Démarrer avec Gestion des employés

1. À partir de l’onglet Personnel de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un employé.
2. Entrez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Son numéro d’identification est facultatif.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : en ajoutant l’adresse e-mail de l’employé, vous l’invitez à accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouvel employé, son profil s’affiche. Ici, vous pouvez modifier ses informations personnelles et lui attribuer les postes et les salaires qui correspondent à son emploi. L’ajout de postes et de salaires vous permet de suivre les coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

1. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Finir la configuration.
2. Sur l’écran Poste, activez ou désactivez Exemption d’heures supplémentaires, puis indiquez un poste principal et un type de rémunération (par exemple, Taux horaire ou Salaire).
3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : si l’ajout d’un poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si votre employé a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous avez souscrit un abonnement à Gestion des employés Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre poste et un autre type de rémunération. L’employé pourra choisir le poste approprié lorsqu’il enregistrera son arrivée ou son départ dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, un employé peut enregistrer son arrivée pour le poste d’hôte pendant quelques heures, puis passer au poste de responsable pour le reste de la journée.

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
2. Appuyez sur l’icône + pour ouvrir l’écran Créer un employé.
3. Entrez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour lui attribuer un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
5. Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé, puis saisissez son taux horaire. Remarque : il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil de votre employé.
6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à cet employé. Remarque : les autorisations communes sont automatiquement attribuées aux employés lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement à partir du Tableau de bord Square.
8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner les points de vente appropriés pour l’employé, puis choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : lorsque vous créez un ou des employés, la section Point de vente est définie par défaut sur le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square.
9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis appuyez sur Enregistrer.

1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Points de vente partagés : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres (par exemple, lorsque plusieurs employés utilisent le même code confidentiel pour votre point de vente).
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. S’il utilise également Périodes de travail Square en matière de gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam.

Une fois les autorisations et les points d’accès sélectionnés pour votre employé, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir les identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les employés utilisent ce dernier pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs afin que vous puissiez assurer le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous vos points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque code confidentiel est unique et permet à l’employé d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

1. Accédez à Personnel et Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à ces derniers.
4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations communes.
3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un aléatoire. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à vos employés.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
4. Saisissez le nouveau code confidentiel commun > appuyez sur Enregistrer.
5. Communiquez le nouveau code confidentiel à vos employés.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Sélectionnez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Une fois connectés à l’aide d’un code d’accès personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
2. À partir du menu de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > activez les Codes confidentiels.
4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente et/ou Lors de l’annulation d’une vente.
5. Appuyez sur délai d’expiration pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
2. Cliquez sur le menu Actions identifié par les trois points, puis sur Désactiver un employé et confirmez.

Remarque : les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche, puis sur Inactif.
2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver l’employé.
3. Afin d’autoriser l’employé à se connecter à l’application Square pour qu’il puisse accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
5. Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.