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Démarrer avec la Gestion d’équipe

Square Gestion d’équipe dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, dans tous les points de vente, pour tous les appareils et pour toutes les fonctions. Gestion d’équipe propose un abonnement gratuit et un abonnement payant, Équipe Plus, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Avec l’abonnement gratuit, les membres de votre équipe peuvent pointer à l’arrivée et à la sortie dans l’application PDV. Vous pouvez également faire le suivi des heures travaillées à l’aide des fiches de présence, ainsi que sécuriser et restreindre les zones sensibles de votre Solution PDV et de votre Tableau de bord en ligne, sans frais supplémentaires. Pour commencer à utiliser l’abonnement gratuit, il vous suffit d’Ajouter le premier membre de votre équipe.

En passant à Équipe Plus, vous avez accès à des fonctionnalités avancées, comme les ensembles d’autorisations illimités, le journal d’activité par membre de l’équipe, les rapports des ventes par membre de l’équipe, les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, le suivi de plusieurs salaires, etc. Commencez un essai gratuit de 30 jours ici.

Ce qui est compris :

Gestion d’équipe Équipe Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 45 $/mois par point de vente
Fonctionnalités
Horodateur ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Programmation des quarts de travail ✔️ ✔️
Blocage des pauses hâtives - ✔️
Blocage des pointages hâtifs et non programmés - ✔️
Intégration de la Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations des paies ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Rapport de transgression des pauses - ✔️
Taux de salaires multiples - ✔️
Mise en commun des pourboires - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Ensembles d’autorisations illimités - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par membre de l’équipe - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par membre de l’équipe - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes individuelles p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles ✔️
Rapports sur l’attribution directe des pourboires ✔️ ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devrez créer un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des membres à l’équipe et d’attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour pointer dans l’application Square, mais surtout, il permet d’annuler toute action effectuée par les membres de votre équipe en rapport avec le code confidentiel. Par exemple, si un membre de l’équipe tente de prendre une mesure qu’il n’a pas l’autorisation de prendre, l’application Square demandera un code confidentiel de titulaire pour outrepasser l’interdiction. Pour créer votre code confidentiel de titulaire :

  1. Dans Personnel et Équipe et à partir de la liste des Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout du premier membre de votre équipe

Commencez à utiliser Gestion d’équipe en ajoutant les membres de votre équipe dans Square. Cela vous permettra de faire le suivi des heures travaillées de votre équipe et de définir les autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez de membres de l’équipe, plus Gestion d’équipe devient puissante.

Créer un membre de l’équipe à partir du Tableau de bord Square

  1. À partir de l’onglet Équipe de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un membre d’équipe.
  2. Entrez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : L’ajout d’une adresse courriel invitera le membre de l’équipe à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouveau membre d’équipe, son profil s’affiche. Ce profil vous permet de modifier ses informations personnelles, ainsi que d’attribuer les intitulés de poste et les salaires propres à son emploi dans votre entreprise. L’ajout d’intitulés de poste et de salaires à un membre de l’équipe vous permet de faire le suivi des coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de visualiser le temps passé à exécuter une ou plusieurs fonctions dans votre entreprise.

Attribuer des intitulés de poste et des salaires

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Terminer la configuration.
  2. À l’écran Intitulé du poste, activez ou désactivez Exemption des heures supplémentaires et indiquez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (par exemple, taux horaire par rapport à salaire).
  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l’ajout d’un intitulé de poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.

Créer un membre de l’équipe à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
  2. Touchez ensuite l’icône « + » pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.
  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
  4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.
  5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire pour ce membre. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.
  6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations seulement à partir du Tableau de bord Square.
  7. Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis sélectionnez Terminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
  8. Touchez Point de vente pour sélectionner les points de vente à attribuer à ce membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte Solution PDV Square.
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Pour créer d’autres membres de l’équipe à partir de l’application, vous n’avez qu’à suivre les instructions ci-dessus. Dès que le profil d’un membre de l’équipe est créé, celui-ci devient effectif immédiatement, tout comme l’accès à la Solution PDV Square en fonction des paramètres et des autorisations attribuées. Remarque : Si des profils que vous avez créés sont incomplets, vous recevrez une notification au sujet des informations manquantes.

Remarque : Si vous souhaitez que vos employés soient admissibles aux pourboires, y compris à la mise en commun de ceux-ci, et êtes abonné à Équipe Plus, vous devrez activer l’option Admissible aux pourboires dans la section « Poste et rémunération » au moment d’ajouter un membre de l’équipe. Apprenez-en davantage sur mise en commun des pourboires avec Équipe Plus.

Configuration des autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un membre de l’équipe, vous pouvez lui attribuer un permissions. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que les membres de votre équipe peuvent voir et faire dans votre Solution PDV et dans le Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également déterminer l’accès des membres de votre équipe à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV, Rendez-vous Square et Factures Square.

Avec les autorisations, vous aurez la possibilité d’attribuer soit des autorisations personnalisées ou des autorisations d’équipe aux membres de votre équipe. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque membre de l’équipe. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un préposé à la caisse. Les autorisations de l’équipe sont un ensemble unique d’autorisations attribué à tous les membres de l’équipe et leur utilisation est gratuite. Remarque : Des autorisations personnalisées sont accessibles pour Abonnés payants Équipe Plus.

Il est important de garder à l’esprit que des autorisations peuvent être créées pour des membres individuels de l’équipe en fonction de leurs tâches particulières et être réutilisées avec les futurs membres de l’équipe effectuant les mêmes tâches.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir de quels endroits le membre de l’équipe peut accéder aux applications Square.
    • Solution PDV partagée : Autoriser ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel de quatre chiffres (comme lorsque plusieurs membres partagent la même application Solution PDV).
    • Solution PDV mobile : Autoriser cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : Autoriser cet employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec sa propre adresse courriel et son propre mot de passe.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :: La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible par le biais du Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation du membre d’équipe par courriel

Le cas échéant, Square fera parvenir à ce membre de l’équipe un courriel l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. Si le membre de l’équipe n’a pas reçu le courriel « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier de pourriels ou de courrier indésirable.

Après avoir sélectionné les autorisations et les points d’accès pour le membre de l’équipe, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir des identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les membres de l’équipe utilisent le code confidentiel personnel pour pointer à l’arrivée et à la sortie afin que vous puissiez faire le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente approprié à partir duquel votre membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’entre eux, activez Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et permettre le suivi de ses heures travaillées. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Connectez-vous à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configuration des autorisations de l’équipe et du code confidentiel de l’équipe

Avec Gestion d’équipe, vous aurez également accès gratuitement à un ensemble unique d’autorisations de l’équipe pour tous les membres de l’équipe. Avec les Autorisations de l’équipe, vous pouvez attribuer à tous les membres de l’équipe le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à la Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel d’équipe que les membres de votre équipe utiliseront pour se connecter à votre application de point de vente. Les autorisations de l’équipe que vous avez définies s’appliqueront au code confidentiel de l’équipe, ce qui vous permettra de contrôler les actions et les informations auxquelles votre équipe peut accéder dans une application de point de vente partagée.

L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandée pour les entreprises qui n’ont pas à effectuer le suivi des heures travaillées ou des ventes par membre de l’équipe ou qui n’ont pas à accorder à certains membres d’équipe des autorisations différentes de celles des autres membres.

Activer les autorisations de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à la section Équipe, puis à Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe et confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez aux Autorisations de l’équipe.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel de l’équipe à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité >Codes confidentiels</strong>.
  2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.
  3. Entrez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Entrez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.
  5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

Configuration de Gestion d’équipe dans la Solution PDV

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils de membres d’équipe, vous pouvez activer Gestion d’équipe dans l’application Square.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
  3. Activez Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : Un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est requis pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, votre équipe n’aura accès qu’à l’encaissement des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de votre équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation des rapports, touchez Modifier. Vous serez dirigé vers Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un Code confidentiel de l’équipe pour les membres d’équipe utilisant un point de vente partagé et sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Touchez Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout membre de l’équipe qui utilise le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités de la solution PDV que vous aurez sélectionnées pour les autorisations de l’équipe. Si un membre de l’équipe doit accéder à des zones et à des fonctionnalités à accès restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des membres de l’équipe qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. En outre, les membres de votre équipe pourront se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un membre de l’équipe est associé à son code confidentiel personnel.

Exigences du code confidentiel dans votre application Square

Une fois connectés, les membres d’équipe peuvent encaisser des paiements qui apparaîtront dans leur rapport de ventes individuelles, ainsi qu’effectuer d’autres actions en fonction de leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  3. Touchez Paramètres et Sécurité et Codes confidentiels, puis Autoriser les codes confidentiels.
  4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente, Après déconnexion ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez Se déconnecter en bas à droite pour permettre au membre de votre équipe de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

SPOS - Security - Passcodes - EN-AN

Désactiver les codes confidentiels d’équipe dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter à l’application Solution PDV avec un code confidentiel d’équipe ou un code confidentiel personnel.

  1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
  2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
  3. Désactivez Autoriser le code confidentiel d’équipe.
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Désactiver/Réactiver un membre d’équipe

Deactivate a Team Member

If a team member leaves your business — either permanently or temporarily — you can deactivate their profile.

  1. From Staff > Team > Team Members list in your online Square Dashboard, select a team member.
  2. Click the three-dotted actions dropdown > Deactivate Team Member > confirm.

Note: Your team member’s information will not be lost or deleted once they are deactivated, and they can be reactivated at any time.

Reactivate a Team Member

  1. From Staff > Team > Team Members list in your online Square Dashboard, click the Status drop-down menu on the left > click Inactive.
  2. Click on the team member’s name > Reactivate Team Member.
  3. To allow your team member to log in to the Square app to accept payments, click Edit under Permissions and select or create a permission set from the dropdown menu.
  4. To allow your team member to sign into the Square app using a passcode, enter a custom 4-digit passcode or click Generate to create one at random.
  5. If your team member’s permission set allows them to access the online Square Dashboard or the Square app on their own device, enter the email address they will use to log in.

Note: It is important to retain this for your records because this is the passcode your team member will use to access a point of sale with team management enabled.

Production de rapports

L’activation des autorisations d’équipe vous permet de suivre les ventes lorsque les membres de l’équipe utilisent leur code confidentiel à 4 chiffres lors du traitement des ventes de Square.
 
Pour afficher le rapport de vente individuel de votre équipe :

  1. Accédez au Onglet Rapports à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes de l’équipe.

  2. Sélectionnez la période et le point de vente que vous souhaitez visualiser.

  3. Cliquez sur Filtrer par, puis cochez Membre de l’équipe (accepté par).

  4. Cliquez sur Tous les membres de l’équipe pour sélectionner des membres individuels de l’équipe.

Apprenez-en davantage sur options de rapports avancées de Square.

Journal d’activité

Team Management - Activity Log - CA - EN

Le Journal d’activité de votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions sensibles effectuées par votre équipe, comme les remboursements, les mises à jour d’articles en stock, les gratuités, les annulations et les remises qui ont été traités.

Avec Gestion d’équipe, vous pourrez consulter librement l’heure et le point de vente de chaque action entreprise dans votre application Square et le Terminal virtuel. En effectuant une mise à niveau à Équipe Plus, vous pourrez également visualiser et filtrer les actions par membre de l’équipe. Grâce à ce rapport plus granulaire, vous pourrez voir quels membres de l’équipe traitent des remboursements, des mises à jour d’articles en stock, des gratuités, des remises et annulent des transactions.

Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe

Nous savons qu’une visibilité claire des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi, avec la Gestion d’équipe et Équipe Plus Planification des quarts de travail de Square, vous avez accès à un guichet unique où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La Planification des quarts de travail avec Gestion d’équipe vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à votre Solution PDV existante pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

Renseignez-vous au sujet de Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe.

Taux de commission avec Équipe Plus

Square vous permet d’attribuer des taux de commission uniques à chacun des membres de votre équipe en fonction des services ou des ventes d’articles. Les commissions sont attribuées aux membres de l’équipe en fonction de l’attribution des ventes, et sont résumées dans le Rapport des ventes d’équipe. Renseignez-vous davantage au sujet de configuration du suivi des commissions.

En savoir plus sur: Gestion d’équipe

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