Mises à jour système

Nous rencontrons des problèmes susceptibles affecter vos services Square. Nous continuerons de mettre à jour notre page d’état avec plus d’informations.

Accueil>Gestion des employés

Démarrer avec la Gestion des employés

Aperçu

Gestion des employés Square dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe, dans tous les points de vente, pour tous les appareils et pour toutes les fonctions. Gestion d’équipe propose un abonnement gratuit et un abonnement payant, Équipe Plus, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Avec l’abonnement gratuit, vos employés peuvent pointer leur arrivée et leur départ depuis le point de vente. Vous pouvez également comptabiliser les heures travaillées avec des fiches de présence, ainsi qu’interdire l’accès aux sections confidentielles de votre Solution PDV et de votre Tableau de bord en ligne, sans frais supplémentaires. Pour commencer à utiliser l’abonnement gratuit, il vous suffit d‘ajouter votre premier employé.

En passant à Équipe Plus, vous avez accès à des fonctionnalités avancées, comme les ensembles d’autorisations illimités, le journal d’activité par employé, les rapports des ventes par employé, les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, le suivi de plusieurs salaires, et plus encore.

Ce qui est compris :

Gestion des employés Équipe Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 25 €/mois par point de vente
Fonctionnalités
Pointeuse ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Programmation des périodes de travail ✔️ ✔️
Prévenir les pauses hâtives - ✔️
Prévenir les pointages hâtifs et non programmés - ✔️
Intégration de Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations de la gestion de paie ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Signalement des abus relatifs aux pauses - ✔️
Prise en charge de taux de rémunération diversifiés - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Nombre d’autorisations illimité - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par employé - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par employé - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles - ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l‘avez pas encore fait, vous devez créer un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des membres à l’équipe et d‘attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour pointer dans l‘application Square, mais surtout il permet d‘autoriser toute action effectuée par les employés nécessitant l‘utilisation du code confidentiel. Par exemple, si un employé tente d‘effectuer une action pour laquelle il n‘a pas l‘autorisation, l‘application Square demandera le code confidentiel du titulaire pour outrepasser l‘interdiction.

Pour créer un code confidentiel du titulaire :

  1. Dans la liste Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter votre premier employé

Commencez à utiliser Gestion des employés en ajoutant les employés dans Square. Cela vous permettra de suivre le temps de travail de votre équipe et de définir les autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez d’employé, plus Gestion des employés devient puissante.

Créer un employé à partir du Tableau de bord Square

  1. À partir de l’onglet Équipe de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un employé.
  2. Entrez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Son numéro d’identification est facultatif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : en ajoutant l’adresse e-mail de l’employé, vous l’invitez à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouvel employé, son profil s’affiche. Ici, vous pouvez modifier ses informations personnelles et lui attribuer les postes et les salaires qui correspondent à son emploi. L’ajout de postes et de salaires vous permet de suivre les coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Attribuer des postes et des salaires

  1. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Finir la configuration.
  2. Sur l’écran Poste, activez ou désactivez Exemption d’heures supplémentaires, puis indiquez un poste principal et un type de rémunération (par exemple, Taux horaire ou Salaire).
  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : si l’ajout d’un poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si votre employé a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous êtes abonné à Équipe Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre poste et un autre type de rémunération. L’employé pourra choisir le poste approprié lorsqu’il enregistrera son arrivée ou son départ dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, un employé peut enregistrer son arrivée pour le poste d’hôte pendant quelques heures, puis passer au poste de responsable pour le reste de la journée.

Créer un employé à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Équipe.
  2. Appuyez sur l’icône + pour ouvrir l’écran Créer un employé.
  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
  4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour lui attribuer un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
  5. Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé, puis saisissez son taux horaire. Remarque : il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil de votre employé.
  6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à cet employé. Remarque : les autorisations de l’équipe sont automatiquement attribuées aux employés lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement à partir du Tableau de bord Square.
  7. Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé, puis appuyez sur Terminé. Remarque : un code confidentiel généré automatiquement est attribué à chaque nouvel employé, mais vous avez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
  8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner les points de vente appropriés pour l’employé, puis choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : lorsque vous créez un ou des employés, la section Point de vente est définie par défaut sur le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square.
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis appuyez Enregistrer.

Pour continuer à créer de nouveaux profils d’employés dans l’application, il vous suffit de répéter les étapes ci-dessus. Les profils deviennent effectifs dès leur création, tout comme l’accès à la Solution PDV Square avec les paramètres et les autorisations que vous aurez définis. Remarque : si un ou plusieurs des profils créés s’avère incomplet, vous recevrez une notification vous alertant d’informations manquantes.

Configuration des autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un employé, vous pouvez lui attribuer des autorisations. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que vos employés peuvent voir et faire dans votre application Solution PDV et votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également définir l’accès de vos employés à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV, Rendez-vous et Factures de Square.

Avec les autorisations, vous aurez la possibilité d’attribuer soit des autorisations personnalisées ou des autorisations d’équipe à vos employés. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque employé. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un caissier. Les autorisations de l’équipe sont un ensemble unique d’autorisations attribué à tous les employés et leur utilisation est gratuite. Remarque : les autorisations personnalisées sont accessibles pour les abonnés payants Équipe Plus.

N’oubliez pas qu’il est possible de créer des autorisations pour certains employés en fonction de leurs tâches particulières et de les réutiliser à l’avenir lorsqu’un nouvel employé reprend ces mêmes tâches.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
    • Points de vente partagés : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres (par exemple, lorsque plusieurs employés utilisent le même code confidentiel pour votre point de vente).
    • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

9a7d263198bd14e1746c28b5f99d9b3d

Invitation d’un employé par e-mail

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité à rejoindre l’équipe », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam.

Une fois les autorisations et les points d’accès sélectionnés pour votre employé, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir les identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les employés utilisent ce dernier pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs afin que vous puissiez assurer le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels personnels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous vos points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de votre équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Connectez-vous à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configuration des autorisations de l’équipe et du code confidentiel de l’équipe

Avec Gestion du personnel, vous aurez également la possibilité de créer gratuitement un ensemble unique d’autorisations applicables à tous vos employés. Avec Autorisations de l’équipe, vous pouvez permettre à tous d’accéder aux mêmes fonctions de la Solution PDV Square et du Tableau de bord Square en ligne sur leurs propres appareils. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel d’équipe qu’ils utiliseront pour se connecter à votre point de vente. Les autorisations d’équipe que vous aurez définies seront déverrouillées grâce au code confidentiel de l’équipe, ce qui vous permettra de contrôler les actions et les informations auxquelles votre équipe peut accéder dans une application de point de vente partagée.

L’utilisation d’un code confidentiel d’équipe est recommandée pour les entreprises qui n’ont besoin ni d’assurer le suivi des ventes par employé, ni d’accorder des autorisations particulières à certains employés.

Activer les autorisations de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à la section Équipe, puis à Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe et confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les employés utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations de l’équipe peuvent également être activées dès la création d’un nouveau profil d’employé.

Modifiez le code confidentiel de votre équipe à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez aux Autorisations de l’équipe.
  2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
  3. Créez ou générez un code confidentiel aléatoire pour l’équipe. Conservez ce code confidentiel et communiquez-le à votre équipe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel de votre équipe à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  2. Appuyez sur le code confidentiel de l’équipe actuel.
  3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Saisissez votre nouveau code confidentiel d’équipe, puis appuyez sur Enregistrer.
  5. Communiquez le nouveau code confidentiel à votre équipe.

Configuration de Gestion des employés dans la Solution PDV

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils d’employés, vous pouvez activer Gestion des employés dans l’application Square.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Sélectionnez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Activez Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est obligatoire pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, votre équipe pourra uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, vos employés devront saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un code confidentiel pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel d’équipe pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités du point de vente que vous aurez sélectionné pour les autorisations de l’équipe. Si un employé doit accéder à des zones et à des fonctionnalités dont l’accès est plus restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Conditions obligatoires pour le code confidentiel de votre application Square

Une fois connectés, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel, et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > Autoriser les codes confidentiels.
  4. Sous Exiger le code confidentiel, choisissez Après chaque vente, Après déconnexion ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique de préférence pour l’application Square.
  7. Appuyez sur Se déconnecter en bas à droite pour permettre à votre employé de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

SPOS - Security - Passcodes - EN-AN

Désactiver les codes confidentiels de l’équipe dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Point de vente, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec un code d’équipe ou un code personnel.

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Désactivez Autoriser le code confidentiel de l’équipe.

Désactiver/Réactiver un employé

Désactiver un employé

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

  1. Dans la liste Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
  2. Cliquez sur le menu Actions identifié par les trois points, puis sur Désactiver un membre de l’équipe et confirmez.

Remarque : les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

Réactiver un employé

  1. Dans la liste Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche, puis sur Inactif.
  2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver l’employé.
  3. Afin d’autoriser l’employé à se connecter à l’application Square pour qu’il puisse accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.

Production de rapports

L’activation des autorisations d’équipe vous permet de suivre les ventes lorsque les membres de l’équipe utilisent leur code confidentiel à 4 chiffres lors du traitement des ventes de Square.
 
Pour afficher le rapport de vente individuel de votre équipe :

  1. Accédez à Onglet Rapports depuis votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes de l’équipe.

  2. Sélectionnez la période et le lieu que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur Filtrer par puis cochez Employé (attribué à).

  4. Cliquez sur Tous les employés pour sélectionnez des membres de votre équipe individuellement.

En savoir plus sur les options de rapports avancées de Square

Journal d’activité

Le Journal d’activité dans votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions sensibles effectuées par vos employés, comme le traitement des remboursements, des offres, des annulations et des réductions.

Avec Gestion des employés, vous pourrez consulter librement l’heure et le point de vente de chaque action effectuée sur votre application Square et votre Terminal virtuel. En passant à Équipe Plus, vous pourrez également visualiser et filtrer les actions par employé. Grâce à cette production de rapports plus détaillée vous pourrez voir quels employés émettent des remboursements, des offres, des réductions et annulent des transactions.

Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés

Nous savons qu’une bonne visibilité des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel pour la gestion d’une entreprise. Avec la Gestion des employés et Équipe Plus Planification des périodes de travail de Square, vous avez accès à un service centralisé où vous pouvez créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à la Solution PDV pour assurer une approche simple et harmonieuse pour la gestion de vos besoins quotidiens en personnel.

En savoir plus sur Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés.