Démarrer avec la Gestion d’équipe

1. À partir de l’onglet Équipe de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un membre d’équipe.
2. Entrez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : L’ajout d’une adresse courriel invitera le membre de l’équipe à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouveau membre d’équipe, son profil s’affiche. Ce profil vous permet de modifier ses informations personnelles, ainsi que d’attribuer les intitulés de poste et les salaires propres à son emploi dans votre entreprise. L’ajout d’intitulés de poste et de salaires à un membre de l’équipe vous permet de faire le suivi des coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de visualiser le temps passé à exécuter une ou plusieurs fonctions dans votre entreprise.

1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Terminer la configuration.
2. À l’écran Intitulé du poste, activez ou désactivez Exemption des heures supplémentaires et indiquez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (par exemple, taux horaire par rapport à salaire).
3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l’ajout d’un intitulé de poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
2. Touchez ensuite l’icône « + » pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.
3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.
5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire pour ce membre. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.
9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

1. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir d’où le membre de l’équipe pourra accéder aux applications Square.
   • Points de vente partagés : Autorisez ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel de quatre chiffres (si plusieurs membres partagent le même point de vente) ou au moyen d’un badge de membre de l’équipe.
   • Point de vente mobile : Autorisez ce membre de l’équipe à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (p. ex. si les membres acceptent des paiements en déplacement).
   • Tableau de bord : Autorisez cet employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec sa propre adresse courriel et son propre mot de passe.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible par le biais du Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Le cas échéant, Square fera parvenir à ce membre de l’équipe un courriel l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si vous utilisez Quarts de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, le membre peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. Si le membre de l’équipe n’a pas reçu le courriel « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier de pourriels ou sa corbeille.

Après avoir sélectionné les autorisations et les points d’accès pour le membre de l’équipe, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir des identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les membres de l’équipe utilisent le code confidentiel personnel pour pointer à l’arrivée et à la sortie afin que vous puissiez faire le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente approprié à partir duquel votre membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez accorder au membre de l’équipe l’autorisation pour chacun d’entre eux, activez Attribuer à tous les points de vente actuels et éventuels.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et faire le suivi de ses heures travaillées. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de l’équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

1. Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

1. Consultez la section Personnel et Équipe, puis Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe et confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
4. Sélectionnez les autorisations qui seront accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, un de ses coéquipiers ayant les autorisations pertinentes devra lui fournir un code confidentiel pour lui permettre l’accès.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

1. Consultez la section Personnel et Équipe et Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à votre équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité >Codes confidentiels</strong>.
2. Touchez le code confidentiel d’équipe actuel.
3. Entrez votre code confidentiel de titulaire.
4. Entrez votre nouveau code confidentiel d’équipe et touchez Enregistrer.
5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
3. Activez Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : Un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, votre équipe n’aura accès qu’à l’encaissement des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de votre équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation des rapports, touchez Modifier. Vous serez dirigé vers Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un Code confidentiel de l’équipe pour les membres d’équipe utilisant un point de vente partagé et sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Touchez Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout membre de l’équipe qui utilise le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités de la solution PDV que vous aurez sélectionnées pour les autorisations de l’équipe. Si un membre de l’équipe doit accéder à des zones et à des fonctionnalités à accès restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des membres de l’équipe qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. En outre, les membres de votre équipe pourront se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un membre de l’équipe est associé à son code confidentiel personnel.

Une fois connectés avec un code confidentiel personnel, les membres d’équipe peuvent encaisser des paiements qui apparaîtront dans leur rapport de ventes individuelles, ainsi qu’effectuer d’autres actions précises en fonction de leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
2. Dans le menu de navigation, touchez ≡ Plus.
3. Touchez Paramètres et Sécurité et Codes confidentiels et activez l’option Codes confidentiels.
4. Sous Exiger le code confidentiel, choisissez entre Après chaque vente et/ou À l’annulation d’une vente.
5. Touchez Délai expiré pour sélectionner le temps d’inactivité limite avant le verrouillage de votre Solution PDV.

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter à l’application Solution PDV avec un code confidentiel d’équipe ou un code confidentiel personnel.

1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
2. Touchez Paramètres, Sécurité, puis Codes confidentiels.
3. Désactivez Autoriser le code confidentiel d’équipe.

Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son compte.

1. Dans Personnel et Équipe, puis à partir de la liste des Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre d’équipe.
2. Cliquez sur le menu déroulant des actions à trois points, cliquez sur Désactiver un membre de l’équipe et confirmez.

Remarque : Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.

1. Dans Personnel et Équipe, puis à partir de la liste des Membres de l’équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant État à gauche et cliquez sur Inactif.
2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe, puis sur Réactiver le membre de l’équipe.
3. Afin d’autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square pour qu’ils puissent accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
4. Pour autoriser les membres de votre équipe à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
5. Si l’ensemble d’autorisations du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car celui-ci sera utilisé par le membre de votre équipe pour accéder à une application PDV sur laquelle la Gestion d’équipe est activée.