Guide pratique de la comptabilité d’entreprise

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise: pourquoi ouvrir un compte bancaire dédié?

Pour bien commencer, il est nécessaire de séparer vos finances personnelles et professionnelles, et donc de disposer d’un compte bancaire dédié à votre activité. Même si vous gérez la comptabilité d’une petite entreprise, cela permettra d’éviter toute confusion. En outre, vous pourrez nommer d’éventuels mandataires et/ou cotitulaires pour le compte professionnel et souscrire à des services spécifiques aux entreprises.

À vrai dire, il s’agit d’une obligation pour toutes les entreprises qui disposent d’un capital social (EURL, SARL, SA, etc) puisqu’un certificat de dépôt des fonds, remis par l’établissement bancaire, est obligatoire pour l’immatriculation d’une entreprise.

Ceci dit, pour les raisons que nous évoquions précédemment, si les auto-entreprises et les micro-entreprises ne sont pas obligés de disposer d’un compte professionnel, nous conseillons tout de même l’ouverture d’un compte dédié.

Sachez qu’une banque peut se réserver le droit de refuser une ouverture de compte professionnel, sans justification particulière. Mais, en vertu du « droit au compte », la Banque de France pourra vous indiquer un établissement bancaire auprès duquel ouvrir un compte afin de contourner vos difficultés.

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise: quelles sont les notions de base?

Afin de mieux comprendre comment fonctionne la comptabilité d’une entreprise, nous vous proposons de revenir sur les principaux termes à connaître pour votre gestion quotidienne :

• Exercice comptable : ce terme désigne la période prise en compte pour l’établissement des comptes annuels d’une entreprise. Si elle dure généralement 12 mois, correspondant à l’année calendaire, ce n’est pas une obligation : des exceptions sont possibles, aussi bien à la création d’une entreprise que plus tard, selon votre activité. Il est également appelé exercice fiscal puisque ces comptes doivent être déposés chaque année auprès des services des impôts des entreprises afin de calculer l’impôt sur les sociétés et les cotisations sociales.

• Comptes annuels : il s’agit du bilan et du compte de résultat (et l’éventuelle annexe), les documents comptables qui contiennent toutes les opérations effectuées par une entreprise afin d’établir son chiffre d’affaires et de déterminer si elle réalise des bénéfices ou si elle perd de l’argent (déficit ou perte).

• Chiffre d’affaires : souvent désigné par les initiales C.A., le chiffre d’affaires est la somme de toutes les ventes (aussi bien des biens que des services) réalisée par une entreprise durant un exercice comptable. Veuillez noter que le C.A. est toujours calculé hors taxe.

• Produits et charges : en comptabilité, les dépenses sont désignées sous le terme de charges avec les charges fixes et les charges variables. Tous les coûts qui diminuent le résultat d’une entreprise sont des charges d’exploitation, c’est-à-dire des frais nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, que ce soit l’achat de matériel ou le paiement des frais bancaires.

Au contraire, lorsqu’une entreprise vend des biens ou des services, elle produit de l’argent : le produit d’exploitation est le fruit de son activité, ses recettes. Mais une entreprise peut également générer des produits financiers (par exemple, par des placements ou des investissements) ou des produits exceptionnels (tous les encaissements qui ne sont pas dus au fonctionnement normal de l’entreprise, comme une plus-value réalisée lors d’une vente).

• Bénéfices et pertes : lorsque la somme des produits d’exploitations est supérieure à celle des charges, durant l’exercice comptable, l’entreprise gagne de l’argent et se retrouve dans une situation de bénéfice. Il faut penser à distinguer le bénéfice brut, avant impôts, du bénéfice net, la somme restante une fois les impôts. Au contraire, si une entreprise dépense plus d’argent qu’elle n’en gagne, elle est en déficit. Si les pertes d’une année peuvent être reportées à l’année suivante, pour les compenser, il est important que cette situation ne dure pas.

• Trésorerie : dernière notion comptable importante de ce résumé, la trésorerie désigne les sommes d’argent à la disposition d’une entreprise. Ces liquidités lui permettent de faire face à ces charges d’exploitation. Afin d’éviter de se retrouver dans une situation délicate, il est donc essentiel de gérer son entreprise en fonction de sa trésorerie puisqu’il existe souvent un décalage entre les entrées et les sorties d’argent. En d’autres termes, vous devez bien vous acquitter de vos charges régulièrement (un loyer par exemple) mais il n’est pas dit que toutes vos factures soient déjà acquittées à ce moment-là. C’est pourquoi il est important de suivre les revenus et les dépenses. Vous pouvez également suivre les factures grâce aux nouveaux outils de facturation.

Comment gérer la comptabilité d’une entreprise ?

Aujourd’hui, l’un des principaux problèmes auxquels sont confrontées les entreprises , surtout les PME, est le manque de trésorerie. Selon une étude réalisée en 2017 par la Banque de France, environ 25 % des faillites seraient dues à des problèmes de trésorerie, principalement imputable à des retards de paiement ou des échéances trop longues. Or, sans liquidités disponibles, une entreprise en difficulté doit avoir recours à l’emprunt, entrant dans un cercle vicieux qui peut les amener à la fermeture.

Il est donc fondamental de bien suivre les recettes et les dépenses, les entrées et les sorties d’argent, pour bénéficier d’un solde excédentaire et ne pas manquer d’argent pour faire face aux charges. Dans la pratique, cela signifie que vous ne pouvez pas vous contenter de suivre vos relevés bancaires.

Quelques conseils de gestion:

• Suivre et pointer vos flux de trésorerie au plus près possible, de manière hebdomadaire, voire quotidienne.

• Établir un budget et faire des prévisions pour ne pas vous contenter d’un suivi au jour le jour, mais pour anticiper, sur un trimestre, un semestre, voire un an.

• Entretenir de bonnes relations avec votre banque afin de disposer de facilités de caisse, voire de conditions avantageuses en cas d’emprunt. Toutes les banques disposent aujourd’hui de chargés d’affaires entreprise qui sont vos interlocuteurs privilégiés et connaissent bien le monde de l’entreprise et ses contraintes : n’hésitez pas à faire part de vos difficultés avec le vôtre

• Négocier les délais de paiement avec vos fournisseurs et autres prestataires. En France, le délai de paiement entre entreprises étant habituellement fixé à 30 jours, mais il peut être fixé à 45 jours fin de mois : à vous de faire en sorte de payer vos charges une fois que vous disposerez des liquidités suffisantes grâce à la vente de vos produits.

• Optimiser les charges en réduisant les coûts, pour dépenser moins en frais de fonctionnement, ou en augmentant les marges brutes, pour gagner davantage grâce à la vente de vos produits.

• Constituer des réserves de trésorerie en mettant de l’argent de côté, par exemple après l’encaissement d’une ou plusieurs factures importantes, afin de pouvoir sereinement faire face à un manque à gagner ou un retard de paiement.

Les devis et les factures:

Impossible de parler de suivre ses recettes sans parler de devis et de factures. En effet, émettre des factures en bonne et due forme fait partie de vos obligations en tant que professionnel. Cela signifie que vos factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires : un numéro, une date, votre identité et celle du client, la dénomination exacte des produits ou des services vendus, le prix (hors taxe ou toutes taxes comprises), la TVA si applicable (avec votre numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant) et les informations sur le paiement.

Si vous voulez être certain de ne rien oublier, vous pouvez consulter la liste complète des mentions obligatoires pour une facture sur le site officiel economie.gouv.fr. Vous pouvez également avoir recours à un logiciel de facturation, une solution qui vous fera gagner du temps et vous permettra de mieux suivre vos factures. L’avantage de tels programmes est qu’ils permettent également de générer des devis, obligatoires dans un certain nombre de cas.