従業員が退職したときの経営者がやるべき手続きまとめ

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これまで事業を一緒に盛り上げてきた仲間が退職することは辛いことです。従業員が退職する理由はさまざまですが、経営者はいずれの場合においても、従業員を雇い入れた時と同様に退職時にもしかるべき手続きを最後まで責任持って行う義務があります。

今回は、従業員が退職したときに経営者がやらなければならない手続きについてまとめました。

退職時の回収物・返却物

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退職した従業員は、退職日の翌日から従業員ではなくなります。経営者は、退職者から以下のものを速やかに回収する必要があります。

・健康保険被保険者証(本人とその扶養家族分すベて)
・社員証、身分証明証、入館証
・会社からの貸与物(制服、ノートパソコンなど)
・本人の名刺と仕事を通じて受け取った名刺
・業務に関わる書類やデータ

一方、会社から退職者に対して渡すべき書類もあります。時間がかかる手続きもあるので、通常、退職者には後日郵送で送ります。

・源泉徴収票
・年金手帳(会社側で保管している場合)
・雇用保険被保険者証(会社側で保管している場合)
・離職票(本人からの請求があった場合のみ)※後述あり
・退職届(本人からの請求があった場合のみ)※後述あり
・健康保険被保険者資格喪失確認通知書 ※後述あり

源泉徴収票は、確定申告などの手続きに必要となる重要な書類なので、退職日から一ヶ月以内には、原則、原本を郵送するようにしましょう。退職金を支払う場合は、給与所得と同様に退職所得の源泉徴収票も発行します。

源泉徴収票について詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

健康保険被保険者資格喪失確認通知書は、退職者が退職後に保険の切り替えをするために必要な書類となります。

退職する従業員に対して誓約書の記入を求める会社が多くありますが、就業中に知り得た情報や技術の漏洩や悪用などを防止するためにも、退職者に責任の自覚を持たせるために有効な手続きといえるでしょう。

最後に、源泉徴収などの各種手続きのために退職者のマイナンバーを会社で控えている場合、各書類の保存期間が過ぎた時点で、復元不可能な手段で速やかに破棄、または削除することが義務付けられていることを忘れないようにしましょう。

マイナンバーについて詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

雇用保険の手続き

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退職する従業員が雇用保険に加入している場合、雇用保険被保険者喪失手続きを提出する必要があります。(雇用保険法施行規則第七条

パートやアルバイトでも、雇用保険に加入している場合は同様の手続きを行います。事業所を管轄する公共職業安定所(ハローワーク)に退職日の翌日から十日以内に雇用保険被保険者喪失届を提出します。この書類には退職者のマイナンバーの記載欄があります。

退職者が離職票の発行を希望した場合は、雇用保険被保険者離職証明書の提出も必要になるので、本人が在職中に、離職票の交付希望の有無を確認しておきましょう。離職証明書は、インターネットからダウンロードすることはできないので、ハローワークに取りに行く必要があります。

離職証明書には、退職者本人による署名・押印の欄があります。本人が在職中に書類を作成し、記載内容(離職理由や賃金の支払い状況など)を確認してもらった上で署名・押印をしてもらいましょう。

離職証明書を提出する際、雇用保険の資格喪失日やその事実が確認できる書類(労働者名簿、出勤簿やタイムカード、退職願や就業規則など)を添える必要があります。手続き後、ハローワークから発行される雇用保険被保険者離職票を退職者に渡します。

なお、退職者が59歳以上の場合は、本人の交付希望の有無に関わらず、経営者はこれを交付しなければなりません。退職者の雇用保険の保険料については、退職日までの給与に応じて保険料が徴収されます。

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退職証明書の発行希望を確認する

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退職者が転職先で前職の退職証明書の提出を求められることがあります。退職証明書について、労働基準法第二十二条では、“労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。”と定められており、退職者は退職した会社に対して退職証明書の発行を請求することができます。この場合、経営者は請求のあった項目のみを記載した退職証明書をただちに作成し交付しなければなりません。

退職証明書は、離職票と同等の役割を果たす書類です。転職先の会社から提出を求められる場合があるだけでなく、失業給付や国民健康保険の手続き時に離職票の代わりとして用いることができます。

従業員が退職する場合、退職証明書の交付希望の有無も確認するようにしましょう。

社会保険の手続き

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退職者が社会保険に加入している場合も、手続きが必要です。事業所を管轄する年金事務所、または健康保険組合や厚生年金基金に退職日から五日以内に健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届を提出する必要があります。(健康保険施行規則第二十九条厚生年金保険法施行規則第二十二条

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出すると、健康保険被保険者資格喪失確認通知書が発行されるので、年金事務所から届き次第、退職者に渡します。

資格喪失届を提出する際、健康保険被保険者証を添付する必要があります。退職する従業員に扶養家族がいる場合は全ての保険証を回収します。必ず、退職日までには回収するようにしましょう。万が一、紛失などの理由で本人から健康保険証を回収できない場合、健康保険被保険者証回収不能・滅失届を添付する必要があります。

退職者の健康保険・厚生年金保険の保険料は、退職日によって扱いが変わります。退職日が月末の場合、退職した月までの保険料は給与から徴収されますが、月の途中に退職した場合、退職月分の保険料は徴収されません。退職する従業員に対してきちんと説明ができるようにして起きましょう。

健康保険は、希望がある場合に限り継続的に加入することができます。会社側(経営者)が行う手続きはありませんが、資格喪失後二十日以内に退職者本人によって、全国健康保険協会で手続きを行うことができます。

住民税の手続き

退職者が納めるべき住民税が、毎月の給与から控除され、会社経由で各都道府県や市区町村に納められていた場合(特別徴収といいます)、退職に伴って徴収方法を変更する手続きをする必要があります。

特別徴収とは、原則、年間の税額を12ヶ月分で割った額を6月から翌年5月にかけて12回に分けて納付する徴収方法です。したがって、退職者の退職月によって住民税の納め方は異なってきます。

退職月が、1月1日から4月30日の間であれば、5月までの残りの税額を退職時に特別徴収として一括控除をします。退職日が5月であれば、最後の一月分を給与から通常通り控除します。6月1日から12月31日に退職した場合、残りの税額を特別徴収で一括控除するか、普通徴収に切り替えて本人で納付するかを選択することができます。徴収方法や税額の説明をした上で、退職者が希望する方法を確認しましょう。

執筆は2017年4月11日時点の情報を参照しています。
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