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Démarrer avec la Gestion d’équipe

Aperçu

Gestion d’équipe Square dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, dans tous les points de vente, pour tous les appareils et pour toutes les fonctions. Gestion d’équipe propose un abonnement gratuit et un abonnement payant, Équipe Plus, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Avec l’abonnement gratuit, les membres de votre équipe peuvent pointer à l’arrivée et à la sortie dans l’application PDV. Vous pouvez également faire le suivi des heures travaillées à l’aide des fiches de présence, ainsi que sécuriser et restreindre les zones sensibles de votre Solution PDV et de votre Tableau de bord en ligne, sans frais supplémentaires. Pour commencer à utiliser l’abonnement gratuit, il vous suffit d’Ajouter le premier membre de votre équipe.

En passant à Équipe Plus, vous avez accès à des fonctionnalités avancées, comme les ensembles d’autorisations illimités, le journal d’activité par membre de l’équipe, les rapports des ventes par membre de l’équipe, les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, le suivi de plusieurs salaires, etc. Commencez un essai gratuit de 30 jours ici.

Ce qui est compris :

Gestion d’équipe Équipe Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 45 $/mois par point de vente
Fonctionnalités
Horodateur ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Programmation des quarts de travail ✔️ ✔️
Blocage des pauses hâtives - ✔️
Blocage des pointages hâtifs et non programmés - ✔️
Intégration de la Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations des paies ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Rapport de transgression des pauses - ✔️
Taux de salaires multiples - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Ensembles d’autorisations illimitées - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par membre de l’équipe - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par membre de l’équipe - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes individuelles p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devrez créer un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des membres à l’équipe et d’attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour pointer dans l’application Square, mais surtout, il permet d’annuler toute action effectuée par les membres de votre équipe en rapport avec le code confidentiel. Par exemple, si un membre de l’équipe tente de prendre une mesure qu’il n’a pas l’autorisation de prendre, l’application Square demandera un code confidentiel de titulaire pour outrepasser l’interdiction. Pour créer votre code confidentiel de titulaire :

  1. Dans la liste Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout du premier membre de votre équipe

Commencez à utiliser Gestion d’équipe en ajoutant les membres de votre équipe dans Square. Cela vous permettra de faire le suivi de heures travaillées de votre équipe et de définir les autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez de membres de l’équipe, plus Gestion d’équipe devient puissante. Pour ajouter le premier membre de votre équipe :

  1. Dans la liste Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un membre de l’équipe.

  2. Saisissez le nom du membre de l’équipe et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.

Team Management - Profile - US - EN

Une fois que vous aurez enregistré les renseignements personnels du nouveau membre de votre équipe, son profil s’affichera. Ce profil vous permet de modifier ses renseignements personnels et de lui attribuer des intitulés de poste et des salaires propres à son travail au sein de votre entreprise. L’ajout d’un intitulé de poste et d’un salaire à un membre de l’équipe vous permet de faire le suivi du coût de la main-d’œuvre et, si vous utilisez les Fiches de présence Square, de visualiser le temps passé à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise. Remarque : Bien que l’ajout d’un intitulé de poste soit obligatoire, les renseignements sur les salaires sont facultatifs.

Pour attribuer des intitulés de poste et des salaires :

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Terminer la configuration.

  2. À l’écran Intitulé du poste, activez ou désactivez Exemption des heures supplémentaires et indiquez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (par exemple, taux horaire par rapport à salaire).

  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.

Vous pouvez également créer des membres de l’équipe directement à partir de l’application Solution PDV Square. Voici comment faire :

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.

  2. Touchez ensuite l’icône « + » pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.

  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.

  4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.

  5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le Taux horaire pour ce profil. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.

  6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les Autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations seulement à partir du Tableau de bord Square.

  7. Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis sélectionnez Terminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.

  8. Touchez Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente à attribuer à ce membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le Point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte Solution PDV Square.

  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Pour créer des membres d’équipe supplémentaires à partir de l’application, vous n’avez qu’à répéter les étapes ci-dessus. Dès que le profil d’un membre de l’équipe est créé, celui-ci devient effectif immédiatement, tout comme l’accès à la Solution PDV Square en fonction des paramètres et des autorisations attribués. Remarque : Si un ou des profils que vous avez créés sont incomplets, vous recevrez une notification au sujet des informations manquantes.

Configuration des autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un membre d’équipe, vous pouvez lui attribuer des autorisations. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que les membres de votre équipe peuvent voir et faire dans votre application PDV et votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également définir l’accès des membres de votre équipe à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV, Rendez-vous, et Factures Square de Square.

Avec les autorisations, vous aurez la possibilité d’attribuer soit des autorisations personnalisées ou des autorisations d’équipe aux membres de votre équipe. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque membre de l’équipe. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un préposé à la caisse. Les autorisations de l’équipe sont un ensemble unique d’autorisations attribué à tous les membres de l’équipe et leur utilisation est gratuite. Remarque : Des autorisations personnalisées sont accessibles pour les Abonnés payants Équipe Plus.

Il est important de garder à l’esprit que des autorisations peuvent être créées pour des membres individuels de l’équipe en fonction de leurs tâches particulières et être réutilisées avec les futurs membres de l’équipe effectuant les mêmes tâches.

Pour commencer à ajouter des autorisations personnalisées :

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.

  2. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.

  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.

  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.

  5. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir de quels endroits le membre de l’équipe peut accéder aux applications Square.

    • Solution PDV partagée : Autoriser ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel de quatre chiffres (comme lorsque plusieurs membres partagent la même application Solution PDV).

    • Solution PDV mobile : Autoriser cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les membres de l’équipe qui acceptent des paiements en déplacement).

    • Tableau de bord : Autorisez ce membre de l’équipe à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son propre courriel et mot de passe.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Team Permissions - Permission Details Page - US - EN

Le cas échéant, Square fera parvenir à ce membre de l’équipe un courriel l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Remarque : Pour l’instant, la création de nouveaux ensembles d’autorisations n’est disponible que par le biais du Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Après avoir sélectionné les autorisations et les points d’accès pour le membre de l’équipe, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir des identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les membres de l’équipe utilisent le code confidentiel personnel pour pointer à l’arrivée et à la sortie afin que vous puissiez faire le suivi des heures travaillées et de leurs ventes. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente approprié à partir duquel votre membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’entre eux, activez Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et permettre le suivi de ses heures travaillées. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Une fois qu’un ensemble d’autorisations a été créé, vous pouvez le modifier ou le supprimer à tout moment. Pour ce faire :

  1. Accédez à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Autorisations.

  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.

  3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.

Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer. Remarque :  Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configuration des autorisations de l’équipe et du code confidentiel de l’équipe

Avec Gestion d’équipe, vous aurez également accès gratuitement à un ensemble unique d’autorisations de l’équipe pour tous les membres de l’équipe. Avec les Autorisations de l’équipe, vous pouvez attribuer à tous les membres de l’équipe le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à la Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel d’équipe que les membres de votre équipe utiliseront pour se connecter à votre application de point de vente. Les autorisations de l’équipe que vous avez définies s’appliqueront au code confidentiel de l’équipe, ce qui vous permettra de contrôler les actions et les informations auxquelles votre équipe peut accéder dans une application de point de vente partagée.

L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandée pour les entreprises qui n’ont pas à effectuer le suivi des ventes par membre de l’équipe ou qui n’ont pas à accorder à certains membres d’équipe des autorisations différentes de celles des autres membres.

Activez les autorisations de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Consultez la section Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.

  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.

  4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

Team Permissions - Profile - EN

Modifier le code confidentiel de l’équipe

Pour modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Consultez la section Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.

  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.

  4. Enregistrer.

Pour modifier votre code confidentiel d’équipe à partir de l’application Square :

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.

  2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.

  3. Entrez votre code confidentiel de titulaire.

  4. Saisissez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.

  5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

Configuration de Gestion d’équipe dans la Solution PDV

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils de membres d’équipe, vous pouvez activer Gestion d’équipe dans l’application Square.

Configuration de codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels et activez Codes confidentiels.

  2. Activez Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : Un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est requis pour activer cette autorisation.

  3. Par défaut, votre équipe n’aura accès qu’à l’acceptation des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de votre équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation des rapports, appuyez sur Modifier. Vous serez dirigé vers Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile. Créez un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe qui utilisent une application de point de vente partagée et sélectionnez ce à quoi vous souhaitez leur donner accès.

  4. Cliquez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout membre de l’équipe qui utilise le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités de la solution PDV que vous aurez sélectionnées pour les autorisations de l’équipe. Si un membre de l’équipe doit accéder à des zones et à des fonctionnalités à accès restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des membres de l’équipe qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. En outre, les membres de votre équipe pourront se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur n’importe quel appareil apparié à l’emplacement de votre entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un membre de l’équipe est associé à son code confidentiel personnel.

Une fois connectés, les membres de l’équipe peuvent accepter paiements qui apparaîtra dans leur rapport des ventes individuelles, ainsi que prendre d’autres mesures spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.

  2. Dans le menu de navigation, touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > Activer les codes confidentiels.

  3. Sous Exiger le code confidentiel, choisissez entre Après chaque vente, Après déconnexion, ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.

  4. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.

  5. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.

  6. Touchez Se déconnecter en bas à droite pour permettre au membre de votre équipe de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

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Désactiver les codes confidentiels d’équipe dans votre application Solution PDV

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter à l’application Solution PDV avec un code confidentiel d’équipe ou un code confidentiel personnel.

  1. Touchez les trois lignes horizontales dans le coin supérieur droit pour accéder au menu ou la flèche vers le bas dans la partie supérieure de Square Register.

  2. Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.

  3. Désactivez Autoriser l’accès par code confidentiel d’équipe.

Désactiver/Réactiver un membre d’équipe

Désactiver un membre d’équipe

Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son compte.

  1. Dans la liste Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre de l’équipe.

  2. Cliquez sur le menu déroulant des actions à trois points, cliquez sur Désactiver un membre de l’équipe et confirmez.

Remarque : Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.

Réactiver un membre d’équipe

  1. Dans la liste Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant État sur la gauche et cliquez sur Inactif.

  2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe et cliquez sur Réactiver le membre de l’équipe.

  3. Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous l’onglet Autorisationset sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.

  4. Pour autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.

  5. Si l’ensemble d’autorisations du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel en dossier, car celui-ci sera utilisé par le membre de votre équipe pour accéder à une application PDV sur laquelle la Gestion d’équipe est activée.

Journal d’activité

Team Management - Activity Log - CA - EN

Le Journal d’activité dans votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions sensibles effectuées par votre équipe, comme le traitement des remboursements, des gratuités, des annulations et des remises.

Avec Gestion d’équipe, vous pourrez consulter librement l’heure et le point de vente de chaque action entreprise dans votre application Square et Terminal virtuel. En mise à niveau à Équipe Plus, vous pourrez également visualiser et filtrer les actions par membre de l’équipe. Grâce à ce rapport plus granulaire, vous pourrez voir quels membres de l’équipe émettent des remboursements, des gratuités, des remises et annulent des transactions.

Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi la Gestion d’équipe et Équipe Plus Planification des quarts de travail de Square vous donne accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des quarts de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à votre Solution PDV existante pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

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