya marcas de entrada no programadas o más temprano de lo debido. Para comenzar, haga lo siguiente:

  1. Visite la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea y, luego, seleccione Ajustes > Marcar entrada/salida.

  2. Active o desactive los ajustes Marcar entrada/salida desde la app Mi Equipo, Edición de los Registros de horas y Bloquear los ingresos tempranos y no programados de la aplicación según sus preferencias.

  3. Haga clic en Cancelar para descartar los cambios o Guardar para confirmarlos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un calendario después de que se publicó?

¡Sí! Para editar un calendario que ya se publicó, simplemente ubique el calendario en cuestión en la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea y edítelo. Una vez que haya hecho las modificaciones necesarias, haga clic en el botón Publicar para volver a enviar el calendario actualizado.

Uno de los miembros de mi equipo no recibió el calendario. ¿Puedo enviarlo otra vez?

Sí, es posible, pero no sin reenviarlo a los demás miembros del equipo que deben trabajar durante esa franja horaria específica. Solicite al miembro del equipo que revise los ajustes de Notificaciones en la app Mi Equipo para confirmar que puede recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a la carpeta de correo no deseado del miembro del equipo. Le sugerimos que los miembros de su equipo confirmen que la dirección de correo electrónico asociada a su perfil del equipo esté actualizada y que revisen su bandeja de entrada.

Necesito programar un miembro del equipo fuera de su disponibilidad. ¿Puedo hacerlo?

Puede actualizar la disponibilidad de su equipo en cualquier momento mediante la página Disponibilidad en Turnos en su Panel de Datos Square en línea. También puede simplemente programar sin tener en cuenta el conflicto de disponibilidad. Al programar por fuera de la disponibilidad, verá una advertencia que indica que el turno está por fuera de la disponibilidad del miembro del equipo, pero tendrá la opción de Guardar de todos modos. Le recomendamos que analice la disponibilidad de los miembros del equipo directamente con ellos antes de hacer cambios para evitar posibles confusiones o problemas con el calendario en cuestión. Nota: Cada miembro del equipo tiene permitido hasta cuatro bloques de disponibilidad.

¿Los miembros de mi equipo pueden solicitar la edición de sus registros de horas?

Sí, pero primero tendrá que asegurarse de que está suscrito a Equipos Plus y que tiene activada la opción Ediciones del registro de horas.

  1. Desde su Panel de Datos Square en línea, vaya a Turnos > Ajustes > app Mi Equipo.
  2. Active la opción Ediciones del registro de horas. Esto permite a los miembros de su equipo editar un registro de horas para cualquiera de los turnos pasados.

Una vez hecha la solicitud, el propietario de la cuenta o cualquier miembro del equipo con los permisos Responder solicitudes de registro de horas recibirá una notificación que le pregunta si desea aprobar o rechazar la solicitud.

Nota: Las solicitudes de edición vencen después de 30 días.

¿Tengo la opción de distribuir propinas entre los miembros de mi equipo?

Sí. Con Equipos Plus, puede utilizar el pozo de propinas para dividir equitativamente las propinas de tarjetas de crédito entre todos los miembros del equipo elegibles para propinas que marquen entrada. El pozo de propinas garantiza pagos de propinas equitativos y oportunos para su equipo y elimina los flujos de trabajo alternativos y complicados que utiliza actualmente para distribuir propinas de forma manual, lo que le brinda más tiempo para otros aspectos de su negocio. Obtenga más información sobre el pozo de propinas con Equipos Plus.