Démarrer avec Gestion des employés

1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez l’option Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Points de vente partagés : autorisez cet employé à accéder à votre PDV Square à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres (par exemple, plusieurs employés utilisent le même code confidentiel pour votre point de vente) ou d’un badge employé actif.
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : pour le moment, la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. S’il utilise également Périodes de travail Square en matière de gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam. Le cas échéant, l’employé peut aussi renseigner ses informations Gestion de paie Square pour recevoir son code confidentiel personnel et se connecter au Tableau de bord Square et à l’application Gestion des employés Square.

1. Accédez à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. S’il utilise également Périodes de travail Square en matière de gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam.

Une fois les autorisations et les points d’accès sélectionnés pour votre employé, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir les identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les employés utilisent ce dernier pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs afin que vous puissiez assurer le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous vos points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque code confidentiel est unique et permet à l’employé d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

1. Accédez à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à ces derniers.
4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations communes.
3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un aléatoire. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à vos employés.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
4. Saisissez le nouveau code confidentiel commun > appuyez sur Enregistrer.
5. Transmettez le nouveau code confidentiel à tous vos employés.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Une fois connectés à l’aide d’un code d’accès personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
2. À partir du menu de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > activez les Codes confidentiels.
4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente et/ou Lors de l’annulation d’une vente.
5. Appuyez sur délai d’expiration pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
2. Cliquez sur le menu Actions identifié par les trois points, puis sur Désactiver un employé et confirmez.

Remarque : les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche, puis sur Inactif.
2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver l’employé.
3. Afin d’autoriser l’employé à se connecter à l’application Square pour qu’il puisse accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
5. Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.