Démarrer avec la Gestion d’équipe

Square possède les outils pour vous aider à gérer votre équipe facilement, pour tous les points de vente, tous les appareils et toutes les fonctions. Grâce à Gestion d’équipe, vous pouvez faire le suivi des heures de votre équipe, gérer son accès à votre Solution PDV Square et à votre Tableau de bord Square en ligne tout en optimisant vos coûts de main-d’œuvre.

Qu’est-ce que cela comprend?

Avec Gestion d’équipe, vous obtenez un accès gratuit à Autorisations de l’équipe, un ensemble d’autorisations d’accès pour toute l’équipe sur votre Solution PDV Square et votre Tableau de bord Square en ligne. En effectuant une mise à niveau à Équipe Plus, vous pourrez créer des rôles à l’infini, effectuer le suivi des ventes et des salaires multiples par membre de l’équipe, préparer des rapports sur les coûts de la main-d’œuvre par rapport aux ventes, et plus encore, à un coût mensuel de 45 $ par point de vente.

Fonctionnement

Gestion d’équipe utilise des autorisations et des codes confidentiels pour accorder aux membres de l’équipe un accès aux outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail et vous offre les contrôles et les rapports nécessaires pour vous permettre d’exploiter votre entreprise.

Voici la définition de quelques termes utilisés avec Gestion d’équipe :

Rôle

Les rôles comprennent un ensemble d’autorisations attribué aux membres de votre équipe par fonction dans votre entreprise. Ils régissent l’accès de l’employé à votre Tableau de bord Square en ligne et à la Solution PDV Square et aux applications Rendez-vous.

Par exemple, vous pouvez créer un rôle pour les caissiers qui leur accorde un accès uniquement pour accepter les paiements à partir de la Solution PDV Square, puis un autre rôle pour les responsables qui leur permet d’émettre des remboursements, de modifier des articles et des paramètres, de passer des articles en gratuité et d’accéder aux fonctions dont ils ont besoin dans votre Tableau de bord Square en ligne. Un autre rôle peut être créé pour les commis comptables leur permettant d’accéder uniquement à certains volets de votre Tableau de bord Square en ligne comme les rapports de ventes et de dépôts.

Avec Gestion d’équipe, vous aurez accès gratuitement à un ensemble unique d’Autorisations de l’équipe pour tous les membres de votre équipe, et à un nombre illimité de rôles pour 45 $ par mois, par point de vente où un membre de l’équipe est affecté.

Autorisations

Les rôles sont composés d’autorisations. Elles comprennent le pouvoir d’émettre un remboursement, d’accéder à l’historique des transactions, de modifier des paramètres et plus encore. Consultez une liste complète des Autorisations des membres de l’équipe. .

Profil du membre d’équipe

Créez des profils des membres de l’équipe pour enregistrer leurs coordonnées et leur attribuer des rôles et des salaires propres à leurs tâches dans votre entreprise. Remarque : Les profils désactivés ne sont pas supprimés de votre compte, mais peuvent demeurer masqués et être réactivés en tout temps.

Intitulé de poste

Les intitulés de poste, indépendants des rôles, vous permettent d’attribuer à un membre de l’équipe une ou plusieurs tâches et les salaires correspondants. Par exemple, une membre de l’équipe peut pointer à son arrivée comme hôtesse pour le début de son quart, puis passer à serveuse et être suivie et payée en conséquence. Les intitulés de poste ne déterminent pas les autorisations d’un membre de l’équipe et ne sont utilisés que pour suivre les coûts de la main-d’œuvre, les tâches exécutées et les salaires payés pour chaque emploi.

Code confidentiel d’équipe

Un code confidentiel d’équipe constitue la façon la plus simple et la plus rapide de permettre à votre équipe d’accepter des paiements, tout en sécurisant des volets et des actions spécifiques dans l’application PDV. Cela signifie que tous les membres de l’équipe partageront le même accès et les mêmes autorisations dans l’application Solution PDV Square, alors que le code confidentiel du propriétaire du compte déverrouillera les zones d’accès restreint.

L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandé pour les entreprises qui ne doivent pas effectuer un suivi des ventes par membre de l’équipe ou qui n’ont pas à accorder à certains membres de l’équipe des autorisations différentes de celles des autres membres.

Code confidentiel personnel

Les codes confidentiels personnels permettent de suivre le rendement et les heures de chaque membre de l’équipe. S’ils sont attribués à un rôle autre que les Autorisations de l’équipe, les codes confidentiels personnels vous permettront de faire le suivi des ventes par membre de l’équipe. Un membre de l’équipe peut se connecter à l’application Solution PDV Square en utilisant son code confidentiel personnel pour pointer au début de son quart de travail, faire l’objet d’un suivi de ses ventes individuelles et accéder à des autorisations propres au rôle qui lui est attribué.

Les codes confidentiels personnels peuvent être utilisés par les membres de l’équipe affectés au rôle Autorisations de l’équipe à des fins de suivi des fiches de présence.

Créer des rôles et attribuer des autorisations

Définissez et limitez les options auxquelles vos employés ont accès dans l’application Solution PDV Square et le tableau de bord Square en ligne avec Autorisations des employés. Les Autorisations des employés offrent aussi un niveau de sécurité supplémentaire : vous décidez quels sont les employés qui ont accès à votre Tableau de bord Square en ligne, qui peuvent modifier votre catalogue d’articles, gérer les autorisations des employés, émettre des remboursements et plus encore.

Pour accorder l’autorisation à un membre de l’équipe de communiquer avec l’Assistance Square concernant de l’information propre au compte, ajoutez cet employé comme Représentant autorisé, gratuitement. Voilà une option intéressante pour ceux qui ont seulement besoin de communiquer avec l’Assistance Square sans avoir besoin d’un accès supplémentaire à votre compte comme un commis comptable.

Une autre option consiste à configurer un code confidentiel de l’équipe qui permet aux membres de l’équipe d’accepter des paiements sur une application de point de vente partagée, tout en exigeant un code confidentiel personnel avec les autorisations appropriées pour accéder aux sections et aux fonctions restreintes comme l’émission des remboursements. La gestion de tous les membres de l’équipe avec uniquement des codes confidentiels d’équipe est gratuite et constitue une excellente option si vous n’avez pas à effectuer un suivi des ventes par membre de l’équipe, mais que vous voulez faire le suivi des fiches de présence et sécuriser l’accès à certaines sections de l’application de point de vente. Vous utiliserez ensuite votre code confidentiel de propriétaire pour annuler certaines actions et gérer les paramètres.

Créer un nouveau rôle d’équipe

  1. Accédez à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Autorisations.
  2. Cliquez sur Créer un rôle, puis saisissez un nom de rôle (p. ex., caissier, responsable, chauffeur).
  3. Sélectionnez les accès que vous souhaitez donner à un employé :
    • Accéder à la Solution PDV partagée : Autorisez cet employé à accéder à votre solution PDV au moyen d’un code confidentiel à quatre chiffres (si plusieurs employés partagent le même PDV).
    • Accéder au tableau de bord : Autorisez cet employé à se connecter à votre Tableau de bord avec son propre courriel et mot de passe.
    • Accéder à la Solution PDV mobile : Autorisez cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
    • Accéder aux Rendez-vous : Autorisez cet employé à accéder aux Rendez-vous en utilisant son propre courriel et son propre mot de passe. Cela inclut l’accès à son propre calendrier. Remarque : Uniquement pour les utilisateurs inscrits à Rendez-vous Square.
  4. Cochez la case correspondant aux autorisations que vous souhaitez accorder à un membre de l’équipe.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois créé, ce rôle peut être attribué à tout membre de l’équipe à partir de son profil.

Modifier ou supprimer des rôles du membre de l’équipe

Pour modifier un rôle :

  1. Accédez à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Autorisations.
  2. Sélectionnez un rôle existant et apportez les modifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui ce rôle a été attribué.

Pour supprimer un rôle, cliquez sur Supprimer. Remarque :  Si des employés actifs détiennent toujours ce rôle, il faudra leur retirer le rôle avant de pouvoir le supprimer.

Créer et gérer des profils de membre de l’équipe

Une fois que vous avez configuré les rôles, vous êtes prêt à créer des profils d’employés. Par « membre de l’équipe », on entend toute personne ayant accès à votre compte par le biais de l’application PDV Square ou du Tableau de bord Square en ligne. 

Créer un nouveau profil de membre de l’équipe

  1. Dans la liste Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un membre de l’équipe.
  2. Saisissez le nom de l’employé et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Rémunération, indiquez si ce membre de l’équipe est admissible ou non aux heures supplémentaires rémunérées. Ce choix est seulement nécessaire si vous faites le suivi des fiches de présence avec Square. Attribuez ou créez un intitulé de poste et entrez le salaire.
  4. Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointez ses heures d’arrivée ou de départ à l’aide de l’application Square ou accédez au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations et sélectionnez ou créez un rôle à partir du menu déroulant.
    • Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square et à pointer ses heures d’arrivée et de départ à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
    • Si le rôle du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter. Le membre de votre équipe recevra alors une invitation par courriel lui demandant de créer un mot de passe pour son compte.
    • Si un membre de l’équipe a obtenu un accès à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il aura besoin d’un code confidentiel et d’une adresse courriel pour se connecter.
  5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le cas échéant, ce membre de l’équipe sera invité par courriel à créer son propre identifiant de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel.

Créer un nouveau code confidentiel personnel pour un membre de l’équipe

  1. Dans la liste Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le membre de l’équipe qui a besoin d’un nouveau code confidentiel.
  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier et saisissez un code confidentiel à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire. Assurez-vous d’enregistrer ce code confidentiel et de le communiquer au membre de l’équipe.
  3. Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le communiquer au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente à l’aide d’un code d’appareil.

Désactiver un membre de l’équipe

Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise, de façon temporaire ou permanente, vous pouvez désactiver son profil. Vous ne payez rien pour les membres de l’équipe désactivés, mais les données de leurs comptes sont conservées pour vos archives et vous pouvez les réactiver à tout moment.

  1. Dans la liste Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre de l’équipe.
  2. Cliquez sur le menu Actions à trois points, puis sur Désactiver le membre de l’équipe et confirmez votre choix.

Remarque : Les renseignements sur le membre votre équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et il pourra être réactivé en tout temps.

Réactiver un membre de l’équipe

  1. Dans la liste des Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche et cliquez sur Inactif
  2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe, puis sur Réactiver le membre de l’équipe.
  3. Afin d’autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square pour qu’ils puissent accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un rôle à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si le rôle du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel en dossier, car celui-ci sera utilisé par votre employé pour accéder à une application PDV sur laquelle la Gestion d’équipe est activée.

Ajouter une rémunération

L’ajout des intitulés de poste et des salaires du membre de l’équipe vous permet d’effectuer le suivi des coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de voir le temps passé à effectuer une tâche ou différentes tâches au sein de votre entreprise.

Si un membre de votre équipe a plus d’un taux salarial, il pourra choisir l’intitulé de poste au moment de pointer sa fiche de présence dans l’application Square et le taux pour ce poste sera pris en considération dans les rapports des coûts de main-d’œuvre. Par exemple, un employé peut pointer sa fiche de présence comme Hôte pendant quelques heures, puis passer au poste de Gestionnaire pour le reste de la journée.

Remarque :  L’intitulé de poste d’un membre de l’équipe n’est pas associé à un rôle ou à un ensemble d’autorisations en particulier et sert uniquement à effectuer le suivi des heures et aide l’employé à pointer pour le poste pertinent dans l’application Square. Pour régler les autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un rôle au membre de votre équipe à partir de la section Autorisations de votre tableau de bord. Bien que les membres de votre équipe puissent maintenant avoir différents taux de salaire selon les intitulés de poste, ils ne peuvent avoir qu’un seul rôle d’autorisation.

Ajouter un intitulé de poste et un salaire

  1. Dans la liste Membre de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre de l’équipe.
  2. Sous Rémunération, entrez l’intitulé du poste et le salaire que ce membre de l’équipe recevra pour effectuer cette tâche.
  3. S’il cumule plusieurs fonctions, cliquez sur Ajouter un autre salaire, puis entrez un intitulé de poste et un salaire. Les membres de l’équipe associés à plusieurs intitulés de poste devront choisir celui qui s’applique à leur quart de travail quand ils pointeront leur arrivée dans l’application Square.
  4. Enregistrer.

Activer l’option Gestion d’équipe dans l’application Square

Après avoir créé des rôles et des profils de membre de l’équipe, vous pouvez activer la Gestion d’équipe dans l’application Square.

Les codes confidentiels permettent aux membres de votre équipe de se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur tout appareil associé à votre point de vente. Une fois connectés, les membres de votre équipe peuvent accepter des paiements qui figureront sur leur rapport de vente par employé.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, touchez Paramètres, puis Codes confidentiels et Activer les codes confidentiels.
  3. Sous Exiger le code confidentiel, chosissez entre Après chaque vente ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.
  4. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  5. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  6. Touchez Se déconnecter en bas à droite pour permettre au membre de votre équipe de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

Désactiver les codes confidentiels d’équipe dans votre application Solution PDV

Une fois l’option Gestion d’équipe activée dans votre application Point de vente, vous pouvez la désactiver à tout moment.

  1. Dans la barre de navigation, touchez l’icône : “Trois
  2. Touchez Paramètres, puis Codes confidentiels.
  3. Désactivez Autoriser l’accès par code confidentiel d’équipe.

Activer les autorisations partagées de l’équipe

Grâce aux autorisations de l’équipe, vous pouvez donner le même ensemble d’autorisations à tous les membres de l’équipe qui ont accès à la Solution PDV Square et au Tableau de bord en ligne sur leur appareil, et configurer un code confidentiel d’équipe pour contrôler les actions et les renseignements auxquels votre équipe a accès pour un point de vente partagé :

Activer les autorisations d’équipe dans votre Tableau de bord en ligne

  1. Accédez à la section Équipe, puis à Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas choisie, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Activer les autorisations d’équipe dans votre point de vente Square

  1. À partir du menu de navigation, accédez à Paramètres, puis à Codes confidentiels et activez Codes confidentiels.
  2. Activez Autoriser le code d’accès de l’équipe.
  3. Par défaut, votre équipe ne sera autorisée qu’à accepter les paiements, alors que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de propriétaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de votre équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation de rapports, touchez Modifier. Vous serez redirigé vers la section Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile. Créez un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe en utilisant un point de vente partagé et sélectionnez ce à quoi vous voulez leur donner accès.
  4. Sélectionnez Enregistrer et revenez à l’application Solution PDV Square.

À ce point, tout membre de l’équipe utilisant le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux sections et aux fonctions du point de vente que vous avez sélectionnées dans Autorisations de l’équipe. Pour accéder aux autres sections et fonctionnalités, un code confidentiel lié aux autorisations pertinentes sera nécessaire.

Modifier votre code confidentiel d’équipe

Pour modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Accédez à la section Équipe, puis à Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à votre équipe.
  4. Enregistrer.

Pour modifier votre code confidentiel d’équipe à partir de l’application Square :

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres, puis à Codes confidentiels.
  2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.
  3. Entrez votre code confidentiel du titulaire.
  4. Entrez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.
  5. Communiquez le nouveau code confidentiel à votre équipe.