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Get Started with Team Management

Overview

Square Gestion d’équipe has tools to help you manage your team easily — across locations, devices, and job functions. It has a free plan and paid plan, Team Plus, to meet your business needs.

In the free plan, your team members can clock in/out at your point of sale. You can also track time using timecards, and secure and restrict sensitive areas of your Point of Sale and online Dashboard, at no additional cost. To get started in the free plan, simply Ajouter le premier membre de votre équipe.

By upgrading to Team Plus, you have access to advanced features, such as unlimited sets of permissions, activity log by team member, sales reporting by team member, labor cost vs. sales reports, multiple wages, and more. Start a 30-day free trial ici.

What’s Included?

Gestion d’équipe Équipe Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 45 $/mois par point de vente
Fonctionnalités
Horodateur ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Programmation des quarts de travail ✔️ ✔️
Blocage des pauses hâtives - ✔️
Blocage des pointages hâtifs et non programmés - ✔️
Intégration de la Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations des paies ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Rapport de transgression des pauses - ✔️
Taux de salaires multiples - ✔️
Mise en commun des pourboires - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Ensembles d’autorisations illimités - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par membre de l’équipe - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par membre de l’équipe - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes individuelles p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles ✔️
Rapports sur l’attribution directe des pourboires ✔️ ✔️

Setting up your owner passcode

If you haven’t done so already, you’ll want to create an owner passcode before adding team members and assigning permissions. The owner passcode can be used to clock in/out on the Square app, but most importantly, override any passcode-related actions taken by your team members. For example, if a team member tries to take an action that they don’t have permission to take, the Square app will ask for an owner passcode to override. To create your owner passcode:

  1. From the Team Members list in your Tableau de bord Square en ligne, click the account owner’s name.

  2. Under Permissions, click Edit.

  3. In the Credentials section, create a custom, 4-digit passcode or click Generate to create one at random.

  4. Click Save.

Adding your first team member

Get started with Team Management by adding your team members into Square. This will allow you to track your team’s time and set permissions for your Square account. The more team members you add, the more powerful Team Management becomes.

Créer un membre de l’équipe à partir du Tableau de bord Square

  1. À partir de l’onglet Équipe de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un membre d’équipe.
  2. Entrez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : L’ajout d’une adresse courriel invitera le membre de l’équipe à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouveau membre d’équipe, son profil s’affiche. Ce profil vous permet de modifier ses informations personnelles, ainsi que d’attribuer les intitulés de poste et les salaires propres à son emploi dans votre entreprise. L’ajout d’intitulés de poste et de salaires à un membre de l’équipe vous permet de faire le suivi des coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de visualiser le temps passé à exécuter une ou plusieurs fonctions dans votre entreprise.

Attribuer des intitulés de poste et des salaires

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Terminer la configuration.
  2. À l’écran Intitulé du poste, activez ou désactivez Exemption des heures supplémentaires et indiquez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (par exemple, taux horaire par rapport à salaire).
  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l’ajout d’un intitulé de poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.

Créer un membre de l’équipe à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
  2. Touchez ensuite l’icône « + » pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.
  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
  4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.
  5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire pour ce membre. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.
  6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations seulement à partir du Tableau de bord Square.
  7. Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis sélectionnez Terminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
  8. Touchez Point de vente pour sélectionner les points de vente à attribuer à ce membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte Solution PDV Square.
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Continue to follow the instructions above to create additional team members in-app. Once a team member has been created, they will immediately be able to use Square Point of Sale based on the settings and permissions you’ve enabled for them. Note: You will receive a notification regarding Missing info if there is any required information missing from the team member profile(s) you create.

Note: If you want your team members to be eligible for distributed tips, including tip pooling, and you’re a Team Plus subscriber, you’ll need to toggle on the Tip eligible setting under the “Job and compensation” section when adding a team member. Learn more about tip pooling with Team Plus.

Setting up Permissions

Now that you’ve added a team member, you can assign permissions to them. Permissions protect your business and its sensitive information by controlling what your team members can see and do in your POS and online Square Dashboard. You can also determine team member access to your online Square Dashboard and the Square Solution PDV, Rendez-vous, and Factures Square apps.

With permissions, you’ll have the option to assign either custom permissions or Team permissions to your team members. Custom permissions are fully customizable and specific to individual team members. For example, they allow you to give different permission sets to a manager, an accountant, and a cashier. Team permissions is a single set of permissions available to all team members that are assigned to them and is free to use. Note: Custom permissions are available to Abonnés payants Équipe Plus.

It’s important to keep in mind that permission sets can be created for individual team members based on their specific duties and be reused with future team members performing the same functions.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir de quels endroits le membre de l’équipe peut accéder aux applications Square.
    • Solution PDV partagée : Autoriser ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel de quatre chiffres (comme lorsque plusieurs membres partagent la même application Solution PDV).
    • Solution PDV mobile : Autoriser cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : Autoriser cet employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec sa propre adresse courriel et son propre mot de passe.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :: La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible par le biais du Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation du membre d’équipe par courriel

Le cas échéant, Square fera parvenir à ce membre de l’équipe un courriel l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. Si le membre de l’équipe n’a pas reçu le courriel « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier de pourriels ou de courrier indésirable.

Après avoir sélectionné les autorisations et les points d’accès pour le membre de l’équipe, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir des identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les membres de l’équipe utilisent le code confidentiel personnel pour pointer à l’arrivée et à la sortie afin que vous puissiez faire le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente approprié à partir duquel votre membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’entre eux, activez Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et permettre le suivi de ses heures travaillées. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Connectez-vous à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Setting up Team Permissions and Team Passcode

With Team Management, you’ll also have access to a single set of Team Permissions for all team members for free. With Team Permissions, you can give all team members the same set of permissions when accessing the Square Point of Sale and online Square Dashboard on their own device. In addition, you can set up a Team Passcode that your team members will use to log into your point of sale. The Team Permissions you set up will apply to the Team Passcode, so you can control what actions and information your team can access on a shared point of sale.

A Team Passcode is recommended for businesses that don’t need to track time or sales by team member, or give specific team members different permissions than the rest of the team.

Activer les autorisations de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à la section Équipe, puis à Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe et confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez aux Autorisations de l’équipe.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité >Codes confidentiels</strong>.
  2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.
  3. Entrez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Entrez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.
  5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

Setting up Team Management in SPOS

Once you’ve created permission sets and team member profiles, you’re ready to enable Team Management in the Square app.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
  3. Activez Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : Un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est requis pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, votre équipe n’aura accès qu’à l’encaissement des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de votre équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation des rapports, touchez Modifier. Vous serez dirigé vers Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un Code confidentiel de l’équipe pour les membres d’équipe utilisant un point de vente partagé et sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Touchez Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout membre de l’équipe qui utilise le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités de la solution PDV que vous aurez sélectionnées pour les autorisations de l’équipe. Si un membre de l’équipe doit accéder à des zones et à des fonctionnalités à accès restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des membres de l’équipe qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. En outre, les membres de votre équipe pourront se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un membre de l’équipe est associé à son code confidentiel personnel.

Exigences du code confidentiel dans votre application Square

Une fois connectés, les membres d’équipe peuvent encaisser des paiements qui apparaîtront dans leur rapport de ventes individuelles, ainsi qu’effectuer d’autres actions en fonction de leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  3. Touchez Paramètres et Sécurité et Codes confidentiels, puis Autoriser les codes confidentiels.
  4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente, Après déconnexion ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez Se déconnecter en bas à droite pour permettre au membre de votre équipe de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

SPOS - Security - Passcodes - EN-AN

Désactiver les codes confidentiels d’équipe dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter à l’application Solution PDV avec un code confidentiel d’équipe ou un code confidentiel personnel.

  1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
  3. Désactivez Autoriser le code confidentiel d’équipe.
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Deactivate/Reactivate Team Member

Deactivate a Team Member

If a team member leaves your business — either permanently or temporarily — you can deactivate their profile.

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, select a team member.
  2. Click the three-dotted actions dropdown > Deactivate Team Member > confirm.

Note: Your team member’s information will not be lost or deleted once they are deactivated, and they can be reactivated at any time.

Reactivate a Team Member

  1. From the Team Members list in your online Square Dashboard, click the Status drop-down menu on the left > click Inactive.
  2. Click on the team member’s name > Reactivate Team Member.
  3. To allow your team member to log in to the Square app to accept payments, click Edit under Permissions and select or create a permission set from the dropdown menu.
  4. To allow your team member to sign into the Square app using a passcode, enter a custom 4-digit passcode or click Generate to create one at random.
  5. If your team member’s permission set allows them to access the online Square Dashboard or the Square app on their own device, enter the email address they will use to log in.

Note: It is important to retain this for your records because this is the passcode your team member will use to access a point of sale with team management enabled.

Reporting

Enabling Team Permissions allows you to track sales when team members use their 4 digit passcode when processing Square sales.
 
To view your team's individual sales report:

  1. Visit the Onglet Rapports from your online Square Dashboard and click Team Sales.

  2. Select the date period and location that you'd like to view.

  3. Click Filter By then tick Team Member (collected by).

  4. Click All Team Members to select individual team members.

Learn more about Square's options de rapports avancées.

Activity log

Team Management - Activity Log - CA - EN

The Journal d’activité in your online Square Dashboard allows you to monitor sensitive actions taken by your team — such as processed refunds, updates to item inventory, comps/voids, and discounts.

With Team Management, you have free access to view the time and location of each action taken in your Square app and Virtual Terminal. By mise à niveau à Équipe Plus, you’ll also be able to view and filter actions by team member. With this more granular reporting, you will be able to see which team members are issuing refunds, comps, discounts, updating inventory, and voiding transactions.

Shift Scheduling with Team Management

We know that having clear visibility into daily operations and labor costs is a critical part of managing a business. That’s why, with Square Gestion d’équipe et Équipe Plus Shift Scheduling, you have access to a one-stop-shop where you can create, manage, and publish schedules for yourself and your entire staff. Shift Scheduling with Team Management provides you with the tools you need and automatically integrates with your existing Point of Sale to ensure a simple and smooth approach to managing your day-to-day staffing needs.

Learn more about Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe.

Commission Rates with Team Plus

Square allows you to assign unique commission rates to each of your team members based on services or item sales. Commission is assigned to team members based on sale attribution, and is summarised in the Rapport des ventes d’équipe. Learn more about configuration du suivi des commissions.

En savoir plus sur: Gestion d’équipe

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