仕事における連絡ツール定番といえば電話やメール、ファックスなどです。とはいえ最近ではテクノロジーが進化し、より便利になったツールが続々と登場しています。その中の一つが「チャットツール」です。ビジネスに特化したチャットツールもあり、うまく使いこなせれば、業務改善に役立ちます。
今回はチャットツールを導入するメリットや、おすすめのチャットツールを紹介します。
チャットツールとは
インターネットを介してパソコンやスマートフォン上などで会話する方法を「チャット」といい、英語で雑談を意味する「chat」に由来する言葉です。「チャットルーム」「チャットコーナー」を使ったことがある人も多いかもしれません。特定のウェブページに複数のユーザーが同時に参加して、特定のテーマなどに沿って短い会話を進めていくものです。
これらのチャットルームやチャットコーナーが進化し、機能も充実したツールがチャットツールです。利用者も多く、人気の高いものとしてLINEやFacebookのメッセンジャーアプリ、Skypeなどがあります。個人同士でのやりとりに利用されていますが、各企業がビジネスに応用したビジネスチャットツールを展開しています。使い勝手のよさから、最近では大手企業やスタートアップ、ベンチャー企業などでも導入が増え続けています。
なぜチャットツールが企業などに導入されているのか、その背景には従業員同士のコミュニケーションを図り、業務改善に役立てようという狙いがあります。またこれらのチャットツールには会議機能などもあり、実際の会議にかかる時間とマンパワーの軽減が望めます。ほかにもさまざまな機能があり、うまく使えば従業員の時間と手間が節約され仕事の効率化にもつながります。さらに働き方改革で提唱されているリモートワークとも相性がよく、特にIT企業では導入を進める企業が多いようです。
チャットツールを取り入れるメリット
チャットツールによっては、同じプロジェクトを進めている従業員同士でグループが作成できます。複数人が、同じタイミングで情報の書き込みができて確認も行なえるので、報告、連絡、相談のいわゆる報連相がスムーズにできます。スマートフォンやタブレットからも書き込みやチェックができるので、場所を選ばずに参加できるメリットがあります。
さらにメールよりも、簡単にメッセージが送れるというメリットもあります。ビジネスでメールを送る時には相手の役職や簡単なあいさつがマナーとして必要ですが、チャットツールなら、気軽な会話のようにメッセージのやりとりができます。
チャットツールの選び方
このようにメリットが大きいチャットツールを選ぶ際にはコツがあります。
目的を明確にする
チャットツールを選ぶうえで最も重要なことは、導入する目的を明確にすることです。導入の目的を明確にしないまま踏み切ってしまうと、従業員の混乱を招きかねません。またチャットツールは今や全世界で導入されているツールです。種類も多いので、慎重に選びましょう。一度導入をすると、慣れるまで時間がかかることが予測されます。よって従業員には目的を共有し、事前の試験運用なども検討しましょう。
使いやすい製品を選ぶ
せっかくチャットツールを導入する目的を明確にしたのに、肝心の製品選びを間違えると時間の無駄になりかねません。ポイントは、使いやすいかどうかです。毎日使うのは従業員なので、操作が複雑で使いづらいとそれだけでストレスになってしまう可能性があります。画面の見やすさやデザイン性にも注目して、従業員の意見も取り入れながら全体的に使いやすいかどうかを見極めます。
無料で使えるかどうか
チャットツールには無料で使えるものもあります。その場合使える機能に制限がある、無料で試せる期間が決まっているなど注意点がありますが、試しに使ってみるのも一つの手です。使ってみてよさそうなら有料プランに切り替えれば、リスク回避にもつながります。
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おすすめのチャットツール3選
ビジネスの場におすすめのチャットツールを三つ紹介します。
Chatworkはシンプルな機能ながら使いやすく、日本での利用者が多いチャットツールです。スモールビジネスから大企業まで、業種を問わず活用できます。チャット機能は、一対一でやりとりができる「ダイレクト機能」のほか、案件や部署単位などでグループを作成して複数名が参加できる「グループチャット」、メモやファイル置きなどに利用できる自分だけが見られる「マイチャット」などがあります。
チャットワーク最大の特徴は、タスク管理ができることです。自分のやるべきこと（タスク）を作成、編集でき、相手に仕事を依頼する時にも使えます。タスクの完了やタスクの確認機能もあり、タスクの見逃しを防ぐこともできます。ほかにもファイル共有機能や、ビデオ通話、音声通話機能もあります。通知機能も充実しており、たとえば一定時間見ていないチャットはメールで知らせてくれます。
LINE WORKS（ラインワークス）は、普段からLINEを使っている人なら受け入れやすいビジネスチャットツールです。LINEと同じ感覚で使えて、操作も比較的簡単です。トーク機能はもちろん、チームごとに予定やファイルを共有できます。
また他社のLINE WORKSグループと連携できる機能もあり、取引先などとのコミュニケーションに利用可能です。メールやカレンダー機能なども充実しており、使い勝手がよいビジネスチャットツールです。
Slack(スラック)は、2014年にアメリカで生まれたビジネスチャットツールで、全世界で多くの人が利用しています。2017年に日本語版が発表されてから、国内での利用者が増えています。グループでやりとりができるチャット機能はもちろんのこと、ファイル管理やダイレクトメッセージが送れる、スマートフォンやタブレットなどでも使用できるので場所を選ばずにどこでも使えます。
Slackの最大の特徴は、Googleなどの各種サービスやメール、Twitterなどと連携できることです。セキュリティーも万全でカスタマイズしやすく、ビジネス機能も充実しているのでIT企業などに人気があります。また利用制限はあるものの、ほとんどの機能が無料で使えるプランもあります。
執筆は2019年8月30日時点の情報を参照しています。
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