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Démarrer avec Gestion des employés Square

Gestion des employés Square dispose d'outils pour vous aider à gérer facilement vos employés, sur tous les points de vente, appareils et postes. Il existe une formule gratuite et une formule payante, Gestion des employés Plus, pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Avec la version gratuite de Gestion des employés Square, vous pouvez configurer un seul ensemble d'autorisations pour tous les employés partageant un point de vente. Une fois que vous avez configuré votre premier ensemble d'autorisations, votre personnel pourra accepter des paiements en votre nom sans avoir accès à vos informations de compte confidentielles. Pour démarrer avec la formule gratuite, ajouter votre premier employé.

Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez créer un nombre illimité d’ensembles d’autorisations personnalisés, voir les informations du journal d'activité et suivre les ventes de vos employés. Démarrer un essai gratuit de 30 jours ici.

Qu'est-ce qui est compris ?

  Gestion des employés Gestion des employés Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 25 € HT/mois par point de vente
Fonctionnalités    
Intégration de Solution PDV Square ✔️ ✔️
Autorisations    
Un ensemble d’autorisations ✔️
Nombre d’autorisations illimité ✔️
Analyses et rapports    
Journal d’activité par employé ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par employé ✔️

Configurer le code confidentiel du titulaire

Si ce n’est pas encore fait, vous devez créer un code confidentiel du titulaire avant d'ajouter des employés et d'attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour enregistrer l’arrivée et le départ sur l’application Square, mais surtout, annuler toutes les actions liées au code confidentiel prises par vos employés. Par exemple, si un employé tente d’effectuer une action qu'il n'a pas l'autorisation de faire, l’application Square demandera un code confidentiel du titulaire pour l’annuler.

Pour créer le code confidentiel du titulaire :

  1. Dans Personnel > Employés > liste d’Employés dans votre tableau de bord de Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à quatre chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter votre premier employé

Démarrez avec Gestion des employés Square en ajoutant vos employés dans Square. Cela vous permettra de suivre le temps de travail de vos employés et définir les autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez d’employés, plus votre utilisation de Gestion des employés Square est optimisée.

Créer un employé à partir du Tableau de bord Square

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Employé.
  2. Cliquer sur + Employé
  3. Remplissez le profil de l’employé. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone est requis pour envoyer une invitation à un employé. Saisir l’identifiant de l’employé est facultatif mais nous vous recommandons de le faire.
  4. Cliquez sur Suivant.

Attribuer des postes et des salaires

Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour effectuer le suivi des coûts de la main d’œuvre et, si vous utilisez Périodes de travail Square, voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Sur l’écran Postes, indiquez le poste principal et le type de paie (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Poste principal pour accéder à un menu déroulant des postes existants.

  1. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  2. Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
  3. Cliquez sur Suivant.

Configurez les autorisations

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations à un employé. Avec les autorisations, vous pouvez autoriser un employé à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, enregistrer l’arrivée et le départ en utilisant l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square en ligne.

Pour ajouter des autorisations :

  1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées sont disponibles pour ceux qui ont souscrit à la formule payante Gestion des employés Plus. La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.
  2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente adéquat d’où votre employé travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler dans chacun d’entre eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
  3. Créer un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et suivre son temps de travail. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou en créer un automatiquement en cliquant sur Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel et le partager avec vos employés. Chaque employé se voit octroyé un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur n’importe quel appareil apparié à l’emplacement de votre entreprise.

Créer un employé à partir de l’application Solution PDV Square.

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
  2. Appuyez sur l’icône plus (+) pour ouvrir l’écran Créer un employé.
  3. Saisissez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
  4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour attribuer à l’employé un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
  5. Appuyez sur la flèche noire de retour pour revenir à l’écran Créer un employé et saisissez le taux horaire de l’employé. Remarque : Ce champ n’est pas obligatoire pour enregistrer les informations de profil de votre employé.
  6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour affecter votre employé à un ensemble d’autorisations existant. Remarque : Les employés se verront automatiquement assigner des autorisations communes lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement dans le Tableau de bord Square.
  7. Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé. Puis, appuyez sur Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux employés, mais vous aurez la possibilité d’attribuer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
  8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner le(s) point(s) de vente adéquat(s) pour l’employé et choisissez d’activer ou de désactiver l’option pour l’Attribuer à tous les points de ventes actuels ou futurs. Remarque : La section Point de vente sera par défaut le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square lors de la création du profil de(s) l’employé(s).
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que toutes les informations sont exactes, puis appuyez sur Enregistrer.

Continuez à suivre les instructions ci-dessus pour créer des employés supplémentaires dans l'application. Une fois qu’un employé a été créé, il pourra immédiatement utiliser Solution PDV Square en fonction des paramètres et des autorisations que vous avez définis pour lui. Remarque : Vous recevrez une notification concernant les informations manquantes s'il manque des informations requises dans le(s) profil(s) d’employé(s) que vous créez.

Remarque : Si vous souhaitez autoriser la distribution de pourboires pour vos employés, y compris la mise en commun de ceux-ci, et que vous avez souscrit un abonnement à Périodes de travail Plus, vous devez activer l’option Admissible aux pourboires dans la section Poste et rémunération lors de l’ajout d’un employé. Apprenez-en plus sur la mise en commun des pourboires avec Périodes de travail Plus.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Membres de l’équipe. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisation.
  3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
    • Point de vente partagé : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres. Plusieurs employés utiliseront donc le même code confidentiel pour votre point de vente.
    • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel sur son propre appareil. Les employés pourront ainsi accepter des paiements en déplacement.
    • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation à un employé

Square enverra à cet employé une invitation par e-mail lui permettant de créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne, à l’application Gestion des employés Square ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Cette invitation sera envoyée par e-mail ou par SMS sur son numéro de téléphone. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé doivent tous deux être unique. Si l’employé utilise Périodes de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans Application Gestion des employés Square Si l’employé n’a pas reçu l’e-mail d’invitation intitulé « Vous êtes invité », veuillez lui conseiller de vérifier sa boite spam et de se réabonner à la liste de messagerie de Square.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Connectez-vous à Personnel > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existantes et modifiez-les.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si ces autorisations sont toujours assignées à des membres actifs de l’équipe, ils doivent être retirés de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir être supprimées.

Configurez les autorisations et le code confidentiel communs

Avec Gestion des employés Square, vous aurez aussi accès gratuitement à un ensemble d’autorisations communes pour tous les employés. Avec les autorisations communes, vous pouvez accorder à tous les employés le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez configurer un code confidentiel commun que vos employés utiliseront pour se connecter à votre point de vente. Les autorisations communes que vous avez configurées s'appliqueront au code confidentiel commun, afin que vous puissiez contrôler les actions et les informations auxquelles vos employés peuvent accéder sur un point de vente partagé.

L’utilisation d’un code confidentiel commun est recommandée pour les entreprises qui n’ont besoin ni d’assurer le suivi du temps de travail et des ventes par employé, ni d’accorder des autorisations particulières à certains employés.

Activer les autorisations communes dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel et gestion de paie > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez automatiquement un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Enregistrer ce code confidentiel et partagez-le avec votre équipe.
  4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

Modifier le code confidentiel commun à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
  2. Sélectionnez Autorisations communes.
  3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un automatiquement. Enregistrer ce code confidentiel et partagez-le avec votre équipe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel commun à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
  3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Saisissez votre nouveau code confidentiel commun et appuyez sur Enregistrer.
  5. Partagez le nouveau code confidentiel avec vos employés.

Ensembles d’autorisations inactifs

Si un ensemble d’autorisations inactif est attribué à un employé, il ne pourra pas accéder à Square. Cela peut être dû à une expiration de l’abonnement Gestion des employés Square Plus ou d’une offre groupée avec Gestion des employés Square Plus, comme Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou Rendez-vous Square Premium.

Si l’abonnement Gestion des employés Square Plus a expiré, vous pouvez vous réabonner, et les employés retrouveront l’accès à leurs autorisations. Sinon, vous pouvez attribuer à ces employés des autorisations communes, disponibles gratuitement avec Gestion des employés Square.

Configurer Gestion des employés Square dans PDV Square

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils d’employés, vous pouvez activer Gestion des employés Square dans l’application Square.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Conditions obligatoires pour le code confidentiel de votre application Square

Une fois connectés à l’aide d’un code d’accès personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
  3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > activez les Codes confidentiels.
  4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente et/ou Lors de l’annulation d’une vente.
  5. Appuyez sur délai d’expiration pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Désactiver les codes confidentiels communs dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Désactiver/Réactiver un employé

Désactiver un employé

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

  1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
  2. Cliquez sur le menu déroulant identifié par les trois points et sélectionnez Désactiver un employé puis confirmez votre choix.
  3. Cliquez sur Désactiver.

Remarque : Les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

Réactiver un employé

  1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le filtre Statut puis Inactif.
  2. Cliquez sur le nom de l’employé.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Actions identifié par les trois points et sélectionnez Réactiver un employé.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.

Rapports

L’activation des autorisations communes vous permet de suivre les ventes lorsque les employés utilisent leur code confidentiel à quatre chiffres pour traiter des ventes Square.
 
Pour afficher le rapport de ventes individuel de vos employés :

  1. Accédez à votre Onglet Rapports depuis votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes des employés.

  2. Sélectionnez la période et le point de vente qui vous intéressent.

  3. Cliquez sur Filtrer par, puis cochez Employé (encaissé par).

  4. Cliquez sur Tous les employés pour sélectionner des employés spécifiques.

En savoir plus sur les options de rapports avancées de Square.

Journal d’activité

Le Journal d’activité de votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions confidentielles effectuées par vos employés telles que les remboursements traités, les offres et annulations, les mises à jour du stock des articles, les modifications des paramètres de pourboire et les remises.

Avec Gestion des employés Square, vous disposez d’un accès gratuit pour afficher l’heure et le point de vente de chaque action effectuée dans votre application Square et Terminal virtuel Square. En passant à Gestion des employés Plus, vous pourrez également afficher et filtrer les actions par employé. Grâce à ces rapports plus détaillés, vous pourrez voir quels employés effectuent des remboursements, des gratuités, des remises, des mises à jour du stock et annulent des transactions.

Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés Square

Périodes de travail Square s'intègre parfaitement aux fonctionnalités de Gestion des employés Square pour vous aider à gérer vos employés et est proposé sous forme d'abonnement distinct pour accéder aux fonctionnalités de gestion de la main-d’œuvre.

Nous savons qu'une bonne visibilité des opérations quotidiennes et des coûts de la main-d'œuvre est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise. Périodes de travail Square vous permet de créer, gérer et publier des plannings pour vous-même et l'ensemble de votre personnel et s'intègre automatiquement à votre solution PDV Square existante pour garantir une gestion simple et fluide de vos besoins quotidiens en matière de personnel.

Périodes de travail Square vous permet également d'attribuer des taux de commission uniques à chacun de vos employés en fonction des services ou ventes d'articles. La commission est attribuée aux employés en fonction de l'attribution des ventes et est résumée dans le rapport de vente des employés.

En savoir plus sur scheduling with Square Shifts

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