事業を展開していく上でお金のやりとりが発生すると、適切な支払いを正式に求めるために請求元は請求先に対して請求書を発行します。請求書の内容（請求金額、内訳、振込先など）に基づいて支払いが行われるので、書類の作成は間違いが無いように慎重に行わなければなりません。
一方、取引先が増えたり取引内容が複雑化するにつれ、作成する請求書の量も管理する量も増える一方です。請求書とは、お金のやりとりを証明する書類として、証憑書類に該当します。従って、一定期間保管することが法律によって義務付けられています。
請求書の保管方法についてはこちらの記事をご覧ください。
しかし、膨大な量の請求書を取り扱うことだけに業務時間を費やすわけにはいかないのが現実ではないでしょうか。特に、個人事業主や中小規模の事業など、経理に割く人員に余裕が無い場合、請求書関連の事務作業はなるべく効率化したいものです。
そこで今回は、経理担当に頼り切らなくても、だれでもかんたんに請求書を作成し、インターネットを利用して安価に送ることができるクラウド請求書についてご紹介します。
クラウド請求書とは
クラウド（クラウドコンピューティング）を利用したサービスの例として、写真などのデータをネットワーク上に保存できるオンラインストレージや、メールをインターネットブラウザ上で送受信できるWebメールなどが挙げられます。
いずれも、データやソフトウェアを保存・利用するためには手元にハードウェアが必要だった従来のコンピューター形態とは異なり、必要なものは全てネットワーク上にあり、ユーザーはいつでもどこからでも閲覧したいデータや利用したいサービスにアクセスできるようになりました。
クラウド請求書とは、クラウド技術を活かし、請求書の作成から送信まで全ての作業をネットワーク上で行えるサービスを指します。
必要なのはインターネットブラウザだけ
書類作成のために特別なソフトウェアをインストールしなくても、ブラウザ上で提供されるサービスを利用するので、必要な情報を入力するだけで簡単に請求書が作成できるのが特徴です。お客様に送付する時も、宛先のメールアドレスさえ分かれば、請求書を直接送信することができます。
管理コストを削減
作成した請求書は、インターネットを介して送られます。したがって、作成から送受信まで請求書は電子データとして取り扱われます。
膨大な量になった紙の請求書は、作成はもちろん、保管にもコストがかかります。管理の不徹底は紛失のリスクを高めますし、参照したい書類を見つけ出すのに無駄な時間がかかってしまいます。
クラウド請求書で扱う電子版の請求書は、そのままクラウド上で保存・管理されるので、物理的な保管場所に悩まされることはありません。また、ブラウザ上でデータの検索や並べ替えもかんたんに行えます。
支払い漏れを確認する手間も削減
請求書をメールで受け取ったお客様から支払いがあると、お客様には領収書やレシートが送られ、また、請求元には支払い完了の通知が届くサービスを提供しているクラウド請求書があります。
従来は、支払期限間近や期限切れの取引内容があると、請求先に支払いを促したり、支払いがあったかどうか口座を確認したりと、確認作業に時間を費やしていました。しかし、支払い完了と同時にメール通知があると、これまでのような確認作業の必要は無くなります。
支払い期限が過ぎている取引に関してもブラウザ上で確認ができるので、必要に応じてお客様に直接問い合わせることができます。
お客様の支払いを簡単に
クラウド請求書の大きな特徵の一つは、クレジットカード決済対応です。請求書を受け取ったお客様は、請求書を受信したデバイスからそのまま支払いを完了することができます。
クラウド請求書はカード決済専用フォームへのリンクを送ることができるので、銀行振込やコンビニでの払い込みなど他の決済手段とは異なり、現金を準備したり銀行に足を運ぶことなく、専用フォームの画面に必要な情報を入力するだけで決済が行えるのです。
カード決済サービスと連携しておくことは、クレジットカードを利用したいお客様にとっても大きな魅力といえるでしょう。
どこからでも確認できる
クラウドサービスは、どこからでもアクセスできることに重点を置いています。ユーザーは、場所や時間はもちろん、用いるデバイスも関係なく、好きな時に好きな手段でサービスを利用できます。
クラウド請求書の場合は、請求書を発行する請求元がアカウントを作成し、サービスにアクセスするので、同一アカウントならデバイスが異なってもクラウド上に保管・管理されたデータを扱うことができます。
請求書の作成や過去のデータを閲覧する度に専用ソフトウェアを起動する必要がないので、経理担当に依頼することなく、担当業務で発生した取引に関する請求書を各自で作成・送付することができるようになります。
また、データは一つの場所で一元管理されるので、事業の経営者は、どのような取引が行われているのかを一目で確認することができます。
クラウド請求書導入のすすめ
クラウド請求書を導入することによって、どのような従来の悩みが解決されるでしょうか。
まず始めに、テンプレート準備の不要が挙げられます。前述の通り、専用ソフトウェアを購入したりインストールしたりする必要なく、ブラウザから各サービスにアクセスするだけで請求書が作成できます。請求書のテンプレートを探している事業にとっては手軽に導入できるのではないでしょうか。このようなサービスは無料で提供されていることが多いのも魅力の一つです。
次に挙げられるのが、請求書を作成してから送付するまでにかかる事務費用のコスト削減です。インターネットを介したやりとりなので、請求書の作成に必要な印刷代や封筒代、郵送費用にコストをかけることなく送受信ができます。
最後に、煩雑化する経理作業の簡易化です。請求書は、発行元でも控えを保存する必要があります。紙の請求書だと管理が煩雑化しがちですが、クラウド請求書は送信履歴から過去のデータをかんたんに閲覧することができます。日付や送り先を指定して検索することが容易なので、場所を問わず作業ができることも大きなメリットでしょう。
Squareのクラウド請求書「Square 請求書」
Square 請求書では、請求書の作成・送付業務を効率化するだけでなく、お客様との取引をより便利で簡単なものにするためのさまざまなサービスを提供しています。
毎月・毎週など、定期的に取引が発生する場合、その都度請求書を作成することは手間になります。請求忘れのリスクも否めません。Square 請求書では、あらかじめ設定した日時に請求書を送信する定期送信オプションを提供しています。また、お客様がカード情報の保存に同意した場合、毎回請求書を送ることなく請求金額が自動で課金される継続課金サービスへの切り替えも可能です。ジムや習い事の月謝、顧問料、家賃の支払いなど幅広い用途にご利用いただけます。決済が完了すると、お客様と請求元の両方に決済完了の通知が届きます。これらの機能は無料で利用できます。
有料プランのSquare 請求書Plusでは、請求書のテンプレートのカスタマイズや、プロジェクトの進捗状況に合わせた支払い設定など、より便利な機能も用意しています。
カードで支払われた請求金額は、最短翌営業日には登録した口座へ入金されるので、円滑な資金繰りにもつながります。
執筆は2017年3月15日時点の情報を参照しています。一部情報を2021年9月10日に更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash