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Démarrer avec Gestion des employés

Gestion des employés Square dispose d’outils pour vous aider à gérer facilement vos employés, dans tous les points de vente, sur tous les appareils et pour tous les postes. Afin de répondre au mieux aux besoins de votre entreprise, il existe une formule gratuite et une formule payante, Gestion des employés Plus.

Avec la formule gratuite, vos employés peuvent enregistrer leurs arrivées et leurs départs dans votre point de vente. Vous pouvez comptabiliser les heures travaillées avec des fiches de présence, ainsi qu’interdire l’accès aux sections confidentielles de votre Solution PDV et de votre Tableau de bord en ligne Square, sans frais supplémentaires. Pour commencer à utiliser la formule gratuite, il vous suffit d’ajouter votre premier employé.

En passant à Gestion des employés Plus, vous aurez accès à des fonctions avancées, comme un nombre illimité d’autorisations, un journal d’activité par employé, des rapports de ventes par employé, des rapports comparatifs des coûts de main-d’œuvre et des ventes, des salaires multiples, etc.

Compris

Gestion des employés Gestion des employés Plus
Tarification Gratuit pour tous les points de vente 25 € HT/mois par point de vente
Fonctionnalités
Enregistrement des heures ✔️ ✔️
Rapport des fiches de présence ✔️ ✔️
Planification des périodes de travail ✔️ ✔️
Prévenir les pauses hâtives - ✔️
Empêcher les arrivées anticipées/non prévues - ✔️
Intégration de Solution PDV Square ✔️ ✔️
Exportations de la gestion de paie ✔️ ✔️
Suivi des pauses ✔️ ✔️
Signalement des abus relatifs aux pauses - ✔️
Prise en charge de taux de rémunération diversifiés - ✔️
Mise en commun des pourboires - ✔️
Autorisations
Un ensemble d’autorisations ✔️ -
Nombre d’autorisations illimité - ✔️
Analyses et rapports
Journal d’activité par employé - ✔️
Rapport sur les heures supplémentaires ✔️ ✔️
Rapports des ventes par employé - ✔️
Rapports sur les ventes totales p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapports sur les ventes p/r à la main-d’œuvre - ✔️
Rapport comparatif des heures programmées et des heures réelles - ✔️
Rapports sur l’attribution directe des pourboires ✔️ ✔️

Configuration du code confidentiel du titulaire

Si vous ne l‘avez pas encore fait, créez un code confidentiel de titulaire avant d’ajouter des employés et d‘attribuer des autorisations. Le code confidentiel du titulaire peut être utilisé pour enregistrer les arrivées et les départs dans l‘application Square, mais il vous permet surtout d’annuler toute action d’un employé protégée par code confidentiel. Par exemple, si un employé essaie d‘effectuer une action pour laquelle il n‘a pas l‘autorisation, l‘application Square lui demande de saisir le code confidentiel du titulaire pour outrepasser l’interdiction.

Pour créer un code confidentiel du titulaire :

  1. Dans la liste Personnel, Équipe etEmployés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom du titulaire du compte.

  2. Sous Autorisations, cliquez sur Modifier.

  3. Dans la section Identifiants, créez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter votre premier employé

Commencez à utiliser Gestion des employés en ajoutant vos employés dans Square. Cela vous permettra de suivre leur temps de travail et de définir des autorisations pour votre compte Square. Plus vous ajoutez d’employés, plus votre utilisation de Gestion des employés est optimisée.

Créer un employé à partir du Tableau de bord Square

  1. À partir de l’onglet Personnel de votre tableau de bord, cliquez sur Créer un employé.
  2. Entrez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Son numéro d’identification est facultatif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : en ajoutant l’adresse e-mail de l’employé, vous l’invitez à accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square.

Une fois que vous avez enregistré les informations personnelles de votre nouvel employé, son profil s’affiche. Ici, vous pouvez modifier ses informations personnelles et lui attribuer les postes et les salaires qui correspondent à son emploi. L’ajout de postes et de salaires vous permet de suivre les coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez les fiches de présence Square, de voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Attribuer des postes et des salaires

  1. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Finir la configuration.
  2. Sur l’écran Poste, activez ou désactivez Exemption d’heures supplémentaires, puis indiquez un poste principal et un type de rémunération (par exemple, Taux horaire ou Salaire).
  3. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : si l’ajout d’un poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.

Si votre employé a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous avez souscrit un abonnement à Gestion des employés Plus, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre poste et un autre type de rémunération. L’employé pourra choisir le poste approprié lorsqu’il enregistrera son arrivée ou son départ dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, un employé peut enregistrer son arrivée pour le poste d’hôte pendant quelques heures, puis passer au poste de responsable pour le reste de la journée.

Créer un employé à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
  2. Appuyez sur l’icône + pour ouvrir l’écran Créer un employé.
  3. Entrez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
  4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour lui attribuer un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
  5. Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé, puis saisissez son taux horaire. Remarque : il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil de votre employé.
  6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à cet employé. Remarque : les autorisations communes sont automatiquement attribuées aux employés lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement à partir du Tableau de bord Square.
  7. Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé, puis appuyez sur Terminé. Remarque : un code confidentiel généré automatiquement est attribué à chaque nouvel employé, mais vous avez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
  8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner les points de vente appropriés pour l’employé, puis choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : lorsque vous créez un ou des employés, la section Point de vente est définie par défaut sur le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square.
  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis appuyez Enregistrer.

Pour continuer à créer de nouveaux profils d’employés dans l’application, il vous suffit de répéter les étapes ci-dessus. Les profils deviennent effectifs dès leur création, tout comme l’accès à la Solution PDV Square avec les paramètres et les autorisations que vous aurez définis. Remarque : si un ou plusieurs des profils créés s’avère incomplet, vous recevrez une notification vous alertant d’informations manquantes.

Remarque : si vous souhaitez autoriser la distribution de pourboires pour vos employés, y compris la mise en commun de ceux-ci, et que vous avez souscrit un abonnement à Gestion des employés Plus, vous devez activer l’option Admissible aux pourboires dans la section Poste et rémunération au moment d’ajouter un employé. Apprenez-en plus sur la tip pooling avec Gestion des employés Plus.

Configuration des autorisations

Maintenant que vous avez ajouté un employé, vous pouvez lui attribuer des autorisations. Les autorisations protègent votre entreprise et ses informations sensibles en contrôlant ce que vos employés peuvent voir et faire dans votre application Solution PDV et votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également définir l’accès de vos employés à votre Tableau de bord Square en ligne et aux applications Solution PDV Square et Factures de Square.

Les autorisations vous permettent d’attribuer des autorisations personnalisées ou communes à vos employés. Les autorisations personnalisées sont entièrement personnalisables et propres à chaque employé. Par exemple, elles vous permettent d’attribuer différents ensembles d’autorisations à un responsable, un comptable et un caissier. Les autorisations communes correspondent à un ensemble unique d’autorisations pouvant être attribuées à plusieurs employés, et leur utilisation est gratuite. Remarque : les autorisations personnalisées sont disponibles pour les abonnés à Gestion des employés Plus (payant).

N’oubliez pas qu’il est possible de créer des autorisations pour certains employés en fonction de leurs tâches particulières et de les réutiliser à l’avenir lorsqu’un nouvel employé reprend ces mêmes tâches.

Ajouter des autorisations personnalisées

  1. Dans le profil d‘employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
  2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
  3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
  4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
  5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
    • Points de vente partagés : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres (par exemple, lorsque plusieurs employés utilisent le même code confidentiel pour votre point de vente).
    • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil (par exemple, lorsque les employés acceptent des paiements en déplacement).
    • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

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Invitation d’un employé par e-mail

Le cas échéant, Square envoie un e-mail à l’employé afin de l’inviter à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne et/ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. S’il n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité à rejoindre l’équipe », conseillez-lui de vérifier son dossier Spam.

Une fois les autorisations et les points d’accès sélectionnés pour votre employé, l’étape suivante consiste à activer les points de vente et à fournir les identifiants (par exemple, un code confidentiel personnel). Les employés utilisent ce dernier pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs afin que vous puissiez assurer le suivi des heures travaillées et de leurs ventes.

Configurer des codes confidentiels personnels

  1. Cliquez sur Aucun point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous vos points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Sous Identifiants, créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Ce code peut être personnalisé ou créé de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque code confidentiel est unique et permet à l’employé d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Modifier ou supprimer un ensemble d’autorisations

  1. Accédez à Personnel dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Autorisations.
  2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez-y les modifications nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
  4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : si des employés actifs sont toujours associés à cet ensemble d’autorisations, vous devez les retirer de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Configurer les autorisations et le code confidentiel communs

Avec Gestion des employés, vous avez également la possibilité de créer gratuitement un ensemble unique d’autorisations communes applicable à tous vos employés. Avec les autorisations communes, vous pouvez attribuer à tous les employés le même ensemble d’autorisations lorsqu’ils accèdent à Solution PDV Square et au Tableau de bord Square en ligne sur leur propre appareil. De plus, vous pouvez définir un code confidentiel commun qu’ils utiliseront pour se connecter à votre point de vente. Les autorisations communes que vous définissez sont soumises au code confidentiel commune, ce qui vous permet de contrôler les actions et les informations auxquelles vos employés peuvent accéder sur un point de vente partagé.

L’utilisation d’un code confidentiel commun est recommandée pour les entreprises qui n’ont besoin ni d’assurer le suivi des ventes par employé, ni d’accorder des autorisations particulières à certains employés.

Activer les autorisations communes dans votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
  3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Consignez ce code confidentiel et communiquez-le à ces derniers.
  4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

Modifier le code confidentiel commun à partir de votre Tableau de bord Square en ligne

  1. Accédez à Personnel > Autorisations.
  2. Sélectionnez Autorisations communes.
  3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un aléatoire. Consignez ce code confidentiel et transmettez-le à vos employés.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le code confidentiel commun à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
  3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
  4. Saisissez le nouveau code confidentiel commun > appuyez sur Enregistrer.
  5. Communiquez le nouveau code confidentiel à vos employés.

Configuration de Gestion des employés dans la Solution PDV

Une fois que vous avez créé des ensembles d’autorisations et des profils d’employés, vous pouvez activer Gestion des employés dans l’application Square.

Activer les codes confidentiels dans votre Solution PDV Square

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Sélectionnez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
  4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
  5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
  6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Conditions obligatoires pour le code confidentiel de votre application Square

Une fois connectés, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel, et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
  2. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > Autoriser les codes confidentiels.
  4. Sous Exiger le code confidentiel, choisissez Après chaque vente, Après déconnexion ou À l’annulation d’une vente pour annuler un paiement.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez un délai de déconnexion automatique de préférence pour l’application Square.
  7. Appuyez sur Se déconnecter en bas à droite pour permettre à votre employé de se connecter et de commencer à accepter des paiements.

SPOS - Security - Passcodes - EN-AN

Désactiver les codes confidentiels communs dans votre application Square

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

  1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
  2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
  3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Désactiver/Réactiver un employé

Désactiver un employé

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

  1. Dans la liste Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
  2. Cliquez sur le menu Actions identifié par les trois points, puis sur Désactiver un employé et confirmez.

Remarque : les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

Réactiver un employé

  1. Dans la liste Employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche, puis sur Inactif.
  2. Cliquez sur le nom de l’employé, puis sur Réactiver l’employé.
  3. Afin d’autoriser l’employé à se connecter à l’application Square pour qu’il puisse accepter des paiements, cliquez sur Modifier sous Autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
  4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
  5. Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter.

Remarque : veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.

Production de rapports

L’activation des autorisations communes vous permet de suivre les ventes lorsque les employés utilisent leur code confidentiel à 4 chiffres pour traiter des ventes Square.
 
Pour afficher le rapport de ventes individuel de vos employés :

  1. Accédez à Onglet Rapports depuis votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Ventes de l’équipe.

  2. Sélectionnez la période et le point de vente qui vous intéressent.

  3. Cliquez sur Filtrer par, puis cochez Employé (recueilli par).

  4. Cliquez sur Tous les employés pour sélectionner des employés spécifiques.

Apprenez-en plus sur les options de rapports avancées de Square.

Journal d’activité

Le Journal d’activité de votre Tableau de bord Square en ligne vous permet de surveiller les actions confidentielles effectuées par votre équipe telles que les remboursements traités, les offres et annulations, les mises à jour de l’inventaire des articles et les reéductions.

Avec la Gestion des employés, vous bénéficiez d’un accès gratuit pour consulter l’heure et le lieu de chaque action effectuée dans votre application Square et votre Terminal virtuel. En passant à Gestion des employés Plus, vous serez également en mesure de consulter et de filtrer les actions par membre de l’équipe. Avec ces rapports plus détaillés, vous pourrez voir quels membres de l’équipe effectuent des remboursements, des offres, des réductions, mettent à jour les stocks et annulent des transactions.

Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés

Nous savons qu’une bonne visibilité des opérations quotidiennes et des coûts de main-d’œuvre est un élément essentiel pour la gestion d’une entreprise. Grâce à la fonctionnalité de planification des périodes de travail de Gestion des employés et Gestion des employés Plus Square, vous avez accès à un service centralisé vous permettant de créer, gérer et publier des horaires pour vous-même et l’ensemble de votre personnel. La fonctionnalité Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés vous fournit les outils dont vous avez besoin et s’intègre automatiquement à votre Solution PDV Square existante pour vous aider à gérer vos besoins quotidiens en personnel de façon simple et harmonieuse.

En savoir plus sur Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés.