経営者一人、もしくは立ち上げメンバーだけで回していたお店や会社が、規模拡大や新規出店などで人手が足りなくなった時、経営者が直面する業務が採用です。
ハローワークや人材紹介サービス会社などを使った募集手段別メリット・デメリットについて以前紹介しましたが、今回は初めて採用面接を行う経営者や面接官に向けて、面接前の準備や面接時のポイントを紹介します。
書類から分かること
実際に顔を合わせる前に、履歴書や職務経歴書で経歴や志望動機に目を通してから、面接を行うのが一般的な流れではないでしょうか。
書類のやり取りだけである程度人柄が見えることもあります。たとえば、中途採用で社会人経験がある人を募集しているなら、メールの宛名に間違いがないかどうか、添付漏れがないかどうかなど、当たり前のビジネスマナーを守れているかどうかだけでも見極めのポイントになります。
アルバイトの高校生や大学生などを募集しているなら、履歴書の文章に誤字脱字がないかどうか、読みやすさを意識した文章かどうかを確認してみてはどうでしょうか。
書類を読んだ後面接をしたい応募者に連絡をする時には、応募者の反応にも注意しましょう。電話にすぐ出てくれたり、留守電にすぐ折り返しをくれたりする人がいる一方、何回電話しても出てくれない人もいます。メールでのやりとりも同様、すぐにメールを返してくれる人がいる一方、なかなかメールの返信がない人もいます。電話に出ない、メールの返信がない人は、志望動機が低い、もしくはすでに就職先が決まっているのかもしれません。
履歴書を読んで良い人材だと思ったらなるべく早く連絡を取り、面接の日取りを決めることをおすすめします。優秀な人材は他の会社からも引く手数多です。他の応募者の書類と比べてからじっくり考えようと思っている間に、他社に決まってしまうこともあります。
面接をする前の準備
面接をする前に、採用の判断基準を明確にしておくことをおすすめします。一人の採用枠に対して複数人から応募があった場合、一人に絞る際に意外に迷ってしまうことがあります。迷った時の判断基準を事前に決めておきましょう。
たとえば、外国からの観光客がよく利用するゲストハウスの受付と清掃を兼ねたアルバイトを採用したいと考えているとしたら、重視するのはどんな点でしょう。
ゲストハウスでの勤務経験があるかどうかや、英語が話せるかどうかなど、スキルに関する点。希望する勤務時間や時給が募集要件と合うかどうかなど、条件に関する点。受付として明るく話しやすいキャラクターかどうかなど、人柄に関する点。色々な点が考えられます。
経営者としてどんな点が重要なのか、優先順位をつけ、面接では聞き漏れがないようにチェックリストを作っておくと良いかもしれません。
また、従業員を雇う際には、勤務時間や給与を管理するうえでどのようなサービスがあるかも調べておきたいところです。たとえば無料で使える（※）Square POSレジであれば、会計処理に限らず、スタッフ管理も同じアプリから行えます。それぞれの出退勤時間や休憩時間、残業時間は記録し、給与の支払い作業を楽にするタイムカード機能は無料で利用できます。
※一部有料機能もあります。
面接本番では
書店に採用面接の心得に関する本が並んでいることからも分かるように、面接官によく聞かれること、好感が得られる回答、服装などのマナー、これらの情報は簡単に手に入ります。その分、面接官は良い人材を見抜きにくいと感じているかもしれません。
人の見極め方に正解はありませんが、ここではいくつかのポイントを紹介します。
話しやすい環境を作る
圧迫面接と呼ばれる手法もありますが、張り詰めた空気の中でベストなパフォーマンスを発揮できる人はあまりいません。一般的に面接の場ではお互いに話しやすい空気を作るのが良いと言われています。
たとえば、「今日は雨の中来てくれてありがとう。急に降ってきたからびっくりしたんじゃない」「このお店は去年開いたんだけど、人手が足りなくなってね」など、ちょっとした世間話から始めて場が和んでから質問を進めてみてはいかがでしょう。
応募者の目を見る、聞き取りやすい声で話す、適度に相槌を打つなど、面接のテクニックは接客や商談時のコミュニケーションとあまり変わらないかもしれません。相手が本音を話しやすい環境を作りましょう。
定番ではない質問をしてみる
定番の質問が一通り終わったら、あえて準備ができないような定番から外れた質問をしてみましょう。仕事は常にマニュアル通りに進むわけではありません。いつもと異なる事態に対してどんな対応ができるのかをある程度判断できます。
できれば、「はい」「いいえ」では答えられない質問が良いかもしれません。たとえば、「面接場所までどうやって来ましたか」「好きな食べ物は何ですか」「富士山に登ったことはありますか」などです。少し突拍子もない質問を投げかけることで、応募者の反応を見てみましょう。
社会人経験のない学生なら想定外の質問にびっくりして言葉をつまらせるかもしれませんが、「すいません。準備していなかったので答えられません」という一言があれば、その素直な言葉を評価することもできます。
一方、履歴書にはコミュニケーション能力に自信があると書いてあるのにも関わらず、上手く受け答えができなかった場合は、少し能力に疑問を持っても良いかもしれません。
ネガティブな面も伝える
面接の場はお見合いの場と同じだと言われることもあります。お互いに良い面を見せ合うという意味では共通する点が多いかもしれません。ただ、良い面ばかりをアピールされると、本当かなと疑ってしまうのも人間の心理です。仕事内容に関して、応募者から見るとネガティブに感じる点もきちんと面接で伝えましょう。
たとえば、「飲食店だから熱い鍋を扱ったり、重いものを運んだりすることもあるけれど、大丈夫ですか」や「電話で問い合わせ対応をしてもらう際に、怒っているお客様が少し乱暴な物言いをするかもしれないけれど、経験はありますか」など、決して仕事が楽しいものばかりではないことを伝えた上で、応募者から返ってくるリアクションを見ましょう。
話に一貫性があるか
例として挙げたゲストハウスのアルバイト面接で、履歴書に「色んな旅人とコミュニケーションができるゲストハウスの面白さに惹かれて応募しました」と書いていた応募者が、その後一度もゲストハウスに宿泊したことがないことや、知らない人と話すのは苦手なことを面接で告げたら、違和感を覚えるのではないでしょうか。
中途採用なら転職の理由も含めて、書類に書かれている志望動機と面接の話に一貫性があるかどうかは確認をするようにしましょう。
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もし、初めての採用面接なら採用・不採用の即決は避けたほうが良いかもしれません。面接官を務める側も初めての経験に対してある程度緊張しています。普段とは異なる精神状態で決定を下すより、少し時間を置いて冷静になったところでもう一度考えてみましょう。
自分の判断に自信がなければ、採用もしくは不採用の理由を書き出してみるのも一つの方法です。具体的に言葉に書き出すことによって、頭の中が整理されます。また、共同経営者や他の従業員に相談するのも一つの方法です。
ただし、従業員の雇用に責任を持つのは経営者です。最終決定は経営者が行いましょう。履歴書の内容にも、面接の受け答えにも特段問題はないけれど、採用に二の足を踏むのならその感覚を信じても良いかもしれません。
人の見極め方に正解はありませんが、経験を積むことで自分なりのポイントが見つかるかもしれません。
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執筆は2017年11月1日時点の情報を参照しています。
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