Condiciones adicionales de servicio de Nómina

Última actualización: 5 de noviembre de 2018

Las presentes condiciones adicionales de servicio de nómina (las “Condiciones de nómina”) rigen su uso de Nómina Square, que proporciona un cálculo de nómina, pagos y declaraciones de impuestos relacionados y otros servicios de nómina pertinentes (el “Servicio de nómina”) ofrecidos por Square, Inc. (“Square”, “nuestros” o “nosotros”). Al utilizar el servicio de nómina, usted acuerda estar sujeto a las presentes Condiciones de nómina, el Consentimiento electrónico, las Condiciones generales de servicio (“Condiciones generales”) y cualesquiera condiciones, políticas y directrices aplicables al servicio de nómina, incluidas, entre otras, las condiciones de nómina. Si usted está utilizando el servicio de nómina en nombre de una empresa o entidad, dicha empresa o entidad da por aceptadas estas condiciones.

Solamente está autorizado para utilizar el servicio de nómina en Estados Unidos. Para utilizar la Nómina Square debe brindar la información que requerimos para proporcionar el servicio de nómina, incluida la información impositiva de su empresa, la información de nómina y salarial de sus empleados y contratistas independientes y otros datos que podamos solicitar. Usted asume la responsabilidad exclusiva y asegura que cualesquiera información de nómina, contenidos, datos, documentos o materiales empleados, divulgados, firmados o creados a través del servicio de nómina son precisos, confiables e íntegros, no infringen las presentes Condiciones de nómina o las Condiciones generales y cumplen con la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y toda legislación o normativa pertinente. Usted reconoce y acepta que toda la información que recopila y comparte con Square en relación con el servicio de nómina se realiza de acuerdo con sus obligaciones legales y cumple con todas las leyes aplicables.

Usted es completamente responsable de verificar la identidad y los permisos de trabajo de sus trabajadores y contratistas independientes conforme a las leyes pertinentes y toda la información que usted, sus empleados y contratistas independientes presenten a través del servicio de nómina, incluidas sanciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) u otras sanciones por información incorrecta, imprecisa, incompleta o desactualizada. Usted es responsable de verificar la exactitud, puntualidad e integridad de toda información personal, salarial, de nómina u otra que usted, sus empleados o contratistas independientes proporcionen o ingresen directamente a través del servicio de nómina o cualquier otro método. Estamos facultados para valernos de esta información y no estamos obligados a verificarla de forma independiente. No nos haremos responsables por cualquier sanción, interés u otra responsabilidad que resulte de información inexacta o incompleta proporcionada por usted. Usted podrá elegir brindar a sus empleados o contratistas independientes el acceso a un sitio de Nómina Square en los que puedan ingresar, ver y actualizar su información y elecciones laborales. Usted comprende y acuerda que ponemos el sitio de Nómina Square a disposición de sus empleados o contratistas independientes en su nombre solamente por conveniencia. El acceso de los empleados o contratistas independientes a dicho sitio de Nómina Square no genera ninguna relación contractual, comercial o laboral entre sus empleados o contratistas independientes y nosotros.

A los efectos de utilizar el servicio de nómina con respecto a sus empleados W2, debe completar el formulario 8655 (Autorización de agente para presentar informes) del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) y nombrar a “Square Payroll, Inc.” como su agente autorizado para presentar informes, así como completar cualquier otro formulario o autorización que le solicitemos. Asimismo, usted autoriza a Square y sus empresas afiliadas a tomar medidas en su nombre según sea necesario para efectuar el servicio de nómina. Al utilizar Square Payroll, Inc. para pagarle a contratistas independientes, usted autoriza a Nómina Square a realizar pagos y presentar documentos, incluido el Formulario 1099-MISC, en su nombre. Usted declara y garantiza que ha obtenido todos los consentimientos necesarios para proporcionarnos la información requerida para brindar el servicio de nómina, incluido el consentimiento para acceder a las cuentas bancarias de sus empleados y contratistas independientes para el procesamiento de depósitos directos de pagos y el débito de sobrecargos y errores de pago. Usted reconoce y acepta que Nómina puede no incluir todas las características y funciones de nómina necesarias para administrar su empresa y cumplir con todas las obligaciones de informes de nómina federales, estatales y locales aplicables a su empresa. Usted es responsable de determinar si los servicios de nómina cumplen con los requisitos de informes y nómina de su empresa, y acepta que nosotros no brindamos ningún tipo de asesoramiento legal, financiero, contable, fiscal o cualquier otro tipo de consejo profesional al proporcionarle los servicios de nómina. Por más información acerca de la Nómina, visite nuestro sitio de Atención al cliente.

Usted debe contar con una Cuenta de Square (conforme a lo estipulado en las Condiciones generales) con una cuenta bancaria asociada, verificada y con ACH habilitado. Usted autoriza a Square y a otros terceros autorizados para realizar débitos de su cuenta bancaria asociada en las cantidades necesarias para (i) proveer de fondos sus depósitos directos; (ii) pagar cualquier cargo o comisión asociados con el servicio de nómina; (iii) pagar sus impuestos de nómina; (iv) pagar cualquier débito, corrección o anulación de ingreso iniciado; y (v) pagar cualquier otra cantidad que se adeude, incluido por los Servicios que le proporcionamos no relacionados a Nómina Square. Mantendrá un saldo suficiente en su cuenta bancaria asociada para pagar desembolsos, comisiones, impuestos de nómina o cualquier otra cantidad a pagar que se requieran según el plazo.

Si tiene fondos insuficientes en su cuenta bancaria asociada para pagar las cantidades a pagar que se requieran según el plazo, o si se rehúsa a pagar, podremos (i) debitar las cantidades de su Reserva (conforme a lo definido en las Condiciones de pago), impuestos de nómina retenidos en su nombre o cualquier otro fondo asociado con su Cuenta de Square, incluido pero no limitado a cualquier fondo que usted haya depositado, que se le deba o cualquier otro instrumento de pago registrado con nosotros; (ii) rehusarnos a pagar cualquier impuesto de nómina que no haya sido remitido; (iii) descontinuar los servicios de nómina; y/o (iv) congelar, suspender o rescindir de inmediato su Cuenta de Square o el acceso al Servicio.

Sus empleados o contratistas independientes estarán facultados, a su solo criterio, para depositar sus pagos por adelantado de forma instantánea. En caso de que su empleado o contratista independiente seleccione la opción de depósito instantáneo, (1) se les cobrará una tasa del 1 % por el servicio; y (2) usted dispone que Square le transmita un 1 % menos a su pago.

Usted acuerda proporcionar a sus empleados o contratistas independientes toda información que dichos empleados o contratistas independientes le hayan solicitado directamente a usted o a Square. Usted acuerda indemnizar y liberar a Square de toda responsabilidad que resulte de su incumplimiento con dicha solicitud de información.

Información impositiva importante: sea consciente de que usted será responsable de presentar declaraciones de impuestos y pagar los impuestos de sus empleados de manera oportuna, incluso aunque nos haya autorizado para presentar las declaraciones y realizar los pagos. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Internos recomienda que usted se inscriba en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos para controlar su cuenta y asegurarse de que se realicen oportunamente los pagos de impuestos en su nombre. Puede inscribirse en el EFTPS en línea a través de www.eftps.gov o llamar al (800) 555-4477 para solicitar un formulario de inscripción. Las autoridades impositivas estatales generalmente ofrecen medios similares de verificación del pago de impuestos. Sírvase contactar directamente a las oficinas estatales pertinentes para obtener más detalles.