ビジネスチャンスを逃さない!英語の請求書の書き方

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年々増え続けるインバウンド(訪日外国人旅行またはその旅行客)に伴い、東京や京都などのメジャーな観光地だけでなく、日本中のあらゆる観光地で宿泊施設や飲食店などが多言語に対応することの必要性が高まっています。

顧客向けのサービスに限らず、輸出入業などでは海外企業や外国人と取り引きをすることは必須です。商品やサービスを売る場合においても買う場合においても、さまざまなお客様やビジネスパートナーを想定して多言語に対応しておくことは、やりとりがスムーズになるだけでなく、ビジネスチャンスの可能性を広げる重要な決め手の一つになるのではないでしょうか。

今回は、多くのビジネスシーンに登場する請求書を取り上げて、英語での発行を依頼された場合でも対応できるように、英語で請求書を書くための基本的なポイントを紹介したいと思います。

請求書の発行目的をおさえる

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請求書の送り先が日本語話者でも英語話者でも請求書を発行する目的は変わりありません。請求書とは、取り引きにおいてお金のやりとりが発生したことを証明する書類であり、請求者はこれを発行することで請求先に対して、商品やサービスの提供と引き換えに代金の支払いを請求することができます。請求書が適切に発行されなかったり、内容に不備があったりすると、支払いが行われないこともあります。

「どのような内容の取り引きがいつ行われ、請求書を受け取った者はいくらの金額をどのようにして支払う必要があるのか」がはっきりと分かるように作成する必要があります。逆に言えば、これらの内容さえ明確に記述されていれば、その他の細部にこだわらなくても正式な請求書として発行することができます。

請求書を英語で書く

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請求書をいちから作成する場合も、普段から使っているテンプレートがある場合も、以下に挙げる項目が盛り込まれているかを確認し、各項目を英語にしてみましょう。

参考:スムーズな取引のために、失敗しない請求書の書き方

  • タイトル:Invoice 

請求書は、英語でInvoiceといいます。その他の書類と混同しないように、一目で請求書と分かるようにタイトルを強調して表記します。

管理の効率化のためにも請求書番号(Invoice Number)を振り、必要な書類をすぐに見つけることができるようにしましょう。

  • 会社名:Company’s Name

書類を作成した者(請求者)と、請求書を受け取る者(請求先)の正式な会社名と連絡先を書きます。

「会社」を表す英語は、Corporation, Incorporated, Company, Limitedなど複数あるので、名刺やウェブサイトを確認して正しく表記します。住所(Address)連絡先(Phone, email)は、問い合わせ事項がある際にすぐに連絡できるよう、できるだけ担当者の連絡先を載せるのが好ましいです。

請求先が誰なのかが分かるように、取引先の会社名の欄には、顧客名(Customer’s Name)といった項目を載せると内容がより明確になります。また、請求先(Bill to:)の後に支払い者の会社名や名称を表記する書き方もあります。

  • 日付と支払い期限:Invoice Date and Payment Deadline

取引日(Date)(取引が発生した日または請求書を発行した日)の表記は和暦を使わず、西暦で表記します。地域によっては、月と日の順序が異なることがあります(2016年4月26日を4/24/2016または24/4/2016と書く)。混乱することのないように、例えば、April 24, 2016など、誰が見ても正確な日付が分かるようにします。

支払い期限(Payment Deadline)は、後のトラブルを避けるために、取引時などに前もって合意を取っておくようにしましょう。

  • 請求金額と内訳:Total and Description

商品の概要(Description)個数(Quantity)単価(Amount)を列挙し、小計(Subtotal)、該当すれば消費税額(Tax)手数料(Handling fee)を合計したものが請求額(Total)になります。

  • 振込先:Bank Information

銀行振込を依頼する場合は、振込先となる口座番号を銀行名から丁寧に正確に記載します。最初に「こちらにお振込をお願いいたします」(Please make payment to)というような一文つけることでより分かりやすくなるでしょう。

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感謝の気持ちは英語でも

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たとえ英語を使ってビジネスをすることに抵抗を感じていても、ただ請求書を英語化するだけでなく、お客様や取引先の気持ちに少しでも近づくためのちょっとした工夫はできるものです。言語に関係なく、自分のサービスを選んでくれたお客様にはできるだけ感謝の気持ちを表したいと思いませんか。

“Thank you for your business”“We appreciate your business”

一緒に仕事ができたことへの感謝の気持ちを表しましょう。日本語でいう「今後ともよろしくお願いいたします」や「この度はありがとうございます」などに該当します。請求書を送る際に手紙やメールの締めくくりに使ったり、請求書面に盛り込んでみてもいいでしょう。

このような一文を加えるだけで、受け取った相手が抱く印象は大きく変わってくるのではないでしょうか。もちろん、面と向かって話す機会があれば、口頭で伝えてみるのも素敵なアプローチ方法です。

Squareの請求書

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Squareの請求書機能を使えば、英語の請求書もかんたんに作成・送信することができます。お使いのモバイル端末からお客様のメールアドレスに直接送信することができ、クレジットカード決済にも対応しており、支払いがあるとお知らせメールを受け取ることができます。

請求内容の支払い状況は、Squareデータを使っていつでも確認することができ、毎週毎月など決まった取引内容がある場合は、請求書を定期的に送信することもできます。お客様の同意があれば、カード情報を保存して継続課金に切り替えることもできます。

請求書は最大7年間の保存が法律で義務付けられています。印刷費用や管理にかかるコスト削減のためにも電子データに切り替えてクラウドで管理する新しい請求書を取り入れてみませんか。

執筆は2017年4月24日時点の情報を参照しています。
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