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Démarrer avec Gestion des employés

Gestion des employés Square dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement vos employés, dans tous les points de vente, sur tous les appareils et pour tous les postes. Afin de répondre au mieux aux besoins de votre entreprise, il existe une formule gratuite et une formule payante, Gestion des employés Plus.

Avec la version gratuite de Gestion des employés, vous pouvez définir un ensemble unique d’autorisations pour tous les employés partageant un point de vente. Une fois que vous avez défini votre premier ensemble d’autorisations, votre personnel peut effectuer des paiements en votre nom sans avoir accès à aucune de vos informations de compte sensibles. Pour démarrer avec la version gratuite, ajouter votre premier employé.

Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez créer un nombre illimité de ensembles d’autorisations personnalisés, consulter les informations du journal d’activité et obtenir une vue d’ensemble des ventes de vos employés. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours ici.

Compris

Gestion des employés Gestion des employés Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 25 € HT/mois par point de vente
Fonctionnalités
Intégration de Solution PDV Square ✔️ ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️
Nombre d’autorisations illimité ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par employé ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par employé - ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l‘avez pas encore fait, créez un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des employés et d‘attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour enregistrer les arrivées et les départs dans l‘application Square, mais il vous permet surtout d’annuler toute action d’un employé protégée par code confidentiel. Par exemple, si un employé essaie d‘effectuer une action pour laquelle il n‘a pas l‘autorisation, l‘application Square lui demande de saisir le code confidentiel du titulaire pour outrepasser l’interdiction.

Pour créer un code confidentiel du titulaire :

  1. Dans la liste Personnel, Équipe etEmployés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajoutez votre premier employé.

Commencez à utiliser Gestion des employés en ajoutant vos employés dans Square. Cela vous permettra de suivre leur temps de travail et de définir des autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez d’employés, plus votre utilisation de Gestion des employés est optimisée.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
  4. Activez l’option Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
    • Points de vente partagés : autorisez cet employé à accéder à votre PDV Square à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres (par exemple, plusieurs employés utilisent le même code confidentiel pour votre point de vente) ou d’un badge employé actif.
    • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : pour le moment, la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation d’un employé par e-mail

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. S’il utilise également Périodes de travail Square en matière de gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam. Le cas échéant, l’employé peut aussi renseigner ses informations Gestion de paie Square pour recevoir son code confidentiel personnel et se connecter au Tableau de bord Square et à l’application Gestion des employés Square.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Accédez à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Pour continuer à créer de nouveaux profils d’employés dans l’application, il vous suffit de répéter les étapes ci-dessus. Les profils deviennent effectifs dès leur création, tout comme l’accès à la Solution PDV Square avec les paramètres et les autorisations que vous aurez définis. Remarque : Si un ou plusieurs des profils créés s’avère incomplet, vous recevrez une notification vous alertant d’informations manquantes.

Remarque : Si vous souhaitez autoriser la distribution de pourboires pour vos employés, y compris la mise en commun de ceux-ci, et que vous avez souscrit un abonnement à Périodes de travail Plus, vous devez activer l’option Admissible aux pourboires dans la section Poste et rémunération au moment d’ajouter un employé. Apprenez-en plus sur la mise en commun des pourboires avec Périodes de travail Plus.

Configurez les autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un employé, vous pouvez lui attribuer des autorisations. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que vos employés peuvent voir et faire dans votre application Solution PDV et votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également définir l’accès de vos employés à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV Square et Factures Square.

Les autorisations vous permettent d’attribuer des autorisations personnalisées ou communes à vos employés. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque employé. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un caissier. Les autorisations communes correspondent à un ensemble unique d’autorisations pouvant être attribuées à plusieurs employés, et leur utilisation est gratuite. Remarque : Les autorisations personnalisées illimités sont disponibles pour les abonnés à Gestion des employés Plus (payant).

N’oubliez pas qu’il est possible de créer des autorisations pour certains employés en fonction de leurs tâches particulières et de les réutiliser à l’avenir lorsqu’un nouvel employé reprend ces mêmes tâches.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
    • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation d’un employé par e-mail

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. S’il utilise également Périodes de travail Square en matière de gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam.

Une fois les autorisations et les points d’accès sélectionnés pour votre employé, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir les identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les employés utilisent ce dernier pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs afin que vous puissiez assurer le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels personnels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous vos points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque code confidentiel est unique et permet à l’employé d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Accédez à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configurez les autorisations et un code confidentiel commun

Avec Gestion des employés, vous avez également la possibilité de créer gratuitement un ensemble unique d’autorisations communes applicable à tous vos employés. Avec les autorisations communes, vous pouvez attribuer à tous les employés le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel commun qu’ils utiliseront pour se connecter à votre point de vente. Les autorisations communes que vous définissez sont soumises au code confidentiel commun, ce qui vous permet de contrôler les actions et les informations auxquelles vos employés peuvent accéder sur un point de vente partagé.

L’utilisation d’un code confidentiel commun est recommandée pour les entreprises qui n’ont besoin ni d’assurer le suivi des ventes par employé, ni d’accorder des autorisations particulières à certains employés.

Activer les autorisations communes dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à ces derniers.
  4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

Modifier le code confidentiel commun à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
  2. Sélectionnez Autorisations communes.
  3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un aléatoire. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à vos employés.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel commun à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
  3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Saisissez le nouveau code confidentiel commun > appuyez sur Enregistrer.
  5. Transmettez le nouveau code confidentiel à tous vos employés.

Configurer Gestion des employés dans la Solution PDV Square

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils d’employés, vous pouvez activer Gestion des employés dans l’application Square.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Conditions obligatoires pour le code confidentiel de votre application Square

Une fois connectés à l’aide d’un code d’accès personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
  3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > activez les Codes confidentiels.
  4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente et/ou Lors de l’annulation d’une vente.
  5. Appuyez sur délai d’expiration pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Désactiver les codes confidentiels communs dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Désactiver/Réactiver un employé

Désactiver un employé

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

  1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
  2. Cliquez sur le menu Actions identifié par les trois points, puis sur Désactiver un employé et confirmez.

Remarque : les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

Réactiver un employé

  1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche, puis sur Inactif.
  2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver l’employé.
  3. Afin d’autoriser l’employé à se connecter à l’application Square pour qu’il puisse accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.

Production de rapports

L’activation des autorisations communes vous permet de suivre les ventes lorsque les employés utilisent leur code confidentiel à 4 chiffres pour traiter des ventes Square.
 
Pour afficher le rapport de ventes individuel de vos employés :

  1. Accédez à Onglet Rapports depuis votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes de l’équipe.

  2. Sélectionnez la période et le point de vente qui vous intéressent.

  3. Cliquez sur Filtrer par, puis cochez Employé (recueilli par).

  4. Cliquez sur Tous les employés pour sélectionner des employés spécifiques.

Apprenez-en plus sur les options de rapports avancées de Square.

Journal d’activité

Le Journal d’activité de votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions confidentielles effectuées par votre équipe telles que les remboursements traités, les offres et annulations, les mises à jour de l’inventaire des articles, les modifications des paramètres de pourboire et les remises.

Avec la Gestion des employés, vous bénéficiez d’un accès gratuit pour consulter l’heure et le lieu de chaque action effectuée dans votre application Square et votre Terminal virtuel. En passant à Gestion des employés Plus, vous serez également en mesure de consulter et de filtrer les actions par membre de l’équipe. Avec ces rapports plus détaillés, vous pourrez voir quels membres de l’équipe effectuent des remboursements, des offres, des réductions, mettent à jour les stocks et annulent des transactions.