Démarrer avec Personnel Square
Personnel Square fournit des outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe. Qu’il s’agisse de l’intégration des membres de l’équipe, de la gestion de leur accès à votre point de vente, du suivi de leur temps de travail ou de la synchronisation de tous les membres de l’équipe, Personnel Square peut vous aider à avoir l’esprit tranquille.
Pour empêcher tout accès non autorisé à votre compte Square et à votre Solution PDV Square, il est important de configurer des niveaux d’autorisation afin de protéger votre entreprise et d’optimiser les avantages des fonctionnalités Personnel Square. Suivez ces étapes pour configurer Personnel Square :
Étape 1 : configurez le code confidentiel du titulaire. Cela permettra aux titulaires de compte d’accéder à la Solution PDV Square afin de bénéficier d’un accès complet. En savoir plus sur les autorisations et les niveaux d’autorisation.
Étape 2 : configurez les autorisations et le code confidentiel de l’équipe. Cela donne à votre équipe certains niveaux d’accès afin qu’ils puissent faire leur travail, sans toutefois accéder à trop d’informations sur le compte.
Étape 3 : ajoutez votre premier employé et configurez vos codes confidentiels personnels. Les membres de votre équipe peuvent utiliser des codes confidentiels personnels pour enregistrer leur arrivée et leur départ. Ainsi, vous pouvez suivre leur activité sur votre compte.
Étape 1 : configurez le code confidentiel du titulaire
Avant de commencer à ajouter des membres de l’équipe et à attribuer des autorisations, il est essentiel de créer le code confidentiel du titulaire. Le code confidentiel du titulaire sert de clé pour se connecter à la Solution PDV Square, offrant ainsi le niveau d’accès le plus élevé. Grâce au code confidentiel du titulaire, vous pouvez autoriser des actions qui peuvent dépasser les autorisations des membres de votre équipe. De plus, les codes confidentiels des titulaires permettent aux titulaires de compte d’enregistrer leur arrivée à partir de la Solution PDV Square à des fins de suivi des heures, si nécessaire.
Pour créer le code confidentiel du titulaire :
À partir de Personnel > Équipe > Membres de l’équipe dans votre tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire de compte.
Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.
Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à quatre chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : configurez les autorisations et les codes confidentiels de l’équipe
Votre compte Square inclut la possibilité de configurer les autorisations de l’équipe, un ensemble d’autorisations personnalisables qui peut être attribué aux membres de votre équipe. Vous avez la possibilité d’attribuer cet ensemble d’autorisations directement aux membres de votre équipe, chacun avec son code confidentiel et ses identifiants de connexion uniques. Les autorisations d’équipe peuvent également être utilisées avec un code confidentiel d’équipe; un code d’accès partagé qui n’est attribué à aucun membre de l’équipe.
L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandée pour les entreprises qui n’ont pas à effectuer le suivi des heure travaillées ou des ventes par membre de l’équipe, ou qui n’ont pas à accorder à certains membres de l’équipe des autorisations différentes de celles du reste de l’équipe.
- Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations à partir du Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Autorisations de l’équipe, confirmez les niveaux d’accès et les autorisations et cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez les autorisations accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un membre de l’équipe avec les autorisations appropriées pour procéder.
- Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Enregistrez le code confidentiel, puis transmettez-le à votre équipe.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.
- Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
- Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
- Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Enregistrez le code confidentiel, puis transmettez-le à votre équipe.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
- Touchez le code confidentiel de l’équipe actuel.
- Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
- Saisissez votre nouveau code confidentiel de l’équipe et touchez Enregistrer.
- Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.
Étape 3 : ajoutez votre premier membre de l’équipe
Maintenant que vous avez configuré le code confidentiel du titulaire et le code confidentiel de l’équipe, vous avez pris les mesures nécessaires pour protéger votre entreprise et vous pouvez désormais créer des membres de l’équipe.
Que vous ayez un ou 50 membres dans votre équipe, Personnel de Square vous propose des solutions pour vous aider à intégrer votre équipe, à gérer son accès et ses activités quotidiennes, à communiquer avec elle, et plus encore.
- Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Membres de l’équipe.
- Cliquez sur + Membre de l’équipe. Vous pouvez également créer un membre d’équipe dans l’application Solution PDV Square en touchant Équipe.
- Remplissez le profil du membre de l’équipe. Saisissez le nom, la date de naissance,l’adresse, l’adresse courriel et/ou le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Une adresse courriel ou un numéro de téléphone unique est requis pour terminer la création d’un profil de membre de l’équipe. L’identifiant du membre de l’équipe est facultatif, mais nous vous recommandons de l’indiquer.
- Cliquez sur Suivant.
À partir de l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour suivre les coûts de main d’œuvre. Si vous utilisez Quarts de travail Square, consultez le temps consacré à l’exécution d’une ou de plusieurs tâches au sein de votre entreprise.
Vous pouvez aussi indiquer l’intitulé de poste principal et le type de rémunération (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder au menu déroulant des postes existants.
- En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
- Si l’employé exercera plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
- Cliquez sur Suivant.
Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer un ensemble d’autorisations et des points de vente aux membres de l’équipe, ce qui détermine ce à quoi ils ont accès dans le Tableau de bord Square, la solution PDV et les applications Square pour chaque point de vente. Les autorisations permettent aux membres de votre équipe d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer leur arrivée et leur départ en utilisant l’application Square.
Un ensemble d’autorisations personnalisé (autorisations d’équipe) est offert gratuitement. Square pour détaillants Plus et Personnel Square incluent seulement deux ensembles d’autorisations pour votre équipe, sans compter les autorisations du responsable. Accès avancé Square, ainsi que Square pour restaurants Plus et Rendez-vous Square Premium, offrent des ensembles d’autorisations personnalisés illimités pour vous permettre de créer autant de niveaux d’accès nécessaires pour votre équipe.
Remarque : De nouveaux ensembles d’autorisations ne peuvent être créés que dans votre Tableau de bord Square en ligne et ne peuvent pas être effectués dans l’application.
Pour configurer les autorisations :
- À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Créer un nouvel ensemble d’autorisations. Pour créer un ensemble d’autorisations, il est possible que vous deviez d’abord sélectionner un niveau d’autorisation. Pour ce faire, choisissez un point de départ en fonction du niveau d’accès souhaité, par exemple Standard, Avancé ou Complet. Vous pourrez ajuster les autorisations en modifiant les profils des membres de l’équipe.
- Standard : comprend les autorisations de base pour le traitement des transactions au point de vente. Convient à de nombreux membres de l’équipe comme les caissiers, les baristas, les prestataires de services et le personnel des salles à manger.
- Avancé : comprend des autorisations plus avancées, comme l’annulation d’une vente, la mise à jour des stocks et la gestion des périodes de travail. Convient aux membres de l’équipe exerçant des rôles comme chef de quart, gestionnaire et personnel de l’accueil.
- Complet : active toutes les autorisations, à l’exception de la gestion des transferts et des comptes bancaires. Convient aux copropriétaires, aux directeurs généraux et aux autres membres de l’équipe administrative.
- Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente auquel le membre de l’équipe sera affecté. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser le membre de votre équipe à travailler à chacun d’entre eux, activez l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
- Créez un code confidentiel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et effectuer le suivi des heures travaillées. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou le créer de façon aléatoire en cliquant sur Générer.
- Cliquez sur Enregistrer et vérifier.
Assurez-vous de conserver le code confidentiel dans vos dossiers et de le communiquer aux membres de votre équipe. Chaque code confidentiel est unique pour chaque membre de l’équipe; c’est ainsi qu’ils accéderont à l’application Square sur n’importe quel appareil jumelé ou point de vente de votre entreprise.
- Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
- Touchez l’icône (+) pour ouvrir l’écran Créer un membre de l’équipe.
- Entrez d’abord le nom, la date de naissance, l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
- Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour attribuer un intitulé de poste au membre de l’équipe ou touchez Créer un poste pour attribuer un nouvel intitulé de poste.
- Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre de l’équipe et saisissez le taux horaire du membre de l’équipe. Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil du membre de l’équipe.
- Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant au membre de votre équipe. Remarque : Les membres de l’équipe se verront automatiquement attribuer des autorisations d’équipe lors de la création de leur profil. À l’heure actuelle, les options de création et de modification de nouveaux ensembles d’autorisations ne sont accessibles que dans le Tableau de bord Square.
- Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe. Puis touchez Enregistrer. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux membres de l’équipe, mais vous pourrez attribuer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
- Touchez Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente appropriés pour le membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente existants et à venir. Remarque : En créant le profil d’un membre de l’équipe, le point de vente attribué par défaut correspond à celui de votre compte de Solution PDV Square.
- Retournez sur l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous de l’exactitude des renseignements, puis touchez Enregistrer.
- Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Autorisations.
- Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et modifiez-les, puis cliquez sur Enregistrer.
- Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.
Remarque : Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué. Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.
Si un membre de l’équipe a reçu un ensemble d’autorisations inactif, il n’aura pas accès à Square. Cette situation peut être due à une expiration de l’abonnement Accès avancé ou d’une offre groupée avec Accès avancé, comme Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou Rendez-vous Square Premium.
Si votre abonnement Accès avancé est expiré, vous pouvez choisir de vous réabonner et ces membres de l’équipe retrouveront l’accès à leurs autorisations. Sinon, vous pouvez attribuer à ces membre de l’équipes des autorisations de l’équipe, disponibles gratuitement.
Sur l’écran Intégration, vous pouvez gérer les tâches d’intégration en vous connectant à votre Tableau de bord Square en ligne et en cliquant sur Personnel > RH et conformité > Intégration.
Remarque : Pour déléguer la possibilité de gérer les tâches d’intégration qui sont visibles par vos employés, activez l’autorisation Gérer l’intégration des employés pour les responsables concernés. En savoir plus sur les autorisations que vous pouvez accorder aux membres de l’équipe.
Les nouveaux membres de l’équipe avec la tâche de vérifier les profils seront en mesure de contrôler les informations fournies.
Continuez à suivre les instructions ci-dessus pour créer des membres de l’équipe supplémentaires. Une fois qu’un membre de l’équipe a été créé, il pourra immédiatement utiliser Solution PDV Square en fonction des paramètres et des autorisations que vous avez définis pour lui. Le cas échéant, vous recevrez une notification vous indiquant que des informations doivent être ajoutées aux profils des membres de l’équipe que vous créez.
Remarque : si vous souhaitez autoriser la distribution de pourboires pour vos membres de l’équipe, y compris la mise en commun de ceux-ci, et que vous utilisez Quarts de travail Square, vous devrez activer le paramètre Admissible aux pourboires dans la section Poste et rémunération lors de l’ajout d’un membre de l’équipe. En savoir plus sur la mise en commun des pourboires avec Quarts de travail Square.
Désactiver ou réactiver des membres de l’équipe
Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son compte.
- Accédez à Personnel > Équipe > Membres de l’équipe dans le Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez un membre de l’équipe.
- Cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu déroulant, puis sélectionnez Désactiver. Si vous avez un abonnement Gestion de paie Square, sélectionnez le dernier jour d’emploi du membre de l’équipe.
- Cliquez sur Désactiver.
Remarque : Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.
- Accédez à Personnel > Équipe > Employés dans le Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le filtre Statut , puis sur Désactivé.
- Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
- Cliquez sur le menu déroulant des actions identifié par les trois points et sélectionnez Réactiver un membre de l’équipe.
Si les membres de l’équipe ont déjà les renseignements requis mais n’ont pas encore accepté leur invitation, nous leur renverrons une invitation via leurs modes de contact enregistrés si vous les réactivez.
Configurer votre équipe dans la Solution PDV Square
Une fois que vous avez créé vos ensembles d’autorisations et partagé vos codes confidentiels avec votre équipe, vous pouvez activer les codes confidentiels dans la Solution PDV Square afin que votre équipe puisse commencer à l’utiliser.
- À partir du menu de navigation, touchez Plus.
- Touchez Paramètres > Sécurité.
- Sélectionnez Activer les codes confidentiels. Cette option active l’utilisation des codes confidentiels personnels. Ce sont des codes confidentiels uniques attribués à chacun des membres de votre équipe, y compris le code confidentiel du titulaire.
- Activez l’option Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Cette option autorise l’utilisation du code confidentiel de l’équipe sur cet appareil. Créez un code confidentiel de l’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé et sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder. Pour modifier le code confidentiel, touchez-le et saisissez le nouveau.
- Touchez Enregistrer pour retourner dans l’application Solution PDV Square. Remarque : Le code confidentiel de titulaire ou celui d’un membre de l’équipe avec un accès complet est requis pour activer ce paramètre et modifier le code confidentiel de l’équipe.
Si vous configurez des autorisations pour la première fois, par défaut votre équipe pourra seulement accepter des paiements. Toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Pour autoriser les membres de votre équipe à émettre des remboursements ou à consulter des rapports, touchez Modifier. Depuis un navigateur mobile, nous vous redirigerons vers Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
À partir de là, les membres de l’équipe devront saisir leur code confidentiel personnel ou un code confidentiel de l’équipe pour accéder au Point de vente Square et effectuer d’autres actions. Notez que si vous utilisez Square pour restaurants, les membres de votre équipe doivent utiliser un code confidentiel personnel. Les actions possibles pour un membre de l’équipe sont déterminées par les autorisations accordées et les paramètres activés dans la section sécurité.
Une alternative aux codes confidentiels individuels est d’utiliser des badges pour les membres de l’équipe. Elles procurent une couche supplémentaire de sécurité pour votre compte et sont accessibles avec l’abonnement Accès avancé. Vous pouvez associer des badges à des membres de l’équipe spécifiques qui pourront ainsi se connecter au point de vente en fonction des autorisations accordées, en plus de pointer leur arrivée et leur départ pour un quart de travail. Découvrez comment démarrer avec les badges d’équipe dans le Centre d’assistance.
Une fois connectés avec un code confidentiel personnel, les membres de l’équipe peuvent accepter des paiements qui sont cumulés dans un rapport de ventes individuel et effectuer d’autres actions en fonction de l’ensemble d’autorisations accordées.
- Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez en utilisant un code d’appareil, assurez-vous d’entrer votre code confidentiel avec les autorisations requises pour gérer les paramètres.
- À partir du menu de navigation, touchez Plus.
- Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels, puis activez les Codes confidentiels.
- Sous Exiger le code confidentiel, sélectionnez Après chaque vente et/ou Pour l’annulation d’une vente.
- Touchez Fermeture automatique pour définir une période d’inactivité limite avant le verrouillage du Point de vente.
Une fois que les codes confidentiels sont activés dans l’application PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter au point de vente avec un code confidentiel d’équipe ou personnel.
- À partir du menu de navigation, touchez Plus.
- Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
- Désactivez l’option Autoriser les codes confidentiels de l’équipe.