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Un site web de réservation en ligne doté d’un logiciel de planification performant est indispensable pour toute entreprise centrée sur le client. Que vous gériez un salon, un centre médico-esthétique, une salle d’entrainement ou toute autre entreprise de services, offrir à vos clients une solution simple et sans tracas pour prendre rendez-vous en ligne est essentiel. Cependant, face à la multitude d’options disponibles, comment trouver le système de réservation en ligne idéal pour votre petite entreprise?
Tous les logiciels de réservation en ligne n’ont pas été créés de manière égale. La plateforme idéale doit répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, optimiser l’expérience de vos employés et de vos clients, et évoluer au fur et à me sure que vous vous développez. Nous présentons ci-dessous les principales fonctionnalités à prendre en compte lors de l’évaluation d’un système de réservation en ligne, ainsi que des conseils pratiques pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée.
Que rechercher dans un système de réservation en ligne?
Un bon système de réservation en ligne fait bien plus que remplir votre calendrier. Il s’intègre à votre activité quotidienne et vous aide à gagner en efficacité. Cela facilite la prise des demandes de rendez-vous, leur attribution aux membres de votre équipe et la planification de leurs horaires.
Voici quelques caractéristiques clés à rechercher lors de l’évaluation d’une nouvelle plateforme logicielle de réservation en ligne:
| Fonctionnalités | Pourquoi vous en avez besoin |
|---|---|
| Site web personnalisable |
Il vous permet de créer un portail de réservation numérique qui reflète votre marque grâce à des couleurs, une mise en page et une présentation des services personnalisés. |
| Intégrations d’outils |
Il se connecte facilement à votre système PDV, à vos outils de gestion de la clientèle, à vos calendriers et à vos logiciels marketing afin que vous puissiez tout gérer au même endroit. |
| Rappels automatisés |
Ils permettent de réduire les absences et de gagner du temps grâce aux confirmations et rappels automatiques via courriel ou message texte. |
| Planification conviviale |
Offre des options flexibles, telles que les réservations récurrentes et les rendez-vous avec plusieurs membres du personnel, ainsi que la conservation des informations de paiement afin de simplifier l’expérience client. |
| Capacités de paiement |
Ils permettent de recevoir des dépôts, d’accepter plusieurs types de paiement (cartes, portefeuilles numériques, acheter maintenant/payer plus tard) et de gérer les transactions en toute sécurité. |
| Gestion du personnel |
Il permet l’affection des rendez-vous, le suivi des heures travaillées, le partage des pourboires et la fixation des taux de salaire pour une gestion plus efficace de votre équipe. |
| Outils de commerce électronique et de vente au détail |
Ils permettent la vente de produits, les commandes en ligne et le suivi des stocks pour diversifier vos sources de revenus. |
| Intégrations mobiles et sociales |
Facilite le processus de réservation pour les clients depuis leur téléphone ou leurs profils de réseaux sociaux, comme Instagram et Facebook. |
| Évolutivité |
Elle évolue avec votre entreprise, en offrant de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils à mesure de votre croissance en matière de personnel, de services ou d’emplacements. |
1. Personnalisation de site web
La plateforme de réservation en ligne que vous choisirez doit vous permettre de personnaliser l’apparence de votre site de prise de rendez-vous afin qu’elle reflète l’image de marque de votre entreprise, sans aucune connaissance en programmation. Vous devriez pouvoir sélectionner les couleurs, la mise en page, le style de police et les thèmes qui optimisent l’apparence de votre site et créent une première impression positive auprès de vos clients, mettant en valeur votre offre.
Que vous cherchez à créer une page de réservation pour vos clients provenant des réseaux sociaux ou ajouter un gadget logiciel de réservation à votre site web existant, Rendez-vous Square facilite la configuration d’une image et d’une expérience professionnelle pour votre clientèle. Vous pouvez personnaliser votre page de réservation avec le logo de votre entreprise, vos couleurs, vos catégories de services, les biographies de votre personnel et leurs horaires d’ouverture, et choisissez parmi des mises en page prédéfinies ou personnalisables afin de présenter vos offres et informations avec clarté.
2. Intégration avec d’autres outils d’entreprise
Lorsque vous choisissez un système de réservation en ligne, il est judicieux de vous assurer que la plateforme peut s’intégrer à tous les autres outils dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, comme votre calendrier, votre point de vente, votre CRM client ou votre système de paie.
Si vous possédez déjà un site web auquel vous souhaitez intégrer un système de réservation, assurez-vous que l’outil de réservation en ligne soit compatible et facile d’utilisation. Si votre objectif est de réduire le nombre de systèmes et d’outils nécessaires à la gestion de votre entreprise, veillez à ce que le système de réservation en ligne que vous choisissez s’intègre parfaitement à votre calendrier, votre point de vente, vos outils de gestion de la clientèle ainsi que vos fonctionnalités de gestion du personnel.
Rendez-vous Square s’intègre parfaitement aux applications tierces, telles que Wix, QuickBooks, JotForm et Homebase, ainsi qu’à tous les outils Square dont vous avez besoin pour opérer votre entreprise avec fluidité, comme un point de vente, un logiciel de gestion de la clientèle, des outils de gestion d’équipe, une boutique en ligne et même des capacités marketing, comme des campagnes par courriel automatisées et des cartes-cadeaux.
3. Rappels de rendez-vous automatisés
Les rappels de rendez-vous peuvent être un facteur décisif de succès entre les clients ponctuels et les rendez-vous manqués ou en retard. Cependant, l’envoi manuel de ces rappels est fastidieux et source d’erreurs. Il est donc essentiel que votre logiciel de planification envoie automatiquement des rappels à vos clients afin que vous n’ayez pas à le faire.
Avec Rendez-vous Square, vous pouvez configurer des rappels de rendez-vous automatisés et personnalisés pour vos clients, par message texte ou courriel, afin de faciliter les confirmations et les reports de rendez-vous. Vous pouvez également ajouter des frais d’annulation ou de non-présentation à votre politique sur votre site web et les mentionner dans vos rappels pour protéger le temps de votre entreprise et de vos employés.
Savez-vous?
Selon les données internes de Square, 36% des rendez-vous pris avec Rendez-vous Square sont effectués en dehors des heures d’ouverture. L’outil de messagerie automatisée de Rendez-vous Square peut répondre à vos clients pour vous et confirmer, annuler ou reporter des rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7. Cela permet de garantir que vous pouvez toujours répondre en temps réel aux demandes de vos clients ainsi qu’aux demandes de rendez-vous, sans avoir à mobiliser du personnel durant toute une journée.
4. Fonctionnalités de réservation conviviales
L’objectif de votre site de réservation en ligne est de faciliter autant que possible la prise de rendez-vous pour vos clients. Pour atteindre cela, considérez ces points suivants lors du choix d’un système de réservation en ligne qui conviendra le mieux à votre entreprise:
- Il se peut que vos clients aient besoin de prendre plusieurs rendez-vous avec différents membres de votre personnel lors d’une seule visite; recherchez alors une plateforme de réservation en ligne offrant cette fonctionnalité.
- Certains clients préfèrent réserver des rendez-vous récurrents et enregistrer leurs informations de paiement afin d’accélérer les processus de planification et de règlement. Assurez-vous donc que votre logiciel de planification prend en charge cette fonctionnalité.
- Les entreprises du secteur de la santé, de la beauté et du bien-être ont souvent besoin de stocker des informations sur les traitements ou les préférences de leurs clients. Assurez-vous donc que la plateforme choisie offre la possibilité de joindre des notes et des fichiers clients à leurs profils.
Découvrez toutes les fonctionnalités de réservation conviviales offertes par Rendez-vous Square.
5. Capacités de paiement
La réservation ne représente que la moitié du travail. Une fois qu’un client a réservé, vous devrez lui offrir des options de paiements variés pour votre service offert. Plus vous avez de méthodes de paiement à lui offrir, mieux ce sera, puisqu’un nombre croissant de jeunes consommateurs préfèrent payer avec des portefeuilles mobiles ou avec l’option acheter maintenant, payer plus tard pour les dépenses plus importantes.
Vous pouvez accepter les paiements sécurisés en ligne et en personne à partir du Point de vente de Rendez-vous Square, via:
- Cartes de débits et de crédits
- Portefeuilles mobiles, tel que Paiement rapide sur iPhone or Paiement rapide sur Android
- Codes QR
- Liens de paiement
- Virements le jour ouvrable suivant, le jour même ou instantané
- Acheter maintenant, payer plus tard avec Afterpay (en ligne seulement)
- Paiements hors ligne (si vous perdez votre connexion internet)
- Carte cadeau physique ou numérique
Les clients peuvent enregistrer leur carte bancaire pour faciliter les réservations et vous pouvez activer un acompte automatique pour les services ou des frais d’annulation standard.
6. Options de gestion du personnel
La gestion des horaires du personnel peut s’avérer complexe. Cependant, les outils de réservation qui aident à la gestion des horaires et des opérations de toute votre équipe peuvent faire toute la différence. Recherchez un outil de réservation qui simplifie la tâche des clients pour:
- Planifiez des rendez-vous avec le membre du personnel de votre choix (ou plusieurs membres du personnel lors de la même visite).
- Partage des pourboires automatique ou attribution des commissions entre les membres de votre personnel.
- Permets de définir des taux de salaire différents pour les employés ayant des responsabilités ou une ancienneté variables.
Rendez-vous Square permet à vos clients de réserver des services auprès de n’importe quel membre de votre équipe, quel que soit le l’emplacement, directement depuis votre site web de réservation. La synchronisation avec les calendriers personnels, comme Google Agenda, bloque automatiquement les créneaux horaires et les évènements personnels afin d’éviter les réservations doubles.
Pour une planification plus avancée du personnel, les entreprises canadiennes peuvent utiliser Quarts de travail Square pour gérer tout, des horaires de travail et du suivi du temps au partage des pourboires et aux paramètres de commission.
Avec Quarts de travail Square, les membres d’une équipe peuvent se connecter à leur compte individuel pour consulter leur calendrier, soumettre des demandes de congés ou échanger leurs horaires, le tout depuis un seul endroit. Les entreprises peuvent également configurer des fiches de présence automatiques, répartir les pourboires entre les employés éligibles et accéder à des rapports en temps réel sur la main-d’œuvre et les ventes afin d’optimiser leurs effectifs et réduire leurs coûts.
7. Capacités de commerce électronique et de vente au détail
Selon le rapport 2025 de Square sur l’avenir de la beauté, les entreprises du secteur des soins personnels et de la beauté du monde entier diversifient leurs sources de revenus pour attirer des clients et accroitre leurs profits. Qu’il s’agisse de vendre des produits de détail en ligne et en magasin (comme le font 40% des répondants du rapport) ou d’offrir des formules d’abonnements ou des lancements de produits saisonniers en ligne, disposer de fonctionnalités de commerce électronique et de vente au détail intégrée à votre outil de réservation en ligne peut contribuer à générer de nouveaux profits pour votre entreprise.
Avec Vente en ligne Square, vous pouvez créer gratuitement un site web simple d’utilisation qui permet à vos clients d’acheter en ligne ou de commander en ligne avec retrait en magasin. La plateforme vous aide également à suivre vos stocks en temps réel pour éviter toute rupture de stock de vos produits les plus populaires.
Rendez-vous Square agit comme point de vente en magasin et en ligne, et s’intègre à Vente en ligne Square pour vous permettre de vendre des produits et des services en magasin et sur votre site web de manière transparente.
8. Intégrations avec les réseaux sociaux et compatibilité mobile
La plupart des clients découvriront votre site web depuis leur téléphone. Il est alors crucial que votre système de réservation en ligne soit adapté aux appareils mobiles et soit facile à utiliser sur un téléphone intelligent ou une tablette électronique. Toutes les plateformes de réservation ne sont pas conçues pour une expérience mobile. Assurez-vous donc d’en choisir une, comme Rendez-vous Square, qui l’est.
En plus des utilisateurs mobiles, de nombreux nouveaux clients consulteront probablement vos profils Instagram ou Facebook pour voir ce que vous avez à offrir et à quoi ressemble votre travail. Une fois qu’ils ont atteint votre profil, facilitez-leur la réservation en ajoutant un bouton « Réserver maintenant » en haut de votre profil. Rendez-vous Square s’intègre à Facebook et Instagram pour vous aider à atteindre vos clients sur les réseaux sociaux, ce qui leur permet de réserver directement depuis votre page Instagram.
9. Capacité d’évoluer avec votre entreprise
Finalement, et peut-être le plus important, choisissez un système de réservation en ligne qui stimulera la croissance de votre entreprise, et non l’inverse. À mesure que votre entreprise se développe, vous ne voulez pas vous retrouver à devoir jongler avec plusieurs technologies et systèmes pour exploiter votre entreprise. Cela peut engendrer des inefficacités, des difficultés à adapter les effectifs à la demande des clients, résultant en fin de compte, en une expérience client médiocre.
Anticipez et réfléchissez aux outils dont vous aurez besoin pour votre croissance. Vous souhaiterez peut-être vous concentrer davantage sur le marketing ou envisagez une expansion nécessitant un prêt aux entreprises. Peu importe ce que vous pensez que l’avenir réserve à votre entreprise, il est judicieux de choisir une plateforme de réservation en ligne offrant un écosystème complet d’outils de commerce électronique pour soutenir votre entreprise à chaque étape de son développement, afin que vous ne vous lassiez jamais des outils avec lesquels vous avez commencé.
Quel système de réservation convient le mieux à votre entreprise?
Il existe de nombreux systèmes de réservation, mais tous ne sont pas adaptés aux besoins des petites entreprises. Voici un aperçu de quatre plateformes populaires et de leurs avantages respectifs pour les entreprises de différentes tailles et aux besoins variés.
| Plateformes | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Rendez-vous Square |
Solution tout-en-un avec réservation, paiements, PDV et marketing intégrés; forfaits évolutifs; outils intégrés pour la gestion des annulations, du personnel et de l’image de marque. |
L’offre gratuite est réservée aux particuliers; les fonctionnalités avancées pour les équipes sont disponibles uniquement avec les abonnements payants. |
| Calendly |
Installation simple; interface épurée; synchronisation avec Google, Outlook et Zoom; idéal pour les utilisateurs solitaires |
Manque d’outils PDV, de pourboire et de planification d’équipe avancée. |
| Wix Bookings |
Combine la création de sites web avec les fonctionnalités de réservation et de paiement; idéal pour la présence en ligne d’une marque. |
Nécessite un abonnement Wix; flexibilité limitée si vous n’utilisez pas un site web hébergé par Wix. |
| Acuity Scheduling |
Paramètres de disponibilité avancés; prise en charge des réservations de groupe et des rendez-vous récurrents; bonne personnalisation. |
Pas de version gratuite après la période d’essai; configuration complexe pour les nouveaux utilisateurs. |
Rendez-vous Square se distingue comme une solution tout-en-un conçue spécifiquement pour les petites entreprises des secteurs du commerce de détail, de la restauration, de la beauté et des services professionnels. Elle propose la réservation en ligne, la gestion des horaires du personnel ainsi que le traitement sécurisé des paiements en magasin et en ligne, le tout à un seul endroit. La plateforme est entièrement intégrée à l’écosystème commercial de Square, qui prend en charge l’ensemble des opérations, de la facturation client à la gestion du marketing et des programmes de fidélisation.
Bien que les grandes entreprises aient besoin de personnalisations plus avancées, la transparence des prix, les frais fixes et un écosystème d’outils intégrés qui évoluent avec votre entreprise font de Square le meilleur système de réservation en ligne pour de nombreuses entreprises de services.
FAQ sur le système de réservation en ligne
Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans un système de réservation en ligne?
Lors du choix d’un système de réservation en ligne, privilégiez les outils qui vous font gagner du temps et offrent une expérience fluide à vos clients. Les fonctionnalités clés incluent:
- Une page de réservation personnalisable gratuite
- Rappels de rendez-vous automatiques
- Synchronisation du calendrier
- Possibilité d’accepter les paiements en ligne et en personne.
Si vous gérez une équipe, privilégiez les plateformes offrant des fonctionnalités de planification du personnel, de partage des pourboires et de suivi des commissions. Vous voudrez également l’intégrer aux autres outils que vous utilisez, comme votre système de point de vente, votre logiciel de gestion des stocks ou de marketing.
Rendez-vous Square inclut toutes ces fonctionnalités et capacités d’intégration sur une seule plateforme, ainsi que des options supplémentaires, comme les profils clients et la protection contre les absences.
Combien coûte un système de réservation en ligne?
Le prix des systèmes de réservation en ligne varie en fonction des fonctionnalités, de la taille de l’équipe et de l’utilisation. De nombreuses plateformes proposent des formules gratuites aux fonctionnalités limitées et des abonnements payants pour des fonctionnalités plus avancées, comme la gestion d’équipe et des options de personnalisations avancées.
Rendez-vous Square offre une formule gratuite comprenant un nombre illimité de rendez-vous, une plateforme de réservation en ligne gratuite et le traitement des paiements. À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez passer à une formule payante offrant la gestion de plusieurs membres du personnel, une gestion d’équipe avancée et le suivi des commissions. Les formules payantes de Rendez-vous Square sont disponibles à partir de 35$ par mois et jusqu’à 85$.
Quel est le meilleur système de réservation en ligne pour les petites entreprises?
Le meilleur système de réservation en ligne pour les petites entreprises est celui qui est facile à configurer, abordable, et suffisamment flexible pour accompagner votre croissance. Rendez-vous Square est un logiciel spécialement conçu pour les petites entreprises, qui combine planification, paiements, outils pour le personnel et commerce électronique dans un seul système.
Comment fonctionnent les systèmes de réservation en ligne?
Les systèmes de réservation en ligne permettent à vos clients de consulter vos disponibilités et de réserver vos services directement depuis votre site web, via un portail de réservation ou un calendrier numérique. Une fois le rendez-vous confirmé, le système met automatiquement à jour votre calendrier, envoie une confirmation au client et peut être configuré pour envoyer des rappels par courriel ou message texte dans la période précédant la séance prévue.
