「診療時間内に一人でも多くの患者を診たい」「当日のキャンセルは防ぎたい」と思いつつも、具体的な対策に至っていないという歯科医院も少なくないでしょう。予約管理だけでなく、患者一人ひとりに適切なフォローを効率的に行いたいと考えている医院もあるでしょう。
このような悩みを解決するうえで役に立つのが予約システムです。この記事では歯科医院で予約システムを導入するメリットや注意点を説明します。
目次
予約システムとは
予約システムとは、ウェブサイトや予約フォーム経由のネット予約を受け付けたり、電話予約も合わせて予約を一元管理できたり、予約業務の効率化に役立つシステムです。予約台帳に予約内容を手書きで記録する手間が省け、効率化だけでなく、ダブルブッキングや書き間違いなどトラブルを防ぐうえでも一役買います。
ネット予約ならいつでも患者が思い立ったときにスマートフォンなどから予約ができるため、利便性が高く、特に若年層や中年層に好まれる傾向にあります。
歯科医院の予約システム
予約システムには、ネット予約の受付はもちろん、業務負担を軽減するさまざまな機能が備わっています。
歯科医院向け予約システムの主要な機能を以下にまとめてみました。
| 🪚機能 |
👌メリット |
| 自動で予約受付ができる |
電話対応に時間を取られる頻度が減る |
| リマインダーメールが自動で送信される |
当日キャンセルの防止につながる（うっかり忘れを防げる） |
| キャッシュレス決済システムとの連携 |
当日の金銭の受け渡しが必要ない |
| 予約データの分析ができる |
課題が可視化でき、対策が打ちやすくなる |
歯科医院が予約システムを導入するメリット
予約システムを導入する大きなメリットは、さまざまな業務が自動化されることで業務負担を大幅に削減できることです。業務効率化にとどまらず実感できる具体的なメリットは大きく以下の五つです。
1. 1日あたりの来院患者数の増加につながる
電話予約だと受付時間内にしか電話ができないため、予約をしたくても都合がつかず、なかなか予約ができない……と不便に感じている患者もいるでしょう。ネット予約なら、時間に縛られることなくいつでも予約を受け付けることができます。予約がとりやすくなると、予約の増加も期待でき、来院患者数の増加につながるかもしれません。
2. 受付業務の効率化、患者の満足度アップにつながる
受付を一人、または少人数でまわしていると、来院した患者の対応をしながら電話対応も行うなど業務が山積みになるかもしれません。電話対応が長引くと、受付待ちや支払い待ちの患者を苛立たせてしまうことも考えられます。患者の満足度低下は、再来院を妨げる要因になりかねません。
予約は基本的にネットからしてもらうようお願いすれば、電話対応の頻度が減り、業務負担が軽減されるうえ、患者の満足度アップにもつながります。ネット経由で受けた予約はリアルタイムで更新されていき、スタッフはシステムにアクセスするだけで予約状況を確認できます。
3. 当日キャンセルの減少につながる
来院予定の患者が現れず電話をかけてみたら、「すっかり忘れていた」といわれたことはありませんか。患者が予定をうっかり忘れてしまうことは、よくあることかもしれません。多くの予約システムには自動でリマインダーメールが予約前日に送付される機能があるので、このような当日キャンセルの対策として活用することができます。
4. 患者の予約状況がすぐにわかる
ほとんどの予約システムには顧客管理機能があり、患者が予約の際に入力した情報が自動で蓄積されていきます。特定の患者の予約状況にも簡単にアクセスできるようになるので、全体の業務効率向上につながるでしょう。
5. データ分析ができる
予約システムの分析機能を使えば、患者層やキャンセル率など歯科医院の経営に役立つ情報が簡単に手に入ります。
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歯科医院で予約システムを導入する際の注意点
ネット予約は若年層から中年層にとっては親しみのある予約方法になっていますが、患者層によっては相性が良くないことも考えられます。導入を検討する際には、以下の二点に注意するといいでしょう。
ネット予約に慣れていない人もいる
高齢の患者が多い場合、スマートフォンの操作に慣れていない、スマートフォンやパソコンをそもそも持っていないという人もいるかもしれません。予約システムは業務効率化向上に役立つものですが、患者にとって使いづらいと利用頻度が思うように上がらず、導入の効果が感じにくいこともあるかもしれません。また、来院の際に「使い方を教えてほしい」などと頼まれてしまえば、業務負担は軽減されるどころか増えてしまうことも考えられます。
使い慣れるのには時間がかかることも
予約システムを導入する際には、患者に慣れてもらう必要があるのはもちろん、スタッフも慣れる必要があります。紙の予約台帳から移行することに難しさを感じたり、使いこなすのに時間がかかったりすることがあるかもしれません。正式に導入する前にまずは無料プランからはじめてみたり、デモ版を利用してみたりすることで、使い勝手をスタッフ全員で試してみる機会を設けておくと安心かもしれません。
歯科医院向け予約システムの比較ポイント
予約システムを検討するなかで、どのような点を重要視すべきでしょうか。ここでは予約システムの最大のメリットである効率化をしっかりと実現するうえで確認しておきたいポイントをいくつかまとめました。
1. 電話予約とネット予約を合わせて管理できるか
電話予約を希望する患者を取りこぼしてしまわないためにも、ネット予約を導入しても電話予約を受け続ける歯科医院は少なくありません。導入を検討する際には、電話予約もネット予約もまとめて記録できるかは確認しておくといいでしょう。それぞれ別で管理していると、ダブルブッキングなどのトラブルが起きやすくなることが考えられます。
2. キャッシュレス決済システムとの連携には対応しているか
感染症拡大の影響を受け、現金のやりとりに抵抗を覚える人も少なからず増えています。電子マネーやクレジットカードでのキャッシュレス決済ができれば、接触機会を減らせるのはもちろん、診療後の支払いがよりスムーズになるかもしれません。キャッシュレス決済システムと予約システムが連動していれば、患者の予約情報と、診療費や物販購入履歴などの情報を合わせて管理できます。
たとえば、予約システムのSquare 予約なら、キャッシュレス決済に対応できます。スマートフォンやタブレットに「Square 予約アプリ」をダウンロードし、Squareの決済端末でキャッシュレス決済を受け付けるだけ。予約情報と診療費用の支払い情報が一つのシステム上で管理できます。Square 予約は無料で導入でき、スタッフ管理機能やリマインドメールの自動送信機能、患者の情報を管理する顧客管理機能も搭載されています。
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3. 自動リマインダー機能はついているか
うっかり忘れが原因の当日キャンセルを減らせるのは、予約システムの大きな強みです。そのためには予約前日にリマインダーメールが自動で送信される機能がついているかは必ず確認しておきたいところです。
4. 予約情報以外も記録できるか
患者が予約時に入力した情報を自動で記録する顧客管理機能は多くの予約システムに含まれていますが、予約内容のほかにも当日の診療内容や次回来院時に確認しておきたいことなど、追加で情報が記録できるかは確認しておくといいでしょう。患者の大事な情報が一箇所にまとまっていると複数のシステムを行き来する手間が省け、細かな確認もすぐにできます。
5. セキュリティー対策はできているか
予約システムでは個人情報を取り扱うため、セキュリティー対策が欠かせません。特に予約システムで作成できる予約サイトが常時SSL化（情報が暗号化される仕組み）に対応しているかなどは確認しておくといいでしょう。
6. 導入費用・初期費用はリーズナブルか
歯科医院ではレセコンを利用することがほとんどでしょう。予約システムの導入・維持費用がレセコンの維持費用に上乗せされるとなると、コストの面で負担を感じるかもしれません。最近では無料から利用できる予約システムも登場しているので、まずは無料のシステムを導入し、どれほど効率化に効果を発揮するのかを測定してみるといいかもしれません。必要であれば、機能性がより充実した有料プランに切り替えることもできるでしょう。
7. レセコンと連携は可能か
レセコンと情報が連携できれば、さらに便利に使えます。ただしレセコンとの自動連携機能がついた予約システムは月額利用料金が高く設定されている傾向にあります。費用対効果を得るためには、レセコンとの連携機能だけでなく、そのシステム全体の使いやすさや機能の充実度を総合的に見たうえで導入を決めることが大切でしょう。
予約管理はSquareで
メニューやスタッフの登録から、前払いの受付、リマインダーの送信、予約サイトの作成まで無料。アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
本記事では歯科医院で予約システムを利用するメリット・デメリットを紹介してきました。予約まわりの業務を短縮し、診療の空き時間を埋めていきたいと考える歯科医院にはぴったりのシステムであることがわかりました。まずは無料で使えるサービスを試しに導入することで、使い心地を肌で感じてみてはいかがでしょうか。
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執筆は2022年2月28日時点の情報を参照しています。2022年5月10日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
