Gérer les commandes en ligne avec Square

Vous pouvez consulter les partenaires ajoutés Square depuis la plateforme d’applications en ligne :

1. Rendez-vous dans les applications de votre tableau de bord Square.
2. Cliquez sur Se rendre sur la plateforme d’applications.

1. Rendez-vous dans votre Tableau de bord Square > Commandes > Partenaires de commandes.
2. Cliquez sur Démarrer pour choisir les partenaires de commandes à intégrer à votre compte Square.
3. Vous pouvez également vous connecter à des partenaires par le biais de la plateforme d’applications Square.
4. Pour commencer à accepter des commandes, vous devrez définir le processus de configuration de chaque partenaire intégré.

Remarque : consultez le site Web du partenaire pour obtenir plus d’informations sur ses tarifs.

Si un client achète un article sur Square en ligne, ce dernier peut être livré par votre coursier depuis votre établissement physique. Pour gérer les commandes en livraison :

1. Accédez aux Commandes sur votre Tableau de bord Square en ligne.
2. La page Aperçu contient la liste de vos commandes. Vous pouvez utiliser les filtres pour afficher les commandes actives ou terminées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, filtrez-les selon la date de commande ou de traitement. Lorsque vous le souhaitez, sélectionnez une commande.
3. Pour avertir votre client de la commande en cours, sélectionnez Commande en cours. Vous pouvez alors prendre des dispositions relatives à la livraison avec votre coursier.
4. Lorsque vous avez fini de préparer la commande, changez son état pour Préparée en sélectionnant Commande prête.
5. Lorsque votre service de messagerie arrive et prend la commande, modifiez son état vers Finalisée en sélectionnant Commande terminée. Cela met fin au suivi de la commande.
6. Indiquez à votre coursier la commande de votre client sur la base des informations imprimées sur le ticket.

Si un client achète un article depuis Vente en ligne Square, il peut le retirer depuis un point de vente physique. Pour gérer les commandes en retrait :

1. Accédez aux Commandes sur votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Vous verrez alors une liste de vos commandes. Vous pouvez effectuer une recherche avec les informations de votre client (nom, numéro de téléphone ou adresse e-mail), le numéro de commande ou utiliser les filtres pour afficher les commandes Actives, Terminées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, filtrez-les selon la date de commande ou de traitement. Une fois que vous êtes prêt, sélectionnez une commande.
3. Dès qu’une commande est prête à être retirée, sélectionnez Commande prête.
4. Lorsque votre client vient chercher ses articles en magasin, repérez la commande dans votre Tableau de bord Square et sélectionnez Commande retirée.

Le retrait à l’extérieur constitue un moyen rapide et facile pour vous de mettre en place un commerce pratique et sans contact. Les clients peuvent passer leur commande depuis une application (Vente en ligne Square ou une plateforme intégrée d’un autre partenaire) et suivre l’état de leur commande. Ils peuvent se garer devant votre entreprise pour retirer leur commande. Vous serez informé de l’arrivée du client par notification dans le Gestionnaire de commandes. Votre client pourra également vous appeler ou vous envoyer un SMS. Pour gérer les commandes en retrait à l’extérieur :

1. Accédez aux Commandes sur votre Tableau de bord Square en ligne.
2. La liste de vos commandes s’affichera. Vous pouvez afficher les commandes Actives, Finalisées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, filtrez-les selon la date de commande ou de traitement. Une fois que vous êtes prêt, sélectionnez une commande.
3. Sélectionnez Commande en cours afin que la commande soit préparée en cuisine ou en magasin.
4. Une fois que la commande est apportée au client à l’extérieur, sélectionnez Finalisée pour changer son état.

Si vous vendez des articles physiques dans votre magasin, vous devrez choisir des points d’expédition et les tarifs d’expédition. Pour gérer les commandes à expédier :

1. Accédez aux Commandes sur votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Suivez et sélectionnez la nouvelle commande pour consulter ses détails. Vous pouvez également effectuer une recherche avec les informations du client (nom, numéro de téléphone, adresse e-mail) ou le numéro de la commande.
3. Sélectionnez Commande en cours.
4. Lorsque vous avez finalisé la commande, vous pouvez mettre à jour son état en sélectionnant Ajouter les informations de suivi.
5. Ajoutez le transporteur et un numéro de suivi. Remarque : lorsque vous ajoutez le transporteur et le numéro de suivi depuis votre Tableau de bord Square, ces renseignements ne s’affichent pas sur page Aperçu de Vente en ligne Square. Toutefois, si vous ajoutez les renseignements de livraison à partir de votre page Aperçu de Vente en ligne Square et que vous avez souscrit à l’une des versions payantes de Vente en ligne Square, le transporteur et le numéro de suivi apparaîtront automatiquement sur votre Tableau de bord Square.
6. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

• UPS est actuellement la seule option de transport.
• UPS vous facture mensuellement les étiquettes que vous utilisez. La création et l’impression d’une étiquette sont gratuites. Vous ne serez donc facturé que pour les colis que vous expédiez.
• Pour le moment, vous ne pouvez créer des étiquettes que pour les commandes dont les adresses d’expédition et de destination se trouvent aux États-Unis.
• Il n’est pas possible actuellement d’imprimer un bordereau d’expédition ou d’enregistrer des dimensions d’emballage personnalisées.
• Vous devrez saisir manuellement le poids du colis lors de la création d’une étiquette.

L’intégration UPS de Square vous permet d’acheter et d’imprimer des étiquettes d’expédition. Vous pouvez connecter un compte UPS existant ou en créer un nouveau, mais vous devrez configurer UPS directement à partir de votre Tableau de bord Square avant de créer des étiquettes dans l’application Solution PDV Square. Pour configurer UPS :

1. Accédez à l’onglet Commandes de votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Sélectionnez une nouvelle commande à expédier pour en afficher les détails.
3. Cliquez sur Actions > Créer une étiquette d’expédition.
4. Suivez les instructions qui s’affichent pour connecter un compte UPS existant ou en créer un nouveau.

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Sélectionnez la commande que vous souhaitez expédier.
3. Sous Actions, sélectionnez Créer une étiquette d’expédition pour entamer le processus de création de l’étiquette et mettre à jour l’état de la commande à En cours.

Vous pouvez imprimer votre étiquette immédiatement après l’achat ou l’imprimer plus tard à partir de la page des détails de la commande. Pour imprimer une étiquette d’expédition que vous avez achetée :

1. Sélectionnez la commande pour en consulter les détails.
2. Cliquez sur Actions et sélectionnez Imprimer l’étiquette d’expédition.

Lorsqu’un compte UPS est connecté, vous pouvez créer des étiquettes pour les commandes à expédier dans l’application Solution PDV Square.

1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur Commandes.
2. Appuyez sur la commande que vous voulez expédier.
3. Touchez Créer une étiquette pour entamer le processus de création de l’étiquette et mettre à jour l’état de la commande à En cours.

Dans le cas où votre client a sélectionné la livraison comme mode de traitement, vous pouvez modifier leur adresse de livraison si l’état de la commande est « Nouvelle » ou en « En cours ». Remarque : vous pouvez modifier l’adresse uniquement avant l’envoi du colis ou avant la création du bordereau d’expédition. Si une commande comporte plusieurs colis, vous pouvez modifier l’adresse de livraison, mais seuls les articles qui n’ont pas encore été traités seront affectés.

Pour modifier :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Sélectionnez la commande à modifier.
3. Cliquez sur ••• puis cliquez sur Modifier l’adresse de livraison.
4. Vous pouvez également cliquer sur l’hyperlien de l’adresse directement sous Envoyer vers dans le panneau latéral.

Remarque : la gestion des commandes Vente en ligne Square est plus aisée depuis la page Aperçu de Vente en ligne. Vous pouvez également en apprendre plus sur la gestion des commandes depuis plusieurs autres plateformes Square en plus de Vente en ligne Square sur le Tableau de bord Square et PDV Square.

Vous pouvez imprimer un bordereau d’expédition pour vos commandes à expédier avec ou sans la création d’une étiquette d’expédition. Les bordereaux d’expédition comportent automatiquement les renseignements suivants :

• Le nom de votre entreprise, votre adresse, site Web et numéro de téléphone.
• Votre logo.
• Le nom du client et son adresse d’expédition.
• Le numéro et la date de la commande.
• Le nom des articles compris dans la commande, ainsi que toute variante ou option les concernant.

Pour imprimer un bordereaux d’expédition :

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Cliquez sur une nouvelle commande en expédition pour en consulter les détails.
3. Dans le menu Actions, choisissez Imprimer un bordereau d’expédition.
4. Le bordereau d’expédition s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur où vous pouvez l’imprimer ou l’enregistrer au format PDF.

Pour les commandes créées avec Vente en ligne Square, vous pouvez également choisir les articles à inclure sur le bordereau d’expédition si vous n’envoyez qu’une partie de la commande. Les bordereaux d’autres commandes doivent comporter tous les articles.

1. Dans la barre de navigation, appuyez sur Commandes. Si les Commandes ne s’affichent pas, appuyez sur ≡ Plus > Commandes.
2. Sur l’écran de gestion des commandes, chaque commande est affichée et indique le temps écoulé depuis qu’elle a été passée.
3. Appuyez sur une commande pour afficher la page des détails, puis appuyez sur Commande en cours. L’état de la commande passe alors à En cours.
4. Une fois que la commande peut être retirée, cliquez sur Marquer comme prête.
5. Une fois que la commande quitte votre point de vente, appuyez sur Marquer comme retirée.

Gérer les temps de prép. de vos points de vente pour les commandes en retrait et en livraison passées sur Vente en ligne Square directement depuis votre application Solution PDV (version 5.91 ou plus) :

1. Dans la barre de navigation, appuyez sur Commandes. Si les Commandes ne s’affichent pas, appuyez sur ≡ Plus > Commandes.
2. Appuyez sur l’icône d’horloge située dans le coin supérieur droit de l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher les paramètres Échéanciers des commandes.
3. Appuyez sur le menu déroulant des temps de prép. et sélectionnez le temps de prép. du point de vente de votre choix. Appuyez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez terminé, le nouveau temps de prép. est appliqué aux commandes entrantes. Les commandes reçues avant la modification du temps de prép. ne sont pas affectées.

Remarque : les temps de préparation ne s’appliquent pas aux commandes en libre-service (qui utilisent un code QR).

Vous pouvez temporairement ajouter 15 minutes au temps de préparation d’un point de vente pendant les périodes de pointe afin de vous donner une plus grande marge de manœuvre pour finaliser les commandes actives et à venir. Pour ce faire :

1. Dans la barre de navigation, appuyez sur Commandes. Si Commandes n’apparaît pas, appuyez sur Plus et sélectionnez Commandes.
2. Appuyez sur l’icône en forme d’horloge sur l’écran du Gestionnaire de commandes pour afficher les paramètres Échéanciers des commandes.
3. Dans la section « Temps de préparation », activez l’option Mode occupé.
4. Sélectionnez la durée souhaitée du mode occupé : 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure. Lorsque le mode occupé est activé, 15 minutes sont ajoutées au temps de préparation actuel de votre point de vente.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Une fois ce mode activé, son temps d’activation restant s’affiche sur votre page Commandes. Vous pourrez également y sélectionner l’option Quitter le mode occupé pour reprendre vos temps de préparation normaux ou sélectionner l’option Prolonger pour prolonger la durée du mode occupé.

Remarque : Vous pouvez également prolonger le mode occupé depuis la page des paramètres de l’Échéancier des commandes en sélectionnant Allonger > Enregistrer.

Lors des périodes de coup de feu et lorsque que les commandes arrivent en plus grand nombre que prévu, vous pouvez souhaiter décaler l’heure de retrait afin que le livreur ou le client sache qu’il pourra venir retirer sa commande plus tard. Retarder les commandes dès que vous savez que vous ne pourrez pas respecter le temps de préparation prévu pour éviter de faire attendre les clients ou les livreurs. Les délais de préparation des commandes sont acceptés par service et par type d’intégration. Vérifiez donc si votre intégration vous permet de retarder vos commandes si nécessaire. Pour ajuster l’heure de préparation ou de retrait d’une commande :

1. À partir du Gestionnaire des commandes de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez une commande à retarder et ouvrez-la.
2. Pour les commandes qui peuvent être retardées, vous verrez une flèche pointant vers la droite à côté de l’heure. Sélectionnez Modifier.
3. Choisissez parmi une liste d’intervalles présélectionnés (par tranches de 15 minutes) ou sélectionnez Autre pour sélectionner manuellement une période.
4. Appuyez sur Enregistrer et nous enverrons la mise à jour à l’intégration (par laquelle votre client passe sa commande), puis celle-ci informera le client ou le livreur que la commande est retardée.

N’oubliez pas que certaines commandes ne peuvent pas être retardées. Veuillez vérifier auprès de votre fournisseur d’intégration pour savoir si cela est possible.

Interrompez les commandes en ligne pour préparer vos commandes actives et à venir, puis reprenez vos commandes Vente en ligne Square lorsque vous êtes prêt. Pour interrompre temporairement les commandes entrantes depuis Solution PDV Square (version 5.93 ou ultérieure) :

1. Dans la barre de navigation, appuyez sur Commandes. Si Commandes n’apparaît pas, appuyez sur Plus et sélectionnez Commandes.
2. Appuyez sur l’icône en forme d’horloge sur l’écran du Gestionnaire de commandes pour afficher les paramètres Échéanciers des commandes.
3. Dans la section Interrompre les commandes, sélectionnez Interrompre pour les commandes en retrait et en livraison. Appuyez sur Enregistrer.
4. Choisissez à quel moment reprendre les commandes en ligne et appuyez sur Enregistrer.

Le temps d’interruption restant est affiché et vous pouvez reprendre les commandes en ligne instantanément dans l’onglet Commandes.

Chaque commande s’affichera et le temps écoulé depuis qu’elle a été passée sera indiqué.

1. Depuis la barre de navigation, appuyez sur ≡ Plus.
2. Appuyez sur Commandes pour afficher une liste de toutes les commandes et le temps écoulé depuis qu’elles ont été passées.
3. Appuyez sur une commande pour afficher la page des détails, puis appuyez sur Commande en cours.
4. Lorsque vous êtes prêt à expédier la commande à vos clients, appuyez sur Commande expédiée. Confirmez les éléments inclus dans la commande. Saisissez le numéro de suivi de la commande et sélectionnez un service de livraison ou appuyez sur Ignorer le suivi.

Vous pouvez consulter à tout moment un historique des commandes finalisées dans l’onglet Finalisées.

Depuis l’onglet Commandes de votre application PDV Square, vous pouvez imprimer un bordereau d’expédition à inclure dans vos commandes en livraison. Pour ce faire :

1. Appuyez sur ≡ Plus > Commandes.
2. Appuyez sur la commande que vous voulez expédier.
3. Sélectionnez Plus d’actions > Imprimer des bordereaux d’expédition.
4. Sélectionnez votre imprimante et appuyez sur Imprimer.

Remarque : pour les commandes créées avec Vente en ligne Square, vous pouvez également choisir les articles à inclure sur le bordereau d’expédition si vous n’envoyez qu’une partie de la commande. Les bordereaux des commandes créées hors de Vente en ligne Square doivent comporter tous les articles.

Depuis votre Tableau de bord Square, vous pouvez marquer plusieurs commandes comme clôturées en même temps pour vous assurer que vos commandes sont exactes et à jour. Pour ce faire :

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Cliquez sur Modifier les commandes et sélectionnez chaque commande que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Marquer comme terminée pour les commandes qui ont été finalisées.
4. Pour les expéditions, vous serez invité à fournir un numéro de suivi et le nom du transporteur pour chaque commande, appuyez sur Enregistrer. Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas fournir ces renseignements.
5. Cliquez sur Terminé une fois que vos commandes sont mises à jour.

Une fois vos commandes mises à jour, vous verrez la colonne État qui sera mise à jour en conséquence.

Pour mettre à jour vos préférences en matière de notifications et d’impression de tickets à partir de l’application, appuyez sur ≡ More &gt Paramètres, puis faites défiler la page vers le bas jusqu’à Commandes. Vous pouvez mettre à jour :

• Création de commande :créer les commandes pour le retrait en magasin et à l’extérieur. Toutes les options de restauration doivent être désactivées dans votre Tableau de bord Square.
• Alertes: vous pouvez activer les notifications lorsqu’une commande est reçue ou lorsqu’un client est arrivé pour un retrait à l’extérieur.

Les instructions sont légèrement différentes pour configurer une station d’impression pour Android et iOS. Veuillez consulter les instructions ci-dessous pour votre appareil. Pour configurer une station d’impression pour des appareils iOS et Android :

1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
2. Sélectionnez Paramètres > Matériel > Imprimantes.
3. Créez une nouvelle station d’impression ou mettez à jour les paramètres d’une station d’impression existante.
4. Appuyez sur Imprimante et sélectionnez votre imprimante. Pour tester votre connexion, appuyez sur Test d’impression.
5. Sous Utiliser cette imprimante pour, rendez-vous dans Tickets en ligne.
6. Activez Utiliser cette imprimante pour les tickets en ligne et sélectionnez les catégories que vous souhaitez imprimer. Vous pouvez également activer Imprimer automatiquement de nouvelles commandes pour ne jamais rater une commande.

Création de la nouvelle commande via Solution PDV Square, Vente en ligne Square ou une intégration tierce.

Modifications du statut de la commande.

Modifications du statut de traitement des articles de cette commande. Par exemple, lorsque les articles sont marqués comme « En cours », « Prêt » ou « Finalisé ».

Tous les articles supplémentaires ajoutés à la commande.

Tous les articles supprimés de la commande.

Tous les modificateurs qui auraient pu être ajoutés ou supprimés des articles de cette commande.

Mises à jour du paiement pour cette commande.