Guide pratique de la comptabilité d’entreprise

Guide pratique de la comptabilité d’entreprise

Souvent associé à des tableaux Excel complexes et des formulaires incompréhensibles à remplir, la comptabilité fait peur. Mais il n’est pas si difficile que ça d’en comprendre les bases, surtout qu’il existe aujourd’hui de nombreux outils en ligne pour vous faciliter la tâche. En outre, il est toujours possible, voire recommandé, d’avoir recours à un comptable ou expert-comptable pour vous faire conseiller, de manière ponctuelle, ou accompagner, de manière régulière.

Ce guide pratique vous propose de récapituler l’essentiel de ce qu’il faut savoir en matière de compte en banque, de suivi des paiements et de gestion comptable.

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise : ouvrir un compte bancaire dédié

Pour bien commencer, il est nécessaire de séparer vos finances personnelles et professionnelles, et donc de disposer d’un compte bancaire dédié à votre activité. Même si vous gérez la comptabilité d’une petite entreprise, cela permettra d’éviter toute confusion. En outre, vous pourrez nommer d’éventuels mandataires et/ou cotitulaires pour le compte professionnel et souscrire à des services spécifiques aux entreprises.

À vrai dire, il s’agit d’une obligation pour toutes les entreprises qui disposent d’un capital social (EURL, SARL, SA, etc) puisqu’un certificat de dépôt des fonds, remis par l’établissement bancaire, est obligatoire pour l’immatriculation d’une entreprise.
Ceci dit, pour les raisons que nous évoquions précédemment, si les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises ne sont pas obligés de disposer d’un compte professionnel, nous conseillons tout de même l’ouverture d’un compte dédié.

Sachez qu’une banque peut se réserver le droit de refuser une ouverture de compte professionnel, sans justification particulière. Mais, en vertu du « droit au compte », la Banque de France pourra vous indiquer un établissement bancaire auprès duquel ouvrir un compte afin de contourner vos difficultés.

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise : les notions de base

Afin de mieux comprendre comment fonctionne la comptabilité d’une entreprise, nous vous proposons de revenir sur les principaux termes à connaître pour votre gestion quotidienne :

  • Exercice comptable : ce terme désigne la période prise en compte pour l’établissement des comptes annuels d’une entreprise. Si elle dure généralement 12 mois, correspondant à l’année calendaire, ce n’est pas une obligation : des exceptions sont possibles, aussi bien à la création d’une entreprise que plus tard, selon votre activité. Il est également appelé exercice fiscal puisque ces comptes doivent être déposés chaque année auprès des services des impôts des entreprises afin de calculer l’impôt sur les sociétés et les cotisations sociales.

  • Comptes annuels : il s’agit du bilan et du compte de résultat (et l’éventuelle annexe), les documents comptables qui contiennent toutes les opérations effectuées par une entreprise afin d’établir son chiffre d’affaires et de déterminer si elle réalise des bénéfices ou si elle perd de l’argent (déficit ou perte).

  • Chiffre d’affaires : souvent désigné par les initiales C.A., le chiffre d’affaires est la somme de toutes les ventes (aussi bien des biens que des services) réalisée par une entreprise durant un exercice comptable. Veuillez noter que le C.A. est toujours calculé hors taxe.

  • Produits et charges : en comptabilité, les dépenses sont désignées sous le terme de charges. Tous les coûts qui diminuent le résultat d’une entreprise sont des charges d’exploitation, c’est-à-dire des frais nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, que ce soit l’achat de matériel ou le paiement des frais bancaires.

Au contraire, lorsqu’une entreprise vend des biens ou des services, elle produit de l’argent : le produit d’exploitation est le fruit de son activité, ses recettes. Mais une entreprise peut également générer des produits financiers (par exemple, par des placements ou des investissements) ou des produits exceptionnels (tous les encaissements qui ne sont pas dus au fonctionnement normal de l’entreprise, comme une plus-value réalisée lors d’une vente).

  • Bénéfices et pertes : lorsque la somme des produits d’exploitations est supérieure à celle des charges, durant l’exercice comptable, l’entreprise gagne de l’argent et se retrouve dans une situation de bénéfice. Il faut penser à distinguer le bénéfice brut, avant impôts, du bénéfice net, la somme restante une fois les impôts. Au contraire, si une entreprise dépense plus d’argent qu’elle n’en gagne, elle est en déficit. Si les pertes d’une année peuvent être reportées à l’année suivante, pour les compenser, il est important que cette situation ne dure pas.

  • Trésorerie : dernière notion comptable importante de ce résumé, la trésorerie désigne les sommes d’argent à la disposition d’une entreprise. Ces liquidités lui permettent de faire face à ces charges d’exploitation. Afin d’éviter de se retrouver dans une situation délicate, il est donc essentiel de gérer son entreprise en fonction de sa trésorerie puisqu’il existe souvent un décalage entre les entrées et les sorties d’argent. En d’autres termes, vous devez bien vous acquitter de vos charges régulièrement (un loyer par exemple) mais il n’est pas dit que toutes vos factures soient déjà acquittées à ce moment-là. C’est la raison pour laquelle il convient de suivre de près les dépenses et les recettes.

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise : suivre les dépenses et les recettes

Aujourd’hui, l’un des principaux problèmes auxquels sont confrontées les entreprises , surtout les PME, est le manque de trésorerie. Selon une étude réalisée en 2017 par la Banque de France, environ 25 % des faillites seraient dues à des problèmes de trésorerie, principalement imputable à des retards de paiement ou des échéances trop longues. Or, sans liquidités disponibles, une entreprise en difficulté doit avoir recours à l’emprunt, entrant dans un cercle vicieux qui peut les amener à la fermeture.

Il est donc fondamental de bien suivre les recettes et les dépenses, les entrées et les sorties d’argent, pour bénéficier d’un solde excédentaire et ne pas manquer d’argent pour faire face aux charges. Dans la pratique, cela signifie que vous ne pouvez pas vous contenter de suivre vos relevés bancaires.

Quelques conseils de gestion :

  • Suivre et pointer vos flux de trésorerie au plus près possible, de manière hebdomadaire, voire quotidienne.

  • Établir un budget et faire des prévisions pour ne pas vous contenter d’un suivi au jour le jour, mais pour anticiper, sur un trimestre, un semestre, voire un an.

  • Entretenir de bonnes relations avec votre banque afin de disposer de facilités de caisse, voire de conditions avantageuses en cas d’emprunt. Toutes les banques disposent aujourd’hui de chargés d’affaires entreprise qui sont vos interlocuteurs privilégiés et connaissent bien le monde de l’entreprise et ses contraintes : n’hésitez pas à faire part de vos difficultés avec le vôtre

  • Négocier les délais de paiement avec vos fournisseurs et autres prestataires. En France, le délai de paiement entre entreprises étant habituellement fixé à 30 jours, mais il peut être fixé à 45 jours fin de mois : à vous de faire en sorte de payer vos charges une fois que vous disposerez des liquidités suffisantes grâce à la vente de vos produits.

  • Optimiser les charges en réduisant les coûts, pour dépenser moins en frais de fonctionnement, ou en augmentant les marges, pour gagner davantage grâce à la vente de vos produits.

  • Constituer des réserves de trésorerie en mettant de l’argent de côté, par exemple après l’encaissement d’une ou plusieurs factures importantes, afin de pouvoir sereinement faire face à un manque à gagner ou un retard de paiement.

Les devis et les factures :

Impossible de parler de suivre ses recettes sans parler de devis et de factures. En effet, émettre des factures en bonne et due forme fait partie de vos obligations en tant que professionnel. Cela signifie que vos factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires : un numéro, une date, votre identité et celle du client, la dénomination exacte des produits ou des services vendus, le prix (hors taxe ou toutes taxes comprises), la TVA si applicable (avec votre numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant) et les informations sur le paiement.

Si vous voulez être certain de ne rien oublier, vous pouvez consulter la liste complète des mentions obligatoires pour une facture sur le site officiel economie.gouv.fr. Vous pouvez également avoir recours à un logiciel de facturation, une solution qui vous fera gagner du temps et vous permettra de mieux suivre vos factures. L’avantage de tels programmes est qu’ils permettent également de générer des devis, obligatoires dans un certain nombre de cas.

Bien gérer sa comptabilité d’entreprise : trouver un comptable

Enfin, le meilleur moyen de bien gérer sa comptabilité est de se faire accompagner par un professionnel.

Comptable ou expert-comptable ?

Pour commencer, il est important de distinguer comptable et expert-comptable. Si le comptable dispose d’une formation qui lui permet d’enregistrer des opérations comptables, de faire certaines déclarations fiscales et de préparer un bilan, seul un expert-comptable peut déposer celui-ci. En effet, l’expert-comptable dispose d’un diplôme reconnu par l’administration fiscale et, par conséquent, d’effectuer certaines tâches spécifiques. En d’autres termes, si vous voulez déléguer vos opérations fiscales, vous avez besoin d’un expert-comptable.

Comment trouver un expert-comptable ?

S’il est aujourd’hui facile de chercher un expert-comptable en ligne, un tel choix ne facilite pas la prise de décision, surtout qu’il s’agit d’un choix qui peut vous engager sur plusieurs années et que des solutions de comptabilité en ligne viennent concurrencer les cabinets classiques, en offrant une plus grande simplicité pour des coûts réduits.

Nous vous conseillons donc de vous adresser d’abord à votre réseau : demandez à votre entourage, à des chefs d’entreprise que vous connaissez s’ils connaissent un expert-comptable dont ils sont satisfaits. Trouver un interlocuteur disponible et à proximité est toujours rassurant : il ou elle pourra vous recevoir pour répondre à toutes les questions que vous vous posez.

Si vous ne connaissez personne ou préférez passer par une solution dématérialisée, prenez le temps d’examiner les services proposés et souscrivez à ceux qui proposent des offres gratuites afin de pouvoir les essayer. Cela vous prendra un peu plus de temps à vos débuts mais, à moyen ou long terme, vous ne regretterez pas cet investissement.

Pour en savoir plus sur la comptabilité d’entreprise :

  • Le site du Service Public propose de nombreuses fiches pratiques sur toutes les questions liées à la fiscalité.

  • Dans ses fiches pratiques sur la gestion d’entreprise, le site de la BPI explique lui aussi à quoi sert la comptabilité.

  • Le site L’Expert-Comptable.com, réalisé par les membres de l’ordre des experts-comptables, rappelle toutes les notions importantes en matière de comptabilité d’entreprise

  • Le site Le coin des entrepreneurs vous dit tout ce que vous avez besoin de savoir sur les banques pour les professionnels propose de nombreuses fiches pratiques et des documents à télécharger.

  • Le Blog du Dirigeant vous donne des conseils pour bien choisir votre expert-comptable.


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