Démarrer avec Commandes dans le PDV Square
Le nouveau Gestionnaire des commandes est accessible dans l’application Solution PDV Square sur Square Register, Square Terminal ou sur iPad, iPhone ou tablette/téléphone Android. Vous pouvez consulter l’onglet Commandes pour gérer le tout en personne, cueillette et commandes en ligne. Suivez ce guide pour naviguer dans la configuration de vos commandes et les paramètres de l’imprimante.
Avant de démarrer, téléchargez la dernière version de l’application Solution PDV Square. Si vous utilisez Square Register, veuillez vous assurer qu’il est à jour. Le Gestionnaire des commandes est disponible en version POS 5.17 ou version ultérieure.
Apprenez-en davantage sur gérer vos expéditions à livrer à partir de votre Tableau de bord Square.
Configurer le Gestionnaire des commandes
Vous pouvez créer des commandes pour la cueillette en magasin ou en bordure de trottoir. Toutes les Options de restauration doivent être désactivées dans votre Tableau de bord de Square en ligne.
Ouvrez l’application Solution PDV Square, puis touchez ≡ Plus et Paramètres.
Touchez Commandes et Création de la commande.
Assurez-vous que l’option « Activer la création de commandes lors du passage à la caisse » est activée.
Si vous utilisez Square Terminal, apprenez-en davantage au sujet de gestion des commandes sur Square Terminal.
Les fonctionnalités du gestionnaire des commandes
La disposition des commandes vous permet de filtrer par état de la commande (active, arrivée, à venir ou finalisée), par type de traitement, par point de vente de la commande et par date de la commande.
Vous pouvez exporter vos commandes à partir de la page Aperçu des commandes sur votre Tableau de bord Square.
Voici comment faire :
- Dans votre Tableau de bord Square, accédez à Commandes.
- Sélectionnez Exporter, puis Générer.
Remarque : Tous les filtres appliqués à vos commandes seront également appliqués à votre fichier CSV d’exportation.
Vous recevrez une notification dans le Tableau de bord Square une fois votre fichier d’exportation prêt à être téléchargé. Vous recevrez également un courriel avec un lien de téléchargement, qui sera envoyé au courriel associé à votre compte Square. Si vous ne recevez pas le lien de téléchargement dans les dix minutes, assurez-vous de vérifier la bonne adresse courriel et son dossier de pourriels.
Chaque commande comporte des détails pertinents sur son traitement dans l’affichage Commande active, notamment le nom du destinataire, le type de traitement, la date à laquelle elle a été placée, le numéro de commande (s’il est fourni) et l’état de traitement (Nouvelle, En cours, Prête, Finalisée).
Si vous utilisez PDV Square sur un appareil iOS, votre liste de commandes actives ressemblera à ceci :
Si vous utilisez PDV Square sur un appareil Android, votre liste de commandes actives ressemblera à ceci :
Vous pouvez visualiser les nouvelles commandes immédiatement, ou choisir Afficher plus tard pour fermer la notification.
Remarque : Les notifications n’apparaîtront pas lorsque vous êtes dans l’écran de passage en caisse en train d’encaisser une transaction. Les notifications apparaîtront seulement dans l’application Solution PDV Square, elles n’apparaîtront pas avec les notifications du système aujourd’hui.
Utilisez le filtre Finalisée pour afficher les commandes finalisées. Les commandes finalisées comportent un lien vers les détails de la transaction correspondante pour l’émission des remboursements et l’envoi des reçus.
Si vous utilisez PDV Square sur un appareil iOS, votre liste de commandes finalisées ressemblera à ceci :
Les pages Détails de la commande affichent les détails relatifs à l’exécution, notamment la date et l’heure de la cueillette, les renseignements sur le destinataire, les détails de chaque article et les renseignements sur le paiement de la commande.
Vous pouvez ajouter temporairement 15 minutes au temps de préparation d’un point de vente pendant les périodes d’affluence pour vous donner plus de temps pour exécuter vos commandes actives et les nouvelles commandes. Pour ce faire :
- À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la fonction Commandes, touchez Plus et sélectionnez Commandes.
- Appuyez sur l’icône de l’horloge sur l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher vos paramètres de Délai de commande.
- Sous la section « Temps de préparation », activez l’option Mode occupé.
- Sélectionnez la durée du Mode occupé : 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure. Lorsque le Mode occupé est activé, 15 minutes seront ajoutées au temps de préparation actuel du point de vente.
- Touchez Enregistrer.
Une fois cette option activée, vous pouvez voir le temps restant en Mode occupé sur votre page de commandes. Ici, vous pouvez également sélectionner Quitter le mode occupé pour reprendre vos temps de préparation habituels ou sélectionner Prolonger pour prolonger la durée du Mode occupé.
Remarque :: Le Mode occupé peut également être prolongé à partir de la page des paramètres Délai de commande en sélectionnant Prolonger > Enregistrer.
Interrompez temporairement les commandes en ligne pour préparer vos nouvelles commandes et les commandes actives, puis reprenez-les à partir de Vente en ligne Square lorsque vous êtes prêt. Pour interrompre temporairement la prise de nouvelles commandes en ligne à partir de la Solution PDV Square (version 5.93 ou ultérieure) :
- À partir de la barre de navigation, touchez Commandes. Si vous ne voyez pas la rubrique Commandes, touchez Plus et sélectionnez Commandes.
- Appuyez sur l’icône de l’horloge sur l’écran du Gestionnaire des commandes pour afficher vos paramètres de Délai de commande.
- Dans la section Interrompre les commandes, sélectionnez Interrompre pour les commandes pour cueillette ou livraison. Touchez Enregistrer.
- Choisissez à quel moment vous souhaitez reprendre les commandes en ligne et touchez Enregistrer.
Vous pouvez voir le temps d’interruption et reprendre les commandes en ligne instantanément à partir de l’onglet Commandes.
Envoyer un Message au client
Vous pouvez envoyer un courriel ou un message texte à votre client concernant sa commande à partir de la page Détails de la commande. Sélectionnez une commande et appuyez sur le numéro de téléphone ou l’adresse courriel en haut de la page Détails de la commande pour entamer une conversation. Vous pouvez également sélectionner une commande, ouvrir le menu d’action ( . . . ), puis sélectionner Envoyer un messager à l’acheteur.
Cette fonctionnalité est idéale pour obtenir des précisions sur la commande de votre client ainsi que sur tout changement de dernière minute, comme des articles en rupture de stock ou des substitutions. Messages Square prend en charge les communications par texto et par courriel, ainsi que les photos.
Vous recevrez une notification par courriel lorsque votre client répondra. Vous pouvez également activer les notifications poussées en accédant à l’icône Messages et Paramètres sur le Tableau de bord. En savoir plus sur Messages Square
Remarque : Seuls les employés pour lesquels l’autorisation Accorder un accès pour visualiser et envoyer des messages aux clients est activée pourront accéder aux Messages Square. Cette autorisation comprend l’accès aux données sur les articles et les clients pour l’envoi de messages. Apprenez-en davantage au sujet de la gestion des Ensembles d’autorisations personnalisés de vos employés.
Paramètres des commandes
Activez l’option Activer la création de commandes lors du passage en caisse afin de créer des commandes pour la vente en magasin et la cueillette. Toutes les options de restauration doivent être désactivées dans votre Tableau de bord en ligne Square.
Si vous utilisez un appareil iOS, comme un iPad ou un iPhone, vous pouvez recevoir des notifications pour toutes les nouvelles commandes, même si votre application Solution PDV Square n’est pas ouverte.
Remarque : Vous devez également activer les notifications poussées de votre système d’exploitation iOS. Pour ce faire :
- Sur votre appareil Apple, accédez à Paramètres, puis Notifications.
- Faites défiler jusqu’à l’application Square.
- Activez Autoriser les notifications poussées. Vous pouvez accéder aux paramètres des alertes dans votre application Solution PDV Square afin d’afficher un aperçu de la notification.
Remarque : Si vous ne voyez pas les alertes dans les paramètres de votre application Solution PDV Square, fermez l’application et ouvrez-la à nouveau.
Vous pouvez également activer les notifications pour la cueillette à l’extérieur pour recevoir une alerte à l’arrivée du client. À partir de l’application Solution PDV Square, accédez à ≡ Plus > Paramètres > Commandes > Alertes, puis activez l’option Autoriser les alertes pour la cueillette à l’extérieur.
Articles regroupés
Pour personnaliser vos paramètres de regroupement d’articles :
Dans l’application Solution PDV Square, accédez à Paramètres > Matériel > Paramètres de l’imprimante. Faites défiler jusqu’à Commandes en personne. Sur Square KDS, accédez à votre Tableau de bord Square et sélectionnez Appareils > Paramètres de la cuisine.
Activez l’option Combiner les articles identiques. Les articles comprenant les mêmes détails seront automatiquement combinés en un seul article.
Si vous activez l’option Un seul article par ticket, cela annule le regroupement des articles et imprime automatiquement chaque article, non regroupé, sur son propre bon de commande.
Remarque : Combiner des articles identiques est désactivé par défaut pour les stations d’impression existantes mais s’activera par défaut pour toutes les nouvelles stations d’impression que vous créez. Apprenez-en davantage au sujet de regroupement d’articles.
Traitement de commande fractionnée
Vous pouvez fractionner les articles dans les commandes au fur et à mesure qu’ils deviennent disponibles et gérer séparément le traitement de chaque article en le marquant comme Nouveau, En cours, Prêt, Finalisé, Expédié ou Livré.
| État | Description |
|---|---|
| Nouveau | Cet état concerne les nouveaux articles ou commandes nets. |
| En cours | Vous préparez une partie de la commande. Les articles et les commandes sont à l’état en cours avant d’être prêts ou finalisés. |
| Prêt | Marquer un article comme prêt lorsqu’une partie de la commande est prête pour la cueillette. |
| Finalisé | Cet état est utilisé dans le cas des commandes pour cueillette. Marquez un article comme finalisé une fois que le client a ramassé l’article. |
| Expédié | Cet état est utilisé pour les commandes expédiées. Un article est marqué comme étant expédié une fois que vous avez expédié les articles au client. |
| Livré | Cet état est utilisé pour les commandes avec livraison. Un article est marqué comme étant livré une fois que le client reçoit sa commande. |
Pour fractionner manuellement une commande :
Touchez une commande pour faire apparaître l’écran de Détails de la commande.
Sous « Marquer comme », sélectionnez des articles pour les placer dans différents états de traitement. Vous pouvez sélectionner plusieurs articles à la fois ou modifier l’état des articles individuellement.
Les articles d’une commande sont automatiquement regroupés en fonction de leur état de disponibilité de traitement. Si le traitement d’une commande est fractionné, l’affichage de la liste des commandes montre l’état de traitement le moins avancé comme l’état de traitement complet de la commande. Si les actions rapides sont activées, l’action suivante pour l’article le moins avancé de la commande sera affichée comme action rapide.
Configuration de la station d’impression
Vous pouvez créer des stations d’impression pour imprimer des bons de commande pour toutes les commandes en personne ou en ligne. Ainsi, vous ou les membres de votre équipe pourrez gérer et préparer les commandes au fur et à mesure qu’elles arrivent. Pour configurer une station d’impression :
À partir de votre application PDV Square, accédez à ≡ Plus et Paramètres et Matériel et Imprimantes.
Créez une nouvelle station d’impression ou mettez à jour les paramètres d’une station d’impression existante.
Touchez Imprimante et sélectionnez votre imprimante.
Assurez-vous que votre imprimante et votre appareil sont connectés au même réseau Wi-Fi. Pour tester votre connexion, touchez Test d’impression.
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Assurez-vous d’activer l’option Bons de commande en ligne pour la ou les stations d’impression sur lesquelles vous souhaitez imprimer des bons de commande du Gestionnaire des commandes. Il existe plusieurs autres options :
Activez Un seul article par bon de commande. Si ce paramètre est activé, un nouveau bon de commande sera créé pour chaque article.
Activez l’option Imprimer automatiquement les nouvelles commandes. Si ce paramètre est activé, toutes les nouvelles commandes seront imprimées dès qu’elles arrivent.
Sélectionnez Catégories à imprimer si vous souhaitez que la station d’impression n’imprime que certaines catégories d’articles.
Touchez Enregistrer.
Apprenez-en davantage au sujet de la configuration d’une station d’impression sur les appareils iOS or Android.
Impression automatique
Vous pouvez activer la fonctionnalité d’impression automatique des tickets de commande pour vous assurer que toutes les nouvelles commandes seront automatiquement imprimées lorsqu’elles arriveront. Suivez les étapes ci-dessus pour activer la fonctionnalité Imprimer automatiquement les nouvelles commandes. Il y a aussi un bouton Imprimer sur la page Détails de la commande.
Remarque : Si l’application Solution PDV Square est réduite ou si le dispositif est verrouillé, l’impression automatique ne fonctionnera pas. L’application Solution PDV Square doit être ouverte à l’écran pour que l’impression automatique fonctionne.