Gérer les commandes en ligne avec Square

Vous pouvez consulter les intégrations de partenariat de Square sur la plateforme d’applications en ligne :

1. Accédez à la page Applications de votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Visiter la plateforme d’applications.

1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne > Commandes > Partenaires de commande.
2. Cliquez sur Démarrer pour choisir les partenaires de commandes à intégrer à votre compte Square.
3. Vous pouvez également vous joindre à des partenaires par le biais de la plateforme d’applications Square.
4. Pour commencer à accepter des commandes, vous devrez définir le processus de configuration de chaque partenariat intégré.

Remarque : Veuillez consulter le site Web du partenaire d’intégration pour plus d’informations sur leurs tarifs.

Si un client achète un article dans Vente en ligne Square, ce dernier peut être livré par votre service de messagerie à partir d’un magasin traditionnel. Pour gérer les commandes à livrer :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Sur la page d’aperçu, vous verrez une liste de vos commandes. Vous pouvez utiliser les filtres pour afficher Activées, Finalisées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, triez par date de commande ou date d’exécution. Une fois prêt, sélectionnez une commande.
3. Pour avertir votre client de la commande en cours, sélectionnez Commande en cours. Vous pourrez ensuite prendre des dispositions pour la livraison avec votre service de messagerie.
4. Une fois que vous avez préparé la commande, changez son état pour Préparé en cliquant sur Marquer comme prête.
5. Lorsque votre service de messagerie arrive et prend la commande, changez son état d’exécution pour Finalisé en cliquant sur Marquer comme Finalisé. Cela met fin au suivi de la commande.
6. Demandez à votre service de messagerie de livrer la commande du client en utilisant l’information imprimée sur le bon de commande.

Si un client achète un article dans Vente en ligne Square, il peut le récupérer dans un magasin traditionnel . Pour gérer les commandes pour cueillette :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Ici, vous verrez une liste de vos commandes. Vous pouvez effectuer une recherche par coordonnées du client (nom, numéro de téléphone ou adresse courriel), par numéro d’identification de la commande ou utiliser les filtres pour afficher les commandes Actives, Finalisées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, triez par commande ou par date d’exécution. Une fois prêt, cliquez sur une commande pour effectuer une action.
3. Si vous êtes prêt à ce que votre client vienne chercher sa commande, sélectionnez Marquer comme prête.
4. Lorsque votre client vient chercher ses articles en magasin, repérez la commande dans votre Tableau de bord Square et sélectionnez Commande ramassée.

La cueillette en bordure de trottoir est un moyen de mettre en place un commerce pratique et sans contact. Les clients peuvent passer leur commande dans l’application (Vente en ligne Square ou sur une plateforme intégrée d’un autre partenaire) et effectuer le suivi de l’état de leur commande. Les clients peuvent se garer en bordure de trottoir devant votre entreprise pour ramasser leur commande. Vous serez informé de l’arrivée du client par le biais d’une notification dans le Gestionnaire de commandes ou votre client pourra vous appeler ou vous envoyer un message texte. Pour gérer les commandes à récupérer en bordure de trottoir à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Vous verrez une liste de vos commandes. Vous pouvez utiliser les filtres pour afficher Activées, Finalisées ou Toutes les commandes. Pour des résultats plus ciblés, triez par la date de la commande ou la date d’exécution. Une fois prêt, sélectionnez une commande.
3. Sélectionnez Commande en cours afin que la commande soit préparée en cuisine ou en magasin.
4. Une fois que la commande est livrée au client en bordure de trottoir, sélectionnez Finalisée pour changer son état.

Si vous vendez des articles physiques dans votre boutique, vous devrez décider des zones d’expédition et des tarifs. Pour gérer les commandes pour expédition :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Repérez et sélectionnez la Nouvelle commande pour afficher les détails de la commande. Vous pouvez également effectuer une recherche par les coordonnées du client (nom, numéro de téléphone ou adresse courriel) ou par le numéro de commande.
3. Sélectionnez Commandes en cours.
4. Lorsque vous avez finalisé une commande, il suffit de mettre à jour le statut en sélectionnant Ajouter les renseignements de suivi.
5. Ajoutez ensuite le transporteur et un numéro de suivi. Remarque : Lorsque vous ajoutez le transporteur et le numéro de suivi à partir de votre Tableau de bord Square, ces renseignements ne s’affichent pas sur votre page Aperçu de Vente en ligne Square. Toutefois, si vous ajoutez les renseignements d’expédition à partir de votre page Aperçu de Vente en ligne Square et que vous avez souscrit à l’une des versions payantes de Vente en ligne Square, le transporteur et le numéro de suivi apparaîtront automatiquement dans votre Tableau de bord Square.
6. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

• UPS est actuellement la seule option de transporteur.
• UPS vous facture mensuellement les étiquettes que vous utilisez. La création et l’impression d’une étiquette sont gratuites. Vous recevrez donc des factures seulement pour les colis que vous expédiez.
• Pour le moment, vous ne pouvez créer des étiquettes que pour les commandes dont les adresses d’expédition et de destination se trouvent aux États-Unis.
• Il n’est pas possible actuellement d’imprimer un bordereau d’expédition ou d’enregistrer des dimensions d’emballage personnalisées.
• Vous devrez saisir manuellement le poids du colis lors de la création d’une étiquette.

L’intégration UPS de Square vous permet d’acheter et d’imprimer des étiquettes d’expédition. Vous pouvez connecter un compte UPS existant ou en créer un nouveau, mais vous devrez configurer UPS directement à partir de votre Tableau de bord Square avant de créer des étiquettes dans l’application Solution PDV Square. Pour configurer UPS :

1. Accédez à l’onglet Commandes de votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Sélectionnez une nouvelle commande à expédier pour en afficher les détails.
3. Cliquez sur Actions > Créer une étiquette d’expédition.
4. Suivez les instructions qui s’affichent pour connecter un compte UPS existant ou en créer un nouveau.

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Sélectionnez la commande que vous souhaitez expédier.
3. Sous Actions, sélectionnez Créer une étiquette d’expédition pour entamer le processus de création de l’étiquette et mettre à jour l’état de la commande à En cours.

Vous pouvez imprimer votre étiquette immédiatement après l’achat ou l’imprimer plus tard à partir de la page des détails de la commande. Pour imprimer une étiquette d’expédition que vous avez achetée :

1. Sélectionnez la commande pour en consulter les détails.
2. Cliquez sur Actions et sélectionnez Imprimer l’étiquette d’expédition.

Lorsqu’un compte UPS est connecté, vous pouvez créer des étiquettes pour les commandes à expédier dans l’application Solution PDV Square.

1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Commandes.
2. Touchez la commande que vous voulez expédier.
3. Touchez Créer une étiquette pour entamer le processus de création de l’étiquette et mettre à jour l’état de la commande à En cours.

Si votre client a choisi l’expédition comme mode d’exécution, vous pouvez modifier son adresse d’expédition si la commande affiche l’état « Nouveau » ou « En cours ». Remarque : Vous ne pouvez modifier l’adresse que si l’expédition n’a pas été envoyée ou avant que vous ayez créé un bordereau d’expédition. Si vous avez plusieurs envois pour la même commande, vous pouvez toujours modifier l’adresse d’expédition mais cela n’affectera que les articles non traités.

Pour le modifier :

1. Accédez à Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Sélectionnez la commande que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur ••• et cliquez sur Modifier l’adresse d’expédition.
4. Vous pouvez également cliquer sur l’hyperlien de l’adresse directement sous « Expédier à » dans le panneau sur le côté.

Remarque : La gestion des commandes de Vente en ligne Square se fait de préférence à partir de la page d’aperçu de Vente en ligne Square. Vous pouvez également en savoir plus sur la gestion des commandes à partir de plusieurs autres plateformes Square autres que Vente en ligne Square dans le Tableau de bord Square et PDV Square.

Vous pouvez imprimer un bordereau d’expédition pour vos commandes à expédier avec ou sans la création d’une étiquette d’expédition. Les bordereaux d’expédition comportent automatiquement les renseignements suivants :

• Le nom de votre entreprise, votre adresse, site Internet et numéro de téléphone.
• Votre logo.
• Le nom du client et son adresse d’expédition.
• Le numéro et la date de la commande.
• Le nom des articles compris dans la commande, ainsi que toute variante ou option les concernant.

Pour imprimer un bordereau d’expédition :

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Cliquez sur une nouvelle commande en expédition pour en consulter les détails.
3. Dans le menu Actions, choisissez Imprimer un bordereau d’expédition.
4. Le bordereau d’expédition s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur où vous pouvez l’imprimer ou l’enregistrer au format PDF.

Pour les commandes créées avec Vente en ligne Square, vous pouvez également choisir les articles à inclure sur le bordereau d’expédition si vous n’envoyez qu’une partie de la commande. Les bordereaux d’autres commandes doivent comporter tous les articles.

1. À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la rubrique Commandes, touchez ≡ Plus > Commandes.
2. Dans l’écran Gestionnaire des commandes, vous pouvez voir la liste de chaque commande, ainsi que le temps écoulé depuis que la commande initiale a été passée.
3. Touchez une commande pour afficher la page des détails, puis touchez Marquée comme en cours. L’état de la commande passe alors à En cours.
4. Une fois que la commande est prête pour la cueillette, touchez Commande prête.
5. Une fois que la commande quitte votre entreprise, touchez Marquer comme ramassée.

Gérez les temps de préparation des points de vente pour les commandes pour cueillette et livraison de Vente en ligne Square directement à partir de l’application Solution PDV (version 5.91 ou plus récente) :

1. À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la rubrique Commandes, touchez ≡ Plus > Commandes.
2. Appuyez sur l’icône de l’horloge en haut à droite de l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher vos paramètres de Délai de commande.
3. Touchez le menu déroulant du temps de préparation et sélectionnez le temps de préparation souhaité pour le point de vente. Touchez Enregistrer.

Une fois que c’est fait, les commandes entrantes commenceront à utiliser le temps de préparation mis à jour. Les commandes reçues avant la mise à jour de vos paramètres de temps de préparation ne seront pas affectées.

Remarque : Les temps de préparation ne s’appliquent pas aux commandes en libre-service (c’est-à-dire les commandes par code QR).

Vous pouvez ajouter temporairement 15 minutes au temps de préparation d’un point de vente pendant les périodes d’affluence pour vous donner plus de temps pour exécuter vos commandes actives et les nouvelles commandes. Pour ce faire :

1. À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la fonction Commandes, touchez Plus et sélectionnez Commandes.
2. Appuyez sur l’icône de l’horloge sur l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher vos paramètres de Délai de commande.
3. Sous la section « Temps de préparation », activez l’option Mode occupé.
4. Sélectionnez la durée du Mode occupé : 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure. Lorsque le Mode occupé est activé, 15 minutes seront ajoutées au temps de préparation actuel du point de vente.
5. Touchez Enregistrer.

Une fois cette option activée, vous pouvez voir le temps restant en Mode occupé sur votre page Commandes. Ici, vous pouvez également sélectionner Quitter le mode occupé pour reprendre vos temps de préparation habituels ou sélectionner Prolonger pour prolonger la durée du Mode occupé.

Remarque :: Le Mode occupé peut également être prolongé à partir de la page des paramètres Délai de commande en sélectionnant Prolonger > Enregistrer.

Durant les quarts de travail très occupés, quand les commandes arrivent en plus grand nombre que prévu, vous pouvez retarder l’heure de cueillette afin que le livreur ou le client sache qu’il pourra ramasser sa commande plus tard. Retardez les commandes dès que vous savez que vous ne pouvez pas respecter le temps de préparation prévu pour éviter de faire attendre les clients ou les livreurs. Les délais de préparation des commandes sont acceptés par service et par type d’intégration; vous devez donc vérifier si votre intégration permet de retarder vos commandes si nécessaire. Ces modifications peuvent être apportées dans votre Tableau de bord Square en ligne.

1. À partir du Gestionnaire des commandes de votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez une commande dont vous souhaitez retarder la cueillette.
2. Pour les commandes qui peuvent être retardées, vous verrez une flèche pointant vers la droite à côté de l’heure. Sélectionnez Modifier.
3. Choisissez parmi une liste d’intervalles présélectionnés (par tranches de 15 minutes) ou sélectionnez Autre pour sélectionner manuellement une période.
4. Touchez Enregistrer et nous enverrons la mise à jour à l’intégration (par laquelle votre acheteur commande), puis l’intégration fera savoir au client ou au livreur que la commande est retardée.

Veuillez garder à l’esprit que certaines commandes ne peuvent pas être retardées. Veuillez vérifier auprès de votre fournisseur d’intégration pour savoir si cela est possible.

Interrompez temporairement les commandes en ligne pour préparer vos nouvelles commandes et les commandes actives, puis reprenez-les à partir de Vente en ligne Square lorsque vous êtes prêt. Pour interrompre temporairement la prise de nouvelles commandes en ligne à partir de la Solution PDV Square (version 5.93 ou ultérieure) :

1. À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la rubrique Commandes, touchez Plus et sélectionnez Commandes.
2. Appuyez sur l’icône de l’horloge sur l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher vos paramètres de Délai de commande.
3. Dans la section Interrompre les commandes, sélectionnez Interrompre pour les commandes pour cueillette ou livraison. Touchez Enregistrer.
4. Choisissez à quel moment vous souhaitez reprendre les commandes en ligne et touchez Enregistrer.

Vous pouvez voir le temps d’interruption et reprendre les commandes en ligne instantanément à partir de l’onglet Commandes.

Chaque commande s’affiche et indique le temps écoulé depuis qu’elle a été passée.

1. Dans la barre de navigation, touchez ≡Plus.
2. Touchez Commandes pour voir chaque commande énumérée, ainsi que le temps écoulé depuis qu’elle a été passée.
3. Touchez une commande pour afficher la page des détails, puis touchez Commande en cours.
4. Lorsque vous êtes prêt à expédier la commande à vos clients, touchez Commande expédiée. Confirmez les articles inclus dans la commande. Saisissez le numéro de suivi et sélectionnez un transporteur, ou touchez Ignorer le suivi.

Vous pouvez consulter l’historique des commandes terminées sous l’onglet Finalisées à tout moment.

À partir de l’onglet Commandes de votre application Solution PDV Square, vous pouvez imprimer un bordereau d’expédition à joindre aux commandes pour expédition. Pour imprimer un bordereau d’expédition :

1. Touchez ≡ Plus > Commandes.
2. Touchez la commande que vous voulez expédier.
3. Sélectionnez Plus d’actions > Imprimer les bordereaux d’expédition.
4. Sélectionnez votre imprimante, puis appuyez sur Imprimer.

Remarque : Pour les commandes créées avec Vente en ligne Square, vous pouvez également choisir les articles à inclure sur le bordereau d’expédition si vous n’envoyez qu’une partie de la commande. Les commandes créées en dehors de Vente en ligne Square doivent comporter tous les articles sur le bordereau d’expédition.

À partir de votre Tableau de bord Square, vous pouvez marquer plusieurs commandes comme étant finalisées en même temps pour vous assurer que vos commandes sont exactes et à jour. Pour ce faire :

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Cliquez sur Modifier les commandes et sélectionnez chaque commande que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Marquer comme finalisées pour les commandes qui ont été finalisées.
4. Pour les expéditions, vous serez invité à fournir un numéro de suivi et le nom du transporteur pour chaque commande; appuyez sur Enregistrer. Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas fournir ces renseignements.
5. Cliquez sur Modifications terminées une fois que vos commandes ont été mises à jour.

Une fois vos commandes mises à jour, vous verrez la colonne État qui sera mise à jour en conséquence.

Pour mettre à jour vos préférences en matière de notification et d’impression de bon de commande à partir de l’application, touchez ≡ Plus > Paramètres, puis faites défiler la page vers le bas jusqu’à Commandes. Vous pouvez mettre à jour :

• Création de commandes : Créez des commandes pour une cueillette en magasin ou en bordure de trottoir. Toutes les options de restauration doivent être désactivées dans le Tableau de bord Square.
• Notifications :Vous pouvez autoriser l’envoi de notifications lorsqu’une commande est reçue ou lorsque votre client est arrivé pour une cueillette en bordure de trottoir.

La configuration d’une station d’impression comportera des directives légèrement différentes pour Android et iOS. Veuillez consulter les directives ci-dessous pour votre appareil. Pour configurer une station d’impression sur les appareils iOS et Android :

1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez≡Plus.
2. Sélectionnez Paramètres > Matériel > Imprimantes.
3. Créez une nouvelle station d’impression ou mettez à jour les paramètres d’une station d’impression existante.
4. Touchez Imprimante et sélectionnez votre imprimante. Pour tester votre connexion, touchez Test d’impression.
5. Sous Utiliser cette imprimante pour, accédez à Bons de commande en ligne.
6. Activez Utiliser cette imprimante pour les bons de commande en ligne et sélectionnez les catégories que vous souhaitez imprimer. Vous pouvez également activer l’option Imprimer automatiquement les nouvelles commandes pour ne pas manquer une nouvelle commande.

La création d’une nouvelle commande par la Solution PDV Square, Vente en ligne Square ou une intégration tierce.

Les modifications de l’état de la commande.

Les modifications de l’état de traitement des articles de la commande. Par exemple, lorsque des articles sont marqués « En cours », « Prêt » ou « Finalisé ».

Tous les articles supplémentaires qui ont été ajoutés à la commande.

Tous les articles qui ont été retirés de la commande.

Tous les modificateurs d’article qui ont été ajoutés ou retirés des articles de la commande.

Les mises à jour de paiement de la commande.