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Démarrer avec la Gestion d’équipe

Square Gestion d’équipe dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, dans tous les points de vente, pour tous les appareils et pour toutes les fonctions. Gestion d’équipe propose un abonnement gratuit et un abonnement payant, Équipe Plus, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Avec l’abonnement gratuit, les membres de votre équipe peuvent pointer à l’arrivée et à la sortie dans l’application PDV. Vous pouvez également faire le suivi des heures travaillées à l’aide des fiches de présence, ainsi que sécuriser et restreindre les zones sensibles de votre Solution PDV et de votre Tableau de bord en ligne, sans frais supplémentaires. Pour commencer à utiliser l’abonnement gratuit, il vous suffit d’Ajouter le premier membre de votre équipe.

En passant à Équipe Plus, vous avez accès à des fonctionnalités avancées, comme les ensembles d’autorisations illimités, le journal d’activité par membre de l’équipe, les rapports des ventes par membre de l’équipe, les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, le suivi de plusieurs salaires, etc. Commencez un essai gratuit de 30 jours ici.

Ce qui est compris :

Gestion d’équipe Équipe Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 45 $/mois par point de vente
Fonctionnalités
Horodateur ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Programmation des quarts de travail ✔️ ✔️
Blocage des pauses hâtives - ✔️
Blocage des pointages hâtifs et non programmés - ✔️
Intégration de la Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations des paies ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Rapport de transgression des pauses - ✔️
Taux de salaires multiples - ✔️
Mise en commun des pourboires - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Ensembles d’autorisations illimités - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par membre de l’équipe - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par membre de l’équipe - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes individuelles p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles ✔️
Rapports sur l’attribution directe des pourboires ✔️ ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devrez créer un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des membres à l’équipe et d’attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour pointer dans l’application Square, mais surtout, il permet d’annuler toute action effectuée par les membres de votre équipe en rapport avec le code confidentiel. Par exemple, si un membre de l’équipe tente de prendre une mesure qu’il n’a pas l’autorisation de prendre, l’application Square demandera un code confidentiel de titulaire pour outrepasser l’interdiction. Pour créer votre code confidentiel de titulaire :

  1. Dans Personnel et Équipe et à partir de la liste des Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout du premier membre de votre équipe

Commencez à utiliser Gestion d’équipe en ajoutant les membres de votre équipe dans Square. Cela vous permettra de faire le suivi des heures travaillées de votre équipe et de définir les autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez de membres de l’équipe, plus Gestion d’équipe devient puissante.

Créer un membre de l’équipe à partir du Tableau de bord Square

  1. À partir de l’onglet Équipe de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un membre d’équipe.
  2. Entrez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : L’ajout d’une adresse courriel invitera le membre de l’équipe à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouveau membre d’équipe, son profil s’affiche. Ce profil vous permet de modifier ses informations personnelles, ainsi que d’attribuer les intitulés de poste et les salaires propres à son emploi dans votre entreprise. L’ajout d’intitulés de poste et de salaires à un membre de l’équipe vous permet de faire le suivi des coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de visualiser le temps passé à exécuter une ou plusieurs fonctions dans votre entreprise.

Attribuer des intitulés de poste et des salaires

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Terminer la configuration.
  2. À l’écran Intitulé du poste, activez ou désactivez Exemption des heures supplémentaires et indiquez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (par exemple, taux horaire par rapport à salaire).
  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l’ajout d’un intitulé de poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.

Créer un membre de l’équipe à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
  2. Touchez ensuite l’icône « + » pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.
  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
  4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.
  5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire pour ce membre. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.
  6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations seulement à partir du Tableau de bord Square.
  7. Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis sélectionnez Terminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
  8. Touchez Point de vente pour sélectionner les points de vente à attribuer à ce membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte Solution PDV Square.
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Pour créer d’autres membres de l’équipe à partir de l’application, vous n’avez qu’à suivre les instructions ci-dessus. Dès que le profil d’un membre de l’équipe est créé, celui-ci devient effectif immédiatement, tout comme l’accès à la Solution PDV Square en fonction des paramètres et des autorisations attribuées. Remarque : Si des profils que vous avez créés sont incomplets, vous recevrez une notification au sujet des informations manquantes.

Remarque : Si vous souhaitez que vos employés soient admissibles aux pourboires, y compris à la mise en commun de ceux-ci, et êtes abonné à Équipe Plus, vous devrez activer l’option Admissible aux pourboires dans la section « Poste et rémunération » au moment d’ajouter un membre de l’équipe. Apprenez-en davantage sur mise en commun des pourboires avec Équipe Plus.

Configuration des autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un membre de l’équipe, vous pouvez lui attribuer un permissions. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que les membres de votre équipe peuvent voir et faire dans votre Solution PDV et dans le Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également déterminer l’accès des membres de votre équipe à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV, Rendez-vous Square et Factures Square.

Avec les autorisations, vous aurez la possibilité d’attribuer soit des autorisations personnalisées ou des autorisations d’équipe aux membres de votre équipe. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque membre de l’équipe. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un préposé à la caisse. Les autorisations de l’équipe sont un ensemble unique d’autorisations attribué à tous les membres de l’équipe et leur utilisation est gratuite. Remarque : Des autorisations personnalisées sont accessibles pour Abonnés payants Équipe Plus.

Il est important de garder à l’esprit que des autorisations peuvent être créées pour des membres individuels de l’équipe en fonction de leurs tâches particulières et être réutilisées avec les futurs membres de l’équipe effectuant les mêmes tâches.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir de quels endroits le membre de l’équipe peut accéder aux applications Square.
    • Solution PDV partagée : Autoriser ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel de quatre chiffres (comme lorsque plusieurs membres partagent la même application Solution PDV).
    • Solution PDV mobile : Autoriser cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : Autoriser cet employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec sa propre adresse courriel et son propre mot de passe.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :: La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible par le biais du Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation du membre d’équipe par courriel

Le cas échéant, Square fera parvenir à ce membre de l’équipe un courriel l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. Si le membre de l’équipe n’a pas reçu le courriel « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier de pourriels ou de courrier indésirable.

Après avoir sélectionné les autorisations et les points d’accès pour le membre de l’équipe, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir des identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les membres de l’équipe utilisent le code confidentiel personnel pour pointer à l’arrivée et à la sortie afin que vous puissiez faire le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente approprié à partir duquel votre membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’entre eux, activez Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et permettre le suivi de ses heures travaillées. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Connectez-vous à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configuration des autorisations de l’équipe et du code confidentiel de l’équipe

Avec Gestion d’équipe, vous aurez également accès gratuitement à un ensemble unique d’autorisations de l’équipe pour tous les membres de l’équipe. Avec les Autorisations de l’équipe, vous pouvez attribuer à tous les membres de l’équipe le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à la Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel d’équipe que les membres de votre équipe utiliseront pour se connecter à votre application de point de vente. Les autorisations de l’équipe que vous avez définies s’appliqueront au code confidentiel de l’équipe, ce qui vous permettra de contrôler les actions et les informations auxquelles votre équipe peut accéder dans une application de point de vente partagée.

L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandée pour les entreprises qui n’ont pas à effectuer le suivi des heures travaillées ou des ventes par membre de l’équipe ou qui n’ont pas à accorder à certains membres d’équipe des autorisations différentes de celles des autres membres.

Activer les autorisations de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Consultez la section Personnel et Équipe, puis Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe et confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Consultez la section Personnel et Équipe et Autorisations.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité >Codes confidentiels</strong>.
  2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.
  3. Entrez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Entrez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.
  5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

Configuration de Gestion d’équipe dans la Solution PDV

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils de membres d’équipe, vous pouvez activer Gestion d’équipe dans l’application Square.

Enable Passcodes in Your Square Point of Sale

  1. From the navigation menu, tap More.
  2. Tap Settings > Security > Passcodes.
  3. Toggle on Allow Team Passcode. Note: An owner passcode or full access passcode is required to turn this permission on.
  4. By default, your team will only have access to accept payments, while all other actions will require an Owner’s passcode. If you’d like to grant your team members permissions like issuing refunds or viewing reports, tap Edit. You’ll be directed to Permissions in your online Square Dashboard on a mobile browser.
  5. Create a Team Passcode for team members using a shared point of sale > select what you’d like to grant access to.
  6. Tap Save > return to the Square Point of Sale app.

At this point, any team member using the Team Passcode will be able to accept payments and access areas and functions of the point of sale you’ve selected for Team Permissions. If a team member needs to access any restricted areas or take a restricted action, you’ll need to enter the owner passcode with the correct permissions enabled.

Personal passcodes allow you to require team members to use a passcode for certain actions. On top of that, your team members will be able to log in to the Square app without an email address or password on any device paired to your business location. Note: The permission set you have assigned to a team member is associated with their personal passcode.

Passcode Requirements in your Square App

Once logged in using a personal passcode, team members can accept payments which will appear in their individual sales report, and take other actions specific to their permission set.

  1. Open the Square App and sign in with your owner email, or a device code. If you sign in using a device code, be sure to enter your passcode with permissions to manage settings.
  2. From the navigation menu, tap ≡ More.
  3. Tap Settings > Security > Passcodes > toggle Passcodes on.
  4. Under Require passcode, select between After each sale and/or When backing out of a sale.
  5. Tap timeout to select how long your point of sale can be inactive before locking.

Disable Team Passcodes in your Square App

Once you have passcodes enabled in your Point of Sale app, you have the ability to disable them at any time. Note: Disabling passcodes will prevent team members from logging into the point of sale with a team passcode or personal passcode.

  1. From the navigation menu, tap More.
  2. Tap Settings > Security > Passcodes.
  3. Toggle off Allow Team Passcode.
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Désactiver/Réactiver un membre d’équipe

Désactiver un membre d’équipe

Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son compte.

  1. Dans Personnel et Équipe, puis à partir de la liste des Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre d’équipe.
  2. Cliquez sur le menu déroulant des actions à trois points, cliquez sur Désactiver un membre de l’équipe et confirmez.

Remarque : Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.

Réactiver un membre d’équipe

  1. Dans Personnel et Équipe, puis à partir de la liste des Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant État à gauche et cliquez sur Inactif.
  2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe, puis sur Réactiver le membre de l’équipe.
  3. Afin d’autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square pour qu’ils puissent accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si l’ensemble d’autorisations du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car celui-ci sera utilisé par le membre de votre équipe pour accéder à une application PDV sur laquelle la Gestion d’équipe est activée.

Production de rapports

L’activation des autorisations d’équipe vous permet de suivre les ventes lorsque les membres de l’équipe utilisent leur code confidentiel à 4 chiffres lors du traitement des ventes de Square.
 
Pour afficher le rapport de vente individuel de votre équipe :

  1. Accédez au Onglet Rapports à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes de l’équipe.

  2. Sélectionnez la période et le point de vente que vous souhaitez visualiser.

  3. Cliquez sur Filtrer par, puis cochez Membre de l’équipe (accepté par).

  4. Cliquez sur Tous les membres de l’équipe pour sélectionner des membres individuels de l’équipe.

Apprenez-en davantage sur options de rapports avancées de Square.

Journal d’activité

Team Management - Activity Log - CA - EN

Le Journal d’activité de votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions sensibles effectuées par votre équipe, comme les remboursements, les mises à jour d’articles en stock, les gratuités, les annulations et les remises qui ont été traités.

Avec Gestion d’équipe, vous pourrez consulter librement l’heure et le point de vente de chaque action entreprise dans votre application Square et le Terminal virtuel. En effectuant une mise à niveau à Équipe Plus, vous pourrez également visualiser et filtrer les actions par membre de l’équipe. Grâce à ce rapport plus granulaire, vous pourrez voir quels membres de l’équipe traitent des remboursements, des mises à jour d’articles en stock, des gratuités, des remises et annulent des transactions.

Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi, avec la Gestion d’équipe et Équipe Plus Planification des quarts de travail de Square, vous avez accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des quarts de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à votre Solution PDV existante pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

Renseignez-vous au sujet de Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe.

Taux de commission avec Équipe Plus

Square vous permet d’attribuer des taux de commission uniques à chacun des membres de votre équipe en fonction des services ou des ventes d’articles. Les commissions sont attribuées aux membres de l’équipe en fonction de l’attribution des ventes, et sont résumées dans le Rapport des ventes d’équipe. Renseignez-vous davantage au sujet de configuration du suivi des commissions.

En savoir plus sur: Gestion d’équipe

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