中小企業を経営するビジネスオーナーや個人事業主にとっての悩みの種の一つに、記帳についての業務があります。売り上げや経費の支払いを記録する記帳業務は、税務申告で使う帳簿を作るために必要な業務です。
しかし、記帳には経理に関する知識がある程度必要とされ、ゼロからノウハウを蓄積していくのは負担が大きいものです。また、その分、本業にかけられるリソースは減ってしまうので、できればコストや時間をかけずに済ませてしまいたいと考える人も多いでしょう。
そんなときに便利なのが、記帳代行サービスです。記帳代行サービスを利用すれば、記帳にかけるコストや労力を削減できるので、ビジネスオーナーにとって強い味方だといえます。
記帳代行の概要とメリット・デメリット、その他記帳に利用できるクラウド会計ソフトについても解説していきます。
記帳代行とは？
記帳代行とは、会社の経営や個人事業を行ううえで必要な帳簿に関わる業務を代行してくれるサービスのことです。
記帳とは具体的にいうと、日々発生する売り上げや仕入れの金額、また各種経費の支払いについて記録することです。
記帳代行自体は昔からあるサービスですが、利用するのは一部の人に限られていました。なぜならば、以前は必ずしもすべての事業者が記帳をする必要はなかったからです。たとえば、白色申告者の場合には、事業所得などの金額が一定金額を超える人に限られていました。しかし平成23年度税制改正にて、2014年1月からはすべての白色申告者に記帳や記帳の保存が義務づけられることになりました。
記帳には、正確な経理の知識を身につける必要があり、誰でもすぐにできるものではありません。記帳の義務化により、正確な記帳を行うために記帳代行を利用するニーズが増えつつあります。
記帳代行のサービスが対象にする業務は、大きく分類して以下の8種類です。
- 現金管理
- 請求書発行
- 売掛・買掛金管理
- 口座管理
- 振込
- 給与の計算
- ファイリング
- 記帳
記帳代行を利用するメリット
記帳代行を利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは例をいくつか挙げ、解説していきます。
(1) コストカット効果
記帳代行を利用する最大のメリットはコストカット効果です。
会社において記帳業務を行うのは主に経理担当者です。しかし規模の小さい企業の場合、経理専任の担当者がいない場合もあるでしょう。また雇用する場合にも、短期間では適当な人材が見つからず、採用のための時間とコストがかさんでしまうことも考えられます。
記帳代行を利用すれば、自社で経理担当者を雇用するための人件費や採用の負担を削減でき、コスト面で大幅なメリットがあると考えられます。仮に起業直後に利用すれば、記帳にリソースを割く必要がなくなり本業に専念できるでしょう。
すでに経理担当者がいる企業であっても、退職や休職により代わりが必要な場面が出てくるかもしれません。そんなときに記帳代行サービスを利用することで、人材募集や育成にかかるコストの負担を減らすことが可能です。
(2) 作業の正確さとスピード
記帳代行サービスを提供しているのは専門の会社や税理士事務所などで、豊富な経理に関する知識を持つ人材を多く抱えています。そのため、専門知識のない従業員が調べながら記帳をするよりも、作業が正確で、スピードも早いと考えられます。記帳に誤りがあると修正申告が必要になってしまう場合もありますが、専門家に依頼することで、リスクを軽減することが可能です。
(3) 委託先を変更するのが容易
記帳代行サービス業者との契約は、月単位で期間を設定するのが一般的です。委託した業者のサービス内容に不満があったり、自社と合わないと感じたりしたら、別の業者に変更することができます。ただし、契約内容によっては最低限の契約継続期間が定められている場合もありますので、注意が必要です。
(4) 税務申告を代行してくれる業者も
税理士資格を保有している記帳代行業者の場合、記帳だけでなく税務申告や年末調整などの税務関係業務も含めて担当してくれる場合もあります。
記帳代行の注意点
記帳代行は大変便利なサービスですが、利用上注意しておくべきこともあります。ここでは記帳代行の注意点・デメリットについて解説します。
(1) 委託内容によっては、かえって高くつく場合がある
記帳代行サービスの料金設定は、仕訳する数の従量課金制になっているサービスが多いです。基本料金の他に、資金繰り表の作成、帳票の整理、スピード納品などさまざまな追加オプションが用意されています。どれも便利なサービスなのでつい申し込んでしまいたくなりますが、委託範囲が増えるほど料金は高くなっていきます。注意しないと、サービス利用のコストによって資金繰りを圧迫することにもなりかねません。利用するサービスの内容は、自社に本当に必要なものに限り、自社でできる部分と区別するようにしましょう。
(2) 自社で経理ノウハウが蓄積できない
経理業務をすべて記帳代行サービスに委託すれば、社内に経理担当の従業員を抱える必要がないためコストダウン効果が期待できるというメリットについて上記で触れました。しかし、こうしたメリットがある反面、社内に経理業務を深く理解している人間が一人もいなくなることにもつながります。
たとえば、起業直後でまだ規模が小さいうちはそれでも良いかもしれませんが、将来会社が大きくなって行った際に問題が起きないとも限りません。サービスを利用する場合でも、いつの時点で社内に業務を戻すべきかどうか、考えておくのをおすすめします。
(3) 中には違法業者も
サービス提供事業者の中には申告など税務関連の代行も提供している会社もありますが、申告を代行できるのは税法上「納税者本人」または「税理士」だけです。事業者が税理士資格を持っていれば良いのですが、持っていないのに申告を代行した場合は法律違反になってしまいます。
のちに事実が発覚した場合、納税者である会社も巻き込んでトラブルになることが予想されます。事業者を選ぶ際には、インターネットなどを使って評判や口コミをチェックするなど、十分注意しましょう。
(4) 自社の経営状況を把握しにくくなる
記帳代行では、必要書類を業者に渡してから納品されるまで1週間から2週間程度期間が空きます。当然ながら、その間は最新の経営状態を把握することは難しくなります。
記帳代行の代わりに利用できるクラウド会計ソフト
最近では、領収書や通帳をもとに記帳業務を自動で行ってくれるクラウド会計ソフトもあります。クラウド会計ソフトはパソコンやスマートフォンにソフトをインストールする必要がなく、インターネットに接続さえしていれば利用することが可能です。
ユーザーI Dとパスワードがあれば、利用するデバイスにとらわれずどこでも利用できます。料金は月額や年額などサブスクリプション形式であることが多く、さらに、取引銀行のネットバンキングサービスと連携すれば、通帳の動きを自動で取得し記帳に落とし込む機能を持つ便利なサービスもあります。
なかなか自社にあった記帳代行業者が見つからない場合には、クラウド会計ソフトを利用するのもおすすめです。
記帳代行は経理業務にかけるコストを削減できる大きなメリットがある一方で、デメリットも存在します。業者に委託する際には、自社の状況を考えて検討することをおすすめします。また、一部のデメリットを解消するにはクラウド会計ソフトを活用するのもよいでしょう。
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執筆は2020年3月17日時点の情報を参照しています。
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