Démarrer avec Gestion des employés Square

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Employé.
2. Cliquer sur + Employé
3. Remplissez le profil de l’employé. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone est requis pour envoyer une invitation à un employé. Saisir l’identifiant de l’employé est facultatif mais nous vous recommandons de le faire.
4. Cliquez sur Suivant.

Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour effectuer le suivi des coûts de la main d’œuvre et, si vous utilisez Périodes de travail Square, voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Sur l’écran Postes, indiquez le poste principal et le type de paie (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Poste principal pour accéder à un menu déroulant des postes existants.

1. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
2. Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
3. Cliquez sur Suivant.

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations à un employé. Avec les autorisations, vous pouvez autoriser un employé à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, enregistrer l’arrivée et le départ en utilisant l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square en ligne.

Pour ajouter des autorisations :

1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées sont disponibles pour ceux qui ont souscrit à la formule payante Gestion des employés Plus. La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.
2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente adéquat d’où votre employé travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler dans chacun d’entre eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
3. Créer un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et suivre son temps de travail. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou en créer un automatiquement en cliquant sur Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel et le partager avec vos employés. Chaque employé se voit octroyé un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur n’importe quel appareil apparié à l’emplacement de votre entreprise.

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
2. Appuyez sur l’icône plus (+) pour ouvrir l’écran Créer un employé.
3. Saisissez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour attribuer à l’employé un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
5. Appuyez sur la flèche noire de retour pour revenir à l’écran Créer un employé et saisissez le taux horaire de l’employé. Remarque : Ce champ n’est pas obligatoire pour enregistrer les informations de profil de votre employé.
6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour affecter votre employé à un ensemble d’autorisations existant. Remarque : Les employés se verront automatiquement assigner des autorisations communes lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement dans le Tableau de bord Square.
7. Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé. Puis, appuyez sur Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux employés, mais vous aurez la possibilité d’attribuer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner le(s) point(s) de vente adéquat(s) pour l’employé et choisissez d’activer ou de désactiver l’option pour l’Attribuer à tous les points de ventes actuels ou futurs. Remarque : La section Point de vente sera par défaut le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square lors de la création du profil de(s) l’employé(s).
9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que toutes les informations sont exactes, puis appuyez sur Enregistrer.

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Membres de l’équipe. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisation.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Point de vente partagé : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres. Plusieurs employés utiliseront donc le même code confidentiel pour votre point de vente.
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel sur son propre appareil. Les employés pourront ainsi accepter des paiements en déplacement.
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Square enverra à cet employé une invitation par e-mail lui permettant de créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne, à l’application Gestion des employés Square ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Cette invitation sera envoyée par e-mail ou par SMS sur son numéro de téléphone. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé doivent tous deux être unique. Si l’employé utilise Périodes de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans Application Gestion des employés Square Si l’employé n’a pas reçu l’e-mail d’invitation intitulé « Vous êtes invité », veuillez lui conseiller de vérifier sa boite spam et de se réabonner à la liste de messagerie de Square.

1. Connectez-vous à Personnel > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existantes et modifiez-les.
3. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si ces autorisations sont toujours assignées à des membres actifs de l’équipe, ils doivent être retirés de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir être supprimées.

1. Accédez à Personnel et gestion de paie > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Cliquez sur Continuer.
3. Créez ou générez automatiquement un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé. Enregistrer ce code confidentiel et partagez-le avec votre équipe.
4. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations communes.
3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un automatiquement. Enregistrer ce code confidentiel et partagez-le avec votre équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
4. Saisissez votre nouveau code confidentiel commun et appuyez sur Enregistrer.
5. Partagez le nouveau code confidentiel avec vos employés.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Activez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel qui octroie un accès complet est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, vos employés peuvent uniquement accepter des paiements. Pour toutes les autres actions, ils doivent saisir le code confidentiel d’un titulaire. Si vous souhaitez leur accorder des autorisations (par exemple, leur permettre de procéder à des remboursements ou de consulter des rapports), appuyez sur Modifier. Vous accéderez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé > sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Appuyez sur Enregistrer et retournez dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout employé qui utilise le code confidentiel commun peut accepter des paiements, ainsi qu’accéder aux zones et aux fonctionnalités du PDV que vous avez sélectionnées dans le cadre des autorisations communes. Si un employé souhaite accéder à des zones et à des fonctionnalités restreintes, ou effectuer une action restreinte, vous devez saisir le code confidentiel du titulaire, et les autorisations appropriées doivent être activées.

Si vous attribuez à vos employés des codes confidentiels individuels, vous pouvez exiger d’eux qu’ils les saisissent pour pouvoir exécuter certaines actions. En outre, cela leur permettra de se connecter à Square sur n’importe quel appareil connecté au point de vente de votre entreprise, sans avoir à saisir une adresse e-mail ou un mot de passe. Remarque : les autorisations accordées aux employés sont associées à leurs codes confidentiels individuels.

Une fois connectés à l’aide d’un code d’accès personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de ventes personnel et entreprendre d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, veillez à saisir votre code confidentiel disposant des autorisations pour gérer les paramètres.
2. À partir du menu de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels > activez les Codes confidentiels.
4. Sous Exiger un code confidentiel, choisissez Après chaque vente et/ou Lors de l’annulation d’une vente.
5. Appuyez sur délai d’expiration pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application Solution PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : si vous désactivez les codes confidentiels, vos employés ne pourront plus se connecter au point de vente avec le code commun ou leur code individuel.

1. À partir du menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Désactivez l’option Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun.

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
2. Cliquez sur le menu déroulant identifié par les trois points et sélectionnez Désactiver un employé puis confirmez votre choix.
3. Cliquez sur Désactiver.

Remarque : Les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le filtre Statut puis Inactif.
2. Cliquez sur le nom de l’employé.
3. Cliquez sur le menu déroulant Actions identifié par les trois points et sélectionnez Réactiver un employé.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.