すぐできる！​コミュニケーション能力を​向上させる​五つの​方法

コミュニケーション能力とは、​他者との​やり​取りに​際して、​相手の​気持ちや​背景などを​理解しながら、​意思疎通を​図る​能力を​主に​指します。​特に、​ビジネスの​場で​重要な​能力だと​みなされる​傾向が​あります。

今回は、​コミュニケーション能力が​重視される​理由や、​その向上に​必要な​ポイントを​「伝える​力」と​「聞く​力」に​分けて​説明します。

コミュニケーション能力が​重要な​理由

日本経済団体連合会が​行なった​「2018年度​新卒採用に​関する​アンケート調査」に​よると、​「選考に​あたって​特に​重視した点」に​おいて​「コミュニケーション能力」が​16年連続で​1位に​ランクインしています。

また、​HR総研​「社内コミュニケーションに​関する​調査」​（2019年実施）に​よると、​73％の​企業が​社内コミュニケーションに​課題を​感じており、​92％の​企業が​社員間に​おける​コミュニケーション​不足が​業務の​障害になると​回答しています。

さらに、​コミュニケーション上の​課題を​感じる​関係の​トップは​「部門間」​（71％）と​いう​結果も​出ています。​社内の​コミュニケーションと​いえば​上司と​部下を​まずは​想定しがちですが、​「部署内の​課長と​メンバー」は​36％と​「部門間」の​約半分で​3位と​なっています。

参考：
2018年度 新卒採用に​関する​アンケート調査結果​（一般社団法人日本経済団体連合会）​
社内コミュニケーションに​関する​調査​（HR総研）

部門が​異なると、​同じ​会社とは​いえバックグラウンドが​異なる​ため、​議論の​理解に​必要な​前提を​共有できない​ケースも​あります。​そのため、​部門を​横断した​会議や​プロジェクトで​成果を​出すには、​同じ​部署間よりも​密な​情報伝達・​共有が​求められます。

たとえば、​商品の​販促物を​制作する​場合、​それを​実際に​使うのは​一つの​部署だけでは​ありません。​他部門や​他社の​人が​利用する​ことも​あるでしょう。​そのためには、​販促物の​狙いを​伝えたり、​足りない​点に​ついて​フィードバックを​受けたりなど、​部門や​企業を​超えた​対話が​必要に​なってきます。

自部署だけではなく、​組織の​枠組みを​超えて、​目的を​共有して​結果を​出すためには、​他者を​理解し意​思疎通を​図る​コミュニケーション能力は​必須と​いえます。

コミュニケーション能力向上の​ための​ポイント

どう​すれば​コミュニケーション能力は​向上するのでしょうか。​コミュニケーション能力は、​「伝える​力」と​「聞く​力」の​大きく​2つに​分けられます。

「伝える​力」を​向上させる​三つの​方法

まず、​「伝える​力」を​向上する​ための​方法を​解説していきます。

結論から​伝える​
結論や​目的から​話を​始めると、​意見が​伝わりやすくなります。​そのためには、​「PREP​（プレップ）​法」を​意識して​話すと​効果的です。

PREP法とは​理論的な​話し方の​一つで、​ビジネスシーンなどで​よく​用いられます。

P＝Point​（結論）​
R＝Reason​（理由）​
E＝Example​（事例、​具体例）​
P＝Point​（結論を​繰り返す）

例：
​「私の​意見は​Aです」​
​「なぜなら、​Bだからです」​
​「裏付けと​して、​Cと​いった​実績や​結果が​出ています」​
​「そのため、​私は​Aと​いう​意見です」

最初に​結論と​理由を​述べるのは、​開始30秒が​聞き手が​最も​集中しており、​印象に​残りやすいと​考えられる​ためです。​結論・理由を​裏付ける​事例と​して​具体的な​数字を​提示できれば、​より​説得力が​増します。

PREP法は​すぐ​実践できる​ため、​まずは​日常的に​PREP法を​意識して​話すよう心がけても​良いかもしれません。

論理を​組み立てる​
PREP法を​使うには、​具体例から​理由を​分析し、​結論を​導き出す​ことが​必要です。​しかし、​これは​意外と​難しいです。

話が​分かりにくい・相手に​なかなか​伝わらない​とき、​理由と​結論が​乖離していたり、​論理が​飛躍していたり、​話の​因果関係や​前後​関係が​明瞭でなかったりと​いう​特徴が​しばし見られます。​論理を​組み立て、​筋道に​沿って​話す力は​一朝一夕で​身に​つく​ものではなく、​練習などの​積み重ねが​必要です。

そのためには、​業務日報など、​日常的に​論理的に​説明する​業務を​取り入れるのも​一つの​方法です。​小さな​事柄で​よいので、​その日の​成功点や​失敗点を​取り上げ、​なぜ成功・失敗したか具体例から​理由を​分析して、​論理を​組み立てましょう。​漠然とこなしていた​業務も、​理由と​成果と​いう​因果関係を​意識すると​改善方法が​見えてくると​いう​副次的効果も​あります。

非言語コミュニケーションにも​気を​配る​
どんなに​優れた​内容でも、​不機嫌な​表情で​話しては​相手の​心に​届きません。​気持ちを​伝えるには、​非言語コミュニケーションにも​配慮しましょう。

非言語コミュニケーションとは、​言葉以外の​ツールを​用いて​意志を​伝える​方法を​指します。​ビジネスで​大切な​「信頼感」や​「真摯さ」を​演出するには、​次の​点に​注意すると​効果的です。

・に​こやかな​表情
・​聞き手に​視線を​向ける​
・​明るいトーンを​意識する​
・適切な​声の​大きさと​話すスピード
・強調したい点は​指を​使うなど、​身振り手振りを​入れる

「聞く力」を​向上させる​二つの​方法

次に、​「聞く力」を​向上する​ための​方法を​解説します。

相手の​話を​いったん受け止める​
話を​聞くには、​「傾聴」する​姿勢を​全面に​出す​ことが​大切です。

傾聴とは、​相手の​話に​敬意を​表して、​丁寧かつ熱心に​聞くと​いう​姿勢です。​相手の​方向に​体を​向け、​適切な​タイミングで​相槌やうなずきを​入れるなど、​先述した​非言語コミュニケーションにも​留意すると​より​効果的です。

相手から​より​有益な​意見を​引き出すには、​「あなたの​話を​聞いています」と​いう​姿勢を​相手に​伝え、​相手の​話を​いったん受け止める​ことが​重要です。​たとえば、​相手の​話を​途中で​遮って​自分の​意見を​述べてしまうと、​会話の​キャッチボールが​途切れてしまい、​相手も​話す気を​失ってしまいます。

たとえ相手の​意見が​自分と​違っても、​いったん受け止めて​最後まで​傾聴しましょう。

相手の​話を​まと​めて、​自分の​意見を​付け足す
相手が​話す内容を​要約して​理解し、​自分の​意見を​付け足して​発展させると、​より​議論が​深まります。​そのためには、​バックトラッキングや​「イエス、​アンド」の​受け答え方を​活用してみましょう。

バックトラッキングとは、​「オウム返し」のように、​相手の​話を​反復して​返す方法です。​「事実を​返す」​「感情を​返す」​「要約して​返す」の​三つの​方法が​あります。

たとえば、​相手が​悲しい​話を​している​ときに​「悲しかったのですね」と​返すと、​相手は​自分の​話を​聞いて​もらっていると​いう​感覚を​持ち、​信頼関係が​生まれやすくなります。​相手の​話を​まと​めて​「それは​こういう​ことですね」と​返せば、​会話が​深まりやすくなります。

また、​「イエス、​アンド」と​いう​受け答え方も​活用できます。​バックトラッキングで​「それは​Aと​いう​ことですね」と​返した​後に、​「それに、​Bを​付け加えたら​どうでしょう」と​つなげると、​議論が​さらに​発展していきます。

背景が​異なる​相手と、​目的を​共有して​成果を​出すために​必要な​コミュニケーション能力。​今回説明した、​「結論から​伝える」​「論理を​組み立てる」​「非言語コミュニケーションにも​気を​配る」​「相手の​話を​いったん受け止める」​「相手の​話を​まと​めて、​自分の​意見を​付け足す」を​日々の​業務に​取り入れてみては​いかがでしょう。

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執筆は​2019年4月23日​時点の​情報を​参照しています。​
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