Términos de servicio adicionales de nómina

Última actualización: 21 de agosto de 2020

Hemos incluido anotaciones en los cuadros grises a continuación para enfatizar ciertas partes de nuestros términos y guiarlo mientras los lee. Las anotaciones no son resúmenes, así que tómese el tiempo de leer todo.

Esta página explica nuestros términos para usar nuestro servicio de Nómina y son adicionales a los Términos Generales de Servicio. Al utilizar el servicio de Nómina , usted y su empresa aceptan estos términos.

Estos Términos de servicio Nómina adicionales (los “Términos de Nómina”) rigen su uso de Nómina Square, que proporciona cálculo de sueldos, pagos e informes de impuestos relacionados y otros servicios de nómina relacionados (el “Servicio de Nómina”) ofrecido por Square, Inc. (“Square”, “nosotros” o “nuestro”). Al utilizar el Servicio de Nómina, usted acepta estar sujeto a estos Términos de Nómina, el [consentimiento de firma electrónica], y los [Términos generales de Servicio] (“Términos generales”) y todos los demás términos, políticas y pautas aplicables al Servicio de Nómina, incluidos, entre otros, los Términos de pago. Si está utilizando el Servicio de Nómina en nombre de una empresa o entidad, nos declara que tiene autoridad para obligar a esa empresa o entidad a estos términos, y que dicha empresa o entidad acepta estos términos.

Para usar Nómina Square, deberá proporcionarnos información sobre usted y sus empleados y contratistas independientes. Promete proporcionar solamente información precisa y que obtuvo legalmente. No seremos responsables si proporciona información inexacta o incompleta, y no tendremos ninguna relación laboral, de contratista independiente o de terceros beneficiarios con sus empleados si les da acceso de cortesía al servicio.

Solamente puede usar el Servicio de Nómina en los Estados Unidos. Usted nos designa como su agente con el propósito limitado de proporcionar el Servicio de Nómina, que incluye cualquier procesamiento acelerado y servicios de acceso a salarios, a sus empleados y contratistas. Usted nos autoriza a proporcionarle el Servicio de Nómina para usted, sus empleados y sus contratistas independientes. Para utilizar Nómina Square, debe enviar la información que requerimos para proporcionar el Servicio de Nómina, incluida la información fiscal de su empresa, la información sobre salarios y nóminas de empleados y contratistas independientes, y demás información que podamos solicitar. Usted asume la responsabilidad exclusiva y se asegurará de que su información de nómina, Contenido, datos, documentos o materiales utilizados, divulgados, ingresados o creados mediante el Servicio de Nómina sean precisos, confiables y completos, no violen estos Términos de Nómina o los Términos generales, y cumplan con la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Tesoro de los EE. UU. y todas las demás leyes o regulaciones aplicables. Por el presente, reconoce y acepta que toda la información que recopila y comparte con Square en relación con el Servicio de Nómina se realiza de acuerdo con sus obligaciones legales y cumple con todas las leyes aplicables.

Usted es completamente responsable de verificar la identidad y la autorización de trabajo de sus empleados y contratistas independientes de acuerdo con la legislación aplicable y toda la información que usted, sus empleados y contratistas independientes envíen a través del Servicio de nómina, incluso cualquier IRS u otras sanciones debido a información incorrecta, inexacta, incompleta u obsoleta. Usted es responsable de verificar la precisión, puntualidad e integridad de cualquier información personal, salarial, de nómina o cualquier otra información que usted, sus empleados o contratistas independientes proporcionen o ingresen directamente a través del Servicio de Nómina o cualquier otro método. Tenemos derecho a confiar y no estamos obligados a verificar independientemente dicha información. No seremos responsables de ninguna multa, interés u otra responsabilidad que surja de información inexacta o incompleta que usted, o su empleado o contratista independiente pueda proporcionar. Puede optar por proporcionar a sus empleados o contratistas independientes acceso a un sitio de Nómina Square donde pueden proporcionar, ver y actualizar información y elecciones relacionadas con el trabajo. Usted comprende y acepta que simplemente ponemos dicho sitio de Nómina Square a disposición de sus empleados o contratistas independientes en su nombre para su conveniencia. El acceso de los empleados y contratistas independientes a dicho sitio de Nómina Square no crea ningún contrato, relación de cliente o laboral entre nosotros y sus empleados o sus contratistas independientes.

Usted nos da permiso para realizar ciertas tareas de impuestos y nóminas en su nombre. Nómina Square tiene muchas herramientas para ayudarlo, pero en última instancia es su responsabilidad asegurarse de que funcionen para su negocio y que cumpla con todas las leyes y obligaciones de informes. Cuando nos proporciona información, garantiza que tiene derecho a hacerlo.

Para utilizar los Servicios de Nómina con respecto a sus empleados según W-2, debe completar el Formulario 8655 del IRS (Autorización de agente de informes) nombrando a “Square Payroll, Inc.” como su agente de informes autorizado y cualquier otro formulario o autorización solicitada por nosotros. Además, usted autoriza a Square y sus afiliados a tomar medidas en su nombre según sea necesario para efectuar el Servicio de Nómina. Al utilizar Nómina Square, Inc. para pagar a contratistas independientes, usted autoriza a Nómina Square, Inc. a realizar pagos y presentaciones, incluido el Formulario 1099-MISC, en su nombre. Usted nos declara y garantiza que ha obtenido todos los consentimientos necesarios para proporcionarnos la información requerida para proporcionar el Servicio de Nómina, incluido el consentimiento para acceder a las cuentas bancarias de sus empleados y contratistas independientes para procesar depósitos directos de pagos y debitar pagos en exceso y errores de pago Usted reconoce y acepta que los Servicios de Nómina pueden no incluir todas las características y funcionalidades de nómina necesarias para administrar su negocio y cumplir con todas las obligaciones de informes de nómina federales, estatales y locales aplicables a su negocio. Usted es responsable de determinar si los Servicios de Nómina satisfacen las necesidades de nómina e informes de su empresa, y no le brindamos ningún asesoramiento profesional legal, financiero, contable, impositivo ni de otro tipo al brindarle los Servicios de Nómina. Para obtener más información sobre la Nómina, visite nuestro [Centro de Soporte].

Para ejecutar la nómina, necesitamos obtener dinero de su cuenta bancaria. Si no tiene suficiente dinero allí, nos da permiso para tomarlo de otras fuentes.

Debe tener una Cuenta Square (como se define en los Términos Generales) con una cuenta vinculada, verificada y habilitada para ACH en un banco de EE. UU. u otra cuenta de depósito. Usted autoriza a Square y otros terceros autorizados a debitar de su cuenta vinculada los montos necesarios para (i) financiar sus pagos (ii) pagar las tarifas o cargos asociados con el Servicio de Nómina, (iii) pagar sus impuestos de nómina, (iv) pagar cualquier entrada de débito, corrección o reversión iniciada, y (v) pagar cualquier otro monto adeudado, incluidos los servicios que le proporcionamos y que no estén relacionados con la Nómina Square. Mantendrá un saldo suficiente en su cuenta vinculada para pagar los desembolsos, tarifas, impuestos de nómina o cualquier otro monto adeudado en el momento requerido.

Si no tiene fondos suficientes en su cuenta vinculada para pagar los montos adeudados en el momento requerido, o si se niega a pagar, podemos (i) recuperar fondos de usted de conformidad con las Autorizaciones de recuperación que nos otorgó al aceptar las Condiciones de pago, (ii) importes de débito de sus impuestos de nómina retenidos en su nombre, (iii) rechazar el pago de impuestos de nómina no remitidos, (iv) discontinuar el Servicio de Nómina, y/o (v) congelar, suspender o cancelar de inmediato su Cuenta Square o el acceso al Servicio.

Los empleados pueden tener la opción de acceder a sus salarios ganados antes por una tarifa del 1% o al Cash App gratis.

Sus empleados pueden tener la opción, a su sola discreción, de transferir instantáneamente una cantidad igual a una parte de sus salarios ganados anticipadamente mediante el uso de una función de pago a demanda. En caso de que su empleado seleccione la función de pago a demanda para transferir los fondos a su tarjeta de débito vinculada, (1) se le cobrará una tarifa de servicio del 1% sobre la cantidad de fondos transferidos por anticipado, y (2) le indica a Square que transmita su cheque de pago menos la tarifa de servicio del 1%. Sus empleados también pueden tener la opción, a su sola discreción, de transferir instantáneamente una cantidad igual a una parte de sus salarios ganados anticipadamente mediante al Cash App gratis. Usted reconoce que, si está disponible, esta característica de pago a pedido se ofrece a sus empleados y contratistas independientes sin costo adicional para usted.

Si un empleado o contratista le solicita información de nómina, usted acepta proporcionarla. También acepta cubrirnos por cualquier responsabilidad que ocurra si no lo hace.

Usted acepta proporcionar cualquier información a sus empleados o contratistas independientes que dicho empleado o contratista independiente solicite directamente de usted o de Square. Si su empleado o contratista independiente solicita su información de nómina personal de Square, por ejemplo, una copia de sus recibos de pago o tarjetas de tiempo, Square cumplirá la solicitud al empleado o contratista independiente y le enviará una notificación con 24 horas de anticipación a la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de Square. Usted acepta indemnizar y eximir a Square de toda responsabilidad derivada de su falta de respuesta a dicha solicitud de información.

Si bien ayudamos a presentar sus impuestos, en última instancia, es su responsabilidad pagarlos y asegurarse de que se presenten correctamente y a tiempo.

Información importante sobre impuestos: Tenga en cuenta que usted es responsable de la presentación oportuna de las declaraciones de impuestos y del pago oportuno de impuestos para sus trabajadores, incluso si nos ha autorizado a presentar las declaraciones y realizar los pagos. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Internos recomienda que se inscriba en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés) del Departamento del Tesoro de EE. UU. para controlar su cuenta y garantizar que se realicen los pagos de impuestos a tiempo. Puede inscribirse en el EFTPS en línea en www.eftps.gov, o llame al (800) 555-4477 para obtener un formulario de inscripción. Las autoridades fiscales estatales generalmente ofrecen medios similares para verificar los pagos de impuestos. Comuníquese directamente con las oficinas estatales correspondientes para obtener más detalles.

Como su proveedor de servicios, confiamos en que usted obtenga el consentimiento de sus empleados y contratistas independientes para que Square brinde los Servicios de Nómina.

Square procesa la información personal de sus empleados y contratistas independientes en su nombre para proporcionar estos servicios. Usted acepta obtener todo consentimiento necesario de sus empleados y contratistas independientes para que Square brinde los Servicios de Nómina y procese la información personal. Usted reconoce y acepta que Square puede transferir información personal a través de fronteras internacionales según sea necesario para el procesamiento de acuerdo con las prácticas comerciales estándar de Square y de acuerdo con [el Aviso de privacidad de Square para empleados de vendedores]